BEMANNINGSPLAN for Kommunikasjonsavdelingen per

Transkript

1 1 BEMANNINGSPLAN for Kommunikasjonsavdelingen per Liste over funksjoner og oppgaver, fastsatt gjennom styrevedtak og forhandlinger I flg. styrevedtakene 32/16 og 47/16 skal NTNU ha en Avdeling for kommunikasjon i Fellesadministrasjonen som har ansvar for kommunikasjonstjenester. Avdelingen skal bestå av dagens kommunikasjonsavdeling, supplert med kommunikasjonsenheter/medarbeidere fra høgskolene. I tillegg skal NTNU Grafisk senter inngå i avdelingen og den skal suppleres med grafiske tjenester. På linje med sentralbord blir også den administrative n for rektoratet en del av avdelingen. I forhandlingsmøte om den administrative organiseringen på Gjøvik ble det besluttet at det der skal opprettes en Gruppe for kommunikasjon som skal rapportere til Kommunikasjonsavdelingen. I forhandlingsmøte 10. august i Ålesund ble det enighet om at det på denne campusen skal opprettes en Gruppe for kommunikasjon og organisasjon som også rapporterer til den sentrale Kommunikasjonsavdelingen.

2 2 Planleggingsramme - dimensjonering etter effektivisering Medarbeidere fra i alt åtte ulike enheter vil inngå i den nye Kommunikasjonsavdelingen: Enhet Antall årsverk % effektiviseringskrav Lønnsbudsjett 2016 NTNU KOMM 32,9 3,29 årsv. 21,28 mill. 1 HiST KOM 8 0,8 årsv. 5,68 mill. NTNU Grafisk senter 9,4 + 4 lærlinger 2 0,48 årsv. 4,17 mill. (beregnet av 4,8 adm. årsv.) Administrasjonstjenesten 5,6 3 0,56 årsv. 3,37 mill. Rektors stab 1 0,1 årsv. 0,9 mill. Seksjon for håndverkertjenester 1 0,1 årsv. 0,65 mill. Til sammen: 57,9 5,33 årsverk + 2 (se under) 36,05 mill. Ålesund 6,8 (?) 4 Egen prosess her. 4,42 mill. (?) 5 Gjøvik 4 Egen prosess her. 3,1 mill. Til sammen: 68,7 43,57 mill. Effektiviseringen er beregnet på basis av antall årsverk som skal inngå i avdelingen. Lønnsbudsjettet er foreløpig. I tillegg til de 5,33 årsverkene må vi kutte ytterligere 2 årsverk som følge av feil i den opprinnelige beregningsmodellen, beskrevet i styresak om bemanningsplanene til møtet Dette betyr at vi må effektivisere i alt 12,6% i den nye Kommunikasjonsavdelingen i Trondheim, som etter dette vil bestå av 50,57 årsverk. 1 I forhold til utsendt beregningsgrunnlag er det for NTNU KOMM plusset på kr. for ubrukte fusjonsmidler for fire vikarer som sluttet i løpet av vårsemesteret. For HiST KOM er det plusset på kr. for helårsvirkning for en vikar som har sluttet og en fast ansatt som er gått ut i ulønnet permisjon i løpet av året. 2 De fire lærlingene ved Grafisk senter er holdt utenfor bemanningsplanen. 3 Beregningsgrunnlaget her var i utgangspunktet på 6,1 årsverk, men riktig tall er 5,6 årsverk. 4 I utkastet til bemanningsplan fra viserektor i Ålesund er det foreslått at gruppa her bør bestå av 5,8 årsverk. Vi mener at den bør omfatte 6,8 årsverk slik det opprinnelig var estimert. Se begrunnelse for dette på side 4, under avsnittet «Prioriteres opp i 2017» tredje kulepunkt. 5 Det er foreløpig uavklart hvor mange og hvilke medarbeidere som blir overført fra administrasjonene i Ålesund.

3 3 Vi vil også få grupper i Gjøvik og Ålesund, men innbemanning her skjer i egne prosesser. I tillegg skal det settes i gang en utredning av konsekvensene ved å overføre fem ansatte som jobber med studentrekruttering fra dagens Studieavdeling til Kommunikasjonsavdelingen. Disse årsverkene er ikke regnet med i bemanningsplanen. Oppgaver og funksjoner som enheten samlet skal/kan løse ut fra tildelt lønnsbudsjett NTNUs kommunikasjonsavdeling vil få overordnet ansvar for intern og ekstern kommunikasjon ved NTNU. Blant oppgavene blir, forskningsformidling, mediekontakt, markedsføring, rådgivning, samfunnskontakt, studentrekruttering og arrangement. Avdelingen får ansvar for universitetets offisielle internettsider, intranett og kanaler i sosiale medier. Den skal også forvalte universitetets grafiske profil, drive NTNU Grafisk senter, skiltproduksjon, alumniorganisasjonen og sentralbordet. Avdelingen gir til rektoratet inkl. viserektorene i Gjøvik og Ålesund. Vi ønsker å videreføre de aller fleste av våre tjenester i den nye avdelingen, men med færre ressurser på noen områder, hvilket betyr redusert kapasitet (kvantitativt). Funksjoner og oppgaver som må ivaretas Etterspørselen etter kommunikasjonstjenester er sterkt økende og vi får ønsker om «mer av alt». Det tilkommer også stadig flere nye ad hoc-oppgaver, som ofte er knyttet til toppledelsens aktivitet og behov. Kommunikasjonsavdelingen har en ambisjon om å fortsette som en allround-avdeling som kan levere et bredt spekter av tjenester og produkter, men vi ser også behovet for å utvikle og spisse oss på noen områder (se nedenfor). Når vi kutter over 12% vil det gå merkbart ut over ut over volumet av ressurser som vi har tilgjengelig for å løse våre oppgaver (se neste punkt). Av de tjenestene som avdelingen utfører i dag anser vi at de følgende er mest virksomhetskritisk, i uprioritert rekkefølge: Drift og utvikling av web (norsk / engelsk eksternweb) Allmennrettet formidling Internkommunikasjon (bl.a. Innsida og prosess-støtte) Lederstøtte Studentrekruttering Samfunnskontakt.

4 4 Ev. justeringer i kvalitet, standard eller servicenivå NTNU KOMM og HiST KOM har i løpet av 2016 latt være å fornye avtalene med fem midlertidig ansatte. Samtidig er en fast ansatt som har tatt ulønnet permisjon i ett år ikke blitt erstattet med vikar. Disse nedskjæringene har først og fremst påvirket drift og videreutvikling av NTNUs nett-tjenester (web og sosiale medier). Vi har nå færre hender som kan jobbe med engelsk web og gi støtte til effektivisering av administrative prosesser vha. Innsida. Teknisk videreutvikling av nye tjenester og funksjoner på web tar også lengre tid enn før. Vi har en ambisjon om å jobbe tettere sammen med fakultetene og vil arbeide for å finne gode samarbeidsløsninger, men ser at en bemanningsreduksjon kan påvirke dette. Kuttet i bemanningen har også rammet kommunikasjonsstøtten til enkeltprosjekter og vår kapasitet til å gå inn i nye prosjekter. Ev. oppgaver og funksjoner som er prioritert ned eller opp Redusert aktivitet som følge av effektiviseringstiltak iverksatt i 2016 (ref. forrige avsnitt) NTNUs engelske websider ( og støtte til effektivisering av administrative prosesser vha. Innsida. Teknisk videreutvikling av nye tjenester og funksjoner på web vil også ta lengre tid enn før. Drift og videreutvikling av NTNUs offisielle kanaler. Kommunikasjonsstøtten til enkeltprosjekter. Fordelingen av oppgaver i den nye avdelingen avgjør om aktiviteten innen disse fagfeltene skal fortsette på redusert nivå i Hvis andre medarbeidere skal flyttes over på disse oppgavene vil det først bli nødvendig med kompetanseheving. Vi vil samtidig gjøre oppmerksom på at selv om avdelingen vokser i omfang ved årsskiftet så er det mange av våre nye medarbeidere som ikke jobber med klassiske kommunikasjonsoppgaver. Det vil f.eks være vanskelig å sette ansatte som har jobbet med administrativ til å utføre ovennevnte oppgaver. Prioriteres ned i 2017: Effektiviseringen som er gjort i 2016, samt overføring av en medarbeider til organisasjonsdirektørens stab, vil til sammen langt på vei oppfylle vår ambisjon om 10 % kutt (5,3 årsverk) ved oppstart 1. januar Ved en ytterligere nedbemanning av 2 årsverk blir det nødvendig å se på øvrige funksjoner og prosesser i avdelingen. Det kan også bli aktuelt å avgi medarbeidere til fakulteter som i dag mangler kommunikasjonskompetanse. Prioriteres opp i 2017:

5 5 Synergieffekten ved å samle ressurser fra flere enheter gjør at vi at vi kan jobbe smartere (effektivisere) og få større «trykk» spesielt på og samfunnskontakt. Jfr. vedtak i rektoratet så vil avdelingen etter hvert få medarbeidere som jobber med studentrekruttering både i Trondheim, Gjøvik og Ålesund. Vi tror at det vil gi mange gevinster for NTNU å samle det praktiske ansvaret for studentrekruttering hos Kommunikasjonsavdelingen, under strategisk ledelse av prorektor for utdanning. Hos oss kan rekrutteringsarbeidet koordineres med beslektede aktiviteter innen profilering, markedsføring, arrangement, formidling etc. Samtidig blir vi også et felles kontaktpunkt for fakultetene, der det foregår mange lokale rekrutteringsaktiviteter. Tilsvarende gevinster kan oppnås når vi samler grafiske tjenester som i dag utføres i tre forskjellige enheter. Avdelingsledelsen. På grunn av en større avdeling og økt koordineringsbehov ønsker vi å øremerke flere ressurser til sentralnivået i avdelingen. Vi vil få medarbeidere spredt på fem forskjellige steder, inklusive Gjøvik og Ålesund. I tillegg vil den nye organiseringen av administrasjonen kreve at vi har tettere samarbeid med kommunikasjonsmedarbeiderne på fakultetene Ev. behov for ny kompetanse (videreutvikling) Digital kompetanse, herunder strategisk bruk av sosiale medier Visuell formidlingsevne (video, bilder) (Engelsk) språk Systematisk evaluering, måling, overvåking, statistikk, trendanalyser Samfunnskontakt; politisk påvirkning og relasjonsbygging Prosess- og prosjektledelse Endringsledelse Internkommunikasjon Interaksjonsdesign Vi tenker oss at mye av opplæringen kan gis etter modell av «Nettskolen» der man gjennom et systematisk kursopplegg over lengre tid bygget opp kompetanse i webpublisering og sosiale medier primært hos ansatte på fakulteter og institutter. I den sentrale kommunikasjonsavdelingen er det behov for å øke spesialistkompetansen på fagområdene som er nevnt over. Hos fakultetene vil det samtidig være behov for å øke allround kompetanse i tråd med at kommunikasjonsmedarbeiderne er tiltenkt en mer sentral posisjon i den nye organisasjonen.

6 6 Bemanningsplan - stillingsbeskrivelser Mulig gruppeinndeling i avdelingen. I tillegg kommer et uformelt nivå av team som jobber innen, eller på tvers av gruppene. Dette er arbeidsfellesskap uten formelle ledere. Stillingstype Nr. Stilling Still% Rapporterer til Arbeidsoppgaver Kvalifikasjonskrav Stillingskoder

7 7 Ledere 1 Kommunikasjonssjef Medarbeidere 2-3 Stab på avdelingsnivå 100% Org.direktør Ledelse og utvikling av avdelingen. Jf. Bekjentgjøringstekst. F.eks: Strategisk utvikling Koordinering og drift av avdelingen og hele kommunikasjonsområdet for NTNU. Kompetanseutvikling Kulturbygging Beredskap Jf. Lønnspolitikk avdelingsdirektør Jf. Lønnspolitikk Ledererfaring, strategisk kompetanse. God kunnskap om NTNU og utdanningssektoren Adm. støtte på avdelingsnivå 5-20 Kommunikasjonsmedarbeidere En av medarbeiderne vil få funksjonen som stedfortredende kommunikasjonssjef. Adm. støtte til avdelingsledelsen. Inngår i stab på avdelingsnivå. Ca. halvparten av tiden er beregnet brukt på arrangement. fagområdet innen formidling, digitale kanaler og internkommunikasjon. F.eks: Ekstern kommunikasjon Intern kommunikasjon Nettarbeid Sosiale medier Foto, video og strømming Kjennskap til og erfaring med sentrale adm. støttesystemer ha kompetanse innen ett eller flere av følgende fagområder: Journalistikk, skriving, Digitale medier og kanaler, Sosiale medier

8 Grafisk arbeid og produksjon Universell utforming Ledelse Markedsføring Rettighetsklarering Kommunikasjonsmedarbeidere Grafiske medarbeidere lkommunikasjonsmedarbeidere Ledelse fagområdet innen profilering, arrangement og grafiske tjenester. F.eks: Markedsføring og profilering Store arrangement Grafisk profil / grafisk formgiving Kultursamarbeid Rekruttering fagområdet innen NTNU Grafisk senter, samt profilering og arrangement. F.eks: ha kompetanse innen ett eller flere av følgende fagområder: Grafisk formgiving / design Grafisk produksjon / ferdiggjøring Planlegging og produksjon av skilting fagområdet innen og samfunnskontakt. F.eks: Kommunikasjonsfaglig Markedsføring Arrangementsplanlegging og gjennomføring Grafisk arbeid Ledelse ha kompetanse innen ett eller flere av følgende fagområder: ha kompetanse innen ett eller flere av følgende fagområder:

9 Relasjonsbygging Skriving Språk Arrangementsgjennomføring Kjennskap til NTNUs organisasjon og adm. verktøy Administrativ Sentralbordbetjening Relasjonsbygging med beslutningstagere oa. Alumni Internasjonalt samarbeid Produksjon av taler og presentasjoner fagområdet innen administrativ og samfunnskontakt. F.eks Adm. støtte for toppledelsen Koordinering Sekretæroppgaver for råd og utvalg Rådgivning Arrangement og besøk Betjene sentralbord. I tillegg utføre oppgaver på hele Relasjonsbygging 1087 Skriving Språk Strategiutvikling Samfunnsforståelse Arrangementsplanlegging og gjennomføring Ledelse ha kompetanse innen ett eller flere av følgende fagområder: ha god språklig kompetanse og ha dyp kjennskap til NTNUs

10 10 - Kommunikasjonsmedarbeidere og adm. - Kommunikasjonsmedarbeidere, og annen adm. virksomhet fagområdet innen lokal gruppe for kommunikasjon i Gjøvik. F.eks: Kommunikasjonsarbeid innen de fleste av avdelingens virkeområder Studentrekruttering Betjene lokale enheter og viserektor med administrativ og kommunikasjonsfaglig fagområdet innen lokal gruppe for kommunikasjon og organisasjon i Ålesund. F.eks: Kommunikasjonsarbeid innen de fleste av avdelingens virkeområder Studentrekruttering Betjene lokale enheter og viserektor med administrativ og kommunikasjonsfaglig organisasjon ha generell kompetanse innen avdelingens fagområder. Ledelse ha generell kompetanse innen avdelingens fagområder. Ledelse Ettersom noen ansatte ikke jobber i 100% stillinger tas det forbehold om at fordelingen av årsverk på hver gruppe kan bli noe justert.

11 11 Utfylt av: Christian Fossen Dato: