Høring om Børresen-utvalgets sluttrapport - innspill fra Fakultet for lærer- og tolkeutdanning

Transkript

1 1 av 5 Fakultet for lærer- og tolkeutdanning Notat Til: Per Eivind Kjøl Kopi til: Fra: Fakultet for lærer- og tolkeutdanning Høring om Børresen-utvalgets sluttrapport - innspill fra Fakultet for lærer- og tolkeutdanning Fakultet for lærer- og tolkeutdanning (FLT) viser til utsendt høring av administrativ organisering i NTNU. FLT takker for arbeidet som er gjort i utredningsgruppen og for muligheten til å komme med innspill. Saken er behandlet i fakultetsstyret 23. mai, og i tillegg har enkeltpersoner ved fakultetet kommet med innspill som er tatt inn i fakultetets endelige innspill. Det gjøres i det følgende rede for fakultetets syn sortert etter sluttrapportens struktur. Generelt om rapporten og arbeidet med administrativ organisering FLT vil presisere betydningen av at det rekrutteres høykompetente ledere for å sikre en velfungerende administrasjon. NTNUs ledere må ha forståelse både for faglig virksomhet og administrative funksjoner for å bidra til å sikre NTNUs suksess, og god ledelse vil være avgjørende for å sikre at NTNU ivaretar sitt samfunnsoppdrag som leverandør av utdanning og forskning av høy kvalitet, og samtidig lykkes med pålagt innsparing. Dette gjelder for alle ledernivåer. Å være leder i NTNU innebærer faglig ledelse og å fylle en administrativ funksjon og bidra aktivt til strategisk utvikling, kvalitetssikring og effektiv ressursbruk. Fakultetet mener god og riktig ledelse er en nøkkelfaktor for å lykkes med pålagte innsparinger og for å fjerne tidstyver, og for å bidra til en effektiv og god administrasjon. Fakultetet savner fokuset på profesjonsutdanninger i sluttrapporten. NTNU skal være et nasjonalt tyngdepunkt innen profesjonsutdanning, jf. fusjonsplattformen s. 2. Profesjonsutdanninger skiller seg på flere vis fra de mer disiplinorienterte utdanningene, blant annet ved at det for mange studieprogram er krav til praksis og at flere av utdanningene er styrt av rammeplaner. Dette stiller igjen krav til en tilpasset administrasjon. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler E-post: Rotvoll allé Øystein Wormdal 7491 TRONDHEIM postmottak@flt.ntnu.no Telefaks Tlf: +47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 5 Fakultetet etterlyser en grundigere diskusjon av hvordan det styrevedtatte innsparingskravet (5 % i 2016 og ytterligere 5 % innen utgangen av 2018) kan nås. I et nyfusjonert NTNU er det positivt med en gjennomgang av administrativ organisering, og en slik organisering bør sees i sammenheng med styrevedtaket om effektivisering. Kapittel 6 Gjennomgående administrative prosesser FLT støtter forslaget om å etablere tjenestesentra for gjennomgående administrative prosesser, som eksempelvis lønn, refusjon av reiseregninger, opptak og andre felt der slik organisering kan være hensiktsmessig. Praksis er i liten grad berørt i rapporten, og FLT etterlyser en vurdering av området praksis i utdanningene. Praksis kan betegnes som preget av gjennomgående prosesser som ofte involverer flere nivå i organisasjonen, men ikke nødvendigvis alle nivåer fra 1 til 3 (eventuelt også nivå 4). Det er viktig å se på disse prosessene i sammenheng og å søke løsninger som ikke involverer flere nivåer enn nødvendig. Kapittel 7 Funksjoner og arbeidsdeling mellom nivå 1 og nivå 2/3 FLT støtter forslaget om at funksjonene knyttet til arkiv- og dokumentforvaltning sentraliseres på nivå 1. Disse funksjonene utgjør et område med stort potensiale for standardisering og effektivisering og er et felt hvor det bør være muligheter å basere tjenestene på felles løsninger for hele organisasjonen. Videre vil en sentralisering bidra til å heve kvaliteten på arbeidet, ved at kompetansen samles. Dette er viktig på et felt som i stor grad er preget av regelstyring og sikkerhet. Ved å se på muligheter for gode felles løsninger og ved en sentral organisering, gis det muligheter for å bidra til å nå innsparingskravet. For å sikre kvalitet og effektivitet, kan det være fordelaktig med stedlig representasjon eller dedikerte på nivå 2 og nivå 3 med utvidet ansvar og rettigheter («superbrukere»). FLT støtter videre forslaget om at IKT-tjenestene sentraliseres på nivå 1. Også her ser fakultetet muligheter for effektivisering som konsekvens av standardisering med muligheter for å bidra til å nå innsparingskravet. Det er imidlertid viktig at det ikke ubetinget velges standardløsninger for alle behov. IKT-verktøy skal tjene gitte funksjoner, og det er avgjørende at valgte løsninger faktisk gjør dette. Med sentralisert IKT-funksjon må det fremdeles være et visst rom for avvikende løsninger der dette fremstår som helt nødvendig. Ellers innebærer standardiseringen en fare for at NTNU ikke ivaretar primærvirksomheten på godt vis. Et eksempel er særskilte behov knyttet til datautstyr for bruk i forskning. Videre er det helt avgjørende at det sikres stedlig tilstedeværelse av IKT-ansatte på alle campi. IKT-utfordringer kan oppstå raskt og kreve løsninger i løpet av kort tid, og systemet må ta høyde for slike behov. God og rask IKT-hjelp er avgjørende blant annet for å sikre mot at undervisning ikke blir gjennomført som planlagt. Ved en eventuell sentralisering av IKT-tjenestene må det foretas en vurdering av hvilke tjenester dette skal omfatte. Enkelte enheter har lokalt ansatte som utfører arbeidsoppgaver i grenseland mellom ulike funksjonsområder, for eksempel oppgaver tilknyttet bruk av dataverktøy for forskning. Det må vurderes i slike tilfeller hva som er mest riktig funksjonsmessig plassering, basert blant annet på behovet for spesiell kompetanse på det enkelte fagområde.

3 3 av 5 FLT vil generelt presisere betydningen av at tjenester som kan beskrives som relasjonelle, som blant annet et flertall HR-tjenester, ikke sentraliseres. For å sikre brukernærhet og kvalitet må slike tjenester ligge på nivå 2 eller nivå 3. Dette prinsippet er forenlig med begge de foreslåtte alternativene på rapporten s. 20 og bør poengteres i alminnelighet. Kapittel 8 Organisering av fellesadministrasjonen 8.2 Utdanning FLT anser rekruttering som et saksområde som er mulig å plassere både under studieområdet og under kommunikasjonsområdet. Rekruttering må både ivareta kommunikasjonsmessige vurderinger og samtidig ta høyde for forvaltningsmessige problemstillinger (korrekt formidling av opptakskrav og rangeringsregler, med videre). Dette taler for en organisering av rekrutteringsarbeidet hvor både studieavdelingen (spesielt opptak) og kommunikasjonsfunksjonen er involvert og hvor det sikres et godt samarbeid mellom de aktuelle enheter. Matrise og forsterket matrise kan vurderes som egnede middel for å løse dette behovet. FLT opplever organiseringen av etter- og videreutdanning (EVU) som tungvint, byråkratisk og lite oversiktlig. NTNUs EVU politikk slår fast at alle fakulteter skal ha videreutdanning som en del av sine faste utdanningsoppgaver, og at aktiviteten skal være forankret hos det institutt hvor emneansvarlig er tilsatt. Videreutdanning må beskrives som en klart fagnær oppgave på samme vis som grunnutdanning. Vi ser det som naturlig og hensiktsmessig fremover at den administrative organiseringen av både grunn- og videreutdanninger hos oss bør ivaretas fagnært. FLT mener at opptak til videreutdanninger bør ivaretas av en opptakstjeneste på nivå 1, og at studieadministrativ og studiefaglig oppfølging ivaretas fagnært, det vil i utgangspunktet si på instituttnivå. Dette innebærer at vi skiller mellom de transaksjonelle og de relasjonelle oppgavene knyttet til dette området. Vår erfaring er at studenter på videreutdanning setter pris på å forholde seg relasjonelt til instituttet hvor de tar sin videreutdanning. Samtidig vil en del av samhandlingen naturlig foregå digitalt. For at NTNU skal ha mulighet for å lykkes med EVU-politikkens ambisjoner, mener vi det er avgjørende at økonomioppfølgingen ivaretas ved det aktuelle fakultet hvor aktiviteten er forankret. Vi mener det skal være opp til det enkelte fakultet hvordan oppgaver løses mellom nivå 2 og 3. Vi mener samtidig det må være et grunnleggende prinsipp at alle prosjekter klassifisert som bidrags- eller oppdragsfinansiert aktivitet (BOA-prosjekter), også eksternfinansiert EVU, er underlagt samme interne policy i NTNU. Vi opplever dagens avvikende løsninger for EVU som lite effektive og ønsker å gå bort fra to ulike arbeidsflyter og ulike malsett for eksternfinansiert forskning og eksternfinansiert EVU, hvor sistnevnte i dag drives av Seksjon for fjernundervisning, etter- og videreutdanning (gjerne omtalt som NTNU Videre). 8.3 Forskning og innovasjon FLT stiller seg undrende til at områdene forskning og innovasjon er behandlet under ett. Innovasjon angår og bør angå utdanning i like stor grad som forskning, og vi ser ikke uten

4 4 av 5 videre argumenter for at innovasjon skal behandles sammen med forskning og ikke sees i sammenheng med utdanning. Vi støtter utvalgets vurdering når det gjelder behovet for kompetanse tilknyttet EUprosjekter på grunn av feltets kompleksitet. Dette fordrer spesialistkompetanse, og den foreslåtte såkalte LCP-funksjonen (s. 29 i rapporten) kan være en god løsning. FLT registrerer at det foreslås en ny enhet for nyskaping og arbeidslivskontakt i alternativ 2 (s. 30 i rapporten). Det fremstår som noe uklart hvilken formell status en slik enhet skal ha, hvilke oppgaver den skal ivareta og hvordan den skal forholde seg til øvrige deler av den administrative virksomheten. En viktig del for profesjonsutdanninger er kontakt med arbeidslivet i forbindelse med samarbeid om praksis og for å avdekke arbeidslivets behov for kompetanse (utdanning eller annen kompetanseheving), samtidig med fokus på å finne arenaer for forsknings-/formidlingsprosjekter. Praksis har et svært ulikt innhold innenfor de ulike profesjonsutdanningene og er svært ulikt organisert, og praksisforvaltningen må sikres også på fagnært nivå (nivå 3). 8.4 Organisasjon Kommunikasjon Vi viser til drøfting av plassering av rekrutteringsfunksjoner i avsnitt om utdanning over. En lignende problemstilling gjelder arbeid med nettsider. Det fremstår i utgangspunktet som naturlig at nettsidearbeidet forstås som et kommunikasjonsfaglig anliggende. Samtidig må det sikres god forankring i organisasjonen for øvrig, det være seg utdanning, forskning, formidling eller annet, for å sikre at det publiserte innholdet er korrekt. Denne problemstillingen bør kunne ivaretas ved bruk av fora for kommunikasjonsarbeid. FLT anser det som hensiktsmessig at arbeidet med nettkommunikasjon sees under ett og i samme enhet, det gjelder også det arbeidet med nettsider som i dag utføres av NTNU Videre. FLT støtter at områdene HR og HMS organiseres i én felles enhet. Dette fremstår som hensiktsmessig for å se disse områdene i sammenheng, da det er stor overlapp mellom de to områdene. FLT ser videre gode prinsipielle argumenter for å skille ut bedriftshelsetjenesten som en egen enhet. For å styrke enheten som en egen enhet, bør denne plasseres direkte under organisasjonsdirektøren. Behovet for en velfungerende bedriftshelsetjeneste skjerpes på grunn av den usikkerhet og ekstrabelastning som mange ansatte opplever som konsekvens av fusjonen. Vi viser til innspill over når det gjelder sentralisering av tjenester knyttet til arkiv- og dokumentforvaltning. Vi mener det i utgangspunktet er mest hensiktsmessig at en enhet for arkiv- og dokumentasjonsforvaltning er organisert som en egen enhet direkte under organisasjonsdirektøren. 8.5 Økonomi FLT har ikke sterke meninger om valg mellom alternativ 1 og 2 for organisering av tjenester under økonomi- og eiendomsdirektøren, men vi vil påpeke at det generelt gjerne er noe lettere å forholde seg til færre enheter enn til mange enheter. Med mange enheter på nivå 1

5 5 av 5 kan det i enkelte saker være usikkert hvilken enhet som er rett instans å forholde seg til. Dette momentet taler for alternativ 1. Vi er generelt opptatt av å finne effektive og hensiktsmessige løsninger på arbeidsflyt i administrative prosesser, og henstiller til at all BOA-virksomhet i NTNU forholder seg til samme prosesseier på nivå 1 og legger samme policy til grunn. Dette vil kreve at budsjettmaler tilknyttet BOA justeres noe slik at de oppleves som hensiktsmessige også for budsjettering av eksternfinansiert videreutdanning.