Notat. Grunnlag for drøftingsmøte LOSAM. Fakultetet

Transkript

1 1 av 9 Fakultet for arkitektur og billedkunst Notat Til: LOSAM Kopi til: Fra: Fakultetet Signatur: Grunnlag for drøftingsmøte Dagens situasjon for AB-fakultetet, Institutt for produktdesign, tradisjonelt bygghåndverk og teknisk bygningsvern (tidligere HIST), samt medier og design (miljøet på Gjøvik), er at vi er små enheter. Det er ved institutt- og fakultetsnivået et fåtall administrativt ansatte. På instituttnivået løser de administrativt ansatte et spekter av oppgaver og jobber ikke innenfor kun et fagområde. De er generalister som kan løse de fleste arbeidsoppgaver opp til et visst nivå. Ved fakultetsnivået er det mer rendyrking av oppgaver og fagområder, men kun en person til å dekke hele fagområdet (for eksempel har AB-fakultetet kun en HR-konsulent, AB har 18 stk adm/tekn ansatte på fakultetsnivået). Dette gjør at vi ikke har et fagmiljø for lokal diskusjon av oppgaver, kompetansedeling og faglig/organisatorisk utvikling. Fakultet for arkitektur og design har en størrelse slik at det ikke vil være tjent med å legge store administrative ressurser på nivå 3. Det vil ikke være mulig å opprettholde et godt fagmiljø innenfor de forskjellig tjenestene på dette nivået. Sårbart vil det også kunne være da vi i beste fall vil ha få administrativt ansatte som må kunne løse flere oppgaver. En slik organisering vil kun flytte oppgaver bort fra det som i dag kan oppleves som en skjør fakultetsadministrasjon og ned til institutt som vil bli satt i en liknede situasjon. Alt dette tilsier at den administrative kraften i hovedsak må utvikles og legges på nivå 2 i det nye fakultetet. Premisser for forslag De underliggende prinsippene i Børresen-utvalgets forslag til fordeling av administrative funksjoner mellom nivå 1 og nivå 2/3 Mulige alternative organiseringer av fakultet/avdeling fakultets fremtidige organisering vil være fire institutter. Instituttene vil være ledet av en instituttleder, nesteleder og administrativ lederstøtte. Denne lederstøtte kan bestå av Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Seksjonssjef A. Getz vei 3 E-post: A. Getz vei Lars Aalberg 7491 Trondheim fak-adm@ab.ntnu.no Gløshaugen Telefaks Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 9 flere personer. Man kan tenke seg en støtte som består av to personer, der den ene kjenner driften av instituttet godt og den andre har en mer strategisk rolle med hovedfokus på prosesser i fakultets rammen. Som premiss for den administrative organisering ved fakultetene har rektor påpekt i styresak 32-16, at fakultetene skal ha funksjonsansvarlige innenfor områdene utdanning, forskning og innovasjon, HR. økonomi, kommunikasjon. Den største bekymringen med Børresen rapporten og NTNU styresak er begges forslag til endring i administrativ organisering (spesielt foreslått alt 2) der det synes å være en forflytning/styrking av oppgaver ved nivå 2 og 3. For fakultetet vil et slik skifte av arbeidsoppgaver kun være mulig hvis også ressursene til å løse disse oppgavene blir tildelt i form av både økonomi og personell. Det må avklares helt tydelig hvilke fagområder og oppgaver nivå 1 tar på seg å løse i det nye NTNU. Dette er ikke klart pr dags dato, vil dette bli avklart i NTNU styremøte 25 aug, men vi må allikevel gjennomføre drøfting og forhandling på det grunnlaget vi har. Kriterier for å kunne organisere administrative tjenester ved fakultetet som er blitt belyst gjennom vår interne prosess i forbindelse med høringsinnspill gjennom våren er: Tjenestene må være tilgjengelige for brukerne Samle kompetanse på nivå 2 for å kunne ha fagmiljø Generalister på nivå 3 som bestiller spesifikk kompetanse fra nivå 2 Fakultetet ønsker å bygge en administrasjon på nivå 2 som kan gi dekanatet de lederstøtte-tjenester som trengs. Det å kunne svare ut bestillinger/rapporteringer fra nivå 1 til rett tid, vil være en av rettesnorene her. Samtidig som administrasjonen skal gi den hjelp og støtte som er nødvendig til nivå 3. Ved nivå 3 vil man rundt instituttleder kunne ha en administrativ støtte som vil være førstelinje. Bemannet av en generalist som kjenner de administrative rutinene ved instituttet og fakultetet. Denne tjenesten vil kunne gi svar på henvendelser, enten ved å løse disse selv eller skaffe svar/kompetanse fra nivå 2. I tillegg kan det tenkes at det kobles en strategisk kompetanse til instituttet. Saksfremleggets historie Oppstartsmøte mellom arbeidsgiver og tjenestemannsorganisasjonene ble avholdt 23 juni I dette presenterte arbeidsgiver sine tanker om administrativ organisering på fakultets nivået. Det ble presentert 3 mulige modeller.

3 3 av 9 Dagens situasjon ved fakultets nivået/modell 1: Studieseksjon Adm seksjon Denne modellen viderefører organiseringen og oppgave fordelingen slik som den fungerer i dag. Studieseksjonen håndterer alt av studiesaker både mot studenter, instituttene/programrådsledere/emne ansvarlig og felles studieavdeling ved NTNU. Administrasjons seksjonen håndterer (resten) HR, IT, kommunikasjon, Økonomi, prosjektstøtte, forskning, HMS med mer. Arbeidsgiver mener at denne organiseringen ikke gir en optimal utnyttelse av den administrative kraften som ligger i de administrativt ansatte. Det er ikke nok dublering av oppgaver noe som gir sårbarhet ifm med sykdom og ferie avvikling, Det er for mange som jobber alene innen sitt fagfelt. Samtidig som de ansatte blir generalister og kan ikke på grunn av tilgjengelig tid og arbeidspress spesialisere seg innenfor sine oppgaver. Det er heller ikke utviklet gode nok rutiner for å kunne dele arbeidsbyrden da man opererer med to seksjoner som ikke har nok møtearenaer seg imellom. Tjenestemannsorganisasjonene mente at seksjoneringen som er i denne modellen er kunstig og ikke ga et godt bilde av driften ved fakultetet. Den harmonerer ikke i størrelse mellom seksjonene. Det at studie området er lagt ut til en egen seksjon kan ikke forklares med hverken størrelse eller arbeidsmengde opp imot de andre fagområdene som løses i administrasjonsseksjonen. Det ble gitt uttrykk for at denne modellen ikke var en modell å jobbe videre med.

4 4 av 9 Modell 2: Administrasjon Denne modellen danner kun en seksjon på fakultets nivået. Man samler alle administrativt ansatte ved fakultets nivået i en seksjon. Hypotesen er at dette vil kunne gi mulighet for jevnere arbeidsbelastning for de ansatte, lettere kunne fordele og prioritere ressurser til de fagområdene som har «sesong topper» i løpet av året. Det vil bli et større lederspenn for lederen, flere personer å være nærmeste leder for. Dette er ikke en uoverkommelig oppgave, men krever dreining/endring av rutiner og drift i seksjonen. Lederen må bruke mer av sin tid på oppfølging av flere ansatte. Innenfor de forskjellige fagområdene vil det måtte være utpekte ansatte(funksjonsansvarlig) som vil virke som arbeidsleder/kontaktpunkt for felles administrasjonen/instituttene og de ansatte innenfor sitt fagområde. Forslaget vil gi kutt av en administrativ mellomlederstilling ved fakultetet. Tjenestemannsorganisasjonene mente at dette var en modell å gå videre i prosessen med.

5 5 av 9 Modell 3: Administrasjon Studieseksjon Forskningsseksjon Denne modellen går motsatt vei i forhold til forrige. Den ser på mulighet for å kunne utvide til 3 seksjoner. Modellen holder fast ved dagens to seksjoner, men skiller ut en ny seksjon, forskningsseksjonen, dette for å kunne fokusere og spisse forskningsmiljøene ved fakultetet. Dette innebærer at man vil ha tre seksjoner der administrasjons seksjonen fortsatt vil være den største med studieseksjon og forskningsseksjon som to mindre seksjoner. I møte kom det opp forslag om å se på muligheten for en annen organisering av administrative tjenester på fakultets nivået. Dette var en modell som speiler felles administrasjonen med lokale seksjoner innenfor de samme fagområder som man finner der. Etter dette møte har arbeidsgiver jobbet videre med modell 2 og en hybrid av modell 3 med flere seksjoner.

6 6 av 9 Forslagene: Modell 2 Administrasjonseksjon Seksjonens hovedoppgaver: HR, HMS, Økonomi, Studieadministrasjon, Verksted/Lab, Forskning og Innovasjon, Kommunikasjon, Lederstøtte og Fagnær IT. Disse kan grupperes i arbeidsgrupper eller fagområder/funksjonsområder. IT som for fakultetet vil være fagnært kan tenkes organisert sammen med verkstedene i en arbeidsgruppe for tekniske tjenester. Lederlinjen i en slik organisering vil gå fra dekan til seksjonsleder. Personalansvaret og den daglige ledelsen av seksjonen vil ligge hos seksjonslederen. De ansatte i seksjonen rapporterer til seksjonslederen. Innenfor de forskjellige fagområdene vil det utpekes funksjonsansvarlige, blant de ansatte, som vil utføre arbeidsledelse innenfor sitt respektive fagområdet/arbeidsgruppe. Disse må forvente å jobbe direkte mot dekan, ikke ulikt slik som det er allerede i dag, men de vil ikke ha personalansvar. Funksjonsansvarlige i seksjonen vil ha behov for ulik tid og ressurser for å løse denne oppgaven. Det vil være en ny og ukjent organisering av administrasjonen (3 etg). Det vil kreve tilpassinger og nye rutiner for å kunne jobbe effektivt. Før disse er på plass og innarbeidet kan man oppleve usikkerhet og uklarheter i rolle/arbeidsfordeling. Lederspennet for lederen øker, noe som kan gjøre lederen mindre tilgjengelig for de ansatte. Det vil kunne være lettere å styre ressursene når de er alle samlet i en seksjon. Man kan få bedre robusthet/mindre sårbarheten ved bedre koordinering i mellom de forskjellig fagområdene. Jevnere arbeidsfordeling mellom de ansatte og kunne hjelp til å ta unna «toppene» i løpet av året.

7 7 av 9 Modell 3 Administrativ leder Studieseksjon Kommunikasjons seksjon Forskning og innovasjon HR Økonomi IT Modellen har seks seksjoner, der IT(evt tekniske tjenester) er med som seksjon. Dette fordi å ha IT organisert og tilhørende på nivå 3 ikke vil være hensiktsmessig for fakultetet. Seksjonenes hovedoppgaver vil ligge innenfor HR, Økonomi, Studie(undervisning), forskning og innovasjon, IT samt kommunikasjon. Lederlinjen i en slik organisering vil gå fra dekan til seksjonsleder. Personalansvaret og den daglige ledelsen av seksjonen vil ligge hos seksjonslederen. Det kan tenkes at det vil være behov for en administrativ leder som koordinerer driften av fakultetet på tvers av seksjonene. Denne stillingen behøver ikke ha personalansvar, men er den øverste administrative lederen ved fakultetet. Modellen vil kreve mer personell til å fylle de forskjellige seksjonene, både på ansatte og ledersiden. Med seks seksjoner vil det bli meget små seksjoner i antall ansatte. Fakultetet kan ikke ta høyde for at man vil få økt sitt budsjett for 2017 og framover. En økning må man anta å dekke gjennom selvfinansiering, noe fakultetet ikke vil være i stand til med det første. Det vil kunne være lettere å finne fram i organisasjonene for både interne og eksterne. Med klare og tydelig navn på seksjonene og en helt klar oppgave/ansvarsfordeling de imellom vil man kunne oppnå en effektiv organisasjon. Fakultetet signaliserer med en slik organisering klare vekst ambisjoner.

8 8 av 9 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Sammendrag: Modellene viser at det er flere forskjellige løsninger på hvordan man skal organisere og lede det administrative arbeidet på fakultetsnivået. Modell 2 vil gi en større seksjon opp mot ca 20 ansatte. Den vi slå sammen de to seksjonene man kjenner fra dagens organisering. Lederlinjen i en slik organisering vil gå fra dekan til seksjonsleder. Personalansvaret og den daglige ledelsen av seksjonen vil ligge hos seksjonslederen. Modell 3 som utvider med flere seksjoner vil ha flere ledere. Dette vil kreve mer ressurser for organisasjonen til å lede seg selv. Disse ressursene er ikke tilgjengelig for fakultetet pr nå. Modellen vil gi en organisasjon med mange leder som hver for seg kommer til å lede få personer. Det vil være mer naturlig med arbeidsgrupper enn seksjoner inn i fagområder/arbeidsgrupper. Arbeidsgiver vil derfor anbefale at fakultetet organiseres som vist i modell 2, en seksjon på fakultets nivået. Med arbeidsgrupper innenfor de forskjellige fagområdene på nivået under: eksemplifisert i figuren. Administrasjonsseksjon HR/HMS Økonomi Kommunikasjon Studie XX XX

9 9 av 9 Videre arbeid i prosessen med å bygge det nye fakultetet vil være: Oppgavefordeling mellom nivå 2 og 3 Utarbeide bemanningsplaner for nivå 2 og 3 Innplassering av ansatte