HiGs innspill til notatet «Administrativ organisering: Innspill til diskusjon»

Transkript

1 HiGs innspill til notatet «Administrativ organisering: Innspill til diskusjon» Hovedpunkter Administrasjonen har en strategisk rolle i utvikling av en felles og slagkraftig kultur ved det nye NTNU. Hva gjelder campus Gjøvik, kan den utvikles til et konkurransedyktig universitetsenhet for hele Østlandet. For å realisere denne visjonen bør campusen ha en kompetent og slagkraftig lokal ledelse med tilhørende administrative ressurser og samtidig et godt samspill med administrasjonen i Trondheim. For å ivareta samfunnsoppdraget innenfor utdanning, forskning og formidling/innovasjon må man finne en god balanse mellom sentralisering og kompetent tilstedeværelse på Gjøvik og i Ålesund. Spesielle ansvarsområder som kan ivaretas på campus på vegne av hele NTNU bør utredes i Informasjonssikkerhet og kvalitetsutvikling/kvalitetssikring, administrativt og faglig, er områder hvor Gjøvik har god kompetanse. HiGs perspektiv HiG vil fra 2016 være NTNUs forankringspunkt på Østlandet. Administrasjonen har en viktig rolle her ved å tilby gode støttetjenester til studenter og ansatte, samt tilrettelegging for samspill med næringsliv, organisasjoner og forvaltning i denne tunge regionen. I tidligere innspill har vi nevnt at de viktigste kriteriene for faglig organisering er først og fremst å utnytte de faglig synergier som ligger i fusjonen. Videre må Campus Gjøvik få tilstrekkelig strategisk og økonomisk handlekraft for å realisere ambisjonene på campus-nivå. Vi mener at de samme kriteriene bør være rettesnor også for den administrative organiseringen. Campusleder (viserektor) er en viktig del av ledelsesfunksjon, som i liten grad har blitt nevnt og konkretisert i notatet. Campusleder (viserektor) må være en del av rektoratet. Vi trenger en dyktig campusleder som: - er NTNUs helhetlige leder og representant i regionen, innad og utad. - har ansvar for samfunnskontakt i regionen (næringsliv, organisasjoner og forvaltning) - har ansvar for markedsføring av NTNU i regionen - har ansvar for å ivareta Gjøvik sine interesser internt i NTNU (herunder også i forhold til de tematiske satsingene, NTNU toppforskning, NTNU toppundervisning og innovasjon) - bidrar til strategiutvikling for hele NTNU, særlig med henblikk på forholdet til region Østland - bidrar til internasjonalisering av campus - har forvaltningsansvar for campus Gjøvik, inklusiv egen lokal infrastruktur /teknisk administrativ støtte Campusledelsen bør få de nødvendige administrative og finansielle ressursene for å utøve disse funksjonene. Figuren nedenfor illustrerer hvordan campusledelse og administrasjon ved campus kan kobles til ledelses- og administrative nivåer på NTNU. Administrativ støtte til campusledelse og første linjetjeneste er lokalisert på campus. Øvrige eksisterende administrative ressurser ved campus 1

2 Gjøvik bør ellers bidra og forankres til sentrale forvaltningsmessige områder og til administrative oppgaver på nivå 2 og nivå 3. Videre er det kritisk å identifisere prinsipper for administrativ organisering som er tilpasset NTNU som en flercampusinstitusjon. Slike prinsipper kan være: a) Korte beslutningsveier i organisasjonen b) Digitalisering og standardisering av prosesser og oppgaver der hvor det er hensiktsmessig med tanke på effektivisering av hele organisasjonen (herunder gode løsninger for digitalt nærvær). c) Likebehandling av studenter, ansatte og omgivelsesaktører, uansett geografisk lokalisering d) God integrasjon mellom administrasjon og faginstituttene dette forutsetter bl.a. personlig utvikling og spesialisering av administrative ansatte og samtidig en fleksibel bruk av administrative ressurser i hele organisasjonen. Med disse innledende merknader svarer vi på de elleve spørsmålene som administrasjonsgruppen stiller i notatet. Spørsmål og svar 1. Hvordan kan administrasjonen best organiseres for å realisere institusjonens mål? Ved å utvikle en fleksibel, effektiv og kompetent administrasjon. Dette innebærer bl.a. at faggrupper i administrasjon ved campus Gjøvik slås organisatorisk sammen med tilsvarende faggrupper i Trondheim og Ålesund. Slik vil eksisterende administrativ kompetanse kunne videreutvikles, viktige nettverk bygges og god teknisk-administrativ kvalitet opprettholdes. Enkelte spesialiserings- og utviklingsoppgaver kan i tillegg ivaretas primært av administrasjonen ved campusene utenfor Trondheim på vegne av hele NTNU. Dette vil skape motivasjon og kan 2

3 fremme likebehandling, kreativitet og samhold i hele administrasjonen uavhengig av geografisk tilhørighet. Det bør nøye vurderes å organisere teknisk-administrativ støtte i en fellestjeneste (jf corporate shared resources). Samtidig bør det vurderes å bruke leveranseavtaler i samspillet bestiller (fagenhet) og utfører (teknisk-administrativ fellestjeneste). Dette vil kunne danne basis for løpende felles kvalitetsutvikling og kvalitetssikring av teknisk-administrativ støtte. En slik «lean» organisering av administrasjonen og «lean» utforming av virksomhetsprosesser vil kunne frigjøre ressurser til undervisning, forskning og samspill med omgivelsesaktører. 2. Hva forventes av en god administrasjon - hvilke fremtidsbilder bør legges til grunn? Effektivitet, profesjonalitet, høyt kompetansenivå, servicekvalitet, brukernærhet og fleksibilitet karakteriserer en god administrasjon. Av fremtidsbilder/utfordringer som bør legges til grunn kan vi nevne: - Digitalisering av undervisning og forskning samt digitalisering av all kommunikasjon med studentene - Økende betydning av fjernundervisning som konkurransefaktor nasjonalt og internasjonalt - Økende internasjonalisering blant tilsatte og studenter: Økende innvandring endrer også etterspørselen etter høyre utdanning til tross for nasjonalt fallende ungdomskull. Norske utdanningsinstitusjoner blir dessuten stadig mer populære for utenlandske studenter. Internasjonal forskermobilitet er nå normen, særlig innenfor MNT-fagene. Det er også tydelige krav om og forventinger til at norske forskere og studenter skal ha flere korte og/eller lengre opphold ved utenlandske universiteter. Alt dette representerer landspesifikke, logistiske, språklige og kulturelle utfordringer for NTNU-administrasjonen også. - Forventet vekst og økt konkurranse samt økende kompleksitet i forskningslandskapet og i undervisningsoppgaver krever mer spesialisering og enda bedre samspill mellom faginstitutter og administrasjon. - Behov for sterk fokus på innovasjon og samspill med omgivelsesaktører. 3. Hvordan skal NTNU avveie forholdet mellom sentralisering og autonomi? Det må ligge felles administrative prosedyrer til bunn for hele NTNU. Det nye NTNU bør f.eks. utvikle felles, sentraliserte IKT-baserte tjenester, rutiner og prosedyrer. Det er effektivitetsgevinster å hente i en slik sentralisering av oppgaver og funksjoner. Med «sentralisering» forstås samtidig delegering av ansvar til en klart definert gruppe administrative ansatte. Disse må ikke nødvendigvis være samlokaliserte. 4. Hvilke funksjoner og oppgaver bør løses sentralt, ved fakultet eller ved institutt? Det er viktig å etablere på forhånd prinsipper for en god arbeidsdeling av oppgavene (se diskusjonen under avsnitt «HiGs perspektiv). Det er mange avveininger mellom behov for «effektivisering/sentralisering» og behov for «nærhet». Generelt kan man si at førstelinjetjenester må være nært fagområdene (fakultet/institutt), og til stede geografisk. Andre typer tjenester kan i større grad sentraliseres, men hvordan og hvor mye bør dette vurderes fra oppgave til oppgave. 3

4 Campus: Administrasjon ved Gjøvik (og Ålesund) bør i tillegg ivareta oppgaver som er knyttet til den geografiske plasseringen. For eksempel må den gi støtte til samordning og koordinering av virksomhet i hele campus, støtte og rådgivning til campusleder, forvalting av infrastruktur lokalt, førstelinjetjenester lokalt, osv. 5. I hvilken grad skal prinsippet om standardisering gjelde og hvilket rom skal det være for lokale tilpasninger? Felles regler og prosedyrer samt god kommunikasjonsrutiner om endring av disse bør være hovedregelen. For eksempel bør studentene oppleve en mest mulig lik, rettferdig og gjenkjennelig behandling på tvers av studieprogrammer og campuser. Her er felles regler/rutiner, lett tilgang til god digital informasjon, men også «servicenærhet», viktige momenter å ta hensyn til. At «NTNU har standardisert og i stor grad digitalisert alle studieadministrative prosesser», er en viktig forutsetning for god service og likebehandling av studentene. Her blir det også viktig med utvikling av gode fjernundervisningstilbud. Slike tilbud bør være standardiserte for hele organisasjonen. Avveiningshensyn går dermed ikke så mye på konflikten mellom standardisering versus lokale tilpasninger, men heller på i hvilken grad så mange som mulig lokale behov reflekteres og tilfredsstilles av felles, kostnadseffektive og standardiserte løsninger. 6. Hvordan oppnå en tett integrasjon med den faglige virksomheten og samtidig ivareta forvaltningsoppgavene og dekke andre brukeres behov? Ved å finne den gode balansen mellom effektivisering og nærhet på alle nivåene, jf. svar på spørsmål 4 og 5. Nærhet til den faglige virksomheten forutsetter ofte spesialiserte tjenester og høy kompetanse. For eksempel støtte til forskningssøknader og prosjektrapportering eller internasjonaliseringsoppgaver krever spesialisert kunnskap, forståelse av fagfeltet, godt samarbeid med forskere og gode analytiske og skriveferdigheter. Administrasjon ved campus Gjøvik (og sannsynligvis Ålesund også) må forholde seg til nye nivå 2 enheter i tillegg til institutter ved egen campus. Dette fordrer at campusadministrasjonen opparbeider kunnskap og samarbeider med administrasjon på de mest relevante nivå 2 enhetene, i tillegg til samordning av og integrasjon med sentrale administrative og forvaltningsoppgaver. 7. Hvilke funksjoner må være brukernære og utføres ved fakultet eller institutt? Se spørsmål Hvilke funksjoner og oppgaver kan med fordel legges til det sentrale institusjonsnivået? Se spørsmål På hvilke områder ligger det positive muligheter ved å digitalisere og ta i bruk moderne teknologi? Smidig digitalisering av administrative prosedyrer og rutiner vil være viktig framover. Andre digitaliseringsmuligheter er: Bruk av lærekrefter i flere campus 4

5 - Mer fleksibilitet med hensyn til kurs som undervises i ulike campuser - Etablering av nye undervisningstilbud i fremtiden f.eks. nye MOOC-kurs - Bedre og mer fleksible etter- og videreutdannings tilbud Generelt er det viktig å skape nysgjerrighet for innovative (IKT-baserte) undervisningsformer framover og en endringsvennlig organisasjonskultur. Dette gjelder både fagansatte og administrasjonen. Vi har bare sett starten av en revolusjonerende teknologisk utvikling innenfor administrasjon, utdanning og forskning. 10. Hva slags ledelse er nødvendig for å realisere målet om en effektiv organisasjon? En enhetlig, strategisk, innovativ ledelse med samtidig blikk for anvendelse av matrise- og hybridorganisering på tvers av fagenheter og campuser. Ledelsen må samtidig ha evne til å være inkluderende og delegerende. Videre er det nødvendig med en lokal ledelse som fronter NTNU i Østlandsregionen og som sørger for en god kobling og koordinering av aktiviteten i hele Campus Gjøvik, og mellom Gjøvik, Trondheim og Ålesund. 11. Hvordan kan en legge til rette for brukervennlighet uten at det krever «skreddersøm»? Gode IKT-tjenester, inklusiv intranett, ekstranett og IKT-løsninger for fjernundervisning og for fjernkommunikasjon, er nøkkelen her. *** 5