Brukerveiledning Bedriftsportal Skatt & Lønn. Kom raskt i gang

Transkript

1 Brukerveiledning Bedriftsportal Skatt & Lønn Kom raskt i gang Modulen Skatt & Lønn i Phonero Bedriftsportal gjør det enklere for bedriften å holde oversikt over de ansattes lønnstrekk og all rapporteringspliktig bruk av innholdstjenester. De ansatte kan selv rapportere inn sin bruk, og bedriften kan hente ut rapporter som hjelper i arbeidet med å rapportere korrekt til skattemyndighetene. Under finner du et utdrag av lovverket som fra 2014 er gjeldende for ansatte som har dekket telefoni av bedriften. Teletjenester og arbeidstakere Alle arbeidstakere som har dekket én eller flere ekom/teletjenester av bedriften. Inntektstillegget er kr 4392 uansett hvor mange tjenester den ansatte har. Bedriften skal gjennomføre forskuddstrekk og innrapportere beløpene etter hvert som de dekkes, inntil beløpene når kr Lovverket tolkes slik at innrapportering skal gjøres løpende og per måned. Bruk av innholdstjenester Den ansatte har et skattefritt beløp på kr 1000 per år ved bruk av innholdstjenester. I det skattefrie beløpet er også jobbrelatert bruk inkludert. Utover kr 1000 skal bedriften ha oversikt over hvor stor andel av bruken som er privat bruk. Den delen av overskytende beløp som er privat bruk, skal skattelegges som lønn, eller den ansatte skal trekkes i lønn for bruken. Definisjon av innholdstjenester Samtaler til teletorg (82x), til opplysningstjenester samt overtakserte meldinger til 4 og 5sifrede telefonnummer er omfattet av denne definisjonen. Merk at på fakturaen fra Phonero er teletorg (82x), til opplysningstjenester og overtakserte meldinger skilt ut og fremkommer derfor ikke likt som i rapportene du henter ut fra Skatt & Lønn. For utfyllende beskrivelse og detaljer rundt gjeldende lovverk, se skatteetaten.no.

2 Innholdsfortegnelse 1. Spørsmål og svar 2. Oppsett av brukere 2.1 Legge til ansatte 2.2 Informasjon om ansatte 2.3 Oppsett av regler for lønnstrekk 2.4 Oppsett av regler for innholdstjenester 3. Innrapportering av innholdstjenester 2.1 For den ansatte 2.2 For lønningskontoret 2.3 Logg ved utsendelse 4. Rapporter

3 Ta i bruk Skatt & Lønn I Skatt & Lønn kan du legge inn regler for lønnstrekk per ansatt i henhold til faste kategorier. I tillegg kan du legge opp innrapportering for hver enkelt ansatt ved bruk av innholdstjenester. Bruk av denne modulen endrer ikke på fakturaen, men gir bedriften et rapportgrunnlag som kan benyttes. Nedtrekksmeny med blant annet logg og innrapportering Import av ansatte, varsling og rapporter Egendefinerte felter og aktivering av innrapportering Oppsett av lønnstrekk for den ansatte Regelsett for innrapportering av innholdstjenester 1. Spørsmål & svar Hvem kan bruke tjenesten? Alle mobilkunder av Phonero kan ta i bruk tjenesten via Bedriftsportalen. Dersom du ikke har modulen aktivert på din bruker, ta kontakt med den som administrerer telefoniløsningen i din bedrift. Hvordan dekkes lovens krav? Skatt & Lønn er et verktøy for å forenkle bedriftens arbeid med innrapportering av ansattes forbruk. Det er bedriftens ansvar å sikre at de møter myndighetenes krav til korrekt og fullstendig innrapportering. Er det krav til fakturatype? Det er et krav at forbruket innrapporteres fortløpende, og per måned. Man må derfor ha månedlig faktura for å benytte Skatt & Lønn. Gjøres det endringer på faktura? Fakturaen forblir uforandret og påvirkes ikke av de ansattes innrapportering, eller de lønnstrekk som defineres. Hvem kan legges til i løsningen? Alle mobilnummer som er aktive hos Phonero kan legges til som brukere og har mulighet til å innrapportere sitt forbruk på innholdstjenester, samt at man kan definere flere typer lønnstrekk og eventuelt et fribeløp på brukerene. Hva slags rapporter eksisterer? Du kan hente ut en rekke rapporter som viser oversikt per måned, for en periode og ned på detaljene for hver enkelt bruker. I tillegg kan disse rapportene selvsagt kombineres med alle standardrapporter. Hvordan innrapporterer de ansatte? De ansatte innrapporterer enten på mobil, nettbrett eller PC. Løsningen er tilrettelagt for alle formater, og du kan velge om de skal motta epost eller SMS med informasjon om selve innrapporteringen. Du kan i tillegg legge ved en liten tekst. Når kan de ansatte innrapportere? Etter at fakturaen er utstedt fra Phonero, vil det gå ut automatisk varsling til de ansatte. Du kan selv definere hvilken dag varslingen skal sendes, etter den 8. i måneden.

4 2. Oppsett av brukere 2.1 Legge til ansatte Fra valget Importer ansatte kan du hente inn ansatte og definere én felles regel som gjelder alle brukere. I listen som vises, kan du huke på de brukere som skal importeres. Du kan i etterkant gå inn og endre på enkeltbrukere ved behov. Fra Legg til ansatt kan du søk frem og legge til enkeltbrukere. Du kan kun legge til brukere med mobilabonnement hos Phonero. 2.2 Informasjon om ansatte I feltene Kostnadskode og Ansattnummer kan bedriften selv legge inn egne verdier. Feltene vises i rapporter som hentes ut. Huk av Aktiver innrapportering og velg SMS eller Epost for at den ansatte skal rapportere sin bruk av innholdstjenester hver måned. 2.3 Oppsett av regler for lønnstrekk Ved å huke av for ett eller flere av disse valgene, kan man etter at faktura er mottatt, ta ut rapporter på de ansatte som viser andelen forbruk i hver kategori til lønnstrekk o.l. I tabellen under forklares valgene: Avhuking Til utland Roaming Mandagfredag Lørdag og søndag Fribeløp Beskrivelse All trafikk fra Norge til utenlandske nummer All trafikk i og fra utlandet, til norske eller utenlandske nummer All trafikk i Norge og utlandet mandag til fredag, mellom tidspunktene man definerer All trafikk i Norge og utlandet lørdag og søndag Ett beløp som bedriften dekker hver måned. Alt bruk over fribeløpet fremkommer i rapportene Produkter og tjenester teller med i dette fribeløpet Er andre valg huket av, vil forbruket fra disse ikke regnes med når fribeløpet beregnes I rapportene fremkommer beløpene for de valg som er gjort under feltet Lønnstrekk trafikk & abonnement. Se egen beskrivelse av rapportene under avsnitt 4. Rapporter for ytterligere detaljer.

5 2.4 Oppsett av regler for innholdstjenester Hver ansatt kan skattefritt benytte inntil kr 1000 på innholdstjenester. Det er bedriften som selv velger om denne bruken skal dekkes eller ikke, men det utløser ingen skatteplikt for den ansatte utover normal fordelsbeskatning for bruk av telefonitjenester (per 2014 kr 4392 per år). Privat bruk av innholdstjenester over kr 1000 per år skal enten trekkes i lønn eller den ansatte skal fordelsbeskattes for bruken. Bedriften må selv holde løpende oversikt (per måned) over den enkeltes forbruk. I Skatt & Lønn er det funksjonalitet for at den ansatte kan innrapportere forbruket, slik at bedriften hver måned har nødvendig oversikt. I tabellen under forklares valgene: Kategori Undervalg Rapportfelt Beskrivelse Bruk under kr 1000 All bruk av innholdstjenester under kr 1000 Dekkes jobb Bedriften dekker all bruk av innholdstjenester Innrapporteres Lønnstrekk Den ansatte rapporterer inn hva som er privat innholdstjenester Bedriften kan velge å trekke den ansatte i lønn Bruk over kr 1000 All bruk av innholdstjenester over kr 1000 Lønnstrekk Lønnstrekk Den ansatte trekkes i lønn for all privat bruk innholdstjenester av innholdstjenester Fordelsbeskatning Tillegg lønn Den ansatte fordelsbeskattes for all privat fordelsbeskatning bruk av innholdstjenester Det beløpet som gjør at den ansatte overstiger kr 1000, vil fremkomme som under kr 1000 i rapportutdraget. Dette gjelder f.eks. hvis en ansatt en måned har benyttet kr 990, og deretter benytter en innholdstjeneste for kr 20. Da vil hele beløpet på kr 20 telle som under kr 1000 på innrapporteringen. Merk også at forbruket som innrapporteres, baserer seg på det som fremkommer på den aktuelle faktura, og ikke hensyntar for hvilken periode det er benyttet. Det innebærer at det er forbruket for mars som gjelder, når man rapporterer i april. Det er i tillegg et eget valg, med teksten Standardvalg for innrapportering ( ). Her kan man definere hva som skal være satt til standard når brukeren innrapporterer. Hvis brukeren ikke rapporter eller lar være å endre på standardvalget, vil det være gjeldende når fristen for innrapportering utløper. Merk at det er mulig for deg som administrator å overstyre brukerens valg i etterkant, dersom det skulle være ønskelig. 2.5 Utsendelse av varsel til brukere Fra valget Oppsett varsling, legges det inn hvilken dag varsling skal sendes til brukere som er lagt til i modulen. Varslingen sendes automatisk per SMS eller epost, avhengig av hva man har valgt. Den tidligste datoen for utsendelse er den 8. i hver måned. Dersom det skulle være behov, kan du i tillegg sende ved en tekst til alle brukere som følger varselet. Merk at det må skrives inn egen tekst per varslingstype. Mottakeren av varselet vil få en lenke til en webside hvor de kan innrapportere sitt forbruk på innholdstjenester, og markere hva som er privat eller jobb. Hva den enkelte har innrapportert er tilgjengelig fra oversikten, enten ved å se på valget Innrapportering for deretter å utvide hver enkelt ansatt, eller ved å klikke på navnet til den ansatte under valget Ansatte.

6 3. Innrapportering av innholdstjenester Løsningen holder oversikt over bruk som er påløpt etter at abonnementet ble aktivert, og fra den måneden man tok i bruk og la inn brukeren i Skatt & Lønn. Det innebærer bla. at forbruk hos tidligere leverandør ikke er tilgjengelig eller hensyntas. Bedriften kan selv gjøre korrigeringer for dette basert på de rapporter som er tilgjengelig fra rapportmodulen. 3.2 For den ansatte Alle ansatte som mottar varsel per SMS eller epost, mottar en lenke som benyttes for innrapporteringen. Ved å klikke på lenken, åpnes en webside hvor hver enkelt forekomst av innholdstjenester fremkommer. Her kan de legge inn en kommentar, samt velge om bruken er privat eller jobb. Websiden er tilpasset bruk på både mobil, nettbrett og PC/Mac. 3.3 For lønningskontoret Etter at datoen som er satt opp i 2.5 Utsendelse av varsel til brukere er passert, vil de ansatte ikke lenger kunne endre på innrapporteringen. Dersom man har administrasjonstilgang, kan man dog endre på dette for brukeren fra valget Innrapportering. I denne oversikten ligger også eventuelle kommentarer den ansatte har lagt inn i forbindelse med innrapportering. 3.4 Logg ved utsendelse Fra valget Logg for utsendelse kan man se alle utsendelser og hvor vidt de var vellykket. Dersom en utsendelse har feilet, kan man fra valget på høyre side sende på nytt. 4. Rapporter Fra valget Vis rapporter ekspanderes de tilgjengelige rapportene. Ved å klikke Lag rapport, lastes rapporten ned i Excelformat. Som standard vises inneværende måned, men fra nedtrekksmenyen kan man velge en annen tidsperiode. Hovedrapport per bruker: I denne rapporten kan man hente ut en oversikt splittet opp i egne kolonner for fordelsbeskatning og lønnstrekk. Dersom innholdstjenester blir kreditert fra tidligere måneder, vil dette fremkomme i rapporten. Avstemning lønnstrekk: Fra denne rapporten kan man hente ut en oversikt splittet på de forskjellige lønnstrekkvalgene, inkludert oversikt over brukere som har oversteget fribeløpet dersom dette er angitt. Avstemning innholdstjenester: I denne rapporten kan man hente ut informasjon om bruk av innholdstjenester per bruker, med bla. informasjon om hvor stor andel av forbruket som er over eller under kr Detaljrapport lønnstrekk I detaljrapporten vises konkret hva den ansatte har brukt, som har ført til lønnstrekk. Ved behov for ytterligere detaljer, kan man i tillegg bruke samtalespesifikasjonsrapporten fra Rapportmodulen i Bedriftsportalen. Detaljrapport per innholdstjeneste I detaljrapporten vises konkret hva den ansatte har brukt av innholdstjenester, med beløp og nummer.