Hva er digital signering og. hvordan fungerer det?

Transkript

1 Hva er digital signering og hvordan fungerer det?

2 Hva er digital signering og hvordan fungerer det? Vi har fått flere henvendelser om å ordne med elektronisk signering i våre avtalemaler. Signeringsløsningen ligger ikke i et dokument, så utleier må selv sørge for ta i bruk elektronisk signering. Man kjøper en løsning hvor man henter opp et dokument og sender det til signering. Vi har undersøkt med noen forskjellige leverandører, hvordan det foregår.

3 Fordeler med å signere digitalt Kortere behandlingstid Mottakeren av dokumentet blir varslet umiddelbart på e-post og SMS og kan signere på mobilen hvis hun/han ønsker det Det blir billigere sammenliknet med de direkte kostnadene av papir, porto, toner/blekk, etc. sier leverandørene Det går raskt Ikke behov for print, scan, post eller bud. Vi sparer miljøet for papir og toner, og evt. transport Leverandørene mener det er tryggere fordi signaturen blir entydig knyttet til identiteten til den som signerer. Det signerte dokumentet forsegles og lagres på en trygg måte «i skyen» som gjør at du lett kan finne det tilbake.

4 De leverandørene vi har sett på og det finnes mange flere

5 De leverandørene vi har sett på og det finnes mange flere Det finnes mange forskjellige løsninger, men selve signeringsbiten er relativt lik. Signere/Idfy startet med Studentsamskipnaden og har utviklet seg til å jobbe for alle bransjer og også mot utlandet. Idfy er Skanskas leverandør se nettsiden for brukerveiledning for mottaker. (Hvem vi er Informasjon til leverandører Digital signering) Andre referanser: Vipps, Visma, Lendo m.fl. Signant med utvikler Maestro har blitt tatt i bruk av et av våre medlemmer. Se nettsiden for flere referanser. Signicat er et amerikansk selskap. Utviklet MinID og anbefales for offentlige etater av DIFI. Postens løsning for private bruker Signicat.

6 Hvordan fungerer det? Opprettelse av PDF Utsendelse, varsling og påminnelser med mail og SMS Signering med BankID Bevis med tidsstempel i følge EUstandarden Arkivering i eget system og kryptert backup i min. 5 år

7 Hvordan fungerer det? Et hvilket som helst dokument i PDF kan signeres elektronisk. Vi har undersøkt signering med BankID. Det finnes andre private signeringsnøkler, dansk og svensk BankID. Man logger inn i den løsningen man har valgt, henter opp dokumentet og sender til mottager. Mottager blir varslet via E-post og SMS. Han eller hun klikker på lenken og starter signeringsprosessen. Tidsstempel som følger EU-standarden PAdES. Tekniske spesifikasjoner og nærmere beskrivelse vil du få fra den leverandøren du velger.

8 Mottageren får beskjed via E-post og SMS Mottakeren klikker på lenken i meldingen og nettleseren startes og signeringsprosessen iverksettes.

9 Mottageren får beskjed via E-post og SMS Mottakeren klikker på lenken. Man logger inn med BankID, leser dokumentet og starter så signeringsprosessen. Den fremgår på samme måte som når man får tilsagn på et lån. Man klikker på lenken for dokumentet og leser det. Så får man valget «Innholdet er forstått og jeg er klar til å signere», og signerer med sin BankID.

10 Forsideark til et signert dokument «Dette dokumentet er signert med elektronisk signatur. En elektronisk signatur er juridisk forpliktende på samme måte som en håndskrevet signatur på papir. Denne siden er lagt til dokumentet for å vise grunnleggende informasjon om signaturen(e), og på de følgende sidene kan du lese dokumentet som er signert. Vedlagt finnes også en PDF med signaturdetaljer, og en XML-fil med innholdet i den elektroniske signaturen(e). Vedleggene kan brukes for å verifisere gyldigheten av dokumentets signatur ved behov.» (Ved forsøk å endre etter signering, kommer det opp et varsel i rødt i toppen av dokumentet.) Denne går igjen på hver side av dokumentet, når det blir lagret etter signering.

11 Vær OBS på følgende Du trenger ikke signeringsfelt i bunn av kontrakten men det kan være nødvendig å gjøre plass et sted i bunn eller på toppen til sertifikatet Mottakerne som skal signere dokumentet må ha BankID Hos noen leverandører må signanten bruke passordet også for BankID på mobil Du må huske på å legge til deg selv som mottaker hvis du også skal signere dokumentet Alle mottakerne bør ha en unik e-post og mobilnummer

12 Signeringsprosessen trinn for trinn Her følger en forenklet versjon av en brukerveiledning til en tilfeldig valgt leverandør. Den logo som vises på noen av sidene vil bli erstattet av din bedrifts logo.

13 Når du logger inn på portalen møtes du av et oversiktsbilde som viser dokumentstatistikk og nøkkeltall for sendte og signerte dokumenter. Til venstre er en meny hvor du kan betjene profil, dokumenter og faste register. For å sende ut et dokument til signering, velg «Dokumenter» i menyen. Du får da mulighet å hente opp dokumentet som skal signeres.

14 Når dokumentet er lastet opp må du fylle ut Tittel og Beskrivelse av dokumentet som skal signeres. Dette er fordi informasjon skal flettes inn i e-posten som sendes til mottaker. Som standard hentes tittel automatisk fra filnavn på dokumentet. Huker du av denne boksen vil dokumentet kun være synlig for deg og administrator etter at dokumentet signert.

15 Før dokumentet kan sendes må du legge til mottaker(e). Det som må legges inn er Fornavn, Etternavn, Mobilnummer og E-post. De andre feltene er valgfrie. Legger du inn personnummer må mottaker identifisere seg med BankID før han/hun får mulighet til å se og signere dokumentet. Dette kan være nyttig f.eks. hvis dokumentet er sensitivt. Skal flere personer signere dokumentet, velg «Legg til mottaker». Skal du selv signere dokumentet må du huske å legge til deg selv som mottaker.

16 Mottakeren klikker på lenken og nettleseren startes og signeringsprosessen iverksettes.

17 Man oppgir så fødselsnummer (11 siffer) og kjører BankID-prosess «som vanlig». Merk at man kan velge ulike metoder for å generere engangskode ved å klikke «Velg annen BankID» under koderuten. NB! Hva som er tilgjengelig av engangskode-metoder her vil være personavhengig basert på hva BankIDbrukeren har aktivert. BankID på mobil vil f.eks. kun komme opp som alternativ dersom signanten har aktivert det i sin nettbank.

18 BankID-vinduet vises og mottakeren må klikke for å vise dokumentet. Deretter må mottakeren huke av for at «Innholdet er forstått og jeg er klar til å signere».

19 Når dokumentet er signert kan du og mottakeren bli varslet om det dersom satt det opp slik under avanserte egenskaper i steg 2 av dokumentutsendelsen. Den eller de som har signert kan selv logge inn og laste ned det signerte dokument ved å logge inn med sin BankID på signere.no