Telefonreglement for Alstahaug kommune

Transkript

1 Telefonreglement for Alstahaug kommune

2 Innholdsfortegnelse 1. Generelt Definisjoner... 3 Kontortelefon... 3 Vakttelefon... 3 Tjenestetelefon (mobiltelefon) Hjemmeløsning som ikke dekkes av arbeidsgiver Ulike telefonordninger Kontortelefon Kriterier for tjenestetelefon Kriterier for vakttelefon Skatteregler Abonnement Valg av mobiltelefon Kostnader Ansvar Enhetsleder har ansvar for følgende: Medarbeiders ansvar Avgjørelsesmyndighet Endring av reglementet Gyldighet... 6

3 1. Generelt Reglementet skal sikre mest mulig ensartet praksis for tildeling av tjenestetelefon/vakttelefon og dekning av telefonutgifter for ansatte i Alstahaug kommune, samt at innrapportering er i samsvar med gjeldende skatteregler. 2. Definisjoner Kontortelefon Kontortelefon defineres som telefon/ip telefon/mobiltelefon GSM som er plassert på et kontor/møterom, eller som arbeidstaker legger igjen på arbeidsplassen ved arbeidstidens slutt. Vakttelefon Vakttelefon er mobiltelefon/tjenestetelefon som inngår i en form for vaktordning og mobilabonnementet er knyttet til en tjeneste. Tjenestetelefon (mobiltelefon) Tjenestetelefonen er mobiltelefon som er registrert på en bestemt person og tas med hjem. Telefonen benyttes også av arbeidstakeren privat. 2.1 Hjemmeløsning som ikke dekkes av arbeidsgiver. Alstahaug kommune dekker ikke følgende hjemmeløsninger: Fasttelefon analog/isdn Fast internett fiber/adsl med unntak for de som har egen særavtale. 3. Ulike telefonordninger 3.1 Kontortelefon Alstahaug kommune benytter forskjellige typer telefoni etter kost/nytte. En kontortelefon kan være vanlig telefon, IP telefon eller lignende, som er plassert på kontor/møterom, eller som arbeidstaker legger igjen ved arbeidstidens slutt. 3.2 Kriterier for tjenestetelefon Tildeling på bakgrunn av stillingens art. Telefonreglement for Alstahaug kommune Alstahaug kommune 3 av 7

4 Med bakgrunn i stillingens art og ønske om økt tilgjengelighet i arbeidstiden, samt tilgjengelighet for administrasjonssjefen i spesielle situasjoner utenfor arbeidstid, bør følgende stillinger i Alstahaug kommune tildeles tjenestetelefon: Ordfører Administrasjonssjef Ass. administrasjonssjef Kommunalsjefer Enhetsledere Kommuneoverlege Andre etter særskilt vurdering Det innberettes en skattepliktig fordel på den enkelte på kr 4392,- pr. år (justeres årlig i hht. gjeldende skatteregler). 3.3 Kriterier for vakttelefon Vakttelefon er telefoner som skal være bemannet i et gitt tidsrom, for eksempel 24/7 eller fra kl dette er telefoner som kun skal benyttes i arbeid (vaktturnus) og som benyttes av den som til enhver tid har vakt. Det beregnes ingen privat fordel av denne bruken. Eksempel på tjenester som kan ha/har behov for vakttelefon er hjemmetjenesten, i forbindelse med brøyting, vakt i forbindelse med vann- og avløp. 4. Skatteregler I henhold til Skatteloven 15-12, 5. ledd vil arbeidstaker bli sjablongbeskattet med et inntektspåslag på kr 5 000,- for elektroniske tjenester. Alstahaug kommune dekker abonnement/bruk inntil kr 6000,- pr. år for ansatte og kr 8000,- pr. år for ledere. Kommunen dekker inntil kr ,- pr år for administrasjonssjefen. Overforbruk faktureres den ansatte dersom ikke spesielle forhold tilsier noe annet. 5. Abonnement IKT enheten velger abonnementstype (tale/data) etter behov og gjeldende avtaler. Det er ikke tillatt å benytte tjenester som: Telefonreglement for Alstahaug kommune Alstahaug kommune 4 av 7

5 Teletorg Underholdningstjenester på SMS Betalinger via SMS med unntak for relevante betalinger i forhold til sin jobbutøvelse 6. Valg av mobiltelefon Ved anskaffelse av tjenestetelefon (mobil) skal IKT enheten i Alstahaug kommune kontaktes via Brukerstøtte med inngang fra intranettet. Det skal velges en type mobil som IKT kan supportere. Ved feil på telefoner sendes disse på service via IKT enheten. Tilgjengelige telefoner ligger i HALD Meny/Meld til brukerstøtte, under «Bestille datautstyr». 6.1 Kostnader Kostnadene belastes den enkelte enhet. IKT enheten oversender enhetsledere forbruksrapport 1 gang pr år. 7. Ansvar 7.1 Enhetsleder har ansvar for følgende: At telefonreglementet for Alstahaug kommune gjøres kjent for alle Påse at forbruket er innenfor gjeldende satser Opplyse medarbeider om skatt på mobil som blir tatt med hjem Fylle ut rutineskjema med valg av abonnement telefon osv. Sørge for at medarbeider skriver under på avtalen Enhetene skal ha rutiner for å holde oversikt over hvem som har tjenestetelefon Telefoner som blir tatt med hjem skal også rapporteres til lønningskontoret slik at det kan fordele skatt pr. måned. Rutineskjemaet sendes underskrevet til arkiv for innskanning i ESA/personalmappen. Ved endringer i arbeidsområde eller oppgaver skal tjenestetelefon vurderes på nytt Innvilget tjenestetelefon opphører når arbeidstaker slutter, går ut i ulønnet permisjon eller når vilkårene for tildeling endres. 7.2 Medarbeiders ansvar Medarbeider (mobilbruker) har ansvar for følgende: Holde seg innenfor gjeldende beløp Telefonreglement for Alstahaug kommune Alstahaug kommune 5 av 7

6 De som har tjenestetelefon må installere appen Mitt Telenor for å følge med forbruket Følge med dersom det kommer SMS om at grensen for datatrafikk nærmer seg eller er oversteget Gi beskjed til leder dersom abonnementet bør endres til et nivå som passer bedre 8. Avgjørelsesmyndighet Tjenestetelefonen (mobil) innvilges av enhetsleder/leder. Innkjøp av mobiltelefonen og bestilling av abonnement gjøres av IKT enheten. 9. Endring av reglementet Administrasjonssjefen har fullmakt til å gjøre endringer i reglementet på bakgrunn av endringer i priser, lover, forskrifter, skatteregler 10. Gyldighet Telefon reglementet for Alstahaug kommune gjelder fra Telefonreglement for Alstahaug kommune Alstahaug kommune 6 av 7

7 Avtale om arbeidsgiverfinansiert mobiltelefon Avtalen fylles ut av leder. Dokumentet skal etter at det er underskrevet av ansatt og arbeidsgiver arkiveres i esa sak.. Dato: Navn ansatt: Født: Mobilnummer: Enhet: Mobilbruk: Ansatt har mobiltelefonen definert som jobbtelefon og telefonen legges igjen på arbeidsplassen ved kontortidens slutt Ansatt har mobiltelefonen definert som tjenestetelefon Sett kryss Vilkår: Avtalen inngås i henhold til retningslinjene i Alstahaug kommunes telefonreglement og de til en hver tid gjeldende skatteregler. Arbeidsgiver kan kreve tilbakebetaling ved bruk av mobiltelefoni ut over fastsatt beløpsgrense og/eller for mobilbruk som ikke dekkes etter gjeldende interne retningslinjer Alle som har mobiltelefon betalt av arbeidsgiver skal ha mobiltelefonnummeret oppgitt i Alstahaug kommunes telefonliste på intranett. Ansatt skal melde fra til leder hvis det kommer SMS om at grensen for datatrafikk nærmer seg. Sandnessjøen, dato: Sandnessjøen, dato: Leder Arbeidstaker Telefonreglement for Alstahaug kommune Alstahaug kommune 7 av 7