13/ HK/RÅD/ISP

Transkript

1 Til: Torger Aarvaag Inger Johanne L. Steinveg Svein Johny Forren Eli Mette L. Vitsø Sigrun Alsvik Inger Lise Øyan Waade Mona Forren Wenche Johansen Elin Bondhus Bakken Ingvild Myklebust Haugen Marit Lian Randi Vaagan Roar Kjerstadmo Siv Tove Sødal Ola Sødahl Wenke Hyttnes Randi Viken Oddlaug Børseth Brekken Irene Meland Kopi til: 13/ HK/RÅD/ISP REFERAT FRA ENHETSLEDERMØTE Tilstede: Torger Aarvaag, Inger Johanne L. Steinveg, Svein Johny Forren, Eli Mette L. Vitsø, Sigrun Alsvik, Inger Lise Øyan Waade, Mona Forren, Wenche Johansen, Elin B. Bakken, Ingvild M. Haugen, Marit Lian, Randi Vaagan, Roar Kjerstadmo, Siv Tove Sødal, Ola Sødahl, Wenke Hyttnes, Randi Viken og Inger Sporild. Forfall: Oddlaug B. Brekken, Irene Meland.

2 Saklisten ble sendt ut pr. e-post fra rådmann: 1. Fast sekretær i enhetsledermøtene 2. Kommuneplanlegger 3. Kommunestyremøte investeringsprosjekt 4. Årshjul 5. Lean oppstart 6. Fokusområder lederavtaler Ny organisasjonspolitikk 8. Ny enhetslederstilling Kultur 9. Møte asylmottak 10. Eventuelt Sak 1: Fast sekretær i enhetsledermøter Inger deltar og skriver referat fra enhetsledermøtene. Sak 2: Kommuneplanlegger Ingun går av med AFP Ny kommuneplanlegger er allerede på plass og i full opplæring. Avslutning for Ingun vil bli holdt etter at hun har sluttet, rekker det ikke før. Sak 3: Kommunestyremøte investeringsprosjekt Mandat: Kommunaltekniske prosjekt gjennomføres i sin helhet administrativt. Når Formannskap er plannemnd mandat fra kommunestyret Når rådmann er plannemnd mandat fra rådmann I henhold til kommunens reglement for gjennomføring av kommunale bygge- og anleggsprosjekt, skal formannskapet være plannemnd for prosjekt som overstiger 4 mill. kr. eks. mva. Plannemnda har ansvaret for at planprosessen gjennomføres forsvarlig og i henhold til reglement og mandat. Plannemnda avgjør valg av entrepriseform. Nemndas arbeid avsluttes vanligvis når prosjektet er ferdig detaljplanlagt, men den legges ikke ned før bygge- og anleggsprosjektet er fullført. Prinsipielle endringer og vesentlige planendringer i byggeperioden skal forelegges plannemnda. Adm. plannemnd som opprettes etter hvert. Rådmann vil engasjere seg i enkelte plannemnder, men normalt vil enhetsleder Teknisk, landbruk, miljø, prosjektleder Olav Aa, aktuell enhetsleder og verneombud delta. Investeringsprosjekt: Rehabilitering rådhus 18 mill. Utdrag av vedtak i K-sak 3/13: o Plannemnda vurderer og godkjenner endelige detaljplaner for rehabilitering av rådhuset innenfor en kostnadsramme på 18 mill kr i 2013 og o Et delmål med prosjektet er å vurdere løsninger som gjør det mulig å samlokalisere lokaler for administrasjon og saksbehandlere på tekniske tjenester og kulturadministrasjon. o Det legges opp til en prosess som gjør det mulig å følge oppsatt tidsplan med hensyn til anbud på leie av kulturlokaler, da det i denne prosessen må tas hensyn til resultatet av formannskapets vurdering av alternative muligheter i rådhuset. o Det planlegges ut i fra at kommunestyremøtene også for framtida kan holdes utenfor rådhuset, noe som innebærer at dagens kommunestyresal permanent kan omdisponeres til annet formål.

3 Rådmannen orienterte videre om at det legges opp til at Lidalsbygget tømmes, og at ett publikum-mottak opprettes i rådhuset. Her er det mulighet for besparelser. Det har vært avholdt personalmøter med alle ansatte på Teknisk, landbruk, miljø og Kultur ang. kontorlokaler/felles mottak. Utvidelse av Hemne legesenter 7,9 mill. o Ikke oppnevnt plannemnd enda, saken skal opp i formannskapet igjen o Signert leieavtale med legene må foreligge før prosjektet sendes ut på anbud Omsorgsboliger TTF 22,8 mill. o Omhandler 6 boliger beliggende ved TTF o Forskjellige løsninger mulig kostandene øker o I tilfelle økte kostnader må saken opp i kommunestyret igjen Friluftsbarnehage Grøtnes 5,77 mill. o Prosjektet er ikke detaljprosjektert enda. o Vil bli en friluftsbarnehage som hører inn under Grøtnes bhg., men fysisk plassering er ikke bestemt enda o Ass.rådmann, enhetsleder og verneombud fra Grøtnes bhg., og prosjektleder Olav Aa har vært på befaring i 2 friluftsbarnehager i Tr.heim, og har fått mange gode innspill i det videre arbeidet. Sak 4: Årshjulet Årshjulet 2013 er ferdig redigert. Legges ved som vedlegg i lederavtalene. Ligger i ESA (10/ ) og på wisweb. Sak 5: Lean oppstart KS v/ine Ch. Haustreis (rådgiver og prosessveileder) kommer i februar. Det kjøres 3 piloter: barnevern, teknisk byggesak og intern møtestruktur. Senere vil hjemmesykepleie, Sodin adm. og endre arb.prosesser rådhusprosjektet være aktuelle. Daniel Lossius (konsulent arealplan og byggesak) blir Lean-koordinator. Etter hvert vil det bli opplæring på enheter samlinger i mars/april. Sak 6: Fokusområder lederavtaler 2013 Det er fokus på/tatt inn følgende: BMS og kvalitetssikring Årsbudsjettmål Økonomistyring VIKTIG Lean Alle enheter skal engasjere seg i ny org.politikk Sak 7: Ny organisasjonspolitikk Ny organisasjonspolitikk skal beskrive hvordan vi ønsker at det skal være. Stikkord er prinsipp for ledelse, styringsverktøy og rekrutteringsbehov/kompetansebehov. Utarbeidelse av ny organisasjonspolitikk vil kreve grundig involvering fra tillitsvalgte. Det er utfordringer på helsesiden Birgitte V. Snekvik har søkt om fritak fra kommuneoverlegejobben, og dette er innvilget f.o.m Hun har nå 1 års permisjon (fra ) for å ta praksisår for godkjenning av spesialisering innen allmennmedisin ved Orkdal DPS.

4 Funksjonen «samfunnsmedisinsk senter» blir viktigere og viktigere. Rådmann har vært i kontakt med kommunene i rundt oss ang. felles kommuneoverlegestilling plassert ved SiO. Veldig positive signaler fra de fleste, har ikke hørt fra Surnadal og Rindal. Vi må ha på plass et koordinerende ledd innen helse i Hemne kommune neste år. Vi har allerede delvis finansiering på plass (40 % kommuneoverlegestilling utgår) Dette året blir et «unntaksår» når det gjelder kommuneoverlegejobben. Vi må se på muligheter for å inngå avtaler med andre kommuner når det gjelder oppgaver innenfor miljørettet helsevern og smittevern. Sak 8: Ny enhetsleder Kultur Slik det er i dag inngår 50 % stilling som rektor for kulturskolen og tilskuddsordningsoppgaver i enhetslederstillingen ved Kultur, og dette ser vi er for krevende. Ny enhetsleder Kultur vil ha en lederrolle innenfor mestringsperspektivet hvordan utnytte det vi har i kommunal regi sammen med frivillige lag og organisasjoner. Sak 9: Møte asylmottak Herbjørn Jenssen er ny leder ved mottaket. Det vil bli arrangert et møte med ny leder og representant fra helsestasjon, Pleie og omsorg, NAV, Barnevern, Sodin og Kultur. Utfordring/perspektiv: Regnbuen barnehage kvalitet. Sak 10: Eventuelt Under eventuelt ble følgende saker meldt inn: Spørsmål rundt gaver etiske retningslinjer Samarbeidsavtale Bedriftshelsa Spørsmål om barnehage/sfo-tilbud i juli Delegeringsreglement Egenmelding rutiner Nytt lønns-og personalsystem m.m. Strategisk kompetanseplan Betalingsregulativ og vedtekter barnehager Stillingshjemler Hjemmeside Spørsmål rundt gaver etiske retningslinjer: Hovedregel er at vi ikke tar i mot noe. Hvis ansatte holder innlegg/foredrag etc., som ikke er knyttet til enkeltavgjørelser, er det ok å ta i mot en liten oppmerksomhet. Det vises til kommunens etiske retningslinjer. Samarbeidsavtale Bedriftshelsa Forslag til samarbeidsavtale for 2013 ble delt ut og gjennomgått. Det ble enighet om følgende: - timer avsatt til samling for verneombud/tillitsvalgte utgår (12) - timer avsatt til ergonomikartlegging ved Svanem, Bakkely og Grøtnes bhg. (90) utgår - det legges inn 14 timer til ulike byggeprosjekt (regner 2 t. pr. prosjekt; renseanlegg, basseng, garderober, TTF, barnehage, rådhus, Sodin) - Svømme og livredningskurs for skolene flyttes til neste år (4 timer) AMU behandler samarbeidsavtalen 25. februar. Frist for tilbakemeldinger fra enhetene settes til 22. februar (send på e-post til Inger). Ta utgangspunkt i lover og forskrifter som gjelder for enheten internkontrollforskriften, arbeidsmiljøloven m/forskrifter og «faglover» innenfor enhetens fagområde. Se også «Forskrift om arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste» - her finner dere hva vi skal sørge for at bedriftshelsetjenesten hjelper oss med. Årsrapporten for 2012 fra Bedriftshelsa finner dere i ESA (12/274-32).

5 Spørsmål om barnehage/sfo-tilbud i juli Pleie og omsorg har problemer med å få tak i folk i forb. m/ferieavvikling i uke 30 hvert år, og ønsker å vite om barnehage/sfo vil være åpent i år. Svaret er at SFO er steng i juli, mens barnehagene har satt frist til 1. mai for påmelding av barn som ønsker å være i barnehagen i juli. Den barnehagen som får flest påmeldinger blir åpen i juli (NB: avhengig av nok påmeldinger). Fra og med neste år blir alle barnehagene stengt i 3 uker (vedtektsendring gjennomført på grunnlag av at svært få foreldre ønsker sommeråpne barnehager). Delegeringsreglement Delegeringsreglement for hele kommunens virksomhet ble vedtatt i kommunestyret Gjelder ut inneværende valgperiode; Oppdatert hefte vil bli sendt ut. Reglementet finner dere også under «Styrende dokument» i wisweb. Egenmelding - rutiner Viktig at egenmeldinger blir levert lønnskontoret snarest mulig. En opplever i dag at egenmeldinger blir liggende for lenge på enheten, som igjen gjør at vi ikke kan stole på sykefraværsstatistikken som tas ut av lønnssystemet. Prosedyre for egenmelding må tillegges frist for innlevering av egenmelding til lønnskontoret. Nytt lønns- og personalsystem m.m. Januar, februar og kanskje deler av mars er svært travle for økonomiavdelingen. Målsetting er at alle enhetsledere m. fl. skal være «oppe» som rapportbrukere i Visma før sommeren, slik at dere selv kan inn å hente opplysninger i lønnssystemet. Økonomisystem i Visma kommer i Vi har mange systemer (for eksempel Visma skole, Sampro, Vokal) viktig med integreringsløsninger når en skal gjøre endringer i det enkelte system. Strategisk kompetanseplan Strategisk kompetanseplan for Pleie og omsorg ble vedtatt i kommunestyret Formannskapet er svært fornøyd med det grundige arbeidet som er gjennomført. Planen vil bli en mal for kompetanseplaner for øvrige enheter. Betalingsregulativ og vedtekter barnehager Betalingsregulativ og vedtekter for barnehagene er endret. Enhetsledere barnehage må oppdatere sin hjemmeside. Stillingshjemler I forbindelse med innføring av nytt lønns- og pers.system, er det opprettet ny hjemmelsstruktur. Det er lagt inn nye hjemmelsnummer på ansatte, mens vakante stillinger ikke er tildelt hj.nr. enda. Enhetene vil få lister så snart alle hjemmelsnummer er lagt inn. Til så lenge bes det om at dere tar kontakt med Inger når dere har behov for å vite rett hjemmelsnummer. Hjemmeside Tidsfrist for å legge inn det som skal på «ny» hjemmeside er satt til 1. mars. En håper at ny hjemmeside kan være «oppe å gå» i april/mai. Med hilsen Inger Sporild rådgiver dir. innv inger.sporild@hemne.kommune.no