14/ HK/RÅD/ISP

Transkript

1 Til: Elin Bondhus Bakken Eli Mette L. Vitsø Ingvild Myklebust Haugen Irene Meland Inger Johanne L. Steinveg Inger Lise Øyan Waade Mona Forren Oddlaug Børseth Brekken Ola Sødahl Reidar Klungervik Roar Kjerstadmo Randi Vaagan Svein Johny Forren Siv Tove Sødal Torger Aarvaag Wenke Hyttnes Wenche Johansen Sigrun Alsvik Kopi til: 14/ HK/RÅD/ISP REFERAT FRA ENHETSLEDERMØTE Tid: Tilstede: Torger Aarvaag (t.o.m. sak 9), Wenche Johansen, Irene Meland, Roar Kjerstadmo, Arnt Joar Moen (t.o.m. sak 9), Sigrun Alsvik, Eli Mette L. Vitsø, Inger-Lise Ø. Waade, Oddlaug B. Brekken, Mona Forren, Ingvild Haugen, Inger-Johanne L. Steinveg, Wenke Hyttnes, Randi Vaagan, Siv Tove Sødal (f.o.m. sak 9), Svein Johny Forren (f.o.m. sak 9). Forfall: Elin B. Bakken, Ola Sødahl.

2 Sakliste ble sendt ut pr. e-post / fra rådmann Torger Aarvaag: 1. Oppsummering ledersamtaler 2. Status investeringsprosjekt (Roar) 3. Kommuneplanens samfunnsdel (Torger) 4. Status kommuneoverlege/samfunnsmedisiner/interkom. samarbeid (Torger) 5. Beredskap evaluering etter jordras (Torger) 6. Fullmakter (Torger) 7. HMS-mål (Inger) 8. Oversikt registre IKT sikkerhet og systemeiere (Oddvar) 9. Stormøte barn / unge (Svein Johny) 10. Frivilligsentralen samarb.m/kommunen hva kan vi få ut av sentralen? (Reidar) 11. Felles mottak status 12. Rundskriv fra Bufdir utlysning av midler til oppfølgings- og losfunksjoner for ungdom 2014 (Siv) I tillegg ble det informert om ny kommunalsjefstilling, medarbeiderundersøkelsen 2014, status felles mottak i rådhuset og ny personal og lønnsavdeling. Sak 1 Oppsummering ledersamtaler Torger oppsummerte: Fin runde med ledersamtaler De aller fleste ser betydningen av å følge opp kvalitetssystemet/bms o Enhetene som jobber best med dette får best resultater, også på medarbeiderundersøkelsen o Viktig for faglig utvikling o Her er det informasjon som kan brukes både internt og eksternt o VIKTIG AT KVALITETSSYSTEMET/BMS FØLGES OPP Tilbakemeldinger fra enhetslederne er at fagstaben fungerer bra. Også grei tilbakemelding fra staben Vi har bygd en plattform som er grei å bygge videre på bruk denne Torger orienterte deretter litt fra kommunestyremøte 25/3 og poengterte viktigheten av kvalitet og effektivitet i saksbehandlingen o Saksbehandlerrutine må på plass (Torger skriver denne) o Vil ha opp indikatorer på saksbehandling i enhetene der det er mulig. Spørsmål i indikatoren: antall saker, antall klager, antall klager med medhold. Måles to ganger pr. år Sak 2 Status investeringsprosjekt Roar orienterte. Det vises til vedlagte notat 10/

3 Sak 3 Kommuneplanens samfunnsdel Torger gikk igjennom utkast til kommuneplanens samfunnsdel (12/ ). Samfunnsdelen har tre hovedsatsingsområder, hver med delmål: Livskvalitet Attraktivitet Arealutvikling Samfunnsdelen er et viktig dokument i forhold til budsjettprosessen i høst. Det vil bli en prosess i forkant av budsjettprosessen for å bygge opp hvordan dokumentet skal se ut. Endelig versjon vil bli ettersendt så snart den foreligger. Sak 4 Status kommuneoverlege/samfunnsmedisiner/interkommunalt samarbeid Torger orienterte om at det høyst sannsynlig vil bli inngått avtale med Ørlandet kommune ut 2014, muligens lenger hvis ikke SiO klarer å løse dette for oss. Sak 5 Beredskap evaluering etter jordras Torger orienterte om hva som skjedde i forbindelse med jordskred på Fosseflata 13/3. Viktige punkter vi tar med oss videre er: - Alltid en i kommuneledelsen som leder arbeidet - Ordfører står for kommunikasjon med media - De som kan få uteoppdrag må sørge for å ha nødvendige klær og støvler tilgjengelig - Har anskaffet to satellitt-telefoner, ligger på kontor til TAA. Tlf.nr. er og Legg gjerne inn tlf.nr. på mobilen, - For øvrig vises til prosedyren «Ajourhold beredskapsplaner» Sak 6 Fullmakter Torger orienterte om at fullmakter skal legges inn i Visma. Det vises til prosedyren «Delegering av myndighet», her finner dere også mal for hvordan fullmaktene skal skrives. Viktig å merke seg at ved endringer i fullmakter fra rådmann til enhetsleder, må dette følges opp av enhetsleder iht. egne ansatte. Det må også passes på at alle innenfor enheten har fullmakten de skal ha i forhold til arbeidet som utføres. Sak 7 HMS-mål Inger gikk gjennom forslag til handlingsplan som er utarbeidet med bakgrunn i HMSmålene som ble nedsatt i forrige enhetsledermøte. Forslaget ligger i WisWeb; velg modulen «Til utprøving», deretter «Planverk», klikk på + foran «Årlig gjennomgang av HMS-arbeidet». Her finnes både målene som ble nedsatt, og handlingsplanen. Frist for tilbakemelding på handlingsplanen settes til (muntlig i neste enhetsledermøte).

4 Sak 8 Oversikt registre IKT sikkerhet og systemeiere (Oddvar) Oddvar orienterte: Norm for informasjonssikkerhet er noe som kommunen er forpliktet til å følge når vi knytter oss til Norsk helsenett. Normen er lagt inn som styrende dokument i kvalitetssystemet. I info-fanen på dokumentet finner en linker til faktaark og prosedyrer som har normen som styrende dokument. Oddvar gikk gjennom prosedyren «Informasjonssikkerhet oversikt og klassifisering av helse- og personopplysninger». Han understreker at enhetene selv er ansvarlig for å: Sjekk at alle deres personregistre er tatt med i prosedyren(alle datasystemer hvor vi legger inn navn på mennesker, må være med i oversikten) Sjekke at lovhjemler m.m. stemmer for det enkelte system Hvis/når det er noe som skal endres, gi beskjed til Oddvar. Prosedyren «Informasjonssikkerhet ansvar og organisering» ble også gjennomgått. Informasjon om ny kommunesjefstilling: Torger orienterte om at det skal lyses ut ny kommunalsjefstilling innenfor helsesiden. Det skal avholdes drøftingsmøte med fagorganisasjonene snart, og stillingen vil deretter bli lyst ut. Det er mye koordineringsarbeid innenfor helse, ser fram til at stillingen er på plass. Medarbeiderundersøkelsen: Torger orienterte om at medarbeiderundersøkelsen 2014 gjennomføres i tiden , papirene delt ut til enhetslederne i dag. Motiver medarbeiderne viktig at flest mulig svarer. Det er også kjempeviktig at enhetslederne selv svarer. Nyhet om medarbeiderundersøkelsen ligger på intranettet. Det gjennomføres ikke medarbeiderundersøkelse på rådhuset i år. Sak 9 Stormøte barn / unge Svein Johny orienterte om at saken er satt på sakskartet basert på innspill mottatt i enhetsledermøte etter gjennomført stormøte. Det oppleves litt usikkerhet i forhold til koordineringsrollen kultur har. Hvordan skal denne være? Denne diskusjonen må rådmann være med på. Vi må ha en klar forståelse for hvem som har ansvar for hva. Saken settes opp som sak nr. 1 på neste enhetsledermøte. Alle enhetene som er berørt må være tilstede på neste enhetsledermøte. Ny personal og lønnsavd. Svein Johny orienterte om at ny personal og lønnsavdeling er på plass fra Holder til i kontorfløya ved spiserommet. Bemannes med Hilde, Solfrid og Inger (leder).

5 Sak 10 Frivilligsentralen samarb.m/kommunen hva kan vi få ut av sentralen? Saken utgår, settes opp på neste enhetsledermøte. Sak 11 Felles mottak rådhuset - status Reidar orienterte fra felles samling på Ørlandet 12. og 13. mars, hvor hovedtemaet var hvordan bygge felles kultur under endring. Fin samling hvor det ble jobbet godt, og hvor felles visjon ble definert. Arnt Joar som har hovedansvar for prosessen. Under behandling av sak 12 deltok Svein Johny, Siv, Oddlaug og Mona, øvrige forlot møtet. Sak 12 Rundskriv fra Bufdir utlysning av midler til oppfølgings- og losfunksjoner for ungdom 2014 Siv orienterte om mottatt rundskriv fra Bufdir (Barne-, ungdoms- og familiedir.), hvor det informeres om at kommunen kan få støtte til å ansette personer (loser) som skal ha ansvar for å gi ungdom oppfølging, hjelpe ungdommene i kontakt med nødvendige hjelpetjenester og bidra til at hjelpen som gis i skolen eller av andre aktører er tilrettelagt. Siv og Svein Johny tar med seg innspillene som framkom i møtet, og utarbeider søknad. Søknadsfrist er i dag (25/3). Med hilsen Inger Sporild Leder personal og lønn dir. innv inger.sporild@hemne.kommune.no