SNÅSA KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. DATO: Onsdag 16. mars 2011 TID: Kl STED: Møterom Herredshuset

Transkript

1 SNÅSA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling DATO: Onsdag 16. mars 2011 TID: Kl STED: Møterom Herredshuset Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. Sakliste 003/11 Besøk ved kommunal institusjon oppsummering og oppfølging 004/11 Skatteoppkreverfunksjonen /11 Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1736/ Følge byggeprosjekt 006/11 Gjennomgang av møteprotokoller 2.halvår /11 Orientering fra revisjonen Steinkjer, Per Arne Løvhaugen leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 003/11 BESØK VED KOMMUNAL INSTITUSJON OPPSUMMERING OG OPPFØLGING Kontrollutvalget Per Helge Genberg 003/ Kontrollutvalget tar oppsummeringen etter besøket ved Snåsa sjukeheim til 2. Kontrollutvalget ber administrasjonen kartlegge hvor stor stillingsandel som til en hver tid står vakant innenfor helse- og omsorgssektoren. 3. Videre ber kontrollutvalget administrasjonen sette i verk tiltak både knyttet til utlysingspraksis og markedsføring for å rekruttere personale til stillinger i kommunen. Kontrollutvalget vedtok i sak 021/10 å besøke Snåsa sjukeheim i januar Besøket ble gjennomført Fra kontrollutvalget deltok Per Arne Løvhaugen, Jostein Dahl og Alfred Berget. Per Helge Genberg fra KomSek Trøndelag IKS møtte også. Besøket var delt inn i fem sekvenser: 1. Møte med rådgiver Helse Ester Brønstad, enhetsleder Britt Martha Johannessen og avdelingssykepleier Tove K. Berg. Ledelsen orienterte, hadde en dialog med kontrollutvalget om utfordringer for Snåsa sjukeheim og svarte på spørsmål. 2. Møte med leder i eldrerådet, Ella Sandnes. 3. Møte med verneombud Vigdis Bakken, tillitsvalgt Fagforbundet Anita Derås Nyborg, tillitsvalgt Norsk Sykepleierforbund Katrine Okstad og tillitsvalgt Delta Karn Marita Johannessen. 4. Omvisning på sjukeheimen. 5. Møte med bruker/beboer Tølløv Kjøbli. På møtene hadde kontrollutvalget en dialog med den/de inviterte, og fikk svar på konkrete spørsmål. Lederen i kontrollutvalget gjorde ved starten av hver møtedel oppmerksom på at det ikke ville bli skrevet noe formelt referat eller noen rapport fra besøket.

3 Vurdering Kontrollutvalgets besøk/møter ved Snåsa sjukeheim fungerte godt som kommunikasjon mellom utvalget og representantene for de ulike gruppene (ledelse, ansatte, brukere). Gjennom slike møter får kontrollutvalget mer kunnskap om virksomheten ved enheter og institusjoner i kommunen. På bakgrunn av kontrollutvalgets generelle kjennskap til kommunen og informasjon fra besøket, ønsker utvalget at administrasjonen setter i verk tiltak for å rekruttere personale. Dette er nødvendig for å hevde seg i konkurransen om arbeidskraft på flere fagområder. SAK 004/11 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2010 Kontrollutvalget Per Helge Genberg 004/ Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2010 til 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2010 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Snåsa kommune til 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2010 til 2) Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2010 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Snåsa kommune til Vedlegg 1. Skatteoppkreverens årsrapport om Snåsa kommunes skatteregnskap for Skatteetatens kontrollrapport 2010 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Snåsa kommune Skatteoppkreverens årsrapport om Snåsa kommunes skatteregnskap for 2010 Den totale skatteinngangen for året 2010 utgjorde kr Tilsvarende tall for 2009 var kr Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkreverens årsrapport. Skatteetatens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Snåsa kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget.

4 Rapporten gir en tilbakemelding på hvordan skatteoppkreverfunksjonen er ivaretatt og utført, og vil også kunne inneholde konkrete forslag til tiltak og forbedringer. Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Kontrollrapporten for skatteoppkreverfunksjonen i 2010 finner regnskapsføringen og utførelsen av oppgavene i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk, men viser til at arbeidsgiverkontroll er utført i mindre omfang enn kravet tilsier. Skatteetaten har ingen spesielle bemerkninger til ressurssituasjonen ved skatteoppkreverkontoret i Snåsa. SAK 005/11 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR 1736/ FØLGE BYGGEPROSJEKT Kontrollutvalget Per Helge Genberg 005/ Kontrollutvalget slutter seg til vurderingene i rapporten. 2. Forvaltningsrevisjonsrapport nr /2011 oversendes kommunestyret, med denne innstillingen: Kommunestyret tar rapporten til orientering, og ber administrasjonen følge opp innholdet i rapportens kap Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport nr /2011 Følge byggeprosjekt restaurering av basseng og garderober Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kontrollutvalget og av kommunestyret Høyest prioriterte prosjekt i planen er Ressursbruk i pleie- og omsorgssektoren, med Innkjøp rutiner og praksis følge byggeprosjekt som nr 2. Pga kommunens egen gjennomgang av pleie- og omsorgstjenesten, vedtok kontrollutvalget i sak 18/08 å prioritere Følge byggeprosjekt først. Kontrollutvalget behandlet prosjektplanen i møte , sak 22/08, og valgte byggeprosjektet Restaurering av basseng/garderobeanlegg.

5 KomRev Trøndelag oversendte rapporten Rådmannen i Snåsa har hatt rapporten til høring (med kopi til KomSek Trøndelag IKS), og kommentar fra rådmannen er tatt inn i det endelige dokumentet. Forvaltningsrevisjonens metode omfatter dokumentanalyse og intervju med byggeprosjektlederen. Ut fra hovedproblemstillingen Har kommunen gjennomført byggeprosjektene tilfredsstillende? er det definert fire underpunkt: Hvordan er planleggingen av prosjektet gjennomført? Har kommunen hensiktsmessig prosjektorganisering? Er anbudsprosess og innkjøp gjennomført i samsvar med lov og regelverk? Er økonomistyring og rapportering i henhold til kommunestyrets vedtak og kommunens rutiner? Samlet sett finner ikke rapporten feil innenfor noen av disse feltene, med to unntak: Egen anskaffelsesprotokoll for innkjøp mangler, og sluttrapport og regnskap burde vært avlagt innen utgangen av Rapporten påpeker at delegasjonsreglementet bør endres til å inneholde krav om tidfestet skriftlig rapportering til folkevalgte organ og administrasjon om økonomi, framdrift og avvik i byggeprosjekt. Vurdering Kommunestyret kan ta forvaltningsrevisjonsrapporten til Det vises spesielt til kap. 7.1 i konklusjonen i rapporten. Etter en tid bør kontrollutvalget be om tilbakemelding for å forsikre seg om at administrasjonen har satt i verk tiltak på disse forbedringsområdene. SAK 006/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 2. HALVÅR 2010 Kontrollutvalget Per Helge Genberg 006/ Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2.halvår 2010 til 2. Rapporten oversendes kommunestyret til Vedlegg Rapport fra KomRev Trøndelag IKS etter gjennomgang av møteprotokoller 2.halvår 2010.

6 Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter 2. halvår 2010 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å se til at vedtak er fattet av riktig organ og at saker som gjelder vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Det skal ikke vurderes om politiske vedtak er hensiktsmessige. Rapporten påpeker fortsatt svikt når det gjelder å vise til delegasjonshjemmel for vedtak i formannskapssaker, jfr. tilsvarende rapporter for 2009 og for første halvår Ellers nevner rapporten at regelverket for habilitet, unntak fra offentlighet og nivå for budsjettering blir fulgt tilfredsstillende nå. Rådmannens svar/kommentarer er tatt inn i dokumentet. Vurdering Kommunestyret har tidligere (sak 20/10) gjort vedtak knyttet til oppfølging etter påviste feil, og rapporten for 1. halvår 2010 oversendes til SAK 007/11 ORIENTERING FRA REVISJONEN Kontrollutvalget Per Helge Genberg 007/ Kontrollutvalget tar informasjonen til KomRev Trøndelag IKS vil orientere om status i revisjonsarbeidet.