INNKALLING TIL STYREMØTE/RÅDSMØTE I FOSEN REGIONRÅD Vi viser til vedtatt møteplan og innkaller med dette til styremøte/rådsmøte i Fosen Regionråd

Transkript

1 FOSEN REGIONRÅD Styremedlemmer og rådsmedlemmer i Fosen Regionråd VÅR REF.: Vidar DERES REF.: DATO: INNKALLING TIL STYREMØTE/RÅDSMØTE I FOSEN REGIONRÅD Vi viser til vedtatt møteplan og innkaller med dette til styremøte/rådsmøte i Fosen Regionråd Fredag kl 1000, LIV-bygget, Vanvikan, Leksvik kommune NB! Kaffe serveres fra kl Møtene vil bli avviklet umiddelbart etter Konferansen for formannskapene. Vi gjør også oppmerksom på at det vil bli avholdt representantskapsmøte i Fosen Kommunerevisjon IKS, Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS (egne innkallinger sendes til representantskapenes medlemmer) Ordfører Einar Strøm ønsker velkommen til Leksvik og gir en orientering. Saksliste: Sak 21/12 Oppfølging av styrets vedtak Sak 22/12 Fosen Regionråd budsjett og budsjettrammer Sak 23/12 Regionale samarbeidsordninger driftsbudsjett og rammer for (Orienteringssak, styret ) Sak 24/12 Møteplan for rådmannsgruppe, arbeidsutvalg og styre Sak 25/12 Skjønnsmidler til regionrådene 2010, og - rapportering Sak 26/12 Tillitsvalgte oppnevning av faste representanter til regionale fora Eventuelt andre saker Orienteringer: Forfall meldes til sekretariatet snarest. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling! Med hilsen Fosen Regionråd Ove Vollan styreleder Åmyra 5, 7170 Åfjord Telefon E-post: fosen.regionraad@fosen.net Internett:

2 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: TIL: Styret i Fosen Regionråd SAK FRA: Sekretariatet/VD Møtedato: Sak 21/12 Oppfølging av styrets vedtak AC SAKSNR. SAKSNAVN TILTAK UTFØRT Sak 17/12 Oppfølging av styrets vedtak Ingen tiltak påkrevd OK Sak 18/12 Sak 19/12 Sak 20/12 Drøftingssaker Orienterin ger Samarbeidstiltak knytta til forventninger om store utbygginger og aktiviteter i regionen - PROSJEKTBESKRIVELSE Søknader om tildeling av skjønnsmidler for Uttalelse ang tap av dyr på beite OFO orienterte om Plan for entreprenørskap i grunnskolen på Fosen 2015 Tema for konferanse for formannskapene, 12. oktober Styrets vedtak er meddelt prosjektgruppen i møte Søknader om skjønnsmidler er innsendt til Fylkesmannen i Sør- Trøndelag den 11. oktober. Leksvi kommune er samme dag påminnet om styrets vedtak, pkt. 4 Styrets vedtak er i brev av 02. oktober oversendt til Landbruksog matdepartementet Miljøverndepartementet Direktoratet for naturforvaltning Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Landbruks- og matdepartementet Miljøverndepartementet Direktoratet for naturforvaltning Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Styrets konklusjon er den 4. oktober meddelt OFO via regionkonsulenten Kommunene er i etterkant av møtet orientert om tema for konferansen og om Arbeidsutvalgets beslutning om å utsette konferansen til den 9. november. OK OK OK OK OK Sekretariatets innstilling: Orienteringen tas til etterretning. Arbeidsutvalgets enstemmige innstilling: Orienteringen tas til etterretning. 2

3 Behandling i styremøte: Styrets vedtak: 3

4 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.: Møte-dato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 21/ HSJ Rådmannsgruppa 28/ HSJ Arbeidsutvalget 22/ HSJ Styret 22/ HSJ Vedlegg: o Detaljbudsjett Navn på saken Fosen Regionråd budsjett og budsjettrammer Andre saksdokumenter (ikke vedlagt. Ettersendes på forespørsel): o Rådmannsgruppa - sak 17/12 /økonomiplan for og - budsjetteringskriterier Saksframstilling: A. Følgende kriterier er lagt til grunn (fastsatt av Rådmannsgruppa i sak 17/12): Lønnsvekst på 3,5 % av avtalt lønn pr Prisstigning på 3,0 % i forhold til -nivå Arbeidsgiveravgift Fosen Regionråd: 5,1 % Pensjon KLP Fosen Regionråd: 11,5 % Videre er det fastsatt av Rådmannsgruppat det ska l budsjetteres med 0-vekst i kommuneandelene fra til. Dette innebærer at forventa lønns- og prisstigning fra til ikke kompenseres. B. kommentarer etter saldering av budsjettet - dvs. etter behandling i Rådmannsgruppa den : Det opprinnelige forslaget til budsjett fra sekreta riatet ble lagt fram til drøfting i Rådmannsgruppa den Forslaget var utarbeidet i hht. foru tsetningen om 0-vekst i kommuneandelene bortsett fra at det var lagt inn kommunal finansier ing av prosjektstilling som regional koordinator for helse med kr jfr. styrets vedtak i sak 02/12. Rådmannsgruppa beslutta at det framlagte budsjettfo rslaget skulle reduseres med kr ut over bestemmelsen om 0-vekst i kommuneandelene fra til jfr. pkt. A foran. Dette betyr en reduksjon på 8,3 %. Følgende tiltak er foreslått for å imøtekomme krave t om ytterligere reduksjoner: Prosjektnr. / tiltak: Reduksjon 4900 Fosen Regionråd kto Utviklingstiltak Tiltaksmidler kto Reiseliv kto Informasjon Regionkons. Oppvekst kto Utviklingstil tak SUM reduksjon Konsekvensene av de foreslåtte reduksjoner: Reduksjonene har i utgangspunktet ingen direkte kon sekvenser for den daglige drift. Eventuelle 4

5 behov for midler til utviklingstiltak ut over det som er budsjettert må finansieres av midler som er avsatt til regional utvikling. Kommunale egenandeler budsjett sammenlignet med budsjett : P- nr. Samarbeidsordning Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik SUM SUM Endring til 4900 Fosen Regionråd - drift Tiltaksmidler Fantastiske Fosen Fosenmessa Biblioteksamarbeid Fosenportalen Reiseliv Utviklingsprisen Regionkoordinator helse Regionkonsulent oppvekst Entreprenørskap skoler Etterutdanning skole Etterutd. barnehage FEIDE Fosen Regn med Fosen Ekstern skolevurdering SUM drift Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik SUM SUM drift Redusert kommuneandeler i sammenligna med Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik SUM SUM drift - opprinnelig forslag (Rådmannsgr ) SUM drift - saldert forslag Reduserte kommuneandeler etter saldering Tabellen ovenfor viser de kommunale egenandelene i igangværende prosjekt i. Endringer fra til framgår også av oppsettet. Egenandelene er beregnet i hht. vedtatte fordelingsnøkler for hver av ordningene. Prosjekt 4900 Fosen Regionråd drift: et er utarbeidet i henhold til styrets vedtak i sak 13/08 Organisering av sekretariatet i Fosen Regionråd. Vi foreslår imidlertid at stillingen som sekretær i 50 % fortsatt tas ut av budsjettet, og at vi legger inn et mindre beløp i lønnsbudsjettet til kjøp av tjenester. ramma for økes med kr Beløpet skal gå til utviklingstiltak, hovedsakelig til oppfølging av styresak 16/12 Samarbeidstiltak knytta til forventninger om store utbyggingstiltak og aktiviteter i regionen. Bevilgningen finansieres ved å redusere på aktiviteter i og derved kommunal finansiering av andre prosjekt. Med hensyn til arbeidsmål og utviklingsoppgaver vises det til Langsiktig plan for 2009 til og Samhandlingsprogrammet for og. Begge disse planene bør revideres umiddelbart. Arbeid med oppfølging av Langsiktig plan og Samhandlingsprogrammet finansieres i hovedsak over prosjekt 4900 Fosen Regionråd drift. Fylkesmannen har over en treårsperiode bevilget av skjønnsmidlene til sammen kr. 1,2 mill. til styrking av utredningskapasitet og utredningskompetansen i regionrådet. De øvrige regionrådene i 5

6 fylket får innvilget tilskudd til samme formål. I 2010 mottok vi kr , kr i og kr i skjønnstilskudd i. Det er usikkert om ordningen blir videreført i og, men vi har budsjettert med kr i skjønnstilskudd hvert av de to årene. Det foreslås å inntekstføre kr både i og fra bundet fond Regional utvikling til finansiering av utviklingsarbeid. Videre foreslås det å inntekstføre kr i og kr i fra sekretariatets disposisjonsfond til finansiering av drifta. Kommune Innbyggertall pr Fastbeløp pr. kommune Innbyggerfordeling Totalt Totalt +/- til Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik I alt Prosjekt 4901 Tiltaksmidler: Bevilgningen som var foreslått i tas ut. Kommune Innbyggertall pr Fastbeløp pr. kommune Innbyggerfordeling Totalt Totalt +/- til Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik I alt Prosjekt 4902 Fantastiske Fosen: et er redusert med kr i forhold til ramma som ble fastsatt som budsjettramme for ved behandlingen av økonomiplana i. Ny utgave av Fantastiske Fosen er lagt på vent. Kysten er klar og Trøndelag Reiseliv AS har tatt initiativ til å etablere et eget destinasjonsselskap i kystregionen. I tilfelle det skjer må oppgavene med å markedsføre regionen ligge hos dette selskapet. Inntil videre må vi betale lisenskostnader knytta til Fantastiske Fosen på nett samt samarbeidsavtale med Trøndelag Reiseliv AS. Dette finansieres ved annonseinntekter og bruk av disposisjonsfond. 6

7 Kommune Innbyggertall pr Fast 60 % Innbyggerfordeling 40 % Totalt Totalt +/- til Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik I alt Prosjekt 4903 Fosenmessa: Oppvekstforum Fosen foreslår at Fosenmessa ikke skal arrangeres i. Det er derfor ikke foreslått bevilget noe beløp til formålet i økonomiplanperioden. Prosjekt 4910 Biblioteksamarbeid: I de siste tre åra er det bevilget kr til videre utvikling av biblioteksamarbeidet på Fosen. Økonomiplana for og forutsetter at bevilgningen opprettholdes på samme nivå. Med unntak av et leseprosjekt finansiert ved statstilskudd har det vært liten aktivitet innenfor samarbeidsområdet. Det foreslås at bevilgningen settes til kr som finansieres av bundet driftsfond øremerket til biblioteksamarbeid. Kommune Innbyggertall pr Fast 60 % Innbyggerfordeling 40 % Totalt Totalt +/- til Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik I alt Prosjekt 4911 Fosenportalen: Dette er et prosjekt hvor vi har faste utgifter knytta til linjeleie og lisenser. Det er inngått driftsavtale mellom kommunene og Kommunalforlaget vedr. skjemaløsninger som ligger på Fosenportalen. Andelene faktureres kommunene direkte av Kommunalforlaget. et er kr lavere enn ramma som ble fastsatt som budsjettramme for. Det betyr at det vil bli brukt minimalt med penger på å utvikle innholdet i Fosenportalen i og. Kommune Innbyggertall pr Fast 60 % Innbyggerfordeling 40 % Totalt Totalt +/- til Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik I alt

8 Prosjekt 4916 Reiseliv: et dekker kostnader med noe annonsering. Kommune Innbyggertall pr Fast 60 % Innbyggerfordeling 40 % Totalt Totalt +/- til Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik I alt Prosjekt 4927 Utviklingsprisen for Fosen: Prisen finansieres ved inntekstføring av midler fra disposisjonsfondet Tiltaksmidler. Prosjekt 4931 Regionkoordinator / prosjektleder helse: Koordinatorstillingen ble vedtatt oppretta av styret i sak 02/12, i utgangspunktet som prosjektstilling med varighet på 2 år. Stillingen skal evalueres i god tid før utløpet av prosjektperioden. Evalueringen legges til grunn for evt. vurdering om videreføring. Oppstartstidspunkt for prosjektet er 1. september. Stillingen skal ha oppgaver med å følge opp arbeidet innenfor Samhandlingsreformen, gjennomføring av Helse- og omsorgsplan 2015 samt vedtatte tiltak innenfor helse- og omsorgsområdet, jfr. Samhandlingsprogrammet for Fosen Regionråd til. Det ble vedtatt at stillingen organisatorisk legges til Fosen Regionråd. Dette ble begrunna slik: En koordinator/ konsulent for kommunene og Fosen DMS vil fungere best med å være organisert i Regionrådet. Vi ser for oss at vedkommende skal ha en rolle for kommunene, interkommunalt, for DMS og i samhandlingen DMS / kommuner. Da er det viktig at denne ikke er organisert i et av miljøene. Viktig også med samarbeid med Oppvekstforum Fosen. I saksframlegget står det følgende om mandat og oppgaver: Mandat / oppgaver til koordinator: Koordinator skal arbeide med utvikling og utfordringer ifm samhandlingsreformen og felles omsorgsplan. Koordinator skal ha rolle: - For kommunene - I kommunene - Samarbeid mot og med DMS - Få bredde i samhandlingsreformen Oppgaver for kommunene: - Sekretariatfunksjon for lederforum - Bistå og være orientert om de faggrupper som vi har på Fosen: Profil, helsesøstertjenesten, psykisk helse, - Koordinering mot Fosen DMS - Følge opp avtaler som inngås i Fosen samarbeidet - nye oppgaver underveis, på vegne av kommunene, FDMS, rådmannsgruppen, og andre. 8

9 Prosjektet er innvilget støtte fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Kr er innvilget i direkte støtte, og fylkesmannen har knytta følgende kommentarer til denne bevilgningen: Foruten velferdsteknologi, og folkehelse har det vært av særskilt interesse få til felles prosjekter knyttet til forvaltningskompetanse og styringsdata. Mange kommuner vil kunne bli sårbar ihht forvaltningskompetanse på helse og omsorgsområdet, og Fylkesmannen ønsker å se hvordan vi best sikrer robuste forvaltningsmiljøer på et regionalt nivå. Ut fra søknader fra kommunene vil Fylkesmannen i støtte 2 prosjekter innenfor dette området; Værensregioen tildeles. Fosen Regionråd tildeles støtte til å etablere felles forvaltningskompetanse/forvaltningsenhet for kommunene Åfjord, Ørland, Bjugn, Rissa, Roan og Leksvik. Beløpet som tildeles er kr og er de sørtrønderske kommunens andel i prosjektet. Fylkesmannen forutsetter at begge prosjektet blir gjennomført i nært samarbeid med Fylkeskommunen og Fylkesmannen, og erfaringer og dokumentasjon fra dette prosjektet skal gjøres tilgjengelig for andre regioner/kommuner - rapporteringsplikt Videre har fylkesmannen tildelt hver kommune i fylket kr til støtte i arbeidet med samhandlingsreformen /omsorgsplan 2015 gjennom følgende konkrete tiltak: 1. Understøtting av arbeidet i de etablerte kommunegruppene som jobber med samhandlingsreformen. Tildelingen er kommunens egenandel i de regionale prosjektene Det gis ingen støtte til kommuner som velger å stå alene, når kommunegruppene nå skal sette ut i livet nye forpliktende samarbeidsløsninger. Det forutsettes bred tilnærming i tråd med intensjonene bak reformen der ikke bare et behandlingsperspektiv, men forebygging/folkehelse og omsorgstjenestene tas hensyn til. Kommuner fra andre fylker, søker støtte fra sitt eget fylke. Det forutsettes bred politisk forankring for det arbeidet som utføres. God forankring politisk og administrativt samt medvirkning fra ansattes organisasjoner, vil være avgjørende for å lykkes i reformarbeidet. et er utarbeidet i hht. den utgiftsramme og finansiering som ble vedtatt i sak 02/12. Osen kommune deltar ikke i samarbeidsordningen. Kommune Innbyggertall pr Fast 60 % Innbyggerfordeling 40 % Totalt Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Leksvik I alt Prosjekt 4950 Regionkonsulent for oppvekst: Prioriterte innsatsområder for regionkonsulenten : a) Kompetanseutvikling for ansatte i barnehage og grunnskole innenfor områder regionen vil prioritere ut fra behov, ønsket utvikling og statlige føringer. b) Barnehagesatsingen innebærer først og fremst implementering av Ny Rammeplan, endringer i Barnehageloven, Stm 41 kvalitet i barnehagen og Vennskap og deltagelse Kompetansesatsing. Arbeidet med språklig og kulturelt mangfold i barnehagene, utarbeidelse av håndbok i regning, 4-8 år, veiledning av nytilsatte førskolelærere og regionalt tilsyn av barnehagene er eksempler på andre prioriterte områder. 9

10 c) Skoleutvikling: Utarbeidelse av et regionalt kvalitetsvurderingssystem som alle kommuner kan dra nytte av ut fra lokale forutsetninger. Kvalitetsvurderingssystemet skal bygge på vurdering og resultatoppfølging og vil være dynamisk i betydningen av at nye innsatsområder tas inn. Områder for innsats mot skolen som lærende organisasjon: - Tilpasset opplæring og spesialundervisning: Utvikling av felles forståelse og sikring av gode rutiner/prosesser i forhold til lover/forskrifter - Vurdering: Ekstern skolevurdering. Vurdering for læring - underveisvurdering - Skolemiljø/psykososialt miljø: Kvalitetssikringssystemet Olweus - Skapende læring og entreprenørskap. Ny regional plan i entreprenørskap og entreprenørskapsnettverk Fosen. - Veiledning av nytilsatte lærere - Regning, språk- og leseopplæring - Bruk av felles læringsplattform (Fronter) - Lokalt gitt eksamen d) Videreutvikling av samarbeidet med PPT innebærer nært samarbeid med innehaverne av de regionale stillingene og nettverkene rundt disse stillingene. Samarbeid om lese- og skriveopplæringen, matematikkopplæringen, TRAS (tidlig registrering av språkutvikling) og skoleutvikling er sentrale områder. e) Prosjektledelse Regionkonsulenten leder eller er med i ledergruppe for prosjektorientert utviklingsarbeid. De største prosjektene som vil være i gang i / er: Ekstern skolevurdering Kompetanseutvikling innen regning, språk- og leseopplæring Samarbeid om eksamen Kvalitetssikring: Kommunen som barnehagemyndighet, samarbeid om tilsyn med barnehagene (jfr Regional plan for tilsyn med barnehager på Fosen), samarbeid skole barnehage Entreprenørskap: Ny regional plan for entreprenørskap og nettverk i entreprenørskap på Fosen. Veiledning av nytilsatte lærere og førskolelærere Sosial kompetanse, leik- og læringsmiljø, Olweus Ledelsesutvikling i skoler og barnehager Det forutsettes at regionrådet innvilges skjønnstilskudd på kr til tiltak som det er prioritert at regionkonsulenten skal jobbe med. I følge styrets vedtak i sak 02/08 skal kostnadene på prosjekt 4950 Regionkonsulenten fordeles med 60 % likt på alle kommuner og 40 % etter folketall. Kommune Innbyggertall pr Fast 60 % Innbyggerfordeling 40 % Totalt Totalt +/- til Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik I alt

11 Prosjekt 4952 Entreprenørskap i skoler og barnehager: Plan for entreprenørskapsopplæring i grunnskolene blir behandlet høsten. Til å følge opp denne plana er det lagt inn kr i budsjettet for og. Beløpet finansieres fra bundne driftsfond Etterutdanning skole Etterutdanning skole gjennomføres ved hjelp av statlige midler tildelt gjennom Fylkesmannen. Tilskuddet fra Staten er de siste åra betydelig redusert. Fra nasjonalt hold er det vedtatt å satse på videreutdanning i stedet Etterutdanning barnehage Etterutdanning barnehage gjennomføres i sin helhet ved hjelp av midler fra Fylkesmannen Regn med Fosen Selve prosjektet Regn med Fosen er avslutta, men arbeidet med Regn med Fosen videreføres og finansieres ved hjelp av tildelte skjønnsmidler for Eksempler på satsingsområder i / : Utarbeidelse av Håndbok i regning for aldersgruppen 4 10 år Matematikk i overgangen barnehage skole Matematikkvansker 4957 Ekstern skolevurdering: I hht. vedtak i Oppvekstforum Fosen skal hver av kommunene bevilge kr pr. skole til gjennomføring av ekstern skolevurdering. Alle skoler vurderes i tidsrommet I løpet av må det tas standpunkt til om tiltaket skal videreføres eller avsluttes. Kommune Fordeling antall skoler Beløp pr. skole Totalt Totalt +/- til Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik I alt Videreutdanning skole: Staten tildeler midler til videreutdanning innen prioriterte områder. Midlene er tidligere overført til regionrådet, men fra og med ble de overført direkte til kommunene. 11

12 Kommuneandeler 2010 til regionale samarbeids tiltak: Prosjekt: Kommuneandeler regnskap 2010 Kommuneandeler regnskap Kommuneandeler budsjett Kommuneandeler budsjett Kommuneandeler budsjett 4900 Fosen Regionråd sekr Tiltaksmidler Fantastiske Fosen Fosenmessa Biblioteksamarbeid Fosenportalen Reiseliv Utviklingsprisen Ungt entreprenørskap Regionkoordinator helse Regionkonsulent for oppvekst Entreprenørskap i skoler Etterutdanning skole Etterutdanning barnehage FEIDE Fosen Regn med Fosen Ekstern skolevurdering Videreutdanning skole VISMA oppvekst Prioriterte satsingsområder og hvor sekre tariatet i samarbeid med styret og Rådmannsgruppa har et særskilt oppfølgingsansvar: A. Revisjon av Langsiktig plan for Fosen Regionråd og Samhandlingsprogram avklare planprosess, form og innhold. B. Prosjektet samarbeidstiltaknytta til forventninge r om store utbygginger og aktiviteter i regionen (ref. styresak 16/12). Egen tiltaksplan er forutsatt utarbeidet. C. Oppfølging av ekommunestrategi for Fosen handlingsp lan for perioden til : a. Utrede organisering av efagråd og ebestillerfunksjo n b. Forprosjekt Døgnåpen digital forvaltning c. Hovedprosjekt Døgnåpen digital forvaltning d. Initierer iverksetting av de øvrige prosjektene i h andlingsplana D. Oppfølgning av styresak 23/11 Erfaringsoppsummering og veien videre pkt. D Forbedringspunkter: I. Forbedringspunktene det var oppslutning om i felles møte for formannskapene den 18. februar skal gjelde. Disse forutsetter det at det jobbes med i: 1. Kommunikasjon og informasjon internt og eksternt. Bedre dialog mellom samarbeidskommunene. 2. Samarbeidet må organisere slik at vi blir bedre på styring/samordning av styring. 3. Etablere felles strategier for posisjonering/valg t il viktige samfunnsoppgaver (styreverv). 4. Kommunene involveres tidlig i utviklingsprosessene. Utredning av nye samarbeidsområder må forankres tidlig i kommunene og hos ansatte. Vi må bli bedre på prosess. 5. Bruken av IKT må optimaliseres. 12

13 6. Bestillerkompetansen må styrkes (særlig innenfor IK T-området). 7. Drift av tjenestesamarbeid må effektiviseres. 8. De minste kommunene må tildeles oppgaver for felles skapet. II. III. IV. Styringsspørsmålet og styringsprinsipp må avklares. Skal styringa av regionsamarbeidet fortsatt basere s på prinsippet om praktisk pragmatisk samarbeid, eller mer over på et forpliktende strategisk samarbeid? Med utgangspunkt i NIVI-notat Vertskommunesystem eller samkommune utarbeider Rådmannsgruppalternative eksempler på hvordan org anisering og styring av regionsamarbeidet i hht. Kommunelovens 28 c Vertskommunemodell med nemnd k an innrettes. Denne informasjonen danner grunnlag for diskusjon o g konklusjon i kommunestyrene om hva man vil anbefale som styrings- og organisasjonsmodell for r egionsamarbeidet på Fosen. Sekretariatet må være offensiv i forhold til nye sa tsinger og utviklingsoppgaver, og rapportere framdr ift i utviklingsarbeidet. Følgende satsingsområder må ha høy prioritet: (jfr. også strategier i Langsiktig plan 2009 ): Barn og unge, herunder oppvekstvilkår, grunnskole o g videregående skole Fokus på miljø og bærekraftig utvikling Næring Landbruk Utvikling av Strategisk forankringsplan for regions amarbeidet i kommunene. Sentrale punkter i forankringsplana er: o Politisk styring og forankring (eierskapsmeldinger). o Styrets mandat og myndighet. Hvilke saker avgjøres i styret og hvilke saker skal behandles i alle kommunene. o Mer og tidligere involvering av kommunestyrene i re gionale saker og saksbehandling. Kommunene må få anledning til å gi styringssignaler før sakene b ehandles i regionrådets styre. o Regional informasjonsstrategi som omhandler informa sjonsformidling til: Politisk og administrativt nivå i kommunene Andre samarbeidspartnere Innbyggerne o Synlig ledelse (styreleder og daglig leder) o Strategisk forankringsplan må bli en del av folkeva lgtopplæringa. Avsluttende kommentarer til utkast til budsjettet f ra sekretariatet: Vi mener det er et nøkternt budsjett som legges fra m. Den samla budsjettramma i er i henhold til den konklusjon som ble trukket av Rådma nnsgruppa den 1.6. samt styrets vedtak i sak 2/12 Etablering av prosjektstilling som regional koordin ator for helse. et gir lite handlingsrom til nye tiltak og aktiviteter utover den ressursen som stillingene i sekretariatet og regionkonsulenten for oppvekst rep resenterer. Sekretariatets innstilling: 1. Forslag til budsjett for vedtas. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. 3. De foreslåtte budsjettrammer legges til grunn for u tarbeidelse av budsjett for. Rådmannsgruppens behandling i møte den 14.9.: Det ble pekt på viktigheten av at det skjer en avkl aring i forhold til om det skal jobbes med nye samarbeidsområder og tema, eller om det ikke forven tes noen nye initiativ og tiltak. Videre er det enighet om at tida er moden for å gje nnomføre en evaluering av 1 3

14 samarbeidsordningene og sekretariatet i regionrådet. Rådmannsgruppens vedtak den 14.9.: 1. Sekretariatet utarbeider forslag til kutt i den foreslåtte budsjettramma i størrelsesorden kr før budsjettet legges fram til endelig behandling, enten ved bruk av oppsparte midler eller ved å ta bort tjenester / oppgaver. Foreslås det å ta bort oppgaver / tjenester må det redegjøres for konsekvensene av det. 2. Det bes også om at det utarbeides et beslutningsgrunnlag for en evaluering av samarbeidsordningene og sekretariatet i regionrådet. Dette kan alternativt skje i form av en forvaltningsrevisjon. Rådmannsgruppens enstemmige innstilling den : 1. Forslag til budsjett for vedtas. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. 3. De foreslåtte budsjettrammer legges til grunn for utarbeidelse av budsjett for. 4. Det bes om at det utarbeides en plan for en evaluering av samarbeidsordningene. Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Forslag til budsjett for vedtas. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. 3. De foreslåtte budsjettrammer legges til grunn for utarbeidelse av budsjett for. 4. Det bes om at det utarbeides en plan for en evaluering av samarbeidsordningene. Styrets vedtak: 14

15 Detaljert driftsbudsjett Fosen Regionråd: 4900 Fosen Regionråd Konto Konto (T) Regnskap Fastlønn , Annen lønn & trekkpl godtgj , Pensjonsinnskudd KLP , Kollektiv ulykkes/gr.livsforsikr , Arbeidsgiveravgift , Kontormateriell 3 109, Abonnement aviser/tidsskrifter , Bevertning , Diverse materiell / utgifter 17, Utgiftsdekning 0, Velferdstiltak ansatte 1 600, Andre tjenester/materialer 0, Porto, fraktutgifter 2 486, Gebyr banktjenester 3 515, Telefon- og faxutgifter , Linjeleie , Annonser , Trykking/kopiering 9 883, Representasjon , Opplæring/kurs, ikke oppg.pl , Diettgodtgjørelse 5 859, Bilgodtgjørelse , Telefon godtgjørelse (7 812,00) Diverse transportutgifter 3 229, Oppholdsutgifter ved reiser 2 300, Transport reiseregninger , Yrkesskade-/reiseforsikring , Husleie 2 855, Gebyrer 0, Kontingenter 961, Div. avg., gebyrer, lisenser 7 454, Kjøp av inventar 0, Kjøp av EDB-utstyr , Kjøp av annet utstyr 3 090, Leie av utstyr , Serviceavtaler , Konsulenttjenester , Utviklingstiltak , Moms 25% , Moms 8% 5 303, Diverse renteutgifter 65, Kjøp av aksjer og andeler (KLP) 6 587, Avsetning disposisjonsfond , Avsetn til bundne driftsfond , Regnskapsm. mindreforbruk , SUM driftsutgifter , Div. gebyr (61,00) Sykelønnsrefusjoner ( ,00) Kompensasjon 25% moms (46 999,46) Kompensasjon 8% moms (5 303,55) Ref. fra kommuner (fakturert) ( ,00) ( ) ( ) ( ) Skjønnstilskudd ( ,00) ( ) ( ) ( ) 15

16 Konto Konto (T) Regnskap Renter av bankinnskudd ( ,39) ( ) ( ) ( ) Forsinkelsesrenter (22,00) Andre renteinntekter (2,00) Regnskapsm. mindreforbruk ( ,03) Bruk av disposisjonsfond ( ,00) ( ) ( ) ( ) Bruk av bundne fond 0,00 ( ) ( ) ( ) SUM driftsinntekter ( ,43) ( ) ( ) ( ) 4900 Fosen Regionråd Tiltaksmidler Konto Konto (T) Regnskap Tilskudd regionale prosjekter 5 000, Avsetning disposisjonsfond SUM driftsutgifter Ref. fra kommuner (fakturert) ( ) 0 ( ) Bruk av disposisjonsfond (5 000,00) SUM driftsinntekter (5 000,00) ( ) 0 ( ) 4901 Tiltaksmidler Fantastiske Fosen Konto Konto (T) Regnskap Porto, fraktutgifter 1 207, Div. avg., gebyrer, lisenser , Konsulenttjenester 850, Moms 25% , Avsetning disposisjonsfond , Regnskapsm. mindreforbruk , SUM driftsutgifter , Diverse avgiftspliktig salg (64 500,00) (40 000) (50 000) (50 000) Kompensasjon 25% moms (27 379,70) Ref. fra kommuner (fakturert) ( ,00) (92 000) Regnskapsm. overskudd (79 066,51) Bruk av disposisjonsfond 0 0 (44 000) (44 000) SUM driftsinntekter ( ,21) ( ) (94 000) (94 000) 4902 Fantastiske Fosen 0, Fosenmessa Konto Konto (T) Regnskap Annen lønn 1 000, Arbeidsgiveravgift 51, Kontormateriell 84, Bevertning 3 415, Diverse materiell / utgifter 9 895, Andre tjenester/materialer (595,00) Representasjon 5 627, Husleie 8 500, Konsulenttjenester , Moms 25% 3 846, Moms 8 % 855, Tilskudd regionale prosjekter 0, SUM driftsutgifter , Kompensasjon 25% moms (3846,20) driftsregnskap Kompensasjon 8 % moms (855,48) 16

17 Konto Konto (T) Regnskap Gaver fra private (1000,00) Bruk av disposisjonsfond (55548,32) (20000) 0 0 SUM driftsinntekter (61250,00) (20000) Fosenmessa 0, Biblioteksamarbeid Konto Konto (T) Regnskap Bevertning 3 798, Tilskudd til biblioteksamarbeid 5 888, Opplæring/kurs, ikke oppg.pliktig , Til kommuner , SUM driftsutgifter , Ref. fra kommuner (50 002,00) (50 000) Bruk av bundne fond ( ,56) (25 000) (25 000) SUM driftsinntekter ( ,56) (50 000) (25 000) (25 000) 4910 Biblioteksamarbeid 0, Fosenportalen Konto Konto (T) Regnskap Lisenser , Konsulenttjenester 5 404, Moms 25% , Avsetning disposisjonsfond , Regnskapsm. mindreforbruk , SUM driftsutgifter , Kompensasjon 25% moms (35 853,80) Ref. fra kommuner (fakturert) ( ,00) ( ) ( ) ( ) Regnskapsmessige overskudd (94 068,40) Bruk av disposisjonsfond (15 000,00) (15 000) 0 0 SUM driftsinntekter ( ,20) ( ) ( ) ( ) 4911 Fosenportalen Reiseliv Konto Konto (T) Regnskap Informasjon , Moms 25% 9 250, Avsetning disposisjonsfond 5 956, SUM driftsutgifter , Kompensasjon 25% moms (9 250,00) Ref. fra kommuner (fakturert) (32 002,00) (32 000) (15 000) (15 000) Regnskapsm. overskudd (5 956,00) Bruk av disposisjonsfond (4 998,00) SUM driftsinntekter (52 206,00) (32 000) (15 000) (15 000) 4916 Reiseliv 0, Utviklingsprisen for Fosen Konto Konto (T) Regnskap Diverse materiell / utgifter 240, Moms 25% 60, Utviklingsprisen for Fosen , Regnskapsm. mindreforbruk 710, SUM driftsutgifter , Kompensasjon 25% moms (60,00)

18 Konto Konto (T) Regnskap Bruk av disposisjonsfond (26 000,00) (26 000) (26 000) (26 000) SUM driftsinntekter (26 060,00) (26 000) (26 000) (26 000) 4927 Utviklingsprisen for Fosen Regionkoordinator helse Konto Konto (T) Regnskap Fastlønn Annen lønn & trekkpl godtgj Pensjonsinnskudd KLP Kollektiv ulykkes/gr.livsforsikr Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Faglitteratur Bevertning Telefon- og faxutgifter Representasjon Opplæring/kurs, ikke oppg.pl Diettgodtgjørelse Bilgodtgjørelse Yrkesskade-/reiseforsikring Kjøp av annet utstyr Utviklingstiltak SUM driftsutgifter 0, Ref. fra kommuner (fakturert) 0 ( ) ( ) Skjønnstilskudd ( ) ( ) Bruk av disposisjonsfond 0 (33 000) ( ) SUM driftsinntekter 0,00 ( ) ( ) ( ) 4950 Regionkoordinator helse 0, Regionkonsulent for oppvekst Konto Konto (T) Regnskap Fastlønn , Annen lønn & trekkpl godtgj , Pensjonsinnskudd KLP , Kollektiv ulykkes/gr.livsforsikr , Arbeidsgiveravgift , Kontormateriell 47, Faglitteratur 1 995, Bevertning 4 066, Diverse materiell / utgifter 220, Utgiftsdekning 158, Porto, fraktutgifter 21, Telefon- og faxutgifter 6 655, Representasjon 0, Opplæring/kurs, ikke oppg.pl , Diettgodtgjørelse 2 236, Bilgodtgjørelse , Telefon godtgjørelse 856, Transport reiseregninger , Yrkesskade-/reiseforsikring 658, Kjøp av annet utstyr 4 235, Utviklingstiltak 0, Moms 25% 2 922, Moms 8% 863,

19 Konto Konto (T) Regnskap Avsetning disposisjonsfond , Regnskapsm. mindreforbruk , SUM driftsutgifter , Kompensasjon 25% moms (2 922,92) Kompensasjon 8% moms (863,67) Ref. fra kommuner (fakturert) ( ,00) ( ) ( ) ( ) Ref. fra andre (12 313,90) Skjønnstilskudd ( ,00) ( ) ( ) ( ) Regnskapsm. overskudd ( ,62) Bruk av disposisjonsfond (50 000) (50 000) (50 000) SUM driftsinntekter ( ,11) ( ) ( ) ( ) 4950 Regionkonsulent for oppvekst 0, Entreprenørskap i skoler og barnehager (regnskap ført på prosjekt 4929) Regnskap Konto Konto (T) Porto 1 844, Entreprenørskap i skoler og barnehager , % moms 508, Regnskapsm. mindreforbr , SUM driftsutgifter , Kompensasjon 25 % moms (508,40) Ref. fra kommuner (fakturert) 300, Bruk av bundet fond ( ,00) (20 000) SUM driftsinntekter ( ,40) 0,00 (20 000,00) (20 000,00) 4952 Ungt Entreprenørskap 0,00 0,00 0,00 0, Etterutdanning skole Konto Konto (T) Regnskap Lønn støttekontakter Annen lønn & trekkpl godtgj , Arbeidsgiveravgift 280, Bevertning , Utgiftsdekning Representasjon 2 175, Diettgodtgjørelse 890, Bilgodtgjørelse 1 824, Reiseutg. ref. fakt Transport reiseregninger 1 843, Husleie , Kjøp av utstyr 764, Konsulenttjenester 6 545, Moms 25% (256,80) Moms 8% 1 286, Overføring til private 1 218, Avsetn til bundne driftsfond , SUM driftsutgifter , Ref. fra staten ( ,00) ( ) ( ) ( ) Kompensasjon 25% moms 256, Kompensasjon 8% moms (1 286,22) Ref. fra kommuner (fakturert) (3 300,00) SUM driftsinntekter ( ,42) ( ) ( ) ( ) 4953 Etterutdanning skole 0,

20 4954 Etterutdanning barnehage Konto Konto (T) Regnskap Annen lønn & trekkpl godtgj , Arbeidsgiveravgift 510, Bevertning , Utgiftsdekning 0, Bilgodtgjørelse 219, Transport reiseregninger 4 891, Husleie 6 309, Konsulenttjenester , Moms 25% 64, Moms 8% 428, Overføring til kommuner 5 913, Avsetn til bundne driftsfond , SUM driftsutgifter , Ref. fra staten , ( ) ( ) Kompensasjon 25% moms -64, Kompensasjon 8% moms -428, SUM driftsinntekter , ( ) ( ) 4954 Etterutdanning barnehage FEIDE Fosen Konto Konto (T) Regnskap Bevertning 1 405, Div. avg., gebyrer, lisenser 180, Kjøp av EDB-utstyr , Kjøp av annet utstyr Konsulenttjenester , Moms 25% , Avsetn til bundne fond ,54 SUM driftsutgifter , Kompensasjon 25% moms ( ,39) Ref. fra fylkeskommuner ( ,75) Ref. fra kommuner (fakturert) ( ,15) SUM driftsinntekter ( ,29) FEIDE Fosen 0, Regn med Fosen Konto Konto (T) Regnskap Faglitteratur 7 000, Bevertning , Diverse materiell / utgifter 4 906, Bilgodtgjørelse 5 733, Husleie 2 855, Konsulenttjenester , Moms 8% 28,44 SUM driftsutgifter , Kompensasjon 8% moms -28, Bruk av bundne fond ,02 SUM driftsinntekter , Regn med Fosen

21 4957 Ekstern skolevurdering Konto Konto (T) Regnskap Annen lønn & trekkpl godtgj , Arbeidsgiveravgift 1 912, Bevertning , Opplæring/kurs, ikke oppg.pl. 0, Diettgodtgjørelse 60, Bilgodtgjørelse 4 881, Oppholdsutgifter ved reiser , Transport reiseregninger 5 544, Husleie 4 150, Moms 25 % 720, Moms 8% 1 572, Overføring til kommuner , Avsetn til bundne driftsfond SUM driftsutgifter , Komensasjon 25 % moms (720,00) Kompensasjon 8% moms (1 572,96) Ref. fra kommuner (fakturert) ( ,00) ( ) ( ) Bruk av bundet driftsfond (25 324,85) (40 000) (40 000) 0 SUM driftsinntekter ( ,81) ( ) ( ) Ekstern skolevurdering Videreutdanning skole Konto Konto (T) Regnskap Overføring til kommuner , SUM driftsutgifter , Ref. fra staten ( ,00) ( ) 0 0 SUM driftsinntekter ( ,00) ( ) Videreutdanning skole Samarbeidsprosjekt oppvekst Konto Konto (T) Regnskap Transport reiseregninger 1 183, Konsulenttjenester , Moms 25% 9 965,40 SUM driftsutgifter , Kompensasjon 25% moms (9 965,40) Ref. fra kommuner (fakturert) (25 191,00) Bruk av bundne fond (15 854,40) SUM driftsinntekter (51 010,80) Samarbeidsprosjekt oppvekst 0,

22 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 22/ HSJ Rådmannsgruppa 29/ HSJ Arbeidsutvalget 23/ HSJ Styret 23/ HSJ Navn på saken Regionale samarbeidsordninger driftsbudsjett og rammer for (Orienteringssak, styret ) Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter - ikke vedlagt (ettersendes på forespørsel): Rådmannsgruppa sak 17/12 /økonomiplan for og - budsjetteringskriterier Saksfremstilling: Ansvaret for budsjett og oppfølging av disse ligger hos verstkommunene / den kommunen som har fagansvar. Dette gir god budsjettstyring samt at det er effektivt for regionsamarbeidet. Vertskommunene har utarbeidet forslag til budsjett for / økonomiplan for de regionale samarbeidsordningene som skal behandles i regionrådet. Disse er gjennomgått og satt sammen av sekretariatet. Saken gjelder for følgende samarbeidsordninger: Fosen Regnskap Fosen Lønn Fosen IKT Kemnerkontoret for Fosen Fosen Barneverntjeneste Fosen Inkasso Fosen Låneadministrasjon Fosen Kart/GIS Sak/arkiv-programmet Helse- og omsorgsprogrammet A. eringskriterier: Det er forutsatt at samarbeidsordningene skal forholde seg til de samme budsjetteringskriterier som Fosen Regionråd. Disse ble fastsatt av Rådmannsgruppa i møte den 1. juni sak 17/12. Det ble fastsatt at følgende kriterier skal legges til grunn i budsjettene for samarbeidsordningene: Lønnsvekst: 3,5 % av gjeldende lønn pr Prisstigning: 3,0 % i forhold til -nivå Arbeidsgiveravgift - gjeldende sats i vertskommunene (Åfjord: 5,1 %, Bjugn, Ørland, Rissa og Leksvik: 14,1 %) Pensjon KLP samme prosent som vertskommunen bruker Videre fastsatte Rådmannsgruppa at det skulle budsjetteres med 0-vekst i kommuneandelene fra til. Dette innebærer at forventa lønns- og prisstigning fra til ikke kompenseres. B. kommentarer etter saldering av budsjettene (dvs. etter behandlingen i Rådmannsgruppa den 14.9.): Rådmannsgruppa drøfta forslagene til budsjett for tjenestesamarbeidene i møte den 22

23 14.9., følgende konklusjoner ble trukket vedr. budsjettene for de regionale samarbeidsordningene som skal behandles i Rådmannsgruppa: 3. Før budsjettene legges fram til endelig behandling utarbeider vertskommunene forslag til kutt som medfører reduksjon i kommuneandelene til drift i størrelsesorden 3 %. Dette kan skje enten ved bruk av oppsparte midler eller ved å ta bort tjenester / oppgaver. Foreslås det å ta bort oppgaver / tjenester må det redegjøres for konsekvensene av det. 4. Det forutsettes at sekretariatet i regionrådet utarbeider et beslutningsgrunnlag for en evaluering av samarbeidsordningene og sekretariatet i regionrådet. Dette kan alternativt skje i form av en forvaltningsrevisjon. For de regionale samarbeidsordningene medfører dette følgende reduksjoner: Samarbeidsordning Opprinnelig budsjett kommuneandeler Kort oppsummering av salderingsforslaget fra vertskommunen: Reduksjon 3 % (drift) jfr. pålegg fra Rådmannsgruppa Fosen Regnskap 1) Reduserte lønns- og inventarkostnader Fosen Lønn Foreslår ingen reduksjon. Se begrunnelse inntatt i budsjettkommentarene. Reduksjonen finansieres ved inntekstføring fra Kemnerkontoret for fond Fosen NB! Kommuneandelene økes med kr fra til. Fosen IKT Reduksjonen finansieres ved inntekstføring fra fond. Fosen Reduksjon i lønnsbudsjettet. Se for øvrig Barneverntjeneste budsjettkommentarene. Fosen GIS/Kart Betaling til vertskommunen reduseres Sak/arkiv Redusert budsjett til utviklingstiltak Helse- Reduserer på bevilgning til opplæring. Se for /omsorgsprogram øvrig budsjettkommentarene. 1) Inkl. kr til investering. Vertskommunenes kommentarer til foreslåtte salderinger er inntatt i hver ordning sitt budsjett og merka med blå tekst. Økonomiske rammer (kommuneandeler) i og : Ved fastsettingen av budsjetteringskriterier vedtok Rådmannsgruppa at et for framskrives til korrigert for evt. aktivitetsendringer. et for utarbeides i -priser. Vertskommunene har i utgangspunktet lagt inn budsjettall i hht. til dette. Det antas at det er kommuneandelene i og som er interessant for deltakerkommunene. Nedenfor har vi tatt inn to tabeller som gir en oversikt over vertskommunenes forslag til rammer (kommuneandeler) i og etter at saldering (jfr. vedtak i Rådmannsgruppa den 14.9.) er foretatt: 23

24 Tjenestesamarbeid - budsjett kommuneandeler : SUM SUM Endring til Fosen Regnskap Fosen Lønn Kemnerktr Fosen IKT Fosen Barnevern Fosen Inkasso Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Småselskap Fosen Låneadm. Fosen GIS/ Kart Fosen sak/arkiv Helse- /omsorgspr SUM drift SUM drift Differanse Tjenestesamarbeid - budsjett kommuneandeler (Lønns- og prisnivå som i ): SUM SUM Endring til Fosen Regnskap 1) Fosen Lønn Kemerkontoret Fosen IKT Fosen Barnevern Fosen Inkasso Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Småselskap Fosen Låneadm. Fosen GIS/Kart Fosen sak/arkiv Helse- /omsorgspr SUM drift SUM drift Differanse Sekretariatets forslag til vedtak: 1. for for følgende samarbeidsordninger vedtas: 24

25 a) Fosen Regnskap b) Fosen Lønn c) Kemnerkontoret for Fosen d) Fosen IKT e) Fosen Barneverntjeneste f) Fosen Inkasso g) Fosen Låneadministrasjon h) Fosen GIS (geografiske informasjonssystemer) i) Fosen Sak/arkiv (Ephorte) j) Helse og omsorgsprogram (Profil Fosen) 2. De foreslåtte rammer i legges til grunn for utarbeidelse av budsjett for. 3. Eventuelt regnskapsmessig mindreforbruk kan i forbindelse med regnskapsavslutningen avsettes til bundet fond drift. Maksimal beholdning avsatt til bundet fond drift skal ikke overstige kr Tilsvarende forutsettes det at eventuelt regnskapsmessig merforbruk blir dekket av midler som er avsatt til bundet fond drift. Unntatt fra bestemmelsen om maksimal fondsbeholdning er Fosen IKT, som det er vedtatt egne bestemmelser for vedr. avsetning til bundne fond drift og investering. 4. Saken legges fram for styret i Fosen Regionråd til orientering. Rådmannsgruppas behandling den sak 22/12: Følgende ledere av tjenestesenter deltok i møte: o Ingjerd Harøy, Fosen Regnskap o Per Johansen, Fosen Lønn o Roy Kjeøy, Kemnerkontoret for Fosen o Robert Karlsen, Fosen IKT o Therese Guddingsmo, Fosen Barneverntjeneste o Elizabeth Brødreskift, Fosen Inkasso Lederne av tjenestesentrene gjennomgikk og redegjorde for budsjettforslagene. Det ble foreslått at eventuelt regnskapsmessig mindreforbruk kan i forbindelse med regnskapsavslutningen avsettes til bundet fond drift. Maksimal beholdning avsatt til bundet fond drift skal ikke overstige kr Unntatt fra bestemmelsen om maksimal fondsbeholdning er Fosen IKT, som det er vedtatt egne bestemmelser for vedr. avsetning til bundne fond drift og investering. Rådmannsgruppas enstemmige vedtak i møte den sak 22/12: 1. Før budsjettene legges fram til endelig behandling utarbeider vertskommunene forslag til kutt som medfører reduksjon i kommuneandelene til drift i størrelsesorden 3 %. Dette kan skje enten ved bruk av oppsparte midler eller ved å ta bort tjenester / oppgaver. Foreslås det å ta bort oppgaver / tjenester må det redegjøres for konsekvensene av det. 2. Det forutsettes at sekretariatet i regionrådet utarbeider et beslutningsgrunnlag for en evaluering av samarbeidsordningene og sekretariatet i regionrådet. Dette kan alternativt skje i form av en forvaltningsrevisjon. 25

26 Rådmannsgruppens enstemmige vedtak i møte den sak 29/12: 1. Etter en grundig drøfting kom Rådmannsgruppen fram til at budsjettene for samarbeidsløsningene i blir slik det går fram av tabellene nedenfor: Tjenestesamarbeid - budsjett kommuneandeler : SUM SUM Endring til Fosen Regnskap Fosen Lønn Kemerktr Fosen IKT Fosen Barnevern Fosen Inkasso Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Småselskap Fosen Låneadm. Fosen GIS/ Kart Fosen sak/arkiv Helse- /omsorgspr SUM drift SUM drift Differanse Rådmannsgruppen ber om at det også i arbeides med effektiviseringstiltak med tanke på budsjett. 3. Eventuelt regnskapsmessig mindreforbruk kan i forbindelse med regnskapsavslutningen avsettes til bundet fond drift. Maksimal beholdning avsatt til bundet fond drift skal ikke overstige kr Tilsvarende forutsettes det at eventuelt regnskapsmessig merforbruk blir dekket av midler som er avsatt til bundet fond drift. Unntatt fra bestemmelsen om maksimal fondsbeholdning er Fosen IKT, som det er vedtatt egne bestemmelser for vedr. avsetning til bundne fond drift og investering. 4. Saken legges fram for styret i Fosen Regionråd til orientering. Arbeidsutvalgets innstilling: Styret i Fosen Regionråd tar rådmannsgruppens vedtak til orientering. Styrets vedtak: 26

27 ØKONOMIPLAN - : Fosen Regnskap (Vertskommune: Bjugn) Konto Tekst Regnskap Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Inventar/utstyr Utviklingstiltak/Konsulenttjenester Internkjøp (fra vertskommune) SUM DRIFTSUTGIFTER Utfakturering av porto separat Ref arbeidsmarkedtiltak Sykepenger Betaling fra kommuner/firma Overført investering - Agresso Andre renteinntekter SUM DRIFTSINNTEKTER Fosen Regnskap Investeringsbudsjett: Konto Tekst Regnskap Etterslep fra Oppgradering Agresso Mottak og sending e-faktura SUM INVESTERINGSUTGIFTER Overføring fra kommuner SUM INVESTERINGSINNTEKTER Kommentarer til investeringsbudsjettet: Vi satser ikke på noen større installeringer i Agresso i. Vi regner med å være ferdig med igangsetting/ferdigstillelse av reiseweb, skanning av hovedboksbilag og EHF i løpet av høsten. På systemsiden må vi konsentrere oss om å utnytte det vi har anskaffet så langt og best mulig utnytte de mulighetene som ligger der. I regner vi med at vi starter med å installere ny versjon av Agresso. Den kan tas mer modul for modul, og det anses å være mindre teknologiske endringer enn fra 5.4 til 5.5 og bør derfor være et atskillig enklere prosjekt. Kostnadsmessig er dette pr dags dato vanskelig å anslå, men en totalkostnad på kr. 0,5 mill. til kr. 1 mill. skulle man komme langt med. Under forutsetning av rådmannsgruppas godkjenning og tilføring av prosjektmidler, så ønsker vi høsten og i å satse på og ta i bruk et opplæringsprogram (elæring) som knyttes rett til de aktuelle skjermbildene i Agresso. Oppstartskostnad ca kr og årlig driftskostnad ca kr Dette er ikke innarbeidet i budsjettet. Nærmere info angående dette prosjektet er innarbeidet nedenfor under effektiviseringstiltak. Videre foreslås det å søke om skjønnsmidler til dette prosjektet Ofte blir det et etterslep på kostnader ifm med prosjekter foregående år. Det anses at vi kan få et etterslep på kostnader ifm prosjekter over til på Vi velger derfor å sette investeringsbudsjettet til i. 27

28 KOMMUNEANDELER: Fordelingsprinsipp: Fordeles etter faktisk timeforbruk pr. kommune og selskap. Driftsbudsjettet: Kommune: Regnskap Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Mosvik Betaling fra "småselskap" SUM Fordeling investeringskostnader: Osen Roan Leksvik Åfjord Rissa Ørland Bjugn Sum kommentarer til saldering fra vertskommunen: et er nå tatt ned med 4% fra. I og med at vi ikke har foretatt noen oppsigelser vil budsjettet etter hvert bestå kun av lønnskostnader. Vi har tenkt en utfasing av en AFP-stilling, men avventer dette fordi vi nå tar på oss nye oppdrag. Fosen Renovasjon IKS tar vi over fra og er noe usikker på hvor mye arbeid dette etter hvert vil bety for avdelingen. Vi startet i 2005 med 25 firma og har i dag ansvaret for regnskapsføringen for 33 med samme bemanning. Dette tilsier at arbeidspresset er høyt og avdelingen blir derfor noe utsatt dersom vi får langtidsfravær. Vi kan se en innsparing på ressurser ved overgang til flere faktura pr e-post og EHF faktura, men dette ligger noe fram i tid. Dette kan også tilsi at vi kan ta på oss nye oppdrag. Usikre poster: Det kan se ut som lønnsposten er noe for lavt budsjettert da lønnsforhandlingene pr dags dato ikke er ferdigstilt. Vi har en stor post når det gjelder kontormateriell. Denne posten består bl.a. av kostnader til fakturablanketter, toner til skrivere og ringpermer. For utgjorde dette kr og pr dags dato så har vi allerede brukt kr Posten for serviceavtaler er også en usikker post fordi vi ved "dataproblemer" kan være nødt til å bruke konsulenttimer som ikke inngår i brukerstøtteavtalen. Denne posten kan det derfor være vanskelig å forutse størrelsen på. I tillegg har vi en del faste serviceavtaler her for 28

29 kopimaskiner, Finale årsoppgjør (årsoppgjørsprogram for AL/AS) og Account Match (bankavstemmingsprogram). Fosen regnskap har ikke avsatt overskudd for tidligere år - men har valgt å la dette gå tilbake til brukerne. Vi har derfor ingen fondsmidler som vi kan legge inn i budsjettet pr dags dato. Konsekvenser med framsendte budsjett: Vi har redusert overtidsbruken. I årsoppgjøret har det vist seg at det er nødvendig med en del overtidsgodtgjøring for å få levert regnskapene til riktig tid. Regnskapene vil høyst sannsynlig bli forsinket ved å fjerne denne budsjettposten. Vi har ikke noen midler avsatt til kurs og utvikling. Å drive med utviklingsarbeid innenfor enheten anses som høyst nødvendig for å være konkurransedyktig. Dessuten går dette mot kommunens mål om å være en lærende kommune. Å innhente anbud på kommunenes forsikringer har vært utført ved Fosen regnskap. Denne anbudsprosessen har vært en krevende jobb. Denne jobben blir nå faset ut ved avdelingen da vi ikke ser noen mulighet for å innpasse dette i budsjettet. BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier I hht. Rådmannsgruppas vedtak i møte den 1. juni sak 17/12. B. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeidsordningen) Ved Fosen regnskap er det 11 ansatte og til sammen 9,95 årsverk. I har vi hatt ansvaret for regnskapsføringen for 28 firma. Vi har i tillegg avsluttet/utført årsregnskap for Mosvik kommune, Mosvik kirkelige fellesråd og Gode Sammen AS. Rissa kommune fører regnskapet for Rissa Utvikling KF, Fosen renovasjon IKS, Rissa kirkelige fellesråd og Rissahallen KF. Vi skanner og remitterer for de tre førstnevnte. 29 Fra og med vil vi ta over regnskapsføringen for Fosen renovasjon IKS. Vi ser en utvikling mot at kommunene overlater flere og flere at sine økonomioppgaver til Fosen Regnskap. Med økende antall oppgaver og innfasing av nye moduler/prosjekter - så anses det ikke å være noen mulighet pr dags dato og kutte i bemanningen. Vi ser at det skal svært korte fravær til før vi blir hengende etter med oppgavene. Avdelingen hadde fram til 1. april en ekstra ressurs via NAV-systemet. Vi har en ansatt som jobber to dager i uka - AFP-ordningen - denne stillingen vil ved fratreden ikke bli erstattet. C. Arbeidsmiljøtiltak Arbeidsmiljøet ved Fosen regnskap anses å være godt og det er svært lite sykefravær. D. Kompetansebehov og planlagte opplæringstilta De ansatte har etter hvert opparbeidet god kompetanse, men det vil hele tiden være behov for å holde seg oppdatert i gjeldende regelverk. I har vi jobbet med innfasing av moduler for å kunne ta imot e-faktura. Dette fungerer, men det er ikke mange firma som benytter dette enda. Vi har begynt å få forespørsler om vi kan sende ut e-faktura, og vi blir derfor nødt til å framskynde denne prosessen. Fokus blir nå å utnytte teknologien som vi har investert i og som vi planlagger å investere i. E. Samhandlinga mellom vertskommunen og deltakerkommunene og ting av betydning for samarbeidstiltaket

30 30 Det er utferdiget tjenesteavtaler og egne serviceavtaler for å regulere tjenesteleveransen. Vi har vært på besøk i en del kommuner i løpet av, og dette er en ordning både vi og kommunene er fornøyd med. Vi har som mål og fortsette dette arbeidet i. Da setter vi fokus på problemstillinger og forbedringer som vi kan oppnå mellom leverandør og tjenestemottaker. F. Forbedrings- og effektiviseringstiltak drift : Det er presisert fra rådmannsgruppa at arbeidet med budsjett/økonomiplan for og så må tidligere konklusjoner som er trukket i forhold til å synliggjøre effektiviseringstiltak/ kostnadsreduserende tiltak følges opp. Dette er forsøkt listet opp nedenfor. I budsjettet er kostnadene tatt ned i ordinær drift samt at det ikke er budsjettert med noen inntekter angående overføring fra drift til investering. Vi har fortsatt en utfordring i å ta inn inntektene etter Mosvik sin uttreden. Ressursmessig var ikke Mosvik den mest krevende kunden, og vi har fått en del "erstatninger" - jfr. punkt H nedenfor. Vi vil fremme forslag til tiltak som vi anser kan gjøre oss mer effektive og kostnadseffektive, både når det gjelder forbedring av rutiner og arbeidsfordeling mellom tjenestesenter og tjenestekjøper samt være en forbedring av arbeidsprosesser og rutiner internt i samarbeidsordningen. Vi tenker da på et e-læringsverktøy. Vi har fått et svært godt tilbud fra Evry om å være referansekunde. Dette tilbudet har vi ikke så lenge, derfor må vi "handle raskt". Dette verktøyet er koblet direkte til menyen i Agresso, og man behøver ikke å logge seg på noe eget program for å finne beskrivelse av hvordan man f.eks. skal attestere et bilag steg for steg. En "link" vil angi fremgangsmåte. Status kompetanse og internsupport for Fosen Regnskap Systemansvaret for Agresso er tillagt Fosen Regnskap og mange henvendelser som mottas er spørsmål om bruk av systemet. Mange av henvendelsene bærer preg av at det ved tildeling av nye oppgaver ikke er gitt den nødvendige opplæring i hvordan oppgaven skal utføres. Avhengig av hovedansvarsområde, er også kunnskap om funksjonalitetene i Agresso varierende hos de som er ansatt i Fosen Regnskap, og tidsbruk i forbindelse med slike henvendelser varierer. Mange spørsmål gjelder oppgaver som ikke utføres av Fosen Regnskap, for eksempel attestering og anvisning av bilag. Dette medfører en risiko for feilinformasjon. Andre brukere med for lite opplæring utfører oppgaven uten å rådføre seg med noen. Dette medfører for eksempel feil bruk av mva-koder, konteringsfeil og fakturaer som ikke betales rettidig. Mye av dette fanges opp i kontroller ved Fosen Regnskap, som bruker tid på korrigering av bilag, samt henvendelser til brukere som de ser har behov for informasjon. Ved oppgradering til versjon 5.5 av Agresso i juni 2010 ble det utarbeidet kursdokumentasjon og rutinebeskrivelser for bla. attestanter og anvisere. Det ble gitt tilbud om kurs i Bjugn slik at hver kommune kunne få en opplæring av noen brukere som igjen skulle stå for den videre opplæringen og distribusjon av kursdokumentasjon ute i kommunene. De skulle også ha et ansvar for opplæring av nyansatte. Henvendelser som mottas viser at dette ikke har blitt satt i system og at opplæringen er tilfeldig. Noen får den nødvendige opplæringen, mens andre knapt får info om påloggingsprosedyre. Stadig flere forsystemer hvor filer skal sendes til og fra Agresso tas i bruk. Manglende opplæring gjør at det ofte er feil i data i filene. Dette medfører stopp i automatiske

31 prosesser, tidsbruk på feilsøking og med påfølgende manuell behandling. Også en oppgave Fosen Regnskap bruker mye tid på. Kompetanse og internsupport - utfordringer og mulig heter Behovet for opplæring av brukere er stort og vil væ re økende. Trenden for videre versjoner av Agresso er at stadig flere oppgaver ka n utføres fra Agresso Self Service, noe som igjen medfører et økende antall web-brukere. Br ukerne kan da selv registrere ulike typer data på web som viderebehandles av bla. Fosen Lønn og Fosen Regnskap i Agresso. Verktøy som arbeidsflyt og varslinger i IntellAgent kan benyttes for og overvåkning av dataflyten. For å kunne ta ut en effektiviseringsge vinst ved bruk av nye moduler og rutiner, er det nødvendig at alle får den nødvendig e opplæring for oppgaven de skal utføre, at de får samme informasjon og at samme rut ine benyttes av alle i Fosenregionen. Geografiske avstander tilsier at opplæring som vedr ører mange brukere, eksempelvis elektronisk reiseregning, bør skje ute i kommunene. Kompetanse og internsupport - forslag om å kjøpe el æringsverktøyet ewiz Vi har fått tilbud på elæringsverktøyet ewiz fra E vry. Prisen gjelder kjøp av produktet for egenproduksjon av e-guider. Det inkluderer en l isens for et ubegrenset antall brukere og opplæring i bruk av verktøyet. Det gis en reduks jon i prisen hvis Fosen kommunene vil være referansekunde for produktet, og for å oppnå g itt pris fordres det en snarlig avgjørelse. Tilbudet beskriver E-læring som en anerkjent metode for å sikre god opplæring av et stort antall brukere. Ved egenproduksjon av e-guider, kan eksisterende kursdokumentasjon og rutinebeskrivelses legges direkte inn i programmet og bearbeides til e-guider. Verktøyet gjør det mulig å bryte ned lengre prosesser i sekve nser slik at det kan benyttes i forbindelse med kurs, som del av et kurs og som rep etisjon. Den enkelte kan da velge nivå for beskrivelse av en prosess, en meny som kort bes kriver trinnene i prosessen eller en video som viser detaljene i sekvensen trinn for tri nn. For Fosenregionen vil ewiz i første omgang være et verktøy for å sikre kvaliteten på opplæring til mange brukere med mulighet for egenre petisjon ved behov. Videre vil det kunne benyttes for rutinebeskrivelser av oppgaver i nnen følgende områder: Agresso Økonomi, Agresso Lønn og Personal, ephorte, ekko, Forsystemer, IKT. Sporadiske brukere vil finne aktuell guide for å få hjelp der og da via sin egen PC mens mer avanserte brukere kan ha nytte av rutinebeskriv elser innen fagområder de kommuniserer med gjennom Agresso. Tiden som blir brukt til opplæring bør bli kortere enn tradisjonelle kurs fordi den er mer målrettet mot de funksjonene den enkelte bruker har behov for å kunne. Guidene vil kunne bidra til en gjennomgående og enh etlig arbeidsmetodikk i avdelingene og kommunene i Fosenregionen. Alle brukere vil ha t ilgang til en veiledning som er kvalitetssikret. Korrekt utførte oppgaver vil redus ere tiden som benyttes til feilretting og informasjon, tid som kan benyttes til å ta i bruk u benyttede funksjonaliteter i Agresso og andre systemer. Korrekte data i mottatte filer vi g i mulighet for videreutvikling av automatisering av prosesser. Som med alle andre verktøy må ewiz benyttes for å g i en effektivisering. I tillegg til pris for kjøp av verktøyet må det settes av ressurser ti l å jobbe med det. Et godt verktøy gjør det på ingen måte gratis å benytte egne superbruker e til internopplæring. Produksjon av egen e-guider er heller ikke venstrehåndsarbeid som kan tas i tillegg til allerede pålagte oppgaver. Et prosjekt med innkjøp og bruk av ewize må ta høyde for kostnader knyttet til ressursbruk, bla.: En plan for hva verktøyet skal benyttes til 31

32 Opplæring av brukere som ønsker å benytte det og vi dereutvikle det Gjennomgang og dokumentasjon av prosesser Produksjon av e-guider Vedlikehold og ajourhold ved endringer Opplæringsplaner Info og distribusjon Dersom vi bestemmer oss for dette verktøyet - påløp e en oppstartskostnad på ca kr Dette er foreløpig ikke lagt inn i budsjetet for (investeringsbudsjettet). Det vil da bli en årlig driftskostnad på tilsammen kr med et ubegrenset antall brukere. Dette er et svært godt tilbud. Det foreslås å søke om skjønnsmidler for samt søke om opplæringsmidler i KS. Søknadene går via Fosen regionråd, da dette er tilt ak som vil omfatte hele regionsamarbeidet. Mer informasjon om elæring og ewiz er inntatt i søk nad om skjønnsmidler som behandle som egen sak i regionrådet. Beskrivelse av tiltaket/tiltakene og forventa resu ltat 2. E-læring og rutiner: I forbindelse med utvikling av Agresso og annen programvare så vi ser behovet for å bli flinkere ti l å bruke det verktøyet som er innkjøpt. I alle slike store innkjøp så vil det lig ge en risikofaktor knyttet til innkjøpet ved at brukerne ikke lærer seg å ta i bru k verktøyet det er investert store summer i. Vi viser til egen beskrivelse og ti lbud. 3. Mottak og sending av faktura: Vi kan nå ta imot faktura pr e-post - dette gjør at de går direkte i skanner uten å måtte skannes manuelt. Men det er for få kunder som benytter seg av det enda til at vi kan se så store besparselser. Det er i løpet av installert og satt i drift m uligheten for mottak av e- faktura. Arbeidet med også å sende ut e-faktura vil framskyndes. Det er satt av midler i investering til dette arbeidet. Når det gj elder utsendelse av e-faktura så er dette svært lite benyttet av våre kunder - men v i anser at dette vil tilta etter hvert 4. Skanning av hovedboksbilag: På skannesida er det jobbet med en løsning for skan ning av hovedboksbilag. Bjugn er satt opp som testkommune så langt. Vi er noe usikre på om dette kan gi oss noen gevins t. Det kan heller se ut som det blir merarbeid med å skanne inn alle bilagene. Dette får vi høste erfaringer med etter hvert og forsøke å finne en løsning som g ir oss størst effektiviseringsgevinst. Hensikten er at man kan ta opp bilagene på samme måte som et skannet bilag. 5 Vi har i løpet av mistet en del inntekter i og med at Mosvik kommune er trådt ut av samarbeidsordningen - og som følge av d ette også Mosvik kirkelige fellesråd. Gode Sammen AS er også opphørt. Vi tar over regnskapsføringen for Fosen Renovasjon IKS fra Valsneset eiendom og industriselskap har vi tatt in n igjen fra Vi har pr dags dato innvilget 10% reduksjon i en st illing pga omsorg for små barn. Denne stillingen er budsjettert med 100%. Vi har muligheter for å fase ut en AFP stilling på 35% - eller skaffe oss flere "kunder". Reduksjon (-) / økning (+) i budsjett for Vi anser at vi kan høste gevinster ved å ta i bruk e-guider og e-læringsverktøy Mottak av bilag pr e-post og e- faktura vil spare oss for timer brukt til skanning. Også i kroner og øre for den enkelte kommune fordi gebyr på disse faktura vil falle bort. Vi har ingen erfaring med skanning av hovedboksbilag ennå - så forventet tidsbruk er derfor vanskelig å stipulere. Vi må se på muligheten for å ta på oss oppgaver eller skaffe oss flere kunder G. Utviklingstiltak drift - : o Utnyttelse av teknologien - nytte Intel-Agent der dette er mulig (hendelser) 32

33 - utvikling av rapporter for kontroller av korrekte regnskapsdata - optimalisering av automatisk filbehandling o Skanning av hovedboksbilag o Utsendelse av e-faktura o Intern fakturering o Utarbeidelse av felles portal for rutinebeskrivelser (e-læring) o Oppgradering av Agresso i H. Andre kommentarer til budsjettet/økonomiplana: Mosvik har trådt ut av samarbeidsordningen - det samme da med Mosvik kirkelige fellesråd. Gode Sammen AS er også opphørt som selskap. For disse firmaene har vi kun utferdiget årsoppgjør i. Dette har gitt oss en utfordring i å skaffe oss tilsvarende inntekter. Vi har fått inn Fosen brann- og redningstjeneste IKS i - samt at vi har fått tilbake Valsneset industri og eiendomsselskap fra 1. september. Rissa kommune fører pr dags dato regnskap selv for følgende firma - Rissa kirkelige fellesråd, Rissa Utvikling KF, Fosen Renovasjon IKS, Rissahallen KF. Vi skanner bilagene og remitterer for de tre førstnevnte. Vi tar imidlertid over regnskapsføringen for Fosen renovasjon IKS fra , slik at dette vil gi oss noen større inntekter. Der kan det se ut som arbeidsmengden over tid vil øke noe etter hvert som de ønsker å legge oppgaver over til oss. Dette har ført til at vi for har fått en økning i kommuneandelene vedr. drift av Fosen Regnskap på ca kr ,- pr kommune sammenligna med. Lavere investeringsbeløp i sammenligna med gjør at kommuneandelene totalt sett går ned. 33

34 ØKONOMIPLAN - : Fosen Lønn (Vertskommune: Åfjord) Konto Tekst Regnskap *) Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Inventar/utstyr Utviklingstiltak (Jfr. Tiltaksplan) Moms - kompensasjonsordning Avsetning til fond SUM DRIFTSUTGIFTER Statlige tilskudd og refusjoner Ref. av moms - drift Betaling fra kommuner SUM DRIFTSINNTEKTER Fosen Lønn KOMMUNEANDELER: Fordelingsprinsipp: Kostnadene fordeles etter faktisk timeforbruk pr. kommune og selskap. Kommune: Regnskap Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Mosvik Betalt av "småselskap" 1) Mindreforbruk (avregnes i ) SUM Betaling fra småselskap med unntak av Ørland Kultursenter er ikke utskilt, men ligger inne i kommunebeløpene Kommentarer til saldering fra vertskommunen: Innledning Fosen lønn ivaretar lønnsfunksjonen for 7 kommuner og 18 øvrige virksomheter. Totalt sett ble det utbetalt lønn til personer i. Fosen lønn ønsker å være en kompetent, effektiv og attraktiv leverandør av lønnstjenester til våre samarbeidspartnere. For å sikre dette må virksomheten ha gode verktøy, kompetente og motiverte medarbeidere og et godt samarbeid med våre kunder. Dette synes viktigere i tiden som kommer siden lønnskompetansen forvitrer i kommunene og det synes som om at kapasiteten innenfor personalfunksjonen i kommunene reduseres. 34

35 Fosen lønn sine budsjetter i de 3 siste år 2010 Inntekter Kommuneandeler Andre inntekter (ref mva) Utgifter Sum utgifter Sum et og kommuneandelene for Fosen lønn ble fremskrevet med 3,4 % fra Fra ble budsjettet redusert i sin helhet med andelen fra Mosvik kommune. Dette utgjorde en innsparing på kr i -tall. Etter Fosen lønn sin oppfatning har Fosen lønn vært lojal mot tidligere innsparingstiltak, men har nå kommet til et kritisk nivå i forhold til å kunne opprettholde tjenestetilbudet. Fosen lønn sin virksomhet for Fosen lønn er i gang med, og står overfor, flere større utviklingsprosjekter i tiden som kommer. De viktigste er: Innføring av elektroniske reiseregninger Innføring av elektroniske reiseregninger er et prosjekt som har pågått over noe tid. Etter å hatt pilotdrift i Bjugn og Rissa, holder rutiner på å bli etablert og vi er etter hvert klar for utrulling i Åfjord, Roan og Osen, før Ørland og Leksvik kommer inn til slutt. Oppsett av tekniske løsninger, etablering av rutiner, arbeidsflyt, samt opplæring i kommunene er ressurskrevende, og samtidig nødvendig for å få et godt resultat på sikt. Denne jobben vil gå langt ut i før alt er på plass. Innføring av elektronisk turnus- og timelistesystem Arbeidsgruppen for innføring av elektronisk turnus- og timelistesystem er i sluttforhandlinger med aktuelle leverandører med sikte på endelig valg av leverandør for levering av system til kommunene på Fosen. En viktig del av arbeidet med innføringen av systemet er integrasjon mot lønnssystemet, etablering av nye rutiner, arbeidsflyt og opplæring. Fosen lønn vil være en viktig bidragsyter for et godt resultat, samtidig som vi ser at dette er tidkrevende i en implementeringsfase. Fosen lønn har satt av midler på fond, jf behandlingen av tidligere års regnskaper. Dette er midler som er avsatt i den hensikt å kunne ta investerings- og implementeringskostnader knyttet til innføring av nytt elektronisk turnus- og timelistesystem. Investeringskostnadene basert på innkomne tilbud ligger i intervallet kr til kr Sett i lys av dette er det trolig et behov for å måtte skyte inn mer midler enn de kr som er gitt til prosjektet i skjønnsmidler. En tapping av fond nå, vil sannsynligvis medføre at disse pengene må hentes inn fra kommunene igjen ved implementeringen av nytt turnussystem. Oppfølging av våre eierkommuner Fosen lønn opplever stadig flere henvendelser knyttet til lønnsrelaterte forhold, pensjon og personalmessige spørsmål. For Fosen lønn er det viktig å kunne svare på spørsmål når man besitter kompetansen, samtidig kan god oppfølging av våre kunder være en god investering, da dette bidrar til at ting gjøres riktig fra første stund. Dette er imidlertid tidkrevende og vi ser at det er utfordrende å kunne bistå alle i en travel hverdag. Oppsummering: 35

36 Med bakgrunn i ovenstående vil vi fra Fosen lønn sin side be om at rådmannsgruppen fastholder opprinnelig innsparingskrav når det gjelder budsjettet til Fosen lønn om en videreføring av nivået på kommuneandelene fra til. En nedskjæring i en periode der to større utviklingsprosjekter knyttet til reiseregninger og elektronisk turnussystem er i gang er uheldig. Samtidig vil bruk av avsatte fondsmidler som egentlig er tiltenkt brukt på innføring av elektronisk timeliste-/turnussystem føre til at disse midlene må hentes inn fra kommunene på nytt ved implementering av dette systemet. Fosen lønn ber derfor om at Fosen regionråd holder seg til budsjettforutsetningene i brev av , og slutter seg til forslaget til økonomiplan for Fosen lønn som ble oversendt For Fosen lønn innebærer dette i seg selv en innsparing på ca kroner, dersom man legger til grunn en pris- og lønnsvekst på 3,5 % fra -. BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier I hht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/. B. sett i forhold til budsjettramme i økonomiplan for til et er satt opp i henhold til rådmannsgruppens vedtak om nominell fremskriving av budsjettet fra. Sett i lys av en pris og kostnadsvekst på minimum 3,5 % betyr dette en reell innstramming på over kr Dette er mye i en liten enhet. Denne innsparingen må også sees i lys av at Fosen lønn fulgte opp rådmannsgruppens vedtak når det gjelder inneværende års budsjett om at Mosvik kommune sin uttreden ikke skulle få betydning for kostnadene til de øvrige kommunene. C. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeidsordningen) Reduksjonen i stillingsandeler har ført til en knapphet i bemanningen i Fosen lønn, noe som har ført til en presset arbeidssituasjon. Det er grunn til å håpe at innføring av elektroniske reiseregninger og elektronisk timeliste-/ turnussystem vil bedre situasjonen, men i en overgangsperiode er arbeidspresset svært høyt. Fosen lønn erfarer at personalstyringsressursene i kommunene også er redusert, noe som gir en økning i antall direkte henvendelser og merarbeid som følge av større mangler i lønnsgrunnlagene. D. Arbeidsmiljøtiltak Tjenestesenterets ansatte betegner selv arbeidsmiljøet som bra. Et høyt arbeidspress og mye stillesittende arbeid gjør at ressurser prioriteres på å sørge for at hver enkelt medarbeider har en godt tilpasset arbeidsplass. Virksomheten er sårbar når det gjelder fravær, siden vikarer må ha en god del opplæring på system og rutiner før de kan ivareta oppgaver på Fosen lønn. E. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak Fosen lønn vil etter hvert være et ledende miljø innenfor lønnsarbeid på Fosen og særlig innenfor lønn i offentlig sektor. Det er viktig at Fosen lønn besitter nødvendig kompetanse, både for å utvikle egen virksomhet og for å kunne bistå våre samarbeidspartnere i kommunene i forhold til lønnsrelaterte spørsmål. Dette krever en individuell oppfølging og oppbygging av kompetanse for den enkelte medarbeider slik at Fosen lønn samlet sett, og på en profesjonell måte, kan tilby våre kommuner de tjenester og den oppfølging som er ønskelig. Fosen lønn vil videreføre en kontinuerlig oppdatering av våre medarbeidere i forhold til de endringer som til enhver tid skjer på lønnsområdet. 36

37 F. Samhandlinga mellom vertskommunen og deltakerkommunene og ting av betydning for samarbeidstiltaket I stor grad oppleves samhandlinga mellom kunde og leverandør som god. Men, tjenestesenteret ser et klart behov for å frigjøre tid til mer rådgivning og veiledning. Fosen lønn ønsker å møte kommunene gjennom årlige oppfølgingsmøter for å avstemme rutiner og forventninger mellom kommunen og lønningskontoret. G. Forbedrings- og effektiviseringstiltak / utviklingstiltak - drift : Beskrivelse av tiltaket (med særlig fokus på hva man vil oppnå ved å gjennomføre tiltaket) 1. Innføring av elektronisk og desentralisert registrering av variabel lønn. Dette gjelder reiseregninger, men også timelister. Dette forutsettes å gi en dreining av arbeidsoppgaver fra manuelt punchearbeid til kvalitetssikring. 2. Målrettet kompetansegjennomgang og oppbygging i forhold til behov, for å yte bedre og mer effektive tjenester og utvikle rådgivning og oppfølging overfor våre kunder. 3. Gjennomgang av lønnssystemet med sikte på å ta ut effektiviseringspotensiale. Gjøres ved kritisk gjennomgang, både alene og gjennom etablering av brukergrupper sammen med andre brukere av Agresso lønn Reduksjon (-) / økning (+) i budsjett for Reduksjon (-) / økning (+) i budsjett for Effektivisering forutsettes når systemene og nye rutiner er innarbeidet. 37

38 ØKONOMIPLAN - : Kemnerkontoret for Fosen (Vertskommune: Leksvik) Konto Tekst Regnskap Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Inventar/utstyr Avsetning til fond SUM DRIFTSUTGIFTER Salg av varer og tjenester Statlige tilskudd og refusjoner Ref. fra kommuner Ref. fra Leksvik kommune Bruk av fond SUM DRIFTSINNTEKTER Kemnerkontoret for Fosen 0 0, KOMMUNEANDELER: Fordelingsprinsipp: 10 % av den totale kostnad deles likt mellom kommunene. Den resterende andelen (90 % av den totale kostnaden) fordeles med 80 % etter folketall og den resterende 20 % etter antall arbeidsgivere som leverer lønns- og trekkoppgaver. Kommune: Regnskap Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Mosvik SUM Kommentarer til salderingen fra vertskommunen: Det er viktig å merke seg at bruken av fondsmidler er økt fra i til i og i. Dette medfører at kommuneandelene vil øke betydelig allerede fra og enda mer i 2015 i og med at avsatte fondsmidler da er oppbrukt. BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier I hht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/. B. sett i forhold til budsjettramme i økonomiplan for til Det er lagt inn økning i lønn ( 3,5 % ), og de konsekvenser dette vil få for pensjonsinnskudd og arbeidsgiveravgift. Øvrige poster er tilnærmet uendret fra budsjettet. 38

39 C. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeidsordningen) 8 ansatte og 7,6 årsverk. Det ble i løpet av 2010 redusert med 0,5 årsverk, dette for å være forberedt på at Mosvik skulle fases ut i løpet av. Det er derfor ikke mulig å redusere ytterligere. D. Arbeidsmiljøtiltak Ingen tiltak planlagt. E. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak Det er kontinuerlig behov for opplæring og kompetanse økning. Det er budsjettert med i til kurs / opplæring. F. Samhandlinga mellom vertskommunen og deltakerkommunene og ting av betydning for samarbeidstiltaket. Det er av forklarlige årsaker lite samhandling mellom vertskommune og samhandlingskomunene. G. Andre kommentarer til budsjettet/økonomiplana: Det er i noe tid signalisert økt fokus på arbeidsgiverkontroll fra skattedirektoratet. Kemnerkontoret har foretatt en omrokkering for å forsøke å imøtekomme disse krav. 39

40 ØKONOMIPLAN - : Fosen IKT (Vertskommune: Rissa) Konto Tekst Regnskap Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Inventar / utstyr Utviklingstiltak (Jfr. Tiltaksplan) Avsetning til fond *) SUM DRIFTSUTGIFTER Ref. fra andre Ref. fra kommuner Bruk av fond til drift SUM DRIFTSINNTEKTER Fosen IKT *) Avsetning til bundne fond jfr. vedtatt budsjetteringsprinsipp i forbindelse med budsjettet for 2010: Bundet fond investering: avsetning i kr og kr i Bundet fond drift: avsetning i kr. 0 og kr i Vi velger og ikke sette av til bundet fond - drift for da avsetninger av overskudd til driftsfond fra tidligere år er store nok. Dette kan også vurderes for når dette behandles på nytt i. Investeringsbudsjett: Konto Tekst Investeringer Avsetning investeringsfond SUM INVESTERINGSUTGIFTER Bruk av bundne driftsfond/investeringsfond SUM INVESTERINGSINNTEKTER KOMMUNEANDELER: Fordelingsprinsipp: (vedtatt i forbindelse med budsjettet for 2010) Tjenestekatalogen legges til grunn for prising pr. kunde. Det bygges på to hovedprinsipper: a) Selvkost. Dette betyr en lav timepris, samt at det er innberegnet svært lite tid til annet enn drift. Dette fordi Fosen IKT vil være en tilnærmet ASP-leverandør. b) Prisstruktur er ut fra grunnkost, driftstid, antall applikasjoner og det antall brukere/klienter den enkelte kommune har mot den enkelte applikasjon. Dette gir et reelt kostnadsbilde for den enkelte kommune sett ut ifra hva den enkelte kommune har bestilt av tjenester. Tjenestekatalogen beskriver: a) Hvilke tjenester som skal leveres den enkelte kommune til hvilken kostnad. b) Ressursbehov for administrasjon og tjenesteleveranser. 40

41 c) Et konsept som bygger på at jo flere som benytter applikasjonene desto billigere blir det for den enkelte kommune. Kommune: Regnskap Osen Osen, tilleggstjenester Roan Roan, tilleggstjenester Åfjord Åfjord, tilleggstjenester Bjugn Bjugn, tilleggstjenester Fosen Regnskap Ørland Rissa Rissa, tilleggstjenester Leksvik Leksvik, tilleggstjenester Mosvik Betalt av "småselskapene" under: Fosen Renovasjon Fosen Regionråd Fosen Regionråd, tilleggstjenester Fosen Regionråd, fellesprosjekt Feide i skolene Fosen DMS Fosen DMS, Felles prosjekt Digitale Fosen Fosen Kommunerevisjon Rissa Utvikling Rissa Kirkelige Fellesråd SUM Kommentarer til salderingsforslaget fra vertskommunen: Fosen IKT foreslår at kuttet tilsvarende kr tas fra driftsfond, da kommunene trolig vil beholde sine driftstjenester i. Leder Fosen IKT er betenkt over måten dette gjøres på da det underminerer alt som er vedtatt tidligere med tanke på hva som ligger til grunn for utarbeidelse av budsjettet for tjenestesenteret Fosen IKT. Dette må være en engangsforeteelse. BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier I hht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/. B. sett i forhold til budsjettramme i økonomiplan for til et for er vesentlig under budsjettrammen i økonomiplana for og. Da var budsjettrammen på kr for og den blir nå kr C. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeidsordningen) Bemanningen har i første halvår vært 7 personer i tjenestesenteret. Pr august er tjenestesenteret bemannet med 6 personer. Ansettelse i ledig stilling vil skje så raskt som mulig og etter at Rissa kommune finner større kontorlokaler til Fosen IKT. Videre ønsker Fosen IKT å ansette ytterligere en dataingeniør i løpet av eller i og at denne 41

42 42 finansieres ut med tidligere avsetninger i dri ftsfond. Denne ansettelsen forklarer veksten i budsjettet i i forhold til budsjette t for. D. Arbeidsmiljøtiltak Rissa kommune vil i løpet av høsten finne stø re kontor lokaler til Fosen IKT i Rissa Rådhus. Dagens kontorer er for små for dagens aktiv itet og har for dårlig luftkvalitet. Fosen IKT har et nærvær på 99,1 % i første halvår. E. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak Kurs og utdanning gis etter enhetens behov. Deler a v denne utdanningen gis i form av fjernstudier hos HiST. Dette er billigere for arbei dsgiver og gir mer igjen både til den enkelte i form av studiepoeng og bedre studier enn tradisjonelle kurs. F. Samhandlinga mellom vertskommunen og deltakerkommun ene og ting av betydning for samarbeidstiltaket. Fosen IKT erfarer at samarbeid direkte med de ulike faggruppene samt de enkelte tjenestesentrene blir stadig mer viktig for å avkla re deres behov og forventninger til IKTsystemene. G. Forbedrings- og effektiviseringstiltak / utviklings tiltak : Vi forsøker hele tiden å jobbe smartere og drifte s å rasjonelt som mulig. Vi erfarer at vi drifter stadig flere systemer og komponenter uten a t bemanningen øker tilsvarende. Et potensielt område for mulige innsparinger er på lis enskostnader. Her kan vi foreta vurderinger om vi kan velge andre lisensformer samt teste ut andre produsenter av tilsvarende systemer/tjenester som ikke krever lise ns pr klient som skal kommunisere med tjenesten (også kalt Cal). Dette kan gi besparelser i lisenskostnader ut i den enkelte kommune og i noen grad hos tjenestesenteret. Nye driftsoppgaver i løpet av og Funksjon Antall brukere klienter Årlig driftspris i kr Økt ant servere SCCM Driftsverktøy for PC er Ca Airwatch Driftsverktøy for nettbrett og Ca 50 Ca smarttelefoner Risk Manager Mer omfattende installasjon etter Ca oppgradering Nye Enterprise kunder i Nesten full drift for Osen og Roan. Gradvis mer for Åfjord og Leksvik Klienter Stadig mer sentralisert klientdrift for flere kunder Nettverk Stadig flere ønsker at Fosen IKT drifter deres nettverkselektronikk (Routere, svitsjer, trådløsbaser, brannmurer.) Profil kom/link Ny mail server Hjemmekontor sikker sone Intern og sikker sone Bjugn Felles meldingsserver innen helse. Oppgradering av epost servere ,- 1 Hjemmekontorløsning for bruk mot sikker sone programmer Bjugn flytter trolig de fleste servertjenestene til Fosen IKT i løpet av. Dette vil i så fall

43 Nye driftsoppgaver i løpet av og Intern og sikker sone Ørland Forsystem Agresso høsten Funksjon medføre mer drift og flere brukerhenvendelser. Ørland flytter trolig de fleste servertjenestene til Fosen IKT i løpet av. Dette vil i så fall medføre mer drift og flere brukerhenvendelser. Elektroniske timelister med mer. Løsning ikke kjent Antall brukere klienter Årlig driftspris i kr Økt ant servere 43 Forklaring til tabell: I tillegg til serverne i tabellen kommer et stort antall terminalservere som håndterer mange ulike tjenester. Det er vanskelig å sette eksakt prislapp i alle radene over da det inngår mye i hvert punkt eller at endelig løsning ikke er kjent. H. Andre kommentarer til budsjettet/økonomiplana Vi har ved prosjekter og bistand til kommunene utover avtalte tjenester i perioden 2010 til fakturert kr 500,- pr time. Denne timesatsen økes til kr 550,- pr time for. Økningen tilsvarer pris- og lønnsvekst siden Vi har nå drift av et så vidt og komplekst spekter av tjenester, klienter, server og nettverksutstyr at det ikke er bare å beregne hva som skal til av personellressurser for å drifte dette. Vi registrerer at et annet kommunesamarbeid i midt Norge som drifter 50% flere brukere og klienter enn Fosen IKT har beregnet at de trenger 16 personer til drift i felles driftssenter. Fosen IKT har i første halvår hatt 6 faste stillinger og en innleid. Vi ønsker fortsatt å drifte så smart og rasjonelt som mulig og ansetter først når vi virkelig må. Hvis kommunene krever en generell høyere respons fra Fosen IKT enn i dag vil dette få direkte konsekvens på behov for bemanning og budsjett. Fosen IKT er på en virtuell plattform der vi er lisensiert for et fritt antall Windowsservere. Dette sparer kommunene for store investeringskostnader til hardware og lisenser ifbm nye fagsystemer og tjenester som settes i drift. Anslagsvis spares minimum per nye server som settes i drift i vårt virtuelle driftsmiljø ift tradisjonelle fysiske løsninger. Vi drifter i dag ca 230 servere i det sentrale servermiljøet der de aller fleste er virtuelle. Videre har vi omtrent 6000 brukere på våre systemer og rundt 2900 klienter som kobler seg til våre systemer. Kommunene Bjugn og Ørland har sendt forespørsel til Fosen IKT om å ta over driften av deres servertjenester som et alternativ 1 samt et alternativ 2 der all drift leveres av Fosen IKT. For vil det være mest aktuelt og flytte servertjenestene deres gradvis inn i felles servermiljø hos Fosen IKT og integrere disse med eksisterende systemer. Disse tjenestene er ikke lagt inn i budsjettet slik det nå ligger da dette ikke er endelig avklart med og bestilt av Bjugn og Ørland. Alternativ 1 vil ikke påvirke totalbudsjettet for men påvirke fordelingen med en økning i andelen for Bjugn og Ørland med en tilsvarende reduksjon fordelt på de andre kommunene. Et eventuelt alternativ 2 fullt ut ligger lengre fram i tid og vil kreve mye avklaringer. Da dette er 2 store kommuner vil de trolig være tjent med å ha noen lokale IKT ressurser som heller samarbeider tett med Fosen IKT.

44 ØKONOMIPLAN - : Fosen Barneverntjeneste (Vertskommune: Rissa) Konto Tekst Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Inventar/utstyr Utviklingstiltak SUM DRIFTSUTGIFTER Statlige tilskudd og refusjoner Betaling fra kommuner Bruk av fond SUM DRIFTSINNTEKTER KOMMUNEANDELER: Fordelingsprinsipp: Administrasjonskostnadene fordeles mellom samarbeidskommunene etter antallet barn og unge i aldersgruppen fra 0 til 19 år pr. 1.1 året før budsjettåret. Antall barn 0 19 år pr Kommune: Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik SUM Kommentarer til salderingen fra vertskommunen: Viser til oppsatt budsjett hvor det i mail av gis en tilbakemelding om en ønsket reduksjon på budsjettet med 3%. Følgende reduksjon foreslås: 1. Kr foreslås redusert i fht reduksjon av skjevheter i lønn til ansatte. Konsekvens: En slik justering vil ta lengre tid når vi må bruke de lokale forhandlingene til dette tatt over ulike lønnsposter på faste ansatte i forhold til vakanser og vikarer i faste stillinger. Reduksjon av stillinger vil være uaktuelt, da stillingsprosentene tildelt fra Fylkesmannen forutsetter at grunnbemanningen ikke reduseres. kommentar: Det er ikke rom for beredskapsvakt i budsjettet. Dette medfører høy belastning på leder som alltid er tilgjengelig, fagledere og ansatte som må føre tilsyn og rykke ut på kvelder og i helgene. Dette kommer på overtidsbudsjettet. 44

45 Når det gjelder konto 270, utviklingstiltak, er det et sterkt ønske å kunne beholde foreslått budsjett. Dette er midler tjenesten verdsetter høyt i fht bruk av ekstern veiledning rettet mot interne prosesser, der målet er å bygge en felles k ultur og blir en tjeneste. BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier I hht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/. forutsetninger: Hva budsjetteres i egen kommune: - Utgifter på funksjonene 251 og 252 (tiltak i forhol d til barna) - Advokat- og konsulentbistand, funksjon 244* - Kontorhold, funksjon 244* - Overføring til Fosen barnevernstjeneste, funksjon 244* Solidaritetsprinsippet: Ansvarsområdet til Fosen barnevernstjeneste skal v ed regnskapsårets slutt gå i null. Netto overskudd ska l avsettes til bundne fond og netto underskudd tas av evt overskuddsfond. Dersom ikke f ond er opparbeidet fordeles netto underskudd etter fordelingsprinsippet for samarbeid et. B. sett i forhold til budsjettramme i øk onomiplan for til - Lønnsøkning i forhold til årets lønnsoppgjør: kr - Det er lagt inn kr for å justere skjevheter i lønningene til ansatte i barnevernet på Fosen. Det er store forskjeller, noe opptar ansatte og som er uheldig for samarbeidet. - Driftsavtale med Visma, leverandør av fagprogram og reiseutgifter var i budsjettfastsettelsen for ukjent, og ble kun gjort ved anslag. Nå ha r vi faktiske tall og vi ser en økning på Visma på kr og reiseutgifter er økt med kr Reiseutgifter føles ennå usikkert, da vi ser for oss enda tettere samarbeid mellom kon torene og mer fordeling av saker kommunene i mellom. - Overføringer til Fosen IKT ikke beregnet inn i buds jett, utgjør i budsjett. - Det ble i budsjett avglemt en 20 % stilling på et av kontorene på grunn av permisjon i stillingsandelen. Denne er nå tatt inn i budsjettet, utgjør kr. - Ingen økning i antall årsverk utover ny stilling ør emerket fra Fylkesmannen i. C. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeid sordningen) Pr er alle stillinger besatt. To ansatte reduserer sine stillinger med AFP i løpet av året, til sammen en reduksjon på 60%. Denne vil bli utlyst i løpet av høsten, sammen med et svangerskapsvikariat i 100 % ut mai. D. Arbeidsmiljøtiltak og utviklingstiltak Vi har i budsjett for budsjettert med i utviklingstiltak. Midlene er tenkt brukt til teamutvikling blant ansatte i tjenesten. Vi har fokus på å bli en enhet og ikke sju delkontor. E. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak Fosen barneverntjeneste fikk i kompetansemidle r på kr fra fylkesmannen. Disse er planlagt brukt i og er foreløpig avsa tt på bundne fond i Rissa. F. Skille mellom Rissa kommune og Fosen barnevernstjen este 45

46 46 Fosen barnevernstjeneste er opprettet som et eget ansvarsområde 350 i Rissa kommunes regnskap. Enhetsleder direkte underlagt rådmann. Rissa kommune overfører sin økonomiske andel til Fosen barnevernstjeneste på lik linje med de andre kommunene.

47 G. Samhandlinga mellom vertskommunen og deltakerkommun ene ting av betydning for samarbeidet Det vil bli gitt kvartalsvis regnskapsrapportering, samt månedlig rapportering når leder ser det vil bli underskudd i budsjettet. H. Forbedrings- og effektiviseringstiltak / utviklings tiltak drift : Vi arbeider med å jobbe mer effektivt i tjenesten o g mye nytt må på plass. Vi skal investere i flyttbare arbeidsstasjoner og eget sent ralbord som koordineres med ansattes mobiltelefoner. I. Andre kommentarer til budsjettet / økonomiplana - Vi ønsker og ser behov for at det blir opprettet ba rnevernsvakt felles for Fosen, slik at vi har beredskap på kveld, natt, helg og helligdager. Dett e er det pr i dag ikke bevilget midler til og det er derfor ikke lagt inn i budsjett for og. - Vi ser også behov for at tjenesten disponerer leieb il(-er), og vi vil i løpet av vurderer lønnsomheten av en slik avtale når vi har mer erfar ingstall på reisekostnader. - Det kan komme henvendelser til kommunene om at barn evernstjenesten vil kunne ha behov for flere arbeidsstasjoner. 47

48 48 ØKONOMIPLAN - : Fosen Inkasso (Vertskommune: Rissa) Konto Tekst Regnskap Lønnsutgifter , Sosiale utgifter , Kjøp av varer og tjenester , Inventar/utstyr , Utviklingstiltak (Jfr. Tiltaksplan) , Moms-kompensasjon , Avsetn. til bundne driftsfond ,00 SUM DRIFTSUTGIFTER , Salg av varer og tjenester , Fordelte utgifter , Statlige tilskudd og refusjoner , Ref. av moms - drift , Ref. fra kommune -0, Ref. fra andre , SUM DRIFTSINNTEKTER , Fosen Inkasso , KOMMUNEANDELER: Deltakerne kommuner i tjenestesamarbeidet er Ørland, Bjugn, Åfjord, Roan, Osen, Leksvik og Rissa. Tjenesten forutsettes finansiert av brukerbetalinger i og (100% av omkostningene og 50% av etterskuddsrenten). Netto underskudd fordeles med 60 % likt på alle kommuner og 40 % etter folketall pr. 1.1 året før budsjettåret. Netto overskudd avsettes i disposisjonsfond. Kommune: Regnskap Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Mosvik SUM BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier Ihht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/. I tillegg er budsjett basert på at samarbeidsordningen skal finansieres ved brukerbetaling, dvs; at skyldner betaler omkostninger og forsinkelsesrenter på utsendte purrekrav. Omkostningene går 100% til Fosen Inkasso, mens rentene fordeles likt (50/50) mellom kommunene og Fosen inkasso. B. sett i forhold til budsjettramme i økonomiplan for til Det er nå gjort avtaler med Fosen Renovasjon om at regnskapsføringen skal 100% over til Fosen Regnskap fra Innfordring av forfalte krav vil fra samme dato bli

49 overtatt av Fosen Inkasso. Dette vil medføre mer ar beid for samarbeidsordningen og vil kreve mere ressurser i. Forberedelse til denne nye kunden har allerede star tet i. I løpet av -12 er det foretatt en opprydding av gamle saker som har ligge t i kommunene, både omtvistede- og intet til utlegg saker. Dette har for kommunene sin del ført til tapsføring og ekstra høy fakturering fra Fosen Inkasso. Men i fremtid vil de tte gi Fosen Inkasso en mer effektiv drift og færre purringer og lavere restanser til ko mmunene. C. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeid sordningen) Pr er det i samarbeidsordningen 3,1 års verk. Dette fordeler seg på 5 personer + kjøp av 0,05 årsverk fra Rissa kommune. Samarbeid sordningen har kun deltidsstillinger helt nede i 0,4 årsverk, noe som gir en utfordring mht effektivitet. D. Arbeidsmiljøtiltak Interne sosiale møter med økonomiavdelingen i Rissa kommune og Fosen låneadministrasjon. Fag- og sosiale møter med Fose n regnskap. Kontinuerlig å fornye/forbedre arbeidsverktøyet innenfor budsjettr ammen. E. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak En vil i ha behov for kompetanseheving og oppl æring da innfordringsprogrammet i sin helhet vil bli en integrert del av Agresso. Vid ere ser en behovet for å være tilstede i innfordringsmiljøet for å øke vår kompetanse. Dette vil vi forsøke å nå ved og delta på brukerkonferanser og kurs. Internt fortsette med f agmøter, og øke hyppigheten av disse. F. Samhandlinga mellom vertskommunen og deltakerkommun ene og ting av betydning for samarbeidstiltaket Her tar en fortsatt steg for steg for å bli bedre. Men det er fortsatt forbedringspotensiale både hos oss og ute i kommunene. Dette vil også i bli et prioritert område. En må videreutvikle rutinebeskrivelsene og forbedre kommu nikasjonen slik at en i kan ta ut effektiviseringsgevinster i form av mindre ressursb ruk og mindre restanser ute i kommunene. G. Forbedrings- og effektiviseringstiltak /utviklingst iltak drift - : Beskrivelse av tiltaket (med særlig fokus på hva man vil oppnå med å gjennomføre tiltaket) 1. Økning på 0,1 årsverk fra til pga faktura -hjelp fra Rissa(ikke budsjettert tidligere eller fakturert), nye oppgaver med rapportering til Finanstilsynet nå som foretaksbevilling er på plass, samt økt behov mht. Fosen Renovasjon. 2. Nytt innfordringsprogram. Bedre rutiner og kommunikasjon mellom samarbeidsordningen og kommunene og Fosen regnskap. Skal i gi en redu ksjon med 0,3 årsverk Reduksjon (-) / økning (+) i budsjett for Reduksjon (-) / økning (+) i budsjett for H. Andre kommentarer til budsjettet/økonomiplana Timesats når Fosen inkasso fakturerer for ekstraarb eid som ikke er hjemlet i tjenesteavtale/rutinebeskrivelser: 49

50 År Timesats: 2010 kr. 280,00 kr. 300,00 kr. 320,00 kr. 350,00 50

51 ØKONOMIPLAN - : Fosen Låneadministrasjon (Vertskommune: Rissa) Konto Tekst Regnskap Lønnsutgifter , Sosiale utgifter , Kjøp av varer og tjenester , Inventar/utstyr 3 800, Utviklingstiltak (Jfr. Tiltaksplan) Moms -kompensasjon , Avsetn. til bundne driftsfond ,00 SUM DRIFTSUTGIFTER , Salg av varer og tjenester , Fordelte utgifter , Statlige tilskudd og refusjoner -0, Ref. av moms - drift , Ref. fra kommuner , Ref. fra andre , SUM DRIFTSINNTEKTER , Fosen Låneadministrasjon o 2, KOMMUNEANDELER: Deltakere i ordningen er Osen, Roan, Bjugn, Rissa og Leksvik. Tjenesten forutsettes finansiert av brukerbetalinger i og. Evt. netto underskudd fordeles med 60 % likt på alle kommuner og 40 % etter folketall pr. 1.1 året før budsjettåret. Netto overskudd avsettes i disposisjonsfond. BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier: Ihht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/. B. sett i forhold til budsjettramme i økonomiplan for til Endring av ressursbruk fra til ved at en synliggjør kjøp av tjenester fra Fosen Inkasso med 0,05 årsverk. Dette kjøpet er avdelingsansvar og overlapping i ferie/sykdom. C. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeidsordningen) 0,75 årsverk som fordeler seg på èn ansatt + kjøp av tjenester fra Fosen Inkasso og økonomiavdelingen Rissa kommune. C. Arbeidsmiljøtiltak Interne sosiale møter med økonomiavdelingen i Rissa kommune og Fosen Inkasso. Fagog sosiale møter med Fosen Regnskap. Kontinuerlig fornye/forbedre arbeidsverktøyet innenfor budsjettrammen. D. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak Tjenestesenteret har god daglig kompetanse, men er sårbart ved ferie og sykdom. For å øke kompetansen vil en fremover jobbe med å utarbeide gode rutinebeskrivelser og gi ressurser til nødvendig opplæring. E. Samhandlinga mellom vertskommunen og deltakerkommunene og ting av betydning for samarbeidstiltaket 51

52 52 Vårt inntrykk er at samarbeidet går bra, men hele prosessen kan gå raskere dersom hjemkommunen informerer om at hjemmel til eiendommen må være i orden før panteobligasjonen sendes til tinglysing.

53 ØKONOMIPLAN - : Fosen GIS/Kart (Vertskommune/regionansvar: Rissa) Konto: Tekst Regnskap Kjøp av varer og tjenester Utviklingstiltak (jfr. Tiltaksplan) Betaling til vertskommune Moms SUM DRIFTSUTGIFTER Ref. av moms Ref. fra kommuner SUM DRIFTSINNTEKTER Fosen GIS/kart KOMMUNEANDELER: Fordelingsprinsipp: 60 % fordeles likt mellom deltakerkommunene og 40 % etter folketallet pr året før budsjettåret. Kommune: Regnskap Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Mosvik SUM BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier I hht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/. B. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeidsordningen) 0,2 årsverk, 1 ansatt til kartfaglig drift. (IKT-drift kommer i tillegg) C. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak Løpende oppdatering og videreutvikling i bruk av programsystemene, særlig m.h.t. matrikkelen, arealplaner og vedlikehold av FKB-data. Vektlegge opplæring i bruk av Webinnsyn for alle brukere. D. Forbedrings- og effektiviseringstiltak / utviklingstiltak drift : Etablering av Geoinnsyn, som er en «lightversjon» av Webinnsyn er aktuelt. Prosjektet Planregister vil medføre utbygging av Fosen GIS/Kart med nye moduler. Aktuelt med Plandialog, som inkluderer planregister. Annen (del-)finansiering aktuell.

54 54 3D-verktøy blir det aktuelt å ta i bruk. De fleste kommunene får nå nye høydedata produsert ved laserscanning. Alle kommunene vil snart ha nye byggdata tilpasset 3Dvisning.

55 55 ØKONOMIPLAN - : Fosen Sak/Arkiv (Vertskommune/regionansvar: Rissa) Konto Tekst Regnskap Kjøp av varer og tjenester Utviklingstiltak Betaling til vertskommune Moms Avsetning til fond SUM DRIFTSUTGIFTER Ref. av moms - drift Ref. fra kommuner Forskuttert av Rissa kommune SUM DRIFTSINNTEKTER Fosen Sak/arkiv KOMMUNEANDELER: Fordelingsprinsipp: 60 % fordeles likt på alle kommuner og 40 % fordeles etter folketall pr. 1.1 året før budsjettåret. Kommune: Regnskap Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Mosvik SUM Kommentarer til salderingen fra vertskommunen: Posten utviklingstiltak reduseres fra kr til kr BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier I hht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/ B. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak Deltagelse ved fagsamlinger i Nettverkssamarbeidet i ephorte Midt-Norge og deltagelse ved ulike fagseminar som arrangeres av Evry og IKA Trøndelag. : Utvikle og formidle kompetanse ovenfor de andre fagansvarlig i kommunene om krav i forhold til Forvaltningslov, Offentlighetslov og Arkivlov, gjøre hverandre gode. Konkretisere behovet samarbeidskommunene har innen fagfeltet for øvrig. C. Forbedrings- og effektiviseringstiltak / utviklingstiltak drift : Ta i bruk ephorte i sharepoint i. Pga. sykmeldinger har dette blitt satt på vent, men vi har forventninger om at dette kan igangsettes i løpet av.

56 Avventer for øvrig resultat av prosjektet felles base. D. Andre kommentarer til budsjettet/økonomiplana: Fosen sak/arkiv vil i løpet av høsten søke om midler til prosjektet felles base for Fosen. Vi forventer at det vil påløpe kostnader på konsulentsiden

57 ØKONOMIPLAN - : Helse- og omsorgsprogram (vertskommune/regionansvar: Åfjord) Konto Tekst Regnskap Kjøp av varer og tjenester , Utviklingstiltak Betaling til vertskommune , Moms - kompensasjonsordning ,20 SUM DRIFTSUTGIFTER , Ref. av moms - drift , Ref. fra kommuner , Forskuttert Åfjord kommune SUM DRIFTSINNTEKTER , Helse- og omsorgsprogram Investeringsbudsjett: Konto Tekst Regnskap Utviklingstiltak og konsulenttjenester , Visma Arkiv i 6 kommuner , Moms , Avsetning investeringsfond ,80 0 SUM INVESTERINGSUTGIFTER , Bruk av bundne fond , Skjønnstilskudd ,00 0 Ref. fra kommuner SUM INVESTERINGSINNTEKTER , KOMMUNEANDELER: Fordelingsprinsipp: 60 % fordeles likt på alle kommuner og 40 % fordeles etter folketall pr. 1.1 året før budsjettåret. Kommune: Regnskap Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik SUM Kommentarer til salderingen fra vertskommunen: Redusert budsjettpost kjøp av varer og tjenester med 8 000,00 Det innebærer ingen kursing i profilnyheter året. Oppdatering av kunnskap som gjelder fagprogrammet er tidlige tatt inn under felleskostnad Profil Fosen. Det er tidligere tatt ut 1-2 personer fra faggruppa pr. år på oppdatering. De har hatt ansvar for videre opplæring av de andre fagansvarlig. Vi velger å beholde faggruppa vurderer at det er viktig for kvalitetssikring / bruk av programmet. Programmet brukes av alle fagpersoner i kommunen inkl. legene. Vi har elektronisk 57

58 samhandling med legetjenesten. Elektronisk bestilling av medisiner fra sykepleier, via lege direkte til apotek.(effektivt og kvalitetssikkert) All saksbehandling av tildelt tjenester til brukerne gjøres i programmet. Det vil derfor være viktig å få tatt i bruk arkivfunksjonen. Det vil bli et krav etter hvert. Alle tjenestevedtak i 6 kommuner utføres i profil. Fakturering, arbeidslister, rapporter, Iplos m.m Bestilling av medisiner elektronisk. Det er viktig at alle utnytter all funksjonalitet fullt ut. Vi møtes hver 8 uke- hvis det ikke i perioden er behov for opplæring i ny funksjonalitet. BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier I hht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/. B. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeidsordningen) Det er valgt en Fagansvarlig for Profil fra alle kommuner. Det er ulik praksis i den enkelte kommune i forhold til ekstra stillingsressurs som arbeider med Profil. Det er den enkelte kommune som drifter stillingsressurs for å arbeide /oppgradere og utvikle Profil i egen kommune. Fagansvarlig i Rissa fratrer sin funksjon. Rissa har ansvar for å velge ny representant. C. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak Se pkt. D nedenfor. D. Samhandlinga mellom vertskommunen og deltakerkommunene og ting av betydning for samarbeidstiltaket: Fokus i samarbeidsprosjektet er i stor grad kvalitetsforbedring, effektivisering og økonomisk gevinst ved å være flere sammen. Nye og forbedrede programversjoner vil bidra til ytterligere mulighet for kvalitetsforbedring og effektivisering. For optimal kvalitet, ressurs- og nyttegevinst ønsker vi å opprettholde kommunalt samarbeid på området. D. Forbedrings- og effektiviseringstiltak / utviklingstiltak drift : 58 Mål 1.Elin-K: Elin-K handler om elektronisk meldingsutveksling mellom fagtjenestene i helse - og omsorg og legetjenestene/legevakt. I praksis skjer dette via stasjonært og håndholdt utstyr. Hjemmetjenesten i 6 kommuner har tatt i bruk meldingsutveksling. Videre fremdrift vil være innføring av meldingsutveksling mellom sykehjem og legekontor. Åfjord og Rissa vil være pilotkommuner ved innføring som ferdigstilles pr Dette er også en nasjonal strategi og satsing i forhold til blant annet St.mld. 47 Samhandlingsreformen. Det vektlegges her at erfaringene fra Elin-K skal legges til grunn for samarbeidet vedrørende innføring av Elin-S som omhandler elektronisk informasjonsutveksling mellom sykehusene, helse- og omsorgstjenestene samt fastlegene i kommunene. Mål 2 VSA Visma Samhandling Arkiv i 6 kommuner for alle fagsystem Visma har kommet med godkjent tilleggsfunksjon for arkivløsning etter Noark5-standard for alle Visma- fagsystemer i sikker sone. For Visma- løsningene betyr dette at en ivaretar hele arkiveringsprosessen fra fagsystemene, til arkivkjernen og videre for avlevering til depot (IKA). VSA installeres felles i Fosen IKT og settes opp mot de aktuelle fagsystemene. En er da i gang med lovlig arkivering i sikker sone. Det kreves minimalt med opplæring.

59 Fosen Profil har innhentet tilbud som inkluderer arkivkjernen med kobling til fagsystemene Profil, Velferd og Familia. Kostnad på ca for operativ funksjonalitet Arkiv På grunn av kostnadseffektive opplæringsprosesser ved tidligere installasjoner og utviklingsarbeid, har Fosen Profil ikke benyttet hele beløpet for tildelte skjønnsmidler. Restbeløp kan benyttes til innkjøp og implementering av VSA for de tre nevnte Vismaprogrammene i Profil-kommunene. I tillegg tilbyr Profil Fosen å ta ansvar for implementering og opplæring også til de avdelinger/ansatte som benytter Velferd og Familia. 59

60 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 31/ VD Arbeidsutvalget 24/ Styret 24/ Navn på saken Møteplan for rådmannsgruppe, arbeidsutvalg og styre Vedlegg: Forslag til møteplan for Saksfremstilling: Sekretariatet har utarbeidet forslag til møteplan for rådmannsgruppen, arbeidsutvalget og styret. Med bakgrunn i diskusjon og vedtak da møteplanen for ble behandlet høsten, har vi fortsatt foreslått styremøter lagt til fredager. Det samme gjelder rådmannsmøter og Fosenkonferansen. Konferansene for Formannskapene har vi foreslått til onsdag 15. mai og onsdag 23. oktober. Det fremlagte forslag avviker litt i forhold til de tidsfrister som er satt i vedtektene. Årsmøtet skulle vært avholdt innen utgangen av mai og budsjett skulle vært behandlet innen utgangen av september. De siste års erfaringer har vist at dersom vi skal følge prosedyren med behandling både i rådmannsgruppe og arbeidsutvalg, så er det problematisk å klare å avvikle årsmøtet i mai. Med de vedtatte budsjettrutiner som er lagt for samarbeidsløsningene vil det også være vanskelig å få lagt frem samlet budsjett innen utgangen av september. Sekretariatet har fått tilsendt møteplaner for Sør-Trøndelag fylkeskommune og Trondheimsregionen (angår Rissa og Leksvik kommuner). I vårt forslag har vi forsøkt å unngå møtekollisjoner med disse planene. Sekretariatet håper at innspill til det fremlagte forslag presenteres i møtet og vi har som mål å vedta møteplanen for i styre-/rådsmøte den 9. november. Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Rådmannsgruppen vedtar fremlagte møteplan for rådmannsgruppens møter i. 2. Rådmannsgruppen vil anbefale styret i Fosen Regionråd å vedta det fremlagte forslag til møteplan for styret, Fosenkonferansen, konferanser for formannskapene og møter i Arbeidsutvalget for. Rådmannsgruppens enstemmige vedtak: 1. Rådmannsgruppen vedtar fremlagte møteplan for rådmannsgruppens møter i. 2. Rådmannsgruppen vil anbefale styret i Fosen Regionråd å vedta det fremlagte forslag til møteplan for styret, Fosenkonferansen, konferanser for formannskapene og møter i Arbeidsutvalget for. Arbeidsutvalgets behandling: 60

61 Arbeidsutvalget ble i møtet orientert om at de videregående skolene på Fosen v/felles skoleutvalg, planlegger en dialogkonferanse hvor bla politikere på Fosen vil bli invitert. Det er et ønske om at Fosen Regionråd deltar i planlegging av konferansen. Sekretariatet v/regionkonsulenten deltar i komiteen som skal forberede denne konferansen. Sekretariatet har gitt tilbakemelding om at det, fra Fosen Regionråd, er et sterkt ønske/krav om at også Leksvik VGS blir en del av denne konferansen. Foreløpig tidspunkt er satt til 13. februar. Arbeidsutvalget vil foreslå at konferansen for formannskapene legges til denne dagen, under forutsetning av at Leksvik VGS blir deltaker. Alternativt blir konferansen for formannskapene avholdt den 15. mars. AU vil også foreslå at det i kun avholdes en konferanse for formannskapene samt Fosenkonferansen (alle kommunestyrene). Arbeidsutvalgets innstilling: Styret i Fosen Regionråd vedtar det fremlagte forslag til møteplan for styret, og arbeidsutvalget og de endringer som ovenfor er nevnt når det gjelder Fosenkonferansen og konferanser for formannskapene. (arbeidsutvalgets forslag fremkommer i skjemaet) Styrets vedtak: 61

62 FOSEN REGIONRÅD Møteplan for Fosen Regionråd, Forslag fra AU Dato Møtested Møtetype Endret plass. Endret dato Saker Åfjord Rådmannsmøte Arbeidsutvalg NB! Dialogkonferanse VGS/Formannskapene Åfjord Styremøte Rissa Konferanse for formannskapene Åfjord Rådmannsmøte Arbeidsutvalg Roan Styremøte Åfjord Rådmannsmøte Arbeidsutvalg Rissa Styremøte / Årsmøte Åfjord Rådmannsmøte drøft. FR + samarbeidsordn Arbeidsutvalg Osen Styremøte Bjugn FOSENKONFERANSEN Åfjord Rådmannsmøte Arbeidsutvalg Ørland Styremøte/Rådsmøte Åfjord Rådmannsmøte Arbeidsutvalg Leksvik Styremøte NB! Dersom det blir dialogkonferanse med de videregående skolene den 13. februar drstatter dette foreslåtte konferanse for formannskapene den 15. mars 62

63 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 32/ HSJ Arbeidsutvalget 25/ HSJ Styret 25/ HSJ Navn på saken Skjønnsmidler til regionrådene 2010, og - rapportering Vedlegg: Rapport til fylkesmannen vedr. bruk av skjønnsmidle r tildelt regionrådet i 2010, og med formål å styrke utviklings- og utredningsk apasiteten Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Tildelingsdokumentene Saksfremstilling: Fylkesmannen har i samråd med kommunene brukt skjøn nsmidler i 2010, og til å styrke utviklings- og utredningskapasiteten i regio nrådene i fylket. Tilskuddene til Fosen Regionråd har vært: 2010: kr : kr : kr Formålet med, premisser og forventninger: Styrke kommunenes evne (i form av kompetanse og kap asitet) gjennom regionrådene til å utvikle bærekraftige tjenester s om svarer på utfordringene som følger av tunge samfunnstrender og store statlige r eformer. Bidra til å utvikle et forpliktende og helhetlig st yringssystem som ivaretar utfordringer knyttet til styring, demokrati og effe ktivitet. Støtten skal ikke erstatte den ordinære finansierin gen av regionrådene fra kommunene eller fra andre finansieringskilder. Midl ene skal ikke gå til drift. Støtten skal gi reelt økt kompetanse og kapasitet i regionrådene til å forbedre enhetskommunal oppgaveløsning og lokaldemokratisk s tyring. Det må tas stilling til hvordan kompetansen / kapas iteten kan videreføres når støtten via skjønnsmidlene fases ut. Kommunene oppfordres til å forankre en samarbeidsst rategi i sine kommunestyrer, dvs. avklarer formålet med samarbeid et, aktuelle oppgaver det skal samarbeides om, hvem det skal samarbeides med og styringsmodell/tilknytningsform. Læring og erfaringsspredning på tvers av det region ale samarbeidet. Det har vært forutsatt at regionrådene i slutten av treårsperioden (rapporteringsfrist 1.11.) skal utarbeide en rapport til fylkesmannen om erfar inger, oppnådde effekter av tiltaket og vurdering av spørsmålet om videreføring. Sekretaria tet har i hht. dette utarbeidet vedlagte rapport som skal gi svar på de spørsmål som ønskes belyst. Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Vedlagte rapport til fylkesmannen i Sør-Trøndela g ir en god oversikt over erfaringer med og effekter av midler tildelt Fosen Regionråd i 2010, og til styrking av utviklings- og utredningskapasiteten. De tildelte skjønnsmidlene har vært et viktig bidrag til å initiere og iverksette nye samarbeidstiltak. 63

64 2. Kommunene i Fosen Regionråd mener at en videreføring av tiltaket vil bidra til å utvikle regionsamarbeidet på Fosen. Aktuelle nye samarbeidsområder vil være næringsutvikling, landbruksforvaltning, arealplanlegging og personalforvaltning. Rådmannsgruppens vedtak: 1. Vedlagte rapport til fylkesmannen i Sør-Trøndelag gir en god oversikt over erfaringer med og effekter av midler tildelt Fosen Regionråd i 2010, og til styrking av utviklings- og utredningskapasiteten. De tildelte skjønnsmidlene har vært et viktig bidrag til å initiere og iverksette nye samarbeidstiltak. 2. Kommunene i Fosen Regionråd mener at en videreføring av tiltaket vil bidra til å utvikle regionsamarbeidet på Fosen. Aktuelle nye samarbeidsområder vil være næringsutvikling, landbruksforvaltning, arealplanlegging og personalforvaltning. Arbeidsutvalgets forslag til vedtak: 1. Styret er enig i at vedlagte rapport til fylkesmannen i Sør-Trøndelag gir en god oversikt over erfaringer med og effekter av midler tildelt Fosen Regionråd i 2010, og til styrking av utviklings- og utredningskapasiteten. De tildelte skjønnsmidlene har vært et viktig bidrag til å initiere og iverksette nye samarbeidstiltak. 2. Kommunene i Fosen Regionråd mener at en videreføring av tiltaket vil bidra til å utvikle regionsamarbeidet på Fosen. Aktuelle nye samarbeidsområder vil være næringsutvikling, landbruksforvaltning, arealplanlegging og personalforvaltning. Styrets vedtak: 64

65 FYLKESMANNEN I SØR-TRØNDELAG FORENKLET RAPPORTERING FOR STØTTE TILDELT REGIONRÅD ENE Tildelingsår: Regionråd: FOSEN 1. Prosjektbeskrivelse Fylkesmannen har i samråd med kommunene brukt skjøn nsmidler over tre år til å styrke utviklings- og utredningskapasiteten i regionrådene. Formålet med tildelingen, premisser og forventninger vises i vedlegget. 2. Måloppnåelse og erfaringer a) Hvilke prosjekter har pengene vært brukt til å støt te (vi ber om en stikkordsliste over prosjekt og forbruk av midler, fordelt på år): År: Prosjekt: Estimerte prosjektkostnader (inkl. egeninnsats): 2010// Utredning og etablering av felles barneverntjeneste for Fosen o Prosjektledelse, prosjektgruppe, utvikling og inng åelse av avtaler Utrede og valg av organisasjonsmodeller for tj enestesamarbeid o Prosjektledelse, prosjektgruppe, utvikling og inng åelse av avtaler Utvikling og inngåelse av databehandleravtaler // Utarbeidelse av Omsorgsplan 2015 o Prosjektledelse, prosjektgruppe o Prosjektstilling som regional koordinator for oppg aver relatert til Samhandlingsreformen og Omsorgsplan 2015 (2 årig pr osjekt fra ) / IKT og ledelse o Kunnskapsoppbygging rådmenn og sekretariatet / ekommunestrategi for Fosen o Prosjektledelse og prosjektgruppe - ekommunestrate gi o Oppfølgning og konkretisering av ekommunestrategie n - utarbeidelse av ehandlingsplan for Fosen o o efagråd, regional ekoordinator og gevinstrealiseri ng utreding av organisering Forprosjekt Døgnåpen forvaltning prosjektlelde lse, prosjektgruppe (fullføres i ) Forankrings- og informasjonsstrategi for Fosen Organisering av regionsamarbeidet o Erfaringsoppsummering valgperioden o Regionalt innspill til kommunale planstrategier

66 År: Prosjekt: Estimerte prosjektkostnader (inkl. egeninnsats): o Prosess organisering (vi er i gang, men endelige konklusjoner er ikke trukket. Behandles i fellesmøte for formann skapene den 9.11.). Arbeid med lovforståelse og lovfortolkn ing organisasjonsmodeller, habilitetsspørsmål mv. // Prosjekt Samarbeidstiltak knytta til forventninger om store utbygginger og aktiviteter i regionen o Tilrettelegging og prosjektledelse i o Anslåtte regionale prosjektkostnader i og SUM prosjektkostnader (2010 ) o o o Finansiert av regionrådet Finansiert av kommunene ( egeninnsats i prosjekt) Eksterne tilskudd (staten) b) Alt i alt - har prosjektet hatt måloppnåelse? Vurder her opp mot formålene vist i vedlegg (styrke evne til å møte utfordringene, utvikling av forpliktende og helhetlig styringssystem) og gi kor te begrunnelser: År: Prosjekt: Måloppnåelse 2010// Utredning og etablering av felles barneverntjeneste for Fosen Samarbeidsordningen ble etablert Utrede og valg av Modell vedtatt og Rammeavtaler om organisasjonsmodeller for samarbeid er signert og iverksatt tjenestesamarbeid 2010 Utvikling og inngåelse av Rammeavtaler er signert og iverksatt databehandleravtaler 2010// Utarbeidelse av Omsorgsplan 2015 og regional prosjektstilling Felles omsorgsplan vedtatt av kommunene. Prosjektstillingen bemannet fra / IKT og ledelse Resulterte i vedtak om å etablere en felles ekommunestrategi for Fosen / ekommunestrategi for Fosen Strategien vedtatt av kommunene. Tiltak konkretisert i egen handlingsplan påbegynt: o efagråd mv. o Døgnåpen forvaltning Forankrings- og informasjonsstrategi for Strategien vedtatt og følges opp. Fosen Organisering av regionsamarbeidet Vi er i gang, men endelige konklusjoner er ikke trukket. Behandles i fellesmøte for formannskapene den Punkter fra erfaringsoppsummeringen i følges opp i og // Prosjekt Samarbeidstiltak knytta til 66 forventninger om store utbygginger og aktiviteter i regionen Felles prosjektbeskrivelse vedtatt og prosjektet er organisert og under etablering.

67 c) Har det blitt forankret en samarbeidsstrategi på re gionnivå og/eller hos kommunene i regionen? J/N + kort begrunnelse Forankringsarbeidet er i prosess. Styret har vedtat regionale innspill til de kommunale planstrategiene. Saken innbefatter også innspill ti l samarbeidsstrategier. Disse er for så vidt behandlet og vedtatt tidligere i kommunestyren e i 2009/2010 i saken som er omtalt som INTENSJON OM ET STERKERE REGIONSAMARBEID med ut videt demokratisk styring. Spørsmålet vil bli drøfta i fellesmøte for formannskapene på Fosen den Finansiering a) Har midlene erstattet ordinær finansiering fra komm unene? J/N + kort begrunnelse Nei, kommunenes bevilgninger til ordinær drift av r egionsamarbeidet er ikke vesentlig endret i perioden. b) Har kommunene vurdert/tatt stilling til om de ønske r å gå inn med finansiering for å videreføre det nivået støtten fra skjønnsmidlene har represent ert? Nei, men det ansees for å være lite sannsynlig at m edlemskommunene har mulighet til å tilføre regionrådet mer midler enn det som i dag be vilges. 4. Videre arbeid Støtten til regionrådene via skjønnsmidler, har vær t treårig og skal løpe ut. Samtidig har en del regionråd/kommuner signalisert at støtten ønske s videreført. a) Hva kan oppnås gjennom en slik ev videreført støtte som ellers ikke vil bli realisert? Støtten har bidratt til at vi har fått: o Avklart organiseringen av tjenestesamarbeid og utvi kla avtaler som har bidratt til å formalisere tjenestesamarbeid o Utreda og iverksatt nye samarbeidstiltak Videreføring av støtten kan bidra til at vi kan til egne oss/ knytte til oss nødvendig kompetanse som gjør at vi kan utvikle nye samarbeid sområder, som for eksempel innenfor næringsutvikling, landbruksforvaltning, ar ealplanlegging og personalforvaltning. 67

68 b) Hva er kritiske suksessfaktorer for å lykkes bedre ved en ev videreføring, dvs forbedringspunkter fra slik støtten har blitt brukt i dag? Kompetanse i å utarbeide prosjektbeskrivelser som g ir konkrete oppdrag og hvor målsettingen er etterprøvbare Kompetanse i prosjektledelse At deltakende kommuner forplikter seg før prosjekt startes opp og videre at de får mulighet til å gi styringssignaler / blir hørt tidl ig i prosessen 68

69 FOSEN REGIONRÅD Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 33/ VD Arbeidsutvalget 26/ VD Styret 26/ VD Navn på saken Tillitsvalgte oppnevning av faste representanter til regionale fora Vedlegg: Ingen Saksfremstilling: Med bakgrunn i innspill om tillitsvalgtes represent asjon i regionale saker, drøftet rådmannsgruppen dette i sitt møte den 16. mars. Følgende står i protokollen fra dette møtet. Tillitsvalgte oppnevning av faste representanter ang regionale saker Konklusjon: Sekretariatet sammen med faggruppe personal må arra ngere et informasjonsmøte for tillitsvalgte der det bla orienteres om regionale s aker som behandles/er vedtatt. Dette møtet må samtidig utfordres til at det velge to til tre tillitsvalgte som får i oppdrag å være kontaktpersoner/deltakere i det regionale arbe idet. (representanter for alle tillitsvalgte) Med bakgrunn i ovennevnte har sekretariatet sammen med faggruppe personal forberedt og gjennomført møte med de tillitsvalgte og representa nter fra rådmannsgruppen. Følgende var invitert til møtet: o Tillitsvalgte i kommunene o Hovedverneombudene o Rådmennene o Personallederforum o Arbeidsutvalget i Fosen Regionråd Utgangspunkt for møtet - Hovedavtalen (sitat fra partenes felles forord) Formål De sentrale parter har inngått Hovedavtalen for å s kape et best mulig samarbeidsgrunnlag mellom partene på alle nivåer. H ovedavtalen skal være et virkemiddel for å sikre og legge til rette for gode prosesser mellom partene og for en positiv utvikling av kvalitativt gode tjenester i k ommuner, fylkeskommuner og bedrifter med tilknytning til kommunesektoren. Sama rbeidet må baseres på tillit og gjensidig forståelse for partenes ulike roller.. Medvirkning og medinnflytelse gjennom informasjon o g drøftinger skal kunne gjennomføres uansett hvor eller på hvilket nivå beslutningen tas. Dersom oppgaver skal utføres gjennom ordninger med kommunal samhandling og/eller interkommunalt samarb eid, har arbeidsgiver et særlig ansvar for å påse at hovedavtalens bestemmelser om medbestemmelse og medvirkning ivaretas. Hvordan hovedavtalens bestemmelser skal ivaretas på en praktisk måte i de ulike tilfeller forutsettes drøftet og løst mellom de 69