Innkalling til møte i representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS

Transkript

1 FOSEN KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Bjugn, Ørland, Rissa, Åfjord, Roan, Osen og Leksvik Vår dato: Vår ref: alu/35/2015 Saksbehandler/telefon: Deres dato: Deres ref: Arvid Lund/ Ordfører Steinar Saghaug, Leksvik kommune Ordfører Ogne Undertun, Bjugn kommune Ordfører Tom Myrvold, Ørland kommune Ordfører Vibeke Stjern, Åfjord kommune Ordfører Einar Eian, Roan kommune Ordfører John Einar Høvik, Osen kommune Ordfører Ove Vollan, Rissa kommune Innkalling til møte i representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS Sted for møte: Osen, Vingsandkroa. Fredag kl Møteinnkallingen er koordinert med sekretariat for Fosen Regionråd og Fosen kommunerevisjon. Møtene i representantskapene for selskapene Fosen kommunerevisjon IKS og Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS gjennomføres før styremøtet for Fosen Regionråd settes. Til behandling: Sak 03/15 Valg av leder og nestleder i representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS konstituering. Sak 04/15 Valg av styre for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS Sak 05/15 Godkjenning av referat fra møte i representantskapet 15. mai Sak 06/15 Status drift 2015, pr 14. sept Sak 07/15 Budsjett 2016 og økonomiplan for Sak 08/15 Vurdere alternative organisasjonsformer for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS Referatsaker:

2 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 2 Referat fra styremøte 10. juni Referat følger vedlagt. Referat fra styremøte 21. september Referat følger vedlagt. Innkallingen er sendt ut kun til representantene. Eventuelle forfall bes meddelt kommunens vararepresentant direkte. Rissa 8. desember 2015 Arvid Lund representantskapets sekretær Kopi: Styrets lede Postmottak i deltakerkommunene Sak 03/15 Valg av leder og nestleder i representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS konstituering.

3 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 3 Saksopplysninger: I henhold til selskapsavtalens 7 skal representantskapet selv velge leder og nestleder. Selskapsavtalen følger vedlagt. Representantskapet er valgt for kommunevalgperioden. Representantskapet i perioden består av: Kommune Medlem; Varamedlem: Bjugn Ordfører Varaordfører Ørland Ordfører Varaordfører Åfjord Ordfører Varaordfører Roan Ordfører Varaordfører Osen Ordfører Varaordfører Rissa Ordfører Varaordfører Leksvik Ordfører Varaordfører Representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS forrige periode: Einar Strøm Leksvik, Leder Jan Helge Grydeland Roan, Nestleder Ogne Undertun Bjugn Hallgeir Grøntvedt Ørland Ove Vollan Rissa Vibeke Stjern Åfjord Astrid Jakobsen Osen Representantskapet for Fosen kommunerevisjon IKS var identisk. Forslag til vedtak: Saken legges frem uten innstilling Sak 04/15 Valg av styre for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS I henhold til selskapsavtalens 7.2 skal representantskapet velge medlemmer til styre, styreleder og nestleder. Representantskapets leder og nestleder er valgkomite til styret.

4 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 4 I henhold til selskapsavtalens 9 skal styret bestå av fem medlemmer og to varamedlemmer i rekkefølge. I forrige periode besto styret i Fosen kommunerevisjon IKS og Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS av samme medlemmer, men med forskjellig styreleder og nestleder. Noen kommuner har valgt medlemmer til styre. Selv om det er representantskapet som velger styret, så kan representantskapet velge å ta stilling til kommunenes forslag til kandidater ved valg av styret. Styret har i perioden bestått av følgende medlemmer: Leder, Arild Tørum Bjugn kommune Nestleder, Steinar Storhaug Osen kommune Medlem, Audny Valleraunet Åfjord kommune Medlem, Svanhild Sveaas Skrødal Rissa kommune Medlem, Hans Kristian Norset Ørland kommune Vara; Harry Lysvand Leksvik kommune Vara; Silje Sneve Øverdal Roan kommune Forslag til vedtak: Saken legges frem uten innstilling Sak 05/15 Godkjenning av referat fra møte i representantskapet 15. mai Saksopplysninger: Vedlagt følger referat fra møte i Representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS 15. mai Forslag til vedtak:

5 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 5 Representantskapet godkjenner referat fra møte i Representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS 15. mai Sak 06/15 Status drift 2015, pr 14. september Saksopplysninger: Regnskapsoversikt pr 14. september 2015 følger vedlagt. Pensjonskostnadene er høyere enn i Men har ikke kunnskap om hvor mye. Aktivitetsnivået for 2015 er noe laver enn Det er ca , kr på disposisjonsfondet.

6 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 6 Kjøp av EDButstyr gir et noe svakere resultat. Prognosen er at selskapet vil gjennomføre virksomheten i 2015 i henhold til budsjett. Behandling: Status drift 2015, pr 14. september 2015 behandlet i styret 21. september Vedtak i styret : Styret tar statusrapporten pr 14. september 2015 til etterretning. Styrets forslag til vedtak: Representantskapet tar statusrapport pr 14. september 2015 til etterretning. Økonomisk status pr 14. sept REGNSKAPSRAPPORTERING PR. 14. SEPT FOSEN KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Konto Konto (T) Beløp Budsjett Fastlønn , , Egenandel KLP 0, ,00

7 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side Trekkpliktig bilgodtgjørelse 0, , Fast møtegodtgjørelse 0, , Møtegodtgjørelse 0, , Pensjonsinnskudd KLP , , Arbeidsgivers andel av forsikring 0, , Kollektiv ulykkes/gr.livsforsikr ,81 0, Arbeidsgiveravgift , ,00 Lønn og sosiale kostnader , , Papir og rekvisita 0, , Abonnement aviser/tidsskrifter 8 185, , Andre tjenester/materialer , , Gebyr banktjenester 19,85 0, Kurs og seminarer , , Diettgodtgjørelse med overnatting 6 720, , Diettgodtgjørelse uten overnatting 0, , Bilgodtgjørelse , , Andre godtgjørelser 0, , Transport reiseregninger 4 223,26 0, Yrkesskade/reiseforsikring 441,00 0, Avgifter, gebyrer, lisenser m.v. 0, , Kontingenter , , Kjøp av inventar 0, , Kjøp av EDButstyr ,50 0, Moms 8% 88,74 0, Avsetning disposisjonsfond ,82 0,00 Øvrige kostnader , , Kompensasjon 8% moms driftsregnskap 88,74 0, Ref. fra kommuner , , Bruk av tidl års regnskapm mindreforbruk ,82 0, Bruk av disposisjonsfond 0, ,00 Sum inntekter , ,00 Resultat pr ,26 0,00 Driftsregnskap pr 26/92014 Konto Konto (T) Beløp Budsjett Rev.budsjett Til disp Fastlønn , , , , Annen lønn og trekkpl. godtgjørelse 0, , , , Fast møtegodtgjørelse 0, , , , Møtegodtgjørelse 0, , , ,00

8 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side Pensjonsinnskudd KLP , , , , Pensj.innskudd KLP variabel lønn 0, , , , Kollektiv ulykkes/gr.livsforsikr ,00 0,00 0, , Arbeidsgiveravgift , , , , Kontormateriell 0, , , , Abonnement aviser/tidsskrifter 8 237, , , , Andre tjenester/materialer , , , , Gebyr banktjenester 13,10 0,00 0,00 13, Opplæring/kurs, ikke oppg.pl , , ,00 295, Diettgodtgjørelse 7 830, , , , Bilgodtgjørelse , , , , Andre godtgjørelser 0, , , , Reiseutg. ref./fakt 0, , , , Transport reiseregninger 3 640,00 0,00 0, , Yrkesskade/reiseforsikring 522,72 0,00 0,00 522, Kontingenter 0, , , , Div.avg.,gebyrer,lisenser , , , , Kjøp av inventar 0, , , , Ref. fra kommuner , , ,00 0, Andre renteinntekter 7,00 0,00 0,00 7, Bruk av disposisjonsfond 0, , , , ,61 0,00 0, ,61 Sak 07/15 Budsjett 2016 og økonomiplan for Saksopplysninger: For virksomhetsåret 2015 ble det lagt inn en prisvekst på 2,7 % som ble dekt inn ved bruk av disposisjonsfond. Legger inn en prisvekst på 3,5 % for Eierne betalte like beløp i 2014 og 2015 til selskapet.. Da disposisjonsfondet ikke bør tappes helt ned anbefales det at kostnadene for eierne økes med etterslep fra 2014 og prisvekst i2015

9 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 9 Forslag Budsjett 2016 Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS Følgende forutsetninger er lagt inn i utarbeidet budsjett forslag: 100 % stilling for ansatt. Lønnsvekst på 3,00 % Trekkpliktig godtgjørelse , kr Økning av arbeidsgiveravgift og pensjonskostnader. Hva gjelder pensjon har vi mottatt melding om økning, men ikke hvor mye. Øker med 6000, kr på posten for km godtgjørelse. Budsjettforslaget er utarbeidet med forutsetning gitt i selskapsavtale av Budsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS 2016 Forslag fra styremøte 21. sept 2015 Post Tekst Budsjett 2016 Budsjett 2015 Differanse 0100 lønn faste stillinger overtid 0503 Egenandel KLP 4 3 1

10 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side Trekkpliktig bilgodtgjørelse og tlf Fast møtegodtgjørelse møtegodtgjørelse arbeidsgivers andel av pensjonsutg arbeidsgivers andel forsikring arbeidsgiveravgift Papir og rekvisita Faglitteratur/tidsskrifter/aviser andre tjenester/materiell kurs og seminarer diettgodtgjørelse med overnatting diettgodtgjørelse uten overnatting bilgodtgjørelse Oppholdsutgifter v/reiser 1609 Andre godtgjørelser Reiseutgifter etter regning 1950 avgifter, gebyrer, lisenser m.v Kontingenter inventar og utstyr Driftsutgifter sykelønnsrefusjoner 7101 Fødselspermisjoner 7500 Refusjoner fra kommunene Refusjoner fra andre 7709 Driftsfond Renteinntekter Driftsinntekter Netto driftsresultat Bruk av fond Avsetning til fond Årets mer / mindreforbruk

11 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 11 Kommunene Andel andel Osen 10, andel Roan 10, andel Åfjord 14, andel Rissa 18, andel Bjugn 16, andel Ørland 17, andel Leksvik 14, Sum Årsaken til økning: Lønnsjustering + 3,0 %, utgjøt , kr Økt bilgodtgjøring og tlf med 3000, kr Har lagt inn , km godtgjøring. Har lagt inn 3 000, ekstra på pensjonskostnader. Har lagt inn 3 000, ekstra på arbeidsgiveravgift. Har lagt inn 1000, kr ekstra på diett Økonomiplan i perioden for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS; År 2016 År 2017 År 2018 År 2019 Driftsutgifter Driftsinntekter og bruk av fond Årets mer /mindreforbruk Beløpene er gitt i 2015 kroner. Prisvekst, lønnsvekst og endringer i pensjonspremien forutsettes tatt inn i forbindelse med årlig budsjettbehandling. Innstilling fra daglig leder til styret: Styret vedtar økonomiplan for perioden Styret vedtar driftsbudsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS i 2016 med en totalramme på , kr, hvor , kr tas av disposisjonsfondet. Tallgrunnlaget for driftsbudsjett framgår av saken. Utgiftene for deltakerkommunene i 2016 utgjør totalt , kr.

12 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 12 Behandling: Styret behandler saken om Budsjett 2016 og økonomiplan i styremøte 21. september Daglig leder gikk gjennom utsendt budsjettforslag. Det forutsettes samme aktivitetsnivå som tidligere år, møter og forberedelse av ca 100 saker til utvalgene. Vedtak i styret : Enstemmig vedtak i styret. Styret vedtar økonomiplan for perioden Styret vedtar driftsbudsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS i 2016 med en totalramme på , kr, hvor , kr tas av disposisjonsfondet. Tallgrunnlaget for driftsbudsjett framgår av saken. Utgiftene for deltakerkommunene i 2016 utgjør totalt , kr. Styret vedtok følgende innstilling til representantskapet: Budsjett 2016 for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS Representantskapet vedtar driftsbudsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS i 2016 med en totalramme på , kr, hvor , kr tas av disposisjonsfondet. Tallgrunnlaget for driftsbudsjett framgår av saken. Utgiftene for deltakerkommunene i 2016 utgjør totalt , kr, fordeles mellom kommunene med følgende beløp: KOMMUNE ANDEL I % BELØP FOR 2015 BELØP FOR 2016 OSEN 10 % ROAN 10 % ÅFJORD 14 % RISSA 18,5 % BJUGN 16,5 % ØRLAND 17 % LEKSVIK 14 % SUM 100 % Økonomiplan i perioden for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS Representantskapet vedtar økonomiplan for med budsjett for 2016 for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS. År 2016 År 2017 År 2018 År 2019 Driftsutgifter

13 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 13 Driftsinntekter og bruk av fond Årets mer /mindreforbruk Beløpene er gitt i 2015 kroner. Prisvekst, lønnsvekst og endringer i pensjonspremien forutsettes tatt inn i forbindelse med årlig budsjettbehandling. Sak 08/15 Vurdere alternative organisasjonsformer for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS Saksopplysninger: Innledning: Saken ble initiert av Representantskapet for selskapet i møte 14. november Styret ble gitt følgende oppdrag: Representantskapet ber styret vurdere alternative organisasjonsformer for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS, og presentere disse for representantskapet senest juni Alternativer som vurderes kan være at selskapet blir en del av et større fagmiljø/sammenslutning i Trøndelag, organiseres etter vertskommunemodell eller annen løsning. Fristen for presentasjon er senere endret, utsatt. Styret behandlet saken i møte 1. desember 2014, sak 05/14. Styret ville innhente mer informasjon fra eksterne kilder. Saken ble utsatt til neste møte. Styret behandlet saken i møte 18. mars 2015, sak 02/15. Følgende vedtak ble fattet: 1. Styret har som mål å sikre kommunene fortsatt god sekretær tjeneste til kontrollutvalgene. 2. Styret vil etterkomme representantskapets vedtak om å se på organisasjonsformer, men med det mål om å sikre dagens arbeidsplasser. 3. Styret vil fortsette prosessen ved å invitere et IKS og et privat firma til å presentere seg der alle ansatte vil bli invitert til å delta.

14 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 14 Invitasjonens form og utvelgelse av firma gjøres av de to daglige ledere og to styreledere. 4. Daglig leder og styreleder informerer umiddelbart de ansatte om denne prosessen, og daglig leder og ansattevalgt orienterer om nødvendig de ansattes organisasjoner slik at alle ansatte er godt informert og involvert i prosessen. Styrelederne informerer representantskapets leder. Styret behandlet sak 02/15 for andre gang i styremøte 10. juni Samme dag før styremøte var eksternt IKS og privat firma invitert til å presentere seg. KonSek MidtNorge IKS v/ daglig leder Arvid Hanssen møtte. Følgende vedtak ble fattet: Saken forsettes ut fra dagens presentasjoner og videre undersøkelser og sluttbehandles til høsten. KonSek MidtNorge IKS KonSek MidtNorge IKS er et interkommunalt selskap som ivaretar sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene i Fylkeskommunen og 14 kommuner i SørTrøndelag. Selskapet har 4 ansatte. Grunnlag: Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS er organisert i henhold til IKSloven. Sju kommuner på Fosen er deleiere i selskapet og de samme sju kommunene kjøper sekretariattjenester til sine kontrollutvalg fra selskapet. Selskapet ble opprettet 1. jan Alternative organisasjonsformer for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS: Det er gitt i oppdraget fra Representantskapet; «Alternative organisasjonsformer for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS». Forutsetter at dette gjelder selskapet sin virksomhet slik det er i dag. Mulige organisasjonsformer i de tilfellene hvor en eller flere av deleierne trekker seg ut av selskapet omtales ikke. Følgende organisasjonsformer er aktuelle/mulig: Setter ut oppgavene på anbud, privatisering. Beholder dagens organisering. Sammenslåing med et eller flere andre IKSer som leverer sekretariattjenester til kontrollutvalg egenregi Vertskommunesamarbeid Rammer sekretariattjenester til kontrollutvalg: Kommuneloven 77 med forskrift gir bestemmelser om hvordan sekretariattjenesten skal være organisert i forhold til administrasjonen i den eller de kommunene sekretariatet yter tjeneste til. Sekretærfunksjon kan ikke legges inn under administrasjon i den/de kommuner som betjenes. Kan ikke legges til revisjon da

15 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 15 kontrollutvalget har tilsynsansvar overfor revisjon. Alle kommuner skal ha kontrollutvalg. Faktorer som påvirker valg av organisasjonsform: Følgende faktorer behandles: Kvalitet og volum på tjenesten. Økonomi Utholdenhet sikkerhet for leveranse Organisasjonsform i forhold til må krav i kommuneloven Egenregi privatisering Sikre dagens arbeidstakere Kommunereform Drøfting: Setter ut oppgavene på anbud, privatisering. Kvalitet og volum på tjenesten. Kvalitet og hvor omfattende tjenesten må være detaljert beskrevet i anbudsutlysning, kravene gitt i kommuneloven må oppfylles. Internkontroll må etableres slik at en sikrer at en får de tjenester som det betales for. Økonomi Mangler grunnlag. Ingen kommuner i nærområdet (SørTrøndelag) som kjøper sekretariattjenesten av private firma. I landet er det kommuner som har satt ut denne tjenesten til private firma. Utholdenhet sikkerhet for leveranse Kommunen må sikre seg gjennom avtalen med leverandør. Organisasjonsform i forhold til må krav i kommuneloven Kravene kan innfris. Egenregi privatisering Kjøper vil ikke ha noen forpliktelser ifm styrende organer for selskap eller samarbeid. Sikre at de får det de betaler for, internkontroll. Sikre dagens arbeidstakere Kan gi noen utfordringer. En virksomhetsoverdragelse kan gjennomføres om hele porteføljen til selskapet settes ut på anbud. Velger eierne forskjellige løsninger vil en virksomhetsoverdragelse være vanskelig å gjennomføre. Kommunereform Har ingen betydning for valg av organisasjonsform, men tidspunkt for endring må vurderes. En sammenslåing av kommuner blant dagens eiere vil medføre endringer for selskapet. Beholder dagens organisering. Kvalitet og volum på tjenesten. Hva som leveres forutsettes kjent.

16 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 16 Økonomi Som dagens nivå med pris og lønnsvekst. Utholdenhet sikkerhet for leveranse Da selskapet har kun en ansatt kan leveransesikkerheten være noe svak. Organisasjonsform i forhold til må krav i kommuneloven. Kravene kan innfris. Egenregi privatisering Gjennomføres i egenregi hvor eierne etablerer styringsorgan for selskapet. Reglene for egenregi må følges. Sikre dagens arbeidstakere. Arbeidstaker kan/får fortsette. Kommunereform Har ingen betydning for valg av organisasjonsform, men tidspunkt for endring må vurderes. En sammenslåing av kommuner blant dagens eiere vil medføre endringer for selskapet. Sammenslåing med et eller flere andre IKSer som leverer sekretariattjenester til kontrollutvalg egenregi Kvalitet og volum på tjenesten. En sammenslåing vil kunne gi bedre kvalitet og mer tjenester. Påstand i forhold til presentasjon gitt av KonSek MidtNorge IKS. Økonomi Med en sammenslåing vil prisen på tjenesten gå noe opp. Utholdenhet sikkerhet for leveranse. Vil bli bedret i forhold til dagens organisering; da det vil være flere ansatte i selskapet. Organisasjonsform i forhold til må krav i kommuneloven. Kravene kan innfris. Egenregi privatisering Gjennomføres i egenregi hvor eierne etablerer styringsorgan for selskapet. Reglene for egenregi må følges. Sikre dagens arbeidstakere En virksomhetsoverdragelse kan gjennomføres om hele selskapet tas inn i annet IKS. Velger eierne av dagens selskap forskjellige løsninger vil en virksomhetsoverdragelse kunne gi noen utfordringer. Kommunereform Har ingen betydning for valg av organisasjonsform, men tidspunkt for endring må vurderes. En sammenslåing av kommuner blant dagens eiere vil medføre endringer for selskapet. Kommunereformens betydning for det andre IKSet er usikker, men at antall kunder vil minke er sannsynlig. Vertskommunesamarbeid Kvalitet og volum på tjenesten. Ikke avgjørende.

17 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 17 Økonomi Kan gjennomføres med dagens rammer. Utholdenhet sikkerhet for leveranse. Med dagens rammer vil dette være undret. Organisasjonsform i forhold til må krav i kommuneloven. Kravene kan innfris. Organisasjonsformen er ikke så godt egnet da kommuneloven gir klare føringer for forhold mellom sekretariat og kommune administrasjon. Kan løses ved å bruke nemd. Egenregi privatisering Gjennomføres i egenregi hvor eieren etablerer styringsorgan i form av nemd for enheten. Nemda består av personer som velges av de som kjøper tjenester av enheten. Kjøpere er andre kommuner. Reglene for egenregi må følges. Sikre dagens arbeidstakere. Kan sikre dagens arbeidstaker. Kommunereform Har ingen betydning for valg av organisasjonsform, men tidspunkt for endring må vurderes. En sammenslåing av kommuner blant dagens eiere vil medføre endringer for enheten. Vurderinger: Oppdraget som er gitt av representantskapet inneholder et element som sier noe om hvilken retning de vil gå, og det er; «Alternativer som vurderes kan være at selskapet blir en del av et større fagmiljø/sammenslutning i Trøndelag». Noen andre mål for en eventuell organisasjonsendring er ikke gitt. Under gjennomgang av de fire alternative organisasjonsformene som er listet og vurdert mot sju faktorer er et alternativ som synes dårligere enn de andre. Det er organisering i henhold til lov om vertskommunesamarbeid. Loven er «romslig» og det harmonerer dårlig med kravene som stilles til sekretariatet sin organisatoriske tilknytning til dem de skal betjene. De tre øvrige organisasjonsformene som er listet vil kunne tilfredsstille krav gitt i kommuneloven hva gjelder sekretariat for kontrollutvalg. Hva gjelder økonomi mangler vi grunnlag for alternativet privatisering. KonSek MidtNorge var klar på at en sammenslåing med dem ville gi en noe høyer kostnad. Kostnader ved dagens organisering er kjent. Kvalitet, mengde og leveringssikkerhet for tjenesten vil påvirkes av hvor mye ressurser som legges inn. Ved privatisering vil dette oppnås ved detaljerte avtaler. KonSek Midt Norge signaliserte noe økte kostnader, de økte kostnadene er begrunnet med noe bedre leveringssikkerhet, noe flere tjenester og mulig bedre kvalitet. Hva dagens organisering gir forutsettes dette kjent.

18 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 18 Dagens arbeidstakere sikres best ved at dagens organisering beholdes. Ved det to andre alternativene, større IKS og privatisering, kan arbeidstakerne sikres ved at en legger opp organisasjonsendringen slik at det blir en virksomhetsoverdragelse. Kommunene som er medeiere i dagens selskap og eventuelt medeiere i nytt større IKS må delta i styring av selskapet. Eierskapet må forvaltes og det vil ta noen ressurser. En privatisering vil framtvinge en kontrollfunksjon hos kjøperen som vil kreve bruk av ressurser, kontrollere at de får den tjenesten de betaler for. Kommunereformen som har som mål at det skal bli færre kommuner vil påvirke behovet for sekretariattjeneste til kontrollutvalgene, færre kontrollutvalg. Kommunesammenslåinger vil føre til endringer som vil medføre justeringer for sekretariattjenesten om den er organisert i et IKS eller privatisert. Alternative løsninger: Det forutsettes at IKSloven følges ved en eventuell avvikling av nåværende organisasjon. Alternativ I: Privatisering. Legger ut tjenesten på anbud. Alternativ II: Beholder dagens organisering. Alternativ III: Sammenslåing med ett eller flere IKSer. Behandling: Styret behandler saken; Vurdere alternative organisasjonsformer for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS i styremøte 21. september Vedtak i styret : Enstemmig vedtak i styret. Styret fikk i oppdrag av Representantskapets møte den 14/ å vurdere ulike organisasjonsformer for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS. Styret har gjort en vurdering av dette ved å se på ulike alternativ. Arbeidsmåten til styret er beskrevet i styrets ulike saksframlegg. Styret konkluderer med at de 3 mest aktuelle måter for kommunene å få sin sekretariattjenester til kontrollutvalget utført på, fremover i tid kan være: A) Fortsett som i dag i Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS B) Sammenslåing/fusjonering/innlemme Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS i annet IKS der «KonSek MidtNorge» kan bli den mest aktuelle. C) Kjøpe tjenester i markedet

19 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 19 Alternativ A) og B) : Styret bemerker at en eventuell endring i kommunestrukturen på Fosen vil kunne påvirke organisasjonen i større grad. Eventuell sammenslåing av kommuner vil normalt medføre reduksjon i oppdragsmengder samt at «nye» kommuner også kan komme til å velge andre løsninger. Alternativ C): Styret ser ikke at alt «C» vil kunne videreføre dagens IKS slik at dersom kommunene velger «C», så vil dagens IKS måtte avvikles. Styret vil bemerke at ingen konkrete tilbydere av denne tjenesten har vist interesse i denne prosessen. Konklusjon: Styret finner det derfor riktig å avvente sin konklusjon om eventuell omorganisering av Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS til kommunestrukturen har «satt seg» ved at styret på eget initiativ innen 2 år, tar opp saken til ny vurdering. Styret oversender vedtak med nevnte sakspapirer om styrets behandling av saken til oppdragsgiver Representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS, og ber om å få presentert dette vedtaket i et representantskapsmøte. Innstilling til Representantskapet: Representantskapet tar vedtaket i styret til etterretning.

20 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 20