MØTEINNKALLING MIDTRE GAULDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 MIDTRE GAULDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEINNKALLING Utvalg/styre/råd : Midtre Gauldal kommune Møtedato/tid : Torsdag 11. juni 2009 kl Møtested/lokaler : Rådhuset, Formannskapssalen Arkivsak : 178/2009 Deltagere : John Bjørkan, leder John Morten Laugsand, nestleder Marie Malum Thomas Talsnes Tove Solem Helgemo Kopi Møteansvarlig : Varamedlemmer Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS : John Bjørkan Støren/Trondheim SAKLISTE Sak 15/2009 Godkjenning av møtebok fra Sak 16/2009 Referatsaker...3 Sak 17/2009 Bestilling av forvaltningsrevisjon...4 Sak 18/2009 Forslag til møteplan for 2. halvår Sak 19/2009 Eventuelt...8 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik, på telefon , mobil Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. John Bjørkan leder (sign) Eva J. Bekkavik Sekretær Side 1

2 Sak 15/2009 Godkjenning av møtebok fra /2009 Arkivkode: 030 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Møtebok fra kontrollutvalgets møte godkjennes SAKSDOKUMENTER: 1. Møtebok fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere). SAKSUTREDNING Godkjenning av møtebok. Side 2

3 Sak 16/2009 Referatsaker /2009 Arkivkode: 033 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING tar referatsakene til orientering. SAKSDOKUMENTER: har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunestyrets behandling av sak 25/2009, Forvaltningsrevisjon Økonomisk styring og rapportering. 2. Kommunestyrets behandling av sak 26/2009, s årsmelding for Kommunestyrets behandling av sak 27/2009, Plan for forvaltningsrevisjon for Kommunal- og regionaldepartementet, Rapportering på vedlikeholdstilskuddet i tiltakspakken. 5. Kommunal- og regionaldepartementet, 6,5 milliarder mer til kommunene og fylkeskommunene. SAKSUTREDNING s sekretariat viser til de vedlagte dokumenter som legges frem som referatsaker. Side 3

4 Sak 17/2009 Bestilling av forvaltningsrevisjon /2009 Arkivkode: 216 &58 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING viser til plan for forvaltningsrevisjon for 2009 og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen pleie og omsorg i Midtre Gauldal kommune. Fokus i prosjektet må være kvaliteten av tjenestene i forhold til lovverk, kommunens målsettinger og befolkningens behov. Samt om det er korrekt utregning på egenbetaling for langtids- og korttidsopphold i institusjon. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 350 timer ut fra de forutsetningene som fremgår av saken. ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen januar gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget SAKSDOKUMENTER Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Plan for forvaltningsrevisjon for 2009, vedtatt av Midtre Gauldal kommunestyre på møte den 18. mai 2009 i sak 27/2009. SAKSUTREDNING og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Midtre Gauldal kommune for 2009, lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for inneværende år. Følgende fokusområder ble prioritert for forvaltningsrevisjon i regnskapsåret 2009: Pleie og omsorg Barnevernstjenesten Egenbetaling for opphold i institusjon Omdømme og omdømmebygging i Midtre Gauldal kommune Interkommunalt samarbeid Side 4

5 Under kontrollutvalgets behandling av plan for forvaltningsrevisjon for 2009 den 23. april, så ytret kontrollutvalget ønske om å få fokusområdene fremtidens pleie- og omsorgstjenester og egenbetaling for opphold i institusjon i en og samme forvaltningsrevisjonsrapport. s sekretariat har vært i dialog med faglig leder for forvaltningsrevisjon hos Revisjon Midt-Norge IKS, og fått positiv tilbakemelding på at revisjonen i utgangspunktet vil se disse to fokusområdene under ett. Hvis det derimot skulle vise seg, når revisjonen har fått utarbeidet prosjektplanen, at disse to fokusområdene allikevel må håndteres hver for seg, så vil revisjonen gi tilbakemelding til sekretariatet og kontrollutvalget om dette. Midtre Gauldal kommune har et budsjett på rundt 350 timer til forvaltningsrevisjon i løpet av revisjonsåret, derfor er det kun aktuelt med ett forvaltningsrevisjonsprosjekt pr. år. Vi gjengir omtalen av prosjektene fra plan for forvaltningsrevisjon for 2009: Fremtidens pleie- og omsorgstjenester i Midtre Gauldal kommune Kommunene står overfor betydelig omsorgsutfordringer i de kommende årene. Nye brukergrupper av yngre brukere med et større spekter av sosiale og helsemessige problemer, en aldrende befolkning, samt knapphet på omsorgsytere stiller samfunnet og kommunene overfor nye og formidable krav. En optimal balanse mellom sykehjem, omsorgsboliger, dagtilbud og hjemmetjenester er av avgjørende betydning. Videre må de ansatte få bruke mer av sin tid til de primære omsorgsoppgavene og mindre til transport, administrasjon, tilsyn og tunge løft. Gjennom St.mld. nr 25 Mestring, muligheter og mening Fremtidas omsorgsutfordringer gir Helse- og omsorgsdepartementet en oversikt over utfordringer og strategier for å utforme morgendagens omsorgstilbud i kommunene. I dette ligger også ulike virkemidler. I november 2006 vedtok kommunestyret i Midtre Gauldal Helhetlig plan for pleie og omsorgstjenesten som innebærer en gradvis omgjøring av institusjonsplasser til omsorgsboliger med heldøgns pleie- og omsorgstjenester i Soknedal, Singsås og Budal. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor dette temaet vil i første omgang være å sette fokus på kvaliteten av tjenestene i forhold til lovverk, kommunens målsettinger og befolkningens behov. Egenbetaling for opphold i institusjon Det har vist seg under årsrevisjonen at det er svakheter i rutinene i forhold til egenbetaling for opphold i institusjon. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til egenbetaling rettes mot å se på korrekt utregning for langtidsopphold og for korttidsopphold. Et slikt prosjekt vil nok bli karakterisert som forholdsvis lite men det er absolutt et prosjekt det er aktuelt å vurdere. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for 2009 anbefaler sekretariatet kontrollutvalget å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen pleie og omsorg i Midtre Gauldal kommune. Fokus i prosjektet må være kvaliteten av tjenestene i forhold til lovverk, kommunens målsettinger og befolkningens behov. Samt om det er korrekt utregning på egenbetaling for langtids- og korttidsopphold i institusjon. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 350 timer ut fra de forutsetningene som fremgår av saken. ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen januar gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Side 5

6 Sak 18/2009 Forslag til møteplan for 2. halvår /2009 Arkivkode: 033 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: vedtar følgende møteplan for 2. halvår 2009: August September Oktober November Desember Kommunestyret Formannskapet og og s leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSFREMSTILLING: For å kunne planlegge å gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. s møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. I budsjettet for 2009 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 6 møter i 2009, og det er naturlig å avvikle 3 på våren og 3 på høsten. s møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Side 6

7 Utvalget kan løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 2. halvår 2009: August September Oktober November Desember Kommunestyret Formannskapet og og September 2009 Viktige saker i september er oppfølging av den finansielle revisjonen, og det må utarbeides budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten for 2010 som legges frem for endelig vedtak i kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen for Oktober 2009 I oktober må kontrollutvalget starte planleggingen av forvaltningsrevisjonsarbeidet for Videre vil kontrollutvalget måtte vurdere hvor vidt det skal gjennomføres selskapskontroll i inneværende år. Videre vil oppfølging av saker stå på agendaen. 12. November 2009 Sekretariatet foreslår å legge kontrollutvalgets siste møte til 12. november. Tidspunktet er valgt ut fra at de fleste oppgaver for 2009 da må være ferdigstilt, samtidig kan behandling av saker 12. november være tidsnok til å kunne få saker fremmet for kommunestyrets siste møte før jul, som er satt opp til 30. november. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON s sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 6 møter i Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. Side 7

8 Sak 19/2009 Eventuelt /2009 Arkivkode: 033 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til innstilling. SAKSDOKUMENTER: Ingen. Side 8