: KONTROLLUTVALGET Møtedato : kl Møtested : Buen det ovale rommet MERK STED!

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg : KONTROLLUTVALGET Møtedato : kl Møtested : Buen det ovale rommet MERK STED! Sakliste: SAK 18/2007 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 19/2007 REFERATSAKER SAK 20/2007 OPPSUMMERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 4-ÅRSPERIODE SAK 21/2007 BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSFUNKSJONEN 2008 Sak 22/2007 INNKOMMET SAK TIL KONTROLLUTVALGET SAK 23/2007 EVENTUELT Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/hanne Kongsvik, på telefon , mobil Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Arnold Storvold leder (sign) Hanne Kongsvik Sekretær Gjenpart: Varamedlemmer, til orientering Ordfører Rådmann Oppdragsansvarlig revisor

2 SAK 18/2007 GODKJENNING AV MØTEBOK Kontrollutvalget /2007 Møtebok fra kontrollutvalgets møte godkjennes Vedlegg: Protokoll fra møte (tidligere utsendt protokoll var ufullstendig)

3 SAK 19/2007 REFERATSAKER Kontrollutvalget /2007 Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering SAK 20/2007 OPPSUMMERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 4- ÅRSPERIODE Kontrollutvalget /2007 Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslaget til rapport fra kontrollutvalgets virksomhet for valgperioden Vedlegg: Utkast til rapport fra kontrollutvalgets virksomhet for valgperioden Saksutredning Kontrollutvalget forestår det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning, på vegne av kommunestyret. Som et ledd i lovpålagte krav om rapportering fra sitt arbeid til kommunestyret legger kontrollutvalget årlig fram årsmeldinger og løpende rapporter fra gjennomført forvaltningsrevisjon. I tillegg legges der her fram utkast til rapport fra virksomheten gjennom valgperioden som nå avsluttes.

4 SAK 21/2007 BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSFUNKSJONEN 2008 Kontrollutvalget /2007 Kontrollutvalget tilrår kommunestyret å fatte følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2008 med en netto ramme på kr ,- inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Budsjettbehandlingen for kontrollorganene. I henhold til forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2008 i Melhus kommune. Selskapene ivaretar henholdsvis revisjonsfunksjonen og sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget i Melhus kommune. Budsjettet for 2008 med økonomiplan Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalget og kontrollutvalgets sekretariat I likhet med budsjettet for 2007 har kontrollutvalgets sekretariat i budsjettdokumentet valgt å justere budsjettallene for kontrollutvalgets sekretariat for 2008 med forventet pris- og kostnadsvekst slik at man unngår underbudsjettering. Det er i beregningene tatt utgangspunkt i målet for pris- og kostnadsvekst fra som er lagt til grunn i kommuneproposisjonen for 2008, og som er beregnet til 3,6 %. (St.prp. nr. 67 ( ) om lokaldemokrati, velferd og økonomi i kommunesektoren 2008, (kommuneproposisjonen)). Sekretariatet har grunn til å tro at de øvrige eierne også legger seg på 3,6 % kostnadsvekst ved beregning kontrollutvalgets utgifter i Kjøp av revisjonstjenester Melhus kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til den inngåtte avtalen om interkommunalt samarbeid. I premissene for samarbeidet var det en forutsetning om en reduksjon av revisjonshonoraret med 10 % i forhold til 2004

5 nivå i løpet av selskapets 3 første driftsår. Representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS behandlet budsjettet for 2008 på møte den 25. juni 2007 der også innsparingskravet ble innarbeidet. I beregningene er det innarbeidet en forventet pris og lønnsvekst på 5 % i Selskapet har foretatt en mindre omfordeling mellom kommunene basert på folketall og reelle utgifter til revisjon. For Melhus kommune resulterer dette i en reduksjon i revisjonskostnadene fra på kr ,-. Budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet i 2008 med økonomiplan Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Kto Tekst Budsjett 2008 Budsjett 2007 Møtegodtgjørelser og tapt arbeidsfortjeneste Abonnement tidsskrift Bevertning Kurs/opplæring Skyss, kostgodtgj. reise (oppg.pl.) Sum kontrollutvalgets egen virksomhet Kjøp tjenester Revisjon Midt-Norge IKS Kjøp tjenester KonSek. Midt-Norge IKS Sum kontrollutvalg, sekretariat og revisjon Kommentarer til budsjettet: Budsjettet er satt opp med utgangspunkt i Godtgjøringsreglement for folkevalgte, som er vedtatt i kommunestyret. Vi har i beregningene tatt utgangspunkt i at kontrollutvalget avvikler inntil 6 møter i året, som er den frekvensen utvalget har hatt på møtevirksomheten de senere år. Økonomiplanen for perioden Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden legges frem: (alle tall i 2008 kroner).

6 Vedtatt budsjett for 2007 Budsjett forslag for 2008 Anslag for 2009 Anslag for 2010 Anslag for 2011 Kontrollutvalget Kjøp av revisjonstjenester Kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget Sum driftsutgifter *) I økonomiplanen er budsjettallene for 2008 videreført i planperioden. Vurdering: Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2008, med en netto ramme på kr ,- inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. SAK 22/2007 INNKOMMET SAK TIL KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget /2007 Ingen forslag til vedtak Saksutredning Kontrollutvalget har mottatt henvendelse fra Oddbjørn Johansen, angående kommunens håndtering av sak om anleggelse av septikkum på eiendom på Gåsbakken. Kontrollutvalget vil bli orientert om innholdet i saken og hva som har skjedd i etterkant av henvendelsen.

7 SAK 23/2007 EVENTUELT Kontrollutvalget /2007 Ingen forslag til vedtak