Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker Møtested: Marker kommune, møterom 2 Tidspunkt: kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til, telefon / , e-post anirov@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Marker, Iver Halvorsrud Leder (sign.)

2 Kontrollutvalget Markers møte Sakliste U.off. PS 14/24 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/25 Budsjett for kontroll og tilsyn 2015 PS 14/26 Møteplan for 1. halvår 2015 PS 14/27 PS 14/28 Informasjon fra revisjonen Eventuelt

3 Saksnr.: 2014/20870 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/119 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Marker /24 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte legges frem til godkjenning

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Marker Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 10:00 Møtested: Marker kommune, møterom 2 Fra til saksnr.: 14/20-14/23 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Iver Halvorsrud, Leder X Karen Eg Taraldrud X Gunnar Ingebretsen, meldt forfall X Rita Berget Lindblad X Odd E. Volen X John Bakken innkalt og møtt Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra revisjonen: Anita Rønningen... Iver Halvorsrud Karen Eg Taraldrud Gunnar Ingebretsen Leder. Rita Berget Lindblad. Odd E. Volen Merknader Kontrollutvalget Markers møte Sakliste U.off. PS 14/20 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/21 PS 14/22 PS 14/23 Plan for forvaltningsrevisjon Informasjon fra revisjonen Eventuelt

5 PS 14/20 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Kontrollutvalget Markers behandling : Kontrollutvalget Markers vedtak/innstilling : Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes PS 14/21 Plan for forvaltningsrevisjon 1. Kontrollutvalget vedtar plan for forvaltningsrevisjon. 2. Ut fra vedlagte prosjektbeskrivelser vedtar kontrollutvalget følgende 2 prosjekter i rekkefølge i planperioden: Prosjekt 1 Prosjekt 2 3. Plan for forvaltningsrevisjon oversendes kommunestyret for behandling innen utgangen av 2014, med følgende innstilling: - Plan for forvaltningsrevisjon, vedtas - Dersom det skulle være behov for å endre planen, delegeres denne beslutningen til kontrollutvalget. Rakkestad, Kontrollutvalget Markers behandling : Utvalget drøftet saken. Revisjonen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Fosterhjem: legge følgende til i problemstillingen har kommunestyret utarbeidet egne satser for fosterhjem?

6 Kontrollutvalget Markers vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget vedtar plan for forvaltningsrevisjon. 2. Ut fra vedlagte prosjektbeskrivelser vedtar kontrollutvalget følgende 2 prosjekter i rekkefølge i planperioden: Prosjekt 1: Fosterhjem økonomi og refusjoner Prosjekt 2: Etisk reglement og varslingsrutiner 3. Plan for forvaltningsrevisjon oversendes kommunestyret for behandling innen utgangen av 2014, med følgende innstilling: - Plan for forvaltningsrevisjon, vedtas - Dersom det skulle være behov for å endre planen, delegeres denne beslutningen til kontrollutvalget. PS 14/22 Informasjon fra revisjonen Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, Kontrollutvalget Markers behandling : Revisjonen informerte om følgende: - Forvaltningsrevisjonsprosjekt 2014, forventet oppstart i november. Kontrollutvalget Markers vedtak/innstilling : Informasjonen fra revisjonen tas til orientering PS 14/23 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling Rakkestad,

7 Kontrollutvalget Markers behandling : - Oppfølging av kontrollutvalgets vedtak - Sekretariatet informerte om at det er planlagt utlysning av ledig stilling i IØKUS IKS Kontrollutvalget Markers vedtak/innstilling :

8 Saksnr.: 2014/20870 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/119 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Marker /25 Budsjett for kontroll og tilsyn 2015 Kontrollutvalget vedtar det vedlagte budsjettforslaget med forbehold om at utgifter til KLP, samt normal lønns- og prisvekst innarbeides, slik at aktivitetsnivået kan opprettholdes. Rakkestad, Vedlegg Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn i Marker kommune 2015 legges frem i møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, gjeldende fra , omhandler 18 budsjettbehandlingen. I nevnte paragraf sies det at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Videre sies det at kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat tolker forskriften slik at utgifter til kontrollutvalgets egen virksomhet og utgifter til kjøp av revisjons- og sekretærtjenester skal innarbeides i forslaget. Budsjettets enkelte elementer: Løpende utgifter til kontrollutvalgets ordinære drift. Disse tallene er innhentet fra kommunen og innarbeidet i forslaget. Utgifter til kjøp av revisjonstjenester.

9 Utgifter til kjøp av sekretærtjenester.

10 Saksnr.: 2014/20870 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/119 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Marker /26 Møteplan for 1. halvår 2015 Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2015: 1. møte: torsdag 29. januar 2015 kl. 09:00 2. møte: torsdag 30. april 2015 kl. 09:00 3. møte: torsdag 11. juni 2015 kl. 09:00 Rakkestad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til kommuneloven 32 er det utvalget selv, kommunestyret eller utvalgets leder som fastsetter når det skal avholdes utvalgsmøter. Av praktiske grunner er det formålstjenlig at utvalget fastsetter møteplan for hvert halvår. Vurdering Det er i innstillingen antydet 3 møter for 1. halvår Når det er foreslått konkrete dager så har dette sammenheng med sekretariatets praktiske muligheter til saksbehandling osv., samt forholdet til frister, ferieavvikling m.m. Utover de foreslåtte 3 møtene, er det opp til utvalget/utvalgsleder å endre tidspunkter, bestemme andre møter, eller å avlyse allerede berammede møter.

11 Saksnr.: 2014/20870 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/119 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Marker /27 Informasjon fra revisjonen Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, Vedlegg Arbeidsnotat Drift-/investering fra IØKR IKS datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget ba i sitt møte revisjonen utføre revisjonshandlinger på bakgrunn av henvendelser vedrørende anbudsregler ved innkjøp av traktor, gressklipper og feiemaskin. Resultatet av utført revisjon ligger som vedlegg til saken. Vurdering Punkter under denne saken er først og fremst muntlig tilbakemelding. Denne gangen ligger det også med et arbeidsnotat fra revisjonen.

12

13

14 Saksnr.: 2014/20870 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/119 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Marker /28 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling Rakkestad,