Arkivnr. 025 Saksnr. 2010/64-6 Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret Saksbehandler: Stein Roar Strand

Transkript

1 Saksframlegg Arkivnr. 025 Saksnr. 2010/64-6 Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret Saksbehandler: Stein Roar Strand Gauldal Skole og Kultursenter. Valg av medlemmer til samarbeidsstyret. Fastsetting av styregodtgjørelse. Valg av revisor og fastsetting av revisors godtgjøring. Dokumenter i saken: 1 S Gauldal skole og kultursenter.sameie og samarbeid Midtre Gauldal kommune og Sør-Trøndelag fylkeskommune 2 I Gauldal skole- og kultursenter 3 I Gauldal skole- og kultursenter - virksomhetsoverdragelse renhold og drift 5 I Gauldal skole- og kultursenter - forvaltningsavtale og samarbeidsavtale Gauldal videregående skole Saksopplysninger Godkjenning av sameieavtale, forvaltningsavtale/driftsavtale og avtale om virksomhetsoverdragelse legges fram for kommunestyret til godkjenning i egen sak. Dersom overnevnte avtaler vedtas av kommunestyret skal det i henhold til avatlen om: Fovalningsrettslig fordeling av myndighet, oppgaver og ansvar ved Gauldal Skole og Kultursenter, oppnevnes et samarbeidsstyre for det interkommunale samarbeidet. I avtaleforslaget omfatter 6, 6a, 6b og 6c, bestemmelser om de styrende organene i samarbeidet. I avtaleforslagets 7 omhandles forholdet rundt daglig leder og driftsleder.

2 Avtaleforslagets tekst når det gjelder 6, 6a,6b og 6c, sitat: 6 Samarbeidets organer Organer til løsing av felles oppgaver har tre nivåer: I. Kommunestyret MGK og fylkestinget STFK II. Styret for det interkommunale samarbeidet (samarbeidsstyret) III. Midtre-Gauldal kommune (driftsleder/daglig leder) 6a Kommunestyret MGK og fylkestinget STFK Deltakerne har et ubegrenset ansvar for samarbeidets forpliktelser. Det tilligger kommunestyret MGK og fylkestinget STFK selv å: - Opprette vedtekter for samarbeidsstyret, som skal som et minimum inneholde bestemmelser om styrets sammensetning og hvordan det utpekes, området for styrets virksomhet, om deltakernes skal gjøre innskudd i virksomheten, om avgrensninger i den mulighet styret skal ha til å forplikte deltakerne og vetoregler, samt uttreden og oppløsning, slik det fremgår av denne avtale. - Velge styremedlemmer med personlig varamenn - Fastsette godtgjørelse for styret og klageorgan i forvaltningssaker. - Velge revisor og fastsette dennes godtgjørelse. - Behandle styrets forslag til årsbudsjett og økonomiplan. - Behandle styrets årsberetning, fastsette årsregnskap og etter forslag fra styret å gjøre vedtak om disponering av årets overskudd/underskudd. - Gjøre vedtak om å ta opp lån innenfor de rammer kommuneloven setter. - Gjøre vedtak om overordnete forvaltningsoppgaver. - Gjøre vedtak om større utbyggingsprosjekter, kjøp og salg av fast eiendom og opprettelse av avtaler av stor betydning for GSKS. Gjøre om vedtak i andre saker som styret forelegger de, i kommunen og fylkeskommunen, styrende organer. - Kommunestyret MGK og fylkestinget STFK kan ved egne vedtak beslutte å delegere til styret og daglig leder myndighet i de saker der loven, eller denne forvaltningsavtale selv, ikke setter begrensninger for slik overdragelse av myndighet. Styrets leder deltar i kommunestyret og fylkestingets møter ved behov. Samarbeidsstyret består av tre medlemmer som er valgt for fire år, se likevel 7b. Til styret velges medlemmer som er skikket til å gjennomføre samarbeidets formål. Driftsleder/daglig leder skal ikke være medlem av styret. Suppleringsvalg som foretas i valgperioden kan bytte ut et styremedlem uavhengig av funksjonstiden. 6b Samarbeidsstyret Samarbeidsstyret er det interkommunale samarbeidets høyeste organ, bestående av tre representanter med tre vararepresentanter oppnevnt av deltakerorganene. Midtre Gauldal kommune og Sør-Trøndelag fylkeskommune oppnevner hver 1 medlem og 1 varamedlem, og det tredje medlem med vara oppnevnes i enighet etter forslag fra MGK. Ved første gangs oppnevning oppnevnes det tredje medlem for to år. Det tredje medlem skal ikke være ansatt eller tillitsvalgt i deltakerkommunene.

3 Representantene har stemmerett uavhengig av sine kommuners eierandeler i selskapet. Styret konstituerer seg selv, og velger sin leder og nestleder. Ledervervet skal alternere mellom deltakerne. Styret har ansvaret for samarbeidets forvaltning og representerer samarbeidsorganene utad. Styret er ansvarlig for at samarbeidet til enhver tid er organisert hensiktsmessig i forhold til samarbeidets formål og de oppgaver som til enhver tid skal løses. Styret avgir innstilling overfor deltagerkommunene i følgende saker: Forslag til eventuelle rammer for opptak av lånegjeld Forslag til eventuelle prinsipielle organisatoriske endringer Styret utøver all myndighet som ikke tilligger kommunestyret og fylkestinget, bl a: Føre tilsyn med driftsleder/daglig leders ledelse av virksomheten Få utarbeidet forslag til budsjett, økonomiplan, årsrapport og regnskap i revidert stand til kommunestyret MGK og fylkestinget STFK. Forslag til årsbudsjett påfølgende år for skal ferdigbehandles i styret senest 1. september. Utarbeide regnskap innen 15. februar påfølgende år. Vedta samarbeidets organisasjonsplan innefor de rammer som er vedtatt ved denne avtalen eller av kommunestyret MGK og fylkestinget STFK. Treffe vedtak om disponering av fondsmidler Avgi rapport om drift til eierne en gang pr. år i forbindelse med to ordinære budsjettmøter i henholdsvis kommunestyret MGK og fylkestinget STFK. 6c Samarbeidsstyrets møter Samarbeidsstyrets leder innkaller til møte når det er nødvendig for behandling av en sak som etter denne avtalen skal behandles av styret, og når det ellers er nødvendig for behandling av en bestemt sak. Styrets leder plikter å innkalle til møte når kommunestyret MGK, fylkestinget STFK, styrets andre representanter, daglig leder eller revisor, krever det for behandling av en bestemt angitt sak. Innkallingen skal skje med rimelig varsel og skal, så langt det er mulig, inneholde saksliste utarbeidet av styrelederen. Administrasjonens saksutreding med innstilling til vedtak skal følge innkallingen i de saker slik innstilling blir avgitt. Andre dokumenter i saken skal være tilgjengelig for styremedlemmene for gjennomsyn. Styrets leder kan innkalle til møte i samarbeidsstyret med kortere frist i tilfeller hvor dette fremstår som nødvendig. Med to stemmer mot en kan styret beslutte å utsette realitetsbehandlingen av en sak på sakslisten. Det kan også fattes vedtak i sak som ikke står på sakslisten dersom de frammøtte medlemmene ikke motsetter seg dette. Ethvert medlem kan rette forespørsler til møtelederen i møtet, også om saker som ikke står på sakslisten. Styret er beslutningsdyktig når styreleder og et av de andre styremedlemmene er til stede. For at et vedtak skal være gyldig, kreves det at det er fattet med to mot en stemmer avgitt av de tilstedeværende, habile møtedeltakerne. Er det kun to representanter tilstede kreves enstemmighet blant de tilstedeværende.

4 Det føres protokoll over styrets møter som underskrives av tilstedeværende styremedlemmer. Medlemmer som ikke er tilstede på styremøte skal gjøres kjent med innholdet i styreprotokollen. GSKS forpliktes innenfor de gitte rammene i vedtektene ved underskrift av styrets leder, eller i dennes fravær, de øvrige styremedlemmene i fellesskap. Ansattes møterett i styret reguleres av kommunelovens 26. For driftsleder/daglig leders møterett med mer, se 7, siste avsnitt. Vurdering Dersom avtaleforslaget vedtas slik det er framlagt skal det velges 3 styrerepresentanter og 3 vararepresentanter til samarbeidsstyret. Midtre Gauldal kommune og Sør-Trøndelag fylkeskommune oppnevner hver 1 medlem og 1 varamedlem. Det tredje styremedlemmet med vara oppnevnes i enighet etter forslag fra Midtre Gauldal kommune. Det tredje medlemmet skal ikke være ansatt eller tillitsvalgt i deltakerkommunene. Ved første gangs oppnevning oppnevnes det tredje styredlemmet for 2 år. Det er ikke vanlig at rådmannen fremmer innstilling i slike valg og saken fremmes uten innstilling når det gjelder medlemmer og varamedlemmer. Styrets godtgjøring. Valg av revisor og fastsetting I avtaleforslagets 6a bestemmes det at kommunestyret i MGK og fylkestinget STFK skal fastsette godtgjørelse for styret og klageorgan i forvaltningssaker. Videre skal kommunestyret og fylkestinget velge revisor og fastsette revisors godtgjøring. I henhold til avtaleforslagene skal eindomsdriften ved Gauldal Skole og Kultursenter ivaretas av enhet for Eiendomog kommunaltknikk i Midtre Gauldal kommune. Det er da naturlig at budsjett, regnskap, øoknomiplan og styringssystemer gjøres i henhold til kommunale prosedyrer. Og at regnskap føres av kommmunen og i henhold til de retningslinjer som gjelder for kommunale regnskap. Midtre Gauldal kommune er medeier i Revisjon Midt-Norge IKS, som reviderer regnskapene for medlemskommunene. Regnskapet for GSK vil bli ført som en del av det kommunale regnskapet med tilskudd fra Sør-Trøndelag fylkeskommune, det er derfor naturlig at revisjon utføres som en del av revisjon av kommunens regnskap og honoreres i henhold til ingåtte avtaler. Godtgjøring styret. Det er noe usikert om hvor stor belastning et styreverv vil medføre. Det vil i noen grad være opptil styret selv, men en ser for seg et behov for 4 6 møter i året. Rådmannen mener at en årlig godgjørelse på kr ,- til styreleder og kr ,- til hvert av styremedlemmene kan være passe størrelse på godtgjøringen. I tillegg gis møtegodtgjøring og skyssgodgjørelse etter kommunale satser som for medlemmer av hovedutvalg. Økonomiske konsekvenser I hovedsak er kostnadsdelingen i avtaleforslagene fastsatt til 51 % for MGK og 49 % for STFK. Utgifter innarbeides i driftsregnskapet for GSK. Driftsregnskap for 2010 (aug- des) vil bli utarbeidet og framlagt til godjkjening senere.

5 Rådmannens innstilling 1. Som Midtre Gauldal kommune sin representant i samarbeidsstyret for Gauldal Skole og Kultursenter velges: Navn: med : Navn: som personlig vara. 2. Som samarbeidsstyrets tredje medlem foreslår Midtre Gauldal kommune: Navn:...med: Navn: som personlig vara, begge velges for 2 år. 3. Styrets årlige godtgjøring fastsettes til kr ,- for leder og kr ,- for styremedlemmer. Møtegodtgjøring og skyssutgifter dekkes etter samme reglement som for valgte medlemmer til politiske hovedutvalg i kommunen. Samme reglement gjøres gjeldene for møtende vararepresentanter. 4. Revisjon Midt-Norge IKS velges som revisor for samarbeidsstyret. Regnskapet for GSK føres og revideres som en del av det kommunale regnskapet. Revisjonsgodgjøring fastsettes i henhold til ingått avtale mellom Midtre Gauldal kommune og Revisjon Midt-Norge IKS.