Innkalling til møte i representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS

Transkript

1 FOSEN KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Bjugn, Ørland, Rissa, Åfjord, Roan, Osen og Leksvik Vår dato: Vår ref: alu/24/2014 Saksbehandler/telefon: Deres dato: Deres ref: Arvid Lund/ Ordfører Einar Strøm leder i representantskapet, Leksvik kommune Ordfører Jan Helge Grydeland nestleder i representantskapet, Roan kommune Ordfører Ogne Undertun, Bjugn kommune Ordfører Hallgeir Grøntvedt, Ørland kommune Ordfører Vibeke Stjern, Åfjord kommune Ordfører Ove Vollan, Rissa kommune Varaordfører Astrid Jakobsen, Osen kommune Innkalling til møte i representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS Sted for møte: Fosen Tools, Brekstad, fredag kl Møteinnkallingen er koordinert med sekretariat for Fosen Regionråd og Fosen kommunerevisjon. Møtene i representantskapene for selskapene Fosen kommunerevisjon IKS og Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS gjennomføres før styremøtet for Fosen Regionråd settes. Til behandling: Sak 07/14 Godkjenning av referat fra møte i representantskapet Sak 06/14 Budsjett og økonomiplan for gangs behandling Referatsaker: Referat fra styremøte 1. desember Referat følger vedlagt. Innkallingen er sendt ut kun til representantene. Eventuelle forfall bes meddelt kommunens vararepresentant direkte. Rissa 9. desember 2014 Einar Strøm (sign) Representantskapets leder Arvid Lund representantskapets sekretær

2 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 2 Sak 07/14 Godkjenning av referat møte i representantskapet 14. november Saksopplysninger: Vedlagt følger referat fra møte i Representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS 14. november Forslag til vedtak: Representantskapet godkjenner referat fra møte i Representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS 14. november 2014.

3 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 3 Sak 06/14 Budsjett 2015 og økonomiplan for gangs behandling Saksopplysninger: Budsjettkriterier 2015 fra Fosen regionråd Regionrådet har i styremøte 13. juni 2014 protokollert i ref. sak fra Rådmannsmøte RM 08/14 Budsjettbrev/Budsjettkriterier 2015: Styrets konklusjon: Det er viktig at «trykket holdes oppe» i forhold til budsjettene for samarbeidsordningene, slik det fremkommer i rådmannsgruppens behandling. Styret i Fosen Regionråd vil også presisere at de ulike IKS, som har Fosen Regionråd sine medlemskommuner som eiere, må ta hensyn til de samme budsjettkriterier i sin budsjettprosess. Vedlagt følger Fosen Regionråd sin oversendelse av protokoll fra ref sak i styret samt særutskrift fra sak RM 08/14, rådmannsgruppen. (Vedlegg A) Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS ved styreleder og daglig leder har gitt en skriftlig tilbakemelding i forbindelse med saken. (Vedlegg B) Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS fakta: Selskapet ble etablert for å imøtekomme kravene i kommuneloven som ble iverksatt fra 1. januar Sekretariatet for kontrollutvalget i kommunene skal betjenes av person/organ som er uavhengig. Fosen kontrollutvalgssekretariat har en ansatt som betjener kontrollutvalgene i de sju eierkommunene. IKSet er en egen juridisk enhet. Hva gjelder ansettelsesforhold for ansatt i selskapet så er det de samme som for kommunene. (KS, Klp ) Driftskostnadene består av fire hovedelementer, og de er: o Lønn og lønnskostnader ca 80 % o Transportkostnader ca 12 % o Kurs, opplæring og informasjon ca 3% o Administrering av selskap ca 5% Sekretariatet betjener sju kontrollutvalg, hvor det gjennomføres seks til åtte møter i året pr utvalg. Selskapet mottar tjenester fra enkelte kommuner som det ikke betales for; kontorlokaler, telefon, data nett, porto, regnskap, lønn.. Forhold/faktorer som kan vurderes for å påvirke driftskostnadene: Endring av stillings størrelse. En endring til 80 % stilling vil kunne redusere driftskostnadene med , kr. Konsekvenser: En reduksjon av stillingen vil kunne gi følgende utslag:

4 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 4 o Arbeidsoppgavene som er listet for sekretariatet i lov og forskrift vil bli nådd i mindre grad enn i dag. Det samme om legger de 85 anbefalingene som er gitt av departementet. o Reduserer attraktiviteten til stillingen, vanskeligere å rekruttere til stillingen. Redusere antall møter i utvalgene fra 7 (snitt) til 5. Vil redusere driftskostnadene med kr. Konsekvens: o En relativ liten innsparing som vil føre til mindre kontakt mellom kontrollutvalgene og sekretariatet. Effektiviteten vil gå ned. Kutte intern opplæring og info. Vil kunne redusere kostnadene opp til , kr. Konsekvenser: o Da det er bare en ansatt vil muligheten for faglig påfyll bli sterkt redusert. Kan fungere på kort sikt, men være meget uheldig på noe lengere sikt. o Lite motiverende for den ansatte. Bruke større andel av disposisjonsfondet for driftsåret Disposisjonsfondet pr var på , kr inkludert eierandelene til kommunene. Konsekvenser: o Det er en mulig løsning som kun vil utsette belastningen 1 til 2 år. o Vil redusere selskapet likviditet. Forslag Budsjett 2015 Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS Følgende forutsetninger er lagt inn i utarbeidet budsjett forslag: 100 % stilling for ansatt. Lønnsvekst på 3,45 % Trekkpliktig godtgjørelse , kr Økning av arbeidsgiveravgift og pensjonskostnader. Hva gjelder pensjon har vi mottatt melding om økning, men ikke hvor mye. Kjøp av ny PC, , kr Redusert med 7000, kr på posten for km godtgjørelse. Budsjettforslaget er utarbeidet med forutsetning gitt i selskapsavtale av Vedlagt følger budsjettforslag for 2015 (Vedlegg C) og driftsregnskap 2013 (Vedlegg D).

5 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 5 Budsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS 2015 Post Tekst Forslag til styret, møte i uke 41/14 Budsjett 2014 Budsjett 2015 Differanse 0100 lønn faste stillinger overtid 0503 Egenandel KLP Trekkpliktig bilgodtgjørelse og tlf Fast møtegodtgjørelse møtegodtgjørelse arbeidsgivers andel av pensjonsutg arbeidsgivers andel forsikring arbeidsgiveravgift Papir og rekvisita Faglitteratur/tidsskrifter/aviser andre tjenester/materiell kurs og seminarer diettgodtgjørelse med overnatting diettgodtgjørelse uten overnatting bilgodtgjørelse Oppholdsutgifter v/reiser 1609 Andre godtgjørelser Reiseutgifter etter regning avgifter, gebyrer, lisenser m.v Kontingenter inventar og utstyr Driftsutgifter sykelønnsrefusjoner 7101 Fødselspermisjoner 7500 Refusjoner fra kommunene Refusjoner fra andre 7709 Driftsfond 50 50

6 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side Renteinntekter Driftsinntekter Netto driftsresultat Bruk av fond Avsetning til fond Årets mer / mindreforbruk Kommunene Andel andel Osen 10, andel Roan 10, andel Åfjord 14, andel Rissa 18, andel Bjugn 16, andel Ørland 17, andel Leksvik 14, Sum Årsaken til økning: Lønnsjustering + 3,44 %, utgjøt , kr Økt bilgodtgjøring og tlf med 3000, kr Kjøp av ny PC, har lagt inn , kr Har lagt inn 8 000, ekstra på pensjonskostnader. Har fått melding om økning men ikke hvor mye. Har lagt inn 8 000, ekstra på arbeidsgiveravgift. Har lagt inn 4000, kr ekstra på diett Har økt noe på lisenser abonementer osv.. Har redusert 7 000, kr på km godtgjøring. Alternative løsninger: Alternativ I: Budsjettet for 2015 vedtas med gjeldende lønns, prisvekst og anskaffelse av ny PC. Driftsnivå som inneværende år. Driftsramme på , kr, hvor , tas av disposisjonsfond.

7 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 7 Alternativ II: Budsjettet for 2015 vedtas med gjeldende lønns, prisvekst og anskaffelse av ny PC. Driftsnivå som inneværende år. Driftsramme på , kr, hvor , kr tas av disposisjonsfondet. Det vil gi samme kostnad i kroner for 2015 som 2014 for eierkommunene. Alternativ III: Budsjettet for 2015 med redusert ambisjonsnivå og driftsnivå med de faktorer som er belyst under forhold som kan påvirke driftsnivået. Konsekvensene er gitt under hvert tiltak. Innstilling fra daglig leder til styret: Styret vedtar alternativ I. Det sikrer et nivå på tjenestene som kommunestyrene og kontrollutvalgene i eierkommunene forventer. Økningen av kostnadene er ikke høye når det tas hensyn til lønns, prisvekst og varslet økning av pensjonskostnader. Behandling i styremøte : Daglig leder gikk gjennom utsendt budsjettforslag. Det forutsettes samme aktivitetsnivå som tidligere år, møter og forberedelse av ca 100 saker til utvalgene. Hovedbegrunnelse for økning av kostnad for eierne er lønnskostnader og kjøp av ny PC. For virksomhetsårene 2013 og 2014 har og vil disposisjonsfondet minke, likviditeten til selskapet blir dårligere. Styret ønsker at disposisjonsfondet ikke tappes ytterligere. Vedtak i styret : Driftsbudsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS i 2015 vedtas med en totalramme på , kr. Utgiftene for deltakerkommunene i 2015 utgjør totalt , kr, fordeles mellom kommunene med følgende beløp: KOMMUNE ANDEL I % BELØP I TUSEN KR OSEN 10 % 99 ROAN 10 % 99 ÅFJORD 14 % 139 RISSA 18,5 % 184 BJUGN 16,5 % 164 ØRLAND 17 % 169 LEKSVIK 14 % 139 Saken sendes frem til representantskapet med innstilling lik vedtak.

8 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 8 Innstilling til representantskapet: Representantskapet vedtar driftsbudsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS i 2015 med en totalramme på , kr. Utgiftene for deltakerkommunene i 2015 utgjør totalt , kr, fordeles mellom kommunene med følgende beløp: KOMMUNE ANDEL I % BELØP I TUSEN KR OSEN 10 % 99 ROAN 10 % 99 ÅFJORD 14 % 139 RISSA 18,5 % 184 BJUGN 16,5 % 164 ØRLAND 17 % 169 LEKSVIK 14 % 139 Budsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS 2015 Post Tekst Forslag fra styret Budsjett 2014 Budsjett 2015 Differanse 0100 lønn faste stillinger overtid 0503 Egenandel KLP Trekkpliktig bilgodtgjørelse og tlf Fast møtegodtgjørelse møtegodtgjørelse arbeidsgivers andel av pensjonsutg arbeidsgivers andel forsikring arbeidsgiveravgift Papir og rekvisita Faglitteratur/tidsskrifter/aviser andre tjenester/materiell kurs og seminarer diettgodtgjørelse med overnatting diettgodtgjørelse uten overnatting bilgodtgjørelse Oppholdsutgifter v/reiser 1609 Andre godtgjørelser

9 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side Reiseutgifter etter regning avgifter, gebyrer, lisenser m.v Kontingenter inventar og utstyr Driftsutgifter sykelønnsrefusjoner 7101 Fødselspermisjoner 7500 Refusjoner fra kommunene Refusjoner fra andre 7709 Driftsfond Renteinntekter Driftsinntekter Netto driftsresultat Bruk av fond Avsetning til fond Årets mer / mindreforbruk Kommunene Andel andel Osen 10, andel Roan 10, andel Åfjord 14, andel Rissa 18, andel Bjugn 16, andel Ørland 17, andel Leksvik 14, Sum

10 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 10 Behandling i møte i representantskapet sak 06/14: Ove Vollan fremmet utsettelsesforslag. Utsettelsesforslaget ble vedtatt enstemmig. Vedtak i representantskapet sak 06/14: Representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS sender budsjettet tilbake til styret, da rådmannsgruppens vedtak ikke er etterfulgt. Saken ble lagt fram for styremøte uten innstilling, sak 04/14 2. gangs behandling. Behandling i styremøte Det ble foreslått å justere budsjettet på inntektssiden med bruk av fond slik at det blir ingen økning i kommuneandelene fra 2014 til Det ble lagt frem forslag til økonomiplan for perioden Nye tallgrunnlag ble lagt fram der begge forslagene var innarbeidet, budsjett 2015 og økonomiplan Tallgrunnlagene vises i vedlegg I. Det ble lagt fram følgende forslag til vedtak: Styret vedtar følgende innstilling til representantskapet; Representantskapet vedtar økonomiplan for med budsjett for 2015 for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS. Budsjett 2015; Representantskapet vedtar driftsbudsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS i 2015 med en totalramme på , kr, hvor , kr tas av disposisjonsfondet. Tallgrunnlaget for driftsbudsjett framgår av vedlegg A. Utgiftene for deltakerkommunene i 2015 utgjør totalt , kr, fordeles mellom kommunene med følgende beløp: KOMMUNE ANDEL I % BELØP FOR 2015 BELØP FOR 2014 OSEN 10 % ROAN 10 % ÅFJORD 14 % RISSA 18,5 % BJUGN 16,5 % ØRLAND 17 % LEKSVIK 14 % SUM 100 %

11 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 11 Økonomiplan i perioden for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS; År 2015 År 2016 År 2017 År 2018 Driftsutgifter Driftsinntekter og bruk av fond Årets mer /mindreforbruk Beløpene er gitt i 2014 kroner. Prisvekst, lønnsvekst og endringer i pensjonspremien forutsettes tatt inn i forbindelse med årlig budsjettbehandling. Enstemmig vedtak i styret : Styret vedtok følgende innstilling til representantskapet; Representantskapet vedtar økonomiplan for med budsjett for 2015 for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS. Budsjett 2015; Representantskapet vedtar driftsbudsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS i 2015 med en totalramme på , kr, hvor , kr tas av disposisjonsfondet. Tallgrunnlaget for driftsbudsjett framgår av vedlegg A. Utgiftene for deltakerkommunene i 2015 utgjør totalt , kr, fordeles mellom kommunene med følgende beløp: KOMMUNE ANDEL I % BELØP FOR 2015 BELØP FOR 2014 OSEN 10 % ROAN 10 % ÅFJORD 14 % RISSA 18,5 % BJUGN 16,5 % ØRLAND 17 % LEKSVIK 14 % SUM 100 %

12 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 12 Økonomiplan i perioden for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS; År 2015 År 2016 År 2017 År 2018 Driftsutgifter Driftsinntekter og bruk av fond Årets mer /mindreforbruk Beløpene er gitt i 2014 kroner. Prisvekst, lønnsvekst og endringer i pensjonspremien forutsettes tatt inn i forbindelse med årlig budsjettbehandling.

13 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 13 VELEGG I til sak 06/14 2. gangs behandling Budsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS 2015 Post Tekst Budsjett 2014 Budsjett 2015 Differanse 0100 lønn faste stillinger overtid 0503 Egenandel KLP Trekkpliktig bilgodtgjørelse og tlf Fast møtegodtgjørelse møtegodtgjørelse arbeidsgivers andel av pensjonsutg arbeidsgivers andel forsikring arbeidsgiveravgift Papir og rekvisita Faglitteratur/tidsskrifter/aviser andre tjenester/materiell kurs og seminarer diettgodtgjørelse med overnatting diettgodtgjørelse uten overnatting bilgodtgjørelse Oppholdsutgifter v/reiser 1609 Andre godtgjørelser Reiseutgifter etter regning avgifter, gebyrer, lisenser m.v Kontingenter inventar og utstyr Driftsutgifter sykelønnsrefusjoner 7101 Fødselspermisjoner 7500 Refusjoner fra kommunene Refusjoner fra andre

14 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side Driftsfond Renteinntekter Driftsinntekter Netto driftsresultat Bruk av fond Avsetning til fond Årets mer / mindreforbruk Kommunene Andel andel Osen 10, andel Roan 10, andel Åfjord 14, andel Rissa 18, andel Bjugn 16, andel Ørland 17, andel Leksvik 14, Sum

15 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 15 Vedlegg A til sak 06/14, Presisering fra Fosen Regionråd Budsjettkriterier (EGET DOKUMENT I INNKALLINGEN) Vedlegg B til sak 06/14 Budsjett 2015 Fosen Regionråd v/ daglig leder Vidar Daltveit VEDR BUDSJETTARBEIDET FOR 2015 FOSEN KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Vi viser til deres brev av som ble oversendt pr mail til daglig leder/rådgiver. Rådgiver har videresendt mailen til styreleder som også er gjort kjent med brevet. Vi registrerer at styret i Fosen Regionråd i møte presiserer at Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS må ta hensyn til de samme budsjettkriterier som samarbeidsordningene på Fosen og andre IKS som har Fosen Regionråd sine medlemskommuner som eiere. Vi oppfatter at det er fastsatt følgende budsjettkriteriene for budsjettåret 2015: Effektiviseringstiltak / kostnadsreduserende tiltak må synliggjøres og følges opp i budsjettet for 2015 jfr den økonomiske situasjonen som kommunen på Fosen er i. Budsjettet skal utarbeides uten endringer i kommuneandelene fra 2014 til 2015 og hvis det ikke er mulig må årsaken til det synliggjøres. Konkrete tiltak og konsekvenser av de kutt som foreslå må beskrives. Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS vil så langt det lar seg gjøre og innenfor rammene for en forsvarlig kontrollordning og forsvarlig økonomisk drift ta sikte på å imøtekomme budsjettkriteriene for Vi vil i saksframlegget til budsjettsaken 2015 legge opp til å synliggjøre effektiviseringstiltak/kostnadsreduserende tiltak, beskrive konkrete tiltak og konsekvenser av kutt som foreslås og evt beskrive årsaken til at budsjettkriteriene ikke kan oppfylles. Da det er styret i Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS som vil fremme forslag til budsjett for representantskapet kan vi ikke si noe mer konkret på dette tidspunktet. Vi tar sikte på å behandle årsbudsjett 2015 i styremøte i 6. oktober Tidspunkt for behandling av budsjett 2015 i representantskapet for selskapet er ikke besluttet. Arild Tørum (sign) Styreleder Arvid Lund Rådgiver

16 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 16 Vedlegg C til sak 06/14 Budsjett 2015 Budsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS 2015 Post Tekst Forslag fra styret Budsjett 2014 Budsjett 2015 Differanse 0100 lønn faste stillinger overtid 0503 Egenandel KLP Trekkpliktig bilgodtgjørelse og tlf Fast møtegodtgjørelse møtegodtgjørelse arbeidsgivers andel av pensjonsutg arbeidsgivers andel forsikring arbeidsgiveravgift Papir og rekvisita Faglitteratur/tidsskrifter/aviser andre tjenester/materiell kurs og seminarer diettgodtgjørelse med overnatting diettgodtgjørelse uten overnatting bilgodtgjørelse Oppholdsutgifter v/reiser 1609 Andre godtgjørelser Reiseutgifter etter regning avgifter, gebyrer, lisenser m.v Kontingenter inventar og utstyr Driftsutgifter sykelønnsrefusjoner 7101 Fødselspermisjoner 7500 Refusjoner fra kommunene Refusjoner fra andre

17 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side Driftsfond Renteinntekter Driftsinntekter Netto driftsresultat Bruk av fond Avsetning til fond Årets mer / mindreforbruk Kommunene Andel andel Osen 10, andel Roan 10, andel Åfjord 14, andel Rissa 18, andel Bjugn 16, andel Ørland 17, andel Leksvik 14, Sum Årsaken til økning: Lønnsjustering + 3,44 %, utgjøt , kr Økt bilgodtgjøring og tlf med 3000, kr Kjøp av ny PC, har lagt inn , kr Har lagt inn 8 000, ekstra på pensjonskostnader. Har fått melding om økning men ikke hvor mye. Har lagt inn 8 000, ekstra på arbeidsgiveravgift. Har lagt inn 4000, kr ekstra på diett Har økt noe på lisenser abonementer osv.. Har redusert 7 000, kr på km godtgjøring.

18 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 18 Vedlegg D til sak 06/14 Budsjett 2015 DRIFTSREGNSKAP 2013 FOSEN KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Opprinnelig Revidert Regnskap Budsjett Budsjett Regnskap Konto Kontonavn UTGIFTER Fastlønn Overtid Annen lønn og trekkpl. godtgjørelse Møtegodtgjørelse Fast møtegodtgjørelse Møtegodtgjørelse Sum lønnsutgifter Pensjonsinnskudd KLP Pensjonsinnskudd variabel lønn Premieavvik Kollektiv ulykkes/gr.livsforsikr Arbeidsgiveravgift Arbeidsgiveravg av premieavvik Sum sosiale utgifter Kontormateriell Abonnement aviser/tidsskrifter Diverse materiell7utgifter Andre tjenester/materialer Gebyr banktjenester Opplæring/kurs, ikke oppg.pl Diettgodtgjørelse Bilgodtgjørelse Andre godtgjørelser Telefongodtgjørelse Reiseutg ref faktura Transport reiseregninger Yrkesskade/reiseforsikring Andre avgifter Kontingenter Div.avg.,gebyrer,lisenser Kjøp av inventar Kjøp av EDButstyr Kjøp av andeler Avsetning til disposisjonsfond Sum øvrige utgifter Moms 25% Moms 8% Overføringer SUM UTGIFTER INNTEKTER Annet avg.fritt salg Div. avgiftspliktig salg Salg av tjenester Moms 25% Moms 8% Overføringer

19 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side Ref. fra kommuner Ref. fra kommuner m/oppdragsgiver Ref. fra andre private Overføring med krav til motytelse Renter av bankinnskudd Andre renteinntekter Renteinntekter Bruk av tidl års regnskapsm mindreforbr Bruk av disposisjonsfond Merforbruk driftsregnskapet SUM INNTEKTER Mindre/merforbruk