FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf:

Transkript

1 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: TIL: Rådmannsgrup pen i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: Referat fra møte i rådmannsgruppen, fredag Sted: Tid : Tilstede: Andre: Forfall: Møterom «Toppen», Åfjord helsesenter, Åfjord kommune Fredag 18. september 2015, kl 0900 Roar Leirset, Osen, Roy Bjarne Hemmingsen, Roan, Per Johansen, Åfjord, Snorre Glørstad, Ørland, Vigdis Bolås, Rissa, Kai Terje Dretvik, Leksvik, Siv Iren Stormo Andersson, Bjugn, i tillegg deltok Harald S. Jensen og Vidar Daltveit fra sekretariatet. Tor Langvold, Bjugn, Eirin Folde, prosjektleder, DDF, (orientering om DDF), Ol a Andreas Stavne (e - Fagrådet), Kristoffer Fjeldvær, faggruppe økonomi (deltok an g sak 16/15) Emil Raaen, Bjugn, Møteleder: Roar Leirset Saker til behandling: Sak 1 4 /1 5 Ekstram øte i Rådmannsgruppa den 21. august - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte Sekretariatets innstilling: 1. Referat fra møter i rådmannsgruppa den 21. august godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfçlgingssaken blir en del av mçtereferat og settes inn i slutten av referatet. Rådmannsgruppas vedt ak: 1. Referat fra møter i rådmannsgruppa den 21. august godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfçlgingssaken blir en del av mçtereferat og settes inn i slutten av referatet.

2 Sak 15/15 Fosen Regionråd budsjett 2016 Sekretariatets innstilling: 1. Forslag til budsjett for 2016 vedtas. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. Behandling i Rådmannsmøte den : Rådmannsgruppa foreslår at stillingen som rådgiver blir vurdert ut fra hva som vil være regionrådets behov framover. Rådmannsgruppens vedtak : Forslag til budsjett for 2016 legges fram til endelig behandling i Rådmannsgruppens møte den Sak 16/15 Regionale samarbeidsordninger driftsbudsjett 2016 Økonomiforumets forslag til vedtak: 1. Drifts- og Investeringsbudsjett for 2016 for følgende samarbeidsordninger vedtas: a) Fosen Regnskap b) Fosen Lønn c) Kemnerkontoret for Fosen d) Fosen IKT e) Fosen Barneverntjeneste f) Fosen Inkasso g) Fosen GIS (geografiske informasjonssystemer) h) Fosen Sak/arkiv (Ephorte) i) Helse og omsorgsprogram (Profil Fosen) 2. De foreslåtte rammer i 2016 legges til grunn for utarbeidelse av budsjett for Eventuelt regnskapsmessig mindreforbruk kan i forbindelse med regnskapsavslutningen avsettes til bundet fond drift. Maksimal beholdning avsatt til bundet fond drift skal ikke overstige kr ,- med unntak av Fosen Ikt som har en ramme pål kr ,-. Tilsvarende forutsettes det at eventuelt regnskapsmessig merforbruk som kun gjelder for 2016 blir dekket av midler som er avsatt til bundet fond drift. Utover dette skal fondsmidler kun dekke opp ekstraordinære utgifter. 4. Budsjett fom 2017 skal ikke inneholde bruk av fond. 5. Samarbeidsordningene Fosen Regnskap, Fosen Lønn, Kemnerkontoret for Fosen, Fosen Ikt og Fosen Inkasso må utrede muligheter for å skaffe nye kunder, forutsetninger for å få det til og eventuelle praktiske problem /forutsetninger som må være oppfylt, utredes i løpet av første halvår og rapporteres til rådmannsgruppen i juni. 6. Saken legges frem for styret i Fosen Regionråd til orientering.

3 Rådmannsgruppens behandling: Rådmannsgruppens vedtak: 1. Drifts- og Investeringsbudsjett for 2016 for følgende samarbeidsordninger vedtas: a. Fosen Regnskap b. Fosen Lønn c. Kemnerkontoret for Fosen d. Fosen IKT e. Fosen Barneverntjeneste f. Fosen Inkasso g. Fosen GIS (geografiske informasjonssystemer) h. Fosen Sak/arkiv (Ephorte) i. Helse og omsorgsprogram (Profil Fosen) 2. De foreslåtte rammer i 2016 legges til grunn for utarbeidelse av budsjett for Eventuelt regnskapsmessig mindreforbruk kan i forbindelse med regnskapsavslutningen avsettes til bundet fond drift. Maksimal beholdning avsatt til bundet fond drift skal ikke overstige kr ,- med unntak av Fosen Ikt som har en ramme pål kr ,-. Tilsvarende forutsettes det at eventuelt regnskapsmessig merforbruk som kun gjelder for 2016 blir dekket av midler som er avsatt til bundet fond drift. Utover dette skal fondsmidler kun dekke opp ekstraordinære utgifter. 4. Budsjett fom 2017 skal ikke inneholde bruk av fond. 5. Samarbeidsordningene Fosen Regnskap, Fosen Lønn, Kemnerkontoret for Fosen, Fosen Ikt og Fosen Inkasso må utrede muligheter for å skaffe nye kunder, forutsetninger for å få det til og eventuelle praktiske problem /forutsetninger som må være oppfylt, utredes i løpet av første halvår og rapporteres til rådmannsgruppen i juni. 6. Saken legges frem for styret i Fosen Regionråd til orientering. Sak 17/15 Fosen Låneadministrasjon nedleggelse og overføring av aktivitet Økonomisjefens innstilling: 1. Samarbeidsordningen Fosen Låneadministrasjon legges ned. Oppgaven legges under Økonomiavdelingen i Rissa. Rissa kommune forplikter seg til å tilby tjenesten til kommunene Osen, Roan, Bjugn, Ørland og Leksvik utfra eksisterende kriterier. Ny organisering gjøres gjeldende fra Eksisterende fond pålydende kr ,- fordeles utfra antall lån og ihht forslaget fra Økonomisjef i Rissa kommune. Overføringen gjennomføres i løpet av høsten Rådmannsgruppens behandling: Rådmannsgruppen ser på dette som en organisatorisk sak i vertskommunen. Rådmannsgruppens innstilling:

4 Saken tas til orientering. Orienteringer/drøftinger: Prosjektregnskap oppgradering av Agresso Per Johansen gikk gjennom det utsendte regnskapet. Han gav skryt til deltakerne i prosjektet. Et prosjekt som kommer ut helt på budsjett. Henvendelse fra Visma ang nytt regnskapssystem Henvendelsen fra Visma er oversendt til faggruppe økonomi og de har gitt følgene tilbakemelding til Visma: Vi i Økonomiforumet på Fosen har nå diskutert denne saken, og vi har konkludert med at det pr i dag ikke er aktuelt å erstatte Agresso med Visma. Vi har allerede signert avtale vedr oppgradering av Agresso. Digital Døgnåpen forvaltning (DDF) (orientering ved prosjektleder Eirin Folde) o Eirin orienterte om e-kommuneseminar i Oslo hvor hun hadde et foredrag om DDF. Mange positive tilbakemeldinger på det vi har fått til på Fosen. Kommunalministeren brukte «Fosenprosjektet» i sitt innlegg på seminaret! o Eirin oppfordret den enkelte rådmann til å følge opp hver enkelt «webredaktør» og gi dem mulighet og ikke minst tid til å arbeide med den nye løsningen. Det er fortsatt mye arbeid som gjenstår ang utleggelse og videreutvikling. Det er avgjørende for resultatet at de som jobber med dette i perioder blir «skjermet» fra andre oppgaver/aktiviteter. o «Lag og foreninger» er en modul som må prioriteres. o «Rett på sak» - Det er utfordringer i forhold til Visma oppvekst. Visma er lite imøtekommende for å finne løsninger sammen med ACOS. Det brukes mye «unødvendig» tid på dette. Rådmannsgruppen mener at Visma er en så stor leverandør til Fosenkommunene at vi forventer å bli tatt på alvor også i denne saken. Visma bør møte på et møte i rådmannsgruppen for å «forklare seg». Eirin gir Visma tilbakemelding om dette! o TibeT arbeider med kommunikasjonsplattform. o Videre digitaliseringer Seminar skal avholdes hos PwC. o Rådmennene må gi tilbakemelding og svar på henvendelser fra Eirin ang gruppesammensetning og ønsker i forhold til digitaliseringer. o Sintef ønsker svar fra flere kommuner ang «Gevinstrealiseringsprosjektet». E-Fagråd fremtidig organisering v/eirin og Ole Andreas. o Sak/arkivgruppen er knutepunktet i alle digitaliseringssaker. o Det jobbes med prosedyrer for innmelding av digitaliseringsprosjekter. o Arbeidsutvalget forbereder saker til efagrådet som igjen utarbeider innstilling til rådmannsgruppen. o Prosjekter som krever økonomiske uttellinger skal innom rådmannsgruppen. o Prosjekter med budsjettmessig inndekning er delegert til efagrådet å prioritere. o Det er viktig at de som melder inn saker får tilbakemelding om fremdrift. o Sammensetningen av efagrådet bør vurderes. Kommer tilbake med forslag til sammensetning.

5 o Regionkoordinator var en viktig forutsetning for hele ekommunestrategien. o Eirin har fungert i denne rollen i ca 20%, kan fortsette med det men det er ønskelig med noe juridisk kompetanse. Rådmannsgruppen anbefaler at det avsettes midler til kjøp av juridisk kompetanse de gangene vi trenger det. Web-redaktør for Fosenportalen o Vi har tidligere engasjert en person i 20% stilling i oppstartfasen. Denne personen er nå fullt engasjert i «egen kommune». o Rådmannsgruppen ble utfordret på å finne personer som kan gå inn i en liten stillingsprosent (20%). Det ble antydet at Roan kommune har en person som kan gjøre dette. Rådmannen undersøker og gir tilbakemelding. Presentasjonen ang e-fagrådet vedlegges utsendelsen av referatet til rådmannsgruppen. Næringsalliansen på Fosen v/bjørn Damhaug (presentasjonen sendes til rådmannsgruppens medlemmer) o ByRegionprogrammet ByR hva er det? Kommunal- og moderniseringsdepartementet står bak utviklingsprogrammet Fase 1 Fokus på kartlegging og analyser av status, og starte samarbeid Fase 2 Fokus på gjennomføring av tiltak Hva betyr ByR for Fosenregionen? Mål for faglig tilnærming A. En politisk forankret, felles utviklingsstrategi for regionen. B. Gjennomføringskraften er avhengig av hvordan den operative delen av samarbeidet fungerer. ByR Fase 2 har fire tema: 1. Løfte næringsutviklingssamarbeidet på Fosen fra et kommunalt til et regionalt perspektiv 2. Utvikle en helhetlig og godt forankret regional strategi for Fosen 3. Styrke regionens gjennomføringskraft 4. Utvikle og iverksette en felles informasjons- og kommunikasjonsstrategi for regionen. o Det er ønskelig med et seminar for næringsalliansens medlemmer, styret og rådmannsgruppen. Rådmannsgruppen er positiv til en slik samling Bjørn og Vidar kommer tilbake med dato og detaljer for seminaret. Det bør søkes om OU-midler til seminaret. Henvendelse fra Rissa Utvikling - Søknad ang eierandel Trondheimsfjordbrua o Henvendelsen bør presenteres for, og behandles i, styret i Fosen Regionråd. o Rådmannsgruppen mener at «Stjørnfjordbrua» bør inngå i utredningsarbeidet. o Flertallet i rådmannsgruppen er positiv til at Fosen Regionråd kan gå inn med en eierandel.

6 Brev fra Fosen Helse IKS - Roan kommune kostnader og fordelingsnøkler o Sekretariatet presenterte henvendelsen fra Fosen Helse IKS. o Sekretariatet har tidligere foretatt en sammenligning mellom dagens fordelingsnøkler på de ulike samarbeidsområdene og samme områder sett i forhold til «Agdenesmodellen». Totalt sett blir det her små endringer kommunene i mellom. o Rådmannsgruppen mener at dette er en sak som bør drøftes i representantskapet for Fosen Helse IKS. Skjønnsmidler 2016 o Sekretariatet orienterte om at det det planlegges å sende inn søknader om skjønnsmidler for følgende «prosjekter»: Digital døgnåpen forvaltning (oppfølging av søknad 2015) Næringsalliansen (prosjekt i tråd med vedtatt Strategidokument og Handlingsplan) Rådmannsgruppens konklusjon er at det søkes om midler til disse prosjektene. Tilbud fra Kommuneforlaget (KF) om Delegasjonsreglement o Per Johansen orienterte om et tilbud som er innhentet. Kan det være interesse for andre kommuner om å delta i et innkjøp av dette. En kjapp runde rundt bordet viser at det er varierende interesse. o Konklusjonen blir at Per sender forespørsel til den enkelte rådmann som så gir tilbakemelding til Per om det er interesse for å bli med på et felles innkjøp. Tor Langvold ble takket av o Leder av rådmannsgruppen, Roar Leirset, takket for samarbeidet med Tor Langvold. Tor er den rådmannen som har vart med lengst i det regionale samarbeidet og en som kjenner til alle drøftinger, oppturer og nedturer som har vært. o Tor takket for laget, for godt og interessant samarbeid. Han presiserte at kommunene ikke hadde vært der de er i dag uten det tjenestesamarbeidet som vi har etablert. Det er viktig at vi fortsetter samarbeidet dersom vi skal makte å opprettholde tjenestetilbudet. Ved en usikkerhet rundt enkelte samarbeidsordninger (noen kommuner ønsker å trekke seg ut) vil vi se en «dominoeffekt» og dette vil være svært uheldig. o Rådmannsgruppe og sekretariat takker Tor og ønsker lykke til med nye gjøremål! Møtet slutt 1340 Vidar Daltveit, ref

7 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: TIL: Rådmannsgruppa i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: SAK 14/15 Ekstram øte i Rådmannsgruppa den 21. august - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte Referat fra ekstramøte i Rådmannsgruppa (utsendt 1. september 2015) Saksframstilling: SAK NR. SAKSNAVN TILTAK UTFØRT Sak 12/15 Møte i Rådmannsgruppa den 22. mai - godkje nning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte Referatet godkjent. Orientering om oppfølging av saker er tatt til etterretning. Sak 13/15 Høring - Sammenslåing av Fosen tingrett og Sør - Trøndelag tingrett Rådmannsgruppens vedtak er i b rev av oversendtil Justis - og beredskapsdepartementet m/kopi til Sør - Trøndelag fylkeskommune Orienteringer /Drøftinger Digital Døgnåpen forvaltning (DDF) Status og videre fremdrift Orienteringen ble tatt til etterretning. Presentasjon en til Eirin ble utsendt sammen med referatet fra møtet. Orientering til rådmannsgruppen om DDF vil skje jevnlig fremover Fosen Barneverntjeneste forvaltningsrevisjon Fosen IKT Ny «tjenestekatalog» og organisering Fosen Brann og Redningstjeneste IKS (FBRT) Høring ny brannordning Oppnevnt arbeidsgruppe ble i brev av orientert om rådmannsgruppens ko nklusjon Orienteringen tatt til etterretning. Presentasjonen til Robert og Kristoffer ble utsendt sammen med referatet fra møtet. Ny tjenestekatalog vil danne grunnlaget for budsjetteringen til Fosen IKT for 2016 Det lages ingen felles uttalelse fra Fosen Regionråd.

8 Høring - Eiendomsbeskatning av arbeidsmaskiner mv. i verk og bruk Per Johansen har utarbeidet utkast til saksfremlegg, dette er distribuert til rådmennene. Høring mandat for ferjeanbud 2019 Høring Regional Planstrategi for Trøndelag Fosen Låneadministrasjon Sekretariatet har utarbeidet forslag til uttalelse som er distribuert til kommunene. Alle kommuner har gitt tilbakemelding og høringsuttalelse er innsendt til Sør- Trøndelag fylkeskommune innen fristen den 4. september. Det lages ingen felles uttalelse fra Fosen Regionråd. Rissa kommune utarbeider sak om dette til møte i Rådmannsgruppen Andre orienteringer Sekretariatets innstilling: 1. Referat fra møter i rådmannsgruppa den 21. august godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av referatet. Rådmannsgruppas vedtak: 1. Referat fra møter i rådmannsgruppa den 21. august godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av referatet.