INNKALLING TIL ÅRSMØTE/ RÅDSMØTE I FOSEN REGIONRÅD

Transkript

1 FOSEN REGIONRÅD Rådsmedlemmer i Fosen Regionråd VÅR REF.: Vidar DERES REF.: DATO: INNKALLING TIL ÅRSMØTE/ RÅDSMØTE I FOSEN REGIONRÅD Med dette innkalles rådets medlemmer til årsmøte i Fosen Regionråd. Fredag kl 1000 (kaffe serveres fra kl 0945) Roanstua, Roan kommunehus, Roan kommune Kl 1000: Styremøte i Fosen Regionråd Styret behandler først sakene som skal behandles av rådsmøtet. Øvrige styresaker behandles etter at rådsmøtet er avviklet. Vi regner med at Rådets medlemmer også deltar på hele styremøtet. Ca Kl 1030: Årsmøte i Fosen Regionråd Saksliste: SAK 01/14 Årsmelding Fosen Regionråd SAK 02/14 Fosen Regionråd SAK 03/14 og årsmeldinger for regionale samarbeidsordninger Sakspapirer til rådsmøtet vedlegges, arbeidsutvalgets innstilling vil fremgå av sakspapirer som utsendes til styremøtet! Overrekkelse av utviklingsprisen for Fosen, til Fosen Tools AS, vil skje i forbindelse med lunsj ca kl 1200! Forfall meldes til sekretariatet snarest. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling! Med hilsen Fosen Regionråd Ove Vollan Styreleder Separate vedlegg: Årsmelding (vedlegg til sak 1) Revisjonsberetning (vedlegg til sak 2) Åmyra 5, 7170 Åfjord Telefon E-post: fosen.regionraad@fosen.net Internett:

2 MEDLEMMER I STYRET/RÅDET FOR FOSEN REGIONRÅD (Oppdatert etter kommunestyrevedtak om endret organisering, styresak 22/13) Kommunenavn Styremedlem Navn Pers. Vara Bjugn kommune Medlem Arnfinn Astad Hans Eide Rådsmedlem Anne Torill Rødsjø Ogne Undertun Leksvik kommune Medlem Einar Strøm Jahn K. Winge Rådsmedlem Anne Berit Skjerve Sæther Hauk Paulsen Osen kommune Medlem Jørn Nordmeland Astrid Jakobsen Rådsmedlem Oddbjørn Ovesen Ann Jorid Gåsmo Rissa kommune Medlem Ove Vollan Anita N. Kristiansen Rådsmedlem Randi Sollie Denstad Per Kristian Skjærvik Roan kommune Medlem Jan Helge Grydeland Randi B. Andersen Rådsmedlem Bente Sandmo Anbjørg Bremnes Ørland kommune Medlem Hallgeir Grøntvedt Knut M. Ring Rådsmedlem Bjørnar Dahlberg Therese Eidsaune Åfjord kommune Medlem Vibeke Stjern Jon Husdal Rådsmedlem Håkan Berdahl Wenche Sundet NB! Styremedlem 1 er også i følge vedtektene rådsmedlem RÅDMENN: Bjugn kommune : Tor Langvold Leksvik kommune : Kai Terje Dretvik Osen kommune : Roar Leirset Rissa kommune : Vigdis Bolås Roan kommune : Roy Bjarne Hemmingsen Ørland kommune : Snorre Glørstad Åfjord kommune : Per Johansen 2

3 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.datobeh.: Møte- Saks- Navn på saken Rådmannsgruppa 05/ VD Årsmelding Fosen Regionråd Arbeidsutvalget 11/ VD Styret 11/ VD Rådet 01/ VD Vedlegg: Årsmelding for Fosen Regionråd (eget pdf-dokument). Saksfremstilling: Vedlagt sakspapirene er Fosen Regionråds forslag til årsmelding for Sekretariatets forslag til vedtak: Regionrådets styre anbefaler årsmøtet å godkjenne framlagte årsmelding som Fosen Regionråds årsmelding for. Rådmannsgruppens enstemmige innstilling: Regionrådets styre anbefaler årsmøtet å godkjenne framlagte årsmelding som Fosen Regionråds årsmelding for. Arbeidsutvalgets forslag til vedtak: Styrets innstilling overfor årsmøtet: 3

4 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.datobeh.: Møte- Saks- Navn på saken Rådmannsgruppa 06/ HSJ Fosen Regionråd regnskap Arbeidsutvalget 12/ HSJ Styret 12/ HSJ Rådet 02/ HSJ Vedlegg: 1. for med økonomioversikter og noter til regnskapet 2. Revisjonsberetning for årsregnskapet (eget dokument) Andre saksdokument ikke vedlagt denne saken: 1. Årsmelding for Fosen Regionråd (egen sak) Saksfremstilling: Fosen Regionråd er regnskapsmessig oppretta som eget selskap med egen balanse. et legges fram samla for hele regionrådets virksomhet inklusive balansen. Hvilke prosjekter det har vært aktivitet i framgår av regnskapet. Årsmelding og regnskap for tjenestesamarbeid hvor vertskommuner er ansvarlig for regnskapsføringen legges fram som egen sak. Vi har i saksframlegget og i NOTER til regnskapet redegjort for: o Økonomisk oversikt drift o Balanseregnskap o NOTE 1: Endring i arbeidskapital o NOTE 2: Aksjer og andeler i varig eie o NOTE 3: Fond og resultat o NOTE 4: Bundne driftsfond og disposisjonsfond - status pr o NOTE 5: Mellomværende mellom Fosen Regionråd og Åfjord kommune pr o NOTE 6: Kapitalkonto o NOTE 7: Oversikt over tiltaksmidlene bruk og avsetninger o Detaljregnskapet framlagt på samme nivå og inndeling i prosjekt jfr. det vedtatte budsjett for Fosen Regionråd Kommentarer til noen av prosjektene: Aktivitetene i regionsamarbeidet på Fosen har også i vært stor sammenligna med kunnskap vi har om samarbeidet i tilsvarende samarbeidsregioner. I flere sammenhenger er det imidlertid dokumentert at samarbeid er i rask utvikling i flere regioner, også innenfor områder som vi så langt ikke har vurdert å ta inn i samarbeidet. Når det gjelder aktivitetene i regionsamarbeidet så henvises det til årsmeldinga for. Kommentarene nedenfor vil derfor i hovedsak fokusere på avvik mellom budsjett og regnskap. Prosjekt 4900 Fosen Regionråd (sekretariatet): Prosjektet kommer i utgangspunktet ut med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,61 (ref. konto 15800). Det regnskapsmessige mindreforbruket foreslås avsatt til disposisjonsfond Sekretariatet. 4

5 Merinntekter fra innvilget skjønnstilskudd - kr er avsatt til bundet fond Regional utvikling og forutsettes bruk til regionale utviklingstiltak jfr. strategidokumentet for næring og tilhørende handlingsplan. Prosjekt 4901 Tiltaksmidler: NOTE nr. 7 til regnskapet redegjør for bruk av og avsetning til Tiltaksfondet (tiltaksmidlene). I følge NOTE nr. 4 Fond og status er det pr avsatt kr på dette fondet. Prosjekt 4902 Fantastiske Fosen: Kysten er klar tok i 2011/ initiativ til å etablere et nytt destinasjonsselskap (KystNorge AS), og vi avventer det nye selskapets markedsføringsstrategi og produksjon av reklamemateriell. Bevilgningen i er finansiert fra Tiltaksmidlene. Mindreforbruket i kr foreslås tilbakeført fondet. Prosjekt 4911 Fosenportalen: Hovedutgiften på dette prosjektet er lisenskostnader til programvareleverandøren. Det er betalt kr til Roan kommune for konsulentoppgaver knytta til ajourhold av dagens Fosenportal. Framdrifta i prosjektet Digital døgnåpen forvaltning er som planlagt, og ny portalløsning forutsettes lyst ut på anbud Prosjekt 4916 Reiseliv: smessig mindreforbruk på kr (ref. konto 15800) foreslås avsatt til disposisjonsfond Tiltaksmidler. Budsjettet i var tenkt brukt til deltakelse i tiltak i regi av KystNorge AS. Prosjekt 4927 Utviklingsprisen for Fosen: smessig mindreforbruk på kr. 215 (ref. konto 15800) foreslås avsatt til disposisjonsfond Tiltaksmidler. Prosjekt 4931 Regional koordinator / prosjektleder helse: Denne stillingen ble vedtatt opprettet av styret i sak 02/12, i utgangspunktet som en prosjektstilling med varighet 2 år. Stillingen skal evalueres i god tid før utløpet av prosjektperioden, og evalueringen legges til grunn for evt. vurdering om videreføring. Prosjektet startet opp 1. september, og finansieres i prosjektperioden i hht. vedtatt budsjett. Prosjekt 4950 Regionkonsulenten: smessig mindreforbruk på kr ,25 (ref. konto 15800) foreslås avsatt til disposisjonsfond Regionkonsulenten. Prosjekt 4953 Etterutdanning skole: Tilskudd fra staten til dette formålet er falt bort fra og med. Tiltak som er gjennomført i løpet av året er finansiert av bundet driftsfond Etterutdanning skole med til sammen kr ,93. Prosjekt 4954 Etterutdanning barnehage: Fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag ble det overført til regionrådet kr ,00 i statstilskudd øremerka til etterutdanningstiltak for ansatte i barnehagene. Tildelingen gjaldt de 6 Sør-trønderske medlemskommunene. I tillegg er tilsvarende midler overført fra Leksvik kommune med kr ,00. I tillegg er det inntektsført kr ,41 fra bundet driftsfond Etterutdanning barnehage til gjennomføring av etterutdanningstiltak innenfor barnehageområdet FEIDE Fosen: Det regionale innføringsprosjektet ansees for å være avslutta, og driftsutgiftene innenfor området dekkes av kommunene direkte. Det er avsatt et mindre beløp 5

6 på bundet driftsfond FEIDE Fosen til dekning av uforutsette kostnader som anses som felleskostnader. Pr står det ca. kr ,00 på dette fondet. Prosjekt 4956 Regn med Fosen er et systemrettet utviklingsarbeid innen fagområdet matematikk. Regn med Fosen var et to - årig prosjekt som ble avslutta våren 2011, men utviklingsarbeidet fortsetter. I ble det utarbeidet en håndbok i regning for aldersgruppen 4 til 8 år. Målgruppe er pedagoger i barnehager og grunnskoler i Fosen som jobber med barn i aldersgruppen. Utgiftene i gjelder i hovedsak dette arbeidet, og er finansiert av midler avsatt på bundet driftsfond Regn med Fosen. Prosjekt 4957 Ekstern skolevurdering: et verktøy som bidrar til vurdering av den enkelte skole. Vurderingen kan rette seg mot det pedagogiske og det organisatoriske på den enkelte enhet. I Fosen er det en målsetting at ekstern skolevurdering er et bidrag i skoleeier sitt arbeid med kvalitetsutvikling av skolene. Det er opprettet en vurderingsgruppe på 9 personer som har fått opplæring i metodikken knyttet til ekstern skolevurdering. Vurderingsgruppen er satt sammen av representanter fra de syv kommunene som skal være med i dette arbeidet. Alle skolene i regionen har i perioden 2010 til gjennomført ekstern skolevurdering. Ny runde med ekstern skolevurdering starter opp høsten Sekretariatets innstilling: 1. Regionrådets styre anbefaler årsmøtet å godkjenne framlagte regnskap som Fosen Regionråds regnskap for. 2. smessig mindreforbruk på prosjekter med til sammen kr ,86 avsettes slik: Prosjekt Prosjektnavn Mindreforbruk Avsettes på følgende fond 4900 Fosen Regionråd ,61 Disposisjonsfond Sekretariatet 4902 Fantastiske Fosen ,00 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4916 Prosjekt reiseliv ,00 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4927 Utviklingsprisen for Fosen 215,00 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4950 Regionkonsulent oppvekst ,25 Disposisjonsfond Regionkonsulenten SUM ,86 3. Avsetninger til bundne driftsfond slik det fremkommer i regnskapet og i NOTE 4 til regnskapet godkjennes. Rådmannsgruppens enstemmige innstilling: 1. Regionrådets styre anbefaler årsmøtet å godkjenne framlagte regnskap som Fosen Regionråds regnskap for. 2. smessig mindreforbruk på prosjekter med til sammen kr ,86 avsettes slik: Prosjekt Prosjektnavn Mindreforbruk Avsettes på følgende fond 4900 Fosen Regionråd ,61 Disposisjonsfond Sekretariatet 4902 Fantastiske Fosen ,00 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4916 Prosjekt reiseliv ,00 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4927 Utviklingsprisen for Fosen 215,00 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 6

7 4950 Regionkonsulent oppvekst ,25 Disposisjonsfond Regionkonsulenten SUM ,86 3. Avsetninger til bundne driftsfond slik det fremkommer i regnskapet og i NOTE 4 til regnskapet godkjennes. Arbeidsutvalgets innstilling til styret: Styrets innstilling overfor Rådet/Årsmøte: Rådets / Årsmøtets vedtak: 7

8 Økonomisk oversikt drift år FOSEN REGIONRÅD Budsjett 1) Driftsinntekter: Salg av tjenester Ref fra staten Sykelønnsrefusjoner Momsrefusjon Ref fra fylkeskommuner Ref fra kommuner Ref fra andre - samt tiltaksmidler Tilskudd fra staten Gaver fra private SUM DRIFTSINNTEKTER Driftsutgifter: , Lønnsutgifter Sosiale utgifter ( ) Kjøp av varer og tjenester som inngår i tjenesteproduksjon Momsrefusjon Overføringer ( ) Fordelte utgifter 0 0 SUM DRIFTSUTGIFTER BRUTTO DRIFTSRESULTAT Finansinntekter: Renteinntekter, utbytte og eieruttak SUM EKSTERNE FINANSINNTEKTER Finansutgifter: 500 Renteutg, provisjoner og andre finansutg Kjøp av andeler SUM EKSTERNE FINANSUTGIFTER RESULTAT EKSTERNE FINANSTRANS Motpost avskrivninger+ kalk renter NETTO DRIFTSRESULTAT INTERNE FINANSTRANSAKSJONER 930 Bruk av tidligere års regnskapsm oversk Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne driftsfond SUM BRUK AV AVSETNINGER Avsetninger til disposisjonsfond Avsetninger til bundne driftsfond SUM AVSETNINGER /980 smessig mindreforbruk Fotnote 1): Budsjettet er ikke regulert i løpet av året 8

9 BALANSEREGNSKAP Anleggsmidler Aksjer og andeler Omløpsmidler Kortsiktige fordringer Kasse/bank/post SUM EIENDELER EGENKAPITAL Egenkapital Disposisjonsfond Bundne driftsfond smessig mindreforbruk Kapitalkonto GJELD Langsiktig gjeld 0 0 Andre lån 0 0 Kortsiktig gjeld Kassekreditt 0 0 Annen kortsiktig gjeld Sum EK og gjeld Memoriakonti 0 0 9

10 NOTER til regnskapet Note 1: Endring i arbeidskapital Balanseregnskapet Endring 2.1 Omløpsmidler Kortsiktig gjeld Arbeidskapital Drifts- og investeringsregnskapet Beløp Sum ØKONOMISK OVERSIKT - DRIFT + Sum driftsinntekter Sum driftsutgifter Eksterne finansinntekter Eksterne finansutgifter Endring likviditetsreserve - Sum driftsregnskapet ( ) ( ) Endring arb.kap jf drifts- og inv.regnskap ( ) Sum endring arbeidskapital jf balansen ( ) Differanse - Note 2: Aksjer og andeler i varig eie Selskapets navn Balanseført verdi Markedsverdi Eierandel i selskapet Aksjer i Design ACE , ,00 Andeler KLP , ,00 Aksjer i Prebio , ,00 Sum aksjer og andeler pr ,00 Note 3: Fond og resultat Disposisjonsfond Beløp Beholdning Bruk av fondet i driftsregnskapet Bruk av fondet i investeringsregnskapet 0 Avsetninger til fondet Beholdning Bundne driftsfond Beløp Beholdning Bruk av fondene i driftsregnskapet Avsetning til fondene Beholdning Drift Udisponert resultat (mer- og mindreforbruk) Beløp Beholdning Årets udisponerte resultat (mindreforbruk) Årets disponering av resultat (mindreforbruk) Beholdning (mindreforbruk drift)

11 Mindreforbruk i kr ,43 er avsatt til fond slik det ble vedtatt av Rådet i Fosen Regionråd i sak 6/13: Prosjekt Prosjektnavn Mindreforbruk Avsettes på: 4900 Fosen Regionråd ,18 Disposisjonsfond Sekretariatet 4903 Fosenmessa ,00 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4910 Biblioteksamarbeid ,30 Bundet driftsfond Biblioteksamarb Fosenportalen ,60 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4916 Reiseliv 3 004,00 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4927 Utviklingsprisen Fosen 670,00 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4950 Regionkonsulent oppvekst ,35 Disposisjonsfond Regionkonsulenten SUM ,43 Mindreforbruk i kr ,86 foreslås avsatt slik: Prosjekt Prosjektnavn Mindreforbruk Avsettes på følgende fond 4900 Fosen Regionråd ,61 Disposisjonsfond Sekretariatet 4902 Fantastiske Fosen ,00 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4916 Prosjekt reiseliv ,00 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4927 Utviklingsprisen for Fosen 215,00 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4950 Regionkonsulent oppvekst ,25 Disposisjonsfond Regionkonsulenten SUM ,86 Note 4: Fond status pr Disposisjonsfond Tiltaksmidler Beløp Beholdning Bruk av fondet Avsetninger til fondet Beholdning Disposisjonsfond Sekretariatet Beløp Beholdning Bruk av fondet Avsetning til fondet Beholdning Disposisjonsfond Pensjon Beløp Beholdning Bruk av fondet Avsetning til fondet 0 Beholdning Disposisjonsfond Regionkonsulenten Beløp Beholdning Bruk av fondet Avsetning til fondet Beholdning Bundne driftsfond Regional utvikling Beløp Beholdning Bruk av fondet 0 Avsetning til fondet Beholdning Bundne driftsfond Samarbeidsordninger Beløp Beholdning

12 Bruk av fondet Avsetning til fondet 0 Beholdning Bundne driftsfond Fosen DMS Beløp Beholdning Bruk av fondet 0 Avsetning til fondet 0 Beholdning Bundne driftsfond Folkehelse Fosen Beløp Beholdning Bruk av fondet 0 Avsetning til fondet 0 Beholdning Bundne driftsfond Etterutdanning skole Beløp Beholdning Bruk av fondet Avsetning til fondet 0 Beholdning Bundne driftsfond Etterutdanning barnehage Beløp Beholdning Bruk av fondet Avsetning til fondet 0 Beholdning Bundne driftsfond Ekstern skolevurdering Beløp Beholdning Bruk av fondet Avsetning til fondet 0 Beholdning Bundne driftsfond Biblioteksamarbeid Beløp Beholdning Bruk av fondet Avsetning til fondet Beholdning Bundne driftsfond Regn med Fosen Beløp Beholdning Bruk av fondet Avsetning til fondet 0 Beholdning Bundne driftsfond FEIDE Beløp Beholdning Bruk av fondet Avsetning til fondet 0 Beholdning Bundne driftsfond Regionalkoordinator Beløp Beholdning Bruk av fondet Avsetning til fondet Beholdning Bundne driftsfond elæringsverktøy Beløp Beholdning Bruk av fondet 0 Avsetning til fondet Beholdning

13 Udisponert resultat (mer- og mindreforbruk) Beløp Beholdning Årets udisponerte resultat (mindreforbruk) Årets disponering av resultat (mindreforbruk) Beholdning (mindreforbruk drift) Note 5: Mellomværende mellom Fosen Regionråd og Åfjord kommune pr : Bilagsnr Fakt.dato Tekst Beløp Sum skyldig pr 31/ , Åfjord kommune - gruppeliv og OU-midler , Saldo - overføres Åfjord kommune , Saldo gruppeliv - overføres Åfjord kommune ,68 Sum skyldig pr 31/ ,52 Note 6: Kapitalkonto Debet Kredit Inngående balanse ,00 Kjøp av andeler 8 904,00 Utgående balanse ,00 Sum , ,00 Note 7: Tiltaksmidlene bruk og avsetninger Formål Utbetalt/ postert Avsetninger Vedtak / kommentarer Disponering av overskudd jfr vedtak ,60 Tilskudd Den Siste Viking Adm vedtak sak 1/13 Tilskudd Åfjord Vg skole Adm vedtak sak 2/ Fosenmessa Adm vedtak sak 3/ Fosenportalen Adm vedtak sak 4/ Utviklingsprisen Jfr budsjettet 4902 Fantasiske Fosen Jfr budsjettet ,60 13

14 PROSJEKTREGNSKAP FOSEN REGIONRÅD (budsjettet er ikke regulert i ) Konto Konto(T) Budsjett 1) Fastlønn , , Annen lønn & trekkpl godtgj , , Pensjonsinnskudd KLP , , Kollektiv ulykkes/gr.livsforsikr , , Arbeidsgiveravgift , , Kontormateriell 7 565, , Abonnement aviser/tidsskrifter , , Bevertning , , Diverse materiell / utgifter 3 134, , Velferdstiltak ansatte 2 469, , Andre tjenester/materialer 0, , Porto, fraktutgifter 1 435, , Gebyr banktjenester 3 707, , Telefon- og faxutgifter , , Linjeleie , , Annonser 0, , Trykking/kopiering , , Representasjon 9 856, , Opplæring/kurs, ikke oppg.pl , , Diettgodtgjørelse , , Bilgodtgjørelse , , Telefon godtgjørelse , , Diverse transportutgifter ,48 0 0, Oppholdsutgifter ved reiser , , Transport reiseregninger , , Yrkesskade-/reiseforsikring , , Husleie 8 741, , Kontingenter 0, , Div. avg., gebyrer, lisenser , , Kjøp av EDB-utstyr 811, , Kjøp av EDB-program 0, , Kjøp av annet utstyr 0, , Leie av utstyr , , Serviceavtaler , , Konsulenttjenester , , Utviklingstiltak , , Moms 25% , , Moms 8% 4 338, , Diverse renteutgifter 1 211,50 0 0, Kjøp av aksjer 8 904, , Avsetning disposisjonsfond , , Avsetn til bundne driftsfond ,00 0 0, smessig mindreforbruk , ,18 14

15 Konto Konto(T) Budsjett 1) Sum utgifter , , Div. gebyr 0, , Kompensasjon 25% moms , ,47 driftsregnskap Kompensasjon 8% moms driftsregnskap , , Ref. fra fylkeskommuner ,00 0 0, Ref. fra kommuner (fakturert) , , Skjønnstilskudd , , Renter av bankinnskudd , , Forsinkelsesrenter , , Bruk av tidl års regnskapm , ,74 mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond , , Bruk av bundne fond 0, ,00 Sum inntekter , , Fosen Regionråd 0,00 0 0, Overføring til private 0, , Tilskudd regionale prosjekter , , Avsetning disposisjonsfond 0, ,00 Sum utgifter , , Ref. fra kommuner (fakturert) 0, , Bruk av disposisjonsfond , ,00 Sum inntekter , , Tiltaksmidler 0,00 0 0, Porto, fraktutgifter 0, , Div. avg., gebyrer, lisenser , , Moms 25% 5 511, , Avsetning disposisjonsfond 0, , smessig mindreforbruk ,00 0 0,00 Sum utgifter , , Diverse avgiftspliktig salg 0, , Kompensasjon 25% moms , ,75 driftsregnskap Ref. fra kommuner (fakturert) 0, , Bruk av tidl års regnskapm 0, ,20 mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond , ,00 Sum inntekter , , Fantastiske Fosen 0,00 0 0, Div. avg., gebyrer, lisenser 1 208,00 0 0, Moms 25% 302,00 0 0, Avsetning disposisjonsfond ,00 0 0, smessig mindreforbruk 0, ,00 Sum utgifter , , Kompensasjon 25% moms -302,00 0 0,00 15

16 Konto Konto(T) Budsjett 1) driftsregnskap Bruk av tidl års regnskapm ,00 0 0,00 mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond , ,00 Sum inntekter , , Fosenmessa 0,00 0 0, Bevertning 0, , Utgiftsdekning 0, , Husleie 0, , Moms 25% 0, , Moms 8% 0, , Avsetn til bundne driftsfond ,30 0 0, smessig mindreforbruk 0, ,30 Sum utgifter , , Kompensasjon 25% moms 0, ,00 driftsregnskap Kompensasjon 8% moms driftsregnskap 0, , Ref. fra kommuner (fakturert) 0, , Bruk av tidl års regnskapm ,30 0 0,00 mindreforbruk Bruk av bundne fond 0, ,00 Sum inntekter , , Biblioteksamarbeid 0,00 0 0, Lisenser , , Konsulenttjenester , , Moms 25% , , Avsetning disposisjonsfond , , smessig mindreforbruk 0, ,60 Sum utgifter , , Kompensasjon 25% moms , ,60 driftsregnskap Ref. fra kommuner (fakturert) , , Bruk av tidl års regnskapm , ,80 mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond , ,00 Sum inntekter , , Fosenportalen 0,00 0 0, Informasjon 0, , Moms 25% 0, , Avsetning disposisjonsfond 3 004,00 0 0, smessig mindreforbruk , ,00 Sum utgifter , , Kompensasjon 25% moms 0, ,00 driftsregnskap Ref. fra kommuner (fakturert) , ,00 16

17 Konto Konto(T) Budsjett 1) Bruk av tidl års regnskapm ,00 0 0,00 mindreforbruk Sum inntekter , , Prosjekt reiseliv 0,00 0 0, Diverse materiell / utgifter 735,00 0 0, Moms 25% 100, , Overføring til private , , Avsetning disposisjonsfond 670, , smessig mindreforbruk 215, ,00 Sum utgifter , , Kompensasjon 25% moms -100, ,00 driftsregnskap Bruk av tidl års regnskapm -670, ,00 mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond , ,00 Sum inntekter , , Utviklingsprisen for Fosen 0,00 0 0, Avsetning disposisjonsfond 0, ,40 Sum utgifter 0, , Bruk av tidl års regnskapm 0, ,40 mindreforbruk Sum inntekter 0, , Ungt Entreprenørskap 0,00 0 0, Overføring til kommuner 0, ,00 Sum utgifter 0, , Bruk av bundne fond 0, ,00 Sum inntekter 0, , Personalstyringssystem 0,00 0 0, Fastlønn , , Annen lønn & trekkpl godtgj , , Pensjonsinnskudd KLP , , Kollektiv ulykkes/gr.livsforsikr , , Arbeidsgiveravgift , , Kontormateriell 0, , Faglitteratur 0, , Bevertning 1 263, , Telefon- og faxutgifter 0, , Annonser 0, , Representasjon 0, , Opplæring/kurs, ikke oppg.pl , , Diettgodtgjørelse 1 300, , Bilgodtgjørelse , , Telefon godtgjørelse 2 488, ,00 17

18 Konto Konto(T) Budsjett 1) Diverse transportutgifter 1 906,00 0 0, Oppholdsutgifter ved reiser 1 699,33 0 0, Transport reiseregninger , , Yrkesskade-/reiseforsikring 652, , Div. avg., gebyrer, lisenser 0, , Kjøp av annet utstyr 0, , Utviklingstiltak 0, , Moms 25% 67, , Moms 8% 329,48 0 0, Avsetn til bundne driftsfond 0, ,53 Sum utgifter , , Kompensasjon 25% moms -67, ,90 driftsregnskap Kompensasjon 8% moms driftsregnskap -329,48 0 0, Ref. fra kommuner (fakturert) , , Skjønnstilskudd 0, , Bruk av disposisjonsfond 0, , Bruk av bundne fond ,14 0 0,00 Sum inntekter , , Regionkoordinator/prosjektleder helse 0,00 0 0, Fastlønn , , Annen lønn & trekkpl godtgj , , Pensjonsinnskudd KLP , , Kollektiv ulykkes/gr.livsforsikr , , Arbeidsgiveravgift , , Kontormateriell 1 479, , Faglitteratur 0, , Bevertning , , Diverse materiell / utgifter 638, , Velferdstiltak ansatte 2 500,00 0 0, Telefon- og faxutgifter 5 787, , Annonser 5 088,00 0 0, Trykking/kopiering 78,00 0 0, Representasjon 1 103, , Opplæring/kurs, ikke oppg.pl , , Diettgodtgjørelse 1 124, , Bilgodtgjørelse , , Telefon godtgjørelse -108, , Diverse transportutgifter 0, , Oppholdsutgifter ved reiser 0, , Transport reiseregninger , , Yrkesskade-/reiseforsikring 652, , Husleie 2 000,00 0 0, Div. avg., gebyrer, lisenser 0, , Kjøp av EDB-utstyr 5 924,00 0 0, Kjøp av annet utstyr 3 157, ,29 18

19 Konto Konto(T) Budsjett 1) Konsulenttjenester 0, , Utviklingstiltak , , Moms 25% 5 434, , Moms 8% 284, , Avsetning disposisjonsfond , , smessig mindreforbruk , ,35 Sum utgifter , , Sykelønnsrefusjoner , , Kompensasjon 25% moms , ,83 driftsregnskap Kompensasjon 8% moms driftsregnskap -284, , Ref. fra kommuner (fakturert) , , Skjønnstilskudd , , Bruk av tidl års regnskapm , ,73 mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond , ,00 Sum inntekter , , Regionkonsulent for oppvekst 0,00 0 0, Bevertning 1 378,91 0 0, Utviklingstiltak 0, ,00 Sum utgifter 1 378, , Bruk av bundne fond , ,00 Sum inntekter , , Entreprenørskap i skoler og bhg 0,00 0 0, Lønn støttekontakter 6 000, , Annen lønn & trekkpl godtgj. 0, , Arbeidsgiveravgift 306, , Faglitteratur 0, , Innkjøp av matvarer 526,00 0 0, Bevertning , , Utgiftsdekning 0, , Opplæring/kurs, ikke oppg.pl , , Diettgodtgjørelse 1 005,00 0 0, Bilgodtgjørelse 972, , Reiseutg. ref. fakt. 0, , Oppholdsutgifter ved reiser , , Transport reiseregninger 3 617, , Husleie 916, , Gebyrer 153,60 0 0, Konsulenttjenester , , Moms 25% 2 511, , Moms 8% 1 388, , Overføring til kommuner 0, , Overføring til private 0, ,60 Sum utgifter , ,33 19

20 Konto Konto(T) Budsjett 1) Ref. fra staten 0, , Kompensasjon 25% moms , ,00 driftsregnskap Kompensasjon 8% moms driftsregnskap , , Ref. fra kommuner (fakturert) 0, , Bruk av bundne fond , ,07 Sum inntekter , , Etterutdanning skole 0,00 0 0, Annen lønn & trekkpl godtgj , , Arbeidsgiveravgift 612, , Bevertning , , Diverse materiell / utgifter 152,00 0 0, Utgiftsdekning 0, , Opplæring/kurs, ikke oppg.pl. 0, , Oppholdsutgifter kurs 0, , Diettgodtgjørelse 2 010, , Bilgodtgjørelse 2 776,60 0 0, Diverse transportutgifter 0, , Oppholdsutgifter ved reiser ,08 0 0, Transport reiseregninger 8 163, , Husleie 3 777, , Konsulenttjenester , , Moms 25% 2 452,53 0 0, Moms 8% 2 182, ,97 Sum utgifter , , Ref. fra staten , , Kompensasjon 25% moms ,53 0 0,00 driftsregnskap Kompensasjon 8% moms driftsregnskap , , Bruk av bundne fond , ,37 Sum inntekter , , Etterutdanning barnehage 0,00 0 0, Lisenser 0, , Div. avg., gebyrer, lisenser 180,00 0 0, Kjøp av EDB-program , , Moms 25% 3 545, , Overføring til kommuner 0, ,00 Sum utgifter , , Kompensasjon 25% moms , ,00 driftsregnskap Bruk av bundne fond , ,00 Sum inntekter , , FEIDE Fosen 0,00 0 0, Annen lønn & trekkpl godtgj ,00 0 0,00 20

21 Konto Konto(T) Budsjett 1) Arbeidsgiveravgift 382,50 0 0, Bevertning 8 308, , Bilgodtgjørelse 4 247,10 0 0, Transport reiseregninger 650,00 0 0, Husleie 2 640, , Konsulenttjenester , , Moms 8% 194, , Overføring til kommuner 0, ,66 Sum utgifter , , Kompensasjon 8% moms driftsregnskap -194, , Bruk av bundne fond , ,22 Sum inntekter , , Regn med Fosen 0,00 0 0, Annen lønn & trekkpl godtgj , , Arbeidsgiveravgift 4 486, , Bevertning , , Diverse materiell / utgifter 0, , Opplæring/kurs, ikke oppg.pl. 0, , Diettgodtgjørelse 2 180, , Bilgodtgjørelse 8 568, , Transport reiseregninger , , Husleie , , Konsulenttjenester ,00 0 0, Moms 25% 0, , Moms 8% 1 798, , Overføring til kommuner , ,00 Sum utgifter , , Kompensasjon 25% moms 0, ,00 driftsregnskap Kompensasjon 8% moms driftsregnskap , , Ref. fra kommuner (fakturert) , , Bruk av bundne fond , ,88 Sum inntekter , , Ekstern skolevurdering 0,00 0 0,00 21

22 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.datobeh.: Møte- Saks- Navn på saken Rådmannsgruppa 07/ HSJ og årsmeldinger for Arbeidsutvalget 13/ HSJ regionale samarbeidsordninger Styret 13/ HSJ (orientering til styret og rådet) Rådet 03/ HSJ Vedlegg: 1. / årsmeldinger / kommentarer til regnskapet for de ulike samarbeidsordninger Andre saksdokumenter (ikke vedlagt denne saken): Saksfremstilling: 2011 Brutto utgifter Andel kommuner Brutto utgifter Andel kommuner Brutto utgifter Andel kommuner Fosen Fosen Lønn Kemnerkontoret for Fosen Fosen Barneverntjeneste Fosen IKT (drift) Fosen Inkasso Fosen Låneadministrasjon Fosen Kart/GIS Sak/arkiv Helse-/ omsorgsprogrogram og årsmeldingene som er inntatt i saksframlegget er utarbeidet av lederne av tjenestesentrene eller regionansvarlig for samarbeidsordningene. Avsetning til fond og bruk av fond: Styret i Fosen Regionråd behandlet spørsmålet om avsetning til og bruk av fond i sak 23/12. Følgende ble vedtatt: Eventuelt regnskapsmessig mindreforbruk kan i forbindelse med regnskapsavslutningen avsettes til bundet fond drift. Maksimal beholdning avsatt til bundet fond drift skal ikke overstige kr Tilsvarende forutsettes det at eventuelt regnskapsmessig merforbruk blir dekket av midler som er avsatt til bundet fond drift. Unntatt fra bestemmelsen om maksimal fondsbeholdning er Fosen IKT, som det er vedtatt egne bestemmelser for vedrørende avsetning til bundne fond drift og investering. Sekretariatets innstilling: 1. ene og årsrapportene for samarbeidsordningene godkjennes. 2. Saken oversendes Styret og Rådet til orientering. 22

23 Rådmannsgruppens enstemmige vedtak: 1. ene og årsrapportene for samarbeidsordningene godkjennes. 2. Saken oversendes Styret og Rådet til orientering. Arbeidsutvalgets innstilling til styre: Styrets innstilling til Rådet / årsmøte: Rådets / Årsmøtets vedtak: 23

24 REGNSKAP : Fosen (Vertskommune: Bjugn) Konto Tekst Budsjett Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Inventar/utstyr/serviceavtaler Konsulenttjenester Internkjøp (fra vertskommune) SUM DRIFTSUTGIFTER Utfakturering av porto separat Ref arbeidsmarkedtiltak Sykepenger Betaling fra kommuner/firma SUM DRIFTSINNTEKTER Fosen Investeringsbudsjett: Konto Tekst Budsjett Oppgradering Agresso SUM INVESTERINGSUTGIFTER Overføring fra kommuner SUM INVESTERINGSINNTEKTER KOMMUNEANDELER: Fordeles etter faktisk timeforbruk pr. kommune og selskap. Budsjett Kommuneandeler drift: Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Mosvik Betaling fra "småselskap" SUM Budsjett Kommuneandeler investering: Osen Roan Leksvik Åfjord Rissa Ørland Bjugn Sum

25 ÅRSMELDING OG KOMMENTARER TIL REGNSKAPET: 1. Forholdet mellom budsjett og regnskap a) Utgifter: Lønn- og sosiale utgifter: Vi har en liten overskridelse når det gjelder totalt forbruk av lønnsmidler. Dette skyldes at vi har merforbruk når det gjelder overtid. Overtidsbruken skriver seg ifra perioden med årsoppgjør - samt at vi har hatt merarbeid på system i forbindelse med at en del kommuner gikk over ifra å fakturere kommunale avgifter i Agresso i stedet for i ProAktiv. Kjøp av varer og tjenester: I beløpet ligger også portoutgifter - men disse utfaktureres separat og kommer inn igjen i regnskapet som inntekt. I postene inngår også kjøp av fakturablanketter, lisens for avstemmingsprogram, inventar og innkjøp av datautstyr. En del av våre pc'er og skjermer må nå utskiftes etter hvert. Konsulenttjenester og internkjøp: Posten for konsulenttjenester ligger innenfor budsjettet - mens vi for internkjøp fikk utgifter noe over budsjettet. Dette har sin årsak i merarbeid ifm årsoppgjøret samt at en av de ansatte ved Fosen regnskap gikk over i en controllerstilling, men ble innleid noe i forbindelse med årsoppgjøret. b)inntekter: Det er utfakturert så godt som alle kommunene litt under budsjett. Når det gjelder øvrige småfirma så har vi hatt en del merarbeid, noe som tilsier en litt større utfakturering enn først antatt ved budsjetteringen. 2. Kunder pr Fosen har en stabil bemanning. Fosen førte regnskap for 30 firma pr , samtidig som vi skanner og remitterer for 3 firma som føres i Rissa kommune. Fosen tok over regnskapsføringen for Fosen renovasjon IKS Samhandling mellom vertskommune og samarbeidskommuner Samhandlingen mellom Fosen og deltakerkommunene anses å være god. Vi ser det som viktig at vi får tilbakemeldinger på det arbeidet vi utfører og at kommunene er aktiv med å melde ifra behov for evt. oppfølging og opplæring. Vår intensjon er å avlegge hver kommune et kommunebesøk hvert år. 4. Organisering og bemanning Fosen har pr en bemanning på 9,95 stilling. En av de ansatte hadde permisjon i 10 % stilling pga omsorg for små barn fram til 1. oktober. En ansatt gikk over i en controller-stilling i Ørland og Bjugn kommuner 1. oktober, et engasjement fram til I dette tidsrommet er det foretatt ansettelse av vikar. Fosen har egen systemansvarlig i 100 % stilling, noe vi anser har stor betydning for å møte de utfordringene vi har innen regnskapssystemet. Hvert firma har sin egen kontaktsperson noe vi anser er en grei ordning ut mot den enkelte kommune/firma. 5. Arbeidsmiljø / sykefravær Arbeidsmiljøet anses å være godt og vi har svært lite sykefravær og ikke noe langtidsfravær. 25

26 6. Kompetanse i organisasjonen og tiltak for å heve kompetansen Avdelingen har en autorisert regnskapsfører og de aller fleste har høyskoleutdanning og lang erfaring innen avdelingen. For å heve kompetansen gis det anledning til å delta på aktuelle kurs samt at vi ser stadig et behov for intern opplæring. 7. Forbedrings- og effektiviseringstiltak gjennomført i Vi har også i jobbet med å få EHF faktura til å fungere, både utgående og inngående. Vi ser nå at det er del firma som tar dette i bruk etter hvert og anser at dette kan gi oss en gevinst med tanke på skanning. Vi har for skannet alle hovedboksbilagene for kommunene. Dette krever at det utføres en skannejobb av de ansatte slik at effektiviseringsgevinsten akkurat i operasjonen med å få bilaget postert anses vel ikke som så stor. Men det er svært greit for både oss og alle ute i kommunene at de nå kan klikke opp alle faktura i ettertid. Det er også nedlagt mye arbeid i rydding av kunder samt overlegging av utfakturering av kommunale avgifter i Agresso i stedet for i Pro-Aktiv. 8. Utfordringer i 2014 og framover Utfordringen blir å klare å beholde den stabile bemanningen og at vi unngår langtidssykemelding. Vi har gått ned med 0,35 % stilling pga at en person har gått av med alderspensjon. Arbeidsoppgavene må da utføres av de som er igjen ved avdelingen da denne ressursen ikke skal erstattes. Vi har også en del arbeid i forbindelse med krav til rapportering via Altinn pr samt at vi må påberegne å starte forberedelsene til ny versjon av Agresso inn mot Samtidig ser vi stadig behov for å vedlikeholde og oppdatere oss på allerede innkjøpt programvare. REGNSKAP : Fosen Lønn (Vertskommune: Åfjord) Konto Tekst Budsjett Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Inventar/utstyr Utviklingstiltak (Jfr. Tiltaksplan) Moms - kompensasjonsordning Overført investeringsregnskapet SUM DRIFTSUTGIFTER Betaling fra kommuner Statlige tilskudd og refusjoner Ref. av moms - drift Refusjon fra kommuner SUM DRIFTSINNTEKTER Fosen Lønn Bundet fond drift Inngående balanse Utgående balanse

27 KOMMUNEANDELER: Fordelingsprinsipp: Kostnadene fordeles etter faktisk timeforbruk pr. kommune og selskap. Kommune: Budsjett Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Mosvik Betalt av "småselskap" Mindreforbruk SUM ÅRSMELDING/KOMMENTARER TIL REGNSKAPET: Fosen Lønn har siden starten i 2004 gjennomført 10 ordinære driftsår. Året har vært preget av høy produksjon og stabil drift, samtidig som det jobbes kontinuerlig med tilpasninger til endrede rammebetingelser og nye tekniske løsninger. Fosen Lønn har en stabil arbeidsstokk som er godt innkjørt på arbeidsoppgavene og som kjenner sine eierkommuner, kunder og firma godt. Dette medfører at arbeidet utføres effektivt og målrettet. Fosen Lønn har 7 kommuner og 18 øvrige virksomheter i oppdragsporteføljen i. Totalt sett er det innberettet og lønnet ut for ca millioner kroner i oppgavepliktige ytelser i, som er fordelt på lønns- og trekkoppgaver. Fosen Lønn er således et av de større fagmiljøene innenfor lønnsarbeid i regionen. 1. Forholdet mellom regnskap og budsjett: Utgifter: et viser et lite merforbruk i. Dette dekkes av tidligere avsatt mindreforbruk. Resterende av denne avsetningen er overført til investeringsregnskapet for anskaffelse av nytt personalstyringssystem. Fosen Lønn har avsatte midler på fond. Disse midlene er tenkt bruk til effektiviseringer i driften. I første rekke gjelder dette implementering av nytt turnus- og personalstyringssystem i som skal integreres mot lønnssystemet. Dette vil gi mer effektiv drift både hos Fosen Lønn og ikke minst i den enkelte kommune når gjelder turnusplanlegging og den daglige personalstyringen. Inntekter: Inntektene er knyttet til fakturerte tjenester til våre kunder, samt refusjoner knyttet til sykdom og fødselspermisjoner. 2. Kunder pr : Fosen Lønn utfører lønnsfunksjonen for 7 kommuner og 18 firma som i hovedsak eies av kommunene i Fosensamarbeidet. 3. Samhandling mellom vertskommune og deltakerkommunene: Samhandlingen mellom vertskommunen og deltakerkommunene fungerer godt. Lønn er et arbeidsområde med mange detaljer, og spørsmål dukker opp løpende. Gjennom tett dialog med våre kunder og samarbeidspartnere blir problemer løst og spørsmål besvart løpende. 27

28 4. Organisering og bemanning: Totalt sett utførte Fosen lønn vel 8 årsverk i, som var fordelt på 10 personer, 2 menn og 8 kvinner. Fosen lønn tilstreber en balansert representasjon av begge kjønn i arbeidsstokken. 5. Arbeidsmiljø/sykefravær: Arbeidsmiljøet er preget av vilje og ønske om å utføre lønnsarbeidet på en god måte til beste for alle som er tilsluttet samarbeidet. Miljøet anses som godt, både fysisk og på det mellommenneskelige plan. Sykefraværet var i på 6,56 % og kan ikke sies å være relatert til forhold på arbeidsplassen. Fosen Lønn har tilhold i lokaler som legger til rette for et godt arbeidsmiljø. Lokalisering i åpent kontorlandskap bidrar til erfaringsutveksling og kompetanseutvikling i et større fagmiljø. 6. Kompetanse i organisasjonen og tiltak for å heve kompetansen: Virksomheten har fokus på kompetanse og kompetanseutvikling. Fosen Lønn er et av de større fagmiljøene innenfor lønnsområdet i regionen og ønsker å fremstå som er ressurs for deltakerkommunene i Fosensamarbeidet, både som en tilbyder av lønnstjenester, men også som rådgiver og kompetansebase innenfor lønn og lønnsrelaterte spørsmål. Fosen Lønn opplever stigende etterspørsel etter rådgivning innenfor lønn- og personalspørsmål og virksomheten satser på løpende kompetanseoppbygging. Fosen Lønn vil søke å utvide kompetansen innenfor personalområdet dersom etterspørselen fortsettes å øke, slik at virksomheten i større grad kan bli en ressurs for kommunene innenfor et bredere personalområde. 7. Forbedrings- og effektiviseringstiltak/utviklingstiltak gjennomført i : En viktig del av fokuset i har vært å sikre stabil drift og robuste tjenester for våre kunder, samt implementere elektroniske løsninger innenfor reiseregninger og turnus- / personalstyring. Dette arbeidet videreføres i Utfordringer i og videre framover: Fosen Lønn må fremstå som en kompetent, effektiv og attraktiv leverandør av lønnstjenester til våre samarbeidspartnere. For å sikre dette må virksomheten ha gode verktøy, kompetente og motiverte medarbeidere og et godt samarbeid med våre kunder. I er det kjørt et prosjekt for å implementere et elektronisk timeliste-/ turnusplanleggingssystem som er fullt ut integrert med lønnssystemet. I første omgang vil det være helse- og omsorgstjenestene som vil ta i bruk systemet, men det vil også være svært relevant for andre yrkesgrupper som jobber etter arbeidsplaner, som for eksempel i barnehager og for medarbeidere med vaktberedskap mv. 28

29 : Kemnerkontoret i Fosen (vertskommune: Leksvik) Konto Tekst Budsjett Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Inventar/utstyr Avsetning til fond SUM DRIFTSUTGIFTER Salg av varer og tjenester Statlige tilskudd og refusjoner Betaling fra kommuner og firma Refusjon fra Leksvik kommune Bruk av fond SUM DRIFTSINNTEKTER Kemnerkontoret for Fosen Kommuneandeler drift: Budsjett Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Mosvik SUM Bundet fond drift Inngående balanse Bruk av fond Avsatt overskudd drift Utgående balanse Det ble i juni tilbakebetalt ,- fra kemnerkontorets fond til kommunene. Annet overskudd med hensyn til bundne fond vil bli brukt til å balansere budsjett. ÅRSMELDING/KOMMENTARER TIL REGNSKAPET: 1. Forholdet mellom regnskap og budsjett: a) Utgifter: I budsjettet for ble det estimert med ,- i utgifter, mens regnskapet viste totale utgifter på ,-. Altså et mindre forbruk på ,-. For 2014 er det budsjettert med ,- i utgifter. b) Inntekter: Inntektene for kemnerkontoret ble for ble på ,-, dette er under de budsjetterte tallene som var på ,-. For 2014 er det budsjettert med inntekter på kr ,-, av dette er imidlertid ,- hentet fra bundne driftsfond. 29