DERES REF.: DATO: Fredag kl 1000 ( kaffe serveres fra kl 0945) Møterom 4. etg, Parken Kjøpesenter, Årnes, Åfjord kommune

Transkript

1 FOS EN REGIO NRÅD Styremedlemmer i Fosen Regionråd VÅR REF.:Vidar DERES REF.: DATO: Vi viser til styrets beslutning om å avholde et ekstraordinært styremøte, i forbindelse med utredning av «Kommunestruktur 2014 fra 7 til en Fosenkommune. Fredag kl 1000 ( kaffe serveres fra kl 0945) Møterom 4. etg, Parken Kjøpesenter, Årnes, Åfjord kommune Ordfører Vibeke Stjern ønsker velkommen til Åfjord og gir en orientering om kommunen. Saksliste: S ak 26 /14 S ak 27 /14 Kommunestruktur 2014 fra sju til en Fosen kommune - Utredning Fosen Regionråd korrigering av drift sbudsjett for 2014 Utredningen og øvrige sakspapirer utsendes over helgen(redigering etter rådmannsgruppens møte) I protokollen fra styremøtet den 31. oktober 2014 står bla følgende: Kommunereformarbeidet Harald Jensen innleder Prosjektleder Harald S. Jensen gikk gjennom punktene i disposisjonen for utredningsarbeidet og gav en redegjørelse for arbeidet så langt. Rådmannsgruppen og de regionale faggruppene har vært aktivt med i utredningsarbeidet. Resultatet av innbyggerundersøkelsen vil bli kommenter t i utredningen og rapporten fra NIVI Analyse vil bli et vedlegg til utredningsdokumentet. Rådmannsgruppen har, som prosjektgruppe, en siste behandling av utredningen i sitt møte den 28. november. Som tidligere bestemt legges utredningen frem for behandlin g i styret i et ekstraordinært møte den 5. desember. Eventuelt andre saker Orienteringer /drøftinger : Forfall meldes til sekretariatet snarest. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling! Med hilsen Fosen Regionråd Ove Vollan styreleder Åmyra 5, 7170 Åfj ord Telefon E - post: fosen.regionraad@fosen.net Internett:

2 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saks - nr.: Møte - dato: Saks - beh.: Navn på saken Rådmannsgruppa 21/ VD Kommunestruktur 2014 fra sju til en Arbeidsutvalget Fosen kommune - Utredning Styret (ekstramøte) 26/ VD Vedlegg : 1. Særutskrift av styres ak 18/14 2. Kommunestruktur Utredning(eget dokument) 3. Vedlegg til utredningen(eget dokument) 4. Innbyggerundersøkelsen Rapport(eget dokument) Vi gjør oppmerksom på at nummereringen av vedleggene i denne saken ikke er den samme som nummereringen av vedleg gene det vises til i utredningen. I utredningen vises det til Innbyggerundersøkelsen som vedlegg 1 (denne sakens vedlegg 4), de øvrige vedlegg, 2 5 er tatt inn fortløpende denne sakens vedlegg 3. Saksfremstilling: Det vises til vedlagte særutskrift, sak 18/14(vedlegg 1, følger bak her) og til drøftinger i rådmannsmøter og styremøter. Sekretariatet føler at styret og rådmannsgruppe har vært godt informert og «tett på» i arbeidet med utredningen. Utredningsarbeidet har vært drevet frem av prosjektleder H arald S. Jensen, et utrolig stort arbeid er nedlagt i den foreliggende utredningen. Representanter fra de regionale faggruppene, rådmannsgruppen og Fylkesmannen i Sør - Trøndelag sine medarbeidere. Alf - Petter Tenfjord og Frode Rabben, har vært viktige medsp illere i arbeidet. Sekretariatets forslag til vedtak: Den foreliggende utredning vedtas om svar på oppdraget fra styret i Fosen Regionråd om å utrede alternativet med én felles Fosen kommune. Rådmannsgruppens behandling : Rådmannsgruppen foretok en grundig gjennomgang av det foreliggende siste utkast til utredningsdokument. De synspunkter som fremkom i diskusjonen rettes opp og det reviderte dokumentet blir det som sendes ut til behandling i styret den 5. desmber. Rådmannsgruppens enstemmige ved tak : Rådmannsgruppen vedtar å godkjenne utredningen av en Fosenkommune slik den er fremlagt. Utredningen legges frem for styret i Fosen Regionråd som grunnlag for kommunenes videre arbeid med ny kommunestruktur. Arbeidsutvalgets innstilling : Fremlegges i møtet Styrets vedtak:

3 FOSEN REGIONR ÅD 7170 Åfjord - Tlf: Vedlegg 1, styre sak 2 6 /14 Behandlet av: Saks - nr.: Møte - dato: Saks - beh.: Navn på saken Rådmannsgruppa Drøft Kommunestruktur 2014 fra sju til en Arbeidsutvalget 18/ VD Fosen kommune arbeidsopplegg og St yret 18/ VD innbyggerundersøkelse Vedlegg : Ingen Saksfremstilling: Med bakgrunn i vedtak gjort på arbeidsseminaret 31/8 2/9 har sekretariatet i rådmannsgruppens møte den 26. september presentert/diskutert et utkast til hvordan vi kan legge opp arbeidet som st yret har bedt om. Utkast til utredningsmandat ble også drøftet i Arbeidsutvalgets møte den 30. september. Det fremlagte utkast vil i sin helhet bli presentert i styrets møte. Oppdraget / utredningsmandatet: Innledning: Styret i Fosen Regionråd behandlet i arbeidsseminar 31/8-2/9 temaet framtidig kommunestruktur. Høsten 2014 vil Fosen kommunene hver for seg, og sammen gjennom Fosen Regionråd, se på mulighetsrommet og vurdere flere konkrete kommuneinndelinger. Bakgrunn Med bakgrunn i vedtak i Stortinget, er alle landets kommuner invitert til å delta i prosesser fra med sikte på å vurdere og avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabokommuner. Fylkesmennene har fått ansvar med å igangsette og lage rammer rundt de lokale prosessene. B åde Fylkesmannen i Sør - Trøndelag og Nord - Trøndelag har utfordret kommunene til høsten 2014 å komme raskt i gang med arbeidet, og til å lage et konkret opplegg for å gå gjennom prosessen. I Sør - Trøndelag er kommunene utfordret til å ta stilling til geografi ske retningsvalg allerede vinteren Vår tilnærming og ambisjoner Fosen kommunene vil arbeide for løsninger for kommunestrukturen som står seg i et langsiktig (30-50 år) perspektiv, som underbygger og videreutvikler bo -, arbeids - og servicemarkeder og som gir gode løsninger for innbyggerne. Kommunene på Fosen skal ta aktivt del i kommunereformen og finne løsninger som for innbyggerne på Fosen vil stå seg i tiår framover. Prosessen og debatten skal pågå i hver enkelt kommune, men må også tas i et Fosen /regionalt perspektiv. Målene for reformen er gitt av Stortinget: sikre gode og likeverdige tjenester til innbyggerne en helhetlig og samordnet samfunnsutvikling kommuner som er bærekraftige og et styrket lokaldemokrati

4 Fosen kommunene står foran felles samfunnsendringer som gir store muligheter for en positiv samfunnsutvikling, både gjennom nasjonalt oppdrag om kampflybase, utvikling i maritim sektor, vindkraftutbygging og økende næringssamarbeid. Dette krever aktiv tilrettelegging og god samhandling mellom offentlig privat - samfunnsliv dersom Fosen kommunene skal kunne utnytte egne muligheter og nærheten til Trondheim. Fosen kommunene har vist at vi kan få til gode samarbeidsløsninger både innenfor lovpålagte tjenester, administrative fellestjenester, kommunikasjoner/samferdsel og forvaltningsområder. Vedtak gjort av styret ved avslutningen av arbeidsseminaret: Styret i Fosen Regionråd vil påta seg ansvaret med å utrede alternativet med én felles Fosen kommune. a) Utredningen må vise ambisjonene med en felles kommune og beskrive oppgaver, struktur, styring og lokal organisering. b) Utredningen skal ha en enkel form og begrenses i omfang, men være tilstrekkelig til å holde framdrift i forhold til fylkesmannens prosjektplan vedtatt i KS Sør-Trøndelag sitt fylkesmøte. c) En Fosen kommune må kunne ivareta at det i dag er flere sentra og sørge for at det blir en balansert fordeling av oppgaver og tjenester. d) Vi vil vurdere dette alternativet opp mot regjeringens kriterier for god kommuneinndeling, og gi et helhetlig bilde av utfordringer og muligheter for regionen. e) Styret i Fosen Regionråd er prosjekteier og styringsgruppe. f) Rådmannsgruppa er prosjektgruppe, og skal foreslå et opplegg for organisering og framdrift av arbeidet. g) Fosen Regionråd gjennomfører så snart som mulig en innbyggerundersøkelse. Forslag til undersøkelse legges fram til godkjenning i styre. h) Sekretariatet for regionrådet i samarbeid med rådmannsgruppen har utredningsansvaret. Det forutsettes at det ikke skal brukes eksterne konsulenter. i) Arbeidet starter straks og resultatet skal foreligge til regionrådets styremøte i desember slik at det kan brukes i kommunenes arbeid med kommunereformen. j) Det forutsettes at kommunene selv sørger for involvering og deltakelse fra sine innbyggere, ansatte, nærings- og samfunnsliv. En sammenslått Fosenkommune organisering av utredningsarbeidet:

5 Styringsgruppe: Prosjektgruppe: Styret i Fosen Regionråd Rådmannsgruppa (Hva med tillitsvalgte?) Prosjektgruppa oppnevner arbeidsgrupper etter behov Prosjektleder: Seniorrådgiver Harald S. Jensen Referansegrupper / høringsinstanser: Kommunestyrene på Fosen Tillitsvalgte Innbyggerne Næringsalliansen Andre Rådmannsgruppens behandling: Rådmannsgruppen tilrår at det arbeides videre med prosessen ut fra det presenterte forslaget til utredningsmandat. Arbeidsutvalgets behandling: Arbeidsutvalget fikk presentert forslag til utredningsmandat. Styret har lagt opp til at resultatet av utredningen skal presenteres i styrets møte i desember (vedtakets pkt i). Videre sier et punkt (g) i vedtaket at; Fosen Regionråd gjennomfører så snart som mulig en innbyggerundersøkelse. Forslag til undersøkelse legges fram til godkjenning i styre. Arbeidsutvalget sluttet seg til forslaget til utredningsmandat. Videre drøftet de dette med innbyggerundersøkelse og kom frem til at dette arbeidet må igangsettes snarest dersom vi skal klare å overholde styrets tidsramme. Dersom forslaget til undersøkelse skal presenteres for styret så må dette gjøres i møtet den 10. oktober. Sekretariatet presenterte forslag til konkurransegrunnlag og fikk i oppdrag å innhente tilbud for gjennomføring av spørreundersøkelse hos 3 firma: TNS Gallup NIVI Analyse AS Telemarkforskning I det utsendte konkurransegrunnlaget står bla: Oppdraget skal gjennomføres ut fra følgende forutsetninger: a) Det skal gjennomføres en kommunerepresentativ innbyggerundersøkelse blant personer med fast bosted i følgende syv kommuner Osen, Roan, Åfjord, Bjugn, Ørland, Rissa og Leksvik. Minimum antall informanter pr. kommune er 200, men større utvalg forventes å gi mindre feilmargin. Totalt antall informanter = ca b) Spørreskjema skal ha et omfang på substansspørsmål med tillegg av sosiale bakgrunnsvariabler som kjønn, alder, utdanningsnivå, yrkesaktivitet og botid i kommunen. c) Aktuelle måletema dreier seg om innbyggerens tilhørighet, deres opptreden på arbeids- og servicemarkedet, synspunkter på kommunestruktur samt synspunkter på hvilken geografisk retning kommunen bør orientere seg i kommunereformen. d) Leverandør skal lage forslag til spørreskjema og utvalgsplan for å sikre kommunerepresentative data i samarbeid med oppdragsgiver.

6 e) I undersøkelsen tas det ikke sikte på nedbrytninger av resultatene innenfor den enkelte kommune. Nødvendig utvalg og ekstra kostnader ved evt. kretsrepresentative data skal synliggjøres i tilbudet. f) Oppdragsgiver skal godkjenne spørreskjema og utvalgsplan før oppstart av intervjufasen. g) Oppdraget skal rapporteres i form av en tabellrapport med statistisk dokumentasjon, samt en analyserapport med presentasjon av hovedresultater. Oppdragsgiver skal motta alle rapporter i elektronisk form, herunder statistiske hovedtall og kommentarrapport. Arbeidsutvalget har som mål at de mottatte tilbud og spørsmålsstillinger skal presenteres i styrets møte den 10. oktober. Grunnet kort tidsfrist må denne presentasjonen skje i møtet. Arbeidsutvalget er også gjort kjent med at den enkelte kommune vil motta skjønnsmidler til gjennomføring av reformarbeidet. AU vil innstille på at utgifter til innbyggerundersøkelsen og noe av utredningsarbeidet dekkes av disse midlene. Som fordelingsmodell anbefales det at dette dekkes ut fra antall informanter fra hver kommune. Arbeidsutvalgets enstemmige innstilling: 1. Styret vedtar at det inngås avtale med NN. for gjennomføring av innbyggerundersøkelsen. 2. Den presenterte spørsmålsstilling godkjennes. 3. Kommunene faktureres for utgifter til innbyggerundersøkelsen og kostnader til utredningsarbeidet, fordelt ut fra antall informanter i hver kommune. Behandling i styremøte: Arbeidsopplegget fram til ferdig utredning ble presentert for styre. Videre ble det orientert om anbudsutlysing av innbyggerundersøkelse, forslag til valg av leverandører og foreslåtte spørsmål ble gjennomgått og diskutert. Utredningsarbeidet drøftes videre i ekstra rådmannsmøte den 19. oktober. Utredningen legges frem for sluttbehandling i ekstraordinært styremøte den 5. desember Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret vedtar at det inngås avtale med NIVI Analyse AS / Respons Analyse AS for gjennomføring av innbyggerundersøkelsen. 2. Den presenterte spørsmålsstilling godkjennes. Sekretariatet gis myndighet til å foreta mindre justeringer av spørsmålene i samarbeid med valgt leverandør. 3. Kommunene faktureres for utgifter til innbyggerundersøkelsen og kostnader til utredningsarbeidet, fordelt ut fra antall informanter i hver kommune. 4. Arbeidsopplegget fram til ferdig utredning godkjennes.

7 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saks - nr.: Møte - dato: Saks - beh.: Navn på saken Rådmannsgruppa 23/ HSJ Fosen Regionråd k orrigering av Arbeidsutvalget 27/ HSJ drifts budsjett for 2014 Styret (ekstramøte) 27/ HSJ Vedlegg: o Detaljbudsjett for de prosjektnummer som er korrigert Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Ettersendes på forespørsel): o Styresak 16/13 Fosen Regionråd budsjett 2014 Saksframstilling: Det er behov for å foreta noen korrigeringer av inneværende års budsjett. Nedenfor kommenteres de viktigste endringene: Prosjekt 4900 Fosen Regionråd (sekretariatet): Konto Kjøp av inventar: gjelder oppgradering av spiserommet Konto Regionale utviklingstiltak: budsjettposten dekker utgiftene i fbm styreseminaret i august/september samt innbyggerundersøkelsen Konto Avsetning til disposisjonsfond: avsetningen må sees i sammenheng me d arbeidet vedr kommunereformen og medlemskommunene sin innbetaling til regionrådet vedr denne (til sammen kr ). Tilgodebeløpet foreslås avsatt til disposisjonsfond og forutsettes brukt til regionalt arbeid med kommunereformen i Konto Ref. fra kommuner: merinnbetaling fra kommunene gjelder kommunereformen samt deltakeravgift for styreseminaret i august/september Prosjekt 4902 Fantastiske Fosen: et nedjusteres i og med at nettstedet Fantastiske Fosen er avviklet og oppgaven med å markedsføre Fosen som reiselivsdestinasjon er overtatt av KystNorge AS. Prosjekt 4904 N æringsalliansen i Fosen: I løpet av året har vi for oversiktens del skilt ut Næringsalliansen som et eget prosjekt i budsjettet. Som kjent deltar vi i fase 1 og ByR p rogrammet, og KMD har i den forbindelse innvilget kr i statstilskudd. Tilskuddet finansierer aktivitetene i Prosjekt 4908 Digital Døgnåpen Forvaltning: For oversiktens del er også dette prosjektet skilt ut som et eget prosjekt i budsjettet. postene som er lagt inn baserer seg på Rådmannsgruppas vedtak i sak 11/14 Digital døgnåpning forvaltning på Fosen forslag til prosjektplan for hovedprosjekt og anbudsdokumentasjon. Her ble det vedtatt at korrigert budsjett for tiltaket skal legg es fram til behandling i styre. et dekker kostnader knytta til prosjektlederstillingen samt kjøpte tjenester/konsulenttjenester. et på kr dekker følgende aktiviteter som er gjennomført i 2014: delprosjektene digitalisering av arbei dsprosesser og kommunikasjonsstrategi samt utarbeidelse av anbudsdokumentasjon og bistand til å vurdere innkomne anbud.

8 Sekretariatets innstilling: Forslagene til korrigering av inneværende års budsjett vedtas. Rådmannsgruppens enstemmige innstilling: Forslagene til korrigering av inneværende års budsjett vedtas. Arbeidsutvalgets innstilling: Fremlegges i møtet Styrets vedtak:

9 FOSEN REGIONRÅD korrigering av budsjettet for 2014 Konto Konto(T) Regnskap endringer 2014 totalt Fastlønn , ,00 0, , Annen lønn & trekkpl godtgj , ,00 0, , Pensjonsinnskudd KLP , ,00 0, , Kollektiv ulykkes/gr.livsforsikr , ,00 0, , Arbeidsgiveravgift , ,00 0, , Kontormateriell 3 715, ,00 0, , Abonnement aviser/tidsskrifter 8 260, ,00 0, , Bevertning , ,00 0, , Diverse materiell / utgifter 1 595, ,00 0, , Utgiftsdekning 5 389,00 0,00 0,00 0, Velferdstiltak ansatte 0, ,00 0, , Porto, fraktutgifter 1 414, ,00 0, , Gebyr banktjenester 2 731, ,00 0, , Telefon- og faxutgifter , ,00 0, , Linjeleie , ,00 0, , Annonser 0, ,00 0, , Trykking/kopiering 3 806, ,00 0, , Representasjon 6 335, ,00 0, , Opplæring/kurs, ikke oppg.pl , , , , Diettgodtgjørelse , , , , Bilgodtgjørelse , ,00 0, , Telefon godtgjørelse -636,40 0,00 0,00 0, Oppholdsutgifter ved reiser 0, ,00 0, , Transport reiseregninger , , , , Yrkesskade-/reiseforsikring 1 187, ,00 0, , Husleie 0, ,00 0, , Kontingenter 0, ,00 0, , Div. avg., gebyrer, lisenser 0, ,00 0, , Kjøp av inventar ,40 0, , , Kjøp av EDB-utstyr 0, ,00 0, , Kjøp av annet utstyr 2 397, ,00 0, , Leie av utstyr , ,00 0, , Serviceavtaler , ,00 0, , Konsulenttjenester , , , , Regionale utviklingstiltak , , , , Moms 25% ,92 0,00 0,00 0, Moms 8% 4 606,14 0,00 0,00 0, Overføring til private 420,00 0,00 0,00 0, Kjøp av aksjer 7 169,00 0,00 0,00 0, Kjøp av andeler 0, ,00 0, , Avsetning disposisjonsfond ,61 0, , , Sum utgifter , , , , Sykelønnsrefusjoner ,00 0, , ,00

10 Konto Konto(T) Regnskap endringer 2014 totalt Kompensasjon 25 % moms driftsregnskap ,92 0,00 0,00 0,00 Kompensasjon 8% moms driftsregnskap ,14 0,00 0,00 0, Ref. fra kommuner (fakturert) , , , , Ref. fra andre (fakturert) ,00 0,00 0,00 0, Skjønnstilskudd , ,00 0, , Renter av bankinnskudd , ,00 0, , Andre renteinntekter -2,00 0,00 0,00 0, Bruk av tidl års regnskapm ,61 0,00 0,00 0,00 mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond 0, ,00 0, , Bruk av bundne fond 0, ,00 0, , Sum inntekter , , , , Fosen Regionråd ,76 0,00 0,00 0, Div. avg., gebyrer, lisenser 7 265, , , , Moms 25% 1 816,25 0,00 0,00 0, Avsetning disposisjonsfond ,00 0,00 0,00 0, Sum utgifter , , , , Kompensasjon 25% moms ,25 0,00 0,00 0,00 driftsregnskap Bruk av tidl års regnskapm mindreforbruk ,00 0,00 0,00 0, Bruk av disposisjonsfond 0, , , , Sum inntekter , ,00 0, , Fantastiske Fosen 7 265,00 0,00 0,00 0, Bevertning ,35 0, , , Opplæring/kurs, ikke oppg.pl ,80 0, , , Konsulenttjenester ,00 0, , , Utviklingstiltak ,56 0, , , Avsetning til disposisjonsfond 0,00 0, , , Moms 25% ,00 0,00 0,00 0, Moms 8% 2 106,64 0,00 0,00 0, Sum utgifter ,35 0, , , Kompensasjon 25% moms driftsregnskap ,00 0,00 0,00 0, Kompensasjon 8% moms driftsregnskap ,64 0,00 0,00 0, Ref. fra staten ,00 0, , , Ref. fra kommuner (fakturert) 0,00 0,00 0,00 0, Sum inntekter ,64 0, , , Næringsalliansen ,29 0,00 0,00 0, Fastlønn ,40 0, , , Pensjonsinnskudd KLP ,70 0, , , Kollektiv ulykkes/gr.livsforsikr. 267,54 0,00 500,00 500, Arbeidsgiveravgift 9 652,19 0, , , Bevertning ,00 0, , , Linjeleie 559,20 0, , ,00

11 Konto Konto(T) Regnskap endringer 2014 totalt Opplæring/kurs, ikke oppg.pl ,00 0, , , Diettgodtgjørelse 1 380,00 0, , , Bilgodtgjørelse 1 328,40 0, , , Oppholdsutgifter ved reiser 1 242,04 0, , , Transport reiseregninger 4 082,37 0, , , Yrkesskade-/reiseforsikring 128,60 0,00 500,00 500, Husleie 2 600,00 0, , , Div. avg., gebyrer, lisenser 6 447,00 0, , , Kjøp av edb-utstyr 0,00 0, , , Konsulenttjenester ,00 0, , , Moms 25% ,30 0,00 0,00 0, Moms 8% 190,59 0,00 0,00 0, Sum utgifter ,33 0, , , Kompensasjon 25% moms driftsregnskap ,30 0,00 0,00 0, Kompensasjon 8% moms driftsregnskap -190,59 0,00 0,00 0, Bruk av disposisjonsfond 1) 0,00 0, , , Bruk av bundne fond 2) 0,00 0, , , Sum inntekter ,89 0, , , Digital døgnåpen forvaltning ,44 0,00 0,00 0,00 Fotnoter: 1) Tas fra disposisjonsfond Tiltaksmidler 2) Tas fra følgende bundne fond: Samarbeidsordninger kr DMS som omdisponeres kr Folkehelse som omdisponeres kr Regional utvikling kr