STYREMØTE/RÅDSMØTE I FOSEN REGIONRÅD MØTEBOK

Transkript

1 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: NOTAT TIL: Styret/rådet i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: STYREMØTE/RÅDSMØTE I FOSEN REGIONRÅD MØTEBOK Sted: Tid: Kantina på LIV-bygget, Vanvikan, Leksvik kommune Fredag , kl oppstart for konferanse for formannskapene (Styremøtet/rådsmøtet startet umiddelbart etter representantskapsmøtene i Fosen Kommunerevisjon IKS og Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS.) Disse møtte: Hans Eide og Ogne Undertun Knut M. Ring, Bjørnar Dahlberg og Therese Eidsaune Ove Vollan og Randi Sollie Denstad Vibeke Stjern, Jon Husdal og Håkan Berdahl Einar Strøm og Line M. R. Abel Jan Helge Grydeland Astrid Jakobsen og Oddbjørn Ovesen Bjugn Ørland Rissa Åfjord Leksvik Roan Osen Forfall: Arnfinn Astad, Toril N. Madsø, Tore Melhuus og Anne Torill Rødskjø, Bjugn, Anne Berit S. Sæther og Hauk Paulsen, Leksvik, Jørn Nordmeland, Osen, Anbjørg Bremnes og Bente Sandmo, Roan, Rune Schei, Rissa. Ellers møtte: Kjell Inge Skaldebø, Åfjord kommune, Roar Leirset, Osen kommune, Alf Petter Tenfjord, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, Odd Inge Mjøen, Karianne O. Thung og Torhild Aarbergsbotten, Sør-Trøndelag fylkeskommune, Harald S. Jensen og Vidar Daltveit fra sekretariatet. Fordeling: Møteleder: Tilstedeværende, fraværende styremedlemmer, varamedlemmer styret, øvrige rådsmedlemmer, øvrige rådmenn, STFK, NTFK, KSST, KSNT og presse Styreleder Ove Vollan Arbeidsutvalget i Fosen Regionråd hadde bestemt at det skulle arrangeres konferanse for formannskapene (utsatt fra den 12. oktober) samme dag som styremøtet/rådsmøtet. Innledningsvis på dagen ønsket ordfører Einar Strøm velkommen til Leksvik kommune. Han orienterte kort om Leksvik og noen saker som det arbeides med i kommunen. Tema denne dagen var Informasjon om større utbyggingsprosjekter i regionen. Det var innlegg av Brigader Tom Guttormsen, Ørland Hovedflystasjon Ny kampflybase. 1

2 Det ble orientert om den store utbyggingen som er nært forestående, som følge av Stortingets vedtak om å lokalisere den nye kampflybasen til Ørland. Dette er en utbygging som vil ha stor betydning for hele regionen, og det er viktig at vi som region står samlet bak den aktiviteten som vil komme. Fylkesrådmann Odd Inge Mjøen, Sør-Trøndelag fylkeskommune, fulgte opp med å orientere om hvordan fylkeskommunen og kommunene på Fosen vil og bør jobbe sammen, på ulike plan, frem mot etablering av ny kampflybase. Det ble orientert om diverse prosjekter som er i gang, blant annet styret i Fosen Regionråd sitt vedtak om Samarbeidstiltak knytta til forventninger om store utbygginger og aktiviteter i regionen. Harald S. Jensen orienterte om oppstarten av dette arbeidet. Videre var det orientering om nok en storsatsing i vår region, nemlig utbygging av vindkraft og overføringslinje. Direktør for prosjektutvikling i SAE Vind, Knut A. Mollestad, orienterte om de ulike planene som foreligger og som er gitt konsesjon av NVE. Det er mange som er spent på ankebehandlingen som forhåpentligvis blir behandlet i OED i løpet av 1. halvår Viktig at regionen forbereder seg på den utbygging som kan komme og på den aktiviteten som vil bli i en utbyggingsfase og ikke minst i en fremtidig driftsfase. Dersom utbyggingen av ovennevnte prosjekter blir realisert betyr dette en investering i vår region, de neste 10 årene, som vi ikke har sett maken til tidligere, her vil det være snakk om investeringer i størrelsesorden mellom 10 og 20 milliarder kroner. Videre ble det en drøfting om hvordan vi bør organisere det regionale samarbeidet fremover. Styrets nestleder, ordfører Vibeke Stjern, innledet med et tilbakeblikk på tidligere vedtak og behandlinger om fremtidig organisering av det regionale samarbeidet. Alle kommuner har gitt uttrykk for at det er ønskelig med et fortsatt sterkt regionalt samarbeid, uten at det er tatt noen endelig beslutning om endret organisering. Det er viktig at kommunestyrene blir holdt orientert om hvilke saker som rører seg i det regionale samarbeidet, ordfører og rådmann har en viktig oppgave i dette arbeidet. Innspill fra salen tyder på at deltakerne på konferansen ser at de utbyggingsprosjekter som ble presentert vil bety svært mye for Fosenregionen, og at det fortsatt er viktig at vi som region står samlet! Konferansen for formannskapene ble avsluttet og de deltakere som ikke skulle være med på påfølgende møter ble ønsket vel hjem! Det ble så avviklet representantskapsmøter i Fosen Kommunerevisjon IKS og Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS. Egne møtereferat fra disse møtene utsendes fra selskapene. Deretter ble det foretatt navneopprop for deltakelse i styremøte/rådsmøte. Innkalling og saksliste til styremøtet/rådsmøtet enstemmig godkjent. Saker til behandling: SAK 21/12 Oppfølging av styrets vedtak 2

3 Sekretariatets innstilling: Orienteringen tas til etterretning. Arbeidsutvalgets enstemmige innstilling: Orienteringen tas til etterretning. Orienteringen tas til etterretning. SAK 22/12 Fosen Regionråd budsjett 2013 og budsjettrammer 2014 Sekretariatets innstilling: 1. Forslag til budsjett for 2013 vedtas. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. 3. De foreslåtte budsjettrammer legges til grunn for utarbeidelse av budsjett for Rådmannsgruppens behandling i møte den : Det ble pekt på viktigheten av at det skjer en avklaring i forhold til om det skal jobbes med nye samarbeidsområder og tema, eller om det ikke forventes noen nye initiativ og tiltak. Videre er det enighet om at tida er moden for å gjennomføre en evaluering av samarbeidsordningene og sekretariatet i regionrådet. Rådmannsgruppens enstemmige vedtak den : 1. Sekretariatet utarbeider forslag til kutt i den foreslåtte budsjettramma i størrelsesorden kr før budsjettet legges fram til endelig behandling, enten ved bruk av oppsparte midler eller ved å ta bort tjenester / oppgaver. Foreslås det å ta bort oppgaver / tjenester må det redegjøres for konsekvensene av det. 2. Det bes også om at det utarbeides et beslutningsgrunnlag for en evaluering av samarbeidsordningene og sekretariatet i regionrådet. Dette kan alternativt skje i form av en forvaltningsrevisjon. Rådmannsgruppens enstemmige innstilling den : 1. Forslag til budsjett for 2013 vedtas. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. 3. De foreslåtte budsjettrammer legges til grunn for utarbeidelse av budsjett for Det bes om at det utarbeides en plan for en evaluering av samarbeidsordningene. Arbeidsutvalgets enstemmige innstilling: 1. Forslag til budsjett for 2013 vedtas. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. 3. De foreslåtte budsjettrammer legges til grunn for utarbeidelse av budsjett for Det bes om at det utarbeides en plan for en evaluering av samarbeidsordningene. 3

4 Behandling i styremøte: Knut Ring foreslo følgende endring av pkt. 3: De foreslåtte budsjettrammer for 2014 tas til orientering. 1. Forslag til budsjett for 2013 vedtas. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. 3. De foreslåtte budsjettrammer for 2014 tas til orientering. 4. Det bes om at det utarbeides en plan for en evaluering av samarbeidsordningene. SAK 23/12 Regionale samarbeidsordninger driftsbudsjett 2013 og rammer for 2014 (Orienteringssak, styret ) Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Budsjett for 2013 for følgende samarbeidsordninger vedtas: a) Fosen Regnskap b) Fosen Lønn c) Kemnerkontoret for Fosen d) Fosen IKT e) Fosen Barneverntjeneste f) Fosen Inkasso g) Fosen Låneadministrasjon h) Fosen GIS (geografiske informasjonssystemer) i) Fosen Sak/arkiv (Ephorte) j) Helse og omsorgsprogram (Profil Fosen) 2. De foreslåtte rammer i 2014 legges til grunn for utarbeidelse av budsjett for Eventuelt regnskapsmessig mindreforbruk kan i forbindelse med regnskapsavslutningen avsettes til bundet fond drift. Maksimal beholdning avsatt til bundet fond drift skal ikke overstige kr Tilsvarende forutsettes det at eventuelt regnskapsmessig merforbruk blir dekket av midler som er avsatt til bundet fond drift. Unntatt fra bestemmelsen om maksimal fondsbeholdning er Fosen IKT, som det er vedtatt egne bestemmelser for vedr. avsetning til bundne fond drift og investering. 4. Saken legges fram for styret i Fosen Regionråd til orientering. Rådmannsgruppas behandling den sak 22/12: Følgende ledere av tjenestesenter deltok i møte: o Ingjerd Harøy, Fosen Regnskap o Per Johansen, Fosen Lønn o Roy Kjeøy, Kemnerkontoret for Fosen o Robert Karlsen, Fosen IKT o Therese Guddingsmo, Fosen Barneverntjeneste o Elizabeth Brødreskift, Fosen Inkasso 4

5 Lederne av tjenestesentrene gjennomgikk og redegjorde for budsjettforslagene. Det ble foreslått at eventuelt regnskapsmessig mindreforbruk kan i forbindelse med regnskapsavslutningen avsettes til bundet fond drift. Maksimal beholdning avsatt til bundet fond drift skal ikke overstige kr Unntatt fra bestemmelsen om maksimal fondsbeholdning er Fosen IKT, som det er vedtatt egne bestemmelser for vedr. avsetning til bundne fond drift og investering. Rådmannsgruppas enstemmige vedtak i møte den sak 22/12: 1. Før budsjettene legges fram til endelig behandling utarbeider vertskommunene forslag til kutt som medfører reduksjon i kommuneandelene til drift i størrelsesorden 3 %. Dette kan skje enten ved bruk av oppsparte midler eller ved å ta bort tjenester / oppgaver. Foreslås det å ta bort oppgaver / tjenester må det redegjøres for konsekvensene av det. 2. Det forutsettes at sekretariatet i regionrådet utarbeider et beslutningsgrunnlag for en evaluering av samarbeidsordningene og sekretariatet i regionrådet. Dette kan alternativt skje i form av en forvaltningsrevisjon. 5

6 Rådmannsgruppens enstemmige vedtak i møte den sak 29/12: 1. Etter en grundig drøfting kom Rådmannsgruppen fram til at budsjettene for samarbeidsløsningene i 2013 blir slik det går fram av tabellene nedenfor: Tjenestesamarbeid - budsjett kommuneandeler 2013: SUM 2013 SUM 2012 Endring 2012 til 2013 Fosen Regnskap Fosen Lønn Kemerktr Fosen IKT Fosen Barnevern Fosen Inkasso Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Småselskap Fosen Låneadm. Fosen GIS/ Kart Fosen sak/arkiv Helse- /omsorgspr SUM drift SUM drift Differanse Rådmannsgruppen ber om at det også i 2013 arbeides med effektiviseringstiltak med tanke på budsjett Eventuelt regnskapsmessig mindreforbruk kan i forbindelse med regnskapsavslutningen avsettes til bundet fond drift. Maksimal beholdning avsatt til bundet fond drift skal ikke overstige kr Tilsvarende forutsettes det at eventuelt regnskapsmessig merforbruk blir dekket av midler som er avsatt til bundet fond drift. Unntatt fra bestemmelsen om maksimal fondsbeholdning er Fosen IKT, som det er vedtatt egne bestemmelser for vedr. avsetning til bundne fond drift og investering. 4. Saken legges fram for styret i Fosen Regionråd til orientering. Arbeidsutvalgets enstemmige innstilling: Styret i Fosen Regionråd tar rådmannsgruppens vedtak til orientering. Styret i Fosen Regionråd tar rådmannsgruppens vedtak til orientering. SAK 24/12 Møteplan 2013 for rådmannsgruppe, arbeidsutvalg og styre Sekretariatets forslag til vedtak: 6

7 1. Rådmannsgruppen vedtar fremlagte møteplan for rådmannsgruppens møter i Rådmannsgruppen vil anbefale styret i Fosen Regionråd å vedta det fremlagte forslag til møteplan for styret, Fosenkonferansen, konferanser for formannskapene og møter i Arbeidsutvalget for Rådmannsgruppens enstemmige vedtak: 1. Rådmannsgruppen vedtar fremlagte møteplan for rådmannsgruppens møter i Rådmannsgruppen vil anbefale styret i Fosen Regionråd å vedta det fremlagte forslag til møteplan for styret, Fosenkonferansen, konferanser for formannskapene og møter i Arbeidsutvalget for Arbeidsutvalgets behandling: Arbeidsutvalget ble i møtet orientert om at de videregående skolene på Fosen v/felles skoleutvalg, planlegger en dialogkonferanse hvor bla politikere på Fosen vil bli invitert. Det er et ønske om at Fosen Regionråd deltar i planlegging av konferansen. Sekretariatet v/regionkonsulenten deltar i komiteen som skal forberede denne konferansen. Sekretariatet har gitt tilbakemelding om at det, fra Fosen Regionråd, er et sterkt ønske/krav om at også Leksvik VGS blir en del av denne konferansen. Foreløpig tidspunkt er satt til 13. februar. Arbeidsutvalget vil foreslå at konferansen for formannskapene legges til denne dagen, under forutsetning av at Leksvik VGS blir deltaker. Alternativt blir konferansen for formannskapene avholdt den 15. mars. AU vil også foreslå at det i 2013 kun avholdes en konferanse for formannskapene samt Fosenkonferansen (alle kommunestyrene). Arbeidsutvalgets enstemmige innstilling: Styret i Fosen Regionråd vedtar det fremlagte forslag til møteplan for styret, og arbeidsutvalget og de endringer som ovenfor er nevnt når det gjelder Fosenkonferansen og konferanser for formannskapene (arbeidsutvalgets forslag fremkommer i skjemaet). Styret i Fosen Regionråd vedtar det fremlagte forslag til møteplan for styret, og arbeidsutvalget og de endringer som ovenfor er nevnt når det gjelder Fosenkonferansen og konferanser for formannskapene. 7

8 FOSEN REGIONRÅD Møteplan for Fosen Regionråd 2013, Vedtatt i styresak 24/12, Dato Møtested Møtetype Åfjord Rådmannsmøte Arbeidsutvalg NB! Dialogkonferanse VGS/Formannskapene Åfjord Styremøte Rissa Konferanse for formannskapene Åfjord Rådmannsmøte Arbeidsutvalg Roan Styremøte Åfjord Rådmannsmøte Arbeidsutvalg Rissa Styremøte / Årsmøte Endret plass. Endret dato Saker Åfjord Rådmannsmøte Arbeidsutvalg Osen Styremøte Åfjord Rådmannsmøte Budsjett Bjugn FOSENKONFERANSEN Arbeidsutvalg Ørland Styremøte/Rådsmøte Budsjett Åfjord Rådmannsmøte Arbeidsutvalg Leksvik Styremøte Budsjettdrøft. FR + samarbeidsordn. NB! Dersom det blir dialogkonferanse med de videregående skolene den 13. februar erstatter dette foreslåtte konferanse for formannskapene den 15. mars 8

9 SAK 25/12 Skjønnsmidler til regionrådene 2010, 2011 og rapportering Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Vedlagte rapport til fylkesmannen i Sør-Trøndelag gir en god oversikt over erfaringer med og effekter av midler tildelt Fosen Regionråd i 2010, 2011 og 2012 til styrking av utviklings- og utredningskapasiteten. De tildelte skjønnsmidlene har vært et viktig bidrag til å initiere og iverksette nye samarbeidstiltak. 2. Kommunene i Fosen Regionråd mener at en videreføring av tiltaket vil bidra til å utvikle regionsamarbeidet på Fosen. Aktuelle nye samarbeidsområder vil være næringsutvikling, landbruksforvaltning, arealplanlegging og personalforvaltning. Rådmannsgruppens enstemmige forslag til vedtak: 1. Vedlagte rapport til fylkesmannen i Sør-Trøndelag gir en god oversikt over erfaringer med og effekter av midler tildelt Fosen Regionråd i 2010, 2011 og 2012 til styrking av utviklings- og utredningskapasiteten. De tildelte skjønnsmidlene har vært et viktig bidrag til å initiere og iverksette nye samarbeidstiltak. 2. Kommunene i Fosen Regionråd mener at en videreføring av tiltaket vil bidra til å utvikle regionsamarbeidet på Fosen. Aktuelle nye samarbeidsområder vil være næringsutvikling, landbruksforvaltning, arealplanlegging og personalforvaltning. Arbeidsutvalgets enstemmige forslag til vedtak: 1. Styret er enig i at vedlagte rapport til fylkesmannen i Sør-Trøndelag gir en god oversikt over erfaringer med og effekter av midler tildelt Fosen Regionråd i 2010, 2011 og 2012 til styrking av utviklings- og utredningskapasiteten. De tildelte skjønnsmidlene har vært et viktig bidrag til å initiere og iverksette nye samarbeidstiltak. 2. Kommunene i Fosen Regionråd mener at en videreføring av tiltaket vil bidra til å utvikle regionsamarbeidet på Fosen. Aktuelle nye samarbeidsområder vil være næringsutvikling, landbruksforvaltning, arealplanlegging og personalforvaltning. 1. Styret er enig i at vedlagte rapport til fylkesmannen i Sør-Trøndelag gir en god oversikt over erfaringer med og effekter av midler tildelt Fosen Regionråd i 2010, 2011 og 2012 til styrking av utviklings- og utredningskapasiteten. De tildelte skjønnsmidlene har vært et viktig bidrag til å initiere og iverksette nye samarbeidstiltak. 2. Kommunene i Fosen Regionråd mener at en videreføring av tiltaket vil bidra til å utvikle regionsamarbeidet på Fosen. Aktuelle nye samarbeidsområder vil være næringsutvikling, landbruksforvaltning, arealplanlegging og personalforvaltning. 9

10 SAK 26/12 Tillitsvalgte oppnevning av faste representanter til regionale fora Sekretariatets forslag til vedtak: Rådmannsgruppen vil anbefale at styret i Fosen Regionråd å vedta at samarbeidet mellom tillitsvalgte og Fosen Regionråd organiseres slik: Tillitsvalget blir representert med 2 faste representanter i hhv. rådet og styre. Det oppnevnes i tillegg 2 varamedlemmer. Representantene gis møte, tale og forslagsrett i rådet og styre. De fire hovedsammenslutningene representert ved fire regiontillitsvalgte har selv ansvar for å velge representanter og varamedlemmer til rådet og styre. I tillegg har de fire hovedsammenslutningene ved de regiontillitsvalgte ansvar for å oppnevne medlemmer til prosjektgrupper / arbeidsgrupper. De samme regiontillitsvalgte har ansvar for å rapportere endringer, i regiontillitsvalgte og møtende representanter og varamedlemmer, til sekretariatet i Fosen Regionråd. Det 4 regiontillitsvalgte mottar møteinnkallingene til de organ som for øvrig er etablert i hht. Fosen Regionråd sine vedtekter. Disse har ansvar for å informere øvrige tillitsvalgte i regionen om de saker mv. de mottar fra regionrådet. Målsettingen er at ordningene iverksettes etter hvert og senest innen Rådmannsgruppens behandling: Leder av rådmannsgruppen gav en grundig orientering om møtene med de tillitsvalgte. Ved votering stemte en representant i rådmannsgruppen mot sekretariatets forslag. Rådmannsgruppens enstemmige innstilling: Styret i Fosen Regionråd vedtar at samarbeidet mellom tillitsvalgte og Fosen Regionråd organiseres slik: Tillitsvalget blir representert med 2 faste representanter i hhv. rådet og styre. Det oppnevnes i tillegg 2 varamedlemmer. Representantene gis møte, tale og forslagsrett i rådet og styre. De fire hovedsammenslutningene representert ved fire regiontillitsvalgte har selv ansvar for å velge representanter og varamedlemmer til rådet og styre. I tillegg har de fire hovedsammenslutningene ved de regiontillitsvalgte ansvar for å oppnevne medlemmer til prosjektgrupper / arbeidsgrupper. De samme regiontillitsvalgte har ansvar for å rapportere endringer, i regiontillitsvalgte og møtende representanter og varamedlemmer, til sekretariatet i Fosen Regionråd. Det 4 regiontillitsvalgte mottar møteinnkallingene til de organ som for øvrig er etablert i hht. Fosen Regionråd sine vedtekter. Disse har ansvar for å informere øvrige tillitsvalgte i regionen om de saker mv. de mottar fra regionrådet. Målsettingen er at ordningene iverksettes etter hvert og senest innen

11 Arbeidsutvalgets enstemmige innstilling: Styret i Fosen Regionråd slutter seg til rådmannsgruppens innstilling. Behandling i styremøte: Styreleder Ove Vollan foreslo at det settes inn et nytt kulepunkt som sier at ordningen etableres som en prøveordning for 1 år. Styret i Fosen Regionråd vedtar at samarbeidet mellom tillitsvalgte og Fosen Regionråd organiseres slik: Tillitsvalget blir representert med 2 faste representanter i hhv. rådet og styre. Det oppnevnes i tillegg 2 varamedlemmer. Representantene gis møte, tale og forslagsrett i rådet og styre. De fire hovedsammenslutningene representert ved fire regiontillitsvalgte har selv ansvar for å velge representanter og varamedlemmer til rådet og styre. I tillegg har de fire hovedsammenslutningene ved de regiontillitsvalgte ansvar for å oppnevne medlemmer til prosjektgrupper / arbeidsgrupper. De samme regiontillitsvalgte har ansvar for å rapportere endringer, i regiontillitsvalgte og møtende representanter og varamedlemmer, til sekretariatet i Fosen Regionråd. Det 4 regiontillitsvalgte mottar møteinnkallingene til de organ som for øvrig er etablert i hht. Fosen Regionråd sine vedtekter. Disse har ansvar for å informere øvrige tillitsvalgte i regionen om de saker mv. de mottar fra regionrådet. Målsettingen er at ordningene iverksettes etter hvert og senest innen Ordningen etableres som en prøveordning for 1 år. Møtet slutt kl Vidar Daltveit Ref. 11