FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf:

Transkript

1 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: TIL: Rådmannsgruppen i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: Referat fra møte i rådmannsgruppen, fredag Sted: Møterom «Toppen», Åfjord helsesenter, Åfjord kommune Tid : Fredag 6. februar 2015, kl 0900 Tilstede: Andre: Forfall: Roy Bjarne Hemmingsen, Roan, Per Johansen, Åfjord, Gaute Krogfjord, Ørland, Vigdis Bolås, Rissa, Kjetil By Rise, Bjugn, i tillegg deltok Harald S. Jensen og Vidar Daltveit fra sekretariatet. Eirin Folde, prosjektleder DDF, Sølvi Fremst ad og Thormod Hellesøy fra ACOS. ( i forbindel s e med orientering om Digital Døgnåpen forvaltning) Kristoffer Fjeldvær ( i forbindelse med orientering om Fosen IKT ). Roar Leirset, Osen kommune, Tor Langvold, Bjugn kommune, Snorre Glørstad, Ørland kommune og Kai Terj e Dretvik, Leksvik kommune Møteleder: Vidar Daltveit Saker til behandling: Sak 01 /1 5 Møte i Rådmannsgruppa den 28. november - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte Sekretariatets innstilling: 1. Referat fra møter i rådmannsgru ppa den 28. november godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfçlgingssaken blir en del av mçtereferat og settes inn i slutten av Behandling i møtet: Rådmannsgruppas vedtak: 1. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 28. november godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfçlgingssaken blir en del av mçtereferat og settes inn i slutten av

2 Sak 02/15 Overføring av skatteoppkrevingen til Skatteetaten Høringsuttalelse Sekretariatets forslag til vedtak: Styret i Fosen Regionråd oversender nedenstående uttalelse om «Overføring av skatteoppkrevingen til Skatteetaten» til Finansdepartementet. Rådmannsgruppens innstilling: Styret i Fosen Regionråd oversender nedenstående uttalelse om «Overføring av skatteoppkrevingen til Skatteetaten» til Finansdepartementet. Orienteringer/drøftinger: Digital Døgnåpen forvaltning (DDF) Status og videre fremdrift (orientering ved prosjektleder Eirin Folde) o Innledningsvis presenterte Eirin Folde representantene fra ACOS; Thormod Hellesøy, prosjektkoordinator og Sølvi Fremstad, forretningsansvarlig for Portal & Selvbetjening o Sølvi Fremstad gav en presentasjon av firmaet ACOS og uttrykte stor tilfredshet med å ha inngått kontrakt med Fosen Regionråd om levering av ny portal- og selvbetjeningsløsning for Fosenkommunene. Det har vært et spennende arbeid å jobbe med tilbudet ut fra en svart grundig og gjennomarbeidet kravspesifikasjon, faktisk noe av det beste ACOS har vært borte i. (Se omtale) o Thormod Hellesøy presenterte selve anskaffelsen (presentasjonen sendes ut til rådmannsgruppen) o Noen utfordringer: Svar UT har tatt litt tid for å få avklart Evry må tilpasse e-phorte til valgt løsning Innholdsproduksjonen må starte så snart som mulig! Her må kommunene sette inn ressurser og «fristille» personell til å jobbe med dette. o Eirin viste en «filmsnutt» fra KommIT; «Slipp taket Fest grepet!» (presentasjonen sendes ut til rådmannsgruppen) Det er mange utfordringer som ligger foran oss for å få til et vellykket prosjekt Gevinstrealisering har hatt en samling med økonomisjefene. Viktig med kontakt mellom rådmann og økonomisjef på dette området. Rett personer må være på plass fra den enkelte kommune: «Chat» - hvem får ansvaret for dette i «servicetorget»? «Barnehagesøknad» - hvem blir ansvarlig for dette? Web-redaktører/superbrukere må på plass snarest, tilbakemelding gis til Eirin. Det er avsatt kusrsdager 3. og 4. mars. 14. og 15. april arrangerer ACOS et Brukerseminar i Stavanger Eirin skal være innleder på denne samlingen.

3 Det er ønskelig at prosjektlederne deltar på seminaret! (Eirin tar kontakt) o Det vil bli opprettet en «skyggeportal» etter hvert som innhold til portalløsningen produseres. Dette vil være et viktig verktøy for å få den riktige utformingen av «sluttproduktet». Prosjektansvarlig i kommunene må plukke ut et «testpanel» som kan gi oss tilbakemeldinger på det som produseres etc. o Det må også utarbeides en mediestrategi for hvordan vi kan presentere utviklingen og lanseringen av ny potal- selvbetjeningsløsning. o e-fagrådet kort orientering; Første møte i e-fagrådet er avholdt Ola Andreas Stavne oppnevnes som leder av e-fagrådet. Med henvisning til rådmannsgruppens sak 10/14 skal e-fagrådet prioritere rekkefølgen på allerede vedtatte større IKTprosjekter/programinstallasjoner! Rådmannsgruppens konklusjon: Orienteringen tas til etterretning. Ola Andreas Stavne er leder av e-fagrådet e-fagrådet skal prioritere rekkefølgen på allerede vedtatte større IKTprosjekter/programinstallasjoner. Fosen IKT Organisering og ressursbruk i forhold til prosjekt/daglig drift (presentasjonen sendes rådmannsgruppen sammen med referatet) Rissa kommune orienterte om at Kristoffer Fjeldvær har fått det administrative ansvaret for Fosen IKT. Fosen IKT er en fellestjeneste som vi alle er avhengig av. Dette er en tjeneste som må fungere hver dag, 24/7. Ny «forretningsmodell/tjenestekatalog» er under utarbeidelse. Viktig at IKT får en kontaktperson i hver kommune som kan prioritere oppgavene i den enkelte kommune. «Faggruppen Kommunikasjon/IKT» må revitaliseres. Mandat for faggruppe/fagansvarlig sendes ut sammen med oversikt over de ulike faggruppene. Viktig at den enkelte rådmann går gjennom dette og gir tilbakemeldinger på eventuelle endringer i den enkelte faggruppe. Slike tilbakemeldinger gis til sekretariatet; vidar.daltveit@fosen.net IKT bør være tema også i neste rådmannsmøte! o Rissa ser på eventuelle forslag til endringer av mandat for «Faggruppen Kommunikasjon/IKT» Fosen Barneverntjeneste Kontaktpersoner i kommunene (Jf. referat fra OFOmøte Rissa har innspill) o Organiseringen av/ ansvaret for barnevernsarbeidet i den enkelte kommune kan variere, i enkelte kommuner er ansvaret lagt til «helseområdet» og i andre kommuner til «skoleområdet». Dette kan skape usikkerhet og manglende informasjonsutveksling mellom Fosen Barneverntjeneste og kommunene. Det er nødvendig at den enkelte rådmann oppnevner en person som kan være kontaktperson mot Fosen Barneverntjeneste. Tilbakemelding på navn gis til sekretariatet; vidar.daltveit@fosen.net snarest (har satt av

4 plass i skjemaet over faggrupper (dette er ikke en faggruppe men kun en opplisting av kontaktpersoner)). Signering av Avtale om Beredskapstjeneste for jordmortjeneste (Fosen Helse v/liz Raaken) Per Johansen sørger for at denne avtalen signeres i forbindelse med KS-konferansen 12. februar. Kommunereformen status i kommunene o Kort gjennomgang av vedtakene i den enkelte kommune. o Kommunereformen må drøftes på neste styremøte. Brev fra NITO ang kommunestruktur o Brevet referert i møtet. Møte med NAV Sør-Trøndelag NAV har ønske om møte den 17. april o NAV- Sør-Trøndelag og de lokale NAV-lederne kommer til møtet den 17. april. Henvendelse om deltakelse i «Omdømmebarometeret 2015» o Det er ikke aktuelt å delta i dette nå. Møtet slutt 1345 Vidar Daltveit, ref

5 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: TIL: Rådmannsgrupa i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: SAK 01/15 Møte i Rådmannsgruppa den 28. november - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte Referat fra møte i Rådmannsgruppa (utsendt 15. desember 2014) Saksframstillin g: SAK NR. SAKSNAVN TILTAK UTFØRT Sak 20/14 Møte i Rådmannsgruppa den 31. oktober - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte Referatet godkjent. Orientering om oppfølging av saker er tatt til etterretning. Sak 21/14 Kommunestruktur 2014 fra sju til en Fosen kommune - Utredning Rådmannsgruppens innstilling er videresendtil behandling i AU og styre. Sak 22/14 Møteplan for Rådmannsgruppen 2015 Møteplanen ble godkjent og vil bli oppdatert dersom endringer oppstår. Sak 23/14 Fosen Regionråd korrigering av driftsbudsjett for 2014 Rådmannsgruppens innstilling er videresendtil behandling i AU og til styrets behandling i ekstramøte 5. desem ber. Orienteringer /Drøftinger Andre orienteringer Digital Døgnåpen forvaltning (DDF) Status og videre fremdrift Orienteringen ble tatt til etterretning. Ang punktet om Krisekommunikasjon så er rådmannsgruppens konklusjon om avslutte arbeidet med dette punktet meddelt TIBE. (i møte og pr mail) Sekretariatets innstilling: 3. Referat fra møter i rådmannsgruppa den 28. november godkjennes. 4. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av op pfçlgingssaken blir en del av mçtereferat og settes inn i slutten av

6 Behandling i møtet: Rådmannsgruppas vedtak: 3. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 28. november godkjennes. 4. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av