Velkommen som nytilsett leiar i fylkeskommunen

Transkript

1 Møre og Romsdal fylkeskommune regional utviklar og ein tydeleg medspelar til samfunnsutviklinga i Møre og Romsdal Velkommen som nytilsett leiar i fylkeskommunen -Ein tydeleg medspelar Organisasjon - Politikk og administrasjon Ottar Brage Guttelvik, fylkesrådmann Nils-Gunnar Solli, administrasjonssjef Introduksjonsdag for nye leiarar 25. november 2015

2 Fylkeskommunen ivaretek grunnleggjande funksjonar i det norske politiske system: Styrkar folk sin innverknad på samfunnsspørsmål som har eit regionalt nedslagsfelt - nærleiksprinsippet. Vi som bur her veit best korleis vi kan utvikle Møre og Romsdal i ønska retning. Opnar opp for breiare og meir direkte deltaking - bidreg til å få fleire kvinner og ungdom inn i politikken, samt fleire parti representert (etter 1975). Kanal for politisk mobilisering rekrutteringsarena for nasjonale politikarar. Gitt meir heilskapstenking på regionalt nivå sjå samanhengar og mulegheiter på tvers av kommunegrenser og sektorar. Fylkesordføraren: Døropnar for møte med sentrale styresmakter Introduksjonsdag nye leiarar

3 Politisk organisering Fylkestinget 47 representantar Fylkesutvalet 13 representantar Kontrollutvalet 5 representantar Utdanningsutvalet 11 representantar Regional- og næringsutvalet 11 representantar Samferdselsutvalet 11 representantar Kultur- og folkehelseutvalet 11 representantar Introduksjonsdag nye leiarar

4 Rådgivande utval Eldrerådet Rådet for likestilling av funksjonshemma Ungdomspanelet Trafikktryggingsutvalet Som namnet tilseier; utvala er rådgivande i høve andre politiske utval med vedtaksfullmakt kome med forslag, innspel og kommentarar I tillegg to plannemnder: Plannemnd for byggesaker Plannemnd for samferdselsutbygging NB! Endring frå forrige valperiode: Kultur- og folkehelseutvalet er likestillingsutval Regional- og næringsutvalet er miljøutval Introduksjonsdag nye leiarar

5 Fylkesrådmannen sitt felles utvalssekretariat I funksjon frå hausten personar som har ansvar/medansvar for kvar sine utval Gunn Elin Nygård, Kari Rundmo, Ann Torill Vaksvik og Robert Løvik i administrativ seksjon i administrasjonsavdelinga + Mia Mari Silseth Smørdal og Toril Eliassen Rusten på kulturavd. Har oppgåver knytt til førebuing, gjennomføring og etterarbeid for dei politiske møta. Spørsmål om skriving av saksframlegg eller anna som gjeld vår politiske verksemd, ta kontakt med utvalssekretariatet i administrasjonsavdelinga (administrativ seksjon) eller dokumentsenteret når det gjeld utvalsmodulen i ephorte Introduksjonsdag nye leiarar

6 Det store fleirtalet av tilsette i fylkeskommunen finn ein innan utdanning og tannhelse med om lag medarbeidarar. Dvs. undervisningspersonale og driftspersonale ved vgs, tannlegar og andre tilsette ved tannklinikkane. Sentraladministrasjonen har om lag 260 tilsette fordelt på 5 linjeavdelingar og 3 stabsavdelingar, samt fellestenesta på fylkeshuset. Stabsnivået utøver støttefunksjonar til heile organisasjonen. Totalt er det nærare tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune.

7 Stabsavdelingane i sentraladministrasjonen Administrasjonsavdeling Administrasjonssjef Nils-Gunnar Solli Plan- og analyseavdeling Fylkesplansjef Ole Helge Haugen Juridisk avdeling Juridisk sjef Gudmund Lode 7 seksjonar: Personalseksjon Informasjonsseksjon Økonomiseksjon IT-seksjon Dokumentsenter Administrativ seksjon Byggje- og vedlikehaldsseksjon (ByVe) Stikkord for oppgåver (ikkje seksjonering): Planlaging Planbehandling Planstøtte GIS/Kart Statistikk/Analyse 2 seksjonar: Juridisk seksjon Innkjøpsseksjon Fellestenesta for Fylkeshuset (Opplysningstenesta / Resepsjon, Reinhald, Post og Trykkeri) Fylkeshuset AS (Vaktmeistertenesta) Fylkeshuskantina AS

8 Kva er viktig at våre leiarar har kjennskap til? Utgangspunkt i sentrale tema og fagområde: Styringslinje / Mynde / Ansvar Møre og Romsdal fylkeskommune som organisasjon (rolla som regionalpolitisk utviklingsaktør, organisasjonsstrukturen, politikk og administrasjon, plan- og styringssystem) Arbeidsgivar HR Økonomiområdet (prinsippa om mål- og rammestyring) IKT Kommunikasjonsstrategi, profilering og mediehandtering Dokumenthandtering Juridisk område; sentralt lovverk, kommunelov, off. lov / fvl., teieplikt, offentlege innkjøp Bygg og vedlikehald Korleis kan du få kunnskap? Kvar tek du kontakt ved behov for hjelp støtte? (linje stab) Kvar finn du relevante ressursar? (verktykasse med utg.pkt. i nettsidene) Introduksjonsdag nye leiarar

9 Linje- / Stabmodell Fylkesrådmann Rådgiving 3 Iverksetting Strategi Økonomi Fylkesutdanningssjef 2 STAB Prioritering Rektor 1 Utøving av støttefunksjonane skjer ut frå mynde i linja All styring følgjer linja Introduksjonsdag nye leiarar

10 -Ein tydeleg medspelar Møre og Romsdal fylkeskommune Når kan/skal du bruke mrfylke? Web: E-post:

11 -Ein tydeleg medspelar og no vert du ein enno tydelegare medspelar! Lukke til

12 Arbeidsgivarpolitikk = organisasjonspolitikk Felles referanseramme i forhold til korleis vi forstår og utviklar organisasjonen i forhold til samfunnsoppdrag vi er satt til å løyse

13 AGP-huset Overordna mål: Tydeleg kultur for læring og utvikling som grunnlag for best mogleg kvalitet på tenestene Arbeidsgivarfunksjonen som integrert del av kjerneverksemda Felles identitet Arbeidsmiljøutvikling Personalforvaltning Organisasjons- og tenesteutvikling Visjon: Ein tydeleg medspelar Felles plattform/ referanseramme for leiarskap og medarbeidarskap Inspirerande og rettleiande leiarar Kompetente og myndiggjorte medarbeidarar Kvalitet og profesjonalisering Systematisk kvalitetsarbeid Kunnskapsbasert praksis Verdiar: Respekt, likeverd, medråderett, fellesskapsansvar, open organisasjon

14 Innsatsområder Rekruttering Kompetanse- og medarbeidarutvikling Livsfasepolitikk Karrierevegar og lønnspolitikk Arbeidsmiljø/HMS Identitet/omdømme Konsept for AGP verkstad - masterbufè

15 AGP i praksis Kultur for læring og utvikling Utviklingskulturar mellom ulike nivå Kjelde: Roald, Jøsendal og Langfeld (2012)

16 AGP i praksis Leiings- og utviklingsdialog på alle nivå Kontaktmøter mellom rådmannen og avdelingssjefar Utprøving av alternativ form og innhald på rektormøta Leiarsamtalar: «fylkesutdanningssjefen og ass. fylkesutdanningssjef har leiarsamtale med rektor og ass. rektor om felles utfordringar og utfordringsbildet for skolen.» Oppdragsavtalar for skolane AGP er i praksis leiarskap «tett på» Konsept for AGP verkstad - masterbufè

17 AGP plattform for leiing og medarbeidarutvikling Kompetente og myndiggjorte medarbeidarar er sjølvstendige kunnskapsmedarbeidarar leiar i stor grad seg sjølv med støtte frå leiar forvalter sin kunnskap til organisasjonens beste initierar utvikling sjølv Ein tydeleg medspelar

18 AGP plattform for leiing og medarbeidarutvikling Eit leiarskap der vi vektlegg: dialogen fokus på kvalitet og resultat Utfordre og stille krav Støtte, inspirere og oppmuntre («heie på») Gje tillit, autonomi og fleksibilitet Utvikling og fornying gjennom refleksjon over eigen praksis AGP er i praksis kunnskapsbasert organisasjons-, leiar- og medarbeidarutvikling

19 Konkrete AGP-tiltak Etablert felles arena/tiltaksområde for heile organisasjon: Fylkesakademiet som arena for opplæringstiltak på arbeidsgivar- og organisasjonsområdet: Introduksjonsprogram med kurs for nytilsette og leiarar Årleg AGP-konferanse for leiarar, tillitsvalte og verneombod Leiarutviklingsprogram Modulbasert HMS-opplæring Basis IKT-kompetanse m.m. Kompetanseutvikling i heile organisasjonen Felles plattform for IKT-samhandling- og deling Omdømmeprosjekt Verkstad for alle tilsette Grafisk profil Kommunikasjonsstrategi Nye heimesider: Ein tydeleg medspelar

20

21

22

23 Kvifor AGP - verkstader Møteplass for felles informasjon, refleksjon og utvikling Informasjon om fylkeskommunen kopling av samfunnsoppdrag og arbeidsgivarpolitikken Løfte fram kva slags organisasjonskvalitetar vi ønskjer å fremme Refleksjon over eigen praksis, vegval og utfordringar Utvikling av vår felles organisasjon og vår felles region

24 Gjennomgåande perspektiv for AGP-verkstadar Kontinuerlige utviklingsprosessar Perspektiv A: Identitet og omdømme Perspektiv B: Kultur for læring og utvikling Perspektiv C: Kvalitet og profesjonalisering Perspektiv D: Leiarskap og medarbeidarskap Grep: Vel eitt perspektiv som gjennomgåande og eitt eller to andre som perspektiv fokusområde. NB! Kopling til lokale utviklingsprosessar - kjerneverksemda Konsept for AGP verkstad - masterbufè

25 Leiarutviklingsprogram for M&R fylkeskommune Målet med programmet er å: utvikle og avklare forståelse av Møre og Romsdal fylkeskommune som organisasjon og deltakernes egen lederrolle i lys av dette i spenningsfeltet mellom administrasjon og politikk. utvikle allmenne kunnskaper om ledelse av kunnskapsorganisasjoner, men med tydelig kopling til vår plattform for ledelse og medarbeiderutvikling gi deltakerne praktiske verktøy som lederne selv kan ta i bruk for å gjennomføre prosesser på egen arbeidsplass. Trening og utvikling av ferdigheter vektlegges. Målgruppe: Alle ledere med personalansvar. Obligatorisk for nye ledere. Ledertalent Tillitsvalgte (utvalte moduler, ikke eksamen) Gjennomføring: Samarbeidspartnere: programmet blir gjennomført av Agenda Kaupang i samarbeid med Høgskolen i Oslo og Akershus Omfang: 15 stp., 7 moduler over 15 månader Type/nivå: Kan inngå som emne i en mastergrad Læringsform: Forelesninger/introduksjon, prosjektarbeid, trening og refleksjon Ein tydeleg medspelar

26 Inndeling - Modulene 1. Organisasjons- og rolleforståelse 2. Endringsledelse (inkl. konsept for AGP-verkstadar) 3. Individuell lederkompetanse 4. Team og ledelse av team 5. Kommunikasjon og relasjonsledelse 6. Kompetanseutvikling/-styring og mobilisering 7. Samling av trådene og eksamensforberedelse

27

28

29 Personalseksjonen sin portefølje Oppfølging og utvikling av arbeidsgivar- og organisasjonspolitikk Organisasjonsutvikling Bistå med organisasjons-/hr-kompetanse i lokale OU-prosesser Administrere og fordele sentrale OU-midlar («smurningskanne») HMS og arbeidsmiljøutvikling HMS-systemkoordinator utvikling og vedlikehald av felleskomponentar Prosess-støtte for oppfølging av kollektive prosessar etter medarbeidarunderøkingar (MTM) Koordinator for Fylkesakademiet og læringsnettverk Utarbeide kurskatalog og legge til rette for opplæring innafor arbeidsgivarområdet; organisasjon-, leiing og HMS Saksbehandling til og koordinator for sentrale medråderettsorgan Rekruttering Skolering, utvikling av verkty og policy. Fylkesrådmannens repr. i tilsettingsutv. for sentraladm. Deltek enkelte leiarrekrutteringar i heile org. Vanskelege enkeltsaker (i samarbeid med juridisk avdeling): Disiplinærsaker Stillingsbankordning for handtering av overtal Konfliktsaker/mekling Varslingssaker - faktaundersøkingar og saksbehandling (mobbing/trakassering m.v.) Lokale lønnsforhandlingar personalsjefen er forhandlingsleiar Trainee-ordning - MRFK sin representant Generell leiarstøtte til fylkesrådmann, avdelings-/etatsleiarar og einingsleiarar innafor arbeidsgivar-, HR-, organisasjon Medvirke i fylkesrådmannen og fylkesutdanningssjefen sine leiardialogar Delta på sentrale møte- og samhandlingsarenaer (leiarmøter, leiarsamlingar, samarbeidsorgan)

30 Linje- / Stabmodell Fylkesrådmann Rådgiving 3 Iverksetting Strategi Fylkesutdanningssjef 2 STAB Økonomi Prioritering Rektor 1 Utøving av støttefunksjonane skjer ut frå mynde i linja All styring følgjer linja

31 Myndenivå og samhandling Utgangspunkt Korleis samhandlar vi med utgangspunkt i: 1 Skolen / rektor sine fullmakter (støtte) 2 Utdanningssjefen sine fullmakter (kombinasjon støtte / styring) 3 Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring)

32 Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 1. Skolen / rektor sine fullmakter støttefunksjon Vi samhandlar på vegne av fylkesutdanningssjefen Du kan ta direkte kontakt med personalseksjonen Hovudkontaktpersoner: Iver Kåre Mjelve og Karoline Ipsen Kven gjer kva i personalseksjonen? HR/Personal/Personalseksjonen-kven-gjer-kva Leiarstøtte (døme på leveransar frå personal): Personalleiing- og oppfølging av tilsette (pedagogisk leiing samhandle med utd.avd.) Tariff-, lov- og avtaleverk (fortolkning, heilskap, presedens) HMS/IA (system, arbeidsmiljøprosessar, konflikthandtering) Pådrivar og prosess-støtte AGPff (på vegne både av utd.sjef og fylkesrådmann) Kompetanseutvikling arbeidsgivar- og org.området Fylkesakademiet Kompetanseutvikling fag/pedagogikk utd.avdelinga Org.utvikling med personell- og strukturendringar utd.avdelinga og personal

33 Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 2. Fylkesutdanningssjefen sine fullmakter (støtte/styring) Personalseksjonen leverer på vegne av fylkesutdanningssjefen Stillingsbank - overtalshandtering Lokale arbeidstidsavtalar Drøftingsmøte med tillitsvalte på sektornivå Særskilte lønnsforhandlingar Personalsaker (alltid i samarbeid med utd.sjefen og evt. juridisk) Deltek i andre saker/prosessar etter nærare førespurnad frå utd.sjefen Fylkesutdanningssjefen / utdanningsavdelinga følgjer sjølv opp: Oppfølging av meg som rektor/leiar (resultatoppfølging, medarbeidarsamtale m.v.) Leiardialogen (i samarbeid med personal og andre stabsfunksjonar) Tilsetting av leiarar (personal gir prosesstøtte etter bestilling) Kompetanseutvikling fag/pedagogikk Org.utvikling med personell- og strukturendringar (saman med personal)

34 Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 3. Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring) Personalseksjonen leverer på vegne av fylkesrådmannen Drøftingsmøte med tillitsvalte på konsernnivå Lønnsforhandlingar Utvikling av system, politikk som gjeld heile organisasjonen (eks. AGPff, HMS) Organisasjonsutvikling (sentrale OU-midlar) Kompetanseutvikling arbeidsgivar- og org.området Fylkesakademiet Personalsaker (alltid i samarbeid med utd.sjefen og evt. juridisk) Deltek i andre saker/prosessar etter nærare førespurnad

35 Økonomiske rammer fellesutgifter organisasjon Budsjett, ramme : 1050 Bedriftshelsetenester buffer. kr , Bedriftshelsetenester sentraladm. kr , Tillitsvaltordninga kr , Organisasjonsutvikling (inkl. overførte midlar) kr , Sentrale opplæringsmidlar Fylkesakademiet kr ,- Sum kr ,

36 Arbeidsmiljø eit satsingsområde i AGP Kap. «4.6 Arbeidsmiljø HMS» Alle skal oppleve eit arbeidsmiljø som fremjar trivsel, helse og personleg utvikling Systematisk HMS-arbeid med basis i haldningsskapande arbeid og organisasjonskulturar der dialog og opne prosessar står i sentrum Ein tydeleg medspelar

37 Medarbeiderundersøkelse MRFK 2015 NÆRVÆRSFAKTORER RESULTATFAKTORER Jobbkrav Rolleforventning Innflytelse over arbeid INDIVIDFAKTORER Arbeidsglede Positive utfordringer i arbeidet Arbeidsoppgavenes verdi Tilbakemelding Sosialt samspill Engasjement i arbeidet Engasjement i organisasjonen Ledelse Kompetanseutvikling Organisatoriske ressurser Medarbeiderskap Utmattelse MRFKs egne tema - Overordnet ledelse - Medarbeidersamtalen - Samhandlings og delingskultur 37

38 Fylkesakademiet - modulbasert HMS-opplæring Den årlege AGP-konferansen Rammer og system Aktuelle opplæringstema: Fysisk arbeidsmiljø Arbeidsmiljøkartlegging Rusførebygging og AKAN Konflikthandtering Den vanskelige samtalen Inkluderande arbeidsliv - ein tydeleg medspelar!

39 Modell for samhandling mellom partane HA 3 og AML 8 HA 4, AML 7 og K.lov 25 Det administrative teneste apparatet Samhandlingsarenaer Arbeidsgivar linja Partsorganer med vedtakskompetanse Orienterings- Fylkesrådmannen og drøftingsmøter(od-m) H-SAMU Adhoc utval Fylkesutvalet Politiske utval (Utdanningsutvalet) K.lov 26 Avdelingssjefane Rektorar/ Overtannleger OD-møter Adhoc utval TANN-SAMU S-SAMU OD-møter Adhoc utval Skole-AMU Opp.l.lov 11-5 Skoleutval Samhandling mellom partane - case: Arbeidsplanar 39

40 Medbestemmelse GODE LEDERE Har gode ordninger for dialog og drøfting med de ansatte og med tillitsvalgte Utøver arbeidsgivers styringsrett og har ansvaret for å ta beslutninger som angår bruk av ressurser og organisering av arbeidet Involverer de tillitsvalgte «tidligst mulig» slik at de har reelle muligheter til å påvirke saken «Invitere tillitsvalgte inn i ledelse» (endret rolle fra fullmektig til utviklingspartner) Samhandling mellom partane - case: Arbeidsplanar 40

41 Ein tydeleg medspelar

42 Ein tydeleg medspelar

43 Ein tydeleg medspelar

44 Overordna om økonomiplan, budsjett og rammestyring

45 Økonomiplan Kommuneloven 44. Økonomiplan 1. Kommunestyret og fylkestinget skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. 2. Økonomiplanen skal omfatte minst de fire neste budsjettår. 3. Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens eller fylkeskommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Planen skal være satt opp på en oversiktlig måte

46 Økonomiplan Kommuneloven 44 Økonomiplan 4. I økonomiplanen skal det for hvert enkelt år økonomiplanen omfatter anvises dekning for de utgifter og oppgaver som er ført opp

47 45. Årsbudsjettet. Årsbudsjett 1. Kommunestyret og fylkestinget skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår. 2. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Økonomiplan og årsbudsjett er slått saman til eit dokument som blir behandla av fylkestinget i desember

48 46. Årsbudsjettets innhold Årsbudsjettet er en bindende plan for fylkeskommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret Årsbudsjettet skal omfatte hele fylkeskommunens virksomhet Årsbudsjettet skal være realistisk Årsbudsjettet skal være stilt opp på en oversiktlig måte Årsbudsjettet skal være inndelt i en driftsdel og en investeringsdel Det skal budsjetteres med et driftsresultat som minst er tilstrekkelig til å dekke renter, avdrag og nødvendige avsetninger

49 47. Årsbudsjettets bindende virkning 1. Kommunestyrets eller fylkestingets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Dette gjelder ikke for utbetalinger kommunen eller fylkeskommunen er rettslig forpliktet til å foreta, jf. 46 nr. 1 tredje punktum. 2. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder eller fylkesrådets leder gi melding til kommunestyret eller fylkestinget. 3. Får kommunestyret eller fylkestinget melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet

50 Rammestyring Møre og Romsdal fylkeskommune har eit budsjettreglement som inneber rammestyring for alle delar av fylkeskommunen si verksemd I vedtak om budsjettreglement T-19/99 vart det gjort vedtak om utvida bruk av rammestyring Rammestyring er eit styringssystem som i mindre grad er basert på politisk styring gjennom detaljerte budsjett til den enkelte verksemd, men i større grad fokuserer på måloppnåing innanfor gitte økonomiske rammer Fullmakt i ØP: «Fylkestinget pålegg kvar budsjettansvarleg instans i Møre og Romsdal fylkeskommune å leggje opp drifta i 2016 innanfor dei budsjettrammer fylkestinget har vedteke og innrette drifta etter dette frå byrjinga av året.»

51 Rammestyringssystemet inneber i praksis at: Budsjettansvarleg (for eksempel ein rektor) kan omdisponere midlar innanfor vedtatt budsjettramme Meirforbruk i høve til budsjett skal trekkjast i driftsramma budsjettåret etter at det har oppstått Mindreforbruk i høve til budsjett skal ein vurdere å plusse på driftsramma året etter Det enkelte nivå i organisasjonen kan sjølv avgjere korleis midlane best kan brukast, føresett at ein held seg innanfor den gitte økonomiske ramma, og elles at drifta er i samsvar med dei premissane som ligg til grunn for den tildelte ramma

52 OVERSIKT OVER DEI SAMLA FYLKESTINGSRAMMENE FORDELT PÅ RAMMEOMRÅDER VEDLEGG ( ) Innarbeidd 1000 kroner frå Akkumulert hittil i år 2015 evalueringa FR Rammeområde Budsjett Drift Avvik Årsbudsjett Prognose Avvik 2014 D01 Fellesutg og utg. til fordeling D02 Politisk verksemd D03 Sentraladministrasjon D04 Reservepost Sum sentral styr/fellesutg D05 Utdanningstenester D06 Fagskolane i Møre og Romsdal D09 Tannhelsetenester D10 Kulturtenester D11 Regional og næring D12 Samferdseltenester D14 Sentrale kontrollorgan SUM FYLKESTINGSRAMMER

53 ØKONOMIRAPPORT - SAMFERDSEL Rapportering pr: Innarbeidd 1000 kroner frå Akkumulert hittil i år 2015 evalueringa FR Ansvarsområde Budsjett Drift Avvik Årsbudsjett Prognose Avvik Samferdselsavdelinga Lokale bilruter Fylkesvegferjedrifta Båtruter Skoleskyss i VGS TT - ordninga Div. samferdselsformål Fylkesveger D12 Resultat/netto forbruk

54 Brukarstøtte Epost: Web: Telefon: I dag er det slik: 1. IT-seksjonen: «ServiceDesk» for sentraladministrasjonen: Superbrukar og sentral IT-support ( ) 2. Vidaregåande skoler: Lokale IT-ansvarlige Sentral IT-brukarstøtte for sentrale tenester 3. Tannhelse: Superbrukar Sentral IT-support

55 elæringsportal

56 Visma Enterprise

57 IKT-samhandling Videokonferanse Dokument samhandling: Alfresco: Epost, kalender og adressebok Fjernarbeid

58 Tryggleik 1. Tilganger 2. Antivirus 3. Nettfiltrering Filter mellom Internett og fylkesnettet Fjernar skadelig programvare (Virus, ormar osv.) Blokkerer sider med kjente feil Blokkerer sider som inneheld skadeleg programvare Informerer om sider som ikkje er «jobbrelatert»

59 Windows + L Husk å lås PC-en når du går frå kontoret

60 -Ein tydeleg medspelar Ein organisasjon ei stemme Introduksjonsdag nye leiarar

61

62

63 Ein organisasjon Ei stemme Adferd IDENTITET Vår internkultur Våre verdiar IMAGE Vår stemme i målgruppa si bevistheit Model for corporate identity og corporate image (Birkigt og Stadler, 1986)

64 «Ei stemme» kommunikasjonsstrategi for Møre og Romsdal fylkeskommune

65

66 Innsatsområde Ansvar Aktivitet

67

68 Intranett/Mi side Vår viktigaste interne kommunikasjonskanal Nyheiter kva skjer i organisasjonen Kalender -med interne aktivitetar/kurs Verkty og malar for kommunikasjon Rammeverk, lover avtalar og reglement

69

70 Råd og rettleiing for tilsette Alle medarbeidarar i MRFK har ytringsfridom, men også eit ansvar for at teieplikta blir overheldt og at brukarar og kollegaer sitt personvern blir teke i vare. På side 23 i kommunikasjonsstrategien gir vi ni råd for bruk av sosiale media for tilsette.

71

72

73

74

75

76 Ein enda tydelegare medspelar

77 Saksbehandling og arkiv Introduksjonsdag for nye ledere Ruth Wenche Stavik, nestleder arkiv

78 Arkiv er lederansvar! Øverste ledelse er ansvarlig for at arkivarbeidet blir utført i tråd med de lover og forskrifter som gjelder Legge forholdene til rette Foreta nødvendig oppfølging (tillagt administrasjonssjef etter kommuneloven) - Bruk aktivt ledersøkene som ligger i ephorte, de er gode hjelpemidler! Endres i topp-/bunntekst

79 Lovverk Arkivlov med forskrifter Forvaltningsloven regulerer adgang (taushetsplikt og partsinnsyn) Offentlighetsloven allmennhetens adgang til forvaltningens dokumenter Personopplysningsloven Endres i topp-/bunntekst

80 Vi bruker sak- arkivsystemet ephorte Våre mål og ambisjoner : bedre oversikt og mer effektiv saksbehandling ved enkel tilgang til informasjon/dokument for de som trenger det når de trenger det bedre kvalitet i saksbehandlingen effektiv forvaltning i form av likebehandling, gjenbruk og forutsigbarhet av saker bedre service mot innbyggere i form av automatisk publisering av offentlig informasjon fra arkivet til egen hjemmeside (Innsyn) Skolene skal også bruke ephorte! Dokumentsenteret holder kurs - på fylkeshuset jevnlig - på skolene på forespørsel Endres i topp-/bunntekst

81 Hva brukes ephorte til? Produksjon av brev, notater og saksframlegg etter faste tekstmaler og adresselister (også «vanlige» brev) Autorisasjons- og tilgangskontroll (uten rettigheter ingen tilgang) Oppfølgingslister (f. eks. restanse- og forfallslister) Søking og gjenfinning Standard rapporter Tilskuddsmodul, utvalgsmodul for politiske dokumenter Integrasjon mot: epost Visma rekruttering skjema på nett Mercell (innkjøpssystem) Endres i topp-/bunntekst

82 Endres i topp-/bunntekst

83 Endres i topp-/bunntekst

84 Endres i topp-/bunntekst

85 Kontakt Dokumentsenteret på: Tlf eller: Dokumenthandtering Endres i topp-/bunntekst

86 -Ein tydeleg medspelar Nye ledere i Møre og Romsdal fylkeskommune Byggje- og vedlikehaldsseksjonen, 25. November 2015

87 Møre og Romsdal fylkeskommune Fylkeskommunen eier Ca m 2 eiendomsmasse Forsikret for over 4 mrd kroner Fylkeskommunen har Investert 1,8 mrd i nye bygg siden 2004 Skal investere ytterligere 1,5 mrd til 2020 Bør forvente minst 50 års levetid på investeringene.

88 Organisasjonsplan BYVE Byggje og Vedlikehaldssjef Per Olaf Brækkan Andre Faggruppa Adm gruppe Drift Vedlikehold Plangruppa Spesialrådgiver Per Einar Langseth Koordinator Anne Bente Klokk Svendsvik NK Erik Viken Koordinator Pall Bjørgvinsson Koordinator Bjørn Erik Hjellset Driftsleder Kube Torgrim Blø Aud Holen John Johannessen Josten Wengstad Leif Ståle Halås Rigmor Olsen Terje Bjørnerem Claus Reiners Oddleif Gustad Rajah Selva

89 FDVUS Delvis BYVE BYVE BYVE

90 Samhandlingsboka Oppslagsverk når i tvil Hjelpemiddel til å forstå Når en må løse oppgaven selv Når en kan spørre om hjelp Når en kan kreve hjelp Endres i topp-/bunntekst 92

91 Melde avvik Ingen avvik gjeldende bygg som ikke er registrert i Facilit vil bli behandlet av ByVe. Vår kontaktperson Facilit er Leif Ståle Halås Avvik gjeldende HMS på utstyr meldes til utdanningsavdelinga ved Ståle Solgard Endres i topp-/bunntekst 93

92 Tildeling midler Endres i topp-/bunntekst 94

93 Informasjonstryggleik

94

95

96

97

98

99 Kva skal sikrast? Informasjon (data) Personopplysningar IT-system Omgivnadene (fysisk) Evne til å løyse oppgåvene Omdømmet

100 Utfordringar Dataangrep utafrå Svikt i interne rutinar Oppdatering av programvare (sikkerheitshol) Sikkerheitskopi manglar Manglande kontroll på informasjon Oversikt over omfang av informasjon Informasjon på ei rekkje medium; Mobile einingar Skytenester (skugge-it) Manglande kompetanse og haldningar

101 Ved brot på informasjonstryggleik Meld avvik. Møre og Romsdal fylkeskommune sitt sentrale avvikssystem (RiskManager) skal nyttast til å melde avviket. Den som oppdagar avviket skal prøve å løyse det for å redusere skadeomfanget.

102 Kontakt: Eirik Jenssen, juridisk avd

103

104 Innkjøp i Møre og Romsdal fylkeskommune Introduksjonsdag for nye leiarar og mellomleiarar 25. november 2015 Innkjøpssjef Arnt Ove Hol

105 Juridisk avdeling Innkjøpsseksjonen Gudmund Lode Juridisk sjef Eirik Jenssen Rådgiver Arnt Ove Hol Jesper Wiig Juridisk rådgiver Kristine Svendsen Juridisk rådgiver Innkjøpssjef Torgeir Riksfjord Rådgiver Jorid Nerland Rådgiver Janne Kristiansen Rådgiver Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

106 Sentrale funksjoner for innkjøpsseksjonen Ansvar for å utarbeide prosedyrer og implementere verktøy for å sikre at innkjøpene i fylkeskommunen skjer i samsvar med vedtatt innkjøpsstrategi/prosedyrer og anskaffelsesregelverket sine bestemmelser Gjennomføring av større enkeltanskaffelser / rammeavtaler Administrasjon av rammeavtaler Bistand til indre og ytre etater ved konkurransegjennomføring Informasjon/opplæring om anskaffelsesregelverket Rådgiving ved anskaffelser Bistand ved gjennomføring av konkurranser Innkjøpsbehov Konkurranse - grunnlag Kunngjøring Tilbuds periode Evaluering Tildeling og kontrakt Oppfølging Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

107 Forvaltningsrevisjons innkjøpsområdet 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt nr. 3/2014: o Etablere ei klarare rolle- og ansvarsfordeling o Etablere betre avtaleoppfølging o Opplæringsprogram og sertifisering av innkjøparar 2. Notat fra fylkesrådmannen dat : o Revisjon av struktur på bestilling-/anskaffelsesansvarlige i MRFk: Avdeling i sentraladministrasjonen - 1 person Videregående skoler - 1 person, maks. 2 personer Tannklinikkene - 1 person Anskaffelseskonferanse

108 Anskaffelser i offentlig sektor Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

109 Grunnleggende i alle offentlige anskaffelser Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

110 Grunnleggende krav i regelverket for off. anskaffelser Konkurranseutsetting Forutberegnelighet Gjennomsiktighet Etterprøvbarhet Ikke lov å dele opp anskaffelsen for å omgå regelverket Leverandør skal velges på et objektivt og ikke-diskriminerende grunnlag Offentlige anskaffelser er regulert av følgende: Lov om offentlige anskaffelser (LoA) Forskrift om offentlige anskaffelser (FoA) Offentlighetsloven Forvaltningsloven Anskaffelseskonferanse

111 Konkurransekravet Oppdragsgiver plikter å sørge for at alle anskaffelser så langt det er mulig baseres på konkurranse Gjelder uansett anskaffelsens verdi, dvs. konkurranse fra kr 1,- Anskaffelseskonferanse

112 1. Regelverkets bestemmelser: Valg av anskaffelsesprosedyrer Anskaffelsens kjøpesum/verdi (terskelverdi) er avgjørende for valg av hvilken del av forskriften man skal forholde seg til og hvilke anskaffelses prosedyrer som kan benyttes 2. Fylkeskommunes underordnede prosedyrekrav Anskaffelseskonferanse

113 Grunnlag for berging av verdi/kjøpesum på anskaffelsen (1) det samlede beløp for hele anskaffelsen (2) alle enkeltanskaffelser for prosjektet skal summeres (3) skal inkludere alle opsjoner (4) hele avtaleperioden skal legges til grunn (for rammeavtaler maks 4 år) Sentralt: (1) må ikke deles opp for å omgå regelverket Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

114 Prosedyrekrav forskrift 1,6 mill./ 39 mill. 1,6 mill./ 39 mill. Forskriftens del III Over EØS-terskelverdi Forskriftens del II Over nasjonal terskelverdi Del I (grunnleggende krav) Krav til type prosedyrer Kunngjøring Doffin/TED Krav om frist (antall dager) Del I (grunnleggende krav) Krav om type prosedyrer Kunngjøring Doffin Krav om frist (rimelig tid) 0,5 mill. 0 Forskriftens del I Direkte anskaffelser Grunnleggende krav, LoA 5 Ingen krav til prosedyre Over NOK : HMS egenerklæring Skatt/mva. attest Protokollføring Anskaffelseskonferanse

115 Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

116 Ulovlig direkte anskaffelse 1. Tildeling av kontrakt direkte til leverandør uten kunngjøring 2. Kjøp utenfor eksisterende rammeavtale 3. Manglende dokumentasjon (etterprøvbarhet) => Konsekvenser for oppdragsgiver: Gebyr (inntil 15% av kontraktsverdi) Erstatning til leverandør Neg./pos. kontraktsinteresse Svekket omdømme Lovmessige konsekvenser Samfunnsmessige konsekvenser Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

117 Sanksjoner, interne Der det avdekkes ulovlige anskaffelser vil fylkesrådmannen kalle inn den aktuelle avdelingen til gjennomgang av situasjonen, klargjøre regelverket og gjennomføre opplæring der det er behov for dette. Er det handlet i strid med delegert myndighet og/eller den individuelle ansettelsesavtalen vil det, etter en konkret vurdering, kunne bli personalmessige reaksjoner. Om fylkeskommunen blir ilagt gebyr av domstolene vil avdelingen/enheten som hovedregel måtte dekke denne kostnaden selv. Gebyr kan være opp til 15% av anskaffelsens verdi. Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

118 Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

119 HUSK! 1. Sjekk om det finnes rammeavtale (intranett) 2. Konkurranse fra 1. krone 3. Meld inn alle behov/kjøp over kr ,- til Innkjøpsseksjonen Kontrakt Innkjøpsseksjonen om dere lurer på noe Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen