-Ein tydeleg medspelar. Introduksjonsdag for nye leiarar

Transkript

1 -Ein tydeleg medspelar Introduksjonsdag for nye leiarar

2

3 -Ein tydeleg medspelar Velkommen som nytilsett leiar i fylkeskommunen Deg som leiar i den fylkeskommunale organisasjonen - Organisasjonsstruktur (linje -stab), samanhengar mellom nivå, avgjerdsprosessar (politikk og administrasjon) Ottar Brage Guttelvik, fylkesrådmann Nils-Gunnar Solli, administrasjonssjef

4 Fylkeskommunen ivaretek grunnleggjande funksjonar i det norske politiske system Styrkar folk sin innverknad på samfunnsspørsmål som har eit regionalt nedslagsfelt - nærleiksprinsippet. Vi som bur her veit best korleis vi kan utvikle Møre og Romsdal i ønska retning. Opnar opp for breiare og meir direkte deltaking - bidreg til å få fleire kvinner og ungdom inn i politikken, - t.d. Ungdommens fylkesting og Ungdomspanelet. Kanal for politisk mobilisering rekrutteringsarena for nasjonale politikarar. Gitt meir heilskapstenking på regionalt nivå sjå samanhengar og mulegheiter på tvers av kommunegrenser og sektorar. Fylkesordføraren: Døropnar for møte med sentrale styresmakter.

5 Politisk organisering Fylkestinget 47 representantar Fylkesutvalet 13 representantar Kontrollutvalet 5 representantar Utdanningsutvalet 11 representantar Regional- og næringsutvalet 11 representantar Samferdselsutvalet 11 representantar Kultur- og folkehelseutvalet 11 representantar

6 Rådgivande utval Eldrerådet Rådet for likestilling av funksjonshemma Ungdommens fylkesting / Ungdomspanelet Trafikktryggingsutvalet Utvala er rådgivande i høve andre politiske utval med vedtaksfullmakt, dvs. kjem med forslag, innspel og kommentarar I tillegg to plannemnder: Plannemnd for byggesaker Plannemnd for samferdselsutbygging NB! Endring frå forrige valperiode: Kultur- og folkehelseutvalet er likestillingsutval Regional- og næringsutvalet er miljøutval

7 Fylkesrådmannen sitt felles utvalssekretariat I funksjon frå hausten personar som har ansvar for kvar sine utval Gunn Elin Nygård, Kari Rundmo, Ann Torill Vaksvik og Robert Løvik, tilsette ved administrativ seksjon i administrasjonsavdelinga Hovudoppgåvene er førebuing, gjennomføring og etterarbeid knytt til møta i alle politiske organ Spørsmål om skriving av saksframlegg eller anna som gjeld vår politiske verksemd, ta kontakt med utvalssekretariatet i administrasjonsavdelinga (administrativ seksjon) eller dokumentsenteret når det gjeld utvalsmodulen i ephorte

8 Kva er viktig at våre leiarar har kjennskap til? Korleis får du naudsynt informasjon / kunnskap? Kvar tek du kontakt ved behov for hjelp støtte? (linje stab) Kvar finn du relevante ressursar? (verktykasse, jf. nettsidene) Tek utgangspunkt i desse tema og fagområde: Styringslinje / Mynde / Ansvar Møre og Romsdal fylkeskommune som organisasjon (rolla som regionalpolitisk utviklingsaktør, organisasjonsstrukturen, politikk og administrasjon, plan- og styringssystem) Arbeidsgivar HR Økonomiområdet (prinsippa om mål- og rammestyring) IT-strategi, Teknologi - Digitalisering - Support Kommunikasjonsstrategi, informasjon, profilering og mediehandtering Dokumenthandtering - Arkiv Bygg og vedlikehald Plansystem Juridisk område; sentralt lovverk, kommunelov, off. lov/fvl., teieplikt, offentlege innkjøp

9 -Ein tydeleg medspelar Møre og Romsdal fylkeskommune Når kan/skal du bruke mrfylke? Web: E-post:

10 Det store fleirtalet av tilsette i fylkeskommunen finn ein innan utdanning og tannhelse med om lag medarbeidarar. Dvs. undervisningspersonale og driftspersonale ved vgs, tannlegar og andre tilsette ved tannklinikkane. Sentraladministrasjonen har om lag 260 tilsette fordelt på 5 linjeavdelingar og 3 stabsavdelingar, samt fellestenesta på fylkeshuset. Stabsnivået utøver støttefunksjonar til heile organisasjonen. Totalt er det nærare tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune.

11 Stabsavdelingane i sentraladministrasjonen Administrasjonsavdeling Administrasjonssjef Nils-Gunnar Solli Plan- og analyseavdeling Fylkesplansjef Ole Helge Haugen Juridisk avdeling Juridisk sjef Gudmund Lode 7 seksjonar: Personalseksjon Informasjonsseksjon Økonomiseksjon IT-seksjon Dokumentsenter Administrativ seksjon Bygge- og vedlikehaldsseksjon (ByVe) Stikkord for oppgåver (ikkje seksjonering): Planlaging Planbehandling Planstøtte GIS/Kart Statistikk/Analyse 2 seksjonar: Juridisk seksjon Innkjøpsseksjon Fellestenesta for Fylkeshuset (Opplysningstenesta / Resepsjon, Reinhald, Post og Trykkeri) Fylkeshuset AS (Vaktmeistertenesta) Fylkeshuskantina AS

12 Linje- / Stabmodell Fylkesrådmann Rådgiving 3 Iverksetting Strategi Økonomi Fylkesutdanningssjef 2 STAB Prioritering Rektor 1 Utøving av støttefunksjonane skjer ut frå mynde i linja All styring følgjer linja

13 Planhjul - leiarskap/medarbeidarskap i ein organisasjon med tydeleg kultur for læring og utvikling «...ei omforming av arbeidsgivarpolitikken og rolla for utøving av leiing, tillitsvalderolla og tilsette- /medarbeidarrolla»

14 Møre og Romsdal ein tydeleg medspelar utkast til Fylkesplan legg klare føringar for Møre og Romsdal fylkeskommune sitt arbeid dei komande åra. Planen har fire satsingsområde kultur, kompetanse, verdiskaping og samferdsel. Desse satsingsområda er innarbeidd i økonomiplan

15 Arbeidsgivarpolitikk for framtida

16 Arbeidsgivarpolitikk = organisasjonspolitikk Felles referanseramme i forhold til korleis vi forstår og utviklar organisasjonen i forhold til samfunnsoppdrag vi er satt til å løyse

17 AGP-huset Overordna mål: Tydeleg kultur for læring og utvikling som grunnlag for best mogleg kvalitet på tenestene Arbeidsgivarfunksjonen som integrert del av kjerneverksemda Felles identitet Arbeidsmiljøutvikling Personalforvaltning Organisasjons- og tenesteutvikling Visjon: Ein tydeleg medspelar Felles plattform/ referanseramme for leiarskap og medarbeidarskap Inspirerande og rettleiande leiarar Kompetente og myndiggjorte medarbeidarar Kvalitet og profesjonalisering Systematisk kvalitetsarbeid Kunnskapsbasert praksis Verdiar: Respekt, likeverd, medråderett, fellesskapsansvar, open organisasjon

18 Innsatsområder Rekruttering Kompetanse- og medarbeidarutvikling Livsfasepolitikk Karrierevegar og lønnspolitikk Arbeidsmiljø/HMS Identitet/omdømme

19 AGP i praksis Kultur for læring og utvikling Utviklingskulturar mellom ulike nivå Kjelde: Roald, Jøsendal og Langfeld (2012) 19

20 AGP i praksis Leiings- og utviklingsdialog på alle nivå Kontaktmøter mellom rådmannen og avdelingssjefar Utprøving av alternativ form og innhald på rektormøta Leiarsamtalar: «fylkesutdanningssjefen og ass. fylkesutdanningssjef har leiarsamtale med rektor og ass. rektor om felles utfordringar og utfordringsbildet for skolen.» Oppdragsavtalar for skolane AGP er i praksis leiarskap «tett på» 20

21 Kompetente og myndiggjorte medarbeidere er selvstendige kunnskapsmedarbeidere leder i stor grad seg selv med støtte fra leder forvalter sin kunnskap til organisasjonens beste initierer utvikling selv Vi utfordrar våre leiarar til både inspirere og rettleie sine kompetente medarbeidarar, samt gje dei autonomi og fleksibilitet. Våre leiarar vil i møte med - og i utviklinga av - kompetente medarbeidarar, i større grad sette regi og utøve leiing gjennom visjon, verdiar og mål for det vi skal oppnå, meir enn å utøve kontroll og styring av arbeidet.

22 AGP plattform for leiing og medarbeidarutvikling Eit leiarskap der vi vektlegg: dialogen fokus på kvalitet og resultat Utfordre og stille krav Støtte, inspirere og oppmuntre («heie på») Gje tillit, autonomi og fleksibilitet Utvikling og fornying gjennom refleksjon over eigen praksis AGP er i praksis kunnskapsbasert organisasjons-, leiar- og medarbeidarutvikling

23 Medarbeidar i felleskapet Handlar om medarbeidaranene sine haldningar og atferd i forhold til: arbeidsgivaren, organisasjonen, kollegaer og til sjølve arbeidet utvikling og tilpassing til arbeidsomgjevnader og jobbkrav (medarbeidarskap)

24 Konkrete AGP-tiltak Etablert felles arena/tiltaksområde for heile organisasjon: Fylkesakademiet som arena for opplæringstiltak på arbeidsgivar- og organisasjonsområdet: Introduksjonsprogram med kurs for nytilsette og leiarar Årleg AGP-konferanse for leiarar, tillitsvalte og verneombod Leiarutviklingsprogram Modulbasert HMS-opplæring Basis IKT-kompetanse m.m. Kompetanseutvikling i heile organisasjonen Felles plattform for IKT-samhandling- og deling Omdømmeprosjekt Verkty for lokale utviklingsprosessar Grafisk profil Kommunikasjonsstrategi og IT-strategi Nye heimesider:

25

26

27

28 Kvifor AGP - verkstader Møteplass for felles informasjon, refleksjon og utvikling Informasjon om fylkeskommunen kopling av samfunnsoppdrag og arbeidsgivarpolitikken Løfte fram kva slags organisasjonskvalitetar vi ønskjer å fremme Refleksjon over eigen praksis, vegval og utfordringar Utvikling av vår felles organisasjon og vår felles region

29 Gjennomgåande perspektiv for AGP-verkstadar Kontinuerlige utviklingsprosessar Perspektiv A: Identitet og omdømme Perspektiv B: Kultur for læring og utvikling Perspektiv C: Kvalitet og profesjonalisering Perspektiv D: Leiarskap og medarbeidarskap Grep: Vel eitt perspektiv som gjennomgåande og eitt eller to andre som perspektiv fokusområde. NB! Kopling til lokale utviklingsprosessar - kjerneverksemda

30 Leiarutviklingsprogram for M&R fylkeskommune Målet med programmet er å: utvikle og avklare forståelse av Møre og Romsdal fylkeskommune som organisasjon og deltakernes egen lederrolle i lys av dette i spenningsfeltet mellom administrasjon og politikk. utvikle allmenne kunnskaper om ledelse av kunnskapsorganisasjoner, men med tydelig kopling til vår plattform for ledelse og medarbeiderutvikling gi deltakerne praktiske verktøy som lederne selv kan ta i bruk for å gjennomføre prosesser på egen arbeidsplass. Trening og utvikling av ferdigheter vektlegges. Målgruppe: Alle ledere med personalansvar. Obligatorisk for nye ledere. Ledertalent Tillitsvalgte (utvalte moduler, ikke eksamen) Gjennomføring: Samarbeidspartnere: programmet blir gjennomført av Agenda Kaupang i samarbeid med Høgskolen i Oslo og Akershus Omfang: 15 stp., 7 moduler over 15 månader Type/nivå: Kan inngå som emne i en mastergrad Læringsform: Forelesninger/introduksjon, prosjektarbeid, trening og refleksjon Introduksjonsdag for nye leiarar

31 Inndeling - Modulene 1. Organisasjons- og rolleforståelse 2. Endringsledelse (inkl. konsept for AGPverkstadar) 3. Individuell lederkompetanse 4. Team og ledelse av team 5. Kommunikasjon og relasjonsledelse 6. Kompetanseutvikling/-styring og mobilisering 7. Samling av trådene og eksamensforberedelse

32

33

34 Personalseksjonen sin portefølje Oppfølging og utvikling av arbeidsgivar- og organisasjonspolitikk Organisasjonsutvikling Bistå med organisasjons-/hr-kompetanse i lokale OU-prosesser Administrere og fordele sentrale OU-midlar («smurningskanne») HMS og arbeidsmiljøutvikling HMS-systemkoordinator utvikling og vedlikehald av felleskomponentar Prosess-støtte for oppfølging av kollektive prosessar etter medarbeidarunderøkingar (MTM) Koordinator for Fylkesakademiet og læringsnettverk Utarbeide kurskatalog og legge til rette for opplæring innafor arbeidsgivarområdet; organisasjon-, leiing og HMS Saksbehandling til og koordinator for sentrale medråderettsorgan Rekruttering Skolering, utvikling av verkty og policy. Fylkesrådmannens repr. i tilsettingsutv. for sentraladm. Deltek enkelte leiarrekrutteringar i heile org. Vanskelege enkeltsaker (i samarbeid med juridisk avdeling): Disiplinærsaker Stillingsbankordning for handtering av overtal Konfliktsaker/mekling Varslingssaker - faktaundersøkingar og saksbehandling (mobbing/trakassering m.v.) Lokale lønnsforhandlingar personalsjefen er forhandlingsleiar Trainee-ordning - MRFK sin representant Generell leiarstøtte til fylkesrådmann, avdelings-/etatsleiarar og einingsleiarar innafor arbeidsgivar-, HR-, organisasjon Medvirke i fylkesrådmannen og fylkesutdanningssjefen sine leiardialogar Delta på sentrale møte- og samhandlingsarenaer (leiarmøter, leiarsamlingar, samarbeidsorgan)

35 Linje- / Stabmodell Fylkesrådmann Rådgiving 3 Iverksetting Strategi Fylkesutdanningssjef 2 STAB Økonomi Prioritering Rektor 1 Utøving av støttefunksjonane skjer ut frå mynde i linja All styring følgjer linja 35

36 Myndenivå og samhandling Utgangspunkt Korleis samhandlar vi med utgangspunkt i: 1 Skolen / rektor sine fullmakter (støtte) 2 Utdanningssjefen sine fullmakter (kombinasjon støtte / styring) 3 Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring) 36

37 Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 1. Skolen / rektor sine fullmakter støttefunksjon Vi samhandlar på vegne av fylkesutdanningssjefen Du kan ta direkte kontakt med personalseksjonen Hovudkontaktpersonar: Iver Kåre Mjelve og Karoline Ipsen Kven gjer kva i personalseksjonen? Leiarstøtte (døme på leveransar frå personal): Personalleiing- og oppfølging av tilsette (pedagogisk leiing samhandle med utd.avd.) Tariff-, lov- og avtaleverk (fortolkning, heilskap, presedens) HMS/IA (system, arbeidsmiljøprosessar/mtm, konflikthandtering) Pådrivar og prosess-støtte AGPff (på vegne både av utd.sjef og fylkesrådmann) Kompetanseutvikling arbeidsgivar- og org.området Fylkesakademiet Kompetanseutvikling fag/pedagogikk utd.avdelinga Org.utvikling med personell- og strukturendringar utd.avdelinga og personal

38 Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 2. Fylkesutdanningssjefen sine fullmakter (støtte/styring) Personalseksjonen leverer på vegne av fylkesutdanningssjefen Stillingsbank - overtalshandtering Lokale arbeidstidsavtalar Drøftingsmøte med tillitsvalte på sektornivå Særskilte lønnsforhandlingar Personalsaker (alltid i samarbeid med utd.sjefen og evt. juridisk) Deltek i andre saker/prosessar etter nærare førespurnad frå utd.sjefen Fylkesutdanningssjefen / utdanningsavdelinga følgjer sjølv opp: Oppfølging av meg som rektor/leiar (resultatoppfølging, medarbeidarsamtale m.v.) Leiardialogen (i samarbeid med personal og andre stabsfunksjonar) Tilsetting av leiarar (personal gir prosesstøtte etter bestilling) Kompetanseutvikling fag/pedagogikk Org.utvikling med personell- og strukturendringar (saman med personal)

39 Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 3. Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring) Personalseksjonen leverer på vegne av fylkesrådmannen Drøftingsmøte med tillitsvalte på konsernnivå Lønnsforhandlingar Utvikling av system, politikk som gjeld heile organisasjonen (eks. AGPff, HMS) Organisasjonsutvikling (sentrale OU-midlar) Kompetanseutvikling arbeidsgivar- og org.området Fylkesakademiet Personalsaker (alltid i samarbeid med utd.sjefen og evt. juridisk) Deltek i andre saker/prosessar etter nærare førespurnad

40 Økonomiske rammer fellesutgifter organisasjon Budsjett, ramme : 1051 Bedriftshelsetenester buffer. kr , Bedriftshelsetenester sentraladm. kr , Bedriftshelsetenester EcOnline superbrukar kr , Tillitsvaltordninga kr , Organisasjonsutvikling (inkl. overførte midlar) kr , Sentrale opplæringsmidlar Fylkesakademiet kr ,- Sum kr ,-

41 Arbeidsmiljø eit satsingsområde i AGP Kap. «4.6 Arbeidsmiljø HMS» Alle skal oppleve eit arbeidsmiljø som fremjar trivsel, helse og personleg utvikling Systematisk HMS-arbeid med basis i haldningsskapande arbeid og organisasjonskulturar der dialog og opne prosessar står i sentrum Ein tydeleg medspelar

42 Medarbeiderundersøkelse MRFK 2015 NÆRVÆRSFAKTORER RESULTATFAKTORER Jobbkrav Rolleforventning Innflytelse over arbeid INDIVIDFAKTORER Arbeidsglede Positive utfordringer i arbeidet Arbeidsoppgavenes verdi Tilbakemelding Sosialt samspill Engasjement i arbeidet Engasjement i organisasjonen Ledelse Kompetanseutvikling Organisatoriske ressurser Medarbeiderskap Utmattelse MRFKs egne tema - Overordnet ledelse - Medarbeidersamtalen - Samhandlings og delingskultur

43 Fylkesakademiet sin kurskatalog - arbeidsgivarområdet

44 -Ein tydeleg medspelar Introduksjonsdag nye leiarar Ruth Wenche Stavik nestleiar dokumentsenteret

45 Arkiv er lederansvar! Øverste ledelse er ansvarlig for at arkivarbeidet blir utført i tråd med de lover og forskrifter som gjelder Legge forholdene til rette Foreta nødvendig oppfølging (tillagt administrasjonssjef, dvs. fylkesrådmann, etter kommuneloven) - Bruk aktivt ledersøkene som ligger i ephorte, de er gode hjelpemidler!

46 Lovverk Arkivlov med forskrifter Forvaltningsloven regulerer adgang (taushetsplikt og partsinnsyn) Offentlighetsloven allmennhetens adgang til forvaltningens dokumenter Personopplysningsloven m.fl.

47 Vi bruker sak- arkivsystemet ephorte Våre mål og ambisjoner : lett tilgang til informasjon/dokumentasjon for de som trenger det når de trenger det mer effektiv saksbehandling med høyere kvalitet (dokumentasjon, gjenfinning, likebehandling/forutsigbarhet) bedre service til innbyggere med automatisk publisering av offentlig informasjon fra arkivet til egen hjemmeside (Innsyn) skolene skal også bruke ephorte! Dokumentsenteret holder kurs på Fylkeshuset på skolene på forespørsel

48 Hva brukes ephorte til? Fullelektronisk arkiv siden 2007 Produksjon av brev, notater og saksframlegg etter faste tekstmaler og adresselister (også «vanlige» brev) Autorisasjons- og tilgangskontroll (uten rettigheter ingen tilgang) Oppfølgingslister (f. eks. restanse- og forfallslister) Søking og gjenfinning Standard rapporter Tilskuddsmodul, utvalgsmodul for politiske dokumenter Digital forsendelse av post og ephorte Outlook Integrasjon mot: Epost Vigo Visma rekruttering Mercell (innkjøpssystem)

49

50

51

52 Mer om ephorte? Kontakt dokumentsenteret på Tlf Intern nr Dokumenthandtering

53 Brukarstøtte Epost: Web: Telefon: IT-seksjonen: «ServiceDesk» for sentraladministrasjonen Sentral IT-support ( ) Vidaregåande skoler: Lokale IT-ansvarlige Sentral IT-brukarstøtte for sentrale tenester Tannhelse: Superbrukar Sentral IT-support

54 IKT samhandling Videokonferanse Samordna kommunikasjon Epost, kalender og adressebok Dokument samhandling:

55 IT-tryggleik Tilganger Antivirus SPAM-filter Nettfiltrering

56 Windows + L Husk å lås PC-en når du går frå kontoret

57 -Ein tydeleg medspelar Kommunikasjon Ingvild D. Sæter, informasjonsrådgivar

58

59 Kommunikasjonsmål Synleg medspelar Einskapleg profil Samhandling og deling Krisekommunikasjon mrfylke.no/kommunikasjon

60 mrfylke.no/skiltmal

61 mrfylke.no/spraak

62 Intranett

63 Bygge- og vedlikehaldsseksjonen Bygge- og vedlikehaldssjef Per Olaf Brækkan

64 ByVe i organisasjonen Nærare om stabsavdelingane Administrasjonsavdeling Administrasjonssjef Plan- og analyseavdeling Fylkesplansjef Juridisk avdeling Juridisk sjef Personalseksjon Informasjonsseksjon Økonomiseksjon IT-seksjon Dokumentsenter Administrativ seksjon BYVE Fylkesplan Plansamordning Samhandlingsarenaen GIS Statistikk og analyse Universell utforming Juridisk bistand Innkjøp Fellestenesta

65 Dagens eiendomsportefølje Fylkeskommunen eier 22 skoler m bygninger Samla forsikringsverdi kr ,- Fylkeskommunen har Investert 1,8 mrd i nye bygg siden 2004 Skal investere ytterligere 1,5 mrd til 2020 Bør forvente minst 50 års levetid på investeringene

66 Hvorfor bygg Byggene er støttefunksjon for primærtjenesten Skaper omdømme for fylkeskommunen 67

67 Oppgaver innen eiendomsforvaltning NS3454 hovedoversikt

68 Delegert ByVe/Avdeling ByVe s ansvar; Nybygg og større utbygginger 150 mill kr Større vedlikehold utenom ramma til skolene (kryssfinansiering) 25 mill kr Rådgiving Avdelingsleders ansvar (delegert til virksomhetsleder) Kontrakter leieavtaler Serviceavtaler Forsikringer Vedlikehold, reparasjoner mindre utskiftinger (skolene 17 mill kr) Renhold Tekniske drift Bygningsmessig drift Energioppfølging Brann og innbruddssikring Renovasjon 69

69 Organisasjonsplan BYVE Byggje og Vedlikehaldssjef Per Olaf Brækkan Andre Faggruppa Adm gruppe Drift Vedlikehol d Plangruppa Driftsleder Kube Koordinator Anne Bente Klokk Svendsvik Aud Holen Koordinator Pall Bjørgvinsson Koordinator Bjørn Erik Hjellset Torgrim Blø Rigmor Olsen John Johannessen Josten Wengstad Leif Ståle Halås Line Thorvik Thue Claus Reiners Oddleif Gustad Rajah Selva

70 Utviklingsplaner

71 Kategorisering Bygningskategori A - Sikre arbeidsmiljøet frem til rehabilitering Bygningskategori B - opprettholde god standard - prioriterte utskiftingstiltak Bygningskategori C - Opprettholde lovpålagte krav og utskiftingstiltak avventes

72 Utviklingsplaner

73 Teknisk tilstand for ulike hovedkomponenter 74

74 -Ein tydeleg medspelar Informasjonstryggleik Introduksjonsdag for nye leiarar 8. november 2016

75

76

77

78

79

80 Kva skal sikrast? Informasjon (data) Personopplysningar IT-system Omgivnadene (fysisk) Evne til å løyse oppgåvene Omdømmet

81 Utfordringar Dataangrep utafrå Svikt i interne rutinar Oppdatering av programvare (sikkerheitshol) Sikkerheitskopi manglar Manglande kontroll på informasjon Oversikt over omfang av informasjon Informasjon på ei rekkje medium; Mobile einingar Skytenester (skugge-it) Manglande kompetanse og haldningar

82 Ved brot på informasjonstryggleiken Meld avvik. Møre og Romsdal fylkeskommune sitt sentrale avvikssystem (RiskManager) skal nyttast til å melde avviket. Den som oppdagar avviket skal prøve å løyse det for å redusere skadeomfanget.

83 Kontakt: Eirik Jenssen, juridisk avd

84

85 -Ein tydeleg medspelar Lovverk og rammer Sentrale omgrep: habilitet, teieplikt, enkeltvedtak

86 Den fylkeskommunale saksbehandlinga Folkevalde organ tek avgjerdene i møte dersom det ikkje ligg føre delegasjon Før møte i folkevalt organ er saka forberedt av fylkesrådmannen sin administrasjon som legg saka fram med forslag til vedtak Dersom det ligg føre delegasjon, vil administrasjonen sjølv avgjere saka.

87 Saksbehandlingsreglane i kommunelova Gjeld saksbehandlinga i råd/utval som er nedsett i medhald av kommunelova Avgjerder skal takast i møte Hovedregel: Møtene er opne Møtene skal difor haldast etter ein oppsett plan, og innkalling/sakliste skal kunngjerast offentleg

88 Saksbehandlingsreglane i forvaltningslova Generelle reglar Rettleiingsplikt Raske avgjerder - Foreløpig svar Elektronisk kommunikasjon Inhabilitetskrav Teieplikt

89 Inhabilitet fvl 6 - automatisk inhabilitet absolutte inhabilitetsgrunnar - 6, første avsnitt - skjønnsmessig inhabilitet «andre særeigne forhold» - 6, andre avsnitt - skjerpa habilitetskrav i kommunelova 40

90 Særreglar for enkeltvedtak Enkeltvedtak fvl 2, første avsnitt a) og b) -utøving av offentleg myndigheit -bestemmande for rettar og/eller plikter til private personar (enkeltperson eller privat rettssubjekt) - eksemplar: Inntak vgo, utvisning frå skolen, spesialundervisning, tildeling av konsesjonar til oppdrett, tildeling av offentleg støtte etter fastsette kriterier og søknadsprosedyrer. (spillemidler, regionale utviklingspengar osv) Part fvl 2, første avsnitt e) - Den som ei avgjerd rettar seg mot eller som saka elles direkte gjeld - eksempel: Søkjar til vgo, søkjar til utlyste midlar, søkjar til offentleg stilling. - er eigar av naboeigedom som blir berørt av oppdrettsanlegg å rekne som part?

91 Partsrettar Ved behandling av sak som gjeld enkeltvedtak har parten særlege rettar: - skal ha varsel på førehand og rett til å uttale seg før det blir teke avgjerd - saka skal vere godt opplyst - parten har når som helst i prosessen rett til å gjere seg kjent med saksdokumenta - parten skal ha skriftlig melding om vedtaket - vedtaket skal vere grunngjeve (skriftleg og samtidig med vedtaket) - parten skal ha informasjon om klagerett, klagefrist, klageinstans

92 Offentleglov Offentleglova slår fast at våre saksdokument er tilgjengeleg for innsyn for alle som ber om det For å seie nei, må vi kunne vise til lovregel Journalen er viktig hjelpemiddel for publikum Journalføringsplikt obs e-postar

93 Behandling av innsynskrav Ikkje heimel for unntak: - Dokumentsenteret gir kopi av dokumentet når innsyn er kravd via postjournal. - Dersom saksbehandlar får innsynskrav via e-post/tlf e.l. saksbehandlar sjølv sende kopi av dokumentet. - Kan krevje papirkopi eller elektronisk kopi

94 Avslag på innsynskrav Saksbehandlar avgjer spm om innsyn Unntak for opplysningar resten av dokumentet er offentleg (t.d offl 13, 23 og 26) Unntak for heile dokumentet kan gjerast dersom vi meiner det er grunnlag for å nekte innsyn i interne dokument, eller i dokument som gjeld tilsettingar, lønnsoppgåver, m.v ( 14, 15, 25) Avgjerast raskt 3-5 dagar Vise til heimel for avslaget Kan be om grunngiving etterpå Opplyse om klagerett

95 Rutinar for dokumentinnsyn Sjå intranett - rutinar for dokumentinnsyn: okumenthandtering/dokumentinnsyn Avslag kan påklagast til fylkesmannen

96 Innkjøp i Møre og Romsdal fylkeskommune Introduksjonsdag for nye ledere og mellomledere 8. november 2016 Innkjøpssjef Arnt Ove Hol

97 Juridisk avdeling Innkjøpsseksjonen Gudmund Lode Juridisk sjef Eirik Jenssen Rådgiver Arnt Ove Hol Marianne Halseth Hole Juridisk rådgiver Kristine Svendsen Juridisk rådgiver Innkjøpssjef Torgeir Riksfjord Jorid Nerland Janne Kristiansen Rådgiver Rådgiver Rådgiver

98 Sentrale funksjoner for innkjøpsseksjonen Ansvar for å utarbeide prosedyrer og implementere verktøy for å sikre at innkjøpene i fylkeskommunen skjer i samsvar med vedtatt innkjøpsstrategi/prosedyrer og anskaffelsesregelverket sine bestemmelser Gjennomføring av større enkeltanskaffelser / rammeavtaler Administrasjon av rammeavtaler Bistand til indre og ytre etater ved konkurransegjennomføring Informasjon/opplæring om anskaffelsesregelverket Rådgiving ved anskaffelser Bistand ved gjennomføring av konkurranser Innkjøpsbehov Konkurransegrunnlag Kunngjøring Tilbuds periode Evaluering Tildeling og kontrakt Oppfølging

99 Forvaltningsrevisjons innkjøpsområdet 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt nr. 3/2014: o Etablere en klarare rolle- og ansvarsfordeling o Etablere bedre avtaleoppfølging 2. Notat fra fylkesrådmannen dat : o Revisjon av struktur på bestilling-/anskaffelsesansvarlige i MRFk: Avdeling i sentraladministrasjonen - 1 person Videregående skoler - 1 person, maks. 2 personer Tannklinikkene - 1 person Fylkeskommunen har etablerte strenge anskaffelsesprosedyrer

100 Grunnleggende krav i anskaffelsesregelverket Konkurranseutsetting Forutberegnelighet Gjennomsiktighet Etterprøvbarhet Ikke lov å dele opp anskaffelsen for å omgå regelverket Leverandør skal velges på et objektivt og ikke-diskriminerende grunnlag Offentlige anskaffelser er regulert av følgende: Lov om offentlige anskaffelser (LoA) Forskrift om offentlige anskaffelser (FoA) Offentlighetsloven Forvaltningsloven

101 Konkurransekravet Oppdragsgiver plikter å sørge for at alle anskaffelser så langt det er mulig baseres på konkurranse Anskaffelser under NOK kr ,- eks. mva. er i dag unntatt anskaffelsesregelverket Møre og Romsdal fylkeskommune vil ikke endre sine anskaffelsesprosedyrer på mindre anskaffelser før etter Bestilling skal gjøres via Visma Enterprise (egen bestillingsmodul) Bare anskaffelsesansvarlige som får fullmakt til bestilling I bestillingen skal det gis en kort redegjørelse av hvordan kjøpet er gjennomført)

102 Krav til valg av anskaffelsesprosedyre 1,6 mill./ 44 mill. 1,75 mill./ 44 mill. 0,5 mill ,- Forskriftens del III Over EØS-terskelverdi Forskriftens del II Over nasjonal terskelverdi Forskriftens del I Direkte anskaffelser Grunnleggende krav, Del 1 Krav til prosedyre Kunngjøring Doffin/TED Obl. kvalifikasjonskrav: Skatt/mva. attest Protokollføring Grunnleggende krav, Del 1 Ingen krav til prosedyre Kunngjøring Doffin Obl. kvalifikasjonskrav: Skatt/mva. attest Protokollføring Grunnleggende krav, LoA 5 Ingen krav til prosedyre

103 Valg av anskaffelsesprosedyrer 1. Regelverkets bestemmelser: Anskaffelsens kjøpesum/verdi (terskelverdi) er avgjørende for valg av hvilken del av forskriften man skal forholde seg til og hvilke anskaffelses prosedyrer som kan benyttes 2. Fylkeskommunes underordnede prosedyrekrav

104 Grunnlag for berging av verdi/kjøpesum på anskaffelsen (1) det samlede beløp for hele anskaffelsen (2) alle enkeltanskaffelser for prosjektet skal summeres (3) skal inkludere alle opsjoner (4) hele avtaleperioden skal legges til grunn (for rammeavtaler maks 4 år) *) Sentralt: (1) må ikke deles opp for å omgå regelverket *) Dersom det er gjentagende kjøp(enkelt anskaffelser) av samme art skal det vurderes om det er behov for rammeavtale

105

106

107 Ulovlig direkte anskaffelse 1. Tildeling av kontrakt direkte til leverandør uten kunngjøring 2. Kjøp utenfor eksisterende rammeavtale 3. Manglende dokumentasjon (etterprøvbarhet) Konsekvenser for oppdragsgiver: Gebyr (inntil 15% av kontraktsverdi) Erstatning til leverandør Neg./pos. kontraktsinteresse Svekket omdømme Lovmessige konsekvenser Samfunnsmessige konsekvenser

108 Sanksjoner, interne Der det avdekkes ulovlige anskaffelser vil fylkesrådmannen kalle inn den aktuelle avdelingen til gjennomgang av situasjonen, klargjøre regelverket og gjennomføre opplæring der det er behov for dette. Er det handlet i strid med delegert myndighet og/eller den individuelle ansettelsesavtalen vil det, etter en konkret vurdering, kunne bli personalmessige reaksjoner. Om fylkeskommunen blir ilagt gebyr av domstolene vil avdelingen/enheten som hovedregel måtte dekke denne kostnaden selv. Gebyr kan være opp til 15% av anskaffelsens verdi.

109 HUSK! 1. Sjekk om det finnes rammeavtale (intranett) Kontrakt Innkjøpsseksjonen om dere lurer på noe

110 Overordna om økonomiplan, budsjett og rammestyring

111 Økonomiplan Kommuneloven 44. Økonomiplan 1. Kommunestyret og fylkestinget skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. 2. Økonomiplanen skal omfatte minst de fire neste budsjettår. 3. Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens eller fylkeskommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Planen skal være satt opp på en oversiktlig måte

112 Økonomiplan Kommuneloven 44 Økonomiplan 4. I økonomiplanen skal det for hvert enkelt år økonomiplanen omfatter anvises dekning for de utgifter og oppgaver som er ført opp.

113 Årsbudsjett 45. Årsbudsjettet. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår. 2. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Økonomiplan og årsbudsjett er slått saman til eit dokument som blir behandla av fylkestinget i desember.

114 46. Årsbudsjettets innhold Årsbudsjettet er en bindende plan for fylkeskommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret Årsbudsjettet skal omfatte hele fylkeskommunens virksomhet Årsbudsjettet skal være realistisk Årsbudsjettet skal være stilt opp på en oversiktlig måte Årsbudsjettet skal være inndelt i en driftsdel og en investeringsdel Det skal budsjetteres med et driftsresultat som minst er tilstrekkelig til å dekke renter, avdrag og nødvendige avsetninger

115 47. Årsbudsjettets bindende virkning 1. Kommunestyrets eller fylkestingets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Dette gjelder ikke for utbetalinger kommunen eller fylkeskommunen er rettslig forpliktet til å foreta, jf. 46 nr. 1 tredje punktum. 2. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder eller fylkesrådets leder gi melding til kommunestyret eller fylkestinget. 3. Får kommunestyret eller fylkestinget melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet.

116 Rammestyring Møre og Romsdal fylkeskommune har eit budsjettreglement som inneber rammestyring for alle delar av fylkeskommunen si verksemd I vedtak om budsjettreglement T-19/99 vart det gjort vedtak om utvida bruk av rammestyring Rammestyring er eit styringssystem som i mindre grad er basert på politisk styring gjennom detaljerte budsjett til den enkelte verksemd, men i større grad fokuserer på måloppnåing innanfor gitte økonomiske rammer Fullmakt i ØP: «Fylkestinget pålegg kvar budsjettansvarleg instans i Møre og Romsdal fylkeskommune å leggje opp drifta i 2016 innanfor dei budsjettrammer fylkestinget har vedteke og innrette drifta etter dette frå byrjinga av året.»

117 Rammestyringssystemet inneber i praksis at: Budsjettansvarleg (for eksempel ein rektor) kan omdisponere midlar innanfor vedtatt budsjettramme Meirforbruk i høve til budsjett skal trekkjast i driftsramma budsjettåret etter at det har oppstått Mindreforbruk i høve til budsjett skal ein vurdere å plusse på driftsramma året etter Det enkelte nivå i organisasjonen kan sjølv avgjere korleis midlane best kan brukast, føresett at ein held seg innanfor den gitte økonomiske ramma, og elles at drifta er i samsvar med dei premissane som ligg til grunn for den tildelte ramma.

118 OVERSIKT OVER DEI SAMLA FYLKESTINGSRAMMENE FORDELT PÅ RAMMEOMRÅDER Rapportering pr: Innarbeidd 1000 kroner frå Akkumulert hittil i år 2016 evalueringa FR Rammeområde Budsjett Drift Avvik Årsbudsjett Prognose Avvik 2015 D01 Fellesutg og utg. til fordeling D02 Politisk verksemd D03 Stabsfunksjonar D04 Reservepost Sum sentral styr/fellesutg D05 Vidaregåande opplæring D06 Fagskolane i Møre og Romsdal D09 Tannhelsetenester D10 Kulturtenester D11 Regional og næring D12 Sum samferdseltenester D14 Sentrale kontrollorgan SUM FYLKESTINGSRAMMER

119 ØKONOMIRAPPORT - SAMFERDSEL Rapportering pr: Innarbeidd 1000 kroner frå Akkumulert hittil i år 2016 evalueringa FR Ansvarsområde Budsjett Drift Avvik Årsbudsjett Prognose Avvik Samferdselsavdelinga Lokale bilruter Fylkesvegferjedrifta Båtruter Skoleskyss i VGS TT - ordninga Div. samferdselsformål Fylkesveger D12 Resultat/netto forbruk