Kva er det viktig at våre leiarar har kjennskap til?

Transkript

1 Introduksjonsdag for nye leiarar Kva er det viktig at våre leiarar har kjennskap til? Utgangspunkt i sentrale tema/område: Møre og Romsdal fylkeskommune som organisasjon (rolla som regionalpolitisk utviklingsaktør, organisasjonsstrukturen, politikk og administrasjon, plan- og styringssystem) Arbeidsgivar HR Økonomiområdet (prinsippa om mål- og rammestyring) IKT Kommunikasjonsstrategi, profilering og mediahandtering Dokumenthandtering Juridisk område; sentralt lovverk, kommunelov, off.lov/fvl, teieplikt, offentlege innkjøp Bygg og vedlikehald Korleis kan du få kunnskap? Kvar tek du kontakt ved behov for hjelp støtte? (linje stab) Kvar finn du relevante ressursar? (verktykasse med utg.pkt. i nettsidene) Ein tydeleg medspelar

2 Organisasjonskart Møre og Romsdal fylkeskommune Om Møre og Romsdal fylkeskommune

3 Møre og Romsdal fylkeskommune Nærare om stabsavdelingane Administrasjonsavdeling Administrasjonssjef Plan- og analyseavdeling Fylkesplansjef Juridisk avdeling Juridisk sjef Personalseksjon Informasjonsseksjon Økonomiseksjon IT-seksjon Dokumentsenter Administrativ seksjon BYVE Fylkesplan Plansamordning Samhandlingsarenaen GIS Statistikk og analyse Universell utforming Juridisk bistand Innkjøp Fellestenesta

4 Linje- / Stabmodell Fylkesrådmann Rådgiving 3 Iverksettin g Strategi Fylkesutdanningssjef 2 STAB Økonomi Prioritering Rektor 1 Utøving av støttefunksjonane skjer ut frå mynde i linja All styring følgjer linja

5 Myndenivå og samhandling Utgangspunkt Korleis samhandlar vi med utgangspunkt i: 1 Skolen / rektor sine fullmakter (støtte) 2 Utdanningssjefen sine fullmakter (kombinasjon støtte / styring) 3 Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring)

6 Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 1. Skolen / rektor sine fullmakter støttefunksjon Vi samhandlar på vegne av fylkesutdanningssjefen Du kan ta direkte kontakt med personalseksjonen Hovudkontaktperson: Iver Kåre Mjelve Kven gjer kva i personalseksjonen? HR/Personal/Personalseksjonen-kven-gjer-kva Leiarstøtte (døme på leveransar frå personal): Personalleiing- og oppfølging av tilsette (pedagogisk leiing samhandle med utd.avd.) Tariff-, lov- og avtaleverk (fortolkning, heilskap, presedens) HMS/IA (system, arbeidsmiljøprosessar, konflikthandtering) Implementering av AGPff (på vegne både av utd.sjef og fylkesrådmann) Kompetanseutvikling arbeidsgivar- og org.området Fylkesakademiet Kompetanseutvikling fag/pedagogikk utd.avdelinga Org.utvikling med personell- og strukturendringar utd.avdeling (og personal)

7 Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 2. Fylkesutdanningssjefen sine fullmakter (støtte/styring) Personalseksjonen leverer på vegne av fylkesutdanningssjefen Stillingsbank Lokale arbeidstidsavtalar Drøftingsmøte med tillitsvalte på sektornivå Særskilte lønnsforhandlingar Personalsaker (alltid i samarbeid med utd.sjefen og evt. juridisk) Deltek i andre saker/prosessar etter nærare førespurnad frå utd.sjefen Fylkesutdanningssjefen / utdanningsavdelinga følgjer sjølv opp: Oppfølging av meg som rektor/leiar (resultatoppfølging, medarbeidarsamtale m.v.) Tilsetting av leiarar (personal gir prosesstøtte etter bestilling) Kompetanseutvikling fag/pedagogikk Org.utvikling med personell- og strukturendringar (saman med personal)

8 Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 3. Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring) Personalseksjonen leverer på vegne av fylkesrådmannen Drøftingsmøte med tillitsvalte på konsernnivå Lønnsforhandlingar Utvikling av system, politikk som gjeld heile organisasjonen (eks. AGPff, HMS) Organisasjonsutvikling (sentrale OU-midlar) Kompetanseutvikling arbeidsgivar- og org.området Fylkesakademiet Personalsaker (alltid i samarbeid med utd.sjefen og evt. juridisk) Deltek i andre saker/prosessar etter nærare førespurnad

9 Arbeidsgivarpolitikk for framtida Vedtatt av fylkestinget i april 2009 omfattar: Visjon, verdiar og overordna mål Ein arbeidsgivarpolitikk tydeleg påkopla kjerneverksemda Plattform for leiing og medarbeidarutvikling (med fokus på kvalitet/resultat, relasjonsleiing, dialog og refleksjon, myndiggjering og utvikling av kompetente medarbeidarar og leiarar) Kvalitet og profesjonalisering Møre og Romsdal fylkeskommune vil gjennom systematisk arbeid sikre og utvikle kvalitet og profesjonalitet på alle områder og nivå i verksemda. Våre tilsette held seg oppdatert og er kunnskapsbasert i sin praksis. Innsatsområder: Identitet og omdømme Rekruttering Kompetanseutvikling Karrierevegar og lønn Livsfase og senior Arbeidsmiljø Ein tydeleg medspelar

10 Arbeidsgivarpolitikk for framtida vedtatt i fylkestinget april

11 Overordna mål for arbeidsgiverpolitikken Vi vil utvikle kulturar for læring og utvikling, der medarbeidarane opplever seg frie til samarbeid og utvikling for best mogleg kvalitet på tenestene. I møte med brukarar, innbyggarar og samarbeidspartnarar skal Møre og Romsdal fylkeskommune framstå med vilje til utvikling. Gjennom systematisk arbeid skal vi sikre og utvikle kvalitet og profesjonalitet på alle områder og nivå i verksemda. Vår verksemd skal vere kunnskapsbasert og vi vil skape arena for kunnskapsdeling, systematisk bearbeiding og refleksjon over eigne og andre sine erfaringar/praksis. Ein tydeleg medspelar

12 AGP plattform for leiing og medarbeidarutvikling Vi utfordrar våre leiarar til både inspirere og rettleie sine kompetente medarbeidarar, samt gje dei autonomi og fleksibilitet. Våre leiarar vil i møte med - og i utviklinga av - kompetente medarbeidarar, i større grad sette regi og utøve leiing gjennom visjon og mål for det vi skal oppnå, meir enn å utøve kontroll og styring av arbeidet. Kompetente og myndiggjorte medarbeidarar er sjølvstendige kunnskapsmedarbeidarar leiar i stor grad seg sjølv med støtte frå leiar forvalter sin kunnskap til organisasjonens beste initierar utvikling sjølv Krev eit leiarskap med fokus på klargjering av mål og forventningar, kvalitet og kvalitetsevaluering/resultatoppfølging Refleksjon over eigen praksis (dialog leiar medarbeidar) kvalitetsutvikling, ein lærande organisasjon Ein tydeleg medspelar

13 Konkrete AGP-tiltak Etablert felles arena/tiltaksområde for heile organisasjon: Fylkesakademiet som arena for opplæringstiltak på arbeidsgivar- og organisasjonsområdet: Introduksjonsprogram-/kurs for nytilsette og leiarar Årleg AGP-konferanse for leiarar, tillitsvalte og verneombod Leiarutviklingsprogram HMS-opplæring Basis IKT-kompetanse m.m. Kompetanseutvikling i heile organisasjonen Felles plattform for IKT-samhandling og deling Omdømmeprosjekt Verkstad for alle tilsette (identitet og omdømme) Ny grafisk profil Ny kommunikasjonsstrategi Ny heimeside: Ein tydeleg medspelar

14 Spesielt om Arbeidsgivarpolitikk-konferansen Leiarutviklingsprogram og medråderett og samhandling med tillitsvalte Introduksjon av nye tilsette og leiarar Modulbasert HMS-opplæring Vi går til nettsidene Ein tydeleg medspelar

15 Ein tydeleg medspelar

16 Leiarutviklingsprogram for M&R fylkeskommune Målet med programmet er å: utvikle og avklare forståelse av Møre og Romsdal fylkeskommune som organisasjon og deltakernes egen lederrolle i lys av dette i spenningsfeltet mellom administrasjon og politikk. utvikle allmenne kunnskaper om ledelse av kunnskapsorganisasjoner, men med tydelig kopling til vår plattform for ledelse og medarbeiderutvikling gi deltakerne praktiske verktøy som lederne selv kan ta i bruk for å gjennomføre prosesser på egen arbeidsplass. Trening og utvikling av ferdigheter vektlegges. Målgruppe: Alle ledere med personalansvar. Obligatorisk for nye ledere. Ledertalent Tillitsvalgte (utvalte moduler, ikke eksamen) Gjennomføring: Samarbeidspartnere: programmet blir gjennomført av Agenda Kaupang i samarbeid med Høgskolen i Volda Omfang: 15 stp., 7 moduler over 15 månader Type/nivå: Kan inngå som emne i en mastergrad Læringsform: Forelesninger/introduksjon, prosjektarbeid, trening og refleksjon Ein tydeleg medspelar

17 Leiarutviklingsprogram for M&R fylkeskommune Innhold: Modul 1 - Organisasjons- og rolleforståelse Modul 2 - Vurdering og valg av utviklingsområde i organisasjons- perspektiv endringsledelse Modul 3 - Individuell lederkompetanse meg selv som leder Modul 4 - Utviklingsverksted arbeide med utviklingsområdene Modul 5 - Kommunikasjon og relasjonsledelse med hovedvekt på trening Modul 6 - Kompetanseutvikling/-styring og mobilisering Modul 7 - Avslutning (vi samler trådene) Ein tydeleg medspelar

18 Todelt studieoppgave Del A Organisasjonsutvikling (utgjør ca % av studieoppgaven) Denne delen av studieoppgaven skal ha en strukturell og organisasjonsmessig forankring og skal handle om eget utviklingsprosjekt. Utviklingsprosjektet skal være forankret i AGP Utviklingsprosjektet skal ta utgangspunkt i identifiserte utfordringer i egen enhet Utviklingsprosjektet skal kobles til pensum og teorier. I oppgaven skal man grunngi de valgene som tas underveis og man skal reflektere over erfaringer forankret i teori Del B egenutvikling (utgjør ca % av studieoppgaven) Denne delen av studieoppgaven skal omhandle egne ledelsesmessige utfordringer basert på kartlegging og erfaringer, og skal forankres i en personlig utviklingskontrakt i medarbeidersamtale med nærmeste overordnet. I oppgaven skal den enkelte reflektere over egen læring og utvikling av egne lederferdigheter (egen lederrolle) med basis i den personlige utviklingskontrakten. I oppgaven skal man koble ledelsesteori inn mot egen læring og utvikling. Endres i topp-/bunntekst

19 Lokal forankring av LUP Rydd plass i førstkommende ledergruppemøte der studieoppgaven blir en sak til diskusjon. Studieoppgaven skal ta utgangspunkt i konkrete utviklingsprosesser på egen arbeidsplass som et ledd i utvikling av organisasjonen, og seg selv som leder. Individuell studieoppgave og utfordringer må derfor henge sammen med driftsenhetenes utfordringer og strategier, og skal være forankret i den samlede ledergruppen. Gjennomfør medarbeidersamtale for å klargjøre hvilke personlige utviklingsmål og lederferdigheter deltakeren skal trene mot ifbm gjennomføring av programmet (les personlig utviklingskontrakt) Endres i topp-/bunntekst

20 Arbeidsmiljø eit satsingsområde i arbeidsgivarpolitikken Kap. «4.6 Arbeidsmiljø HMS» Alle skal oppleve eit arbeidsmiljø som fremjar trivsel, helse og personleg utvikling Systematisk HMS-arbeid med basis i haldningsskapande arbeid og organisasjonskulturar der dialog og opne prosessar står i sentrum Ein tydeleg medspelar

21 Fylkesakademiet - modulbasert HMS-opplæring Modul 1 Modul 2 Temamodular - ein tydeleg medspelar!

22 Modell for samhandling mellom partane HA 3 og AML 8 HA 4, AML 7 og K.lov 25 Det administrative teneste apparatet Samhandlingsarenaer Arbeidsgivar linja Partsorganer med vedtakskompetanse Orienterings- Fylkesrådmannen og drøftingsmøter(od-m) H-SAMU Adhoc utval Fylkesutvalet Politiske utval (Utdanningsutvalet) K.lov 26 Avdelingssjefane Rektorar/ Overtannleger OD-møter Adhoc utval TANN-SAMU S-SAMU OD-møter Adhoc utval Skole-AMU Opp.l.lov 11-5 Skoleutval Samhandling mellom partane - case: Arbeidsplanar

23 Forsvarleg sakshandsaming Gjeldande reglar Forvaltningslova (LOV ) Forvaltningslovforskriften (FOR ) Hovudavtalen 3 Arbeidsgivars og tillitsvalgtes gjensidige rettigheter og plikter - Arbeidsgiver og de tillitsvalgte har en gjensidig plikt til å gjøre sitt beste for å skape og opprettholde et godt samarbeid på arbeidsstedet slik at partene kan ta opp og søke løst eventuelle problemer eller andre saker på en åpen og konstruktiv måte Arbeidsgivers plikter - A) Påse at rettigheter og plikter overholdes i henhold til gjeldende tariffavtale - B) Det skal regelmessig avholdes informasjonsmøter - C) skal arbeidsgiver på et tidligst mulig tidspunkt informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd. - D) trygghet skal ivaretas gjennom åpne planprosesser hvor mål og konsekvenser så langt som mulig gjøres kjent. - I) I de tilfeller det føres drøftinger eller forhandlinger mellom partene, skal det skrives drøftingsreferat eller forhandlingsprotokoll. I forhandlingsprotokoll skal hjemmelsgrunnlaget fremgå Tillitsvalgtes rettigheter og plikter - A) Rett og plikt til å drøfte/forhandle om spørsmål vedr. lønns- og arbeidsvilkår der dette har hjemmel i lov, regler eller tariffavtale. Det føres drøftingsreferat/forhandlingsprotokoll fra slike møter. - B) Påse at rettigheter og plikter overholdes i henhold til gjeldende tariffavtale - C) De tillitsvalgte har rett til å forplikte arbeidstakerne i spørsmål som angår hele arbeidsstokken eller grupper av arbeidstakere i den utstrekning tariffavtale ikke er til hinder for det. Det er forutsetningen at de tillitsvalgte, hvis de anser det nødvendig, legger saken fram for medlemmene før de tar standpunkt til spørsmålet. Arbeidsgiver skal ha svar uten ugrunnet opphold. Samhandling mellom partane - case: Arbeidsplanar

24 Forsvarleg sakshandsaming - krev GODE LEDERE Har gode ordninger for dialog og drøfting med de ansatte og med tillitsvalgte i samsvar med Hovedavtalens bestemmelser Utøver arbeidsgivers styringsrett og har ansvaret for å ta beslutninger som angår bruk av ressurser og organisering av arbeidet Samhandling mellom partane - case: Arbeidsplanar

25 Forsvarleg sakshandsaming - krev GODE LEDERE (forts) Utøver ledelse ved å motivere gjennom å utfordre, stille krav og støtte Utøver ledelse med høye krav til etisk og faglig kvalitet og ser på inkludering som en viktig verdi og mangfold som en styrke. Samhandling mellom partane - case: Arbeidsplanar

26 Forsvarleg sakshandsaming - krev Tidligst mulig Komme inn på et tidspunkt hvor det er reelle muligheter til å påvirke saken Komme inn i saken før vedtak fattes Samhandling mellom partane - case: Arbeidsplanar

27 Ein tydeleg medspelar

28 Ein tydeleg medspelar

29 Ein tydeleg medspelar

30 Forsvarleg sakshandsaming - krev GODE TILLITSVALGTE Har lojalitet til medlemmene og kommunens oppdrag Har engasjement og kunnskaper om både faglig utviklingsarbeid og regelverk Har evne til å sette seg inn i ledelsens ramme- vilkår og valgmuligheter Samhandling mellom partane - case: Arbeidsplanar

31 AGP - medråderett «Invitere tillitsvalte inn i leiing» Tillitsvalte sin rolle, og måten vi arbeider med medråderett, må utfordrast. «Tillitsvalte må i sterkare grad inn som utviklingspartnar i arbeidsprosessar der dette blir balansert i forhold til den meir tradisjonelle tillitsvaltsrolla som ekspert/fullmektig/forhandlar. «Ein tydeleg medspelar

32 Ein tydeleg medspelar

33 Overordna om økonomiplan, budsjett og rammestyring

34 44. Økonomiplan. Økonomiplan 1. Kommunestyret og fylkestinget skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. 2. Økonomiplanen skal omfatte minst de fire neste budsjettår. 3. Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens eller fylkeskommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Planen skal være satt opp på en oversiktlig måte. Formål å vise kva utgiftsrammer dei ulike verksemder kan forvente og planleggje innanfor i planperioden

35 45. Årsbudsjettet. Årsbudsjett 1. Kommunestyret og fylkestinget skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår. 2. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. Økonomiplan og årsbudsjett er slått saman til eit dokument som normalt blir behandla av fylkestinget i desember

36 46. Årsbudsjettets innhold. Årsbudsjettet er en bindende plan for fylkeskommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret Årsbudsjettet skal omfatte hele fylkeskommunens virksomhet Årsbudsjettet skal være realistisk Årsbudsjettet skal være stilt opp på en oversiktlig måte Årsbudsjettet skal være inndelt i en driftsdel og en investeringsdel Det skal budsjetteres med et driftsresultat som minst er tilstrekkelig til å dekke renter, avdrag og nødvendige avsetninger

37 47. Årsbudsjettets bindende virkning. 1. Kommunestyrets eller fylkestingets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Dette gjelder ikke for utbetalinger kommunen eller fylkeskommunen er rettslig forpliktet til å foreta, jf. 46 nr. 1 tredje punktum. 2. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder eller fylkesrådets leder gi melding til kommunestyret eller fylkestinget. 3. Får kommunestyret eller fylkestinget melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet.

38 Rammestyring Møre og Romsdal fylkeskommune har eit budsjettreglement som inneber rammestyring for alle delar av fylkeskommunen si verksemd I vedtak om budsjettreglement T-19/99 vart det gjort vedtak om utvida bruk av rammestyring Rammestyring er eit styringssystem som i mindre grad er basert på politisk styring gjennom detaljerte budsjett til den enkelte verksemd, men i større grad fokuserer på måloppnåing innanfor gitte økonomiske rammer

39 OVERSIKT OVER DEI SAMLA FYLKESTINGSRAMMENE FORDELT PÅ RAMMEOMRÅDER Rapportering pr: Innarbeidd 1000 kroner frå Akkumulert hittil i år 2011 evalueringa FR Rammeområde Budsjett Drift Avvik Årsbudsjett Prognose Avvik 2010 D01 Fellesutg og utg. til fordeling D02 Politisk verksemd D03 Stabsfunksjonar D04 Reservepost Sum sentral styr/fellesutg D05 Sum utdanningstenester D09 Tannhelsetenester D10 Kulturtenester D11 Regional og næring D12 Samferdseltenester D14 Sentrale kontrollorgan SUM FYLKESTINGSRAMMER NB! I kolonna heilt til høgre er konsekvensane av evalueringa for år 2010 lagt inn. Desse konsekvensane er innarbeidd i årsbudsjettet for 2011 som ei styrking i ramma der talet i kolonna syner positivt forteikn, og som eit trekk i ramma ved negativt forteikn

40 ØKONOMIRAPPORT - KULTUR Rapportering pr: Innarbeidd 1000 kroner frå Akkumulert hittil i år 2011 evalueringa FR Ansvarsområde Budsjett Drift Avvik Årsbudsjett Prognose Avvik Kulturavdelinga Bibliotek Kulturvern Kulturformidling Folkehelse og fys. aktiv Diverse kulturformål D10 Resultat/netto forbruk

41 Rammestyringssystemet inneber i praksis at: Budsjettansvarleg (for eksempel ein rektor) kan omdisponere midlar innanfor vedtatt budsjettramme Meirforbruk i høve til budsjett skal trekkjast i driftsramma budsjettåret etter at det har oppstått Mindreforbruk i høve til budsjett skal plussast på driftsramma året etter Det enkelte nivå i organisasjonen kan sjølv avgjere korleis midlane best kan brukast, føresett at ein held seg innanfor den gitte økonomiske ramma og elles at drifta er i samsvar med dei premissane som ligg til grunn for den tildelte ramma

42 44. Økonomiplan. Økonomiplan 1. Kommunestyret og fylkestinget skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. 2. Økonomiplanen skal omfatte minst de fire neste budsjettår. 3. Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens eller fylkeskommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Planen skal være satt opp på en oversiktlig måte. Formål å vise kva utgiftsrammer dei ulike verksemder kan forvente og planleggje innanfor i planperioden

43 45. Årsbudsjettet. Årsbudsjett 1. Kommunestyret og fylkestinget skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår. 2. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. Økonomiplan og årsbudsjett er slått saman til eit dokument som normalt blir behandla av fylkestinget i desember

44 46. Årsbudsjettets innhold. Årsbudsjettet er en bindende plan for fylkeskommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret Årsbudsjettet skal omfatte hele fylkeskommunens virksomhet Årsbudsjettet skal være realistisk Årsbudsjettet skal være stilt opp på en oversiktlig måte Årsbudsjettet skal være inndelt i en driftsdel og en investeringsdel Det skal budsjetteres med et driftsresultat som minst er tilstrekkelig til å dekke renter, avdrag og nødvendige avsetninger

45 47. Årsbudsjettets bindende virkning. 1. Kommunestyrets eller fylkestingets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Dette gjelder ikke for utbetalinger kommunen eller fylkeskommunen er rettslig forpliktet til å foreta, jf. 46 nr. 1 tredje punktum. 2. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder eller fylkesrådets leder gi melding til kommunestyret eller fylkestinget. 3. Får kommunestyret eller fylkestinget melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet.

46 Rammestyring Møre og Romsdal fylkeskommune har eit budsjettreglement som inneber rammestyring for alle delar av fylkeskommunen si verksemd I vedtak om budsjettreglement T-19/99 vart det gjort vedtak om utvida bruk av rammestyring Rammestyring er eit styringssystem som i mindre grad er basert på politisk styring gjennom detaljerte budsjett til den enkelte verksemd, men i større grad fokuserer på måloppnåing innanfor gitte økonomiske rammer

47 OVERSIKT OVER DEI SAMLA FYLKESTINGSRAMMENE FORDELT PÅ RAMMEOMRÅDER Rapportering pr: Innarbeidd 1000 kroner frå Akkumulert hittil i år 2011 evalueringa FR Rammeområde Budsjett Drift Avvik Årsbudsjett Prognose Avvik 2010 D01 Fellesutg og utg. til fordeling D02 Politisk verksemd D03 Stabsfunksjonar D04 Reservepost Sum sentral styr/fellesutg D05 Sum utdanningstenester D09 Tannhelsetenester D10 Kulturtenester D11 Regional og næring D12 Samferdseltenester D14 Sentrale kontrollorgan SUM FYLKESTINGSRAMMER NB! I kolonna heilt til høgre er konsekvensane av evalueringa for år 2010 lagt inn. Desse konsekvensane er innarbeidd i årsbudsjettet for 2011 som ei styrking i ramma der talet i kolonna syner positivt forteikn, og som eit trekk i ramma ved negativt forteikn

48 ØKONOMIRAPPORT - KULTUR Rapportering pr: Innarbeidd 1000 kroner frå Akkumulert hittil i år 2011 evalueringa FR Ansvarsområde Budsjett Drift Avvik Årsbudsjett Prognose Avvik Kulturavdelinga Bibliotek Kulturvern Kulturformidling Folkehelse og fys. aktiv Diverse kulturformål D10 Resultat/netto forbruk

49 Rammestyringssystemet inneber i praksis at: Budsjettansvarleg (for eksempel ein rektor) kan omdisponere midlar innanfor vedtatt budsjettramme Meirforbruk i høve til budsjett skal trekkjast i driftsramma budsjettåret etter at det har oppstått Mindreforbruk i høve til budsjett skal plussast på driftsramma året etter Det enkelte nivå i organisasjonen kan sjølv avgjere korleis midlane best kan brukast, føresett at ein held seg innanfor den gitte økonomiske ramma og elles at drifta er i samsvar med dei premissane som ligg til grunn for den tildelte ramma

50 Informasjon i Møre og Romsdal fylkeskommune Om informasjonsoppdraget Presentasjon ved informasjonsrådgivar Svein Magne Harnes

51 Hovudmål for informasjonsverksemda Medverke til å verkeleggjere Møre og Romsdal fylkeskommune sin visjon: Ein tydeleg medspelar 51

52 Overordna informasjonsutfordring: «Bli meir Synlege» 52

53 Informasjonsseksjonen Tilsette - Oppgåver - Støttefunksjonar

54 Tilsette i Informasjonsseksjonen Pål Austnes Grafisk formgivar Inger Johanne Moene Informasjonsrådgivar Per Vidar Kjølmoen Informasjonssjef Svein Magne Harnes Informasjonsrådgivar Ketil Jensen Web-utviklar

55 Kva kan Info-seksjonen hjelpe med? Informasjonsstrategisk rådgjeving Tilrettelegging av pressemeldingar Kontakt med media Utarbeide trykksaker Råd om nettpublisering og nettbruk Språkvask og nynorsk Fotografering og bildedatabase Grafisk profil og rådgjeving

56 Viktige kanalar og verkemiddel Kva verktøy nyttar vi i det daglege informasjonsarbeidet?

57 Nettsidene våre er tilgjengelege 24 timar i døgnet, året igjennom og blir stadig oppdatert med ny informasjon. Her finn du nøkkelinformasjon om Møre og Romsdal fylkeskommune

58 Intranett Intranett for Møre og Romsdal fylkeskommune Eigne intranettsider for område, som t.d. Utdanning og Tannhelse Rollebasert

59 Grafisk profil Få all informasjon om grafisk profil på intranettet.

60 Kommunikasjonsstrategi Les kommunikasjonsstrategien på intranettet.

61 Handbok på intranettet Publisere nettsak Lage pressemelding Kontakt med media Bilde Presentasjonar Lage trykksak

62 Møte, kurs og konferansar På nettsida finn du samla oversikt over møte, kurs og konferansar for Møre og Romsdal fylkeskommune

63 Tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune Kontaktinformasjon til tilsette i sentraladministrasjonen i Møre og Romsdal fylkeskommune finn du under lenka: mrfylke.no/organisasjon/tilsette

64 Pressemeldingar og pressekonferansar Pressemeldingar frå organisasjonen Ta kontakt med info ved behov for støtte til pressemeldingar Ved store nyheiter og hendingar kan pressekonferanse vere aktuelt

65 Trykksaker Stor årleg produksjon av trykksaker Viktig støttefunksjon for avdelingane og ytre einingar Sentral fagkunnskap i seksjonen Tilsyn med profilprogrammet

66 Fylkesmagasinet SPOR kjem med 4-6 utgåver pr. år Blir sendt til alle husstandar samt næringsliv, organisasjonar, kommunar, folkevalde etc. Er ei unik plattform for kommunikasjon med alle husstandane i fylket.

67 Ny som leiar: kva ansvar har du for informasjon? Du har informasjonsansvaret Internt Eksternt Info + linjeleiing = primære kontaktpersonar Ikke sett i verk større infotiltak aleine Ta kontakt umiddelbart ved krise

68 Om du framleis har spørsmål... Ring E-post:

69 - Ein tydeleg medspelar -

70 IT-tenester i fylkeskommuen Introduksjonsdag for nye leiarar

71 Brukarstøtte Epost: Web: I dag er det slik: 1. Sentraladministrasjonen: Superbrukar og sentral IT-support ( ) 2. Vidaregåande skoler: Lokale IT-ansvarlige Sentral IT-support for sentrale tenester 3. Tannhelse: Superbrukar Sentral IT-support

72

73 elæringsportal

74 Standardisering av IT-løysingar i fylkeskommunen Felles brukarnamn og passord i heile organisasjonen Ei pålogging for fleire tenester (SingleSignOn) Same system for gruppevare (epost, kalender, samhandling) Standardiserte nettverksløysingar Utstyr fellesinnkjøp av PC-ar Felles innkjøp av lisensar Opplæring og kursing Ta kontakt ved innkjøp av nye IT-løysingar

75 Visma Enterprise

76 Intranett Mi side Rettleiingar om IT-tenester:

77 Alfresco dokument samhandling

78 «Plattformprosjekt skole» Prosjekt for å betre tryggleik og ein betre brukaroppleving på PC-ane i fylkeskommunen Det betyr. Overgang til Windows 7 Fjerne administrator-rettigheter for brukarar Standardisert programvare Sentral distribusjon av programvare Felles brukarnamn og passord og automatisk pålogging til dei fleste tenestene (SingleSignOn)

79 «Nettfiltrering» Filter mellom Internett og fylkesnettet Fjernar skadelig programvare Virus, ormar osv. Blokkerer sider med kjente feil Blokkerer sider som inneheld skadeleg programvare Informerer om sider som ikkje er «jobbrelatert»

80 «Fjernarbeid» Godkjenning frå næraste leiar Ulike modellar: Basispakke Gjeld alle tilsette Epost via Internett, tidbank, reiserekning, intranett Utvida fjernarbeid (Eksternt «Skrivebord») Same tilgangar som på arbeidsplassen Krav til utstyr som blir brukt - PC

81 «Videokonferanse» Fylkeskommunen innfører videokonferanseutstyr i haust og vinter Omfang: Eit rom per skule Fleire rom på fylkeshuset Eit i «steinbruddet» (samferdselsavd.) Eit på kvart fjernarbeidssenter (kr.sund og Ålesund) Funksjonalitet Møte med fleir enn to deltakarar Opptak av møter eller forelesingar Nettmøter Integrasjon mot kalender

82 Windows + L Husk å lås PC-en når du går frå kontoret

83 Møre og Romsdal fylkeskommune Introduksjonsdag for nye leiarar og mellomleiarar. BYGG og VEDLIKEHALD

84 Møre og Romsdal fylkeskommune Organisering pr Fylkesrådmann Ass. fylkesrådmann 3 stabsavdelingar Kontrollsjef Fylkesrevisjonen 5 linjeavdelingar Administrasjonsavdeling Administrasjonssjef Plan- og analyseavdeling Fylkesplansjef Juridisk avdeling Juridisk sjef Utdanningssektoren Fylkesutdanningssjef Samferdselsavdeling Samferdselssjef Kulturavdeling Fylkeskultursjef Regional- og næringsavdeling Regional- og næringssjef Tannhelsesektoren Fylkestannlege Utdanningsavdeling Vidaregåande skolar Tannhelseavdeling Tannhelsedistrikt og klinikkar

85 Møre og Romsdal fylkeskommune Organisering pr Nærare om stabsavdelingane Administrasjonsavdeling Administrasjonssjef Plan- og analyseavdeling Fylkesplansjef Juridisk avdeling Juridisk sjef Personalseksjon Informasjonsseksjon Fylkesplan Økonomiseksjon Plansamordning IT-seksjon Samhandlingsarenaen Dokumentsenter GIS Administrativ seksjon Statistikk og analyse Byggje- og vedlikehalds- Universell utforming seksjonen Juridisk bistand Innkjøp Fellestenesta

86 BYVE Ansvar og arbeidsoppgaver I 1. Sammen med sektorene (primært utd. sektor): Planlegge og kvantifisere behovet for endringer og tilpasninger av eid (evnt. også leid) bygningsmasse. Planlegge og kvantifisere behovet for verdibevarende opprustning og vedlikehold av bygningsmassen. Finne frem til styringsformer og samarbeidsformer som gir effektiv og verdibevarende forvaltning av eiendomsmassen. 2. Videre forvaltning (evt. salg/avhending) av bygningsmasse/eiendom som blir definert som driftsmessig uaktuelt for primærformålet

87 BYVE Ansvar og arbeidsoppgaver II 3. Gjennomføre nybygg-/ombyggingsprosjekter 4. Gjennomføre opprustings- / vedlikeholds-/ energiøkonomiseringsprosjekt 5. Planlegging av, inngåelse og oppfølging av sentrale innkjøpsavtaler (rammeavtaler) innenfor BYVE sitt ansvarsområde

88

89 BYVE sitt særlege ansvar BYVE har eit særskilt ansvar ut frå si faglege rolle for å sjå til at drift og vedlikehald totalt sett er lovleg og økonomisk optimalt. BYVE ser at dei ikkje har oppfylt denne rolla slik dei burde. Det har vore alt for lite rådgjeving og kontroll av verksemdene i hovedsak grunna stor aktivitet med nybygg og opprustingsarbeid. Byve oppfattar no klåre signal på at meir ressursar må nyttast til å syte for at drifta ved verksemdene er i samsvar med lover og forskrifter samt økonomisk optimal. Det vert og forventa at langt meir av drift og vedlikehaldsarbeidet vert planlagt og dokumentert

90 Organisasjonsplan BYVE Byggje- og vedlikehaldssjef Per Einar Langseth Administrasjon Erik Viken NK Rigmor Olsen Aud Holen F D V Páll Björgvinsson Torgrim Blø Oddleif Gustad Leif Ståle Halås Anne Bente Svendsvik Plan (Utvikling) Per Olaf Brækkan Jostein Wengstad Rajah Selva Bjørn Erik Hjellset

91 BYVE-KONTAKTPERSONAR GENERELT: PER EINAR LANGSETH ERIK VIKEN DRIFT/VEDLIKEHALD: PÁLL BJÖRGVINSSON REINHALD: ANNE BENTE SVENDSVIK BYGGEPROSJEKT: Aktuell prosjektleiar i samsvar med organisasjonsplan utarbeidd for prosjektet

92 Utgangspunkt Myndenivå og samhandling mot utdanning/skolene Korleis samhandlar vi med utgangspunkt i: 1 Skolen / rektor sine fullmakter (støtte) 2 Utdanningssjefen sine fullmakter (kombinasjon støtte / styring) 3 Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring)

93 Linje- / Stabmodell Fylkesrådmann Rådgiving 3 Iverksettin g Strategi Fylkesutdanningssjef 2 STAB Økonomi Prioritering Rektor 1 Utøving av støttefunksjonane skjer ut frå mynde i linja All styring følgjer linja

94 BYVE 1. Skolen / rektor sine fullmakter støttefunksjon a) Grunnlag for gjennomføring av reinhald av bygningane. - Reinhaldsplanlegging. Kompetansebygging. Utstyrsveiledning. - Tilbodsinnhenting (I hovedsak temporære oppgaver) b) Grunnlag for gjennomføring av drift og vedlikehald av eiendommen - Generell rådgjeving. FDV-materiell. Kompetansetiltak. - Drifts og vedlikehaldsplanlegging. Tilbodsinnhenting. c) Støtte for gjennomføring internkontroll/sikkerhetsarbeid. - Brannvernloven, bygningsloven. arbeidsmiljøloven m.m

95 BYVE 2. Fylkesutdanningssjefen sine fullmakter støtte/styring BYVE leverer: a) Grunnlag ved aktuelle utgreiingar/byggeprosjekt inkl. grunnlag for årsbudsjett/økonomiplan.generelt fagleg hjelp i aktuelle spørsmål. b) Støtte ved tilrettelegging og kontroll av virksomhetenes drift og vedlikehald av eigedomane. c) Støtte ved sentrale innkjøp for utdanning samt leigeforhold ut over 1 år

96 BYVE 3. Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring) BYVE leverer på vegne av fylkesrådmannen a) Generell rådgjeving innan fagområdet. b) Oppfølging og drift av eigedomar som ikkje er fordelt til etatar. c) Gjennomføring av alle byggesaker inkludert oppfølging i garantitid. d) Oppretting og oppfølging av viktige leigeavtalar. e) Overordna forvaltning av alle eigedomar. - Forsikring - Reguleringsforhold. - Naboforhold. - Kjøp og salg av eigedomar. f) Sentrale innkjøpsavtalar for fagområdet

97 Saksbehandling og arkiv Introduksjonsdag for nye ledere Ruth Wenche Stavik, nestleder arkiv

98

99 Lovverk Arkivlov med forskrifter Forvaltningsloven regulerer adgang (taushetsplikt og partsinnsyn) Offentlighetsloven allmennhetens adgang til forvaltningens dokumenter Personopplysningsloven Endres i topp-/bunntekst

100 Arkiv er lederansvar! Øverste ledelse er ansvarlig for at arkivarbeidet blir utført i tråd med de lover og forskrifter som gjelder Legge forholdene til rette Foreta nødvendig oppfølging (tillagt administrasjonssjef etter kommuneloven) Bruk aktivt ledersøkene som ligger i ephorte, de er gode hjelpemidler! Endres i topp-/bunntekst

101 Vi bruker sak- arkivsystemet ephorte Våre mål og ambisjoner : bedre oversikt og mer effektiv saksbehandling ved enkel tilgang til informasjon/dokument for de som trenger det når de trenger det bedre kvalitet i saksbehandlingen effektiv forvaltning i form av likebehandling, gjenbruk og forutsigbarhet av saker bedre service mot innbyggere i form av automatisk publisering av offentlig informasjon fra arkivet til egen hjemmeside (Innsyn) Endres i topp-/bunntekst

102 Produksjon av brev, notater og saksframlegg etter faste tekstmaler og adresselister Autorisasjons- og tilgangskontroll Oppfølgingslister (f. eks. restanse- og forfallslister) Søking og gjenfinning Standard rapporter Tilskuddsmodul, utvalgsmodul for politiske dokumenter Integrasjon mot: epost Visma rekruttering skjema på nett Mercell Extence integrasjon i løpet av 2012 Endres i topp-/bunntekst

103 Endres i topp-/bunntekst

104 Endres i topp-/bunntekst

105 Endres i topp-/bunntekst

106 Kontakt Dokumentsenteret på Endres i topp-/bunntekst

107 Informasjonssikkerheit i Møre og Romsdal fylkeskommune Introduksjonsdag for nye leiarar og mellomleiarar 20. september 2012

108 Informasjonssikkerheit for nye leiarar og mellomleiarar

109 Fronter Romsdals Budstikke : Informasjonssikkerheit for nye leiarar og mellomleiarar

110 Virus Informasjonssikkerheit for nye leiarar og mellomleiarar

111 Minnepinne Informasjonssikkerheit for nye leiarar og mellomleiarar

112 Faks Informasjonssikkerheit for nye leiarar og mellomleiarar

113 Konfidensialitet Informasjons- sikkerheit Tilgjengelighet Integritet Informasjonssikkerheit for nye leiarar og mellomleiarar

114 Kva skal sikrast: - Informasjon / data - Personopplysningar / personvern - IT-system - Omgivnadene (fysisk) - Evne til å løyse oppgåvene - Omdømmet Informasjonssikkerheit for nye leiarar og mellomleiarar

115 Kva truslar møter vi: - Virus og ormar - Spam - Hurtigmeldingar / chat - Phishing - Identitetstjuveri - Utilsikta menneskeleg feil - Tap av mobile enheter - Datainnbrot / innbrot - Misbruk av trådløs kommunikasjon - Tjenestenekting (DOS) - Web bugs og spyware - Utro tener - Sikkerheitshol i programvare m.m... - Frå tilfeldige virus til målretta utnytting av svakheiter - Mål om økonomisk vinning eller å ramme verksemda (øk./omdøme) Informasjonssikkerheit for nye leiarar og mellomleiarar

116 Interne utfordringar: Manglande kontroll på informasjon Oversikt over omfang av informasjon Informasjon på ei rekkje medium Svikt i interne rutinar Oppdatering av programvare (sikkerheitshol) Sikkerheitskopi manglar Misbruk av IT Auka kompleksitet i systema Kompromiss mellom effektivitet og funksjonalitet og sikkerheit Manglande kompetanse og haldningar Informasjonssikkerheit for nye leiarar og mellomleiarar

117 Korleis oppnå sikkerheit: Organisasjon Teknologi Tryggleik Menneske Informasjonssikkerheit for nye leiarar og mellomleiarar

118 Informasjonssikkerheit i fylkeskommunen Fylkesrådmannen Sekretariat Jur.avd Eirik Jenssen Tryggleiksutvalet Jur. Avd. Gudmund Lode It-seksj. Dagfinn Grønvik Arkiv/dok.sent. Geir Håvard Ellingseter Tannhelseavd. Bjørn Eggen Utd.avd. Melvin Tornes Vgs adm. Ingeborg Busch Vgs it Lidvard Lundanes Tillitsvalt Viggo Jordahl Øvrige avdelingar Utdanningsavdelinga Tannhelseavdelinga Vidaregåande skoler Tannhelsetenesta Informasjonssikkerheit for nye leiarar og mellomleiarar

119 Krav til verksemda Informer om kva opplysningar som blir behandla Be om samtykke før opplysningane blir behandla Gje innsyn til den opplysningane gjeld Slett opplysningane når det ikkje lenger er behov for dei. Vurder risiko før behandling startar Rapporter avvik Informasjonssikkerheit for nye leiarar og mellomleiarar

120 Informasjonssikkerheit i praksis? Informasjonssikkerheit for nye leiarar og mellomleiarar

121 Forlatar du kontoret? Informasjonssikkerheit for nye leiarar og mellomleiarar

122 Introduksjonsdager 20. september 2012 Innkjøp i offentlig sektor Innkjøpssjef Arnt Ove Hol

123 Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen Gudmund Lode Kristine Svendsen Juridisk Rådgiver Juridisk sjef Arnt Ove Hol Jesper Wiig Juridisk Rådgiver Eirik Jenssen Rådgiver Innkjøpssjef Torgeir Riksfjord Rådgiver Jorid Nerland Rådgiver Gunnhild Goksøyr Rådgiver Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

124

125 Anskaffelser i offentlig sektor Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

126 Innkjøp i offentlig sektor Nasjonalt: 390 milliardar årlig ca. 15% av BNP 60 operahus Fylkeskommunen: Vare og tjenestekjøp, ca. 800 mill. NOK årlig Ca. 25% av samlede budsjett Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

127 Overordnet: Ansvarsområde for innkjøpsavdelingen Ansvar for at regelverket for anskaffelser i Møre og Romsdal fylkeskommune blir fulgt I det daglige: Gjennomføring av større konkurranser / rammeavtaler Administrasjon av rammeavtaler / leverandørkontakt Bistand og rådgiving til indre og ytre etater: Ved anskaffelser/konkurranseutsetting Bruk av rammeavtaler Informasjon / opplæring Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

128 Innkjøpsstrategi Innkjøpsstrategi for Møre og Romsdal fylkeskommune ( ) Gir overordnede målsettinger og retningslinjer for alle avdelinger og virksomheter Overordnede mål: 1. Være en profesjonell og seriøs kunde (omdømme) 2. Sikre konkurranse i markedet 3. Optimal ressursutnytting (budsjettoptimalisering) Ny innkjøpsstrategi på plass i løpet 2012/2013 Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

129 Grunnleggende i alle offentlige anskaffelser Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

130 Rammer for offentlige anskaffelser Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Veileder for offentlige anskaffelser Offentlighetsloven Forvaltningsloven Regjeringens handlingsplaner For bruk av elektroniske verktøy i anskaffelsesprosessene For miljø og samfunnsansvar i anskaffelsessaker For universell utforming i anskaffelsesprosessen Mot sosial dumping Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

131 Bakgrunnen for regelverket (EU-direktivt) Gjennom EØS-avtalen og WTO avtalen er Norge internasjonalt forpliktet til å følge visse framgangsmåter ved offentlige anskaffelser Laga for å sikre: Effektive anskaffelser i offentlig sektor Sikre at våre skattekroner forvaltes best mulig Rettssikkerhet for leverandørene (ikke myndighetsmisbruk) Alle leverandører lik muligheter til å selge til det offentlige Reell konkurranse Åpenhet/full informasjon Likebehandling/ikke diskriminerende Hindre korrupsjon =>sikre etisk adferd hos oppdragsgiver Omfattende og krevende regelverk => krav til høg kompetanse hos oppdragsgiver; kommune/stat Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

132 Hovedregelen for alle offentlig anskaffelser LoA 1 Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. =>Offentlige innkjøpere skal ta forretningsmessige hensyn i stedet for politiske hensyn (ikke favorisere lokalt næringsliv) Rapport fra : Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

133 Lov om offentlige anskaffelser (1) 1 Skal bidra til økt verdiskapning gjennom: Effektiv ressursbruk. Forretningsmessighet og likebehandling. Integritet slik at allmennheten får tillit. 2 Gjelder alle offentlige virksomheter: Stat Kommune Selskap kontrollert eller eid/finansiert mer enn 50% av det offentlige Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

134 Lov om offentlige anskaffelser (2) 3 Anskaffelser som omfatter: Varer Tjenester Bygg- og anleggsarbeid Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

135 Lov om offentlige anskaffelser (3) Grunnleggende krav (LoA 5): God forretningsskikk (etikk) Konkurranse (kunngjøring) Forutberegnelighet (konkurransegrunnlag) Gjennomsiktighet (dokumentasjon) Etterprøvbarhet (dokumentasjon) Leverandør skal velges på objektive og ikke-diskriminerende kriterier (Krav om likebehandling forbud mot diskriminering) => skal ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

136 Forskrift om offentlige anskaffelser 3-1 Grunnleggende krav for alle anskaffelser (1) skal være basert på konkurranse (2) skal ikke diskriminere noen på grunn av lokalisering (3) ikke lov å dele opp anskaffelsen for å omgå regelverket (4) likebehandling av leverandørene - krav på å få vite hva som kreves for å delta i konkurransen - krav på å få vite hvordan tilbudene vil bli evaluert (5) konkurransen skal stå i forhold til anskaffelsen (proporsjonalitetsprinsippet krav skal stå i rimelig forhold til anskaffelsen) Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

137 Valg av anskaffelsesprosedyrer Anskaffelsens verdi (terskelverdi) er avgjørende for valg av prosedyre Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

138 Terskelverdier Bestemmer hvilke del av FoA som skal brukes ved valg av anskaffelsesprosedyrer: Terskelverdi FoA kr 1,6/1,0/40 mill. (EØS) Del III Del II kr (nasjonale krav) Del I kr 1 Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

139 Beregning av anskaffelsens verdi terskelverdi FoA 2-3 (1) det samlede beløp for hele anskaffelsen (2) må ikke ha til hensikt å omgå regelverket (3) må ikke deles opp for å omgå regelverket (4) skal inkludere alle opsjoner (5) alle enkeltanskaffelser for prosjektet skal summeres (6) hele avtaleperioden skal legges til grunn Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

140 Anskaffelsesprosedyrer FoA Del III kr 1,65/1,05/41 mill. (EØS) Åpne anbudskonkurranse Forhandlet prosedyre Konkurransepreget dialog Del II kr (nasjonale krav) Åpne anbudskonkurranse Forhandlet prosedyre Del I Ingen krav om prosedyrer kr 1 Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

141 Anskaffelsesprosedyrer formelle krav FoA Del III kr 1,6/1,0/40 mill. (EØS) Del I Krav om prosedyre Kunngjøring Doffin/TED Krav om frist (antall dager) Del II kr (nasjonale krav) Del I Krav om prosedyrer Kunngjøring Doffin Krav om frist (rimelig tid) Del I kr 1 Grunnleggende krav, LoA 5 Ingen karv til prosedyre Over NOK : HMS egenerklæring Skatt/mva. attest Protokollføring Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

142 Kunngjøringskrav - konkurranseutsetting Verdi av anskaffelsen (i 1000 NOK): Kunngjøring <= >1.600 E-post (Min 3 leverandører) x x Mercell (interne krav) x x x DOFFIN (nasjonal) x x TED (internasjonal) x Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

143 Hvem kontroller av fylkeskommunen gjøre sin anskaffelser i tråd med regelverket? Markedet/leverandørene Pressen KOFA på bakgrunn av klage ilegge gebyr/ikke dom Fylkesrevisjon intern revisjon Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

144 Lovens bestemmelser: Ulovlig direkte anskaffelse 1. Unnlat kunngjøring/gjennomføre konkurranse 2. Feil anvendelse av regelverket Konsekvenser for oppdragsgiver: Gebyr (maks 15%) Avkortning Uten virkning Svekket omdømme okjøp utenfor rammeavtaler Konsekvenser for innkjøper: Lovmessige konsekvenser Samfunnsmessige konsekvenser frata vedkommende innkjøpsfullmakten Økonomisk ansvar for avdeling/virksomhet Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

145 Håndhevelsesorganer (nytt fra ) KOFA rent rådgivende organ Domstolene Bindende avgjørelse og gebyr Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

146 EKSEMPLER Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

147 Oppslag Sunnmørsposten Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

148 Rapport fylkesrevisjonen Rapporten fra fylkesrevisjonen legger spesielt vekt på to forhold som gjelder brudd på regelverket om offentlige anskaffelser: 1. Kjøp uten konkurranse/kunngjøring 2. Kjøp utenfor rammeavtaler Det vesentlige av bruddene er påvist i de videregående skolene Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

149 Riksrevisjonen Dokument 3:6 ( ) Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

150 Riksrevisjonen Dokument 3:6 ( ) Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

151 Riksrevisjonen Dokument 3:6 ( ) Vilje? Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

152 Ambulansesaka Helse Midt-Norge Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

153 Konklusjon Brudd på alle grunnleggende krav i LOA 5 og FOA 3-1. God forretningsskikk Forutberegnelighet Gjennomsiktighet Etterprøvbarhet Leverandør skal velges på objektive og ikke-diskriminerende kriterier (Krav om likebehandling forbud mot diskriminering) Forsøk på unntatt offentlighet Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

154 Rammeavtaler Møre og Romsdal fylkeskommune Møre og Romsdal fylkes har i dag ca. rammeavtaler som samla har et årlig uttak/omsetning på ca. 100 mill. Hovedsegment av rammeavtaler: IT utstyr og tjenester Renhold => markedsplassen (e-handel) Kontor/datarekvisita => markedsplassen (e-handel) Telefoni Møbler MF-maskiner Leiebil Hotell Reisebyråtjenester Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

155 Intranett/innkjøpsportal Alle skal regelmessig være innom innkjøp sine sider på intranett og spesielt er oppdatert på våre rammeavtaler og at disse blir brukt for alle kjøp av varer og tjenester som inngår på disse avtalene Ledere og innkjøpsansvarlige i de enkelte avdelingene /virksomhetene har et overordnet ansvar for å sikre at de ansatte kjenner til innkjøpsseksjonen sine intranettsider og er lojale mot fylkeskommunens rammeavtaler og anskaffelsesregelverket bestemmelser Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

156 Intranett/innkjøp Generell informasjon om innkjøpsavdelinga Rammeavtaler Info til innkjøpsansvarlige Konkurransegjennomføring med maler Leverandørinfo E-læring Sertifisering av innkjøpsansvarlige Portalen er under løpende utviklet. Dette vil være en av de viktigst informasjonskanalene til interne og ekstern bruker, inkl. leverandørmarkedet. Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen