Introduksjonsdag for nye leiarar

Transkript

1 Møre og Romsdal fylkeskommune regional utviklar og ein tydeleg medspelar til samfunnsutviklinga i Møre og Romsdal Velkommen til Introduksjonsdag for nye leiarar 18. september ein tydeleg medspelar

2 Introduksjonsdag for nye leiarar Kva er det viktig at våre leiarar har kjennskap til? Utgangspunkt i sentrale tema/område: Møre og Romsdal fylkeskommune som organisasjon (rolla som regionalpolitisk utviklingsaktør, organisasjonsstrukturen, politikk og administrasjon, plan- og styringssystem) Arbeidsgivar HR Økonomiområdet (prinsippa om mål- og rammestyring) IKT Kommunikasjonsstrategi, profilering og mediahandtering Dokumenthandtering Juridisk område; sentralt lovverk, kommunelov, off.lov/fvl, teieplikt, offentlege innkjøp Bygg og vedlikehald Korleis kan du få kunnskap? Kvar tek du kontakt ved behov for hjelp støtte? (linje stab) Kvar finn du relevante ressursar? (verktykasse med utg.pkt. i nettsidene) Ein tydeleg medspelar

3 -Ein tydeleg medspelar Velkommen som nytilsett leiar i fylkeskommunen Organisasjon - Politikk og administrasjon Ottar Brage Guttelvik, fylkesrådmann Nils-Gunnar Solli, administrasjonssjef

4 Fylkeskommunen ivaretek grunnleggjande funksjonar i det norske politiske system: Styrkar folk sin innverknad på samfunnsspørsmål som har eit regionalt nedslagsfelt - nærleiksprinsippet. Vi som bur her veit best korleis vi kan utvikle Møre og Romsdal i ønska retning. Opnar opp for breiare og meir direkte deltaking - bidratt til å få fleire kvinner og ungdom inn i politikken, samt fleire parti representert (etter 1975). Kanal for politisk mobilisering rekrutteringsarena for nasjonale politikarar. Gitt meir heilskapstenking på regionalt nivå sjå samanhengar og mulegheiter på tvers av kommunegrenser og sektorar Fylkesordføraren: Døropnar for møte med sentrale styresmakter Endres i topp-/bunntekst 4

5 Politisk organisering Fylkestinget 47 representanter Fylkesutvalget 13 representanter Kontrollutvalget 5 representanter Utdanningsutvalget 11 representanter Regional- og næringsutvalget 11 representanter Samferdselsutvalget 11 representanter Kultur- og folkehelseutvalget 11 representanter Vestnes Endres i topp-/bunntekst

6 Rådgivande utval Eldrerådet Rådet for likestilling for funksjonshemma Likestillingsutvalet Miljøutvalet Ungdomspanelet Trafikktryggingsutvalet Som namnet tilseier; rådgivande i høve andre politiske utval med vedtaksfullmakt kome med forslag, innspel og kommentarar I tillegg to plannemnder: Plannenmd for byggjesaker og plannemnd for samferdselsutbygging Endres i topp-/bunntekst 6

7 Det store fleirtalet av tilsette i fylkeskommunen finn ein innan utdanning og tannhelse med om lag medarbeidarar. Dvs. undervisningspersonale og driftspersonale ved vgs, tannlegar og andre tilsette ved tannklinikkane. Sentraladministrasjonen har om lag 260 tilsette fordelt på 5 linjeavdelingar og 3 stabsavdelingar, samt fellestenesta på fylkeshuset. Stabsnivået utøver støttefunksjonar til heile organisasjonen. Totalt er det nærare tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune.

8 Stabsavdelingane i sentraladministrasjonen Administrasjonsavdeling Administrasjonssjef Nils-Gunnar Solli Plan- og analyseavdeling Fylkesplansjef Ole Helge Haugen Juridisk avdeling Juridisk sjef Gudmund Lode 7 seksjonar: Personalseksjon Informasjonsseksjon Økonomiseksjon IT-seksjon Dokumentsenter Administrativ seksjon BYVE Stikkord for oppgåver (ikkje seksjonering): Fylkesplan Plansamordning Samhandlingsarenaen GIS Statistikk og analyse Universell utforming 2 seksjonar: Juridisk seksjon Innkjøpsseksjon + Fellestenesta for Fylkeshuset (Opplysningstenesta / Resepsjon, Reinhald, Post og Trykkeri) + Fylkeshuset AS (Vaktmeistertenesta)

9 Fylkesrådmannen sitt utvalssekretariat I funksjon frå hausten personar som har ansvar/medansvar for kvar sine utval Gunn Elin Nygård, Kari Rundmo, Ann Torill Vaksvik og Robert Løvik i administrativ seksjon i administrasjonsavdelinga + Mia Smørdal og Toril Rusten på kulturavd. Har oppgåver knytt til førebuing, gjennomføring og etterarbeid for dei politiske møta Spørsmål om skriving av saksframlegg eller anna som gjeld vår politiske verksemd ta kontakt med din utvalssekretær eller administrativ seksjon + Dokumentsenteret hjelper dykk med utvalsmodulen i ephorte Endres i topp-/bunntekst 9

10 Linje- / Stabmodell Fylkesrådmann Rådgiving 3 Iverksetting Strategi Økonomi Fylkesutdanningssjef 2 STAB Prioritering Rektor 1 Utøving av støttefunksjonane skjer ut frå mynde i linja All styring følgjer linja Introduksjonsdag nytilsette, sentraladministrasjonen 10

11 -Ein tydeleg medspelar Møre og Romsdal fylkeskommune Når kan/skal du bruke mrfylke? Web: E-post:

12 -Ein tydeleg medspelar Nettressursar Internett og intranett

13 -Ein tydeleg medspelar og no vert du ein enno tydelegare medspelar! Lukke til

14 AGP-huset Overordna mål: Tydeleg kultur for læring og utvikling som grunnlag for best mogleg kvalitet på tenestene Arbeidsgivarfunksjonen som integrert del av kjerneverksemda Felles identitet Arbeidsmiljøutvikling Personalforvaltning Organisasjons- og tenesteutvikling Visjon: Ein tydeleg medspelar Felles plattform/ referanseramme for leiarskap og medarbeidarskap Inspirerande og rettleiande leiarar Kompetente og myndiggjorte medarbeidarar Kvalitet og profesjonalisering Systematisk kvalitetsarbeid Kunnskapsbasert praksis Verdiar: Respekt, likeverd, medråderett, fellesskapsansvar, open organisasjon

15 AGP i praksis Kultur for læring og utvikling Utviklingskulturar mellom ulike nivå Kjelde: Roald, Jøsendal og Langfeld (2012)

16 AGP i praksis Leiings- og utviklingsdialog på alle nivå Ny form for kontaktmøter med rådmannen Utprøving av alternativ form og innhald på rektormøta Leiarsamtalar: «fylkesutdanningssjefen og ass. fylkesutdanningssjef har leiarsamtale med rektor og ass. rektor om felles utfordringar og utfordringsbildet for skolen.» AGP er i praksis leiarskap «tett på» Konsept for AGP verkstad - masterbufè

17 AGP plattform for leiing og medarbeidarutvikling Kompetente og myndiggjorte medarbeidarar er sjølvstendige kunnskapsmedarbeidarar leiar i stor grad seg sjølv med støtte frå leiar forvalter sin kunnskap til organisasjonens beste initierar utvikling sjølv Ein tydeleg medspelar

18 AGP plattform for leiing og medarbeidarutvikling Eit leiarskap der vi vektlegg: dialogen fokus på kvalitet og resultat Utfordre og stille krav Støtte, inspirere og oppmuntre («heie på») Gje tillit, autonomi og fleksibilitet Utvikling og fornying gjennom refleksjon over eigen praksis AGP er i praksis kunnskapsbasert organisasjons-, leiar- og medarbeidarutvikling

19 Konkrete AGP-tiltak Etablert felles arena/tiltaksområde for heile organisasjon: Fylkesakademiet som arena for opplæringstiltak på arbeidsgivar- og organisasjonsområdet: Introduksjonsprogram med kurs for nytilsette og leiarar Årleg AGP-konferanse for leiarar, tillitsvalte og verneombod Leiarutviklingsprogram Modulbasert HMS-opplæring Basis IKT-kompetanse m.m. Kompetanseutvikling i heile organisasjonen Felles plattform for IKT-samhandling- og deling Omdømmeprosjekt Verkstad for alle tilsette Grafisk profil Kommunikasjonsstrategi Nye heimesider: Ein tydeleg medspelar

20

21

22

23 Kvifor AGP - verkstader Møteplass for felles informasjon, refleksjon og utvikling Informasjon om fylkeskommunen kopling av samfunnsoppdrag og arbeidsgivarpolitikken Løfte fram kva slags organisasjonskvalitetar vi ønskjer å fremme Refleksjon over eigen praksis, vegval og utfordringar Utvikling av vår felles organisasjon og vår felles region

24 Gjennomgåande perspektiv for AGP-verkstadar Kontinuerlige utviklingsprosessar Perspektiv A: Identitet og omdømme Perspektiv B: Kultur for læring og utvikling Perspektiv C: Kvalitet og profesjonalisering Perspektiv D: Leiarskap og medarbeidarskap Grep: Vel eitt perspektiv som gjennomgåande og eitt eller to andre som perspektiv fokusområde. NB! Kopling til lokale utviklingsprosessar - kjerneverksemda Konsept for AGP verkstad - masterbufè

25 Leiarutviklingsprogram for M&R fylkeskommune Målet med programmet er å: utvikle og avklare forståelse av Møre og Romsdal fylkeskommune som organisasjon og deltakernes egen lederrolle i lys av dette i spenningsfeltet mellom administrasjon og politikk. utvikle allmenne kunnskaper om ledelse av kunnskapsorganisasjoner, men med tydelig kopling til vår plattform for ledelse og medarbeiderutvikling gi deltakerne praktiske verktøy som lederne selv kan ta i bruk for å gjennomføre prosesser på egen arbeidsplass. Trening og utvikling av ferdigheter vektlegges. Målgruppe: Alle ledere med personalansvar. Obligatorisk for nye ledere. Ledertalent Tillitsvalgte (utvalte moduler, ikke eksamen) Gjennomføring: Samarbeidspartnere: programmet blir gjennomført av Agenda Kaupang i samarbeid med Høgskolen i Volda Omfang: 15 stp., 7 moduler over 15 månader Type/nivå: Kan inngå som emne i en mastergrad Læringsform: Forelesninger/introduksjon, prosjektarbeid, trening og refleksjon Ein tydeleg medspelar

26 Inndeling - Modulene 1. Organisasjons- og rolleforståelse 2. Endringsledelse (inkl. konsept for AGP-verkstadar) 3. Individuell lederkompetanse 4. Team og ledelse av team 5. Kommunikasjon og relasjonsledelse 6. Kompetanseutvikling/-styring og mobilisering 7. Samling av trådene og eksamensforberedelse

27

28

29 Personalseksjonen sin portefølje Oppfølging og utvikling av arbeidsgivar- og organisasjonspolitikk Organisasjonsutvikling Bistå med organisasjons-/hr-kompetanse i lokale OU-prosesser Administrere og fordele sentrale OU-midlar («smurningskanne») HMS og arbeidsmiljøutvikling HMS-systemkoordinator utvikling og vedlikehald av felleskomponentar Prosess-støtte for oppfølging av kollektive prosessar etter medarbeidarunderøkingar (MTM) Koordinator for Fylkesakademiet og læringsnettverk Utarbeide kurskatalog og legge til rette for opplæring innafor arbeidsgivarområdet; organisasjon-, leiing og HMS Saksbehandling til og koordinator for sentrale medråderettsorgan Rekruttering Skolering, utvikling av verkty og policy. Fylkesrådmannens repr. i tilsettingsutv. for sentraladm. Deltek enkelte leiarrekrutteringar i heile org. Vanskelege enkeltsaker (i samarbeid med juridisk avdeling): Disiplinærsaker Stillingsbankordning for handtering av overtal Konfliktsaker/mekling Varslingssaker - faktaundersøkingar og saksbehandling (mobbing/trakassering m.v.) Lokale lønnsforhandlingar personalsjefen er forhandlingsleiar Trainee-ordning - MRFK sin representant Generell leiarstøtte til fylkesrådmann, avdelings-/etatsleiarar og einingsleiarar innafor arbeidsgivar-, HR-, organisasjon Medvirke i fylkesrådmannen og fylkesutdanningssjefen sine leiardialogar Delta på sentrale møte- og samhandlingsarenaer (leiarmøter, leiarsamlingar, samarbeidsorgan)

30 Linje- / Stabmodell Fylkesrådmann Rådgiving 3 Iverksetting Strategi Fylkesutdanningssjef 2 STAB Økonomi Prioritering Rektor 1 Utøving av støttefunksjonane skjer ut frå mynde i linja All styring følgjer linja

31 Myndenivå og samhandling Utgangspunkt Korleis samhandlar vi med utgangspunkt i: 1 Skolen / rektor sine fullmakter (støtte) 2 Utdanningssjefen sine fullmakter (kombinasjon støtte / styring) 3 Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring)

32 Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 1. Skolen / rektor sine fullmakter støttefunksjon Vi samhandlar på vegne av fylkesutdanningssjefen Du kan ta direkte kontakt med personalseksjonen Hovudkontaktpersoner: Iver Kåre Mjelve og Karoline Ipsen Kven gjer kva i personalseksjonen? HR/Personal/Personalseksjonen-kven-gjer-kva Leiarstøtte (døme på leveransar frå personal): Personalleiing- og oppfølging av tilsette (pedagogisk leiing samhandle med utd.avd.) Tariff-, lov- og avtaleverk (fortolkning, heilskap, presedens) HMS/IA (system, arbeidsmiljøprosessar, konflikthandtering) Pådrivar og prosess-støtte AGPff (på vegne både av utd.sjef og fylkesrådmann) Kompetanseutvikling arbeidsgivar- og org.området Fylkesakademiet Kompetanseutvikling fag/pedagogikk utd.avdelinga Org.utvikling med personell- og strukturendringar utd.avdelinga og personal

33 Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 2. Fylkesutdanningssjefen sine fullmakter (støtte/styring) Personalseksjonen leverer på vegne av fylkesutdanningssjefen Stillingsbank - overtalshandtering Lokale arbeidstidsavtalar Drøftingsmøte med tillitsvalte på sektornivå Særskilte lønnsforhandlingar Personalsaker (alltid i samarbeid med utd.sjefen og evt. juridisk) Deltek i andre saker/prosessar etter nærare førespurnad frå utd.sjefen Fylkesutdanningssjefen / utdanningsavdelinga følgjer sjølv opp: Oppfølging av meg som rektor/leiar (resultatoppfølging, medarbeidarsamtale m.v.) Leiardialogen (i samarbeid med personal og andre stabsfunksjonar) Tilsetting av leiarar (personal gir prosesstøtte etter bestilling) Kompetanseutvikling fag/pedagogikk Org.utvikling med personell- og strukturendringar (saman med personal)

34 Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 3. Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring) Personalseksjonen leverer på vegne av fylkesrådmannen Drøftingsmøte med tillitsvalte på konsernnivå Lønnsforhandlingar Utvikling av system, politikk som gjeld heile organisasjonen (eks. AGPff, HMS) Organisasjonsutvikling (sentrale OU-midlar) Kompetanseutvikling arbeidsgivar- og org.området Fylkesakademiet Personalsaker (alltid i samarbeid med utd.sjefen og evt. juridisk) Deltek i andre saker/prosessar etter nærare førespurnad

35 Økonomiske rammer fellesutgifter organisasjon Reknskap, ramme : 1050 Bedriftshelsetenester buffer. kr , Bedriftshelsetenester/Bris sentraladm. kr , Tillitsvaltordninga forbruk 2013 kr , Organisasjonsutvikling forbruk 2013 kr , Sentrale opplæringsmidlar forbruk 2013 kr ,- Sum kr ,

36 Arbeidsmiljø eit satsingsområde i AGP Kap. «4.6 Arbeidsmiljø HMS» Alle skal oppleve eit arbeidsmiljø som fremjar trivsel, helse og personleg utvikling Systematisk HMS-arbeid med basis i haldningsskapande arbeid og organisasjonskulturar der dialog og opne prosessar står i sentrum Ein tydeleg medspelar

37 Fylkesakademiet - modulbasert HMS-opplæring Den årlege AGP-konferansen Rammer og system Aktuelle opplæringstema: Fysisk arbeidsmiljø Arbeidsmiljøkartlegging Rusførebygging og AKAN Konflikthandtering Den vanskelige samtalen Inkluderande arbeidsliv - ein tydeleg medspelar!

38 Modell for samhandling mellom partane HA 3 og AML 8 HA 4, AML 7 og K.lov 25 Det administrative teneste apparatet Samhandlingsarenaer Arbeidsgivar linja Partsorganer med vedtakskompetanse Orienterings- Fylkesrådmannen og drøftingsmøter(od-m) H-SAMU Adhoc utval Fylkesutvalet Politiske utval (Utdanningsutvalet) K.lov 26 Avdelingssjefane Rektorar/ Overtannleger OD-møter Adhoc utval TANN-SAMU S-SAMU OD-møter Adhoc utval Skole-AMU Opp.l.lov 11-5 Skoleutval Samhandling mellom partane - case: Arbeidsplanar 38

39 Medbestemmelse GODE LEDERE Har gode ordninger for dialog og drøfting med de ansatte og med tillitsvalgte Utøver arbeidsgivers styringsrett og har ansvaret for å ta beslutninger som angår bruk av ressurser og organisering av arbeidet Involverer de tillitsvalgte «tidligst mulig» slik at de har reelle muligheter til å påvirke saken «Invitere tillitsvalgte inn i ledelse» (endret rolle fra fullmektig til utviklingspartner) Samhandling mellom partane - case: Arbeidsplanar 39

40 Ein tydeleg medspelar

41 Ein tydeleg medspelar

42 Ein tydeleg medspelar

43 Overordna om økonomiplan, budsjett og rammestyring

44 Økonomiplan 44. Økonomiplan. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. 2. Økonomiplanen skal omfatte minst de fire neste budsjettår. 3. Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens eller fylkeskommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Planen skal være satt opp på en oversiktlig måte. Formål å vise kva utgiftsrammer dei ulike verksemder kan forvente å planleggje innanfor i planperioden

45 Årsbudsjett 45. Årsbudsjettet. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår. 2. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. Økonomiplan og årsbudsjett er slått saman til eit dokument som normalt blir behandla av fylkestinget i desember

46 46. Årsbudsjettets innhold Årsbudsjettet er en bindende plan for fylkeskommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret Årsbudsjettet skal omfatte hele fylkeskommunens virksomhet Årsbudsjettet skal være realistisk Årsbudsjettet skal være stilt opp på en oversiktlig måte Årsbudsjettet skal være inndelt i en driftsdel og en investeringsdel Det skal budsjetteres med et driftsresultat som minst er tilstrekkelig til å dekke renter, avdrag og nødvendige avsetninger

47 47. Årsbudsjettets bindende virkning 1. Kommunestyrets eller fylkestingets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Dette gjelder ikke for utbetalinger kommunen eller fylkeskommunen er rettslig forpliktet til å foreta, jf. 46 nr. 1 tredje punktum. 2. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder eller fylkesrådets leder gi melding til kommunestyret eller fylkestinget. 3. Får kommunestyret eller fylkestinget melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet

48 Rammestyring Møre og Romsdal fylkeskommune har eit budsjettreglement som inneber rammestyring for alle delar av fylkeskommunen si verksemd I vedtak om budsjettreglement T-19/99 vart det gjort vedtak om utvida bruk av rammestyring Rammestyring er eit styringssystem som i mindre grad er basert på politisk styring gjennom detaljerte budsjett til den enkelte verksemd, men i større grad fokuserer på måloppnåing innanfor gitte økonomiske rammer Fullmakt i ØP: «Fylkestinget pålegg kvar budsjettansvarleg instans i Møre og Romsdal fylkeskommune å leggje opp drifta i 2013 innanfor dei budsjettrammer fylkestinget har vedteke og innrette drifta etter dette frå byrjinga av året.»

49 Rammestyringssystemet inneber i praksis at: Budsjettansvarleg (for eksempel ein rektor) kan omdisponere midlar innanfor vedtatt budsjettramme Meirforbruk i høve til budsjett skal trekkjast i driftsramma budsjettåret etter at det har oppstått Mindreforbruk i høve til budsjett skal plussast på driftsramma året etter Det enkelte nivå i organisasjonen kan sjølv avgjere korleis midlane best kan brukast, føresett at ein held seg innanfor den gitte økonomiske ramma og elles at drifta er i samsvar med dei premissane som ligg til grunn for den tildelte ramma

50 OVERSIKT OVER DEI SAMLA FYLKESTINGSRAMMENE FORDELT PÅ RAMMEOMRÅDER Rapportering pr: Innarbeidd 1000 kroner frå Akkumulert hittil i år 2014 evalueringa FR Rammeområde Budsjett Drift Avvik Årsbudsjett Prognose Avvik 2013 D01 Fellesutg og utg. til fordeling D02 Politisk verksemd D03 Stabsfunksjonar D04 Reservepost Sum sentral styr/fellesutg D05 Vidaregåande opplæring D06 Fagskolane i Møre og Romsdal D09 Tannhelsetenester D10 Kulturtenester D11 Regional og næring D12 Samferdseltenester D14 Sentrale kontrollorgan SUM FYLKESTINGSRAMMER NB! I kolonna heilt til høgre er konsekvensane av evalueringa for år 2013 lagt inn. Desse konsekvensane er innarbeidd i årsbudsjettet for 2014 som ei styrking i ramma der talet i kolonna syner positivt forteikn, og som eit trekk i ramma ved negativt forteikn

51 ØKONOMIRAPPORT - KULTUR Rapportering pr: Innarbeidd 1000 kroner frå Akkumulert hittil i år 2014 evalueringa FR Ansvarsområde Budsjett Drift Avvik Årsbudsjett Prognose Avvik Kulturavdelinga Bibliotek Kulturvern Kulturformidling Folkehelse og fys. aktiv Diverse kulturformål D10 Resultat/netto forbruk

52 Brukarstøtte Epost: Web: Telefon: I dag er det slik: 1. IT-seksjonen: «ServiceDesk» for sentraladministrasjonen: Superbrukar og sentral IT-support ( ) 2. Vidaregåande skoler: Lokale IT-ansvarlige Sentral IT-brukarstøtte for sentrale tenester 3. Tannhelse: Superbrukar Sentral IT-support

53 elæringsportal

54 Visma Enterprise

55 Intranett Mi side

56 IKT-samhandling Videokonferanse Dokument samhandling: Alfresco: Epost, kalender og adressebok Fjernarbeid

57 Tryggleik 1. Tilganger 2. Antivirus 3. Nettfiltrering Filter mellom Internett og fylkesnettet Fjernar skadelig programvare (Virus, ormar osv.) Blokkerer sider med kjente feil Blokkerer sider som inneheld skadeleg programvare Informerer om sider som ikkje er «jobbrelatert»

58 Windows + L Husk å lås PC-en når du går frå kontoret

59 -Ein tydeleg medspelar Informasjon og kommunikasjon Inger Johanne Moene - informasjonssjef

60 Ein tydeleg medspelar

61 Kvifor fokus på informasjon/kommunikasjon God informasjon og kommunikasjon er eit av kvalitetskrava til dei tenestene vi leverer. Intern og ekstern kommunikasjon skal understøtte kjerneverksemda vår og medverke til at vi kan levere tenester av høg kvalitet. God og målretta kommunikasjon skal vere med å bygge opp under Møre og Romsdal fylkeskommune sin identitet og omdøme. Vår kommunikasjon med omverda skal utøvast med bakgrunn i lovverk og prinsipp om god kommunikasjon.

62 Lovgrunnlag for informasjonsverksemda I følgje kommunelova 4 skal kommuner og fylkeskommuner drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltningen. I tillegg til lover som: Offentleglova Meiroffentlegheitsprinsippet Forvaltningslova Nasjonale planar og organ

63 Informasjonsansvaret Informasjon er eit leiaransvar, og fylkesrådmannen har det overordna informasjonsansvaret Linjeleiarar har eit særskilt ansvar for informasjon, men informasjonsansvaret følgjer saksansvaret.

64 Kommunikasjonsstrategi Møre og Romsdal fylkeskommune har ein kommunikasjonsstrategi. Denne er no under revisjon. Strategien byggjer på dei politiske vedtekne dokumenta Fylkesplan og Arbeidsgivarpolitikk for framtida Strategien definerer mål, prinsipp og retningsliner for vår kommunikasjon med omverda, og korleis vi skal kommunisere internt i organisasjonen. Strategien skal vere rammerverket for kommunikasjon

65 Overordna kommunikasjonsmål Vi skal vere ein synleg medspelar i regional utvikling Vi skal stå fram i ein einskapleg profil Vi skal ha ein kultur for samhandling og informasjonsdeling Vi skal ha beredskap for krisekommunikasjon Til kvart mål er knytt eit resultatmål og innsatsområder, og ein tiltaksplan.

66

67 Kommunikasjon eit felleseige Alle einingar i Møre og Romsdal fylkeskommune har behov for å kommunisere med omverda. Våre medarbeidarar representerer organisasjonen, og vil gjennom både åtferd og kommunikasjon prege korleis omverda ser på organisasjonen (vårt image). Kommunikasjonsstrategien har som hovudmål å skape ein felles identitet gjennom eit positivt image for fylkeskommunen. God kommunikasjon skal vere vårt fotavtrykk.

68 Image og identitet Adferd IMAGE Vårt fotavtrykk i målgruppa si bevistheit IDENTITET Model for corporate identity og corporate image (Birkigt og Stadler, 1986)

69 Informasjonsseksjonen Fem medarbeidarar informasjonssjef to informasjonsrådgivarar to grafiske designarar 69

70 Kva kan Informasjonsseksjonen hjelpe med? Informasjonsrådgjeving Utarbeide mediestrategiar Tilrettelegging av pressemeldingar Kontakt med media Råd om nettpublisering og nettbruk Grafisk profil og rådgjeving Annonseproduksjon Grafisk formgjeving Utarbeide trykksaker

71 Nettsidene våre er tilgjengelege 24 timar i døgnet. Dette er vår viktigaste informasjonskanal. Her bestemmer vi sjølve korleis vi skal presentere informasjonen, kva bodskap vi ønskjer å nå ut med

72 Intranett

73 Tips og råd for god kommunikasjon Her finn de rettleiingar, råd og tips til korleis de kan lage og nå ut med god informasjon.

74 Mi side Den beste kanalen for intern kommunikasjon. Kvifor: Når alle tilsette både med krysspublisering av artiklar frå nettsida, men og for å legge ut korte meldingar. Når viktige arbeidsverkty som alfresco, e-læringsportal, leiarportal, visma, ephorte etc. Dele dokument, lenkjer etc.

75 For å vere ein tydeleg medspelar må vi vere ein synleg medspelar!

76 Saksbehandling og arkiv Introduksjonsdag for nye ledere Ruth Wenche Stavik, nestleder arkiv

77

78 Lovverk Arkivlov med forskrifter Forvaltningsloven regulerer adgang (taushetsplikt og partsinnsyn) Offentlighetsloven allmennhetens adgang til forvaltningens dokumenter Personopplysningsloven Endres i topp-/bunntekst 78

79 Arkiv er lederansvar! Øverste ledelse er ansvarlig for at arkivarbeidet blir utført i tråd med de lover og forskrifter som gjelder Legge forholdene til rette Foreta nødvendig oppfølging (tillagt administrasjonssjef etter kommuneloven) - Bruk aktivt ledersøkene som ligger i ephorte, de er gode hjelpemidler! Endres i topp-/bunntekst 79

80 Vi bruker sak- arkivsystemet ephorte Våre mål og ambisjoner : bedre oversikt og mer effektiv saksbehandling ved enkel tilgang til informasjon/dokument for de som trenger det når de trenger det bedre kvalitet i saksbehandlingen effektiv forvaltning i form av likebehandling, gjenbruk og forutsigbarhet av saker bedre service mot innbyggere i form av automatisk publisering av offentlig informasjon fra arkivet til egen hjemmeside (Innsyn) Endres i topp-/bunntekst 80

81 Hva brukes ephorte til? Produksjon av brev, notater og saksframlegg etter faste tekstmaler og adresselister Autorisasjons- og tilgangskontroll Oppfølgingslister (f. eks. restanse- og forfallslister) Søking og gjenfinning Standard rapporter Tilskuddsmodul, utvalgsmodul for politiske dokumenter Integrasjon mot: epost Visma rekruttering skjema på nett Mercell Endres i topp-/bunntekst 81

82 Endres i topp-/bunntekst 82

83 Endres i topp-/bunntekst 83

84 Endres i topp-/bunntekst 84

85 Kontakt Dokumentsenteret på: Tlf eller: Endres i topp-/bunntekst 85

86 Presentasjon Byggje- og vedlikehaldsseksjonen Introduksjonsdag nye leiarar 86

87 Stabsavdelingane i sentraladministrasjonen Administrasjonsavdeling Administrasjonssjef Nils-Gunnar Solli Plan- og analyseavdeling Fylkesplansjef Ole Helge Haugen Juridisk avdeling Juridisk sjef Gudmund Lode 7 seksjonar: Personalseksjon Informasjonsseksjon Økonomiseksjon IT-seksjon Dokumentsenter Administrativ seksjon BYVE Stikkord for oppgåver (ikkje seksjonering): Fylkesplan Plansamordning Samhandlingsarenaen GIS Statistikk og analyse Universell utforming 2 seksjonar: Juridisk seksjon Innkjøpsseksjon + Fellestenesta for Fylkeshuset (Opplysningstenesta / Resepsjon, Reinhald, Post og Trykkeri) + Fylkeshuset AS (Vaktmeistertenesta)

88 Myndenivå og samhandling Utgangspunkt Korleis samhandlar vi med utgangspunkt i: 1. Skolen / rektor sine fullmakter (støtte) 2. Utdanningssjefen sine fullmakter (kombinasjon støtte / styring) 3. Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring)

89 1 Rektor/skolen sine fullmakter støttefunksjon ByVe leverer: a) Grunnlag for gjennomføring av reinhald av bygningane. Reinhaldsplanlegging. Kompetansbygging. Utstyrsveiledning. Tilbodsinnhenting (I hovedsak temporære oppgaver) b) Grunnlag for gjennomføring av drift og vedlikehald av eiendommen Generell rådgjeving. FDV-materiell. Kompetansetiltak. Drifts og vedlikehaldsplanlegging. Tilbodsinnhenting. c) Støtte for gjennomføring internkontroll/sikkerhetsarbeid. Brannvernloven, bygningsloven. arbeidsmiljøloven m.m

90 2. Fylkesutdsjefen sine fullmakter støtte/styring ByVe leverer: a) Grunnlag ved aktuelle utgreiingar/byggeprosjekt inkl. grunnlag for årsbudsjett/økonomiplan. Generelt fagleg hjelp i aktuelle spørsmål. b) Støtte ved tilrettelegging og kontroll av virksomhetenes drift og vedlikehald av eigedomane. c) Støtte ved sentrale innkjøp for utdanning samt leigeforhold ut over 1 år

91 3. Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring) BYVE leverer på vegne av fylkesrådmannen: a) Generell rådgjeving innan fagområdet. b) Oppfølging og drift av eigedomar som ikkje er fordelt til etatar. c) Gjennomføring av alle byggesaker inkludert oppfølging i garantitid. d) Oppretting og oppfølging av viktige leigeavtalar. e) Overordna forvaltning av alle eigedomar. Forsikring Reguleringsforhold. Naboforhold. Kjøp og salg av eigedomar. f) Sentrale innkjøpsavtalar for fagområdet

92 Organisasjonsplan BYVE Organisasjonskart Byggje- og vedlikehaldsseksjonen Per Olaf Brækkan Byggje- og vedlikehaldssjef Administrativ gruppe Erik Viken (NK/koordinator) Rigmor Olsen Aud Holen Plangruppa Bjørn Erik Hjellset (koordinator) Rajah Selva Jostein Wengstad Claus Reiners Ståle Solgard (Utdanningavdelinga) Drift- og vedlikeholdsgruppa Pall Bjørgvinsson (koordinator) John Johannessen Teknisk gruppe Torgrim Blø Oddleif Gustad Anne Bente Klokk Svendsvik Leif Ståle Halås Spesialrådgiver: Per Einar Langseth Driftsleder Kube: Malvin Dalhus

93 BYVE sitt særlege ansvar BYVE har eit særskilt ansvar ut frå si faglege rolle for å sjå til at drift og vedlikehald totalt sett er lovleg og økonomisk optimalt. BYVE ser at dei ikkje har oppfylt denne rolla slik dei burde. Det har vore alt for lite rådgjeving og kontroll av verksemdene i hovedsak grunna stor aktivitet med nybygg og opprustingsarbeid. Byve oppfattar no klåre signal på at meir ressursar må nyttast til å syte for at drifta ved verksemdene er i samsvar med lover og forskrifter samt økonomisk optimal. Det vert og forventa at langt meir av drift og vedlikehaldsarbeidet vert planlagt og dokumentert

94 Ny Ålesundsstruktur Tilrettelegge for elevtalsauke i Ålesund. I nært samarbeid med Ålesund kommune Endres i topp-/bunntekst 94

95 Sørsida

96 Fagerlia med kulturskole

97 Spjelkavik vgs

98 Borgund vgs

99 Molde Utviding av Molde vgs, ny Kulturskole og oppgradering av Idrettens hus I nært samarbeid med Molde kommune Endres i topp-/bunntekst 99

100 Romsdal vgs Arkitekt Svein Skylstad AS POB - Byggje- og vedlikehaldsseksjonen 10 0

101 Kristiansund vgs

102 Kristiansund vgs

103 Haram vgs

104 Ulstein Ny idrettshall for friidrett knyttet sammen med ny Høddvoll stadion. Teorirom for Ulstein vgs. I nært samarbeid med Ulstein kommune Endres i topp-/bunntekst 104

105 Informasjonstryggleik -Ein tydeleg medspelar

106

107

108

109

110

111 Kva skal sikrast? Informasjon (data) Personopplysningar IT-system Omgivnadene (fysisk) Evne til å løyse oppgåvene Omdømmet

112 Utfordringar Dataangrep utafrå Svikt i interne rutinar Oppdatering av programvare (sikkerheitshol) Sikkerheitskopi manglar Manglande kontroll på informasjon Oversikt over omfang av informasjon Informasjon på ei rekkje medium; Mobile einingar Skytenester Manglande kompetanse og haldningar

113 Ved brot på informasjonstryggleik Meld avvik. Møre og Romsdal fylkeskommune sitt sentrale avvikssystem (RiskManager) skal nyttast til å melde avviket. Den som oppdagar avviket skal prøve å løyse det for å redusere skadeomfanget.

114 Kontakt: Eirik Jenssen, juridisk avd

115

116 Innkjøp i Møre og Romsdal fylkeskommune Introduksjonsdag for nye leiarar og mellomleiarar 18. september 2014 Innkjøpssjef Arnt Ove Hol

117 Anskaffelser i offentlig sektor Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

118 1 Om oss 2 Anskaffelsesregelverkets grunnleggende krav 3 Terskelverdi/prosedyrekrav 4 Ulovlige dir. anskaffelser 5 Nettportal/rammeavtaler Anskaffelseskonferanse

119 Juridisk avdeling Innkjøpsseksjonen Gudmund Lode Juridisk sjef Eirik Jenssen Rådgiver Arnt Ove Hol Jesper Wiig Juridisk rådgiver Kristine Svendsen Juridisk rådgiver Innkjøpssjef Torgeir Riksfjord Rådgiver Jorid Nerland Rådgiver Janne Kristiansen Rådgiver Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

120 Sentrale funksjoner for innkjøpsseksjonen Ansvar for at regelverket for offentlige anskaffelser blir fulgt i Møre og Romsdal fylkeskommune Gjennomføring av større enkeltanskaffelser / rammeavtaler Administrasjon av rammeavtaler Bistand til indre og ytre etater ved konkurransegjennomføring Informasjon/opplæring om anskaffelsesregelverket Rådgiving ved anskaffelser Bistand ved gjennomføring av konkurranser Innkjøpsbehov Konkurranse grunnlag Kunngjøring Tilbuds periode Evaluering Tildeling og kontrakt Oppfølging Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

121 1 Innledning 2 Anskaffelsesregelverkets grunnleggende krav 3 Terskelverdi/prosedyrekrav 4 Ulovlige dir. anskaffelser 5 Nettportal/rammeavtaler rammeavtaler/bestilling Anskaffelseskonferanse

122 Grunnleggende i alle offentlige anskaffelser Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

123 Konkurransekravet Oppdragsgiver plikter å sørge for at alle anskaffelser så langt det er mulig baseres på konkurranse, LoA 5, 2. ledd Gjelder uansett anskaffelsens verdi, dvs. konkurranse fra kr 1,- Anskaffelseskonferanse

124 Grunnleggende krav i regelverket for off. anskaffelser LoA 5, FoA 3-1: Konkurranseutsetting Forutberegnelighet Gjennomsiktighet Etterprøvbarhet Ikke lov å dele opp anskaffelsen for å omgå regelverket Leverandør skal velges på objektive og ikke-diskriminerende grunnlag (Krav om likebehandling forbud mot diskriminering) I hele prosessen skal god forretningsskikk/etiske regler følges. Anskaffelseskonferanse

125 Rammeverk for offentlige anskaffelser Lov om offentlige anskaffelser (LoA) Forskrift om offentlige anskaffelser (FoA) Veileder for offentlige anskaffelser Offentlighetsloven Forvaltningsloven Regjeringens handlingsplaner For bruk av elektroniske verktøy i anskaffelsesprosessene For miljø og samfunnsansvar i anskaffelsessaker For universell utforming i anskaffelsesprosessen Mot sosial dumping Anskaffelseskonferanse

126 1 Om oss 2 Anskaffelsesregelverkets grunnleggende krav 3 Terskelverdi/prosedyrekrav 4 Ulovlige dir. anskaffelser 5 Nettportal rammeavtaler/bestilling Anskaffelseskonferanse

127 Valg av anskaffelsesprosedyrer Anskaffelsens verdi (terskelverdi) er avgjørende for valg av hvilken del av forskriften man skal forholde seg til og hvilke anskaffelses prosedyrer som kan benyttes Anskaffelseskonferanse

128 Beregning av anskaffelsens verdi (terskelverdi) FoA 2-3 (1) det samlede beløp for hele anskaffelsen (2) må ikke ha til hensikt å omgå regelverket (3) må ikke deles opp for å omgå regelverket (4) skal inkludere alle opsjoner (5) alle enkeltanskaffelser for prosjektet skal summeres (6) hele avtaleperioden skal legges til grunn Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

129 FoA prosedyrekrav 1,550 mill./ 40 mill. 1,550 mill./ 40 mill. Forskriftens del III Over EØS-terskelverdi Forskriftens del II Over nasjonal terskelverdi Del I (grunnleggende krav) Krav til type prosedyrer Kunngjøring Doffin/TED Krav om frist (antall dager) Del I (grunnleggende krav) Krav om type prosedyrer Kunngjøring Doffin Krav om frist (rimelig tid) 0,5 mill. 0 Forskriftens del I Direkte anskaffelser Grunnleggende krav, LoA 5 Ingen krav til prosedyre Over NOK : HMS egenerklæring Skatt/mva. attest Protokollføring Anskaffelseskonferanse

130 1 Om oss 2 Anskaffelsesregelverkets grunnleggende krav 3 Terskelverdi/prosedyrekrav 4 Ulovlige dir. anskaffelser 5 Nettportal/rammeavtaler rammeavtaler/bestilling Anskaffelseskonferanse

131 Ulovlig direkte anskaffelse 1. Unnlat kunngjøring/gjennomføre konkurranse 2. Feil anvendelse av regelverket => Konsekvenser for oppdragsgiver: Gebyr (maks 15%) Erstatning Neg./pos. kontraktsinteresse Svekket omdømme 3. Kjøp utenfor rammeavtaler => Konsekvenser for innkjøper: Lovmessige konsekvenser Samfunnsmessige konsekvenser frata vedkommende innkjøpsfullmakten økonomisk ansvar for avdeling/virksomhet Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

132 Hovedregelen for alle offentlig anskaffelser LOA 1 Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Offentlige innkjøpere skal ta forretningsmessige hensyn i stedet for politiske hensyn (ikke favorisere lokalt næringsliv) Rapport fra : Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

133 Hvem kontroller av fylkeskommunen gjøre sin anskaffelser i tråd med regelverket? Markedet/leverandørene KOFA på bakgrunn av klage fra leverandører uttalelse/ikke dom Fylkesrevisjon intern revisjon Domstolelene Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

134 Oppslag Sunnmørsposten Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

135 Rapport fylkesrevisjonen Rapporten fra fylkesrevisjonen legger spesielt vekt på to forhold som gjelder brudd på regelverket om offentlige anskaffelser: 1. Kjøp uten konkurranse/kunngjøring 2. Kjøp utenfor rammeavtaler Det vesentlige av bruddene er påvist i de videregående skolene Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

136 1 Om oss 2 Anskaffelsesregelverkets grunnleggende krav 3 Terskelverdi/prosedyrekrav 4 Ulovlige dir. anskaffelser 5 Nettportal/rammeavtaler rammeavtaler/bestilling Anskaffelseskonferanse

137 Intranett/innkjøp sin nettportal Det er viktig at alle regelmessig er innom innkjøp sine sider på intranett og spesielt er oppdatert på våre rammeavtaler og at disse blir brukt for alle kjøp av varer og tjenester som inngår på disse avtalene Ledere og innkjøpsansvarlige i de enkelte avdelingene/virksomhetene har et overordnet ansvar for å sikre at de ansatte kjenner til innkjøpsseksjonen sine intranettsider og er lojale mot fylkeskommunens rammeavtaler og anskaffelsesregelverket bestemmelser Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

138 Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

139 Anskaffelsesprosedyre i fylkeskommunen Håndteres av Innkjøpsseksjonen Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

140 HUSK! 1. Finnes det rammeavtale? Dersom ja; bruk denne! Dersom nei; konkurranse må gjennomføres! 2. Konkurranse fra 1. krone! Terskelverdien avgjør prosessen 3. Kontakt Innkjøpsseksjonen når dere har spørsmål! Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

141 Kontaktpersoner: Innkjøpssjef Arnt Ove Hol Ansatte innkjøpsseksjonen Tlf / Innkjøpsrådgiver Jorid Nerland Tlf Innkjøpsrådgiver Torgeir Riksfjord Tlf / Innkjøpsrådgiver Janne Kristiansen Tlf / Ved gjennomføring av anskaffelser: Ring oss - heller en gang for mye - enn en gang for lite Det er viktig at Innkjøpsseksjonen kommer inn i planleggingsfasen og ikke når kunngjøring skal skje Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

142 Takk for oss! Dere finner oss på: Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen