Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning

Transkript

1 RAPPORT FRA ARBEIDSGRUPPE ØKONOMI Gruppa har hatt slike medlemmer: Ass. fakultetsdirektør Marit Nilsen, Hum-fak (leder) Kontorsjef Mayvi Johansen, Sv-fak Konsulent Helene Burhol, Afl Førstekonsulent Unni Norum, Hum-fak Stabsleder Geirid Haugli, Sv-fak Førstekonsulent MaryRaste, Sv-fak Steinar Thorvaldsen, Forskerforbundet Gruppa har hatt i alt 4 møter. Steinar Thorvaldsen har ikke vært med på de tre siste møtene på grunn av reisefravær og sykdom. Gruppa har ikke sett det nødvendig å innhente andre personer til møtene. 1. Tabell over hovedoppgaver og ressurser Hovedoppgaver/ tjenesteområder Ressurser Sv-fak (i antall stillinger) Ressurser Hum-fak Ressurser Afl Evt. overlapp OPPSUMMERT,1 2,9 4,1 ca 0,7 still. Evt. økt ressursbehov ca 1 still. Anslag over samlet ressursbehov fra ca 12 still. + ½ overført til EVU Budsjettarbeid bevilgingsøkonomi 1 0,4 0,7 ca 0, ca 1,6 Ekstern finansiering 0,7 0,6 1, ca 1 ca 3,8 Regnskapsarbeid intern og ekstern finansiering 2,9 1,6 1,6 ca 0,2 ca 6 Div. oppgaver + ledelse av økonomifeltet 0,4 0,2 0,3 1 Kommentarer til tabellen - Se vedlegg 1 for mer detaljert oppsett - For stillinger som har oppgaver innen flere av tjenesteområdene er det gjort en skjønnsmessig vurdering av hvordan disse fordeler seg mellom de enkelte områdene. For stillinger som også har oppgaver utafor økonomifeltet, er det gjort en skjønnsmessig vurdering av hvor stor del som er knyttet til økonomi. Det er derfor knyttet en viss usikkerhet til tallene, og de må ikke oppfattes som eksakte. - Det er foreslått en styrking av den eksternt finansierte virksomheten. Dette er et behov som allerede eksisterer i dag, og ikke er en konsekvens av fusjonen. Omorganiseringa åpner likevel en mulighet til å få satt av egne ressurser til å følge opp den eksternt finansierte virksomheten. Ressursen kan være knyttet til økonomi, alternativt til forskning, men det er uansett viktig at denne ressursen har økonomikompetanse. - I oversikten over er det ikke tatt hensyn til utskillelse av psykologi. 1

2 2. Forslag til organisatorisk løsning Gruppa er bedt om å vurdere følgende modeller a) en egen økonomienhet b) en felles enhet for personal- og økonomi Gruppas konklusjon er at det bør etableres en egen økonomienhet ved det nye fakultetet. Både økonomi- og personalfeltet er arbeidsområder der ansvar og oppgaver i stor grad er fordelt ned fra sentralt nivå ved UiT til fakultetsnivå. Sentralt er personal og økonomi organisert i egne enheter etter fusjonen. Områdene er ulike og begge har sine regelverk å forholde seg til. Det er også knyttet egne verktøy/datasystemer til hvert av områdene. Gruppa mener at organisering i en egen økonomienhet er mest hensiktsmessig og vil gjøre det enklere å oppnå profesjonalisering og spissing av kompetanse. Også ut fra antall stillinger, se tabellen i pkt 1, mener vi det vil være grunnlag for en egen enhet. Økonomi har skjæringspunkt mot flere administrative områder, se pkt. 4. Det må uansett etableres gode samarbeidsrutiner og felles arena opp mot disse. Gruppa vil se det som en fordel om økonomienheten i størst mulig grad blir samlokalisert. 3. Forslag til overordnet arbeidsdeling vis a vis nivå 3 Gruppa er bedt om å gjøre bruk av følgende modeller for delegasjonsgrad: Ren sentralisering Tjenesteområdet ivaretas i sin helhet på fakultetsnivå. Ingen oppgaver er delegert til lavere nivå. Alle ansatte med arbeidsoppgaver på feltet er også lokalisert sentralt. Sentralisering med desentral sløyfe/lokalisering Tjenesteområdet ivaretas i sin helhet på fakultetsnivå. Ingen oppgaver er delegert til lavere nivå, men en del av de ansatte på feltet er samlokalisert med ansatte på institutt/senternivå for å sikre en best mulig tjenesteyting. Sentralisering med delegering av utøvende oppgaver Feltene innenfor tjenesteområdet er delt mellom fakultetsnivået og administrasjonen på institutt/senternivå. Fellesadministrasjonen har ansvar for koordinering, rådgiving og overordnede beslutninger, mens instituttene/sentrene har ansvar for service, daglig drift med mer. Desentralisering med kontrollfunksjoner sentralt Tjenesteområdet ivaretas av instituttene/sentrene. Kun kontrolloppgaver er lagt til det sentrale leddet. Ren desentralisering Tjenesteområdet ivaretas i sin helhet av administrasjonen på instituttene/sentrene. Ingen oppgaver er lagt til det sentrale leddet. 2

3 Gruppa har vurdert arbeidsdelinga innafor de ulike arbeidsområdene og foreslår arbeidsdeling som vist i vedlegg 2. Kriterier som er lagt til grunn ved vurderinga: - effektiv ressursutnyttelse - god økonomistyring - beslutningsmyndighet og ansvar må følge hverandre 4. Forslag til overordnet arbeidsdeling vis a vis andre enheter i fakultetsadministrasjonen Gruppa ser for seg skjæringspunkt mot andre administrative områder som vist i figuren på neste side. For alle tilfellene gjelder at oppgaver initieres ved andre enheter enn økonomi, men inneholder en økonomidel, som det vil være hensiktsmessig at økonomienheten ivaretar/godkjenner. Ekstern finansiering: - Ansvar for søknadsprosessen: enhet med faglig ansvar for prosjekt - Økonomienheten bistår ved budsjettering og godkjenner budsjett - Økonomienheten oppretter prosjekt, foretar regnskapsføring og bistår ved regnskapsrapportering - Ansvar for annen oppfølging/rapportering: enhet med faglig ansvar for prosjekt Samme arbeidsdeling vil gjelde ved eksternt finansiert forskning og undervisning. Innkjøp: - Innkjøp initieres av IT/teknisk + de som kjøper inn rekvisita m.m. Disse oppretter rekvisisjon. Rekvisisjonen går så på saksflyt via attestanter til økonomi som sluttgodkjenner. Lønn, honorar, reiseregninger (inkl. eksamen, gjesteforelesere, disputas): - initieres av personal/forskning/studie eller institutt/enhet og konteres og attesteres her. Bilag ferdigstilles av økonomi og sluttgodkjennes av økonomi/budsjettdisponeringsmyndighet - Lønnsmeldinger sluttgodkjennes av økonomi/budsjettdisponeringsmyndighet Utenlandsstipend (stipendiater): - Behandles ved økonomienheten etter at stipend er tildelt 3

4 FORSKN.- ADM Innkjøp Ekstern finansiering, utenlandsstipend, disputaser (reiseregn. honorar) TEKNISK/IT/ REKVISITA ØKONOMI Lønn, honorarer PERSONAL Eksternfin. utd. (budsj.) praksisutplassering, studentreiser, eksamen (reiseregn./ honorar) STUDIE EVU 4

5 OPPGAVER OG RESSURSER VEDLEGG 1 SV-fak HUMfak AFL UiT-bevilgning mill. 4 mill. kr mill. Ekstern finans kr 32 mill 18 mill. 10 mill Ant. prosjekt per Ant. årsverk totalt 2009 ihht bemanningsplan 294,4 144,3 74,3 Ev. overlapp/mulighet for effektivisering Ev. økt ressursbehov Anslag samlet ress.-behov fra Hovedoppgaver/ tjenesteområder ØKONOMI BUDSJETTARBEID Bevilgningsøkonomien Ant. årsverk økonomi,1 2,9 4,1 Totalt: ca 0,7 still. Utarbeidelse av budsjett Budsjettfordeling, budsjettmodell Budsjettoppsett fakultet, enheter Registrering av budsjett i Agresso Budsjettoppfølging fakultet, enheter Rapportering til sentraladm (per mnd., per tertial, per ) Oppfølging av finansiering rekrutteringsstillinger Rådgiving fakultetsledelse, enheter Sum=1 Frode 0,9 Geirid 0,0 Sum=0,4 Marit 0,4 Sum=0,7 Bjørg 0,2 Helene 0,4 Minst 0, stilling effektivisering pga. færre enheter/institutt, litt avhengig av organisering/lokalisering Dersom budsjettarbeid og oppfølging i større grad blir delegert til institutt/avdelinger, kan det muligens spares inn mer Totalt: 1 still. Totalt: ca 12 still. + ½ still. overført til EVU 1,6stillinger

6 forts. REGNSKAPSARBEID Intern og ekstern økonomi Bilagsbehandling: - Rekvisisjoner - Eksternfakturering (inngående + utgående faktura) - Internfakturering - Honorarutbetalinger - Reiseregninger - Refusjoner - Forskuddsutbetalinger - Interne omposteringer - Utenlandsstipend Sum=2,9 Gerd P 0,6 Wenche 0,8 Turid 0, Mary 0,7 Geirid 0,1 Sum=1,6 Unni 0,4 Unn-Heidi 0,8 Reidun 0,3 Sum=1,6 Anne- Elise 0,2 Helene 0,3 Karin 1 0,2 Omfanget blir omtrent uendret som følge av fusjonen, lite å spare inn. 6 Regnskapsrapporter enkeltprosjekter/tiltak Veiledning ansatte, studenter, utlendinger, eksterne Gerd I 0,2 EKSTERN FINANSIERING: - EVU/eksternfinansiert undervisning - Forskningsprosjekter finansiert av EU, NFR, Nordiske midler, andre - Samfinansierte prosjekter Medvirking i søknadsprosess og ved kontraktsinngåelser Budsjettering Dekningsbidrag Regnskapsrapportering Budsjettoppsett og registrering av budsjett i Agresso Veiledning prosjektledere m.m. Sum=0,7 Geirid 0,3 Frode 0,0 Mary 0,2 Wenche 0,1 Sum=0,6 Unni 0, Marit 0,1 Sum=2,2 Ann-Elise 0,70 Helene 0,1 Bjørg 0,1 Sigrid 0, 0, årsverk innen ekstern finansiering, som i dag ikke jobber med økonomi, foreslås overført til forsknigsadm. 1 stilling. Klart behov for økte ressurser til budsjettering, budsjettoppfølging, rapportering og kvalitetssikring 3,3 still + 1/ 2 stilling over til EVU 6

7 forts. ANNET + LEDELSE Sluttgodkjenning/budsjettdispo nering (lønns-/stoppmeld., regnskapsbilag) Personalledelse av økonomienhet Opplæring/tilrettelegging for enhetene Sørge for god arbeidsflyt i Agresso/Paga (legge inn vikarer ved fravær etc.) Sikre god back up ved fravær etc Yte bistand ved større arr. (kurs/konferanser) Sum=0,4 Geirid 0,3 Flere 0,1 Sum=0,2 Marit 0,2 Unni 0,0 Sum=0,3 Bjørg 0,2 Anne-Elise 0,0 Helene 0,0 1 Medarbeidere ØKONOMI SV-fak Kontorsjef Geirid Haugli 100 %, 9 % øk Seniorrådgiver Frode Larsen 100 % øk Førstekonsulent Mary Raste 100 % øk Konsulent Wenche Heia 100 %, 90 % øk Konsulent Gerd Pedersen 100 %, 60 % øk Konsulent Turid Klokkervoll 0 % øk (sykmeldt) Konsulent Gerd Isaksen 0 %, 20 % øk (sykmeldt) Sum=,1 HUM-fak Ass. fak.dir. Marit Nilsen 100 %, 70 % øk Førstekonsulent Unni Norum 100 % øk Konsulent Unn Heidi Brekmo 100, 8 % øk Konsulent Reidun Blikfeldt, 100 %, 3 % øk Sum= 2,9 AFL Adm. leder Bjørg Hunstad 100 %, 60 % øk Førstekonsulent. Anne Elise Heimkjær (sluttet, blir erstattet med midlertidig eng.) 100 % øk Konsulent Helene Burhol (engasjert) 100 % øk Førstekonsulent Sigrid Mosli 0 % oppdrag/evu Fullmektig Karin Hansen 100 % øk Sum=4,1 herav 2 midlertidige stillinger som regnes videreført og 0, stilling knyttet til oppdrag/evu 7

8 FORSLAG TIL OVERORDNET ARBIEDSDELING VIS A VIS NIVÅ 3 vedlegg 2 Forklaring til kolonnene: Kol I Ren sentralisering Kol II Sentralisering med desentral sløyfe/lokalisering Kol III Sentralisering med delegering av utøvende oppgaver Kol IV Desentralisering med kontrollfunksjoner sentralt Kol V Ren desentralisering Hovedoppgaver /tjenesteområder BUDSJETTARBEID REGNSKAPSARBEID EKSTERN FINANSIERING: - EVU/eksternfinansiert undervisning - Forskningsprosjekter finansiert av EU, NFR, Nordiske midler, andre - Samfinansierte prosjekt ANNET + LEDELSE Utarbeidelse av budsjett Budsjettfordeling, budsjettmodell, totalbudsjett Budsjettoppsett inst./avd. Registrering av budsjett i Agresso Budsjettoppfølging inst./avd Rapportering til sentraladm (per mnd., per tertial, per ) Oppfølging av finansiering rekrutteringsstillinger Rådgivning fakultetsledelse, enheter Bilagsbehandling: - Rekvisisjoner - Eksternfakturering (inngående + utgående faktura) - Internfakturering - Honorarutbetalinger - Reiseregninger - Refusjoner - Forskuddsutbetalinger - Interne omposteringer - Utenlandsstipend - Attestasjon alle typer bilag Regnskapsrapporter enkeltprosjetk/tiltak Veiledning ansatte, studenter, utlendinger, eksterne Utarbeide rutiner, regelverk Medvirking i søknadsprosess og ved kontraktsinngåelser mht økonomi Budsjettering Dekningsbidrag Regnskapsrapportering Budsjettoppsett og registrering av budsjett i Agresso Veiledning inst., prosjektleder m.m. Sluttgodkjenning/budsjettdisponering (lønns-/stoppmelding, regnskapsbilag) Personalledelse av økonomienhet Opplæring/tilrettelegging for enhetene Sørge for god arbeidsflyt i Agresso/Paga (legge inn vikarer ved fravær etc.) Sikre god back up ved fravær etc Yte bistand ved større arr. (kurs/konferanser) I II III IV V 8