6/2009. Interimsstyret. Interimsstyret, Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Møtedato: /309 JFO001/011.

Transkript

1 6/2009 Til: Interimsstyret Interimsstyret, Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Møtedato: Arkivref: 2009/309 JFO001/011.4 ORGANISASJONSPLAN FOR ADMINISTRASJONEN Bakgrunn I mandatet til interimsstyret heter det bl.a.: Interimsstyret skal behandle forslag til ny organisasjonsplan og bemanningsplan med stillingsbeskrivelser for det nye fakultetet. Den overordnede organiseringen av Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning er fastsatt av universitetsstyret i sak S Styrevedtaket angir alle de organisatoriske enhetene for den faglige virksomheten ved fakultetet (institutter og senter). Et stykke på vei fastsetter den også hvordan de teknisk- administrative tjenestene skal være organisert, ved at hvert institutt/senter vil være enheter med teknisk- administrative ressurser/stillinger. Det er også klart at Registreringssentralen for historiske data videreføres med sine teknisk- administrative stillinger. Organisasjonsplanen sier imidlertid ingenting om organiseringen av eventuelle administrative fellestjenester/enheter på fakultetsnivå. Fakultetsdirektøren legger i denne saken frem forslag til hvordan disse tjenestene skal organiseres. Forslaget baserer seg bl.a. på det utredningsarbeidet som har vært gjort av i alt 6 arbeidsgrupper nedsatt av fakultetsdirektøren. Mandat og rapporter fra arbeidsgruppene følger vedlagt. Fakultetsdirektøren har også forholdt seg til erfaringer med dagens organisering av administrasjonen på Afl, Hum-fak og Sv-fak. For nærmere detaljer om dagens organisering henvises det til arbeidsgruppenes rapporter. Ved siden av det lokale utredningsarbeidet pågår det i skrivende stund flere utredninger i regi av universitetsdirektøren, som kan påvirke både ressurstildeling og organisering av fakultetsadministrasjonen. De viktigste er: - Sentralisering av basale IT- tjenester o Kan føre til en overføring av IT-personell fra fakultetene til sentral Avdeling for IT - Etablering av tekniske fellestjenester o Kan bl.a. føre til en sentralisering av Sv- fakultetets trykkeri og Av-tjenester som ligger på fakultetsnivå på Hum-fak og Sv-fak - Lokalisering av nye institutter o Kan føre til at ett eller flere institutt får plassering utenfor campus og/eller spres mellom ulike lokaliteter. - Bygningsmessige endringer o Enkelte av forslagene til omorganisering forutsetter bevilgninger til ombygging. - Overføring av Institutt for psykologi til Det helsevitenskapelige fakultet. UNIVERSITETSDIREKTØREN Det samfunnsvitenskapelige fakultet

2 o Vil i første rekke påvirke ressurstildelingen og antall administrative stillinger ved fakultetet. Ingen av disse prosessene er avsluttet. Fakultetsdirektøren er derfor nødt til å ta en rekke forbehold i forslaget til organisasjonsplan. Disse er redegjort for i saksfremlegget. I henhold til omstillingsavtalen for fusjonen skal ingen ansatte sies opp eller gå ned i lønn som følge av fusjonen. De ansatte har videre rett og plikt til å følge sine arbeidsoppgaver inn i den nye institusjonen. Med utgangspunkt i det totale antall administrative stillinger ved Afl, Hum-fak og Svfak vil den nye administrasjonen ha om lag 100 administrative årsverk. Fordelingen av disse stillingene mellom de ulike administrative seksjonene, og mellom fakultet- og instituttnivået vil bli fastsatt senere i forbindelse med utarbeidelse av de endelige bemanningsplanene. Vurderinger og forslag I utformingen av en organisasjonsplan bør det tas flere hensyn. Administrasjonens overordnede funksjoner er: - Å yte effektiv støtte til primærvirksomheten - Å yte service overfor vitenskapelig ansatte og studenter - Å ivareta oppgaver innenfor forvaltning og drift som er delegert til fakultetsnivået - Å forberede saker til fakultetets ulike beslutningsorgan, og å iverksette vedtak som fattes der De viktigste oppgavene som universitetsdirektøren har delegert til fakultetsnivået ligger innenfor områdene personaladministrasjon, økonomiforvaltning, forskningsadministrasjon, studieadministrasjon, IT og andre tekniske tjenester. En rekke av disse oppgavene kan best ivaretas av administrasjon på instituttnivået. Det er på instituttene at primærvirksomheten foregår. I flere henseender er nærheten til ansatte og studenter naturligvis også størst på instituttene. En av de viktigste begrunnelsene for å opprette flere nye sammenslåtte institutt var dessuten muligheten for å bygge en mer robust administrasjon rundt hver av disse enhetene. Likevel er det opplagt ikke hensiktsmessig å delegere alle administrative oppgaver og ressurser videre til dette nivået. Med to senter og syv institutter av svært ulik størrelse vil det være svært kostnadskrevende (og i praksis umulig) for hver enhet på nivå 3 å ha en administrasjon i full skala, som kan dekke alle saksfelt og behov. En viss andel av de administrative tjenestene bør derfor organiseres som fellestjenester på fakultetsnivået. Et annet viktig argument for fellestjenester er muligheten for å bygge opp sakskompetanse innenfor større team/grupper. Et tredje er hensynet til at flere tjenester overfor studenter og ansatte ikke er avhengig av hvilken instituttilhørighet tjenestemottagerne har. Det bør også tas hensyn til at flertallet av studenter ikke har sine daglige aktiviteter fysisk knyttet til lokalene instituttene disponerer. Visse administrative tjenester bør være tilpasset studentenes undervisningslokaler og øvrige studiesteder på UiT, ikke de ansattes arbeidssted. På bakgrunn av rapportene fra arbeidsgruppene foreslår fakultetsdirektøren at fellestjenestene på HSL- fakultetet organiseres i fire underordnede seksjoner, samt en stabsenhet knyttet til ledelsen. Fremstilt i et organisasjonskart vil dette se slik ut: side 2

3 Dekan Fakultetsdirektør Stab Økonomitjenester Tekniske tjenester Forskningstjenester Utdanningstjenester Informasjonssenter Seksjon for tekniske tjenester Trykkeri Innkjøp Drift bygg Drift undervisningsrom AV-tjenester Kopi/utskrift IT kontormaskin, tilleggsmaskin IT servere Forskningsassistanse Undervisningsassistanse Formidlingsasssistanse Seksjonen vil i utgangspunktet ha eneansvar for hovedoppgavene den er tillagt. Unntaket er de tekniske tjenestene knyttet til RHD De tekniske tjenestene knyttet til filmproduksjon legges til IAS Arbeidsgruppa for tekniske tjenester anbefaler at det opprettes en felles enhet for teknisk personell og IT. Fordelen med en slik enhet er at den er samlende, og gir gode muligheter for å koordinere de ulike oppgavene. I tillegg vil det være enklere å sørge for at tjenestetilbudet blir likt for de enkelte institutt uansett geografisk plassering. Det er uhensiktsmessig å fordele IT- ressurser til instituttene. Tekniske tjenester knyttet til filmproduksjon kan med fordel plasseres ved Institutt for arkeologi og side 3

4 sosialantropologi, der studier og forskning knyttet til film har tilhold. RHD bør få beholde desentrale IT- ressurser. Dersom sentraliseringen av basale IT- tjenester fører til at så godt som alle IT- stillinger organiseres inn under den sentrale IT- avdelinga, er det ikke grunnlag for en felles enhet for tekniske tjenester. I en slik situasjon vil fakultetsdirektøren anbefale at trykkeriet skilles ut som en selvstendig enhet, mens gjenværende tekniske stillinger, som ikke kan tilknyttes trykkeri eller IT, fordeles mellom instituttene og stab (se nedenfor). Dersom trykkeriet i neste omgang skal utvikles til et fellestrykkeri for hele UiT, vil HSL-fakultetet ikke ha noen tekniske enheter på fakultetsnivå. Seksjon for økonomitjenester Budsjettarbeid, bevilgningsøkonomi Ekstern finansiering Regnskapsarbeid intern og ekstern finansiering Ledelse og koordinering av økonomifeltet Sentrale oppgaver knyttet til så vel budsjettarbeid, regnskap og ekstern finansiering vil måtte ivaretas også på instituttnivået Instituttene vil normalt ikke ha rene økonomistillinger Arbeidsgruppa for økonomi anbefaler at det opprettes en egen seksjon for økonomi. De begrunner dette primært med behovet for spesialisering og samling av kompetanse. Verken arbeidsgruppa for økonomi eller arbeidsgruppa for personal mener det er hensiktsmessig å samle de rene personal- og økonomistillingene i en felles enhet, og viser bla til den nye inndelingen av fellesadministrasjonen, samt det faktum at der er separate verktøy/datasystemer for disse områdene. Sentrale oppgaver knyttet til så vel budsjettarbeid, regnskap og ekstern finansiering vil måtte ivaretas på instituttnivået, og spesielt de største instituttene vil ha et behov som ikke kan dekkes av kontorsjefstillingene alene. Uansett hvordan arbeidsdeling og ressurser nærmere fordeles vil det etter fakultetsdirektørens mening være riktig å ha en egen enhet for økonomi, og antall rene økonomistillinger stillinger forsvarer også at det kan opprettes en slik seksjon. Seksjon for forskningstjenester Ph.d.-studier/ førstelektorprogram/ toppkvalifisering 1 CEPIN forskerskole Ph.d. i reiseliv Seksjonen vil i utgangspunktet ha hovedansvar for oppgavene den er tillagt og skal yte fellestjenester overfor alle instituttene 1 Ph.d.-studiet: Drifting av utvalg, saksbehandling tilknyttet opptak, opplæringsdel, registrering i FS, innlevering av avhandlinger, disputas, veiledning av studenter og veiledere, arrangering av ph.d.-emner, kvalitetssikring av emner og ph.d.-studiet. Førstelektorprogrammet: Utlysning, opptak, oppfølging, økonomi, organisering av kurs og workshop og kvalitetssikring. side 4

5 Intern forvaltning 2 Risikovurdering FRIDA /forskdok. Ekstern finansiering Det vil ikke legges rene forskningsadministrative stillinger til instituttnivået Arbeidsgruppa for forskningsadministrasjon foreslår at det opprettes en egen sentral enhet som samler forskningstjenestene. Spesielt gjennom instituttlederstillingene vil det foregå et viktig forskningspolitisk og forskningsadministrativt arbeid på instituttene. Men fakultetet har ikke ressurser som tilsier at det kan være egne forskningsadministrative stillinger på instituttnivået. Organiseringen av forskerutdanningene i overgripende felles program, og behovet for å samle kompetanse i fellestjenester tilsier også at ressursene bør kanaliseres inn i en sentral seksjon. Seksjon for utdanningstjenester Etter- og videreutdanning/fleksible studier Opptak og eksamen Internasjonalisering og studentutveksling Kvalitetssikring/studieprogramarbeid Studentrekruttering, studentinformasjon og vevarbeid Ledelse og koordinering av det studieadministrative feltet Informasjonssenter med førstelinjetjeneste for studenter Seksjonen vil ha en koordinerende rolle og skal sikre fagfellesskap og spesialkompetanse. En rekke studieadministrative oppgaver vil måtte ivaretas på instituttnivå. Det vil også legges rene studieadministrative stillinger til instituttnivået Det studieadministrative feltet er det desidert største av alle de administrative områdene som skal dekkes av den nye organisasjonen. Det er også det området som er mest utfordrende å organisere. Arbeidsgruppa for studieadministrasjon (med sine undergrupper) er delt i synet på hvordan stillinger og oppgaver skal fordeles i detalj mellom institutter og fakultet, men er enige om den overordnede organisatoriske løsningen. Arbeidsgruppa anbefaler enstemmig at det skal opprettes en egen seksjon for de studieadministrative tjenestene med de hovedoppgavene som er listet opp i tabellen ovenfor. Ei egen arbeidsgruppe har tidligere utredet muligheten for å etablere et eget informasjonssenter for studenter i samarbeid med Universitetsbiblioteket. Senteret er tenkt plassert i frontpartiet på Biblioteket for kultur og samfunn. Det er laget skisser for den fysiske utforminga. Fakultetsdirektøren mener at et slikt informasjonssenter vil være en ideell løsning for førstelinjetjenestene for studenter, og at etableringen av senteret er en forutsetning for å kunne gi et samlet servicetilbud til de store studentgruppene ved HSL- fakultetet. Senteret bør organisatorisk plasseres under seksjonen for utdanningstjenester. 2 Saksbehandling av saker med forankring internt ved UiT, eksempler: Rekrutteringsstillinger, høringer, små driftsmidler, internasjonal symposium, utenlandsstipend, overgangsstipend, rapporteringer, koordinering av saker og videreutvikling av rutiner i administrasjonen. side 5

6 Etablering av et informasjonssenter krever at universitetsdirektøren/universitetsstyret gir ekstra bevilgninger til Avdeling for bygg og eiendom. Byggearbeidene vil dessuten ta noe tid. Det er derfor urealistisk at et informasjonssenter kan etableres fra fusjonstidspunktet I påvente av at ombyggingene gjennomføres må førstelinjetjenesten koordineres av seksjon for utdanningstjenester og instituttene (se også arbeidsgruppas rapport). Stab Sekretariat/forkontor for dekanat og fakultetsdirektør Arkiv Personaladministrasjon (se rapport fra Arbeidsgruppe personal). Intern og ekstern kommunikasjon På personalfeltet vil en rekke funksjoner måtte ivaretas på instituttnivået Det vil ikke være rene personalstillinger på instituttnivå Arbeidsgruppa for personal anbefaler at de rene personalstillingene legges i tilknytning til ledelsen ved fakultetet. Antall stillinger tilsier ikke at det skal opprettes en egen seksjon, og heller ikke at stillinger kan fordeles ut til instituttnivået. Fordi personalledelse er et sentralt og viktig lederansvar, ser gruppa det som naturlig at funksjoner knyttet til lederstøtte på personal er nært knyttet opp til den daglige ledelse. Fakultetets ledelse vil utover dette ha behov for visse sekretærfunksjoner/forkontor som med fordel kan kombineres med de sentrale arkivtjenestene. Stilling(er) dedikert til intern og ekstern kommunikasjon bør også knyttes til ledelsen. Fakultetsdirektøren foreslår at alle disse tjenestene samles i en stab tilknyttet ledelsen. Styring og ledelse av administrasjonen Universitetsstyret har fastsatt at det skal være enhetlig ledelse på fakultetsnivå med dekan som ansvarlig både for den faglige og den administrative virksomheten. Videre skal hvert fakultet ha en fakultetsdirektør som handler på fullmakt fra dekanen. Universitetsdirektøren har også pålagt de største fakultetene (herunder HSL-fakultetet) å ha stilinger som assisterende fakultetsdirektør. På instituttnivået har universitetsstyret fastsatt at instituttleder er enhetlig leder. Det er også fastsatt at hvert institutt skal ha en kontorsjef som handler på fullmakt fra instituttleder. Fakultetsdirektøren mener at seksjonene i fakultetsadministrasjonen bør ha egne mellomledere. Ved siden av fagansvar og koordineringsansvar innenfor sine respektive administrative saksfelt bør mellomlederne også ha personalansvar for de ansatte i seksjonen. Dette vil skape ei ryddig styringslinje, og vil legge forholdene til rette for god ivaretagelse av de ansatte. side 6

7 Foreløpige bemanningsplaner I tilknytning til organisasjonsplanen skal det utarbeides bemanningsplaner for alle enheter den nye organisasjonen. For de vitenskapelige stillingene vil dette skje ved at alle eksisterende stillinger overføres til de nye instituttene/sentrene i henhold til den organisasjonsplanen som er vedtatt av universitetsstyret i sak Det nye fakultetet bør etter fakultetsdirektørens vurdering ikke ha stillinger som er plassert utenfor senter eller institutt. Der slike stillinger eksisterer, bør det skje en innplassering til faglige enheter. Dette vil bli gjort gjennom individuelle prosesser som involverer de ansatte og enhetene som er berørt. For de administrative stillingene vil det i første omgang kun lages en oversikt over det totale antallet stillinger, fordelt etter saksfelt (ikke etter seksjoner og institutt). Det er følgelig ikke ressursmessige eller strategiske vurderinger som vil ligge til grunn for de bemanningsplanene som nå skal utarbeides. Fakultetsdirektøren ber derfor om å kunne sluttføre dette arbeidet på fullmakt. Innstilling til vedtak 1. Interimsstyret slutter seg til fakultetsdirektørens forslag til organisasjonsplan for administrasjonen. 2. Fakultetsdirektøren gis fullmakt til å utforme foreløpige bemanningsplaner for oversendelse til universitetsdirektøren Tromsø, Jørgen Fossland fakultetsdirektør side 7