UTREDNING FRAMTIDIG ADMINISTRATIV ORGANISERING NTNU I ÅLESUND

Transkript

1 1 av 6 Viserektor i Ålesund /6337 Notat Til: Kopi til: Fra: postmottak@adm.ntnu.no Trond Singsaas, Per E. Kjøl, NTNU i Gjøvik NTNU i Ålesund Signatur: UTREDNING FRAMTIDIG ADMINISTRATIV ORGANISERING NTNU I ÅLESUND Innledning: Fusjonsplattformen fastslår at NTNU skal være et internasjonalt flercampus-universitet som: «har stor strategisk vilje og evne til å realisere nye muligheter, regionalt, nasjonalt og internasjonalt. har et velutviklet samarbeid med arbeidslivet internasjonalt, nasjonalt og regionalt har en tydelig politikk for å utvikle aktivitet ved campusene i Gjøvik og Ålesund i samspill med tilsatte, studenter og nærings- og samfunnsliv» Ut fra dette er vårt mål at NTNU i Ålesund skal framstå som et sterkt campus med godt omdømme, med høy faglig kvalitet og med nære strategiske relasjoner til regionalt nærings- og arbeidsliv. Som campus skal vi fungere som en døråpner til arbeids- og næringslivet i regionen for hele NTNU, og tilsvarende være et kontaktpunkt der regionen kan få tilgang til hele NTNUs kunnskapsbase og virksomhet. Begge deler krever at vi fremstår med en tydelig identitet og med NTNUs styrke og faglige kvalitet i ryggen, og virksomheten organiseres slik at det også tilrettelegges for slike aktiviteter. Den faglige, og dermed også den administrative organiseringen av NTNUs virksomhet i Gjøvik og Ålesund, må gjenspeile den geografiske avstanden til Trondheim. Både studentene, vitenskapelige ansatte, næringslivet og andre interessenter vil oppfatte og forvente at vi fungerer som selvstendige, funksjonelle campus i det daglige, med utdanningstilbud, forsknings- og nyskapingsaktiviteter som framstår som helhetlige og samordnet. NTNU skal iflg. Fusjonsplattformen «sette tydelig spor etter seg i de tre byene og regionene hvor vi har vår hovedaktivitet», og da må den stedlige faglige aktiviteten være tydelig og synlig i NTNUs organisasjonskart. Dette krever at stedlig faglig aktivitet organiseres som egne institutter. Brukerne av de administrative tjenestene være seg studenter, faglige ansatte eller eksterne vil forvente og må få samme servicenivå og kvalitet på de administrative tjenestene uavhengig av organisasjonstilknytning og geografisk plassering. Dette krever at fag- og brukerrettede administrative tjenester er tilgjengelige i det daglige gjennom lokal tilstedeværelse eller digitale løsninger. For at samfunnsoppdraget i egen region skal kunne oppfylles, må det foreligge tilstrekkelig myndighet, ressurser og autonomi til stedlig ledelse. Strategisk handlingsrom og gjennomføringsevne på campus vil styrke NTNU sitt omdømme og relevans i regionen. Som premiss for organisering, oppgave- og myndighetsfordeling mellom sentral-, fakultets- og instituttnivå må styret derfor fastsette tydelige og konsistente rammer for hvilket ansvar, oppgaver, myndighet og budsjett som skal ligge grunn for organisering og ledelse av virksomheten ved NTNU i Gjøvik og NTNU i Ålesund. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Postboks 1517 Larsgårdsvegen Ålesund postmottak@alesund.ntnu.no 6009 Ålesund Telefaks Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling, skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 6 Vi legger til grunn at den faglige virksomheten ved NTNU i Ålesund i framtida vil være organisert i fire stedlige institutter med faglig og organisatorisk tilknytning til 4-5 ulike fakulteter. Det tette samarbeidet mellom aktørene på Campus og med andre i regionen er tett koblet til den faglige virksomheten. Egenarten og de fortrinnene som NTNU i Ålesund har, er viktige premisser for den framtidige organiseringen og dimensjoneringen også av de administrative funksjonene. 1. Hvilke administrative funksjoner må være stedlig tilgjengelige? Slik NTNU i dag er organisert er oppgave- og myndighetsfordelingen mellom nivå 1 og 2 forskjellig på ulike administrative funksjonsområder. Tilsvarende er funksjonsfordelingen mellom nivå 2 og 3 forskjellige mellom ulike fakulteter. Størrelsesforskjeller mellom fakulteter og mellom institutter bidrar til å forsterke dette. For å være et funksjonelt, enhetlig campus i det daglige må den stedlige administrasjonen i Gjøvik og Ålesund ivareta administrative funksjoner og oppgaver som ligger på både nivå 1, nivå 2 og nivå 3 slik NTNU er organisert i dag. Vi regner med at dette vil være tilfelle også etter 2017, fram til en NTNU har oppnådd en mer enhetlig organisering, mer standardisert oppgavefordeling mellom organisasjonsnivå og mer ensartete enhetsstørrelser. Vi vil her også vise til de erfaringene som andre institusjoner i UH-sektoren som har gjennomført flercampus-fusjoner har gjort seg. Administrative funksjoner og oppgaver som skal støtte utdannings- og forskningsvirksomheten i det daglige må utføres der studentene, de vitenskapelige ansatte og fagmiljøene er, dvs. være tilgjengelige på campus. Tilsvarende gjelder i forhold til viktige administrative støttefunksjoner innenfor økonomi, HR, kommunikasjon mv. Campusutvikling, utvikling av læringsmiljø og læringsstøtte, teknisk og vitenskapelig infrastruktur er tilsvarende utviklingsområder som må ivaretas stedlig. Lokal handlekraft er viktig, og en godt organisert administrasjon vil alltid både måtte arbeide i tett integrasjon med den faglige virksomheten på studiestedet og prosesseierne for de ulike administrative tjenestene på nivå 1. Dette krever enten at oppgave- og myndighetsfordelingen i forhold til NTNU i Gjøvik og Ålesund fastsettes detaljert og spesifikt på ulike administrative funksjonsområder, eller at det utvikles andre mekanismer som sikrer at nødvendige administrative tjenester er tilgjengelige på campus. Vi tilrår at det utvikles matrisebaserte arbeidsformer i samspillet mellom enheter i Sentraladministrasjon, fakultetsadministrasjonene og stedlige administrasjon i Gjøvik og Ålesund som kan sørge for at sentrale administrative funksjoner er tilgjengelige og fungerer på campus i det daglige. Brukerbehovene og oppgaveløsningen må være det styrende. Dette gjelder uavhengig av hvordan den stedlige administrasjon er organisert og oppgavene blir fordelt mellom stedlige institutt og fellesnivå. Vedlegg 1 beskriver nærmere hvilke administrative funksjonsområder og oppgaver som må være stedlig tilgjengelige ved NTNU i Ålesund. 2. Hvordan kan de stedlige administrative funksjonene best organiseres? En intern arbeidsgruppe har utredet ulike modeller for framtidig administrativ organisering av NTNU i Ålesund. Arbeidsgruppen har utredet to prinsipielle hovedmodeller, som hver kan deles i to underalternativer. Notatet har vært på en intern høringsrunde, hvor det har kommet innspill både fra avdelingene, administrative enheter og fra tjenestemannsorganisasjonene. De fire modellene, med tilhørende fordeler og ulemper slik det framkommer av høringsinnspillene, er nærmere beskrevet i vedlegg 2. Uavhengig av hvilken modell for framtidig administrativ organisering som høringsinnspillene anbefaler, er det enighet om følgende punkt: - NTNU i Ålesund må ha en stedlig administrasjon som tilfredsstiller kravene til fag- og brukernærhet. - De administrative ressursene til instituttene må styrkes.

3 3 av 6 - En modell med der samtlige administrative funksjoner er lagt til instituttene vurderes ikke som aktuell - Ansatte som arbeider med administrasjonsfaglige oppgaver må ha ansvar for hele prosesslinjen i det som blir utført lokalt, enten man er organisert som en del av instituttene eller et tjenestesenter dvs. mer matrisebaserte arbeidsformer. Dagens fellesadministrasjon oppfattes å ha mer fokus på kontroll enn å gi støtte til den faglige virksomheten. - For å sikre lik kvalitet og oppnå en effektivisering av de administrative tjenestene må det gjennomføres en gjennomgående forenkling, standardisering og digitalisering av NTNUs virksomhetsprosesser Alle de fire modellene er representert i tilrådingene fra de ulike høringsinstansene. De fleste høringsinnspillene trekker frem at modellene 2A og 2B medfører at administrasjonen blir for lite fag- og brukernær. Av de modellene som er aktuelle blir dette best ivaretatt gjennom modell 1B. Samtidig framhever mange at modell 2 bedre vil kunne innfri kravene til effektivitet og lik kvalitet. Mange trekker frem at ordningen med tjenesteavtaler fremstår som uklar/uforutsigbar, noe som gjør seg gjeldende for alle de tre modellene som bygger på bruk av tjenesteavtaler. Det er videre stilt spørsmål ved finansieringen av felles tjenestesenter i modell 2A og 2B. Noen har tatt til orde for at finansieringen bør komme direkte fra nivå 1, og ikke gå gjennom fakultetene/instituttene. Andre av høringssvarene påpeker at dette kan være i strid med prinsippet om enhetlig ledelse. Fordelene og ulempene ved de forskjellige modellene slår ulikt ut i forhold til de fire kravene som stilles til framtidig administrativ organisering (kvalitet, effektivitet, fagnærhet og modernisering). Tilsvarende gjelder i forhold til at organiseringen skal sikre fremtidig strategisk handlingsrom, sikre felles rutiner og prosesser, være fleksibel, og ingen av modellene fremstår derfor som fullt ut ideelle. Dermed bør vi lete etter kombinasjoner henter elementer fra både modell 1 og 2, og som avveier og balanserer de ulike fordelene og ulempene disse har. Dette gjøres best ved å beskrive de organisasjonsmessige endringene vi finner mest formålstjenlig å gjennomføre for å oppnå en best mulig balansegang mellom effektivitet, fagnærhet, kvalitet og som sikrer nødvendig modernisering, strategisk handlingsrom og fleksibilitet i administrasjonen av NTNU i Ålesund. To hovedgrep utpeker seg: 1. Hvert stedlige institutt må ha egne administrative ressurser som kan gi lederstøtte for instituttleder, bidra til utvikling av strategiske planer for instituttet og til koordinering mellom institutt, fakultet og fellesadministrasjon. I tillegg må instituttet disponere fag- og brukernær prosjektstøtte, støtte til EVU, fagrettet studieveiledning, HR/HMS og økonomistøtte. Dette vil kreve økte administrative ressurser ved instituttene. Økningen kan skje ved at administrativt ansatte overføres fra dagens fellesadministrasjon, eller ved at tjenestene leveres fra fakultetsadministrasjonen. 2. De mer spesialiserte administrative støttetjenester som ikke er en naturlig del av den daglige driften av instituttene vil det være mest effektivt å samle i et eller flere tjenestesenter. Disse tjenestene krever mer fagnærhet til administrasjonsfagene. Ved å utvikle matrisebaserte arbeidsformer, der tjenestesenteret samhandler med sentraladministrasjon og fakultetsadministrasjon i Trondheim, vil en slik organisering gi mer effektive administrative tjenester, mer ensartet tjenestekvalitet, komplementaritet og robusthet, og dermed en mer effektiv bruk av ressursene for alle de stedlige instituttene enn om også disse tjenestene skulle fordeles til hvert enkelt institutt. Tjenestesentrene kan organiseres som en eller flere enheter tilknyttet sentraladministrasjonen og/eller til eierne av ulike virksomhetsprosesser. Finansieringen bør skje direkte fra nivå 1. Studieadministrasjon og Bibliotek

4 4 av 6 peker seg ut som særlig aktuelle som egne enheter som er organisert i direkte linje. Jo flere slike enheter, jo større behov for stedlig koordinering mellom ulike administrative funksjonsområder. NTNU i Ålesund vil ha en viserektor som koordinerer den faglige virksomheten på tvers av organisasjonen, for å best mulig ivareta samfunnsoppdraget. Stikkordsmessig er viktige oppgaver i denne rollen å være kontaktpunkt, representere og posisjonere NTNU overfor næringsliv og samfunnsaktører i regionen, koordinere den faglige virksomheten og utvikle tverrfaglig samarbeid, delta i NTNUs strategiske arbeid, lede Campusrådet mv. Viserektor må disponere administrativ lederstøtte innenfor både utdannings-, forsknings- og nyskapningsområdet. Viserektor bør ha en egen stab og budsjett for å ivareta de oppgavene som ligger i mandatet, og må kunne benytte øvrige stedlige administrative ressurser i tillegg. Viserektor må disponere sentral kommunikasjons- og profileringsstøtte i tillegg til lederstøtte innen analyse, arrangementsstøtte mfl. Innholdet og organiseringen av støttefunksjonene for viserektor må sees i sammenheng med den øvrige faglige og administrative organiseringen, og landes endelig sammen med denne. 3. Funksjoner og oppgaver som bortfaller Oppgavene som NTNU i Ålesund ikke lenger har ansvaret for, enten som følge av at prosesseierskapet eller vedtaksmyndigheten ligger ved en annen geografisk lokasjon enn Ålesund, eller ved at de utgår i sin helhet, kan deles i fire hovedgrupper: Rapportering til eksterne interessenter og styrende organ (KD, DBH mfl.) Vedtaksmyndighet (Ledelseslinjer og delegasjonsreglement). Systemeierskap og informasjonseierskap til data Utvikling av regelverk, instrukser, prosedyrer og rutiner Tabellen nedenfor viser eksempler på slike oppgaver: - Sekretariatsfunksjon for Studieutvalg - Klagenemndsmøter - Systemeierskap for Samordna opptak - Ekstern rapportering til KD, DBH mv. - Sekretariat og saksbehandling for stedlig styre - Lokal lønnsforhandling HTA Webutvikling og webdesign - Oppfølging av semesteravgifter og fakturering. - Søknad til NAV om refusjoner - Oppfølging av sykemeldingsblanketter - Overordnet HMS ansvar - Overordnede HR/HMS retningslinjer - Personalhåndbok - Cristin-rapportering - Arkivplan - Rapportering SPK - Policydokumenter, strategier og handlingsplaner - Inngåelse av rammeavtaler - Prosess- og systemeierskap - Utvikling av rutiner og retningslinjer - Anskaffelser med behov for spesialistkompetanse - Økonomistyring og oppfølging som egen juridisk enhet - Økonomireglement - For- og etterkontroll i fbm fakturabehandling - Deler av internkontrollen Vi ønsker å presisere at sentralisering av slike oppgaver ikke behøver å bety oppgavebortfall for NTNU i Ålesund, men at prosesseierskapet eller vedtaksmyndigheten ligger til en person/funksjon ved en annen geografisk lokasjon enn Ålesund. For mange av oppgavene vil det samtidig fortsatt være saksbehandlings-, underlags- eller koordineringsarbeid som må gjøres stedlig selv om ansvaret er overført. Fellesnevneren for mange av disse oppgavene er at de kan defineres som virksomhetsstyrings- og lederstøtteoppgaver på konsernnivå, som egner seg for digitalisering og dermed kan utføres stedsuavhengig/desentraliseres. Vi har ikke gjort detaljerte anslag på hvor stor kapasitet disse oppgavene

5 5 av 6 representerer i årsverk, men legger til grunn at dette gir muligheter for å realisere målet om 5% effektivisering. Samtidig vil vi understreke at sentrale arbeidsprosesser, systemer og rutiner er blitt mer arbeidskrevende enn tidligere og dette skaper ekstra ressursbehov. Tilgjengeligheten til og kvaliteten på data er svekket både på økonomi-, lønns- og personalområdet og dette skaper merarbeid i forhold til å framskaffe viktig beslutningsog rapporteringsunderlag. Så lenge det ikke følger tilgangsretter med oppgavene med å framskaffe slik grunnlag, så spises mye av effektiviseringsgevinsten opp. 4. Funksjoner som bør styrkes Dette spørsmålet må ses i sammenheng med de fremtidige satsningsområdene for NTNU, bl.a. slik de kommer til uttrykk i NTNUs årsplan for Vi forventer at NTNUs gjennomgående hovedprioriteringer viser igjen på lokale Campus. Her vil vi trekke fram «Framtidsrettede studier og innovative læringsformer», innføring av nytt Learning Management System, digital vurdering, EVU og internasjonalisering som spesielt viktige for NTNU i Ålesund. Dette er utdypet i vedlegg 1. Vi regner med at det vil settes i gang tilsvarende initiativ på andre prioriterte områder som vil kreve lokal oppfølging og tilrettelegging. Fusjonen med NTNU innebærer at en del stedlige administrative funksjoner og oppgaver må forsterkes for å ivareta de kravene som stilles til økt kvalitet og effektivitet. NTNU i Ålesund har per i dag for lite administrative ressurser på fagavdelingene. Forskjellen i størrelsen på våre fremtidige institutter blir enda større enn for dagens avdelinger. Små institutt vil i utgangspunktet ha behov for de samme administrative funksjonene som store, og for tjenester som må være fag- og brukernære i det daglige er mulighetene for støtte fra fakultetene begrenset. For NTNU i Ålesund vil dette medføre at institutter som per i dag ikke har administrative funksjoner hos seg må skaffe dette, mens store institutter kan få behov for oppbemanning for å håndtere mengden. Vi vil arbeide videre med å konkretisere dimensjoneringen av de administrative funksjonene frem til 1. juni Funksjoner som kan gjøres på vegne av hele NTNU Med utgangspunkt i dagens administrative funksjoner og oppgaver har vi foretatt en gjennomgang av potensielle fellesoppgaver som kan legges til Ålesund på vegne av hele NTNU: På studieområdet kan dette isolerte standardiserte studieadministrative oppgaver som kan utføres med digitale verktøy uavhengig av geografi, for eksempel studenttilfredshetsundersøkelser. I 2016 tar Ålesund TRES opptaket for hele NTNU siden opptakskravet er identisk for utdanningene som inngår i denne ordningen. Opptak til Y-vei, realfagskurs og bestemte opptakstyper er eksempler på andre slike oppgaver innen opptak. Dette er nærmere utdypet i vedlegg 1. IT-seksjonen i Ålesund har god kompetanse på drift av VMware VDI (Virtual desktop Infrastructure) løsning. Vi anser dette som et nisjeprodukt som er mye benyttet av ansatte og studenter ved NTNU i Ålesund, og som flere miljøer i Trondheim og Gjøvik har etterspurt. NTNU i Ålesund kan øke kapasiteten på dette området for å levere denne tjenesten til hele NTNU. Andre områder hvor NTNU i Ålesund har kompetanse til å levere tjenester for hele NTNU er utforming av brosjyrer og video-veiledninger på Bibliotek-området, juridiske tjenester, internkontroll/internrevisjon på utvalgte områder mfl. Skal vi overta ansvaret for et helt funksjonsområde vil det kreve både omstilling av eksisterende kompetanse og tilførsel av nye ressurser. For å utnytte og videreutvikle kompetansen hos våre administrativt ansatte vil det

6 6 av 6 imidlertid være avgjørende at de kan delta i ulike ressursgrupper og sentrale utviklingsprosesser på nivå 1 og nivå 2 innenfor læringsstøtte, økonomi- og personalområdet, studieadministrative områder mfl. Rent prinsipielt er alle ansatt i NTNU og kan utføre oppgaver for hele NTNU. Dette gjelder også ansatte i Gjøvik og Ålesund, og med ny organisering fra 2017 (der NTNU i Gjøvik og Ålesund ikke lenger er selvstendige organisatoriske enheter) er det viktig å utnytte det potensialet som hele NTNUs organisasjon representerer også på det administrative området. Generalistkompetansen fra Gjøvik og Ålesund bør derfor også benyttes til å løse konsernoppgaver. Den viktigste rollen/fellesoppgaven som både Ålesund og Gjøvik kan fylle er å drive pilotering, uttesting og utrulling av nye, og mer integrerte prosesser og systemløsninger innen og mellom ulike administrative funksjonsområder. Nytt LMS, læringsstøtte, nye økonomiløsninger mv. er slike eksempler. Ut fra vår størrelse vil vi kunne utvikle og teste løsninger på tvers av både fakulteter og funksjonsområder som et «mini- NTNU», og utnytte de fortrinnene vi har som kompakte campus med små avstander og mye tverrfaglig kompetanse også på administrative kompetanseområder før en eventuell fullskalainnføring i NTNU. Vedlegg: Vedlegg 1: Administrative funksjoner som må være tilgjengelige ved NTNU i Ålesund Vedlegg 2: Ulike organisasjonsmodeller som er vurdert Vedlegg 3: Innspill fra intern høringsrunde