Høringssvar på FRAMTIDIG ADMINISTRATIV ORGANISERING Intern høring fra ABF

Transkript

1 1 av 4 Avdeling for biologiske fag / Notat Til: Roar Tobro Kopi til: Anette Schei Fra: Avdeling for biologiske fag Signatur: Tove Havnegjerde Høringssvar på FRAMTIDIG ADMINISTRATIV ORGANISERING Intern høring fra ABF Avdeling for biologiske fag har behandlet forslag til administrativ organisering for NTNU i Ålesund med intern høring per epost og i avdelingsmøte 8.april. Konklusjon: Av de fremlagte modellene for administrativorganisering anses modell 1a og 2b å være minst aktuelle. For ABF er en videreutvikling av modell 2 A å foretrekke. Vi vil da kunne få en administrativmodell som kan gi nødvendig brukernær støtte for ansatte og studenter, og gi nødvendig administrativ støtte til forskning og utdanning for NTNU i Ålesund. 1. Hvilke administrative funksjoner må være tilgjengelige ved NTNU i Ålesund uavhengig av organisasjonsmodell? Det er viktig å ha de brukernære funksjonene på campus, superbrukere, det gjelder både i forhold til studenter og ansatte. Det kan se ut som at det er en større grad av byråkrati i det nye NTNU-systemet i forhold til gamle HiÅ og at det derfor kreves mer administrative oppgaver og rapporteringer fra instituttene. At NTNU organisasjonen fortsatt er ukjent gjør det vanskelig å vite hva som vil være behovet. Brukernære funksjoner til studenter og ansatte, superbrukere på systemer, BOA-støtte, støtte i forhold til HMS, Kvalitetssystem og forskning er eksempler. Det er sannsynlig at vi trenger det vi har i dag men i tillegg trengs lederstøtte på instituttene, studieveiledere og støtte til digital undervisning. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon dekan ABF Postboks 1517 Larsgårdsvegen Tove Havnegjerde 6025 Ålesund postmottak@alesund.ntnu.no 6009 Ålesund Telefaks Tovehavn@ntnu.no Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling, skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet / 2 av 4 Dersom tjenester blir sentralisert må hvert institutt få sine kontaktpersoner innen fagområdet. 2. Fordeler og ulemper med de fire modellene i forhold til kravene om at de administrative tjenestene skal: a. Ha god kvalitet b. Være fag- og brukernære c. Bidra til effektivisering gjennom standardisering, felles rutiner og prosesser d. Være robuste og fleksible e. Sikre framtidig strategisk handlingsrom for virksomheten ved NTNU i Ålesund Fordeler og ulemper ved de 4 modellene. Modell 1 a: Modellen blir sett på som uaktuell for ABF. Fordel: Den administrativt ansatte vil være tilknyttet instituttet og være i linja. Ulemper: Dersom hvert institutt skal være selvforsynt med administrativ kompetanse er det sannsynlig at mange av oppgavene blir sentralisert i Trondheim og få funksjoner vil være brukernære. Dette er spesielt aktuelt ved små institutt. Instituttets administrativt ansatte må levere på et bredt spekter av fagfelt da vi i de fleste funksjoner ikke har behov for 100% stillinger. Vi vil med denne modellen sannsynligvis få adm ansatte med bredde kunnskap og lite spissing innen de administrative fagfeltene. ABF vil bli et for lite institutt til å kunne ha egen administrativ kompetanse på alle fagfelt. Det vil være svært uøkonomisk modell når alle institutt skal bygge opp sin administrasjon. Modell 1b: Modellen blir sett på som bedre enn modell 1a. Fordeler: Linjestyrt ledelse Administrative oppgaver blir utført på instituttet, brukernært. Passer fint for institutt med en slik størrelse at de administrativt ansatte kan ha hele eller nesten hele stillingen tilknyttet et institutt. Instituttet får kontroll over når og hvordan tjenestene skal utføres. Funksjoner kan deles mellom institutt ved tjenesteavtaler Institutt med personalansvar for den administrativt ansatte kan få utført sine bestillinger når behovet er der. Ulempe: Fare for ulik kvalitet på utført tjeneste mellom institutt. Administrativt ansatte må forholde seg til flere fakultet (pga små institutt) Dersom institutt deler på funksjonen: vil det institutt med personalansvar ha 1.prioritet for å få gjennomført ønska arbeidsoppgaver. Det kan bli diskusjon om hvem som skal ansette. Hva skjer om tjenesteavtalen sies opp? Økt koordineringsbehov Som ved modell 1b kan det bli adm ansatte med bredde kunnskap og lite spissing innen de administrative fagfeltene

3 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet / 3 av 4 Modell 2a og b Ved å samle de administrative enhetene i et tjenestesenter får man et mer robust fagmiljø, det blir et tilstrekkelig volum på oppgaver som skal utføres slik at den administrative fagkompetansen kan utvikles. Det er behov for både generalister og spesialister. Modell 2a Stedlig felles administrative tjenestesenter. Fordel: en administrativ koordinator bidrar til tverrfaglig samhandling i tjenestesenteret. Modellen sikrer lokal administrativ støtte til instituttene uavhengig av størrelsen på instituttene. De administrativt ansatte er i et større faglig miljø i et tjenestesenter enn om de er lokalisert på instituttene. I det fagfellesskap et tjenestesenter kan gi er det rom for spesialister. De administrativt ansatte får tilhørighet i et adm. faglig miljø for erfaringsutveksling og utvikling. Brukernært Hvert institutt får sine «tildelte» kontaktpersoner innen de ulike tjenester. Ressurs tildeling fra nivå 1 Robust fagmiljø Ulempe: Uklart om nytilsettinger utføres på nivå 1 eller i tjenestesenteret. Dersom fakultetene skal finansiere tjenestesenteret kan instituttene bli presset til å bruke fakultetets administrasjon i Trondheim dersom det er mer økonomisk. Arbeidet med å inngå tjenesteavtaler kan være ressurskrevende, særlig når det gjelder flere fagfelt og i ulikt omfang. Modell 2b Fordel : De ulike administrative enhetene får direkte linje til nivå 1. De administrativt ansatte får tilhørighet i et adm. faglig miljø. Kan fremme faglig spissing i de faglige administrative enhetene. Ulemper: Mangler en felles leder for tjenestesenteret. Legger opp til lite samarbeid på tvers administrative enheter i tjenestesenteret Man jobber fagspesifikt og ser ikke helheter koordinering mellom nivå 1, 2 og 3 når det gjelder behov for nytilsatte administrative. Kan modellen skape skille mellom fag og administrasjon?

4 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet / 4 av 4 3. Er oversikten over administrative funksjoner og oppgaver som bortfaller dekkende? Det er vanskelig for ABF å ha den fulle oversikten over administrative funksjoner så spørsmålet er vanskelig å ta stilling til. 4. Hvilke stedlige administrative funksjoner og oppgaver bør styrkes? Det er viktig at funksjonen som kvalitetskoordinator styrkes, NTNU har et svært omfattende HMS og kvalitetssystem som krever ressurser for å følge opp. Administrativ støtte i forhold til Forskning, forskningskoordinator. Superbruker/brukerstøtte i forhold til blackboard, multimedia og digital NTNU. Studieveilederrollen bør utvikles og defineres. Store deler av denne funksjonen må utføres i tett samarbeid med fagligveiledning og må være instituttnært. 5. Administrative funksjoner og oppgaver for hele NTNU som kan leveres fra NTNU i Ålesund? De administrative oppgaver som blir levert fra dagens administrasjon i Ålesund til ABF har god kvalitet. Det er ingen ting som tilsier at de ikke kan levere tjenester til hele NTNU. ABF har ikke den fulle oversikten over administrative funksjoner og kapasitet, så hvilke funksjoner og oppgaver dette er et aktuelt for er vanskelig å ta stilling til. Dette er de administrativt ansatte best kompetent til å svare på.

5 1 av 3 Viserektor i Ålesund Avdeling for helsefag Notat Til: Roar Tobro Kopi til: Anette Schei Fra: Avdeling for helsefag Signatur: Elin Aasen Høringssvar fra Avdeling for helsefag AHF har hatt et avdelingsmøte der høringen ble diskutert. Vi har også jamnlige fusjonslunsjer der aktuelle spørsmål blir diskutert, herunder administrative problemstillinger. Innledningsvis har vi noen generelle kommentarer før vi går inn på de ulike spørsmålene. Nærhet: På grunn av geografiske avstander er det viktig å ha nærhet til de administrative ressursene og styrke administrasjonen lokalt, også innen forskningsadministrasjonen. Tjenesteavtaler: Vi har en viss skepsis til slike, det tar både tid og ressurser å utvikle dem. Vi kjenner til erfaringer fra helsesektoren der slike avtaler gjerne er lite kjent og uklare for mange. Det virker være klart at prioriteringskonflikter kan oppstå. Risikovurdering: Det bør gjøres ut fra den endringssituasjonen vi er i. Vi møter en stor organisasjon med ulike måter å gjøre ting på og med ulikt tankesett. Vi trenger å lære det som er NTNUs, men vi har og med en kunnskap og forståelse inn som andre kan lære av. Det er også viktig med god kjennskap til det som vil være våre fremtidige behov, og vi må også få en rolle som premissleverandør. Det er en risiko for at vi som en liten organisasjon blir overlesset med bestillinger. Spm 1: Hvilke administrative funksjoner må være tilgjengelig ved NTNU i Ålesund uavhengig av organisasjonsmodell? 30.mars var en rekke av våre kollegaer fra DMF i Ålesund. Vi har spilt inn disse administrative oppgavene (noe grovmasket) som viktig at vi får løst lokalt i instituttet: Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Postboks 1517 Larsgårdsvegen Ålesund postmottak@alesund.ntnu.no 6009 Ålesund Telefaks Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling, skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 2 av 3 Lederstøtte Studieadministrative tjenester/koordinering inklusiv praksisstudieadministrasjon Prosjektstøtte Økonomioppfølging Kommunikasjon og profilering Kurs- og arrangementstøtte AHF vil gjerne understreke at uansett modell som blir valgt, må det være en egen administrasjon på instituttnivå. Spm 2: Fordeler og ulemper med de fire modellene Modell 1 A Fordeler: Modellen er oversiktlig og instituttene styrer enge administrative ressurser fullt ut. De administrative ressursene er fagnære. Ulemper: Det blir mange organisatoriske ledd mellom stedlig administrasjon og aktuell administrasjon på nivå 1 i Trondheim. Det vil kreve en god del ressurser å bygge opp en slik administrasjon i instituttet. Det blir små og sårbare miljø. Modell 1 B Fordeler: Fordelene er som for 1 A, iallfall for vertsinstituttet. Modellen er effektiv ihht ressursbruk. Ulemper: Vi har en skepsis til bruken av tjenesteavtaler, noe som denne modellen forutsetter, se kommentaren ovenfor. Det er en fare for at vertsinstituttet får en bedre og mer fagnær administrativ støtte en institutter som får sine tjenester via avtalar. Modell 2 A Fordeler: Denne modellen kan ha en viktig fordel som tilrettelegger for å bygge robuste administrative miljø. Det vil være en rekke administrative koordineringsoppgaver mellom de ulike administrative funksjonsområdene, noe denne modellen kan tilrettelegge for. Ulemper: Samtidig er det en ulempe at det kan bli mye koordineringsaktivitet mellom tjenestesenterert og instituttene. At modellen i seg selv forutsetter inngåelse av

7 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 3 av 3 tjenesteavtaler er en ulempe. Denne modellen kan bli oppfattet som for lik dagens administrative organisering. Modell 2 B Fordeler: God kontakt med nivå 1 innenfor de ulike administrative funksjonsområdene. Ulemper: Modellen viser for lite tilknytningen til fakultetsnivået. Det er en fare for båstenking og for lite samarbeid på tvers av administrative funksjoner. Spørsmål 3 er et spørsmål som det fra AHF sin side er vanskelig å ha fullstendig oversikt over. Spm 4: Hvilke stedlige administrative funksjoner og oppgaver bør styrkes? Fagnær studieveiledning er et opplagt område som avdeling for helsefag ser må styrkes. Lederstøtte er også et område som må styrkes slik at leder i større grad kan være leder og ikke administrator. Spm 5: Administrative funksjoner og oppgaver for hele NTNU som kan leveres frå NTNU i Ålesund? I prinsippet alle oppgaver som er campusuavhengige.

8 Høyringsfråsegn frå AIR: NTNU i Ålesund - administrativ organisering Dette dokumentet er Avdeling for ingeniør og realfag sitt svar på «Høringsnotat Framtidig og administrativ organisering for NTNU i Ålesund.» Høyringsfråsegna frå AIR består av dette dokumentet inkludert vedlegget «NTNU i Ålesund administrativ organisering» som er ført i pennen av Webjørn Rekdalsbakken. Hovudkonklusjon AIR vil sterkt tilrå at administrativ støtte for institutta blir organisert i samsvar med modell 1. Faglig verksemd i Ålesund vil bli organisert i institutt under forskjellige fakultet som har hovudbase i Trondheim. Arbeidsdelinga mellom fakultetsnivå og instituttnivå for administrative tenester varierer mellom ulike fakultet. Institutt i Ålesund bør i størst mulig grad ha same organisering av administrative tenester som institutt i Trondheim innanfor det same fakultetet. Dersom eit institutt er for lite til å ha eigne stillingar, kan det løysast gjennom samarbeid om administrativ ressurs med andre institutt på campus, eller andre institutt i det same fakultetet. Fellestenester i Ålesund må organiserast saman med tilsvarande fellestenester i Trondheim og Gjøvik. Biblioteket i Ålesund må vere i same organisatoriske eining som biblioteka i Trondheim og Gjøvik. Tilsvarande må gjelder også for fellestenestene IT, arkiv og studie. For drift er bildet ulikt. Verksemda til drift er så fysisk prega og lokalt avgrensa at vi ser få gevinstar og synergieffektar med å slå deg saman i felles organisatorisk eining for ulike campus. Drift vil ha viktige oppgåver inn mot campusutvikling som er viserektor sitt ansvar. Lokal driftsteneste bør formelt knytast opp mot viserektor på campus. Administrative tenester på institutt NTNU har som sitt samfunnsoppdrag å drive med undervisning, forsking, innovasjon, og formidling. Primærproduksjonen i dette oppdraget skjer ved den faglege verksemda i fakultet og institutt. Administrative tenester og funksjonar har til oppgåve å støtte utføringa av samfunnsoppdraget, og å sikre at all verksemd skjer i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og reglar. Den beste støtta for fagleg verksemd vil ein få ved at administrative tenester i stor grad blir lagt til den faglege linja som fakultet-institutt der samfunnsoppdraget blir utført. Fastlegging av kompetanse og kapasitet i ein instituttadministrasjon vil ein måtte komme tilbake til når ein har oversikt over arbeidsdeling mellom fakultetsnivå og instituttnivå i det gjeldande fakultet. Nokon støttefunksjonar er av ein slik karakter at det er naturleg med fellestenester. Det gjeld IT, bibliotek og delar av studieadministrative oppgåver. På desse områda kan ein med nokon justeringar vidareføre fellesfunksjonane slik dei er pr. dato ved campus Ålesund. Tema der det kan vere behov for nokon endringar i dagens arbeidsdeling er studieveiledning, driftsansvar for «faglege» IT-system og laboratorie. Administrative støttetenester innan økonomi og personal må vere i linja fakultet-institutt. Dvs at i Ålesund må slike funksjonar leggast til institutta. Felles administrativt tenestesenter - ein dårlig idé Høgskolen i Ålesund har i alle år sidan den vart etablert operert med stor sentraladministrasjonen og svært lite administrativ kapasitet i avdelingane. Ved Campus Ålesund har vi lang erfaring med ein slik modell og sett frå ein fagleg ståstad har det jamnt over fungert lite tilfredsstillande. Sentraladministrasjonen har i liten grad definert seg som tenesteytande for fagavdelingane, og daglige administrative gjeremål har avdelingane i stor

9 grad måtte handtere med svært liten administrasjon. Resultatet er at fagfolk har utført administrative oppgåver knytta til utdanning, FoU, innovasjon og formidling - oppgåver som det er naturleg at administrasjon på institutt og fakultet utfører. Ut frå erfaringane er det god grunn til å frykte at eit felles administrativt tenestesenter over tid vil utvikle ein kultur og rolleforståing som ikkje er i samsvar med det å yte støtte til institutta si faglige verksemd. Slik kultur og rolleforståing har vore eit problem ved Høgskolen i Ålesund i mange år. Det er ingen grunn til å halde fram med ei ordning som fagavdelingar ikkje opplever som tenleg. Det er difor ein dårlig ide å etablere eit felles administrativ tenestesenter som skal levere tenester til alle institutta, og det er einaste styringa institutta har er ved etablering av tenesteavtalar. I Ålesund vil det vere eit stort spenn i instituttstorleik, frå 25 til 105 tilsette. Ulike studie sin eigenart stiller også ulike krav til type og volum av administrativ støtte. Administrativ støtte til eit institutt sin aktivitet må løysast ved at administrative tenester bli lagt inn fagleg linje under fagleg leiing av instituttleier og dekan. Eit lite institutt kan hente administrativ støtte administrasjonen ved fakultetet, eller gå inn i eit spleiselag med større institutt om felles administrativ ressurs. Styring av denne ressursen blir ei sak som institutta ordnar opp seg imellom. Dette vil vere ei ressurseffektiv løysing, og dette samarbeidet kan regulerast gjennom tenesteavtalar. Administrative tenester for viserektor Viserektor må ha egen stab som set ho/han i stand til å utføre sine oppgåver. Det er naturlig at viserektor stab spelar saman med med rektor sin stab for å hente ekstra kapasitet og kompetanse. I nokon saker kan det også vere aktuelt å spele på administrasjon på institutt. Ålesund, den 8.april 2016 Geirmund Oltedal Dekan

10 NTNU i Ålesund - Administrativ organisering NTNU sitt samfunnsoppdrag. NTNU har et helt klart samfunnsoppdrag i henhold til Lov om universiteter og høgskoler. Refererer til lovens Kapittel 1: Kapittel 1. Lovens formål og virkeområde 1-1. Lovens formål Denne lov har som formål å legge til rette for at universiteter og høyskoler a) tilbyr høyere utdanning på høyt internasjonalt nivå. b) utfører forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid på høyt internasjonalt nivå. c) formidler kunnskap om virksomheten og utbrer forståelse for prinsippet om faglig frihet og anvendelse av vitenskapelige og kunstneriske metoder og resultater, både i undervisningen av studenter, i egen virksomhet for øvrig og i offentlig forvaltning, kulturliv og næringsliv. Dagens fellesadministrasjon ved NTNU i Ålesund. I 2013 skjedde det en vesentlig organisasjonsendring i fellesadministrasjonen ved NTNU i Ålesund (den gang Høgskolen i Ålesund). Da fikk høgskolen tre nye avdelingsdirektører og i realiteten en helt ny struktur i fellesadministrasjonen. Dette var en endring som skjedde uten at styret eller de ansattes representanter i arbeidstakerorganisasjonene hadde nevneverdig innflytelse på situasjonen. Administrasjonen ved HIÅ har nå fått en lagdelt struktur som grovt kan skisseres som vist under: Høgskoledirektør Økonomidirektør Personaldirektør Studiedirektør Kontorsjefer/Regnskapssjef Seniorrådgivere/Arkivleder Seniorrådgivere/Kontorleder Rådgivere Rådgivere Rådgivere Konsulenter Konsulenter Konsulenter Kontorstillinger Dette viser en struktur med fem nivå, hvorav kun Høgskoledirektøren har formell myndighet i henhold til Lov om universiteter og høgskoler. Strukturen viser også at alle administrativt ansatte sitter i det som Hovedtariffavtalen (HTA) definerer som gjennomgående stillinger. Bare et fåtall (tre) av de ansatte i administrasjonen er innenfor den kategorien som defineres som kontorstillinger. Av disse er to førstesekretærer og en kontorleder. Det bør vel diskuteres om dette er en administrativ struktur som er dimensjonert for en relativt liten organisasjon som NTNU i Ålesund. Det er vel også et spørsmål om den kan fungere effektivt ut fra vårt samfunnsoppdrag. Lønnsrelasjoner ved NTNU i Ålesund Ved HIÅ har det over et litt lengre tidsrom skjedd en tilsvarende endring i de relative lønnsforholdene. Faglig/vitenskapelig ansatte som tidligere hadde en naturlig ledende posisjon lønnsmessig, har falt betydelig tilbake i forhold til de administrativt ansatte. En sammenlikning mellom stillingsgrupper ved NTNU i Ålesund gir følgende forhold mellom faglige og administrativt ansatte når det gjelder lønnsplassering:

11 Høgskoledirektør Avdelingsdirektør Kontorsjef/Seniorrådgiver Rådgiver/Konsulent Rektor Dekan/Professor Førsteamanuensis/Høgskolelektor. Senioringeniør. Høgskolelektor. Overingeniør Denne lønnsendringen skjer i en tid da Kunnskapsdepartementets og politikernes entydige budskap er å satse på utdanning og forskning, og da spesielt på teknologi og realfag. Spørsmålet blir da om denne situasjonen er rimelig i henhold til NTNUs oppdrag etter Universitets- og høgskoleloven, og i forhold til det øvrige arbeidsliv omkring oss. Framtidig administrativ organisering ved NTNU i Ålesund Det vi vet, er at NTNU i Ålesund får en Viserektor som leder. Viserektor blir en del av rektoratet ved NTNU. Viserektor skal lede Campusrådet og være en faglig koordinator. Viserektor trenger derfor en stab omkring seg. Denne staben er så langt ikke definert. Vi regner videre med at NTNU i Ålesund får et antall stedlige institutter. I utredningen fra NTNU i Ålesund er to ulike modeller for administrativ organisering vurdert, hver med to varianter (1A, 1B, 2A, 2B). Viserektor Viserektor skal være NTNU i Ålesund sin stedlige leder og talsperson. Han skal lede Campusrådet og være en faglig koordinator mellom instituttene. Det er naturlig å tenke at representasjon, kommunikasjon og profilering, sikkerhet og beredskap, arbeidslivskontakt og innovasjonsstøtte, campusutvikling og strategioppnåelse vil ligge under Viserektors ansvarsområde. Dette representerer betydelige oppgaver, som tidligere ble utført av både rektor og direktør. Dette må gjenspeiles i Viserektors stab. Stedlige fellestjenester Uavhengig av modellene vil det være et sett med grunnleggende støttefunksjoner som vil måtte være tilgjengelige lokalt. Dette er tjenester som er direkte koplet mot studentene og praktisk studiegjennomføring. De studieadministrative funksjonene griper direkte inn i den faglige virksomheten, slik som timeplaner, romtildeling, eksamen, individuelle studieplaner, kvalitetssystem, student- og lærerutveksling, digitale læresystemer. Instituttene trenger slik støtte i gjennomføringen av studiene. Det forutsettes derfor at slike fellesfunksjoner er tilgjengelige på stedet. Dette vil gjelde Studieadministrasjon/Kvalitetssystem, Bibliotek, Drift/IT og HMS/sikkerhet/beredskap. Funksjonsområdene bør organiseres med stedlig ledelse som er direkte underlagt nivå 1 ved NTNU Trondheim. Modellene Modell 1A representerer den tradisjonelle universitetsmodellen med linjeledelse fra rektor, via fakultetsledelsen til instituttleder. Dette er en rettlinjet, logisk organisering. Under forutsetning av at NTNU i Ålesund tillegges ansvar for egne institutter, burde det ligge til rette for at en slik modell skal kunne fungere bra også her. Denne modellen legger til rette for tett kontakt mellom faglig og administrativ virksomhet, som er en forutsetning for å løse vårt samfunnsoppdrag på en best mulig måte. Instituttene vil hente administrativ støtte fra sitt eget fakultet, som kjenner problemstillingene best. Grunnleggende støttefunksjoner må likevel være tilgjengelige lokalt. Modell 1B er en variant av Modell 1 som inkluderer formelt administrativt samarbeid mellom instituttene. De lokale instituttene kan spesialisere seg på enkelte administrative tjenester og tilby disse til de andre instituttene via tjenesteavtaler. Dette kan gi en viss rasjonalisering i

12 administrativ virksomhet, men trenger også en form for administrasjon på tvers av instituttene. Modell 2A legger til grunn et samlet stedlig administrasjonssenter for alle typer tjenester. Tilgang til tjenestene skal basere seg på langsiktige tjenesteavtaler med fakultetene. Administrasjonssenteret har egen stedlig leder underlagt NTNUs rektor ved organisasjonsdirektør. Denne modellen er i realiteten den vi praktiserer ved NTNU i Ålesund pr. dato. Vi har en fellesadministrasjon som skal ta hånd om alle våre behov. Men her henger ledelsens Damoklessverd. Det skal forhandles om eierskap og rettigheter. Det skal opprettes grenseflater for leveranser (hvem er bestiller, hvem er kontrollør?!). Det oppstår usikkerhet, som fort kan danne ytterpunkter. Det minner mistenkelig om New Public Management. Modell 2B er en variant av Modell 2 der de enkelte tjenesteområder er selvstendige enheter underlagt rektoratet ved NTNU. Hvert område får egen stedlig leder. Denne modellen tar vare på de lokale tjenestefunksjonene, men ser bort fra administrative funksjoner internt i instituttene. Dette er urealistisk. I fakultetene foregår det meste av strategi- og planarbeidet som berører instituttene. Faglige og administrative oppgaver løper parallelt innenfor instituttene i det daglige. Studiene trenger ressurspersoner som kan administrere og gjennomføre studieplaner, forskningsprosjekter, innovasjon/næringslivskontakt. I realiteten ville denne modellen framtvinge dobbeltadministrasjon. Konklusjon Modell 1A er den riktige modellen for NTNU i Ålesund, kanskje med bidrag av administrativ spesialisering i instituttene som i Model 1B. Vårt samfunnsoppdrag ivaretas av fakultetene. Den administrative støtten er tett knyttet mot den faglig aktiviteten, ofte er den en integrert del av den. Viktige stedlige fellestjenester for instituttene må imidlertid på plass. To sentrale oppdrag gjenstår da før man kan skissere den endelige løsningen: - Definere nøyaktig hva som er Viserektors funksjon og myndighet. - Definere hva som trengs av stedlige administrative fellestjenester. Med hilsen Webjørn Rekdalsbakken Utdanningsleder NTNU i Ålesund

13 1 av 3 Viserektor i Ålesund Avdeling for maritim teknologi og operasjoner Notat Til: Viserektor i Ålesund Kopi til: Fra: Hans Petter Hildre Signatur: Administrativ organisering Høringsuttalelse fra Avdeling for maritim teknologi og operasjoner (AMO) Dette dokumentet er Avdeling for maritim teknologi og operasjoner sitt svar på «Høringsnotat Framtidig og administrativ organisering for NTNU i Ålesund. Konklusjon AMO går inn for modell 1 legges som hovedmodell for administrativ organisering. AMO ser ikke bort fra at gitte funksjoner kan organiseres som fellestjenester mot som vist i modell 2 Datagrunnlag (AMO) Ansatte Faste vitenskapelige stillinger 24 Engasjement (II-er og forskerstilling) 10 Rekrutteringsstillinger 11 Teknisk/administrative stillinger 7 Studieprogram BSc Produkt og systemdesign BSc Skipsdesign BSc Nautikk BSc Shipping Management MSc Product and system design MSc Ship design MSc Management of demanding marine operations Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Letter of recomandation Postboks 1517 Larsgårdsvegen Ålesund postmottak@alesund.ntnu.no 6009 Ålesund Telefaks All korrespondanse som inngår i saksbehandling, skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse. Tlf:

14 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 3 Omsetning (ca tall i millioner) Utdanning 25 mill EVU 28 mill (EVU blir i hovedsak organisert i en egen enhet knyttet til AM Forsknining 40 mill (inkludert innkjøpte tjenester) Høringsutalelse Dette er en kompleks og vanskelig sak med mange fasetter og det finnes naturligvis ulike løsninger. Vi ønsker både klare linjer, effektivitet, fleksibilitet og endringsevne eller dynamikk. Ofte er ikke sammenfallende og ulike ståsted vil se ulike løsninger. AMO er opptatt av at Viserektor og viserektorstab har sin hovedlinje til rektorat i Trondheim. Også budsjett knyttes direkte til rektorat i Trondheim. AMO er opptatt av at denne administrasjonen gjøres sterk og bør omfatte minst 4-5 årsverk. AMO er også enig i at det er behov for et sett fellestjenester i Ålesund som IT, Drift, Studieadministrasjon, Bibliotek og Arkiv. Dette vil utgjøre hoveddelen av administrasjonen i Ålesund. AMO er opptatt av at denne enheten har sin hovedlinje og budsjett direkte til Fellesadministrasjonen i Trondheim. Denne administrasjonen vil utgjøre snart 75 % av dagens administrasjon, se også figur nedenfor. NTNU hovedcampus i Trondheim NTNU i Ålesund Rektorat Viserektor i Ålesund og stab Fellesadministrasjon Fellestjenester IT, Drift, Studieadministrasjon, Bibliotek, Arkiv Utfordringene ligger i støtte til instituttene. Det er her ulike kriterier fort kan gi ulike modeller. Det er vist til standardisering som et viktig kriteria for å øke effektiviteten. Dette er nok ikke helt enkelt siden fakultetene også har særdeles ulik arbeidsflyt mellom fakultet og institutt. Noen fakultet er toppstyrt med slanke instituttorganisasjoner og andre fakultet har slankere organisasjoner og med tyngre instituttorganisering. AMO har gjort vurderinger på hvor stor økning i organisasjonen det er behov for innen økonomi, HR osv. Dette har vi ikke klart å gi et godt nok svar på siden tjenester fra fakultetene ikke er godt

15 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 3 beskrevet. Vi ser også at vi får behov for nye funksjoner som f.eks. knyttet til PhD studenter som er forventet å øke betydelig i de neste årene. Å etablere tjenesteavtaler kan være en god ide om dette gjøres som en prosess på hele NTNU og hvor en begynner fra NTNU sin fellesadministrasjon og ned til fakultetene. AMO i en eller annen form antar å bli et institutt under ett fakultet på NTNU. Det er denne linja som vil styre prosessene og arbeidsflyten. For å ta et konkret eksempel så er det her beslutning om faktura skrives i Ålesund eller i Trondheim. Derfor finner AMO det mest hensiktsmessig å knytte administrative ressurser direkte i instituttene for å oppnå best og mest effektiv ledelse og administrasjon mellom fakultet og institutt. Økonomi er en slik ressurs som må knyttes til instituttene i Ålesund. Dette er nødvendig både mht strategi og det daglige i linja mot fakultettet. Basert på dette konkluderer AMO med modell 1. Modell 1B kan brukes i den grad det er behov for å dele på ressurser mellom institutt. AMO ser ikke bort fra at det finnes andremoppgaver av en art som både er felles mellom instituttene og som ikke inngår i en stram linje mellom fakultet og institutt. Slike oppgaver kan da inngår i fellesadministrasjon på lik linje med IT og studieadministrasjon som vist ovenfor. Hans Petter Hildre Dekan AMO

16 1 av 4 Viserektor i Ålesund /6337 Notat Til: Kopi til: Fra: Signatur: Roar Tobro Anette Schei Avdeling for internasjonal business Dagrun L. Jensen Høringssvar fra Avdeling for internasjonal business (AIB) - FRAMTIDIG ADMINISTRATIV ORGANISERING AIB har behandlet forslag til administrativ organisering for NTNU i Ålesund med intern høring per epost og møte 6. april og har følgende kommentarer og innspill: Uansett valg av modell må hovedfokus være at administrasjon og fag jobber best mulig sammen. NTNU i Ålesund vil trolig kunne fungere med flere modeller og AIB synes det er bra at man er tydelig på at ingen av modellene fører til en bevaring av dagens arbeidsfordeling mellom fag og administrasjon der administrasjonen har en controllerrolle og i liten grad en utøvende rolle. Administrasjonen fornyes uansett modell. AIB er opptatt av at oppgaven med å beskrive framtidig administrativ organisering går utover en flytting av dagens administrative personale mellom organisatoriske enheter. Det handler om å strukturere fremtidens NTNU i Ålesund med en administrasjon som best mulig støtter opp om institusjonens rolle. Oppsummert mener AIB at modell 2A er mest fremtidsretta og legger best til rette for at NTNU i Ålesund skal fylle samfunnsoppdraget. Spørsmålene i høringsnotatet blir besvart under, med hovedfokus på spørsmål 2. Spørsmål 1: Hvilke administrative funksjoner må være tilgjengelige ved NTNU i Ålesund uavhengig av organisasjonsmodell? Av geografiske hensyn vil de fleste funksjoner måtte være tilgjengelig fysisk (eller digitalt) i Gjøvik og Ålesund. En generell oppfatning er at vi jobber mer byråkratisk nå enn tidligere og at vi sånn sett vil ha behov for mer administrativ kapasitet viss ikke virksomhetsprosessene blir standardisert og forenkla. Spørsmål 2: Fordeler og ulemper med de fire modellene Modell 1a og 1b - Administrasjoner lagt ut på alle institutt eller på noen institutt. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Postboks 1517 Larsgårdsvegen Ålesund postmottak@alesund.ntnu.no 6009 Ålesund Telefaks Tlf:

17 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 2 av 4 Som det står i høringsutkastet er de potensielle stedlige instituttene i Ålesund så små at man ikke kan bygge opp fullverdige administrasjoner på alle instituttene. Modell 1a bortfaller derfor, og kommentarene under går på modell 1b. 1 b: Fullverdige administrative funksjoner organisert gjennom tjenesteavtaler mellom stedlige institutter. Pluss: - Modellen sikrer fagnærhet. Forståelsen for hvordan instituttene fungerer og for hvilke behov instituttene har antas best ivaretatt når administrativ kapasitet er tett på fag. Dette vil være positivt for de institutt som disponerer de administrative ressursene. - Kontroll og styring over egne prosesser. Det er lettest for fagavdelingene å se at se at kontroll og styring av egne prosesser enklest kan oppnås ved at man har administrativt ansatte tilknyttet på instituttet. Instituttleder med personalansvar for en administrativt ansatt vil ha direkte styringsrett over den administrativt ansatte. - Instituttleders strategiske evne i forhold til å bygge egen administrative «skreddersydde» stab ivaretas best for de institutt som har administrativ stab tilsatt. - Bruk av tjenesteavtaler gir oversikt over ressursbruk. - Flere oppgaver vil trolig flyttes til fakultetsadministrasjonene i Trondheim noe som kan føre til en effektivisering i Ålesund. Minus: - Innføring av tjenesteavtaler (mellom institutt) er nytt og vil kreve større administrativ kapasitet. - Det vil bli større lederspenn og mer fokus på administrasjon for de instituttene som har administrasjonen tilsatt. - Det er sannsynlig at de institutt som tilsetter administrativt personale og har personalmessig ansvar over disse får prioritet i forhold til de institutt som ikke har tilsettingsforholdet. - Instituttene uten tilsettingsforholdet vil ikke kunne påvirke strategisk utvikling av administrativ kompetanse når denne ligger under et annet fakultet. - Usikker stedlig instituttstruktur: Administrativ og faglig organisering utredes parallelt og vi antar at vi får fire institutter. Dette legger føringer på hvordan vi tenker administrasjonen organisert. Dette er logisk og riktig: Fag først, administrasjon deretter. AIB mener likevel det er viktig å ha i bakhodet at vi ikke vet hvordan lokal instituttstruktur vil bli seende ut hverken fra 2017 eller etter en potensiell reevaluering av instituttstrukturen i fakultetene, som sannsynligvis vil komme i løpet av noen år. AIB mener at dette vil gjøre en potensiell administrativ organisering basert på instituttstruktur mindre robust. - Man kan tenke seg at det er en «lengre vei» å gå for den enkelte administrativt ansatte å sette seg inn i administrative prosesser på tvers av fakultetsgrenser. Det antas lettere å serve flere stedlige institutt for en ansatt med tilsetting i en fellesadministrasjon koblet mot nivå 1 hvor standardiserte virksomhetsprosesser forankres. Modell 2a og 2b: En større del av administrasjonen organisert i en fellesadministrasjon Generelt i forhold til både 2a og 2b: - AIB ønsker å understreke at det uansett må være noe administrativ kapasitet på instituttnivå, herunder lederstøtte samt støtte til studieveiledning. Gitt at en del konsernoppgaver for administrasjonen bortfaller, frigjøres ressurser som AIB håper kan gå å bygge opp lederstøttefunksjonen lokalt.

18 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 3 av 4 - Høringsnotatet fra gruppe for administrativ organisering bygger på modell 2, slik den ble lagt frem i innstilling til Styret, det vil si en større fornyelse av administrasjonen både i hvordan vi er organisert og hvordan vi arbeider og samarbeider. [ ] Endringene som ligger i denne modellen, trekker i retning av en mer prosessbasert organisering. [ ] Sentralnivået gis et større ansvar for å standardisere og digitalisere ulike prosesser for å realisere effektiviseringsgevinster og sikre brukertilpasning og medvirkning. (våre uthevinger) NTNU i Ålesund ønsker å ta en rolle for å drive pilotering som et «mini-ntnu». Modell 2a og 2b vil være best egna i forhold til denne rollen fordi administrasjonen vil være koblet nettopp mot Sentralnivået. Modell 2a - Stedlig felles administrativt tjenestesenter Pluss: - NTNU i Ålesund har argumentert og fått gjennomslag for at samfunnsoppdraget vårt tilsier at vi må ha en Viserektor som koordinerer fag på tvers av stedlige institutter. Dette for å ivareta de tidligere høgskolenes fortrinn som arbeids- og næringslivsnære. På samme måte som at det er viktig at fag er koordinert på tvers av institusjonen, er det også viktig at de administrative ressursene ikke organiseres i «siloer» enten mot fakultet eller mot de enkeltvise administrative fagområdene i Trondheim. AIB anser med andre ord en form for administrativ koordinator som vesentlig for å kunne se helheten i virksomhetsprosessene og derigjennom kunne respondere raskt på behov i samfunnet, i tråd med Fusjonsplattformen. - Bruk av tjenesteavtaler vil hjelpe å beskrive tjenester og funksjoner vi tidligere ikke har hatt oversikt over ressursbruken på og vil kunne være et godt strategisk styringsverktøy. Minus: - Innføring av tjenesteavtaler er nytt og vil kreve administrativ kapasitet for å komme i gang. - Denne modellen er uforutsigbar dersom man skal sende alle inntekter gjennom fakultetene. Det må gå en direkte ressurslinje fra Sentraladministrasjonen i Trondheim til NTNU i Gjøvik og Ålesund sine fellesadministrasjoner. Sentraladministrasjonene i Gjøvik og Ålesund blir en forlenga arm til nivå 1, hvilket gjør en sånn ressursmessig organisering logisk. - Administrasjonen vil gjennom en kobling mot administrasjonen i Trondheim, og potensielt mindre mot fagmiljøene i Ålesund, bli mindre fagnær. Modell 2b - Stedlige tjenestesentre for funksjonsområder Pluss: - Hver administrative leder/ koordinator har direkte linje til nivå 1 i Trondheim uten et administrativt mellomledd. - Oversikt over ressursbruk gjennom tjenesteavtaler (som for 2a og 1b) Minus: - Fare for at man arbeider i «siloer» innenfor hvert administrative fagområde. - En konsekvens av silotankegangen er at man ikke ser helhetlige virksomhetsprosesser på tvers av administrative fagområder. - Innføring av tjenesteavtaler er nytt og vil kreve administrativ kapasitet for å komme i gang (som for 1b og 2a). - Uforutsigbarhet i forhold til ressurser (som for 2a) - Mindre fagnær (som for 2a) Spørsmål 3: Er oversikten over administrative funksjoner og oppgaver som bortfaller dekkende?

19 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 4 av 4 Dette er vanskelig for AIB som fagavdeling å ta stilling til. Spørsmål 4: Hvilke stedlige administrative funksjoner og oppgaver bør styrkes? Følgende områder har NTNU i Ålesund hatt lite eller ingen støtte til nå og disse bør få fokus: - Studieveiledning: AIB understreker viktigheten av at man må bygge opp studieveilederrollen på instituttene. Vi ser at studieveileder er registrert som en «fellestjeneste» som er vurdert som «urealistisk og uhensiktsmessig å fordele utover på enkeltinstitutter». Denne vurderinga er vi uenige i, og vi mener at denne funksjonen må uansett valg av modell ligge til instituttene. Dette er en funksjon som må være fagnær. - Lederstøtte - EVU - Administrativ støtte i hele prosessen i forhold til FOU-søknader - Administrativ støtte til arbeidet med studentbedrift Spørsmål 5: Administrative funksjoner og oppgaver for hele NTNU som kan leveres fra NTNU i Ålesund? AIB synes dette spørsmålet fortjener større plass i høringssvaret til NTNU i Ålesund, men igjen er det vanskelig for AIB som fagavdeling å ta stilling til hvilke funksjoner og oppgaver dette kan være.

20 1 av 3 Viserektor i Ålesund Bibliotek Notat Til: Anette Wattø Schei / Arbeidsgruppe for Administrativ organisering - Ålesund Kopi til: Fra: Biblioteket Signatur: Framtidig administrativ organisering for NTNU i Ålesund Høringsuttalelsen er skrevet ut ifra vårt biblioteks ståsted som en enhet som leverer gjennomgående bibliotektjenester til hele campus Ålesund på tvers av avdelinger og administrasjon. Bibliotek er definert under Fellestjenester på side 2 i høringsnotatet. Vi er enig i at bibliotek er en slik tjeneste som må organiseres som fellestjenester for virksomheten ved NTNU i Ålesund i alle modellene. NTNU Universitetsbiblioteket i Trondheim er organisert i faglig linje under prorektor for utdanning. Dette virker for oss å være en hensiktsmessig plassering av bibliotektjenesten siden våre tjenester primært er rettet mot NTNUs faglige virksomhet (bibliotektjenesten skal bidra til at NTNU kan nå målene om å ha høy kvalitet i utdanning og forskning) Det virker for oss mest logisk at biblioteket ved NTNU Ålesund legges i linje opp mot NTNU Universitetsbiblioteket, gjerne som en egen seksjon. Det fysiske biblioteket og dets tjenester må uansett organisasjonsmodell være brukernært og lokalisert til Ålesund. Det er viktig å sikre god tverrfaglig kontakt og møtearenaer med alle institutter, studieseksjon, it, drift og administrasjon. 1. Hvilke administrative funksjoner må være tilgjengelige i Ålesund uavhengig organisasjonsmodell? Så langt vi kan vurdere er de opplistede funksjonene i høringsnotatet dekkende. Her kan det likevel være at vi som følge av fusjonen får nye oppgaver og funksjoner som vi ikke enda ser klart for oss. For oss i biblioteket er det uansett viktig at vi lokalt kan tilby tjenester og brukerstøtte til studenter, undervisere og forsker ved NTNU Ålesund på linje med det som er satt som standard for bibliotektjenester ved NTNU. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Høringssvar Administrativ organisering Postboks 1517 Larsgårdsvegen Astrid Engelsen 6025 Ålesund postmottak@alesund.ntnu.no 6009 Ålesund Telefaks astrid.engelsen@ntnu.no Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling, skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

21 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 2 av 3 2. Fordeler og ulemper med de fire modellene Biblioteket er foreslått organisert på lik måte i modell 1 a og 1 b, dvs. i rett linje opp mot bibliotekdirektør og rektoratet. Dette er en organisasjonsform som er direkte linjestyrt og virker ryddig å forholde seg til. Ansvars- og myndighetslinjene er klare. Fordelene med en slik organisering vil være at det er enklere å sikre gode faglige kontaktlinjer og avklare riktig tjenestenivå og standardisering av tjenestene. Vi tror at en slik organisering vil sikre god faglig integrering mellom Trondheim og Ålesund. Ulempene kan være at man kan komme i interessekonflikt om lokale behov, arbeidsmåter og prioriteringer. En slik organisering vil uansett kreve at der er tilgang på lokal bruker-,it- og lederstøtte da det ikke vil være formålstjenlig å ta alle ting opp mot Trondheim. Det er i modellen uklart hvordan vi som ikke er et institutt skal få lokale støttetjenester fra.det er også viktig at der er foraer hvor biblioteket kan følge med på lokal faglig utvikling (Nye studieprogrammer, nye læringsformer etc.). Når det gjelder modell 2 a ser vi at denne kan ha en fordel ved at den er lokalt forankret og at den sikrer at vi i Ålesund vil ha en «pool» av administrative tjenester å spille på, større styring av egne ressurser og at den vil kunne sikre en koordinering og utvikling av den administrative tjenesten lokalt. Faren kan være at vi da i større grad vil «leve vårt» eget liv utifra lokale forhold og derfor vil kunne miste noe av effektiviseringsgevinsten av å være i direkte linje med Univeritetsbiblioteket i Trondheim. En slik modell vil kreve svært klare ansvarsoppganger mellom bibliotekfaglig ledelse i Trondheim og stedlig organisasjonsdirektør i Ålesund. Det vil kunne være en fare for at vi vil få et organisasjonsledd som vil kunne oppfattes som et ekstra unødvendig ledd og en omvei opp mot NTNU. I tillegg er dette med tjenesteavtaler noe uklart og trenger utdypning for at vi fullt ut skal kunne vurdere en slik organisasjonsform. Modell 2 b anser vi for å være svært komplisert og lite aktuell for biblioteket. Fra bibliotekets ståsted vil der ikke være store forskjeller i modell 1 a og modell 1 b. Modell 2 a trenger mer utredning for at vi fullt ut skal skjønne hva den innebærer. Vi mener det er disse modellene det må utredes videre på. 3. Er oversikten over administrative funksjoner og oppgaver som bortfaller dekkende? Så langt vi kan se mener vi at oversikten er dekkende pr i dag. 4. Hvilke stedlige administrative funksjoner og oppgaver bør styrkes? Lederstøtte, hms og brukerstøtte er områder som helt klart bør styrkes internt ved NTNU Ålesund. Når det gjelder bibliotektjenestene spesielt er der flere områder som må styrkes om vi skal kunne tilby likeverdige tjenester; bl.a. forskningsstøtte, brukeropplæring, sytemoppfølging, publikumstjenester, samlingsutvikling, markedsføring av tjenester/portefølje, bedre integrasjon og samhandling med institutter, It og studieavdeling, læringsstøtte opp mot nye læringsplattformer,m.m.

22 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 3 av 3 5. Administrative funksjoner og oppgaver som kan leveres fra NTNU i Ålesund Med den knapphet vi i biblioteket har på personalressurser er det begrenset hvilke oppgaver vi vil kunne påta oss for hele NTNU, men som en del av et samlet bibliotek vil vi i felleskap med Trondheim og Gjøvik kunne være med å bidra og å ta ansvar for oppgaver for hele NTNU. Bidra på områder hvor vi har spesiell kompetanse, f.eks ved utforming av brosjyre- /markedsføringsmateriell og videoveiledninger.

23 1 av 2 Viserektor i Ålesund /6337 Notat Til: Arbeidsgruppe for Administrativ organisering Ålesund Kopi til: Fra: Signatur: Arbeidsgruppe for Administrativ organisering - Ålesund Geir Halsvik / IT-leder FRAMTIDIG ADMINISTRATIV ORGANISERING - INTERNT HØRINGSSVAR IT-SEKSJONEN Ansvar myndighet fullfinansiert IT-budsjett. «Høyskolen» har på flere IT områder en mer effektiv drift enn «gamle» NTNU. Notatet har i liten grad fokus på pengestrømmene. Sammenhengen mellom ansvar, myndighet og budsjett er derfor uklar. Bekymringen går på om vi nå vil organisere oss mange år tilbake mht. effektiv drift av Campus. IT-seksjonen har i dag ansvar for det meste med strøm på og får hvert år tildelt en ramme for drift og investeringer. I praksis betyr dette at IT kan fornye/flytte alle kopimaskiner, telefoner, projektorer, servere, infrastruktur, PCer osv. ut fra egne vurderinger av hva som totalt sett er mest fornuftig og effektivt. Avdelingene har stor påvirkningsmulighet i form av nær personlig kontakt. Dersom ansvarsområdet blir det samme, noe som er sannsynlig, men pengestrømmene til dels kommer fra fakultetene, kan dette føre til at driften blir mindre effektiv pga. ulike prioriteringer hos disse. Eksempel: Hvem beslutter og bekoster utskifting av en kopimaskin til 100 på institutt for helsefag i Ålesund? IT i Ålesund eller fakultetet i Trondheim. På IT området vil sannsynligvis en fullfinansiert 2A modell være optimal. Deltakelse i råd og utvalg på fakultetsnivå. IT-avdelingen ved «gamle» NTNU har flere råd og utvalg. Et eksempel på dette er Driftsutvalget med følgende mandat «Driftsutvalget er rådgivende for rektor vedrørende prinsipper for styring, koordinering, utvikling og utnyttelse av felles IT-infrastruktur ved NTNU. Utvalget har et spesielt ansvar for å medvirke til at IT-tjenestene er rasjonelle i drift, og at NTNU har en optimal driftsstruktur for produksjon av tjenestene.» I dag består utvalget i hovedsak av ledere fra alle fakultetene. I 2016 er Driftsutvalget utvidet med IT-ledere fra HiXene siden de i år er håndtert som fakultet. I 2017 vil det bare være institutt i Gjøvik og Ålesund, noe som kan føre til at vi ikke blir representert i aktuelle råd og utvalg. Det er imidlertid Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Postboks 1517 Larsgårdsvegen Ålesund postmottak@alesund.ntnu.no 6009 Ålesund Telefaks Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling, skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

24 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 2 av 2 viktig at Gjøvik og Ålesund fortsatt blir representert siden vi med sikkerhet vil ha noen andre utfordringer og erfaringer enn Trondheim. Høringsspørsmål: 1. Hvilke administrative funksjoner må være tilgjengelige ved NTNU i Ålesund uavhengig av organisasjonsmodell? Støtter høringsnotatet. 2. Fordeler og ulemper med de fire modellene i forhold til kravene om at de administrative tjenestene skal: a. Ha god kvalitet b. Være fag- og brukernære c. Bidra til effektivisering gjennom standardisering, felles rutiner og prosesser d. Være robuste og fleksible e. Sikre framtidig strategisk handlingsrom for virksomheten ved NTNU i Ålesund På IT-området har det i Ålesund de siste femten årene vært en utviklingen fra modell 1 til modell 2. I forhold til alle overnevnte krav har dette vært en positiv endring. 3. Er oversikten over administrative funksjoner og oppgaver som bortfaller dekkende? På IT-området vil drift og vedlikehold av noen servere og systemer falle bort siden disse blir flyttet til Trondheim. Vi ser imidlertid ikke for oss at alt blir flyttet, noe som betyr at vi må ha nødvendig lokal kompetanse i Ålesund. Denne kompetansen kan imidlertid lett benyttes til å drifte og vedlikeholde servere og systemer i Trondheim. Videre vil arbeid (og inntekter) med randsonebedriftene bli redusert/falle bort. Mye av dette arbeidet har blitt utført av lærlinger. 4. Hvilke stedlige administrative funksjoner og oppgaver bør styrkes? - 5. Administrative funksjoner og oppgaver for hele NTNU som kan leveres fra NTNU i Ålesund? IT-seksjonen i Ålesund har god kompetanse på drift av VMware VDI (Virtual Desktop Infrastructure) løsning. Vi anser dette som et nisjeprodukt hvor vi lett kan tilby en løsning for tunge grafikkprogrammer på enkle PCer. Løsningen er mye benyttet av ansatte og studenter i Ålesund, samt noen faglige og studenter i Trondheim. Den nå er etterspurt av flere miljøer i Trondheim og Gjøvik og vil derfor øke kapasiteten for å imøtekomme disse ønskene. Vi vil etter hvert kunne tilby denne tjenesten til enda flere i NTNU.