Ulike organisasjonsmodeller som er vurdert. Definisjon av tjenesteavtaler

Transkript

1 Vedlegg 2 Ulike organisasjonsmodeller som er vurdert I alle modellene vil administrasjonen måtte forholde seg til at fakultetene har forskjellig organisering og nivåmessig fordeling av arbeidsoppgaver for samme administrative tjenesteområde. Standardisering av virksomhetsprosessene mellom ulike fakulteter vil uansett modell være viktig for å sikre effektiv bruk av ressursene og likeverdig kvalitet på tjenestene lokalt. To hovedmodeller peker seg ut prinsipielt, og som hver kan deles i to underalternativer. Felles for alle modellene er at de beskriver administrativ organisering ikke fysisk plassering. I alle modellene kan medarbeidere være fysisk samlokalisert på ulike måter uavhengig av organisasjonsmessig tilknytning. Fysisk samlokalisering av administrativt ansatte som organisatorisk tilhører ulike institutter kan skape et mer robust og spesialisert administrativt fagmiljø. Tilsvarende kan lokalisering tett på instituttene gi sterkere fag- og brukernærhet for administrativt ansatte selv om de er organisert i en fellesenhet. Dette må avveies når endelig organisasjonsmodell er fastsatt. Definisjon av tjenesteavtaler Tjenesteavtaler brukes for å fastsette vilkårene for produksjon og levering av administrative tjenester mellom organisasjonsenheter som ikke ligger i samme linje. Tjenesteavtalen definerer hvilke tjenester som skal leveres, fastsetter kvalitetsmål og servicenivå, leverings- og responstid, til hvilke kostnader, og ansvars- og oppgavefordelingen mellom hver av partene som er involvert i avtalen. Tjenesteavtalene er viktige for å avstemme forventningene mellom partene. Bruk av tjenesteavtaler er aktuelt i flere av modellene som er beskrevet nedenfor. En slik måte å organisere administrasjon på finner vi for noen enkelttjenester også i dagens NTNU, og i mange andre offentlige og private organisasjoner. Innføring av tjenesteavtaler vil kunne spille en viktig rolle i å utvikle felles tjenestebeskrivelser og kvalitetsstandarder på administrasjonsområdet. Det bidrar også til å definere innhold, fastsette kvalitet og synliggjøre kostnadene med ulike administrative tjenester. Tydelige og gjennomgående prosessbeskrivelser vil kunne gi et godt grunnlag for å utforme operative og konkrete tjenesteavtaler. Beskrivelse av modellene Modell 1A: Fullverdige administrative funksjoner lagt til det enkelte stedlige institutt I denne modellen legges i utgangspunktet alle administrative funksjoner, som de tidligere er definert, ut på det enkelte institutt. Dette ivaretar prinsippet om enhetlig ledelse, ivaretar kravet om fag- og brukernærhet og innebærer at instituttet har full kontroll, ansvar og styring over alle administrative funksjoner innenfor egen enhet. Dette innebærer samtidig at også små institutter (instituttene i Ålesund vil variere i størrelse mellom ca ansatte) må bygge opp administrativ kapasitet og kompetanse til å håndtere hele spennet av oppgaver innenfor egen enhet. For å utøve spennet av de ovenfor nevnte funksjonsområder, må administrasjonene på hvert enkelt institutt bemannes kraftig opp for å kunne håndtere oppgavene med tilfredsstillende kvalitet og effektivitet. Dette er den vanlige organisasjonsformen for universiteter nasjonalt og i stor grad også internasjonalt.

2 Fordeler: Oversiktlig og rendyrket modell Ansvar og myndighet ligger entydig i linjen enhetlig ledelse Instituttene har full styring over egne ressurser og tilsatte - autonomi Modellen er fag- og brukernær for studenter og vitenskapelig ansatte forutsatt at det blir lokal administrasjon på nivå 3 og 4. Nærhet til faglig ledelse som «eier» sine egne administrative ressurser Tettere samspill mellom faglig og administrativ virksomhet. Beslutninger kan fattes på lavest mulig nivå, avstemt mot kompetansebehov og effektivitetskrav stilt fra linjeledelsen ved fakultetet. Ressurskrevende å bygge opp nødvendig administrasjon i hvert institutt slik som modellen forutsetter. Særlig for små institutter Fare for ulik kvalitet og ulik behandling på tvers av instituttene Vanskeligere å få til standardisering, felles rutiner og prosesser Mange organisatoriske ledd som må forseres en administrativt ansatt har en instituttleder og en dekan mellom seg og fellesadministrasjonen på nivå 1. På grunn av geografisk avstand må en del flere funksjoner ligge til instituttene enn det som ville vært nødvendig om en var i Trondheim. Sårbarhet på grunn av små miljø: Lettere for at oppgaver blir flyttet bort fra campus til fakultetet. Modell 1B: Fullverdig administrative funksjoner organisert gjennom tjenesteavtaler mellom stedlige institutter Også i dette alternativet legges i utgangspunktet alle administrative funksjoner i instituttene. Det etableres en funksjonsbasert arbeidsdeling mellom de stedlige instituttene der de leverer ulike administrative tjenester til hverandre organisert gjennom langsiktige tjenesteavtaler. Tjenesteavtalene inngås mellom instituttene, med godkjenning fra fakultetene. En forutsetning for en slik organisering av de administrative funksjonene er at alle institutt sikres likeverdige tjenester uavhengig av hvem som funksjonen er organisert under.

3 Teoretisk sett kan man legge alle de administrative funksjonene til det største instituttet. OBS! komplekse styringslinjer faglig og organisatorisk både mot fakultetene og sentraladministrasjonen (nivå 1), og samle mange ulike lederroller på en hånd. Fordeler: Ansvar og myndighet ligger entydig i linjen enhetlig ledelse Modellen er fag- og brukernær for studenter og vitenskapelig ansatte Mer effektiv med tanke på ressursbruk enn modell 1A, det vil si at en ikke trenger å bygge opp fullverdige administrasjoner i alle institutter Mer robuste fagmiljøer for administrasjonsfagene enn modell 1A Sterkere spesialisering av administrative funksjoner innad i instituttmiljøene Mindre institutter har tilgang til administrative støttefunksjoner lokalt Modellen forutsetter at det blir inngått tjenesteavtaler som krever ressurser både til bestillerkompetanse og administrering/oppfølging av avtaler. Uklart omkring finansiering selve tjenesteavtaleordningen Økt koordineringsaktivitet i forhold til modell 1A. Mange organisatoriske ledd som må forseres en administrativt ansatt har en instituttleder og en dekan mellom seg og fellesadministrasjonen på nivå 1. Fare for ulik kvalitet og ulik behandling på tvers av instituttene Fare for at vertsinstituttet får prioritet fremfor de andre som skal ha tjenester via avtaler Omfattende administrativt lederansvar for instituttleder utover eget institutt - for stort lederspenn kan føre til dårligere administrative tjenester, eller ta fokus vekk fra kjernevirksomheten Risiko for at instituttene sine behov ikke blir møtt med tilstrekkelig mengde ressurser eller i rett tid. Vanskelig å implementere standardiserte virksomhetsprosesser på tvers av fakulteter Fare for at sterk autonomi ved fakultetene går på bekostning av lokale behov for institutter i Ålesund

4 Modell 2A: Stedlig felles administrativt tjenestesenter Det etablereres et felles tjenestesenter som leverer alle fellestjenester og administrative funksjoner slik de er definert foran til stedlige institutter basert på langsiktige tjenesteavtaler med aktuelle fakulteter. I rendyrket form innebærer denne modellen at instituttene utelukkende har faglige/vitenskapelig ansatte, og at administrative tjenester leveres til instituttene, organisert gjennom tjenesteavtaler. En slik måte å organisere administrasjon på finner vi for noen enkelttjenester ved universiteter, og i større grad i mange andre offentlige og private organisasjoner. Signalene fra dagens avdelinger tilsier at en ikke implementerer modellen i rendyrket form, men sikrer hvert institutt et minimum av egne administrative ressurser som står i forhold til instituttets størrelse og behov. Eksempler på dette kan være lederstøtte for instituttleder, kartlegging og formidling av instituttets og de ansatte sine behov, samt å forestå koordinering mellom fakultet og tjenestesenteret. I tillegg kommer behov for fagnære administrative funksjoner som også bør finnes på instituttene. Områder som her kan være aktuelle er bl.a. prosjektstøtte, støtte til studieveiledning 1, HMSoppfølging mfl. Etableringen av tjenestesenter vil innebære helt andre roller og arbeidsformer enn det som kjennetegner dagens fellesadministrasjon med en rekke kontrollfunksjoner og instruerende rolle på vegne av høgskolestyret. Tjenestesenteret skal ha en oppsøkende og utførende rolle i forhold til instituttenes behov, og fungere som en serviceenhet som gir lederstøtte og brukerstøtte til den faglige virksomheten. Ut fra vår fagsammensetning vil vi NTNU i Ålesund få institutter av ganske varierende størrelse (i spennet fra 100 til 25 ansatte). For å sikre effektive og kvalitativt likeverdige tjenester til alle faglige enheter, bør det innenfor ulike funksjonsområder etableres team for å sikre faglig kvalitet, robusthet og nødvendig spesialisering. For å sikre fag- og brukernærhet oppnevnes dedikerte kontaktpersoner («kundeansvarlige») til hvert institutt. Det vil være viktig å organisere tjenestesenteret slik at rollekonflikter mellom tjenesteproduksjon, styrings- og kontrollfunksjoner unngås. Dette innebærer at de som står for tjenesteproduksjonen ikke samtidig kan utøve styrings- og kontrollfunksjoner slik vi finner i dagens fellesadministrasjon. Tjenestesenteret bør organisatorisk være tilknyttet rektor ved organisasjonsdirektør og ha en stedlig administrativ leder. 1 Det viser her til Studieveiledningsprosjektet om framtidige sentralisering/desentralisering av studie- og karriereveiledning

5 Fordeler: Fremmer samarbeid, ressursutnytting og utvikling for hele administrasjonen ved NTNU i Ålesund Helhetlig fokus for NTNU i Ålesund Gir anledning til å være pilot for utprøving av nye administrative systemer og prosesser Ressurstildeling fra Nivå 1 til det stedlige administrative tjenestesenteret Fysisk plassering i miljøene man arbeider for bidrar til å sikre fag- og brukernærhet Robuste fagmiljøer innen administrasjonen lokalt som kan dra nytte av spesialistkompetansen hos hverandre og ved NTNU sentralt. Legger mer til rette for tverrfaglig administrativ aktivitet Sikrer likeverdige tjenester til alle institutter Godt egnet for økt standardisering av rutiner og virksomhetsprosesser. Begrenser instituttleders lederspenn til å omfatte fagspesifikk virksomhet Kan oppleves som mange ledd Instituttleder må gå via administrativ leder Fjernere fra kjernevirksomheten enn modell 1A og 1B Genererer mye koordineringsvirksomhet mellom tjenestesenteret og instituttene, fakultet og nivå 1. For lik dagens organisasjonsmodell Modellen forutsetter at det blir inngått tjenesteavtaler som krever ressurser både til bestillerkompetanse og administrering/oppfølging av avtaler. Utfordrende faglig kobling mot nivå 1 Modell 2B: Stedlige tjenestesentre for funksjonsområder. Det kan tenkes en variant av modell 2 der det etableres egne administrative tjenestesentre på ulike funksjonsområder som organiseres i direkte linje oppover til respektive enheter i Sentraladministrasjonen for NTNU. Hver av disse ledes av egen teamleder for hvert funksjonsområde. Inndelingen av funksjonsområder vil være avhengig av hvordan Sentraladministrasjonen velger å organisere seg, og flere modeller er her aktuelle bl.a. for Studie, Økonomi-/eiendom, HR/HMS. Også denne i modellen benyttes tjenesteavtaler for respektive funksjonsområder. Denne modellen bygger på at det etableres et sterkt prosesseierskap på nivå 1 og at de administrative støttetjenestene på ulike funksjonsområder organiseres i servicesentre som betjener enheter også på nivå 2 og 3.

6 Fordeler: Tilsvarende som for modell 2A, i tillegg: Sammenfall mellom organisatoriske og faglige linjer på administrative funksjonsområder. Fremmer «silotenkning» med for lite samarbeid og samordning på tvers av ulike admnistrative funksjoner Mangler samlende administrativ leder/koordinerende ledd Modellen forutsetter at det blir inngått tjenesteavtaler som krever ressurser både til bestillerkompetanse og administrering/oppfølging av avtaler. For mange ledernivå