INTERNT NOTAT. Til: Direktør INNSPILL ADMINISTRATIV ORGANISERING STUDIESEKSJONEN

Transkript

1 Utarbeidet av INTERNT NOTAT Marianne Vinje Vår referanse Vår dato Direkte tlf.nr Til: Direktør INNSPILL ADMINISTRATIV ORGANISERING STUDIESEKSJONEN Det er i det utsendte dokumentet angitt i pkt. 8 prinsipper og dilemmaer. Vi har etter beste evne forsøkt å diskutere og kommentere ut i fra disse spørsmålene. Vi opplever det som et vanskelig notat å gi tilbakemeldinger ut i fra. I tillegg er det vanskelig å diskutere dette uten noen rammer - altså helt fritt. Vi verdsetter selvfølgelig allikevel at vi blir tatt med i prosessen på et så tidlig tidspunkt. Noen av diskusjonene ble overgripende for flere spørsmål. Det var noen spørsmål det var vanskelig å tolke/oversette til «vår verden». Med årsak i dette er det noen spørsmål det er gitt mer utfyllende kommentarer enn andre. Merk at dette dokumentet har preg av et møtereferat / referat av en diskusjon mer enn at det kan oppfattes som et dokument som oppsummerer Studieseksjonens samlede tilbakemelding. Det må dermed leses / anvendes deretter. Altså ikke bli sett på som Studieseksjonens samlede oppfatning. Vi ønsker å presisere at dette er tilbakemeldinger gitt basert på en gruppeprosess og et møte med felles diskusjon. Vi så at holdninger og tanker omkring dette ble endret i løpet av møtet, og ber om forståelse for at våre meninger omkring dette kan forandre seg i perioden som kommer etter hvert som vi får økte kunnskaper og erfaringer med fusjonsarbeid. Det blir en veldig abstrakt diskusjon med den informasjonen vi har nå. Diskusjoner omkring fakultetsadministrasjon / instituttadministrasjon vs. Campusadministrasjon Bedre tjeneste i Ålesund med en samlet Campusadministrasjon Stedlig ledelse: - Vide fullmakter - Beslutningsmyndighet / «raske» beslutningsveier - Sentraladministrasjon som er en likeverdig forlengelse - Budsjetter - Klar organisasjonsstruktur - Tydelig definerte ledelsesnivåer - Tillit og handlingsrom - Lokalt relevante og oppnåelige målsettinger Det man er mest bekymret for når det gjelder en så kompleks organisasjonsstruktur er at administrativt ansatte vil komme i situasjoner med motstridende forespørsler fra ulike ledernivåer eller tilsvarende. Denne problemstillingen ser vi allerede tendenser til. Dette forutsetter en tydelig definering av delegasjoner, ledelse, beslutningsmyndighet, ansvar. Likebehandlingsprinsippet Faglig samarbeid. Organiseringen må ikke legge hinder for daglig drift.

2 INTERNT NOTAT 2 av 7 Vi ser det som fordel at det for de fleste tjenester er en brukernær administrasjon som støtter opp under faglig virksomhet og studenter. Faglige ansatte skal ikke bruke tid på administrative støttetjenester. En samlet administrasjon vi bidra til å sikre Likebehandling av studenter i saksbehandling Studieseksjonen er opptatt av at organiseringen ikke skal være til hinder for daglig drift. De fleste ønsker lokal ledelse, men det må ikke bli slik at dette lokale ledernivået blir et «hinder» i forhold til samhandling og kompetanseutveksling med enheter i NTNU. Vi er opptatt av å ha lokal beslutningsmyndighet og lokale budsjetter. Men til tross for dette så mener vi det er viktig at dette ikke medfører at vi ikke får ta del i de prosjekter og den faglige utviklingen som en del av det samlede NTNU. Ikke alle ser det som et problem å ha nærmeste leder i Trondheim Andre mener at det bør være en lokal leder / nærmeste leder bør sitte i Ålesund Kopiering av organisasjonen: Ålesund og Gjøvik bør så langt det er bør så langt det er mulig organiseres likt. Dette vil fremme samhandling og kommunikasjon. Studieseksjonen: Studieseksjonens kjerneprosess: - Rekruttering - Opptak - Studieløp - Eksamen - Vitnemål Det må tydeliggjøres hvem som jobber med hva. Prosessbeskrivelser. Tydeliggjøring av tjenesteområder. Det vil være behov for en gjennomgang av tjenestekartet til den enkelte institusjon slik at den samlete organisasjonen kan operere med et felles begrepsapparat. Dette vil være en forutsetning for samhandling. Sentral studieseksjon vs. «underbruk». Vi ønsker ikke være et «underbruk» - men ha et tett samarbeid på likt nivå med de andre regionene. Selv om vi ser at det er nyttig at ulike tjenester kan med fordel koordineres i Trondheim eller av en annen sentral enhet. Vi mener at Ålesund kan, for enkelte tjenester, være eller være en del av en slik sentral enhet. Huske på hvorfor vi fusjonerer. Studentene skal nyte godt av de sterke fagmiljøene. Like tjenester i studieløpet. Forventninger til en administrasjon uavhengig av organisering: Stedlig ledelse som kommuniserer felles mål strategier budsjett Effektiv organisasjon - Korte beslutningslinjer samlet studieseksjon Likebehandling for ansatte og studenter Felles Servicenivå (SLA?) Kompetanse og samarbeid i alle ledd Tilgjengelighet Felles retningslinjer Klare mål Lokale mål Kompetansedeling Kommunikasjon

3 INTERNT NOTAT 3 av 7 Sentralisering Vi hadde en diskusjon / problematisering omkring begrepene sentralisering. Vi vurderte det slik at det kan tolkes som samspillet mellom sentralisering av administrative tjenester vs. administrasjon for det enkelte fakultet / institutt. Videre kan det tolkes som sentralisering til en sentral enhet eller lokal enhet (Ålesund / Gjøvik). Vi ønsker ikke diskusjon vedrørende sentralisering kun skal handle om hvilke tjenester som skal flyttes til Trondheim og dermed definere Trondheim som en sentralenhet for alle funksjoner. Dette synes vi ikke trenger å være en selvfølge. Vi ser tre dimensjoner i diskusjonen: - Sentraladministrasjon. Vi tolker notatet som at det henvises til Trondheim - men vi mener at denne tolkningen bør revurderes - Fakultetsadministrasjon / Instituttadministrasjon - Campusadministrasjon Dette er vanskelig å mene noe om uten å se for seg en tenkt organisering i Ålesund og hvilket nivå vi ender på her. Vi er naturlig nok mest opptatt av det som ligger oss nærmest. Det neste som er komplisert (ved alle disse oppgavene) er at sentralt kan tolkes som sentraladministrasjonen (som kanskje notatforfatter har sett for seg i Trondheim) eller en samlet organisering av administrative tjenester vs. administrasjoner på fakultet / instituttnivå. I Ålesund er mener vi at det en fordel med en fortsatt sentral organisering av de fleste av studieseksjonens arbeidsområder. Dette skal da tolkes som alternativ til en styrket administrasjon på fakultet / instituttnivå. Dersom nåværende oppgaver skal «desentraliseres» til fakultet / institutt vil dette potensielt kunne redusere kvaliteten ved at tjenesten blir mer fragmentert. Vi tror også at det samlet sett vil bli brukt mer ressurser på dette ved en slik organisering. Vi ser at det er noen av studieseksjonens arbeidsområder der det er behov for en sentralisering uavhengig av organisering. Tjenester som bør sentraliseres tolker vi til å være tjenester der det bør være en sentral / enhetlig organisering og struktur (dette trenger ikke å ha en geografisk dimensjon). Dette må gjelde oppgaver der det skal sikres likebehandling av studenter eller ansatte. Eksempler på dette kan være: - Systemvalg - Eksamensreglement - Forskrifter - Semesteravgift - Sentral rapportering - Ulike nemnder- og utvalg Studieseksjonen i Ålesund: Som nevnt tidligere så ønsker vi å fremheve at en sentralisering ikke bare trenger å bety at felles tjenester legges til Trondheim. Det bør gjennomføres en kompetansekartlegging / ressursanalyse for å vurdere om det er noen tjenester det kan være hensiktsmessig å «sentralisere til Ålesund» eller at kompetanse fra Ålesund kan inngå i et «sentralt team» på tvers av geografiske lokasjoner. Lokal enhet for kommunikasjon og studentrekruttering og opptak: Lokale nyheter, arrangementer mv. Det bør finnes gode tekniske løsninger slik at mye av saksbehandling fortsatt kan foregå her i Ålesund. Både Samordnet og lokalt opptak. Forslag til fordeling er at alle søkere med Ålesund som førstevalg kan saksbehandles i Ålesund. Alternativt kan Ålesund ta ansvar for definerte fakultet, institutt eller andre fornuftige grupperinger. Det vi ønsker er at kompetansen som eksisterer på dette i Ålesund benyttes i den

4 INTERNT NOTAT 4 av 7 nye organisasjonen fremfor at det ansettes nye i Trondheim som skal ta over oppgaver. Det finnes særskilt gode argumenter for at lokalt opptak bør foregå lokalt fordi det skjer i tett samspill med fagmiljøene Studieadministrative støttesystemer og e-læring: Tett samhandling med faglige ansatte. Digitalisering erstatter ikke den menneskelige faktoren. Studentservice: Tjeneste som må være brukernær. Dette skal da tolkes som i Ålesund. Internasjonalisering: Økt kvalitet og fokus med brukernærhet. Mottak og oppfølging av studenter og ansatte må skje lokalt. mottak og oppfølging vil være i etterkant, mens mye av arbeidet gjøres i forkant noen stikkord: Utreisende utvekslingsstudenter: Fellesinformasjon (orienteringer, internasjonale dager), individuell veiledning, lokal søknadsbehandling og utstedelse av dokumenter (som må signeres). Innreisende utvekslingsstudenter: Kontakt med partneruniversitet, svare på spørsmål i forkant (spesielt om lokale forhold), lokal søknadsbehandling og utstedelse av dokumenter i forkant og etterkant. Veiledning av ansatte (spesielt lærer- og ansattmobilitet, men også om prosjektmidler man kan søke på, evt. assistanse til søknadsskriving som vi ikke har kapasitet til pr idag) Sosiale arrangementer for innreisende studenter. Opplæring Vi mener at det er behov for et mottaksapparat for opplæring for alle systemer som skal implementeres (noen eksempler følger i pkt.). Dette må ha en lokal forankring derom vi skal lykkes med systemendringene og prosessendringene som vil følge med. - Koordinering av alle aktiviteter som skal foregå i forhold til dette. - els / LMS - Plan for opplæring - PedUp Standardisering av tjenester: Hva legges i standardisering? Hva menes med lokal tilpasning? Skal vi tolke det til institutt eller geografisk lokasjon. For å få til en samlet organisasjon bør standardisering av tjenester være hovedregelen og en vurdering av lokale (eller andre) tilpasninger komme i neste ledd. Det må være lojalitet til valgt standardisering. Det kan være fare for at det oppstår subkulturer. Uansett hvilke løsninger som besluttes vil det forutsettes god kommunikasjon og samarbeid i alle ledd. Ut fra studieforskrift og felles retningslinjer kan campus / institutt lage egne rutiner og arbeidsbeskrivelser. Ut fra sentrale mål skal lokale campus ha selvstyre for å ivareta sine særegenheter og lokaliteter, samt nærmiljøets krav og lokalt nettverk. Noen ser for seg at det må være mulighet for en avvikende organisering i Ålesund og Gjøvik uansett hvilket ledelsesnivå vi havner på. Det er samtidig argumentasjon for at de ulike enhetene må være «kopierbare» slik at man finner frem / kan orientere seg i strukturen på en god måte. Det må være standardisering til en viss grad men det bør være stort rom for lokale tilpasninger. Vi tror det er vanskelig å organisere Trondheim, Ålesund og Gjøvik på samme måte. - Forskrift og retningslinjer

5 INTERNT NOTAT 5 av 7 - Maler og blanketter - Standardisering av arrangement. Overføringsverdi. Samme materiell. - Profil - Nettsider - Standardisering av systemer lokale tilpasninger kan utfordre dette. Kan bryte ned systemene. - Frister / Perioder / Eksamensperioder dette må samkjøres - Årshjul / kvalitetssystem - Studiestart Likebehandling av studenter er viktig. Det må være mulig å oppnå et minste felles multiplum. Likebehandling av studenter uavhengig av organisering Hvordan oppnå en tett integrasjon med den faglige virksomheten og samtidig ivareta forvaltningsoppgavene og dekke andre brukeres behov? Hvem er de andre brukerne. Andre tjenester enn samfunnsoppdraget? Utdanning, forskning, EVU (næringslivet eller andre). Forutsetter kunnskap om lokale forhold. NMK? MOAS? Sykehuset. Stakeholders. Media? Viktig med lokal forankring, informasjon og beslutningsmyndighet. Lokal ledelse. Lokale avgjørelser. Brukernære funksjoner: Vi ser at det i spørsmålsstillingen tolkes som tjenester som utføres ved fakultet og institutt. Når vi tenker brukernært så tenker vi lokalt i Ålesund. Dette blir lagt til grunn i det meste av den videre diskusjonen. - NTNU: brukernærhet = tilknytning til fakultet - Ålesund: brukernærhet = lokal tilknytning i Ålesund Brukernærhet - Noe av styrken vår i Ålesund - Lokal tilstedeværelse - Bidrar til effektivitet - Større svarprosent - Større fleksibilitet - Kjenner bedre til hva andre gjør - Vår styrke er allsidighet og bredde - Brukerstøtte er enklest med tilstedeværelse på campus. Digitalisering: I samhandling med det «sentrale nivået». Muliggjør kommunikasjon på tvers av geografiske skillelinjer. Brukerstøttesystem, digital eksamen, mulighet for samskriving, intranett, samhandling videokonferense. Opplæring Teknologi kan bidra til å gjøre tjenester geografisk uavhengige. Teknologi erstatter ikke den menneskelige faktoren. Digital eksamen: Ikke et mål om effektivisering. Ikke økonomiske gevinster. Økt læringsutbytte er målet. Ledelse: Stedlig ledelse med beslutningsmyndighet og med god kommunikasjon med sentral ledelse En sentral ledelse med klare og kommuniserbare mål for hele organisasjonen. Kompetansedeling for å lette arbeidsoppgaver og oppnå effektivitet i alle ledd. Ledelse må kjenne til

6 INTERNT NOTAT 6 av 7 hvilken kompetanse som finnes på huset. Ta i bruk den kompetansen som finnes på huset. Ansatte må få følelse av verdsetting. En ledelse som er omstillingsdyktig. Endringskompetanse. Det engasjementet ledelsen har omkring omorganisering. Oppgaveforskyvning til den enkelte arbeidstaker. Synlighet og tilgjengelighet. Legger føringer for suksessen her. Ledelsen må være mer synlig / tydelig. Det er viktig at det blir tatt avgjørelser. Av og til blir det mye demokrati / medbestemmelse. Lokal engasjert ledelse med beslutningsmyndighet. Brukervennlighet vs. skreddersøm: Hva menes her. Uansett kreves: - Gode rutinebeskrivelser - God opplæring - Gode og brukervennlige tekniske løsninger - Support og støttetjenester (tilgjengelighet!) Hvor er balansepunktet mellom fleksibilitet og omstillingsevne og forutsigbarhet, stabilitet og ivaretakelse av forvaltningsbehov? Fleksibilitet - Omstillingsevne Sikker drift Forutsigbarhet - Stabilitet Forutsigbarhet og stabilitet for: Studenter Ansatte UH-loven ligger til grunn for vår forvaltning. Basert på loven vedtas en felle studieforskrift, som igjen skal være grunnlag for felles retningslinjer. Det kreves omstillingsevne for alle campuser med tanke på saksbehandling og veiledning. I en periode lever alle i et vakuum der ingen vet hva som vil bli gjeldende fra høsten Balansegangen mellom endring og sikker drift kjennes på kroppen allerede og vil trolig bli en av våre største utfordringer i Det er krevende å forholde seg til brukere (ansatte og studenter) i forhold til spørsmål som i en «normalperiode» er av rutinepreget karakter. Endringskompetanse og endringsvilje vil være avgjørende for at vi skal lykkes i denne fusjonen. Gjensidig respekt og forståelse for hverandres arbeidsoppgaver og utfordringer. Kompetansebeholdning, kompetansedeling og kompetanseutvikling: - Krav om digitalisering undervisning og vurdering - Nye systemer - Nye arbeidsprosesser og rutiner - Endringskompetanse

7 INTERNT NOTAT 7 av 7 Med hilsen Marianne Vinje Studiedirektør