Signatur: ADMINISTRATIV ORGANISERING: PRINSIPPER MÅLBILDE KRAV

Transkript

1 1 av 5 Det humanistiske fakultet /PEK Notat Til: Rektor Kopi til: Fra: Det humanistiske fakultet Signatur: ADMINISTRATIV ORGANISERING: PRINSIPPER MÅLBILDE KRAV Det humanistiske fakultet viser til notat av om framtidig administrativ organisering av ved nye NTNU. Saken har vært drøftet i instituttledermøtet og kontorsjefmøtet (mellomlederforum) på fakultetet. Instituttene og seksjonene i fakultetsadministrasjonen har fått anledning til å utforme egne innspill, som de også har sendt direkte til arbeidsgruppen. Innspillet fra HF bygger blant annet på synspunkter som har kommet fram gjennom denne prosessen. Fakultetet vil først påpeke, som antydet på s. 11 i rapporten, at det vil være vanskelig å si noe om den administrative organiseringen før den faglige organiseringen er bestemt. For eksempel synes det innlysende at en smal fakultetsstruktur, men fire svært store fakulteter, vil kreve tilsvarende store fakultetsadministrasjoner som dekker de aller fleste funksjonsområdene. Behovet for en fellesadministrasjon vil dermed bli langt mindre, særlig dersom gjennomgående og fullført saksbehandling blir innført. Motsatt vil en beredere fakultetsstruktur kreve en større fellesadministrasjon med spesialistkompetanse som i tillegg til å gi lederstøtte til rektoratet, kan yte spesialistkompetanse til fakulteter og institutter. Fakultetet finner ellers å ville knytte noen kommentarer til spørsmålene som vi blir invitert til å komme med innspill til. Det reises en rekke relevante spørsmål og dilemma som det er vanskelig å svare på. Fakultetet vil likevel knytte sitt innspill til disse dilemmaene og samtidig understreke at dette er dilemmaer som vi neppe vil finne løsninger på i forbindelse med fusjonen og som organisasjonen derfor må leve med og være seg bevisst framover. Først vil vi imidlertid knytte noen kommentarer til tre andre punkter i rapporten. For det først synes fakultetet at omtalen av forvaltningsoppgavene (pkt 3 om administrative oppgaver og tjenester) virker noe snever. Her kan vi blant annet vise til at universitetene også innen studier og forskning har lovpålagte oppgaver og må operere i henhold til forskrifter og reglementer. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Administrativ leder 7491 Trondheim E-post: Bygg 2, nivå John Kamsvåg postmottak@hf.ntnu.no Dragvoll Telefaks Trondheim Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 5 For det andre mener fakultetet at instituttadministrasjonenes oppgaver er noe stemoderlig omtalt (pkt 4). Vi vil understreke at administrasjonene ved instituttene har en nøkkelrolle i driftingen av studiene, ikke minst oppfølging og veiledning av studenter, samt tjenester mot de vitenskapelig tilsatte. Det tredje punktet dreier seg om trender. Når administrativ organisering og kapasitet skal vurderes, bør man legge mest vekt på forventet utvikling og utfordringer innen høyere utdanning og forskning. Makroøkonomiske og demografiske trender må selvsagt tillegges vekt. Men universitetene har eksistert i svært lenge og har klart seg godt under skiftene konjunkturer og samfunnsforhold. De har også vist seg godt rustet til å takle endringer. Dessuten må også politiske signaler om økt satsing på forskning og utdanning og behov for et kraftig løft for lærerutdanningen, faglig og når det gjelder antall nye lærere, tillegges vekt. Sett fra HFs ståsted er følgende punkter særlig viktige når man skal vurdere administrativ kapasitet, kompetanse og organisering: Sterkere vekt på BOA og skarpere konkurranse om forskningsmidler nasjonalt og internasjonalt Profilering og omdømme blir viktigere Innenfor de humanistiske fagene er profilering av studier, rekrutteringsarbeid, bedre gjennomstrømning i studiene og økt vekt på arbeidslivsrelevans i studiene viktige utfordringer framover Sentralisering vs brukernærhet (nærhetsprinsippet) En gjennomgående tilbakemelding fra administrasjonene og instituttene ved HF er behovet for en fagnær administrasjon med tilstrekkelig bemanning og kompetanse. Den fagnære administrasjonen kan ligge på institutt (nivå 3) og på fakultet (2). Viktig i dette bildet er at det er kort avstand mellom fakultet og instituttene. Fakultetsadministrasjonen ved HF utfører i stor grad fellestjenester for hele HF. I dette ligger også at instituttadministrasjonene og fakultetsadministrasjonen samhandler om å løse oppgavene. Fakultetsadministrasjonen yter også strategisk og operativ lederstøtte til dekanatet og instituttledelsene. Fysisk kort avstand til mellom fakultetsadministrasjonen instituttadministrasjonene vurderes som et gode. Det gir mulighet til personlig kontakt som er viktig for å få drøftet og løst ulike spørsmål. Det administrative personalet kan grov sett deles i tre generalister, spesialister og brukerstøtte som kan være både generalister og spesialister. I hovedsak kan vi si at på HF finnes generalistene på instituttene og spesialistene i større grad på fakultet. Vi tror at det vil være uheldig om man for eksempel samler spesialistene i sentrale avdelinger som låner dem ut til fakulteter og institutter. Foruten at det kan ha uheldige personalpolitiske sider, er det viktig at spesialistene kjenner fagmiljøene for å kunne gi god administrative støtte. Et eksempel her er at kjennskap til studieprogramporteføljen er avgjørende for en god studieadministrasjon. Det fordrer igjen at avstanden mellom fagmiljø og studieadministrasjon ikke bør være for stor. Derfor er det viktig at de

3 3 av 5 som arbeider på instituttene er tilknyttet instituttene og har nærmeste leder der og at de som arbeider på fakultetene tilknyttet fakultetene og ledelsen der. IT: fellesløsninger vs lokale systemer/menneske - maskin I notatet legges det stor vekt på at digitalisering og tekniske løsninger skal bidra til en mer effektiv administrasjon og bedre tjenester til studenter og ansatte. Man ønsker at NTNU skal ligge i front med hensyn til effektive støttetjenester. HF støtter selvsagt at NTNU skal ha brukervennlige og effektive støttesystemer. Vi tror også at digitale løsninger og digital saksflyt vil føre til økt kvalitet og effektivitet. Samtidig viser erfaring at digitale løsninger ikke nødvendigvis er synonymt med bedre løsninger. Det må være lov å stille spørsmål ved om NTNU alltid skal være først med innføring av nye systemer. Nye systemer har ofte vist seg å være beheftet med «barnesykdommer» og uprøvde systemer framstår gjerne som lite brukervennlige. Når dette er sagt, vil HF trekke fram noen faktorer som er viktige når nye systemer skal utformes og tas i bruk. De felles IT-systemene vi har i dag er bestilt og kjøpt inn av sentralnivået, kanskje ut fra deres egne behov eller behovene de mener at grunnenhetene har. Instituttene og fakultetene blir gjerne invitert som piloter på utprøving av systemer i praksis, men blir sjelden spurt om hvilke systemer og funksjoner vi trenger. Brukermedvirkning i utviklingen av systemene er meget viktig. Viktige endringer i administrative systemer (IT-systemer) bør drøftes i NTNUs administrative ledergruppe og i relevante fagadministrative fora før valg av løsning og/eller implementering. På denne måten sikres nødvendig forankring i organisasjonen og ikke minst innspill fra utfører/brukernivået. Det er viktig at felles systemer brukes av alle ansatte og enheter. Uten dette får vi ikke tatt ut økonomiske og tidsmessige gevinster (eksempler: kalenderfunksjonen i Outlook, ephorte). På samme måte er det svært viktig at systemene vi omgir oss med «snakker sammen» (eksempel: FS og ephorte) slik at man unngår at samme opplysninger må registreres flere ganger. Ens praksis når det gjelder innlegging av data må også gjennomføres. Bare på den måten kan vi hente ut pålitelige data og få ledelsesinformasjon som gjør komparasjon i tid og rom mulig. Det gis i rapporten et fremtidsbilde der studentene får svar på 90 % av sine spørsmål digitalt. HF er ikke mot en slik målsetting. Vi tror dette er en vei å gå. På den annen side kan ikke digitale løsninger erstatte ordinære samtaler mellom for eksempel student og studieveileder, HR-konsulent og vitenskapelig tilsatt, stipendiat og forskningskonsulent. Generalister vs spesialister kompetanse Forutsetninger for en velfungerende administrasjon som gir gode tjenester til ledere, forskere og studenter er kunnskapsrike, proaktive og endringskompetente medarbeidere på alle nivåer i organisasjonen. Fokus må ikke minst settes på rekruttering og utvikling av administrative

4 4 av 5 medarbeiderne. Det er også meget viktig å beholde dyktige medarbeidere i administrasjonene gjennom interessante og utfordrende arbeidsoppgaver og deltakelse i nettverk/matriser ved NTNU, nasjonalt og internasjonalt. For å bli god på noe, kreves det at man gjør det ofte. Det er også viktig at man inngår i et administrativt fagmiljø som bidrar til utvikling og fornying. En «kritisk masse» av oppgaver og kolleger er nødvendig for å sikre god administrativ kvalitet. HF har som følge av dette valgt å sentralisere noen funksjoner til fakultetsadministrasjonen. Det gjelder for eksempel prosjektøkonomene, HR og administrasjonen av forskerutdanningen. NTNU består av (og vil bestå av) enheter av ulik størrelse, og med forskjellig typer aktiviteter. Det vil derfor vil det være unaturlig å legge føringer på hvilke oppgaver som skal ligge på hvilket nivå. Spennet i fag og størrelse gjør at fakultetene og instituttene må kunne ha en viss frihet når det gjelder oppbyggingen av administrasjonen. Eksempelvis vil utøvende musikkutdanning og kunstnerisk utviklingsarbeid ha sine særegne administrative behov. I dette ligger ikke at HF ønsker «autonomi», men en viss frihet til å anrette administrasjonen etter våre særegne faglige behov. Fakultetet må selvsagt rette seg etter universitetsloven, departementets krav og vedtak i NTNUs styre. Som nevnt tidligere mener HF at det er viktig at oppgaver løses så nær fagmiljøene som mulig samtidig som omfanget må være stort nok til at de som utfører oppgavene får mulighet til å videreutvikle og styrke sin kompetanse. På et mellomstort fakultet som HF er spesialistkompetansen i stor grad samlet i fakultetsadministrasjonen. Generalister er viktige særlig på instituttene, selv om man også her har spesialiserte oppgaver som for eksempel studiekonsulenter. I dette bildet er det viktig at spesialistene gi råd til generalistene og at spesialistene på en del viktige områder (studie, forskning, HR, økonomi) er lokalisert så nær fagmiljøene som mulig. Spesialister som sitter for langt unna, kan ha vansker med å forstå helheten og den faglige konteksten som sakene inngår i. Behovene for kompetanse innen universitetsadministrasjonen er i kontinuerlig endring. Det gjelder innenfor de fleste områdene som administrasjonene arbeider med. Et nyere eksempel som vi vil nevne, er at det kan se ut til at universitetene får behov for en ny type administrative eller fagadministrative stillinger. Innen forskningsadministrasjon dreier det seg om faglig-administrativ kompetanse det kan være administrativt tilsatte med faglig bakgrunn eller vitenskapelig tilsatte som har forskningsadministrative oppgaver. Vi tror det kan være viktige bidrag for å lykkes bedre i konkurransen om blant annet europeiske forskningsmidler (H2020, ERC etc.). Standardisering vs fleksibilitet Fakultetet mener at det i hovedsak er det vi kan kalle reelle administrative oppgaver som kan standardiseres. Dette er oppgaver og prosesser som er styrt av lover, forskrifter og regelverk. Rapportering kan selvsagt standardiseres. Det samme gjelder datasystemer og arbeidsprosesser. HF vil imidlertid advare mot å standardisere alle prosesser. Ved et så stort og mangslungent universitet som NTNU er det så store forskjeller mellom fagområdene at fleksibilitet i administrative oppgaver og prioriteringer er nødvendig. Et eksempel her er forskningsadministrasjon. Det er stor

5 5 av 5 forskjell på å forskningsadministrativt arbeid med et kunstfaglig prosjekt og et rent naturfaglig prosjekt fordi det er svært ulike problemstillinger og spørsmål som skal besvares. Det samme gjelder for eksempel forskjellene mellom et humanistisk forskningsprosjekt og et teknologisk forskningsprosjekt. Utstyrsbehovet vil være helt forskjellig og spørsmålene om «impact» og «implementation» vil besvares ulikt. Økonomirapporteringen fra slike prosjekter vil også være svært ulik og standardmaler er vanskelig å bruke. Fakultetet vil også påpeke at standardisering (jfr IT-systemer) kan ha utilsiktede negative konsekvenser. Vi tenker her på at oppgaver som tidligere ble utført at administrativt tilsatte lokalt, i økende grad må håndteres av de vitenskapelig tilsatte selv gjennom til dels kompliserte og lite brukervennlige standardiserte systemer. En kan her risikere at det som har til hensikt å effektivisere administrasjonen, blir en «tidstyv» for de vitenskapelig tilsatte. Enhetlig ledelse vs fagadministrativ ledelse/linje vs matrise NTNU skal fortsatt ha enhetlig ledere. Det betyr at rektor vil være øverste leder også for administrasjonen med delegert ansvar til dekanene og i sin tur instituttlederne. Erfaringen viser at det for dekanene har vært helt nødvendig å delegere den daglige personalledelsen (ikke ansvaret) og oppgavefordelingen i fakultetsadministrasjonen til administrativ leder/fakultetsdirektør. Fakultetene har igjen valgt å delegere disse oppgavene til seksjonsledere. Samme mønster går igjen mellom instituttledere og kontorsjefer. Hensikten med dette er å påpeke at administrasjon også dreier seg som om administrative lederoppgaver. En velfungerende administrasjon er avhengig av gode administrative ledere som foruten å sørge for god lederstøtte, motiverer de administrativt tilsatte og gir dem mulighet til å utvikle seg faglig innenfor sine områder. Denne delegerte «linjeorganiseringen» må selvsagt ikke være til hinder for at administrasjonene arbeider smart sammen. Det må legges til rette for hospiteringsordninger mellom alle administrative nivåer, nettverkssamarbeid, arbeid i matriser og etablering av områdefora. Dette må selvsagt også gjelde geografisk. HF har gode erfaringer med hospiteringsordninger mellom fellesadministrasjonen og fakultetsadministrasjonen, mellom instituttadministrasjonene og fakultetsadministrasjonen og mellom instituttadministrasjonene. For å utvikle administrasjonen mener HF at det er svært viktig at alle NTNUs administrative fagområder har et lederforum i form av en matrise av fagseksjonssjefer eller tilsvarende. Det gjelder innen økonomi, HR, studieadministrasjon, forskningsadministrasjon, EU-rådgivere og for administrative ledere. Ulike utviklingsprosjekter bør koordineres på et overordnet nivå gjennom NTNUs administrative ledergrupper for å forberede og effektivisere gjennomføringen på nivå 2 og 3.