Prosjektplan Stillinger og ressursbruk i Sirdal Kommune

Transkript

1 2011 Prosjektplan Stillinger og ressursbruk i Sirdal Kommune Arne Eiken Utarbeidet fritt etter mal fra SND Statens Nærings- og Distriktsutviklingsfond

2 Innhold 1. Mål og rammer Bakgrunn Prosjektmål Prosjektets hovedmålsetting Delmål for prosjektet Rammer Omfang Oppgavespesifikasjon Prosjektorganisering Ansvarsforhold Øvrige roller og bemanning Planlegging, oppfølging og rapportering Hovedinndeling av prosjektet Krav til statusmøter og beslutningspunkter Risikoevaluering Kritiske suksessfaktorer Risikoevaluering Kvalitetssikring Organisering av kvalitetssikring Kvalitetssikring av kritiske suksessfaktorer Gjennomføring Hovedaktiviteter Milepæler Tids- og ressursplaner Kostnader...10 Vedlegg...11 Vurdering av resursbruk Sirdal Kommune Side 2

3 1. Mål og rammer 1.1 Bakgrunn Kommunestyret i Sirdal vedtok i sak 62/09 følgende målsetninger for økonomistyringa i Sirdal kommune: Brutto driftsresultat skal tilsvare minst 5% av brutto driftinntekter Netto driftsresultat bør utgjøre minst 50 % av netto investeringsutgifter Grafen under viser utviklingen av brutto driftsresultat og investering i prosent av netto driftsresultat i 2009 samt forventet resultat i inneværende økonomiplanperiode. 45,00 % 40,00 % 35,00 % 30,00 % 25,00 % 20,00 % 15,00 % 10,00 % 5,00 % 0,00 % R2009 B2010 B2011 B2012 B2013 B2014 Netto Driftsresultat% Netto Driftsresultat % av investering Figur 1 Utvikling nøkkeltall i vedtatt økonomplanperiode Begge nøkkeltallene viser en klart fallende trend utover perioden. Konsekvensen ved at det ikke tas grep nå er: Kombinasjonen fallende brutto driftsresultat og økt gjeldsbelastning gjør kommunen langt mer sårbar for renteøkning. Dette vil ha en selvforsterkende effekt ved at lavere driftsresultat, vil føre til øktbehov for å lånefinansiere nye investeringer, som igjen vil øke kommunens gjeldsbelastning ytterligere. Siste avlagt regnskap viser at vedtatte nøkkeltall er innen rekkevidde. Ved å utsette iverksetting av tiltak kan det bli nødvendig å redusere tjenestetilbudet som kommunen yter, eller en reduksjon i investeringsaktiviteten slik at denne harmoniserer med nettodriftsresultat. 1.2 Prosjektmål Målet for prosjektet er å utarbeide et grunnlag for effektiviseringstiltak i driftsbudsjettet fra og med budsjettåret 2012 på 10 mill kr. Vurdering av resursbruk Sirdal Kommune Side 3

4 1.2.1 Prosjektets hovedmålsetting Prosjektet skal ende ut i en tiltaksplan som skal vedtas i kommunestyret før høstens kommunestyrevalg. Prosessen skal involvere ledere, ansatte og tillitsvalgte Delmål for prosjektet Følgende retningslinjer er lagt for prosessen: Prosessen skal ikke ende i oppsigelser all reduksjon av personell skal skje ved naturlig avgang. Tiltakene skal ikke føre til vesentlig reduksjon i tjenestetilbudet som kommunen yter. 1.3 Rammer Prosjektet skal løses med kommunens personell og innenfor dagens økonomiske rammer. Endelig tiltaksplan kan omfatte investeringsbehov som er nødvendig får at foreslåtte innsparingstiltak kan gjennomføres. 2. Omfang 2.1 Oppgavespesifikasjon De enkelte enheter utfordres til å komme med forslag til effektivisering, innsparing og evt. urealiserte inntektspotensialer. Tiltak kan være fra både egen og andres enheter. Sektorgruppene, samt personal og økonomisjef skal bistå med utredninger og kvalitetssikring av foreslåtte tiltak. De involverte i prosjektet lager i fellesskap en prioritert tiltaksplan som presenteres for styringsgruppa. 3. Prosjektorganisering 3.1 Ansvarsforhold Oppdragsgiver: Prosjektansvarlig (PA): Prosjektleder (PL): Kommunestyret i Sirdal Kommune Rådmannen Økonomisjef Ansvarsforhold: PAs ansvar: * Godkjenning av prosjektplan * Økonomi og fremdriftsoppfølging * Kvalitetssikring PLs ansvar: * Planlegging * Fordeling av oppgaver * Prosjektgjennomføring * Kvalitetssikring av prosess * Oppfølging * Planlegging av oppgaver i mellomperiodene Vurdering av resursbruk Sirdal Kommune Side 4

5 3.2 Øvrige roller og bemanning Styringsgruppe (SG): Administrasjonsutvalget 4 Sektorgrupper: Oppvekst Levekår TLM Sentral administrasjon Enhetsvise arbeidsgrupper Hver enhet etablerer arbeidsgruppe bestående av tillitsvalgte, ansatte og ledelse. Prosjektstab: Personalsjef Økonomisjef Organisasjonskartet under oppsummerer prosjektorganisasjonen. Økonomisjef (PL) Personalsjef Administrasjonsutvalget (SG) Oppvekst Levekår TLM Sentraladministrasjon/Stab Barnehage Helse Bygg og eiendom Sentraladministra sjon Tonstad Skule Nav arealforval tning Næring Elevheim Pleie og Omsorg Tekninsk Drift Sinnes Skule Stab/ Brann Kultur Stab O/L Vurdering av resursbruk Sirdal Kommune Side 5

6 4. Planlegging, oppfølging og rapportering 4.1 Hovedinndeling av prosjektet Prosjektplanen er en konkretisering av administrasjonsutvalg sak 148/2011. Planen tar for seg arbeidet som skjer fra informasjon av tillitsvalgte og leder og fram politisk behandling av tiltaksplanen i september Krav til statusmøter og beslutningspunkter Prosessplanen fastsetter rapporteringsdatoer til Administrasjonsutvalget. Møtene i sektorgruppene må tilpasses denne møteplanen. 5 Risikoevaluering 5.1 Kritiske suksessfaktorer Samtlige ansatte i kommunen kan være nøkkelpersoner i prosjekt som dette. For å bidra konstruktivt i prosessen er det avgjørende at personalet kjenner bakgrunnen for prosjektet. Det vil også være avgjørende at samtlige er trygge på at prosessen ikke vil innebære ufrivillige oppsigelser. Lønnskostnader utgjør snaue 70 % av budsjettet til kommunen. En kostnadsreduksjon, samtidig som tjenestetilbudet opprettholdes, vil uansett medføre endrede arbeidsforhold for kommunens ansatte. For å finne gode løsninger her er det nødvendig med et samspill mellom ansatte, fagforeninger og ledelse. For å få bred forståelse av prosessen er det også en nødvendighet at alle enheter bidrar til å nå målet. Det er allikevel ikke ønskelig å bruke ostehøvelprinsippet ved å lå enhetene spare i forhold til sin andel av budsjettet. Tidsaspektet må også nevnes som en kritisk suksessfaktor. Nytt kommunestyret danner et naturlig skjæringspunkt. Arbeidet vil være tidkrevende og vil komme i tillegg til daglige gjøremål. Tidspress må i minst mulig grad føre til mangel på involvering og informasjon 5.2 Risikoevaluering Parallelt med dette prosjektet, vil Kommunerevisjonen gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt for kontrollutvalget. Dette prosjektet har som oppgave å undersøke om ressursbruk, tjenestetilbud og produktivitet er annerledes enn i kommuner det er ønskelig å sammenligne seg med. En slik rapport vil si noe om muligheten for å nå målet på 10 mill. innspart. I og med at oppdraget er å spare 10 millioner uten vesentlige endringer i tjenestetilbudet må det oppfattes slik at følgende tiltak er ikke aktuelle: Fjerning av ikke lovpålagte oppgaver Økning av kommunale avgifter og brukerbetalinger Fjerning av viktige tilskuddsordninger For å oppnå ønsket effekt forutsettes det politisk vilje til å tilpasse organisasjon og struktur slik at foreslåtte rasjonaliseringseffekter kan tas ut. Med forutsetningen om at endringen skal skje med naturlig avgang, vil tidspunkt for måloppnåelse avhenge av Turn over i personalet. Vurdering av resursbruk Sirdal Kommune Side 6

7 6. Kvalitetssikring 6.1 Organisering av kvalitetssikring Rapportering skjer i iht. prosjektorganisasjonen. PL i samråd med ledere av sektorgruppene utarbeider hensiktsmessige rapporteringsmaler for å få en helhetlig og informativ rapportering av framdriften. Vurdering av resursbruk Sirdal Kommune Side 7

8 6.2 Kvalitetssikring av kritiske suksessfaktorer Kritiske Suksessfaktorer Beskrivelse Rapporteringstidspunkt Involvering Enhetsgruppene skal bestå av faste medlemmer fra ansatte, tillitsvalgte og enhetsledere. Sammensetning av gruppene rapporteres til prosjektleder Informasjon Ansatte, fagforeninger etc. informeres om prosjektet. Prosjektplanen gjøres kjent for ansatte i Sirdal Kommune. Leder av enhetsgruppe redegjør for informasjon til personell til sektorgruppene Foreslåtte tiltak rapporteres på standardisert skjema. Forslag kvalitetssikres i sektorgruppene. Sektorgruppene følger opp slik Oppslutning at alle kommer med forslag som også omfatter egen enhet Framdrift Foreslåtte tiltak rapporteres administrasjonsutvalget Fom Gjennomføring 7.1 Hovedaktiviteter Hovedaktiviteter Hensikt Resultat Informasjon til ansatte Bidra til at alle kjenner bakgrunnen for prosjektet og arbeidsmåten Alle ansatte er kjent med bakgrunn for innsparingene Etablering av sektorgruppene Sektorgruppene skal koordinere arbeidet i enhetsgruppene Etablering av enhetsgruppene Enhetene har førstehåndskjennskap til drifta av kommunen. Bred involvering i prosessen vil gi eierskap og forhåpentligvis gjøre foreslåtte tiltak enklere å gjennomfør Utarbeidelse av forslag til tiltak Kvalitetssikring av tiltak Utarbeidelse av tiltaksplan Forslag tiltak skal inneholde tiltak som omfatter alle enheter. Enhetsgruppene utarbeider tiltaksliste, Innsparingseffekten av tiltaka skal der effekt, konsekvens, tidshorisont etc. være over 10.mill, slik at det er framgår mulig å prioritere/utelukke tiltak Kvalitetssikring foreslåtte tiltak med tanke på gjennomførbarhet, Redusere risikoen for at ønsket konsekvens. Jus og forventet effekt effekt ikke oppnås Prioritere tiltak, klarlegge ansvarsfordeling, og tidshorisont Ferdig tiltaksplan som sendes til politisk behandling Utarbeide plan for evaluering Politisk behandling Etter politisk behandling begynner gjennomføringsfasen av tiltaksplanen. For å sikre en god gjennomføring, må plan for evaluering utarbeides Sørge for en bred politisk forankring av tiltaksplanen Administrasjonen begynner å jobbe med å iverksette tiltaksplanen umiddelbart etter vedtak. Vurdering av resursbruk Sirdal Kommune Side 8

9 7.2 Milepæler Milepæl Tidspunkt Beskrivelse Informere tilitsvalgte og enhetsleder om Oppstartsmøte prosessen Rapportering adm.utvalg Rapporte prosjetorganisering Rapportering adm.utvalg Rapportering adm.utvalg Foreløpig tiltaksplan ferdig Rapporter status for forslag tiltiltak Rapporter status for forslag tiltiltak Sammenstille alle foreslåtte tiltak Møte med sektorgruppene/ adm.utvalget Fellsmøte prioritering for å prioritere tiltak og legge føringer Kommunestyret vedtar Forslag til Poltisk vedtak handlingsplan 7.3 Tids- og ressursplaner Vurdering av ressursbruk Sirdal Kommune Informasjon til ansatte Etablering av sektorgruppene Etablering av enhetsgruppene Utarbeidelse av forslag til tiltak Kvalitetssikring av tiltak Utarbeidelse av foreløpig tiltaksplan Utarbeiding av Rådmannens forslag til tiltaksplan Utarbeide plan for evaluering Politisk behandling Figur 2 Framdriftsplan Vurdering av resursbruk Sirdal Kommune Side 9

10 Administrasjonsutvalget Sektorgruppene Etablering av Sektorgruppene Bearbeiding av tiltak Kvalitetssikring av tiltak Utarbeiding av Foreløpig Handlingsplan Enhetsgrupper Etablering Utarbeide forslag til tiltak Øvrige ansatte Informasjon/involvering Figur 3 Arbeidsfordeling 7.5 Kostnader Prosjektet er tenkt gjennomført ved bruk av egn ressurser. Eventuell behov for midler til eksterne kostnader avklares med rådmannen. Vurdering av resursbruk Sirdal Kommune Side 10

11 Vedlegg Enhet Sum av B2011 Andel Andel Innsparing 901 SENTRALADMINISTRASJON % SALG KONSESJONSKRAFT % LEVEKÅR STAB % SINNES SKOLE % TONSTAD SKOLE % BARNEHAGENE % ELEVEHEIMANE % HELSEENHET % SOSIALENHET % PLEIE OG OMSORG % ENHET FOR KULTUR % TEKNISK STAB % KOMM.EIENDOMSFORVALTNING % AREALFORVALTNING % TEKNISK DRIFT % BRANN % Kraftfond % Totalt ,00 % Figur 4 Brutto driftsbudsjett pr enhet 2011, Innsparing fordelt etter andel budsjett Vurdering av resursbruk Sirdal Kommune Side 11

12 Sektorgruppene: Kolonne1 Oppvekst Levekår TML Sentraladministrasjon Leder John Birkeland John Birkeland Endre Bjelland Olaf Åge Tjørhom Tiltisvalgte Enhetsgruppene Enhetsgruppe Leder Ansatterepr. Deltaker Deltaker2 901 SENTRALADMINISTRASJON 903 SALG KONSESJONSKRAFT 910 LEVEKÅR STAB 911 SINNES SKOLE 912 TONSTAD SKOLE 914 BARNEHAGENE 916 ELEVEHEIMANE 921 HELSEENHET 922 SOSIALENHET 924 PLEIE OG OMSORG 930 ENHET FOR KULTUR 960 TEKNISK STAB 961 KOMM.EIENDOMSFORVALTNING 962 AREALFORVALTNING 963 TEKNISK DRIFT 964 BRANN Vurdering av resursbruk Sirdal Kommune Side 12

13 Registrering av tiltak Kategori Eksempel Utnytte inntektspotesiale Samlokalisering av enheter/oppgaver Reduksjon av innkjøpsposter Investering som kan gi rasjonaliseringseffekt Andre Vurdering av priser på varer og tjenester kommunen yter eksterne samarbeidspartnere Ta ut "stordriftsfordeler" ved sammenslåning av enheter Større innkjøpsposter som er aktuelle for ny anbudsrunde Investering i for eksempel. Enøk tiltak. Maskiner som kan erstatte manuellt arbeid Enhetsgruppe: Enhet Beskrivelse av tiltaket Konsekvens Effekt Tidshorisont Investerings behov Kategori Endring av organisering Flytte arebeidsoppgaver internt i organisasjonen Vurdering av resursbruk Sirdal Kommune Side 13