REGIONALT INFRASTRUKTURPROSJEKT FOR YTRE NAMDAL

Transkript

1 REGIONALT INFRASTRUKTURPROSJEKT FOR YTRE NAMDAL Prosjektplan Jostein Brå Vardehaug

2 Innhold 1 Mål og rammer Bakgrunn Prosjektmål Prosjektets hovedmålsetting Delmål for prosjektet Rammer Omfang Oppgavespesifikasjon Prosjektorganisering Ansvarsforhold Roller og bemanning Planlegging, oppfølging og rapportering Hovedinndeling av prosjektet Krav til statusmøter og beslutningspunkter Risikoevaluering Kritiske suksessfaktorer og risikoevaluering Kvalitetssikring Organisering av kvalitetssikring Kvalitetssikring av kritiske suksessfaktorer Gjennomføring Hovedaktiviteter Milepæler Beslutningspunkter Tids- og ressursplaner Budsjett Finansiering Kontrakter og avtaler Kontrakter med underleverandører Gantt-skjema

3 1 Mål og rammer 1.1 Bakgrunn Regionalt infrastrukturprosjekt for Ytre Namdal er et samarbeid mellom næringslivet i Ytre Namdal, Nyskapning og utvikling Ytre Namdal, og kommunene Bindal, Høylandet, Leka, Nærøy og Vikna. Prosjektet er etablert med støtte fra Nord-Trøndelag fylkeskommune, og skal arbeide for forbedret samferdsel og infrastruktur i distriktet. Oppstarten av prosjektet er forankret i Kystgruppen (Ytre Namdal regionråd). Ytre Namdal er en ekspansiv region, men om den positive utviklingen skal fortsette vil det stille krav til infrastrukturen innad i regionen og i tilstøtende kommuner og regioner. Vekst i næringsliv og befolkningsgrunnlag forutsetter en infrastruktur som er tilpasset både nåværende og fremtidige behov. Ytre Namdal og Nord-Trøndelag fylkeskommune har tidligere samarbeidet om å sette i gang et utviklingsprosjekt for Rørvik lufthavn, Ryum. Dette prosjektet har vært utviklende for regionen som bestiller og aktør opp mot sentrale myndigheter og instanser. Erfaringene fra det prosjektet har vært en driver for ønsket om å få tilsvarende effekter for tiltak på området veg. Tilbakemeldingene fra sentralt hold i fylket var klare på at det ikke var ønskelig med et spesifikt vegprosjekt, mens en helhetlig samfunnsplan for Namdalen og kysten som blant annet tok for seg næringslivets behov for transportløsninger i fremtiden var noe som er etterspurt. Regionalt infrastrukturprosjekt for Ytre Namdal skal samarbeide med prosjektet «Strategi for politisk behandling på infrastrukturområdet i Region Namdal» som Region Namdal skal utarbeide. Infrastrukturprosjektet vil også ha et supplerende forhold til utviklingsprosjektet for Rørvik lufthavn, Ryum, og Offshoreprosjektet. Infrastrukturprosjektet skal også bidra til det arbeidet kommunene allerede gjør på områdene mobil og bredbånd. 3

4 1.2 Prosjektmål Ytre Namdal, Høylandet og Bindal skal være tilknyttet og selv ha en infrastruktur som fremmer positiv utvikling av næringslivet og lokalsamfunn i regionen Prosjektets hovedmålsetting Prosjektet skal bidra til å etablere et kunnskapsgrunnlag for fremtidige infrastrukturbehov, inkludert skyssbehov, i regionen. Dette på overordna strategisk og prinsipielt grunnlag. Prosjektet skal gjennomføre analyser, dokumentere behov og anbefale tiltak innenfor områdene infrastruktur og samferdsel. Prosjektet skal bidra til å skaffe en helhetlig oversikt over situasjonen på feltene samferdsel og infrastruktur i regionen. Prosjektet skal ta en tydelig rolle som en del av den større regionen Namdalen og i forlengelsen av dette samarbeide med helhetlig infrastrukturprosjekt for Region Namdal. Prosjektet er inne i hovedprosjektfasen Delmål for prosjektet Veg Inngå og videreutvikle regionalt samarbeid for å forbedre vegnettet i Namdalsregionen, herunder særlig Fv 770/17/775, Fv 17 Foldereid Holm, og Fv 771/802 Skei Gutvik Bogen Utløse ekstraordinære midler til planlegging og opprusting Marin infrastruktur Ha tett dialog med Nord-Trøndelag fylkeskommune, som ansvarlig avtalepart for fergedriften, slik at fergesambandet Hofles-Lund får bedre regularitet/hyppigere avganger Avklare og optimalisere hurtigbåtforbindelsen langs Namdalskysten i et samarbeid med Nord-Trøndelag fylkeskommune Søke allianser som sikrer fortsatt hurtigruteanløp i Rørvik slik som i dag Bidra til samhandling i arbeidet som gjøres innenfor havneutvikling i regionen Luftfart Være en aktiv samarbeidspartner for en fortsatt positiv utvikling av Rørvik lufthavn Vurdere og eventuelt delta i prosessen rundt opprettelse av et investeringsfond for videreutvikling av Rørvik lufthavn Telekommunikasjon Samarbeide med fylkeskommunen, kommunene og andre aktører for å legge til rette for best mulig infrastruktur for bredbånd og mobiltelefoni i regionen Arbeide for sammenhengende mobildekning langs hele kysten og trafikkårene Tverrsektorelle mål Bedre involveringen og dialogen med relevante organisasjoner og prosjekter Bedre regionens evne til å kommunisere strategisk i infrastruktur- og samferdselssaker Koordinere innsats og arbeid opp mot Region Namdal og prosjektet «Strategi for politisk behandling på infrastrukturområdet i Region Namdal» 4

5 1.3 Rammer Prosjektet har en totalramme på to millioner kroner. Prosjektet startet våren 2013 og varer i to år, til vår/sommer Styringsgruppen skal ha en formell statusoppdatering fra prosjektet halvveis i perioden. Status for prosjektet skal også rapporteres til Fylkesrådet ved halvgått prosjektperiode. 2 Omfang 2.1 Oppgavespesifikasjon Prosjektet skal involvere seg i relevante saker som omhandler samferdsel og infrastruktur for kommunene Bindal, Høylandet, Leka, Nærøy og Vikna. Prosjektet skal ha som formål å analysere regionen og bidra til at regionen blir en bedre bestiller i saker hvor samferdsel og infrastruktur er et tema. Prosjektet skal fremskaffe dokumentasjon som kan brukes som grunnlag for beslutninger og arbeid innenfor de relevante feltene. Prosjektet skal være i stand til å anbefale oppstart av spesifiserte prosjekter til sine oppdragsgivere og støttegivere, men skal ikke selv starte opp andre prosjekter. 5

6 3 Prosjektorganisering 3.1 Ansvarsforhold Prosjekteier: Prosjektansvarlig (PA): Prosjektleder (PL): Prosjektmedarbeider: Kystgruppen Regionråd for Ytre Namdal Det er nedsatt en styringsgruppe (SG) som skal lede prosjektet og som har fått mandat til å ta beslutninger. Steinar Aspli, leder i styringsgruppen Jostein Brå Vardehaug Arne Løvmo SGs ansvar: Godkjenning av prosjektplan Godkjenning av delrapporter Godkjenning av sluttrapport Motta og vurdere statusrapporter fra prosjektleder underveis Føre kontroll med fremdriften Kvalitetssikring Overordnet økonomiansvar Foreta strategiske valg for prosjektet PLs ansvar: Utarbeidelse av prosjektplan med aktiviteter Gjennomføring av prosjektet Strategisk samarbeid overfor regionale og statlige myndigheter Dialog med samarbeidspartnere Kjøp av konsulentbistand etter avtale med styringsgruppen og i samsvar med budsjett Økonomioppfølging av prosjektet, inkludert oppfølging av tilskudd og økonomirapportering Innkalling til/referent i styringsgruppemøter Rapportering av framdrift til styringsgruppe/andre interessenter Koordinering/deltakelse i øvrige møter som er aktuelle for prosjektet Deltakelse i møter i Ytre Namdal Utviklingsforum Informasjon til media etter avtale med styringsgruppens leder Utrede videreføring av prosjektet i form av mulig infrastrukturselskap eller lignende i Ytre Namdal Øvrige relevante oppgaver etter avtale med styringsgruppen/styringsgruppens leder Administrativt er prosjektlederstillingen underlagt assisterende rådmann i Nærøy kommune. 6

7 3.2 Roller og bemanning Det er etablert en styringsgruppe for prosjektet og en prosjektleder er ansatt. En referansegruppe med konsulenter er tilknyttet prosjektet på kontraktsbasis. Styringsgruppe (SG): Steinar Aspli, ordfører i Nærøy (PA) Reinert Eidshaug, ordfører i Vikna Per Helge Johansen, ordfører i Leka Petter A. Bjørnli, ordfører i Bindal Hege Nordheim-Viken, ordfører i Høylandet Marit Dille, Nyskaping og utvikling Ytre Namdal Bjarne Hopen, Næringsforeningene i Nærøy og Vikna Knut Toresen, assisterende rådmann i Nærøy Prosjektgruppe (PG): Prosjektleder Leder i styringsgruppen Assisterende rådmann i Nærøy kommune Prosjektgruppen har mandat til å etablere referansegrupper etter behov. Relevante samarbeidsorganisasjoner: Norges Lastebileier-Forbund, Ytre Namdal, og Nord- og Sør-Trøndelag Nord-Trøndelag fylkeskommune Nordland fylkeskommune Region Namdal Sør-Helgeland Regionråd Lokale næringsforeninger Namdalshagen Statens vegvesen Trygg Trafikk Rørvik Havn FosenNamsos Sjø Vegforum Trøndelag Foreningen Namdalskysten Skulle det underveis i prosjektet bli aktuelt å samarbeide med organisasjoner utover disse, vil det kunne gjøres etter vurdering fra styringsgruppen eller prosjektleder. 7

8 4 Planlegging, oppfølging og rapportering 4.1 Hovedinndeling av prosjektet Denne prosjektplanen tar for seg prosjektets hovedfase. Prosjektet vil i løpet av denne fasen ha flere ulike aktiviteter, men vil etter planen gjennomføres som ett enkelt prosjekt uten delprosjekter. 4.2 Krav til statusmøter og beslutningspunkter Styringsgruppen og prosjektleder skal møtes til statusmøter i forbindelse med milepæler og involvering i eksterne prosesser, eksempelvis høringsrunder for politiske dokumenter. Styringsgruppen skal ha møter minst fire ganger i året. Første møte høsten 2013 skal gjennomføres som en befaring med gjennomgang av regionens behov innenfor infrastrukturområdet. En midtveisevaluering av prosjektet skal gjennomføres våren

9 5 Risikoevaluering 5.1 Kritiske suksessfaktorer og risikoevaluering Følgende er aktuelle problemstillinger for prosjektet med foreslått løsningsmetode. En kommune eller aktør trekker seg fra prosjektet underveis på grunn av intern uenighet: o Styringsgruppen innkalles til møte for å vurdere prosjektets situasjon og gjøre styrende vedtak for videre arbeid. Prosjektgruppen utarbeider en oversikt over de praktiske konsekvenser for prosjektet og foreslår en handlingsplan for det videre arbeid i prosjektet. En kommune/aktør slutter å delta aktivt i prosjektet uten å tre formelt ut av samarbeidet: o Prosjektleder informerer lederen i styringsgruppen som på vegne av styringsgruppen og prosjektet kontakter aktøren. Dette for å finne årsak til manglende deltakelse, og for å etterspørre gjenopptagelse av aktiviteten. Uenighet om strategiske valg setter prosjektets fremdrift og gjennomføring i fare: o Styringsgruppen skal kalles sammen og de grunnleggende årsakene til uenigheten skal løftes fram. Styringsgruppen skal søke å komme til enighet om de strategiske valgene. Prosjektleder slutter: o Så fremt det er mulig skal prosjektleder i en overgangsperiode bidra til kunnskapsoverføring slik at fremdriften i prosjektet bevares. Prosjektleder skal underveis i sitt arbeid dokumentere arbeidsmetoder, status og fremdrift i prosjektet. Prosjektet blir forsinket og klarer ikke å opprettholde nødvendig fremdrift: o Prosjektleder informerer umiddelbart styringsgruppens leder om situasjonen, og styringsgruppen innkalles til møte som skal informere og vedta eventuelle endringer i prosjektets fremdrift. Prosjektet kjøper for mange eksterne tjenester eller reiser, eller overforbruker midler til andre formål, i forhold til de økonomiske midlene til disposisjon: o Prosjektleder informerer styringsgruppen som avgjør om prosjektet skal forsøke å skaffe ekstra midler eller om de eksisterende midler skal omdisponeres. Manglende kvalitet i prosjektgjennomføringen medfører fare for at prosjektets sluttprodukt ikke skal holde den nødvendige kvalitet: o Styringsgruppen skal umiddelbart informeres. Den skal vurdere tiltak for å korrigere situasjonen. Interne ressurser skal fortrinnsvis søkes brukt før eksterne. 9

10 6 Kvalitetssikring 6.1 Organisering av kvalitetssikring Prosjektets kvalitetssikring gjennomføres ved at prosjektgruppen følger opp prosjektet underveis. Prosjektgruppen rapporterer videre til styringsgruppen som gjennom vedtak bestemmer videre vei. 6.2 Kvalitetssikring av kritiske suksessfaktorer Styringsgruppen skal løpende vurdere den oppnådde effekten av de aktiviteter og tiltak som involverer de kritiske suksessfaktorene. Denne vurderingen skal legges til grunn for videre aktiviteter og tiltak. Prosjektleder skal løpende holde kontroll med prosjektets fremdrift og måloppnåelse, og rapportere denne til styringsgruppen. 10

11 7 Gjennomføring 7.1 Hovedaktiviteter Veg Gjennomføre kost/nytte-analyse for utbedring av vegstrekningene Fv 770/17/775 og Fv 802/771 med henblikk på samfunnsøkonomiske konsekvenser. Dette for å skaffe et forbedret beslutningsgrunnlag for de organer som skal vedta og finansiere en utbedring Utarbeide en operativ handlingsplan for prioriterte vegstrekninger i Ytre Namdal i samarbeid med Statens vegvesen og Nord-Trøndelag fylkeskommune Samferdselsanalyse for å kartlegge dagens situasjon innenfor kollektivtransport og fastslå hva som er ønskelig situasjon i framtiden for å kunne anbefale spesifikke tiltak Kartlegge og analysere skyssbehovet i prosjektets fem deltagende kommuner, herunder også skoleungdoms skyssbehov Vurdere opprettelse av infrastrukturselskap, eventuelt gjøre grunnarbeid i forkant av opprettelsen av et slikt selskap Marin infrastruktur Utarbeide en analyse av hurtigbåtforbindelsen Namsos-Rørvik-Gutvik Innta en aktiv rolle i forhold til det arbeidet som gjøres i regionen innen havneutvikling Telekommunikasjon Infrastrukturanalyse med fokus på å kombinere bredbånd og mobiltelefoni for å oppnå total dekning i regionen, samt regionens posisjon i den nasjonale bredbåndsinfrastrukturen Tverrsektorelle aktiviteter Samarbeide med løpende prosjekter innenfor fagområdene infrastruktur og samferdsel i regionen Utarbeide en kommunikasjonsstrategi for prosjektet og løpende kommunisere internt og eksternt i henhold til denne Samhandle med Region Namdals prosjekt «Strategi for politisk behandling på infrastrukturområdet i Region Namdal» Utarbeide eventuelle andre analyser i henhold til de behov Region Namdals prosjekt «Strategi for politisk behandling på infrastrukturområdet i Region Namdal» har Opprette kontakt med Sør-Helgeland Regionråd for samarbeid i saker hvor felles innsats er hensiktsmessig 11

12 7.2 Milepæler Sommer 2013: Ferdigstille prosjektplan Høsten 2013: Befaring med aktuelle aktører Januar 2014: Intern prosjektevaluering Vår 2014: Midtveisevaluering Høst 2014: Intern prosjektevaluering Vår/sommer 2015: Prosjektet avsluttes, sluttrapport leveres Kystgruppen, fylkesrådet i Nord-Trøndelag, prosjektets deltakerkommuner, og Nyskapning og utvikling Ytre Namdal. 7.3 Beslutningspunkter Sommer 2013: Godkjenne prosjektplan Vår 2014: Godkjenne midtveisrapport Vinter/vår 2015: Beslutte eventuell opprettelse av infrastrukturselskap Vår/sommer 2015: Godkjenne sluttrapport 12

13 7.4 Tids- og ressursplaner Retningsgivende Gantt-skjema for prosjektets fremdrift ligger sist i dette dokumentet. 7.5 Budsjett Finansiering Sum Egenandel Bindal kr Egenandel Høylandet kr Egeninnsats kr Kystgruppen kr Nord-Trøndelag fylkeskommune kr NYN kr Sum finansiering kr Kostnader Sum Prosjektleder kr Utgifter ansettelse kr Kjøp av tjenester kr Reiser kr Kontor/adm kr Møter/samhandling kr Egeninnsats kr Sum kostnader kr Budsjettet gjelder for hele prosjektperioden (2 år). 7.6 Finansiering Prosjektet er, som det framgår av budsjettet, finansiert gjennom egenandeler fra deltakerkommunene og Kystgruppen. I tillegg er det gitt tilskudd fra Nord-Trøndelag fylkeskommune, og Nyskaping og utvikling Ytre Namdal. Prosjektet framstår på dette tidspunktet som fullfinansiert i sitt nåværende omfang. 8 Kontrakter og avtaler 8.1 Kontrakter med underleverandører Jostein Brå Vardehaug er ansatt som prosjektleder for prosjektet. Arne Løvmo er knyttet til prosjektet gjennom en kontraktfestet avtale om konsulenttjenester. 13

14 Gantt-skjema Aktivitet Utarbeide prosjektplan Godkjenne prosjektplan Kost/nytte-analyse vegstrekninger Infrastrukturanalyse bredbånd/mobil Utarbeide kommunikasjonsstrategi Befaring Operativ handlingsplan Sammenfatte Region Namdals behov Intern prosjektevaluering Analyse skyssbehov Samferdselsanalyse Midtveisevaluering Hurtigbåtanalyse Grunnarbeid infrastrukturselskap Intern prosjektevaluering Beslutte infrastrukturselskap Utarbeide sluttrapport Godkjenne sluttrapport Forklaring forkortelser Prosjektgruppe Styringsgruppe Prosjektleder Region Namdal Referansegruppe Deltakere PG SG PL og RG PL og RG PG SG RG PL og RN PL og SG PL og RG PL og RG PL og SG PL og RG PL PL og SG SG PL SG PG SG PL RN RG Vår 13 Sommer 13 Høst 13 April 13Mai 13Juni 13Juli 13Aug 13Sept 13Okt 13Nov 13Des 13 14

15 Vinter 14 Vår 14 Sommer 14 Høst 14 Vinter 15 Vår/sommer 15 Jan 14Feb 14Mars 14 April 14Mai 14Juni 14Juli 14Aug 14Sept 14Okt 14Nov 14Des 14Jan 15Feb 15Mars 15 April 15Mai 15Juni 15 15