Konsekvensutredning. Mulige strukturelle tiltak - fra to til èn? Rollag kommune

Transkript

1 Prosjektbeskrivelse Konsekvensutredning Mulige strukturelle tiltak - fra to til èn? Rollag kommune

2 August 2008 INNHOLD: 1 Mål og rammer Bakgrunn Mål Rammer... 2 Omfang Oppgaveomfang og avgrensning... 3 Organisasjon Ansvarsforhold Øvrige roller og bemanning... 4 Beslutningspunkter og oppfølging Krav til statusmøter Krav til beslutningspunkter... 5 Risikoanalyse Kritiske suksessfaktorer Risikoevaluering... 6 Kvalitetssikring Organisering av kvalitetssikring Kvalitetssikring av kritiske suksessfaktorer... 7 Gjennomføring Milepæler Kostnader... 8 Kontrakter og avtaler...

3 1 Mål og rammer 1.1 Bakgrunn Etter at kommunens budsjett for 2008 og økonomiplan ble vedtatt i kommunestyret , har de økonomiske rammebetingelsene for Rollag kommune blitt endret. Dette skyldes i hovedsak følgende forhold, jfr. sak 11/08 i kommunestyret : Skatteinngangen til kommunene i 2008 blir lavere enn det som ble lagt til grunn i statsbudsjettet. Dyrere lønnsoppgjør for 2008 enn hva som forutsatt i satsbudsjettet og lagt til grunn i kommunens budsjett. Endringer i inntekstsystemet med negative konsekvenser for kommunen Kommunen har i sin økonomiplan, fra og med 2009, budsjettert med inntekter fra eiendomsskatt med kr ,-. (Her foreligger det vedtak om egen utredning nå i 2008 før endelig beslutning om innføring tas). Kommunens budsjett for 2008 er lagt fram med et negativt netto driftsresultat på 0,21 % (netto driftsresultat i prosent av totale inntekter). Dette avviker sterkt fra 3 % -regelen som anbefales som et minimum fra sentrale myndigheter. I økonomiplanperioden framover økes netto driftsresultat i kommunen til 1,65 %. Med bakgrunn i ovennevnte ble følgende vedtak fattet i kommunestyret , sak 11/08: Rollag kommunestyre vurderer den økonomiske situasjonen som svært alvorlig både på kort og lang sikt. Ut fra dagens situasjon og signaler fra Sørheimutvalget må kommunen foreta innsparinger tilsvarende 6,5 mill. kr. som inkluderer et positivt driftsresultat på 3%. Innsparingsstørrelsen tilsier at det må foreligge en bred utredning der all kommunal virksomhet blir vurdert. Utredningen må danne grunnlag for hvilke tiltak kommunestyret må iverksettes for å oppnå en tilfredsstillende økonomisk handlefrihet (3%). Kommunestyret oppnevner et utvalg bestående av en politiker fra hvert parti som er representert i kommunestyret, samt rådmann, eller den han bemyndiger som representant fra administrasjonen. Utvalget konstituerer seg selv. Utvalgets oppgaver: Utvalget utarbeider forslag til hvilke tiltak som skal utredes og foreslår prioritering av tiltaksrekkefølgen. Utvalgets forslag skal foreligge til behandling i kommunestyret 8. mai 2008 Arbeidsgruppen får følgende sammensetning: SP Dag Lislien, Ap Trond Bergan, Krf Åse Bergan og rådmann Hans Henrik Thune Arbeidsgruppas forslag til tiltak ble behandlet i kommunestyre 8.mai 2008 (Sak 20/08). Følgende vedtak ble fattet: Arbeidsgruppas forslag til tiltak utredes nærmere for dermed å få et best mulig beslutningsgrunnlag for neste fase. Tiltakene er belyst i saken og omhandler følgende områder: Alternativ 1 Konsekvensutredning fra to til èn Prosjektbeskrivelse

4 a) Tiltak for å øke kommunens inntekter utrede konsekvenser av 100 % selvkostfinansiering utrede alternative ENØK-tiltak utrede alternativ forvaltning av kommuneskogen utrede salg av kommunale boliger/kommunal eiendom b) Tiltak vedrørende interkommunal samhandling Det tas kontakt med nabokommunene med forespørsel om å utrede et tettere samarbeid (eksempelvis funksjonssamarbeid/vertskapskommunesamarbeid) om arbeidsoppgaver og tjenesteproduksjon innenfor enheten Plan og utvikling. c) Strukturelle tiltak i egen kommune utrede konsekvenser av èn skole i stedet for to utrede konsekvenser av èn skolefritidsordning i stedet for to utrede konsekvenser av èn barnehage i stedet for to utrede konsekvenser av ett bibliotek i stedet for to Det utredes potensialet i grensesnittet mellom KA s behov for flere ansatte, prosjektet Lys i alle glas, ledige kommunale boliger og sentrumsutvikling i Rollag. Gjennomføring av skolestrukturvedtaket av (jfr. verbalpunkt i budsjettet for 2008 samt vedtak i kommunestyret (vedr. mandat til arbeidsgruppe)) foreslås utsatt inntil utreding av skolestruktur foreligger. Prosjektbeskrivelsen her omhandler pkt c ovenfor; Strukturelle tiltak i egen kommune. Arbeidet organiseres som eget prosjekt og prosjektbeskrivelsen gir føringer for utredningen mht innhold, omfang og gjennomføring. 1.2 Mål Overordnet målsetting: Med utgangspunkt i dagens tjenestestruktur i Rollag kommune skal en utrede konsekvensene av å redusere antall skoler, skolefritidsordninger, barnehager og bibliotek fra to til èn. Dette innbefatter bl.a. følgende forhold: Konsekvenser mht økonomi Konsekvenser for brukerne av tjenestene Konsekvenser for ansatte Konsekvenser for nærmiljø Konsekvenser mht. reiseavstand/transport Målsettinger Den overordnede målsettingen skal operasjonaliseres i konkrete målsettinger (delmål) for å sikre ønsket resultat innenfor prosjektets rammer. 1.3 Rammer Prosjektet har en ressursramme på inntil kr.,- eks. mva. I tillegg kommer nødvendig egeninnsats. Tidsrammen er på 12 måneder med oppstart oktober måned 2008 og avslutning i oktober måned 2009.

5 2 Omfang 2.1 Oppgaveomfang og avgrensning Prosjektet skal gjennom konsekvensutredningen tilrettelegge et beslutningsgrunnlag som danner grunnlaget for oppdragsgivers videre veivalg. Det er viktig for oppdragsgiver med en bred involvering i utredningsarbeidet. Dette for å sikre best mulig forståelse, forankring og forpliktelse. Prosjektet begrenses til å utrede konsekvensene av mulige strukturendringer. En skal ikke i denne fasen planlegge eventuell realisering. 3 Organisasjon 3.1 Ansvarsforhold Prosjektet organiseres i henhold til SND s prosjektutviklingsverktøy/ metodikk for omstillingsprosjekter, kalt prosjektlederprosessen (PLP). Oppdragsgiver: Prosjektansvarlig: Rollag kommune v/kommunestyret Rådmann v/hans Henrik Thune Rådgivende styringsgruppe: Utvalget for Folk + 1 representant fra hvert av foreldreråda ved skolene er styringsgruppe. Prosjektleder: 3.2 Øvrige roller og bemanning Avklares nærmere Prosjektgruppe: Vurderes i samarbeid med prosjektleder. Det er viktig at arbeidet forankres bredt slik at de anbefalinger, tiltak og konklusjoner som gjøres i utredningen har nødvendig tillit. Arbeidsgrupper/referansepersoner: Opprettes og benyttes etter behov. 4 Beslutningspunkter og oppfølging 4.1 Krav til statusmøter Prosjektleder rapporterer status til prosjektansvarlig èn gang i måneden. Prosjektgruppemøter avklares senere 4.2 Krav til beslutningspunkter Obligatoriske beslutningspunkter: Oktober måned ved oppstart av prosjektet. Oktober måned ved avslutningen av prosjektet. Konsekvensutredning fra to til èn Prosjektbeskrivelse

6 5 Risikoanalyse 5.1 Kritiske suksessfaktorer Beskrives 5.2 Risikoevaluering Beskrives 6 Kvalitetssikring 6.1 Organisering av kvalitetssikring Prosjektet organiseres og gjennomføres i henhold til SND`s prosjektutviklingsverktøy for omstillingsprosjekter kalt "ProsjektlederProsessen" (PLP). Andre tilsvarende verktøy kan også benyttes. 6.2 Kvalitetssikring av kritiske suksessfaktorer Beskrives 7 Gjennomføring Det utarbeides mer detaljert aktivitetsplan basert på målsettingene i pkt. 1.2 ovenfor. 7.1 Milepæler Synliggjøring av viktige milepæler underveis 7.2 Kostnader Kostnader og kostnadstyper relatert til gjennomføringen av prosjektet: Prosjekt- og prosessledelse Frikjøp ansatte (ved evt. bruk av vikarer) Møter og representasjon Skyss og kost Sum kostnader Ovennevnte kostnader er eks. mva

7 8 Kontrakter, avtaler og attester Det etableres avtaler mellom prosjektansvarlig og prosjektleder Skatteattester og HMS-egenerklæring Evt. annet Vedlegg: Følgende tidligere kommunestyrevedtak er sentrale i sakens anledning (bakgrunnsmateriale): Kommunestyret gjorde følgende vedtak i vedrørende skolestruktur (sak 19/05) i møte : Rollag kommunestyre vedtar at Rollag skole og Veggli skole opprustes og renoveres samt tilpasses til nye gruppestørrelser og arbeidsmåter for inntil 7,7 millioner kroner. Inkludert i dette beløpet er utbygging av skileik/uteområder ved Veggli skole. Alternativ 1 det vil si ordning som nå gjelder for de to neste skoleårene. Fra og med skoleåret 2007/2008 iverksettes alternativ II. Det vil si at årskulla for 1. til 4. klasse lokaliseres til Rollag skole og årskulla 5. til 10. klasse lokaliseres til Veggli skole. Kommunestyret skal likevel høsten 2006 vurdere iverksettelsen hvis elevtallsutviklingen endres vesentlig. Kommunestyret forutsetter at samarbeidet skolene i mellom skal utvides ang. ledelse, organisering, og faglig arbeid. Kommunestyret forutsetter at det blir et tettere samarbeid mellom ungdomsskolene i dalen for eksempel felles aktiviteter, uten at en har fast samlokalisering. Rollag kommunestyre understreker at det skal være 2 skoler i kommunen. Videre ble følgende vedtak fattet i kommunestyremøtet : Kommunestyret finner det hensiktsmessig å utsette ikrafttreden av vedtaket til Kostnadsberegninger på innsparinger og/eller mer utgifter i forhold til dagens skolestruktur må fremlegges kommunestyret før gjennomføringen trer i kraft. Skulle det likevel vise seg at innbyggertallet og tilveksten av barn i skolepliktig alder vil vokse utover prognosene som er i dag, må det vurderes om det er hensiktsmessig med fleksible overgangsordninger for Kommunestyret gjorde i sak 80/07 (budsjett/økonomiplan) punkt 10, følgende vedtak: Det settes av kr ,- til konsekvensutredning av skolestrukturvedtaket, utgiftene dekkes ved å redusere bevilgningen til utredning av eiendomsskatt fra kr ,- til kr ,-. Hovedutvalget for Folk utarbeider forslag til mandat og sammensetning av arbeidsgruppe til neste kommunestyremøte. Utredningsarbeidet må være sluttført innen budsjettarbeidet for 2009 starter. Fra vedtaket i kommunestyret , sak 4/08, refereres følgende mandat for arbeidsgruppa: Skolestrukturvedtaket av , sak 19/05 i kommunestyret konsekvensutredes. De økonomiske konsekvensene skal utredes spesielt med tanke på anlegg, drift, lærertetthet, skoleskyss og SFO. Det skal konsekvensutredes om omstruktureringen gir bedre læringsmiljø for elevene, og at den må samsvare med Kunnskapsløftet. Det skal konsekvensutredes om hvilken innvirkning omstruktureringen har for de ansatte. Konsekvensutredning for nærmiljø ved endring av skolestruktur. Utrede miljøkonsekvenser ved bruk av skoleskyss. Det konsekvensutredes hvilke virkning skoleskyss har på elevene i særlig klasse. Endringer i opplegget og spesielt endringer i transporttider utredes. Videre ble følgende arbeidsgruppe oppnevnt: Rådmann leder Konsekvensutredning fra to til èn Prosjektbeskrivelse

8 Ordfører Rektor Veggli skole Rektor Rollag skole Hovedtillitsvalgt skole Hovedtillitsvalgt andre tilsette Utvalget Folk + 1 representant fra hvert av foreldreråda ved skolene er styringsgruppe. Arbeidsgruppa rapporterer til styringsgruppa som igjen kommer med innstilling til kommunestyret.