Utvikling av samla arealforvaltning (Plan, Bygning, Oppmåling, Landbruk, Miljø) i Innherred Samkommune

Transkript

1 Utvikling av samla arealforvaltning (Plan, Bygning, Oppmåling, Landbruk, Miljø) i Innherred Samkommune Bakgrunn og mål Bakgrunn Frosta, Levanger og Verdal kommuner har vedtatt å danne Innherred Samkommune som et eget subjekt for å løse felles oppgaver. Arealforvaltning ved plan, bygning, oppmåling, landbruk og miljø er fagfelt som vurderes lagt inn i samkommunen. Samkommuneprosjektet er et 4-årig prosjekt Mål for forprosjektet Gi et grunnlag for hvordan tjenestene innafor arealforvaltning i brei forstand kan organiseres og utvikles for å fylle intensjonene i søknaden og forarbeidet til Innherred Samkommune. Linje - organisasjon Vedtak Vedtak Vedtak Vedtak Prosjektorganisasjon Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Mandat for forprosjektet Mandat: 1. Lag en prosjektplan som viser hvordan prosjektet vil arbeide for å løse oppgaven sin. 2. Gi en status over dagens situasjon innen fagfeltet i kommunene. Organisering, Bemanning, oppgaver, budsjett, utfordringer, kompetanse 3. Gjør en analyse (eks SWOT) på kompetanse for å finne områder der kompetansen i kommunene utfyller hverandre og områder der kompetansen må styrkes. 4. Utred ulike former for lokalisering og foreslå en løsning. 1

2 5. Utred samarbeid med og grensesnitt mot servicekontor i kommunene og foreslå løsninger. 6. Foreslå saksgang for typiske saker og vis hvordan brukerhensyn blir best mulig ivaretatt. 7. Gi innspill til hovedlinjene i et delegasjonsreglement. 8. Foreslå og prioriter utviklingsområder. 9. Prosjektets analyse, vurderinger og konklusjoner skal dokumenteres i en oversiktlig rapport. Spesielle premisser Spesielle krav til organisering Ansvar: Punkt 1,2,3 skal besvares innen 15/6 03. De andre punkta skal besvares innen 1/ Prosjektet skal involvere fagpersoner utenom prosjektdeltakerne der det er naturlig. Prosjektet skal ha kontakt med ulike fylkesledd i forvaltning der det er naturlig. Rådmenn. Frist: Sluttrapport klar innen 15/6 og 1/ Ressurser: Kommunene stiller prosjektdeltakere til disposisjon. Ressurser ut over dette må avklares med PA. Omfang og avgrensning. PLP-modellen vil ligge til grunn for prosjektet, og dette prosjektet er et forprosjekt. Prosjektet er delt i to delprosjekt som har ansvar for sine respektive fagfelt, landbruk og miljø (LM) som det ene delprosjekt, og plan, byggsak og oppmåling (PBO) som det andre delprosjekt. Geodata- GIS inngår som viktig verktøy i arealforvaltningen, og dette fagfeltet vurderes i delprosjekt (PBO). Hver enkelt kommune gjør en situasjonsbeskrivelse innen sine fagfelt, og gir et samlet innspill på status og kompetanseanalyse for respektive delprosjekt. For dette arbeidet utarbeides en felles mal for begge delprosjektene, som blir grunnlaget for sluttrapport del 1 innen Med grunnlag i situasjonsbeskrivelsen gjennomføres vurdering og prioritering om hvilke arbeidsfelt som kan legges til samkommunen, samt hvor og hvordan dette foreslås løst. Det foreslås løsninger på samarbeid med servicekontoret, saksgang for behandling av typiske saker i samkommunen og innspill til delegasjonsreglement for de aktuelle arbeidsoppgaver i samkommunen. Prosjektet skal videre foreslå og prioritere områder der det er utviklingsbehov innenfor samkommunen. Disse arbeidsoppgaver gjennomføres i hovedsak innenfor hvert delprosjekt, som til slutt sammenstilles i en felles sluttrapport fra prosjektet. Sluttrapporten som skal ferdigstilles innen , skal gi en oversiktlig oppsummering av prosjektets analyser, vurderinger og konklusjoner. Innenfor samla arealforvaltning definerer prosjektet følgende spesifiserte fagfelt; plan, byggsak, oppmåling/gis og landbruk/miljø. Dersom prosjektet kommer til den konklusjon at det er arbeidsoppgaver innen et av de spesifiserte fagfelt som anbefales lagt til samkommunen, forutsettes det at hele det aktuelle fagfeltet legges dit. Forprosjektet skal legge fram forslag til løsning på eventuelt samarbeid mellom kommunene innenfor fagfelt, og tar ikke stilling til om samarbeidet skal iverksettes for aktuelle fagfelt. 2

3 Organisering. Prosjektet er organisert slik: Oppdragsgiver Rådmannen Prosjektansvarlig John R. Sæther Prosjektgruppe Prosjektleder Arne Ketil Auran Prosjektgr.medlem Aage Isaksen Tilitsvalgt: Tverdal/Eriksen Del - prosjekt Landbruk, miljø Del - prosjektleder Arne Ketil Auran Medlem FK: Roar Pettersen Medlem LK: Trude Nøst Medlem VK: Trond Rian Tilitsvalgt: Arvid Tverdal Del-prosjekt Plan (PBO) Del-prosjektleder Aage Isaksen Medlem FK: Arild Axelsen Medlem LK: Johannes Bremer Medlem VK: Øivind Holand Tillitsvalgt: Asbjørn Eriksen Bemanning prosjekt og delprosjekt. Navn, kommune Arne Ketil Auran, Frosta Åge Isaksen, Verdal Roar Pettersen, Frosta Trude Nøst, Levanger Trond Rian, Verdal Arvid Tverdal (tillitsvalgt), Levanger Arild Axelsen, Frosta Johannes Bremer, Levanger Øivind Holand, Verdal Asbjørn Eriksen (tillitsvalgt), Levanger Rolle/ansvar PL prosjekt og DPL Landbruk/miljø, Medl. Prosjekt og DPL plan/bygg/oppmåling 3

4 Oppfølging og milepæler. Oppfølging Prinsippet om avviksrapportering i forhold til godkjent prosjektplan praktiseres for alle ansvarsledd. Slik rapportering skjer skriftlig til nærmest overordna i prosjektorganisasjonen, Prosjektansvarlig. Det skal legges inn milepæler med delrapportering til PA. Milepæler Når Milepæl Ansvarlig Prosjektgruppe oppnevnt PA Oppstartsmøte i prosjektet PL Statusrapport til PA PL Sluttrapport mandat pkt.1-3 PL Statusrapport til PA PL Sluttrapport mandat pkt. 4-9 PL Risikoanalyse og kvalitetssikring. Kritiske suksessfaktorer Identifiserte kritiske suksessfaktorer for forprosjektet: Nr Kritisk suksessfaktor Mulige tiltak 1 Manglende ressurser Frigjør mer personellressurser el. utvid tidsramme 2 Uenighet i prosjektet om forslag til løsninger Alternative tilrådinger 3 Uklarheter om mandat PA avklarer mandat 4 Manglende statlig avklaring om overføring Alternative løsninger med og uten aktuelle av fagoppgaver fagoppgaver 5 Personellfrafall Stedfortreder 4

5 Gjennomføringsplan Hovedaktiviteter (HA). Nr Navn Hensikt Oppgaver Resultat 1 Statusbeskrivelse Gi en oversikt på situasjonen for fagområdene i den enkelte kommune Organisering Bemanning Oppgaver Budsjett Utfordringer Felles rapport som oppsummerer forholdene i kommunene 2 Kompetanseanalyse Finne områder der kompetansen i kommunene utfyller hverandre og områder der den må styrkes 3 Analyse av status Avklare hva som kan legges til samkommunen 4 Utred lokalisering. Avklare hvor og hvordan samarbeidet kan foregå 5 Utred samarbeid med servicekontor Gi en oversikt på oppgaver som kan ivaretas av servicekontoret Kompetanse SWOT-analyse på; styrker og svakheter i nåtid, muligheter og trusler i framtid Med grunnlag i statusbeskrivelse og kompetansanalyse gjør delprosjektene en vurdering og prioritering av hvilke oppgaver det kan samarbeides om. Med grunnlag i forslag om samarbeidsoppgaver vurderer delprosjektene ulike former for hvor og hvordan samarbeidet kan foregå og foreslår en løsning Delprosjektene vurderer og prioriterer hvilke oppgaver som kan legges til servicekontorene, hvilke forutsetninger som må ligge til grunn og hvordan oppgavene kan løses. Oversikt på kompetanse i forhold til arbeidsoppgaver oppgaver det kan samarbeides om. Forslag om hvor og hvordan samarbeidet for de aktuelle områder skal foregå oppgaver som tilrås lagt til servicekontoret 6 Saksgang Avklare hvordan saksgangen for typiske saker i samkommunen kan bli Delprosjektene lager mal/ opplegg for behandling av typiske saker som foreslås lagt til samkommunen. Opplegget må synliggjøre hvordan brukerhensynet blir best mulig ivaretatt. saksgang som sikrer effektivitet og kvalitet i saksbehandlingen 7 Delegasjonsreglement Avklare hvordan behandling av aktuelle oppgaver i samkommunen kan delegeres Delprosjektene gir innspill om hovedlinjene i delegasjonsreglement for aktuelle saker som foreslås lagt til samkommunen Grunnlag for å lage delegasjonsreglement 5

6 8 Utviklingsområder Avklare områder hvor det er størst utviklingsbehov 9 Sluttrapport Gi svar på prosjektoppgaven Delprosjektene vurderer og prioriterer områder med størst utviklingsbehov og hvordan utviklingsbehovet kan løses innenfor arbeidsfelt der samarbeid anbefales Sammenstilling av vurderinger og prioriteringer fra delprosjektene til en felles rapport for forprosjektet. Felles mal for sluttrapport må avklares i en tidlig fase utviklingsoppgaver Prosjektets anbefalte løsning Tids- og ressursplaner Tidsplan uker 2003 Hovedaktivitet HA1 HA2 HA3 HA4 HA5 HA6 HA7 HA8 HA Pause Milepæler Personellressurser Medarbeidere Ressurs (dv) Prosjektleder 2 dv pr. uke i 23 uker 46 Delprosjektleder 2 dv pr. uke i 23 uker 46 8 Prosjektmedarbeidere 1dv pr. uke i 23 uker 184 Andre fagpersoner RS 24 Totalt 300 Forprosjektet finansieres av kommunene over prosjektmidler. 6

7 Møteplan i prosjektet. Dato Kl. Sted Tema Levanger Oppstart av prosjektet Delprosj Levanger Verdal Felles mal for mandat pkt 2 og 3. Framdrift mandat pkt 4 9. Innledende arbeid Levanger Ferdigstillelse av prosjektplan, statusbeskrivelse, Levanger Analyse status, oppgaver til samkommunen, Levanger Drøfte lokaliseringsmodeller, mal for sluttrapport, forslag saksgang Levanger Forslag lokaliseringsmodell, samarbeid med servicekontor Levanger Innspill til delegasjonsreglement, forslag på utviklingsområder Levanger Utkast til sluttrapport Godkjenning Overordna prosjektplan for forprosjektet godkjent / Prosjektansvarlig Prosjektleder 7