Organisasjonsgjennomgang 2018 Prosjektplan

Transkript

1 1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Organisasjonsgjennomgang 2018 Prosjektplan Kommunestyret i Levanger vedtok i sitt møte følgende: «Kommunestyret ber om at rådmannen foretar en kritisk gjennomgang av hele organisasjonen med fokus på antall ledernivåer, støtte/stabfunksjoner og koordinerende stillinger. Kommunestyret har en forventning om en betydelig langsiktig effekt fra og med regnskapsåret 2019.» Siden 2002 har Levanger kommune vært organisert med en «flat struktur» med resultatenheter som rapporterer direkte til rådmannen. Den overordna rådmannsfunksjonen var i startet ivaretatt av rådmann og to assisterende rådmenn. Siden 2007 har en i stedet for to assisterende rådmenn hatt tre kommunalsjefer. Antallet resultatenheter har variert fra 30 til 19. Etter at samkommunen ble avviklet er det 22 resultatenheter. Dagens organisasjonsstruktur baserer seg på prosjektrapport om administrativ organisering fra Den interne organiseringen i resultatenhetene varierer sterkt. I de minste enhetene er det kun enhetsleder som har lederansvar og det er ingen administrativ støttefunksjon. På andre enheter er det avdelinger med både økonomi og personalansvar på nivået under enhetsleder. Noen enheter har også administrative støttefunksjoner. Sentrale stabs- og støttefunksjoner ligger delvis i samarbeid med Verdal (lønn, regnskap, IKT, kommuneadvokater) i 27-samarbied. Delvis i service- og digitaliseringsenteret (bl.a arkiv) og delvis i rådmannens stab. Etter avviklingen av ISK ble de sentrale lederstøtte/kontrollfunksjonene innen økonomi og personal organisert sammen med andre støttefunksjoner i en faggruppe for strategi og ledelsesstøtte 1.2 Mål for prosjektet Målet med organisasjonsgjennomgangen er Å få oversikt over lederstillinger i kommunen. Å få oversikt over hvilke støttefunksjoner og koordinerende stillinger som finnes sentralt og på de ulike resultatenhetene. Å komme med forslag til prinsipper for hvor mange ansatte det bør være pr leder og hvilke støttefunksjoner en trenger framover for å drive en utviklingsorientert og effektiv kommuneorganisasjon som har kontroll på ressursbruken. 1.3 Mandat og rammer a) Prosjektet skal lage en prosjektplan som viser hvordan prosjektet vil arbeide for å løse oppgaven i henhold til PLP-metodikken (dette dokumentet). 1

2 b) Prosjektet skal kartlegge hvor mange ledere en har i Levanger og hvor mange medarbeidere den enkelte leder har ansvar for å følge opp. Prosjektet skal også dokumentere hvilke koordinerende stillinger en har i kommunen. c) Videre skal prosjektet kartlegge hvilke forventninger lederne har til lederstøtte, og vurdere i hvilken grad disse forventningene oppfylles i dag. Det må spesielt vurderes om det kan være effektiviseringsgevinster å hente på å sentralisere funksjoner som i dag løses ute på enheter, evt om det er funksjoner som løses sentralt som kan desentraliseres. Spesifisering av c): Prosjektet skal særskilt vurdere de tjenestespesifikke støttefunksjonene innenfor helse og oppvekst (f.eks. helse- og omsorgstorg, merkantile i skole og helse). Formålet med alle funksjoner må tydeliggjøres, og danne grunnlaget for vurdering av omfanget. Det må gjøres et skille mellom administrative verktøy/administrering og ledelse/utviklingsoppgaver. d) For å vurdere omfanget av administrative støttefunksjoner og ledelsesstøtte for øvrig, skal prosjektet hente inn sammenlignbare data fra andre kommuner. Spesifisering av d): Det er bestilt en Agenda Kaupang-rapport som foreligger i løpet av oktober/november 2018 som sammenligner kommuner med samme innbyggertall. Det er naturlig å særskilt se på sammenlignbare nabokommuner: Steinkjer, Stjørdal, Verdal, Melhus, Malvik. (Sette opp en liste over våre «funksjoner» og roller, og etterspørre hvordan disse kommunene løser disse + hvordan systemene «løser» oppgaver mer automatisk i disse kommunene). Det skal vurderes om kommuner kjøper tjenester på noen områder, som Levanger kommune organiserer direkte i kommuneorganisasjonen. Det må synliggjøres at noen stillinger i rådmannens stab i Levanger, ofte ligger ute i tjenestene i andre kommuner. Prosjektet skal som en premiss/innledning i rapporten beskrive kommunens fire roller og kommunen som «konsern». e) Prosjektet skal spesielt vurdere omfanget og organiseringen av Service- og digitaliseringssenteret og Rådmannens stab. Spesifisering av e): Det betyr at forholdet mellom sentraliserte og desentraliserte støttetjenester må vurderes ift. funksjoner i SD og Rådmannens stab. Også forholdet mellom RS og DS Det betyr at 27-samarbeidene med Verdal ikke inngår i kartleggingen. f) På bakgrunn av forventninger/behov for støttefunksjoner i organisasjonen og egne vurderinger, skal prosjektet komme med forslag på prinsipper for hvor mange medarbeidere en leder maksimalt skal ha personalansvar for, og forslag på dimensjonering av sentrale stab- og støttefunksjoner. Spesifisering av f): Definere hva som er forventet av nærmeste leder ift. personal- og økonomioppfølging. Beskrive grunnleggende forutsetninger for en tilfredsstillende personal- og økonomioppfølging. Diskutere at prinsippene kan være situasjonsbestemt, og bl.a. avhengig av hvordan lederne organiserer og myndiggjør medarbeidere og hvilken lederstøtte som gis. 2

3 2. OMFANG OG AVGRENSNING Prosjektet skal levere sine forslag i rapport til rådmannen senest Det brukes kun interne ressurser i arbeidet, og det er ikke avsatt ekstra interne ressurser i form av personell eller penger. Det er derfor viktig å tydeliggjøre at prosjektet vil måtte «fortrenge» og utsette annet arbeid for prosjektdeltakerne i prosjektperioden. 3. ORGANISERING 3.1 Organisasjonskart Prosjekteier: Kommunestyret Prosjektansvarlig: Rådmann Ola Stene Styringsgruppe: Strategisk lederteam Prosjektleder: Anne Grete Wold Prosjektgruppe: Lillian Breivik Einar Hindenes Guri Sivertsen Jens Syver Løvli Laila Munkeby Eva Kristin Lian Marit Berg Ness 4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER Er det behov for beslutningspunkter ut over de to obligatoriske? I slike tilfelle hva skal vurderes og hvilken dokumentasjon/informasjon må være tilgjengelig. Hvem skal delta på beslutningspunktmøtene? Sett opp liste over beslutningspunktmøter med dato og hvilket beslutningsgrunnlag (dokumentasjon) som må være tilstede. Er det behov for/krav til faste statusmøter i prosjektet? Hvilke krav til rapportering til og fra statusmøte foreligger? List opp viktige milepæler med dato og navn på oppgaver/resultater som skal være utført/oppnådd. Det kan være lurt å starte med «målet» og arbeide seg tilbake i tid med å etablere milepæler for at målet nås. Tidfesting er viktig for å sikre framdrift! Aktiviteter/Milepæler/ Beslutningspunkter Dato Oppgaver/resultater som skal være utført/oppnådd Beslutningsgrunnlag - dokumentasjon Prosjektplan utarbeidet Oktober Utkast prosjektplan Utkast prosjektplan Prosjektplan godkjent Ferdigstilt prosjektplan 3

4 Aktiviteter/Milepæler/ Beslutningspunkter Dato Oppgaver/resultater som skal være utført/oppnådd Beslutningsgrunnlag - dokumentasjon Inn- og utspill i Prosjektplan enhetsledermøter Kartlegginger ferdigstilt Status styringsgruppe Vurderinger gjort iht mandat Status styringsgruppe Inn- og utspill i enhetsledermøter Sluttført prosjektrapport RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorer og kvalitetssikring Beskriv de kritiske suksessfaktorene. Gi en kort vurdering av sannsynligheten for at den/de kritiske suksessfaktorer vil inntreffe, og hvilken konsekvens dette vil kunne medføre for prosjektoppnåelse. Beskriv tiltak for oppfølging av de kritiske suksessfaktorene slik at sannsynligheten for at de inntreffer reduseres/holdes under bedre kontroll/oppfølging. Kritiske suksessfaktorer Tydelig mandat og felles forståelse i prosjektgruppa for mandatet Tydelig målsetting for prosjektet Nødvendig tid og ressurser til å komme i mål med god kvalitet iht. tidsfrist satt av prosjektansvarlig Spørre de rette i kartleggingen Gode og utvetydige problemstillinger/spørsmål i kartleggingsfasen, slik at man får relevante besvarelser inn til vurdering Tilbakemelding / kartleggingssvar skjer i henhold til tidsfrister Kvalitetssikring God gjennomgang i starten av prosjektet, og avklaringer med rådmann/styringsgruppe i oppstart og underveis. Gå tilbake til målene underveis for... Forutsigbar møteplan Tydelig ansvarsfordeling Avgrense prosjektet, ikke gå for dypt Hvis vi avdekker relevante elementer som tar mer tid å utrede, må dette «parkeres» og synliggjøres som oppfølging i etterkant HRM-rapport som grunnlag for spørsmål til enhetslederne Bruke IKRIL-lønn (Børge Lund) Rask pilot på noen få for å få testet spørsmålene Ikke spørre om noe vi ikke har bruk for Spørsmålsstillingen må være presis, og unngå at man stiller spørsmål som krever mer «undersøkelser» 4

5 6. GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter, tids- og ressursplaner Sett hovedaktivitetene inn i et ganttskjema med angivelse av ressursforbruk pr hovedaktivitet (gjerne min/maks). Krav til kompetanse for prosjektleder og medarbeidere i prosjektet. Hovedaktiviteter Tidsplaner Hvordan Ansvar b) Kartlegge hvor mange ledere en har i Levanger og hvor mange medarbeidere den enkelte leder har ansvar for å følge opp. Dokumentere koordinerende stillinger. c) Kartlegge hvilke forventninger lederne har til lederstøtte, og vurdere i hvilken grad disse forventningene oppfylles i dag. I løpet av oktober Første november: Sende ut kartlegging til ledere o.a. Dokumentanalyse (utskrift HRM/org.kartet) + kvalitetssikring av enhetslederne i etterkant. Lage en felles mal: Jens Syver. Hvilken kunnskap trenger vi, av hvem? Viktig med god medvirkning, og at alle relevante aktører blir spurt. Enhetsledere og avd.ledere! Merkantile, rådgivere m.v.? Detaljere spørsmål. Oppvekst: Lillian og Jens Syver Helse: Einar og Laila Samfunn++: Eva, Guri, Marit d) Hente inn sammenlignbare data fra andre kommuner e) Vurdere omfanget og organiseringen av Service- og digitaliseringssenteret og Rådmannens stab f) Forslag på prinsipper for hvor mange medarbeidere en leder maksimalt skal ha personalansvar for, og forslag på dimensjonering av sentrale stab- og støttefunksjoner Starter arbeidet 15. oktober Rapport fra Agenda Kaupang Nabokommuner: Utarbeide et forslag til «mal» for å spørre. Anne Grete 5

6 7. ØKONOMI Selv om prosjektet forutsetter å arbeide innenfor eksisterende driftsrammer, og ingen ekstra ressurser blir tilført, søkes det OU-midler fra KS ved å se arbeidet i sammenheng med utforming av ny ledelsesplattform i Levanger kommune. Ressursbruk Møte i prosjektgruppa: 7 møter á 2,5 timer á 8 medlemmer: 140 timer x gjennomsnittlig timelønn 480 Hovedaktiviteter (kartlegge, dokumentere, sammenligne, vurdere), som må skje utenfor møter i prosjektgruppa: 3 ukeverk Rapportskriving: 1 ukeverk Rapport fra Agenda Kaupang; Sammenligning av kommuner av lik størrelse Sum