BILAG 1 OPPDRAGSGIVERS KRAVSPESIFIKASJON

Transkript

1 BILAG 1 OPPDRAGSGIVERS KRAVSPESIFIKASJON 1. OPPDRAGET Domstolsadministrasjonen (heretter KUNDEN) har i dag en moderne kantine for sine ansatte og andre besøkende i Dronningens gate 2, Trondheim. KUNDEN har fokus på sunn, næringsrik og variert mat. Maten skal ha høy sensorisk, hygienisk og næringsmessig kvalitet. Kantinen skal, ikke minst, være en viktig trivselsfaktor for de ansatte. I dag serverer kantinen daglig vanlig lunsjmat som brød, rundstykker, pålegg, salat (salatbar), frukt, melk, juice, te, kaffe, frukt og yoghurt. I tillegg serveres en varmrett hver dag. Hver fredag serveres også kake,vafler e.l. Normalt foregår all servering etter selvbetjeningssystem ved disk. BRUKERENE forsyner seg selv, foretar opprydding på bordene og plasserer alt brukt servise og avfall på anviste plasser. 1.1 Åpningstider Kantinen er åpen for de ansatte 3 timer hver dag, mandag fredag fra Kantinen skal være bemannet 8 timer per dag mandag fredag. Kantinen holder stengt i juli i forbindelse med ferie. Kantinen holder også stengt i påsken og i romjulen. 1.2 Bruk Domstolsadministrasjonen er i underkant av 90 ansatte. Tall på besøkende i kantinen vil variere noe ut fra reiser og møtevirksomhet, men har anslagsvis 65 til 70 brukere daglig. I tillegg benyttes kantinen til lunsjservering til eksterne kurs- og møtedeltakere. Antatt gjennomsnittlig antall kurs/personer per uke: 2/25. Antatt gjennomsnittlig antall andre møter/personer per uke: ca. 4/10 Lunsjservering til eksterne kurs- og møtedeltagere skal baseres på samme varmmat som ansatte om det ikke bestilles spesielt fra møtemat (opsjon). For eksempel koldtbord. Eksterne kurs- og møtedeltagere har reserverte bord i kantinen. Kantinen har kassasystem men ikke kontanthåndtering. Alt betaling skjer på betalingsterminal. Det er mulig at betalingsløsning forenkles ytterligere i avtaleperioden. 1.3 Lokalet LEVERANDØREN har rett til å bruke kantinen vederlagsfritt. Utgifter til elektrisitet, varme og renhold blir dekket av KUNDEN. 1

2 1.4 Utstyr Kantinen er i dag fullt utstyrt med kjøkkenmaskiner, kaffemaskiner, oppvaskmaskin, kjøledisker/skap, dekketøy og andre hjelpemiddel. Kostnader til drift, service, forsikring etc. dekkes av KUNDEN. For ytterligere informasjon om KUNDENS inventar henvises det til kontraktens bilag C. LEVERANDØREN vil være ansvarlig for skader påført fast utstyr som skjer pga. uaktsomhet fra LEVERANDØREN sin side. Utstyr til service og vedlikehold av fast utstyr dekkes av KUNDEN. Eksempelvis kjøkkenredskap/løst materiell. Dette gjelder og for små kjøkkenmaskiner, eks. vaffeljern, foodprocessor. 1.5 Ytterligere driftsutgifter som dekkes av KUNDEN Kostnader til strøm uten viderefakturering. Supplering av kopper, fat, glass, bestikk etc. Kostnader til vedlikehold av eksisterende lokale. Innkjøp av alt teknisk/fastmontert utstyr, samt at dette fungerer. Ordinære vaktmestertjenester. Renhold av gulv i spisedel. Kostnader til telefon. 2. DRIFT LEVERANDØR står for: Innkjøp, mottak og oppbevaring av råvarer og tillaging av mat og drikke, herunder ivaretakelse av nødvendig mathygiene etter gjeldende kvalitetsnormer og myndighetskrav. omsetning/servering over disk, gjestebespising for betjening og drift av betalingsløsning. Herunder oppgaver som skaffe/skifte papirruller, reserveløsning, annullering, veilede betalere/kunder og kontakte brukerstøtte ved behov mat til møter og andre arrangement inklusiv pådekking (opsjon) renhold/orden innenfor disk avtørring av stoler og bord i serveringsområdene bestilling (og bekostning) av non food forbruksvarer (servietter, plastbestikk, papirtallerkner, salt/pepper, m.m.). fullt arbeidsgiveransvar for sine tilsette serverings- og kjøkkenpersonell 3. DRIFTSFORM LEVERANDØR drifter kantinen for egen risiko og regning. Leverandør skal oppgi en kort beskrivelse av ev. underleverandør og hvilke oppgaver denne underleverandøren skal utføre. KUNDEN forholder seg kun til hovedleverandør. 2

3 KRAV TIL TJENESTEN LEVERANDØREN skal drifte kantinen etter de kriterier som er fastsett i denne kravspesifikasjonen. 3.1 Kvalitet/ Mat Generelle krav: Det skal serveres et godt og variert utvalg av brød, påleggssorter, variert salatbar og frukt. Det skal legges spesiell vekt på tilbyder sin evne til å sørge for behovene til brukerne av kantinen. Spesielle krav: LEVERANDØREN skal legge vekt på at serveringstilbudet er av en slik art at det fremmer et sunt kosthold og gode kostvaner. LEVERANDØREN skal tilby en spennende og variert meny. LEVERANDØREN skal tilby innbydende og fersk mat LEVERANDØREN skal tilby grove kornprodukt. LEVERANDØREN skal ha et avgrenset tilbud av varer med høyt sukkerinnhold. LEVERANDØREN skal tilby rikelig med fersk frukt og grønnsaker. Kantinen bør også ha tilgjengelig: Glutenfrie brødvarer Vegetarmat Til lunsj skal det serveres én varmrett hver dag i uken i tillegg til vanlig utvalget. Denne varmretten skal være ernæringsmessig godt sammensatt. Hver fredag skal det serveres kake, vaffel e.l.. LEVERANDØREN skal levere tilbud på opsjon til møte-mat. I tillegg ønsker KUNDEN at LEVERANDØREN skal levere tilbud på temadager som kan bestilles. (For eksempel tapas dag, italiensk uke, tradisjonskost, utvalg fra havet og liknende minst 1 gang i måneden). Det stilles krav om at menyen skal endres jevnlig, og følge trender i tiden. Menyen skal være i tråd med retningsgivende mål om god, sunn, variert og allsidig kost. Ovennevnte er ment å være retningsgivende for hvilket nivå DA ønsker at lunsjtilbudet skal være. Det skal legges frem forslag til en 14-dagers meny for både lunch, med tilhørende prislister i bilag 7.1 Prismatrise. Tilbudet skal legge til grunn månedlige utgifter til varekjøp på kr ,- eks. mva. Leverandøren har ansvar for at kantinen er innbydende. 3.2 Prosjektgjennomføring LEVERANDØREN skal administrere hele kantinedriften i samsvar til gjeldende lover og forskrifter. 3

4 3.2.1 Bemanning LEVERANDØREN er ansvarlig for: Utarbeidelse av bemanningsplan som skal sikre KUNDEN sitt behov for fleksibilitet ved ulike arrangement. Tilbyder skal levere oversikt over det teamet som blir tilbudt KUNDEN. Totalansvar for kantinepersonell, herunder alt vedkommende lønn og vikarer. Forsikringsordninger for eget personell. Det er en forutsetning at LEVERANDØREN viser fleksibilitet i forhold til endringer i bemanning og tall på BRUKERNE av kantinen, samt at tilbakemeldinger på drift fra tilsatte eller Domstoladministrasjonen blir tatt hensyn til i den videre driften av kantinen. 4. ANSVARSFORHOLD OG KOMPETANSE VEDKOMMENDE PERSONALE LEVERADØR skal stille med fast, stabil og godt kvalifisert bemanning, og disponerer sitt personale/sine tilsatte med fullt arbeidsgiveransvar, herunder å forestå lønnsutbetaling, dekke sosiale kostnader og forsikringer, ha ansvar for en tilfredsstillende arbeidsplan (som også dekker vikar/avløser-tjeneste), samt ansvar for at personell som blir brukt til oppdraget/kantinedriften har den nødvendige kompetanse, og sørge for eventuell nødvendig opplæring. Videre har LEVERANDØR ansvar for ivaretakelse av HMS i forhold til Arbeidsmiljøloven hva gjelder kantinedriften. Det skal være en driftsansvarlig for kantinedriften som har det daglige ansvar for driften. Denne bør ha fagbrev som kokk eller servitør med ev tilleggsutdannelse i økonomi og/eller personalledelse, og/eller ha erfaring fra tilsvarende/sammenliknbar stilling. Det kan bli krevd underskrevet taushetserklæring fra LEVERANDØREN sine tilsatte, og kantinepersonalet skal forøvrig følge de regler og sikkerhetsbestemmelser KUNDEN har for eksternt personale, herunder bruk av nøkler og adgangskort. Tilsatte/engasjerte hos LEVERANDØR og tilsatte/engasjerte hos eventuelle underleverandører som LEVERANDØR bruker skal ikke ha dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke Drift av kjøkkenutstyr Riktig bruk av teknisk utstyr i samsvar med bruksanvisninger eller utarbeidede krav til bruk av disse Generelle krav til service og leveringsdyktighet LEVERANDØREN sine tilsatte skal være serviceinnstilte og vise fleksibilitet til kunder som for eksempel har glemt å bestille mat til møter. LEVERANDØREN skal se til at matserveringen går effektivt. 4

5 LEVERANDØREN skal stå for daglig brukerrenhold på driftsområdet, samt fjerne avfall. LEVERANDØREN har ansvar for at kantinen er ryddig og innbydende til BRUKERNE. LEVERANDØREN har ansvar for renhold av kjøkken og disk samt bord og stoler i spisedel. 5. SERVICE OG BESTILLING LEVERANDØREN skal kunne ta imot melding om ordrer på e-post, og ha tilgang til internett for å kunne hente og effektuere ordrene. Ved kapasitetsvansker skal LEVERANDØREN gi leveranser til KUNDEN høyeste prioritet. LEVERANDØREN skal sørge for at bestillinger av mat til møter og arrangement blir registrert og skriftlig bekreftet. (opsjon) 6. BESTILLINGER/REKVISISJONER KUNDEN skal bestille møtemat minst 5 virkedager før større arrangement(>15personer), og minst 3 virkedager før mindre arrangement(<15 personer). All møtemat hentes i kantinen. Brukte kopper og service/bestikk skal returneres til kantinen av brukerne. 7. MILJØ LEVERANDØREN skal medvirke til at KUNDEN til en hver tid bruker miljøvennlige produkter i størst mulig omfang og minimaliserer avfallsmengden. 7.1 Avfall LEVERANDØREN skal videre gjøre rede for sin miljøpolitikk med hensyn til avfallshåndtering og lignende. I dette ligger det at: Produktene skal ikke inneholde kreftfremkallende eller allergifremkallende stoffer, for eksempel asbest/asbestfiber, klorfluorkarbon eller stoffer som står på kreftlista Stoff som er merket meget giftig (T+) er giftig (T) skal ikke benyttes. Produktet skal ikke inneholde ekstremt brannfarlige eller særs brannfarlige delemner. Produktet må være ph-nøytralt i konsentrat. Produktet må være godkjent for utslipp i oljeutskiller. Renholdet skal gjennomføres ved en metode som ikke innebærer bruk av kjemikalier klassifisert som miljøfarlige med hjemmel i direktiv 67/538/EEC. For fosfatholdige produkter skal fosfatforskriften legges til grunn. Produktdatabladet skal følge produktene som benyttes og skal være i samsvar med stoffkartotekforskriften sine bestemmelser. Produktene skal oppbevares i merket emballasje. 5

6 For farlige stoffer skal substitusjon vurderes jf. produktkontrolloven. 8. RENHOLD OG AVFALLSHÅNDTERING KUNDEN forestår renhold av gulv og vindu i kantinen. KUNDEN er videre ansvarlig for utføring av nedvask av kantine. LEVERANDØR er ansvarlig for regelmessig renhold og årlig nedvask på kjøkken og bakareal, dvs disker, hyller, benker, skap mv. Det forutsettes at gjeldende hygienekrav blir ivaretatt. Avfall fra kantinen sorteres etter enhver tid gjeldende rutiner og bringes til avfallspunkt. 9. STATISTIKK På forespørsel skal LEVERANDØREN, uten kostnader for KUNDEN utarbeide leveringsstatistikk. LEVERANDØREN skal levere den statistikken det er ønske om en gang pr. år. 6