KRAVSPESIFIKASJON. for drift av Filmkaféen i Filmens Hus

Transkript

1 KRAVSPESIFIKASJON for drift av Filmkaféen i Filmens Hus 1

2 1. Innledning Norsk filminstitutt er statens rådgiver på filmområdet. Virksomheten holder til i Filmens Hus i Oslo, der filminstituttet også har ansvar for et variert tilbud av publikumsaktiviteter. Filmens Hus er et samlingssted for den norske filmbransjen, og en arena for en rekke seminarer, kurs, møter og filmvisninger. Filmens Hus tiltrekker seg ulike grupper film- og kulturinteresserte, voksne og barn. Publikumsområdene består av resepsjon og kafe, to kinosaler, utstillingsområder og et filmmuseum. Kinosalene har 197 og 70 plasser. Filmens Hus har 8 etasjer. I tillegg til Norsk filminstitutt er en rekke organisasjoner innen filmbransjen lokalisert i huset. Totalt jobber det ca. 250 personer i Filmens Hus. Gjennomsnittlig, årlig besøk i Filmens Hus ligger på ca Norsk filminstitutt leier lokalene av selskapet Dronningens gate 16 AS. Norsk filminstitutt søker en profesjonell og erfaren driver til Filmkaféen i Filmens Hus. Driveren skal videreføre driften av Filmkaféen som en moderne og hyggelig kafé i lokalmiljøet med appell både til de som besøker og de som jobber på Filmens Hus. Nåværende kontrakt for drift av Filmkaféen er sagt opp og utløper Oversikt over bedrifter i Filmens Hus: 8 etg. Norsk filminstitutt 7 etg. Film fra Sør/ Kortfilmfestivalen/ Norsk Filmklubbforbund / Rushprint/ FilmInfo / FilmLex / Skeive Filmer / Z Filmtidsskrift/ Zoomin/ Dox (Europeisk dokumentarmagasin), Film movement / Oslo Internasjonale Filmfestival / Properfilm, / Norske Filmregissører / Fifth Season (spillutvikling) / Unique Cinema Systems / Idée Fixe Film 6 etg. Norsk filminstitutt 5 etg. Film & Kino Norsk kino- og filmforbund Bygdekinoen Pax, Dreyer og Imprint Forlag/ Scanbox 4 etg. Norsk filminstitutt/ Forsvaret/ Norges lotteforbund 3 etg. Norsk filminstitutt / Filmskolens masterprogram 2 etg. Norsk filminstitutt: Foajée, Barnas filmrom 2 kinosaler; Tancred og Lillebil 1 etg. Norsk filminstitutt: Filmmuseet, Filmgalleriet, utstillingsrom, resepsjon, kafé Kravspesifikasjon Side 2

3 2. Filmkaféen Norsk filminstitutt har høye ambisjoner for Filmens Hus som et attraktivt samlingssted for publikum og bransje, og anser Filmkaféen som en vesentlig del av et variert tilbud til husets brukere. Serveringstilbudet skal være variert, og holde høy kvalitet slik at det på best mulig måte tilfredsstiller de som bruker Filmens Hus: ansatte, bransjefolk, ambassader, virksomheter i nærområdet, leietakere og kinopublikum. Formål Filmkaféen skal ivareta produksjon og servering av mat og drikke i tilknytning til hovedformålene: Kafédrift Arrangementer Kinovisning Åpningstider Kaféen bør følge Filmens Hus' åpningstider og være fleksibel når det er filmvisninger, arrangementer og festivaler som tiltrekker seg et større publikum. Åpningstidene kan variere avhengig av arrangement, men skal være forutsigbare. I dag holder kaféen åpent: Mandag - fredag 09:00-21:00 Lørdag 12:00-17:00 Søndag 13:00-21:00 Vi er åpen for dialog med ny kafédriver om åpningstider. I perioden 1. juli til og med 31. juli holdes resepsjonen, Cinemateket, Filmmuseet og Filmgalleriet stengt. Dersom driver av Filmkaféen ønsker å holde åpent om sommeren og utenom avtalte åpningstider, kan dette avtales med Norsk filminstitutt. Meny Det er et minstekrav at det serveres øl/vin/brennevin mineralvann på kveldstid. Det er ønskelig at serveringstilbudet bygger opp under filmvisningene i kinosalene i Filmens Hus, særlig når disse er temabasert. Ut over dette, ønsker vi dialog med ny kafédriver om serveringstilbud og meny. Kravspesifikasjon Side 3

4 I tillegg til kafédriften vil det være behov for servering av mat og drikke til forskjellige større og mindre arrangementer på huset, også utenfor kafeens åpningstider. Det må fremgå av tilbudet om kafédriver selv kan levere dette eller om det i stedet må leveres av cateringfirma. Forslag til meny med priser ønskes oppgitt i pristilbudet. Kaféen er en viktig miljøfaktor for de ansatte i Filmens Hus. Det er ønskelig at ansatte i huset kan få rabatt i kafeen, spesielt på varme drikker og "dagens lunsj." Det bør også tilrettelegges for enkelte ferdigmåltider i lunsjen som ansatte raskt kan ta med seg etter bestilling. Norsk filminstitutt aksepterer annen cateringsvirksomhet og lukkede selskaper /arrangementer i regi av kaféen, etter nærmere avtale. Skjenkebevilling Den som velges som driver av kaféen er ansvarlig for å søke skjenkebevilling (brennevin, hetvin, svakvin og øl) for Filmens Hus. Skjenking i Filmens Hus skal tilbys til konkurransedyktige priser, vurdert i forhold til det som er vanlig i Oslo. Skulle driveren få inndratt eller miste skjenkebevillingen, kan Norsk filminstitutt fritt søke andre løsninger uavhengig av denne avtalen. Annen drift Norsk filminstitutt har kinodrift i nær tilknytning til kaféområdet. Kafédriver må derfor sørge for å unngå unødig støy når det vises film. Kunder skal kunne betale i bankterminal. 3. Husleie, omsetning, lokaler og utstyr Husleie Norsk filminstitutt tilbyr gunstige leievilkår. Fellesutgiftene inngår i husleien som vil være gjenstand for forhandling. Omsetning Forventet årlig omsetning ca 5 millioner NOK Kravspesifikasjon Side 4

5 Lokaler og utstyr Nyoppussede lokaler med tilhørende utstyr stilles til disposisjon for kafédriften: Kjøkken og serveringsareal: 67 sitteplasser Serveringsareal utendørs: 36 sitteplasser Mulighet for booking av ekstra lokale: 60 sitteplasser Lager med kjøle- og fryserom Nytt inventar og utstyr i baren og på kjøkkenet Den nye driveren er ansvarlig for å dekke innkjøp av forbruksmateriell som servise, lys, servietter, arbeidsverktøy, rengjøringsutstyr og vaskemidler til driften, kjøkkenredskap, supplement og evt. utskifting av servise/bestikk o.l. samt løpende vedlikehold av inventar og utstyr. Lokalene skal til enhver tid holde den hygieniske standard som tilfredsstiller Mattilsynets krav. Kaféens arealer har tilgang til trådløst bredbånd. Dette dekkes av Norsk filminstitutt. Kaféens ansatte, eller engasjerte, må til enhver tid følge Filmens Hus retningslinjer og rutiner for sikkerhet. 4. Forventninger til driften Kaféen Den nye driveren er ansvarlig for den daglige driften av kaféen når det gjelder meny, service og tilpasninger i forhold til ulike arrangementer. Ny driver er også ansvarlig for drift og vedlikehold av utstyr i tilknytning til driften. Servering og arrangementer Alle arrangementer i regi av Norsk filminstitutt koordineres av instituttets egne arrangementsansvarlige, og kommunikasjon om servering gjøres i dialog med dem. Driveren av kaféen må kunne bistå med personale og utstyr etter avtale med arrangementsansvarlig. Timepris for serveringspersonell/- innehavers tilstedeværelse ønskes oppgitt i pristilbudet. Hygiene og renhold Driveren av kaféen er ansvarlig for generelt renhold av kjøkken, samt vask og tørk av bord og stoler i kaféen og serveringsarealet utendørs. Driveren har ansvar for grundig rengjøring av kjøkken og anretning (med unntak av gulvvask), rydding, samt håndtering av søppel og matrester til avtalt sted. Kravspesifikasjon Side 5

6 Driveren har også ansvar for renhold av egne garderober og av kjøle- og lagerarealer. Daglig renhold av øvrige lokaler samt gulvvask besørges av Norsk filminstitutt. Kostnaden inngår i kaféens andel av fellesutgiftene. Miljø og andre samfunnshensyn Norsk filminstitutt ser det som viktig at bruken av miljøskadelige stoffer reduseres, samt at produksjon og tjenester som leveres til Norsk filminstitutt skjer på en miljømessig tilfredsstillende måte. Det er viktig at leverandør av kafédriften i Filmens Hus har en god miljøprofil. Leverandør må derfor redegjøre for sin virksomhets miljøprofil. Miljøprofilen skal inkludere: Planer/retningslinjer for redusert bruk av miljøskadelige kjemikalier (dette gjelder særlig ved bruk av kjemikalier i forbindelse med oppvask). Begrenset bruk av engangsutstyr og porsjonspakninger. Bemanning Bemanningen skal tilfredsstille driftskonseptets omfang. Driveren skal ha prosedyrer for rekruttering av vikarer og andre temporære bemanningsbehov. Det er et krav at personalet i kaféen skal benytte rene klær / antrekk som passer seg for virksomheten og det arrangementet kaféen jobber med. Lønns- og arbeidsvilkår Driveren og eventuelle underleverandører (tjenesteleverandører) som direkte medvirker til oppfyllelse av kontrakten skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Driveren og eventuelle underleverandører plikter på forespørsel å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til de av sine ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Kompetanse Daglig leder skal være ansvarlig representant for driveren. De ansatte forutsettes å ha den nødvendige kompetanse for å utføre arbeidet i forhold til kvalitet og betingelser. Daglig leder og stedfortreder må ha avlagt etablererprøve etter serveringslovens 5 og kunnskapsprøven etter alkohollovens 1-7 c. Driveren skal ha godkjent serverings- og skjenkebevilling. Kravspesifikasjon Side 6

7 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Det må angis hvor stor del av oppdraget som vil tildeles underleverandør. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens ressurser. Underleverandøren må oppfylle de samme krav som stilles til hovedleverandøren. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. Kommunikasjon og informasjon Kafé Daglig leder skal utarbeide prislister på sortiment og menyer for oppslag i kafeen og på Norsk filminstitutts egne nettsider. Vi ønsker at leverandøren er aktiv i egen markedsføring av kafeen og dens tilbud. Møter Daglig leder eller stedfortreder må kunne stille i driftsmøter mellom leverandør og Norsk filminstitutt for å opprettholde god dialog og informasjonsflyt. Regnskap Revisorbekreftet årsregnskap skal sendes uoppfordret til Norsk filminstitutt snarest etter regnskapsårets avslutning og senest innen utgangen av april måned hvert år. Krav til tilbudet Tilbudet skal omfatte Forslag til kafékonsept, herunder profil, serveringstilbud, åpningstider og hvilke kafé- /kjøkkenarealer man ønsker å benytte Beskrivelse av driverens virksomhet og kapasitet Revisorgodkjent regnskap for de to siste årene HMS-erklæring Beskrivelse av underleverandører og hvilke tjenester denne skal utføre Faglige kvalifikasjoner, resultater fra tilsvarende arbeid og referanser Evaluering og tildelingskriterier Norsk filminstitutt vil tildele kontrakt til den driver som vi mener egner seg best i forhold til det som er våre behov i årene som kommer. Pris og kvalitet vil kunne være avgjørende for hvem vi velger. Kravspesifikasjon Side 7

8 Innlevering av tilbud Frist for levering av tilbud: snarest og senest innen 15. januar Skriftlig tilbud sendes Norsk filminstitutt, Dronningensgate 16, 0266 Oslo. Attn. Merete Falck. Alternativt på e-post til Spørsmål om kafeen og dette tilbudet Spørsmål om kaféen og dette tilbudet kan rettes til Merete Falck, / merete.falck@nfi.no Kravspesifikasjon Side 8