Bilag 1 Krav til leveransen Kantinedrift i Helfos kontorbygg i Tønsberg

Transkript

1 Bilag 1 Krav til leveransen Kantinedrift i Helfos kontorbygg i Tønsberg

2 1 Om kravdokumentet Om konsesjonskontrakten Overordnet om leveransen Ønsket kantinetilbud Driftstilskudd Kundegrunnlag Opsjoner mulige tilleggsleveranser Beskrivelse av kantinelokalet og eksisterende utstyr Kantinelokalet Møblering og utstyr Krav til kantinekonsept, personell og bevertning Konsept Åpningstider Personell Bevertning og serveringstilbud Servering og betalingsløsning Renhold og avfallshåndtering Varelevering og sikkerhet i bygget... 15

3 1 Om kravdokumentet I dette dokumentet fremgår overordnede og spesifikke krav til leveransen. Kravene er både formulert i ren tekst og systematisert i tabeller. Tabeller er benyttet for å oppsummere krav som er beskrevet i tekstfeltene. Interesserte tilbydere må sette seg grundig inn i alle krav til leveransen, og tilbyderne plikter å svare på alle krav samt opplyse om kravet kan innfris. Eventuelle spørsmål kan rettes til oppdragsgivers kontaktperson lillian.margrethe.dahle@helfo.no 2 Om konsesjonskontrakten Oppdragsgiver Helfo ønsker å inngå tjenestekonsesjonskontrakt for drift av kantinen i Helfos kontorbygg på adressen Kjelleveien 21, 3125 Tønsberg (Vinkelbygget). Tjenestekonsesjonskontrakten skal regulere kantinetilbudet og kantinepriser både for daglig bevertning og møtemat etc. Helfo er hovedleietaker i Vinkelbygget, inkludert kantinelokalet og avfallsrom. Øvrige leietakere i bygget er for tiden Danske bank, Asplan Viak, If og National Oilwell Varco (NOW). Helfo ønsker at øvrige leietakere i bygget også skal kunne benytte kantinetilbudet. Tilbyder som tildeles kontrakt for drift av kantinen må etter kontraktsinngåelse (signering av kontrakt med Helfo) selv kontakte de øvrige leietakerne og inngå tilslutningsavtaler med disse. Tilslutningsavtalene skal inngås på samme vilkår som tjenestekonsesjonskontrakten mht. kantinetilbud og avtalte priser. Kantinedriver kan likevel om ønskelig avtale andre fakturerings- og betalingsløsninger med de andre leietakerne. 3 Overordnet om leveransen 3.1 Ønsket kantinetilbud Hovedleveranse er daglig bevertning av brukerne av kantina, herunder deres besøkende. Med daglig bevertning menes hovedsakelig lunsjservering og eventuelt enkelt ettermiddagstilbud. Kantinedriver kan også tilby brukerne av kantina annen bevertning, såfremt dette er forenlig med oppdragsgivers behov for bruk av kantinelokalet som møterom. I tillegg kommer eventuell bevertning og servering ved møtevirksomhet, seminarer/samlinger, julebord og eventuelle andre sosiale sammenkomster for de ansatte. Nevnte tilleggsleveranser bestilles av Helfo eller tilsluttede avtaleparter etter behov/ønske.

4 Helfo gjør oppmerksom på at virksomheten har egen avtale for levering av frukt til de ansatte (jobbfruktordning). Frukt blir levert til Helfo hver mandag og onsdag. 3.2 Driftstilskudd Oppdragsgiver yter driftstilskudd til kantinedriver. Fastsatt driftstilskudd er kroner per år. Utgifter til strøm (varme, lys, drift av utstyr mv.), kommunale avgifter og eventuelle andre driftsutgifter ifm. kantinedriften dekkes av oppdragsgiver. 3.3 Kundegrunnlag Daglig drift Helfo har nå om lag 220 ansatte i Tønsberg. Helfo har ikke opplysninger om nøyaktig antall ansatte hos de andre leietakerne, men antar at det til sammen er ca ansatte i disse virksomhetene. Helfo kan ikke pålegge sine ansatte å bruke kantinen, men vil legge til rette for at flest mulig skal benytte seg av tilbudet. Medbrakt mat er tillatt. Utleie til ansatte Til informasjon tilbyr oppdragsgiver utleie av kantinelokalet til ansatte i kontorbygget til privat formål etter nærmere avtale, typisk til konfirmasjonsfeiring og lignende arrangementer. Kantinedriver bes opplyse om de kan tilby utleie av personell til slike oppdrag, og om timepris for bistanden. Kantinedriver bes også opplyse om de kan tilby cateringtjenester til slike arrangementer. Oppdragsgiver kan ikke pålegge de ansatte å benytte kantinedrivers tjenester ifm. private arrangement. Dersom de ansatte ikke ønsker å benytte seg av kantinedrivers tjenester, kan de pga. kravene til IK-mat/HAACP imidlertid heller ikke benytte kjøkken og oppvask etc.

5 3.4 Opsjoner mulige tilleggsleveranser Oppdragsgiver ønsker også at tilbyder gir pris på følgende tilleggstjenester som opsjon: Opsjon nr. 1: Tilbyder skal tilby daglig rens, utvendig vask/renhold og etterfylling av kaffe for hver av de 4 kaffemaskinene i Helfos tre etasjer (hvorav to i andre etasje). Tidsbruk beregnes til ca minutter per maskin per dag, dvs. ca minutter totalt per dag. Kantinedriver kan foreta rens etc. på det tidspunkt som er best egnet for kantinedriver, men innenfor ordinær arbeidstid i Helfo. Tilbyder skal opplyse om timepris. Oppdragsgiver vil beregne totalpris ved multiplisere timepris med antall virkedager i Helfo (fem arbeidsdager per uke). Opsjon nr. 2: Tilbyder skal en gang hver uke hente servise tilhørende kantina i Helfos lokaler. Servise betyr tallerkener, glass, kopper og bestikk. Arbeidet må utføres i tidsrommet mellom kl. 8 og kl (ordinær arbeidstid). Tidsbruk beregnes til ca minutter per uke. Tilbyder skal opplyse om ukepris. Oppdragsgiver vil beregne totalpris basert på antall virkedager i Helfo. 4 Beskrivelse av kantinelokalet og eksisterende utstyr 4.1 Kantinelokalet Kantinelokalet er beliggende i byggets fjerde etasje. Det er adkomst til kantinen via innvendig trapp, innvendig heis og utendørs takterrasse. Takterrassen benyttes til bespisning når været tillater det. Kantinelokalet er, i likhet med bygget for øvrig, universelt utformet. Det vises til at bygget er oppført i Kantinen har ca. 130 sitteplasser inne. Ute er det sitteplasser til ca. 30 personer. Varelevering til kantina skjer via dør med adgangskontroll i første etasje på byggets høyre side (sett forfra), vis-a-vis inngang til avfallsrom. Avfallsrommet har også dør med adgangskontroll. Det er egen utvendig ringeklokke til kantina. Se krav til varelevering og sikkerhet i bygget i punkt Møblering og utstyr Kantine med kjøkken er primært innredet for tilberedning og servering av kaldmat, varmmat og salatbar.

6 Oppdragsgiver tilbyr et moderne kantinekjøkken til kantinedrivers rådighet. Dette inkluderer ordinært storkjøkkenutstyr, inkludert kjølerom, kjøleskap, oppvaskmaskin etc. Kjøkkenet er også utstyrt med servise til servering og bespisning, som stilles til kantinedrivers rådighet. Kantina er videre møblert med stoler og bord. Oppdragsgiver setter også ut egne bord og stoler på takterrassen til utendørs bespisning i sommerhalvåret, eventuelt etter nærmere avtale med kantinedriver. 5 Krav til kantinekonsept, personell og bevertning 5.1 Konsept Formålet med anskaffelsen er å legge til rette for en fast, stabil og sikker drift av kantina. Oppdragsgiver ønsker videre at kantina skal fremstå som et attraktivt tilbud til de ansatte, herunder at kantina har en hyggelig og positiv atmosfære. Oppdragsgiver har også en målsetning om at kantinedriften skal bidra til å opprettholde og videreutvikle et godt arbeidsmiljø for alle ansatte. 5.2 Åpningstider Lunsjservering skal primært foregå i tidsrommet fra kl til 12.30, fra og med mandag til fredag med unntak for offentlige helligdager. Åpningstider i ferieperioder avtales nærmere mellom partene. Omfang og tidsrom for eventuelt ettermiddagstilbud kan avtales med oppdragsgiver etter kontraktsinngåelse. 5.3 Personell Minst en av de ansatte i Helfos kantine skal ha fagbrev som kokk. Øvrige ansatte i kantina skal være tilstrekkelig kvalifisert for utførelse av arbeidet som beskrevet av oppdragsgiver. Kantinedriver skal opplyse om hvor mange årsverk som beregnes benyttet for utførelse av arbeidet som er beskrevet av oppdragsgiver. Kantinepersonellet skal ved tilberedning av mat samt ved salg og servering av mat være ikledd kantinedrivers egen uniform, og for øvrig følge gjeldende regler for påkledning og hygiene i bransjen. Kantinepersonellet skal være serviceinnstilt, ha god ordenssans, en profesjonell og positiv fremtoning samt bidra til å skape en hyggelig atmosfære i kantina. Kantinepersonellet må ha gode muntlige og skriftlige norskkunnskaper

7 5.4 Bevertning og serveringstilbud Overordnede krav Kantinedriften skal innrettes slik at den dekker brukernes behov og ønsker om variasjon i utvalget av mat og drikke. Kantina skal ha sunn og frisk mat med gode råvarer til akseptable priser. Maten som serveres skal fortrinnsvis være «hjemmelaget», dvs. at kantinedriver tilstreber å lage mest mulig av maten som tilbys i kantina fra bunnen av. Oppdragsgiver vil vektlegge tilbud om hjemmelaget mat positivt. Kantinedriver skal også til enhver tid tilpasse menyen i tråd med behovene til brukere av kantina som har matallergi, for eksempel cøliaki, laktoseintoleranse, nøtteallergi etc. Tilbyder skal redegjøre for hvor stor andel av maten som tilbys i kantina som er hjemmelaget. Tilbyder skal opplyse om hva slags mat som tilbys som hjemmelaget, eksempelvis brødmat, kornblanding/granola, supper, varmmat, kaker/bakverk etc. Tilbyder skal opplyse om sin matfilosofi, herunder redegjøre for sitt tilbud av kortreist mat og mat med sunn helsemessig profil Tilbyder skal redegjøre for hvordan serveringstilbudet og menyer tilpasses allergikere. Tilbyder skal oppfylle gjeldende krav til merking av mat, herunder krav til å opplyse om allergener i maten jf. Mattilsynets nettsider Daglig lunsjtilbud Lunsjtilbudet skal som et minimum inkludere kald mat (brødmat), varmmat og salatbar. Det skal også tilbys varm og kald drikke, herunder som et minimum kaffe, te, to varianter melk samt eple- og appelsinjuice. Det skal også tilbys kaldt vann, med og uten kullsyre, fra dispenser. Brød, knekkebrød, granola etc. Det skal tilbys minimum tre typer brød Det skal tilbys allergivennlig brød Brødene skal merkes med type/navn og grovhetsskala

8 (kornsirkel) Det skal tilbys ferdig oppskåret brød Det skal tilbys hele brød som kan skjæres opp av kantinegjestene ved selvbetjening Det skal tilbys minimum tilbys to typer grovt knekkebrød Det skal tilbys allergivennlig knekkebrød Det kan tilbys granola, kornblanding etc. Engangsforpakninger med pålegg Det skal tilbys engangsforpakning med leverpostei Det skal tilbys engangsforpakning med makrell i tomat Det skal tilbys engangsforpakning med smøreost Det skal tilbys engangsforpakning med jordbærsyltetøy Det skal tilbys engangsforpakning med bringebærsyltetøy Det skal tilbys engangsforpakning med kaviar Det skal tilbys engangsforpakning med remulade Det skal tilbys engangsforpakning med majones Tilbyder kan opplyse om hvilke andre typer engangsforpakninger med pålegg som kan tilbys Tilbyder skal opplyse om hvilke allergivennlige påleggsprodukter som kan tilbys Ferskt pålegg fra brett i kjøledisk Det skal tilbys hardkokt egg i skiver Det skal tilbys diverse fiskepålegg. Tilbyder bes opplyse om sitt tilbud. Det skal tilbys kokt skinke i skiver Det skal tilbys gulost i skiver Det skal tilbys brunost i skiver Tilbyder kan opplyse om hvilke andre typer ferskt pålegg som kan tilbys Tilbyder skal opplyse om hvilke allergivennlige påleggsprodukter som kan tilbys Påsmurt kaldmat Det kan tilbys påsmurt rundstykke med variert pålegg Det kan tilbys påsmurt ciabatta eller lignende brødmat med variert pålegg Det kan tilbys påsmurt baguette eller lignende brødmat med variert pålegg Det kan tilbys grov og fin wraps/maislefse eller lignende med variert pålegg Tilbyder kan opplyse om hvilke andre typer påsmurt kaldmat som kan tilbys Tilbyder skal opplyse om allergivennlig utvalg av påsmurt kaldmat

9 Bakverk, kaker, dessert etc. Tilbyder skal tilby diverse bakverk, kaker etc. Tilbyder kan tilby smurt lefse Tilbyder kan tilby nystekte vafler Tilbyder kan tilby nystekte grove scones Tilbyder kan tilby nystekte hveteboller med og uten rosiner Tilbyder kan tilby nybakte kaker. Tilbyder bes opplyse om sitt utvalg av kaker. Tilbyder bes opplyse om sitt utvalg av allergivennlige kaker, bakverk etc. Tilbyder skal tilby sesongvarer som iskrempinner etc. Varmretter, supper etc. Det skal tilbys en varmrett til lunsj daglig Daglig varmrett skal varieres hver dag, og tilbyder skal tilstrebe å servere forskjellige varmretter hver dag i løpet av en 14-dagers periode. Det skal tilbys varm suppe til lunsj daglig Dagens suppe skal ha et variert innhold, og tilbyder skal tilstrebe å servere forskjellige suppetyper hver dag i løpet av en 14-dagers periode. Det skal alltid tilbys supper inneholdende grønnsaker Det skal tilbys allergivennlige supper minimum to dager hver uke Tilbyder skal variere mellom å tilby varmretter og supper basert på kjøtt, kylling, fisk etc. og rent vegetariske retter og supper Salatbar Tilbyder skal daglig tilby en god, frisk og variert salatbar for selvbetjening Tilbyder skal tilstrebe å benytte friske råvarer, og skal minimere bruk av hermetiske produkter. Det skal daglig tilbys frisk oppskåret grønn salat. Det skal varieres hvilken type grønn salat som tilbys. Det skal daglig tilbys frisk bladsalat, spinatblader eller lignende Det skal daglig tilbys frisk oppskåret paprika Det skal daglig tilbys frisk oppskåret agurk Det skal daglig tilbys frisk oppskåret tomat Det skal daglig tilbys friske bønnespirer, alfalfaspirer eller lignende Det kan daglig tilbys frisk oppskåret frukt som ananas,

10 mango etc. Det skal daglig tilbys en fersk kjøttingrediens som strimlet grillet kylling, stekt kyllingfilet i biter, kokt skinke i terninger, kjøttboller eller lignende Det skal daglig tilbys vegetariske alternativer som kikertboller/falafelboller, bønner, linser etc. Det kan tilbys osteprodukter i salatbaren Det skal tilbys ulike typer dressinger og oljer. Det bes opplyst om tilbyders utvalg, herunder om dressingbase (rømme, kesam etc). Ferdig blandet salat etter kantinedrivers konsept Drikke, meieriprodukter etc. Det skal tilbys varm nytrukket kaffe Det skal tilbys varmt vann til te Kaldt vann, med og uten kullsyre fra vannkjøler/dispenser (tilbys vederlagsfritt) Det skal tilbys minimum to typer/varianter melk Det skal tilbys minimum to typer fruktjuice Det kan tilbys ferskpresset fruktjuice Det kan tilbys frisk nylaget smoothie. Tilbyder bes opplyse om hvilke typer smoothie som kan tilbys, herunder hvilken base som benyttes og hvilke frukter som benyttes. Det skal tilbys et variert utvalg av mineralvann og brus i halvliters flasker. Tilbyder bes opplyse om hvilke produkter som kan tilbys. Det skal tilbys yoghurtprodukter. Tilbyder skal opplyse om hvilke yoghurtprodukter som kan tilbys. Det skal opplyses om tilbyders utvalg av allergivennlige kalde drikker. Det skal opplyses om hvilke kalde drikker som tilbys som regnes som hjemmelaget. Daglig ettermiddagstilbud Kantinedriver kan om ønskelig og etter nærmere avtale med oppdragsgiver tilby enkel servering på ettermiddagen. Tilbudet kan blant annet omfatte friske smoothies, oppskårne grønnsaker med eller uten dip, bakverk/kaker etc. Tilbyder bes opplyse om sitt eventuelle ettermiddagstilbud, herunder eksemplifisere med mulig serveringstilbud.

11 Tilbyder bes opplyse om oppdragsgiver gis mulighet til å påvirke sesongtilbud/temadager. Sesongbasert tilbud og andre serveringstilbud Kantinedriver kan om ønskelig tilby annen servering basert på eget driftskonsept. Tilbyder bes opplyse om sitt eventuelle sesongbaserte serveringstilbud, eksempelvis temadager og hyppighet for slike tilbud. Tilbyder bes opplyse om oppdragsgiver gis mulighet til å påvirke sesongtilbud/temadager. Forbruksmateriell Tilbyder skal daglig tilby alt forbruksmateriell som servietter, tannpirkere, engangsforpakninger med salt, pepper, sukker og kunstig søtstoff etc. Dette skal tilbys som vederlagsfritt for kantinegjester. Kostnader anses som dekket av driftstilskudd fra oppdragsgiver. Mat til møter, konferanser og andre større arrangementer Kantinedriver skal tilby møtemat til alle brukere av kantina. Kantinedriver skal også kunne tilby mat og servering ved større arrangementer i kantina, så som større møter og konferanser med eksterne møtedeltakere, samt julebord o.l. for de ansatte. Møtemat skal kunne bestilles senest kl. 10 dagen før det aktuelle møtet/leveringstid. Kantinedriver skal kunne tilby enkle lunsjretter som påsmurte baguetter eller rundstykker, koldtallerken med pålegg og brød, kakestykker, frukt- og grønnsaksfat etc. Oppdragsgiver kan ikke garantere for et bestemt antall bestillinger av møtemat eller bestillinger av mat til anledninger som beskrevet over.

12 Kantinedriver skal tilby møtemat basert på bestilling fra oppdragsgiver eller andre tilsluttede leietakere/brukere i Helfo-bygget Kantinedriver skal kunne levere møtemat som er bestilt innen kl. 10 dagen før levering Kantinedriver bes opplyse om sine øvrige rutiner for bestilling av møtemat Kantinedriver skal opplyse om tilgjengelig møtematmeny, herunder om andel hjemmelaget og kortreist mat. Kantinedriver skal opplyse sitt utvalg av allergivennlig møtemat. Kantinedriver skal kunne tilby mat ved større møter og konferanser innenfor ordinær arbeidstid. Kantinedriver skal kunne tilby matservering på julebord og lignende tilstelninger for ansatte utenfor ordinær arbeidstid 5.5 Servering og betalingsløsning All presentasjon og servering av mat skal fremstå profesjonelt og innbydende for kantinas gjester. Servering skal foregå etter selvbetjeningsprinsippet ved disk hvor gjestene forsyner seg selv og rydder benyttet servise (spisebrett, tallerkener, glass, kopper, bestikk etc.) på anvist sted i kantina selv. Betaling skal primært skje med ansattkort, men kantinedriver skal også kunne ta imot betaling med ordinært bankkort (debetkort) og kontanter. Når det gjelder ansattkort er det ønskelig at den ansatte selv kan lade opp kortet med ønsket beløp, uavhengig av kantinedrivers kasseløsning. Oppdragsgiver legger til grunn at en slik løsning kan bidra til en effektiv og smidig betjening av brukerne. Kantinedriver må selv skaffe til veie og organisere egnet betalingssystem. Kantinedriver skal kunne tilby betaling via e-faktura ved større arrangementer som seminarer og møter med eksterne. Dette gjelder også ved oppdrag for ansatte som leier kantina til privat arrangement jf. over.

13 Tilbyder skal legge til rette for et profesjonelt og innbydende serveringstilbud, herunder påse at kantinepersonellet medvirker til dette. Tilbyders presentasjon og servering av mat skal fremstå som innbydende for kantinas gjester, herunder skal alle gjeldende krav til hygiene og renhold ivaretas Tilbyder skal legge til rette for at kantinas gjester kan forsyne seg etter selvbetjeningsprinsippet på en effektiv og ryddig måte Tilbyder skal legge til rette for at kantinas gjester kan rydde benyttet servise, brett etc. på en effektiv og ryddig måte Kantinedriver skal selv skaffe til veie og organisere et egnet betalingssystem, som bidrar til en effektiv og smidig betjening av brukerne. Betalingssystemet skal være kontantfritt. Betalingsløsning som tilbys av kantinedriver skal basere seg på at den enkelte betaler med ansattkort (eks. adgangskort med magnetstripe). Betalingsløsningen må også kunne støtte betaling ved vanlig bankkort (debetkort) Oppdragsgiver ønsker at den ansatte skal kunne lade opp sitt ansattkort med ønsket beløp for kjøp i kantina via terminal som er plassert uavhengig av kasseløsningen. Kantinedriver skal kunne tilby betaling via e-faktura ved større møter og arrangementer Kantinedriver skal kunne tilby betaling via papirfaktura ved oppdrag for ansatte som leier kantina til privat arrangement.

14 5.6 Renhold og avfallshåndtering Kantinedriver er ansvarlig for daglig renhold av kantinens serveringsområde, kjøkken (inkludert kjøkkengulv), kjøledisker, serveringsdisk, kjølerom, kjøleskap og annet utstyr til driften. Kantinedriver skal også foreta daglig renhold av bord og stoler i kantinens bespisningsområde. Oppdragsgiver er ansvarlig for daglig og periodisk renhold av gulv i kantinen (unntatt kjøkkengulv) og toaletter i tilknytning til kantinen. Utvendig vindusvask besørges av huseier. Kantinedriver er ansvarlig for all avfallshåndtering i kantina. Dette innebærer en plikt til å kildesortere alt avfall, herunder legge til rette for at brukerne av kantina kan kildesortere avfall i egne beholdere for mat, restavfall etc. Kantinedriver skal også påse at det ikke benyttes unødvendig emballasje ifm. tilberedning, presentasjon og servering av mat. Kantinedriver er ansvarlig for å bringe avfall til avfallsrommet i byggets første etasje. Oppdragsgiver besørger avtale med renovasjonsselskap for borthenting av avfall. Kantinedriver er ansvarlig for daglig renhold av kantinens serveringsområde, kjøkken (inkludert kjøkkengulv), kjøledisker, serveringsdisk, kjølerom, kjøleskap og annet utstyr til driften. Kantinedriver skal også foreta daglig renhold av bord og stoler i kantinens bespisningsområde. Kantinedriver er ansvarlig for all avfallshåndtering i kantina, herunder å kildesortere avfall samt legge til rette for at kantinas gjester kan kildesortere avfall ifm rydding etter besøk. Kantinedriver skal påse at det ikke benyttes unødvendig emballasje ifm. tilberedning, presentasjon og servering av mat. Kantinedriver er ansvarlig for å bringe avfall til avfallsrommet i byggets første etasje, herunder plassere avfall i egne beholdere.

15 5.7 Varelevering og sikkerhet i bygget Kantinedrivers personell skal motta varer via egen adgangskontrollert dør i byggets første etasje, vis-a-vis inngang til avfallsrom. Det er ikke adgang til å motta varer via andre inngangsdører. Kantinedrivers personell plikter å ta imot vareleveranser personlig, samt å følge transportør inn gjennom bygget og ut igjen. Kantinedriver og det til enhver tid ansatte kantinepersonell plikter å gjøre seg kjent med gjeldende sikkerhets- og beredskapsrutiner i bygget, herunder brannvernbestemmelser.