KRAVSPESIFIKASJON FOR. Drift av Storstua i Drammen Rådhus Ref:

Transkript

1 KRAVSPESIFIKASJON FOR Drift av Storstua i Drammen Rådhus Ref:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Driften skal inkludere følgende tjenester... 3 Service... 4 Tilberedning av mat... 4 Levering og parkering... 5 Samarbeidsmøter... 5 Kontaktperson... 5 Utstyrsliste... 5 Generelt... 5 Beskrivelse av arrangementer i Storstua... 6 Diverse arrangementer... 6 Politiske møter... 6 Eksempel på møteplan politiske møter med servering i Storstua... 9 Bystyret 65 personer... 9 Formannskap 26 personer... 9 Bystyrekomiteer 45 personer... 9 Partssammensatt samarbeidsutvalg (PSU) 17 personer... 9 Eldrerådet 13 personer Rådet for funksjonshemmede 13 personer Ungdomsrådet 17 personer Klagenemda 8 personer Kontaktutvalget for næringslivet 25 personer (ca 17 kommer på møter)... 10

3 KRAVSPESIFIKASJON - D R I F T A V STORSTUA I DRAMMEN RÅDHUS Storstua er ordførerens representasjonslokale i Drammen Rådhus. Storstua brukes når ordføreren har mottakelse for gjester fra inn- og utland, og til bevertning før politiske møter. Det er stor variasjon i innhold og antall deltakere på arrangementene. Det ønskes en leverandør som påtar seg drift, catering og servering. Leverandøren skal produsere, levere og servere mat i forbindelse med små og store møter i Storstua. Oppdragsgiver skal ha høy prioritet hos Leverandøren. Leverandøren må ha sitt virke innenfor hotelldrift, restaurantdrift, kantinedrift eller catering. Den som skal drive Storstua, må ta eierskap til driften og sette sin ære i at driften og matserveringen gjennomføres på en profesjonell måte. Det stilles høye krav til kvaliteten på arbeidet som utføres. Serveringen til politiske møter foregår på ettermiddag og tidlig kveld. Kommunens årlige møteplan er styringsdokument for Leverandøren. Øvrige arrangementer er for det meste på dagtid/ettermiddag. Arrangementer fredag kveld, lørdag og søndag varsles i god tid. DRIFTEN SKAL INKLUDERE FØLGENDE TJENESTER Leverandør skal ha overoppsynet med Storstua og har ansvaret for at den til enhver tid fremstår som innbydende og stilfull. Driften skal være moderne og profesjonell. Leverandør skal varsle Oppdragsgiver hvis for eksempel renholdet er dårlig eller at lyspærer må skiftes. Det er Oppdragsgivers ansvar å rette feilene. Det er ikke beregnet at Leverandør skal bruke mye tid i Storstua utenom arrangementene, men det er opptil Leverandør hvordan de løser oppdraget. Leverandør skal stå for oppdekning, servering og rydding etter arrangementene. Leverandør har ansvar for å tenne i peisen og tenne lys i lysestakene når det er aktuelt foran arrangementer. Videre har de ansvaret for slukking av lys og låsing av Storstua etter selskaper. Leverandørens oppdrag er avsluttet når dette er gjort. Det er vaktselskapet som har ansvaret for å låse Rådhuset for kvelden/natten. Leverandøren holder for egen regning forbruksvarer som for eksempel servietter, fløte, sukkerbiter, oppvaskmiddel (til maskinen m.m.), kjøkkenhåndklær, kluter og pussemidler. Servietter kan det gå litt av, ellers er forbruket veldig lite. Leverandøren skal stå for passende/mest mulig lik bekledning til serveringspersonalet. Oppdragsgiver skaffer blomster ved behov. RENHOLD = ansvarlig Leverandør = den som får kontrakt for drift og catering til Storstua Renholder = Elite AS

4 Rom/område Anretningskjøkken Rengjøring av kjøkkenutstyr, hyller, skap og arbeidsbenk. Holde orden. Rengjøring av vegger, gulv himling og inventar Fjerne iøynefallende flekker på vegger, gulv og inventar Mellomgang og lagerrom Holde orden, rengjøre skuffer og skap Rengjøring av vegger, gulv himling Fjerne iøynefallende flekker på vegger, gulv og inventar 3. Storstua Rydde og rengjøre bord etter arrangement der de har levert catering. Pusse sølv og messing, rengjøre lysstaker Rengjøring av vinduer, vegger, gulv og himling Støvsuging og støvtørking av møbler og inventar Fjerne iøynefallende flekker på vegger, gulv og inventar Fordeling av ansvar for renhold Leverandør Renholder SERVERINGSPERSONALET Serveringspersonalet skal være serviceinnstilte, rutinerte og opptre profesjonelt. For å gi et bilde av bruken av serveringspersonalet viser tallene fra siste år at fra januar til og med juni ble det brukt serveringspersonale i gjennomsnitt 50 timer per måned. Juli måned var det ingen arrangementer. I Storstuas høysesong november og desember ble det brukt serveringspersonale i gjennomsnitt i 292 timer pr måned. SERVICE Oppdragsgiver forventer at Leverandøren er fleksibel og serviceinnstilt. Selv om de fleste arrangementene er planlagt i god tid er det likevel viktig at Leverandøren har kapasitet til å ta mindre hastebestillinger på kort varsel (dagen før/samme dag). TILBEREDNING AV MAT Tilberedning av maten må skje hos Leverandøren da anretningskjøkkenet i tilknytning til Storstua kun er egnet til oppvarming, kjøling og oppbevaring. Noe anretning kan likevel gjøres der. Maten skal fraktes til Storstua i henhold til gjeldende regelverk hva angår hygiene og temperaturer.

5 LEVERING OG PARKERING Levering til Storstua skjer via Borggården på Rådhusets bakside. Her vil Leverandøren få tillatelse til å stoppe for av- og pålessing, men det er ikke mulig å parkere her. Parkering må skje på ordinære parkeringsplasser mot parkeringsavgift. SAMARBEIDSMØTER Det vil bli holdt jevnlige samarbeidsmøter. Her skal arrangementer de neste månedene gjennomgås og planlegges. KONTAKTPERSON Oppdragsgiver skal ha en fast kontaktperson i kontraktsperioden. Denne personen skal navngis i tilbudet. En eventuell utskifting av kontaktperson skal meldes skriftlig til Oppdragsgiver. UTSTYRSLISTE Utstyr og sølvtøy skal telles en gang pr år og oversikten leveres til Oppdragsgiver. GENERELT Det er i stor grad opp til leverandøren å ta eierforhold til driften av Storstua og gjøre oppgavene på sin måte så lenge kravene som er listet opp her blir oppfylt. Oppdragsgiver ønsker et smidig samarbeid og er åpen for nye ideer i forhold til driften og cateringen. Hvis det er forhold som Oppdragsgiver ikke har spesifisert i kravspesifikasjonen, og som medfører kostnader som Leverandøren ønsker å kreve betaling for, skal dette spesifiseres og prissettes spesielt i tilbudet og prisskjemaet. Det skal spesifiseres alt som kommer i tillegg til de nevnte punktene ovenfor. Oppdragsgiver vil ikke akseptere tilleggsfakturering av forhold som er uteglemt hvis Leverandøren ikke har avklart dette i sitt tilbud. C A T E R I N G Det er i hovedsak møteoversikten på kommunens nettsider som er retningsgivende for når mat skal leveres. Øvrige arrangementer blir varslet av Oppdragsgiver i god tid. Oppdraget omfatter levering av møtemat som rundstykker, snitter og baguetter, lunsj, lunsjtallerkener, oppskåret frukt, fingermat, hverdagsmiddag, finere middag og kaker/bakervarer. Med andre ord skal det serveres alt fra pølse i brød til selskapsmiddager. I sjeldne tilfeller serveres drikke med alkohol så Leverandøren må ha egen skjenkebevilling. Leverandøren er ansvarlig for at mattilbudet er sunt, variert og av god kvalitet. Det forventes at mattilbudet har den rette balansen mellom forutsigbarhet på den ene siden og variasjon/begeistring på den andre siden. Leverandøren skal foreslå konsepter, temaer og lignende som følger årstidene. Det forventes at Leverandør kommer med forslag til menyer og har kompetanse på vin som passer til menyene.

6 Det er viktig å merke seg at all mat skal lages fra grunnen, med rene råvarer. Cateringen skal holde jevn høy kvalitet. Drammen kommune er Miljøfyrtårn og har derfor forpliktet seg til å øke bruken av økologiske produkter. Som et resultat av dette skal 15 % av råvarene som brukes i maten til Storstua være økologiske. Ved forespørsel må leverandøren dokumentere at dette kravet er innfridd. BESKRIVELSE AV ARRANGEMENTER I STORSTUA DIVERSE ARRANGEMENTER Storstua er først og fremst ordførerens representasjonslokale. Her er det mottakelser, overrekkelse av hederstegn og diplomer, utdeling av priser, markering av jubilanter og jubileer, ordførers arrangement i forbindelse med World Cup Skisprint (uformelt/sportslig arrangement), formannskapets julebord samt besøk fra inn- og utland. Ved slike arrangementer blir det servert f.eks. tapas, fingermat, kaker, kaffe, mineralvann, champagne, musserende vin o.l. Det er sesongsvingninger i antall arrangementer i Storstua. Høysesongen er høst og tiden før jul. Sommeren er en stille periode. I 2012 ble det holdt ca 35 arrangementer utover de faste politiske møtene. Hvis det skal brukes serveringspersonell her, avtales det på forhånd. POLITISKE MØTER Felles for de fleste møtene er at det er bevertning mellom kl Det serveres god, sunn, variert hverdagsmiddag til folkevalgte (både Formannskap og Bystyret) i forkant av politiske møter. Med hverdagsmiddag menes det representantene ville spist på en hverdag hvis han/hun var hjemme. Menyen varieres i forhold til sesongene. Det må tas hensyn til at noen møtedeltakere kan ha allergier, være vegetarianere, eller av andre grunner (for eksempel religiøse) ikke kan spise vanlig norsk mat (svinekjøtt og lignende). Det må da serveres et alternativ til disse. Spesifisering av mat og servering: FORMANNSKAP 26 PERSONER På disse møtene er det behov for serveringspersonale. Spiser mellom kl Her serveres middag med dessert. Mineralvann på bordet. Middag serveres som buffet i vannbad (eller på den måten leverandøren ønsker) som etterfylles ved behov. Gjestene forsyner seg selv. Alle kommer ikke til samme tidspunkt så servitørene må være oppmerksomme når det kommer inn nye møtedeltakere. Dessert, kaffe og te settes frem og gjestene forsyner seg selv. Det skal dekkes to langbord ( ), med spisebrikke, bestikk, glass, kaffekopper/skåler, tannstikkere, salt og pepper, servietter, opptrekkere og skåler til bruskorken, telys. Ass. mineralvann/brus skal stå på bordene fra kl Kl er det klart for å rydde og vaske bordene. Bordene settes tilbake i hesteskoform.

7 BYSTYRET 65 PERSONER På disse møtene er det behov for serveringspersonale. Spiser mellom kl Her serveres samme type mat som til formannskapet, men ikke dessert. Mineralvann på bordet. Middag serveres som buffet i vannbad (eller på den måten leverandøren ønsker) som etterfylles ved behov. Gjestene forsyner seg selv. Kaffe og te settes frem og gjestene forsyner seg selv. Det skal dekkes langbord til 65 med spisebrikker, bestikk, glass, kaffekopper/skåler, tannstikkere, salt og pepper, servietter, opptrekkere og skåler til bruskorken, telys. Ass. mineralvann skal stå på bordene fra kl Kl er det klart for å rydde og vaske bordene. Bordene settes tilbake i hesteskoform. Til kl ha oppskjært frukt klart på fat på buffet sammen med kaffe, te og isvann. Benytt engangservise til denne serveringen. Når Bystyret er ferdig med å spise frukt er det klart for å rydde og vaske bordene. BYSTYREKOMITEER - 45 PERSONER Spiser mellom kl Her serveres rundstykker, foccacia, snitter og annet påsmurt mat. Det serveres på buffet. Kaffe, te og mineralvann settes frem og gjestene forsyner seg selv. Det skal dekkes til 45 personer med spisebrikker, servise, sukkerbiter, kaffefløte, opptrekkere og skål til bruskorker. Bordene skal stå i hestesko. Ca 9 møter pr år. KLAGENEMDA 8 PERSONER Spiser mellom kl Her serveres for eksempel rundstykker, foccacia, snitter og annet påsmurt mat. Det serveres på buffet. Kaffe og mineralvann settes frem og gjestene forsyner seg selv møter pr år. PARTSAMMENSATT (PSU) 17 PERSONER

8 Spiser mellom kl Her serveres for eksempel rundstykker, foccacia, snitter og annet påsmurt mat. Det serveres på buffet. Kaffe, te og mineralvann settes frem og gjestene forsyner seg selv. Ca 11 møter pr år. KONTAKTUTVALGET FOR NÆRINGSLIVET 24 PERSONER Spiser mellom kl Her serveres for eksempel rundstykker, foccacia, snitter og annet påsmurt mat. Det serveres på buffet. Kaffe, te og mineralvann settes frem og gjestene forsyner seg selv. Ca 4 møter i året. UNGDOMSRÅDET 15 PERSONER Spiser mellom kl Her serveres for eksempel rundstykker, foccacia, snitter og annet påsmurt mat, pizza eller gryterett. Det serveres på buffet. Brus og mineralvann settes frem og gjestene forsyner seg selv. Ca 9 møter i året. ELDRERÅDET 13 PERSONER Spiser mellom kl Her serveres for eksempel rundstykker, foccacia, snitter og annet påsmurt mat, pizza eller gryte. Det serveres på buffet. Kaffe, te, brus og mineralvann settes frem og gjestene forsyner seg selv. Ca 9 møter i året. RÅDET FOR FUNKSJONSHEMMEDE 13 PERSONER Spiser mellom kl Her serveres for eksempel rundstykker, foccacia, snitter og annet påsmurt mat, pizza eller gryte. Det serveres på buffet. Kaffe, te, brus og mineralvann settes frem og gjestene forsyner seg selv.

9 Ca 9 møter i året. EKSEMPEL PÅ MØTEPLAN POLITISKE MØTER MED SERVERING I STORSTUA Bevertningen skal starte minutter før møtetidspunktet. BYSTYRET 65 PERSONER Tirsdag 19. februar kl Tirsdag 12. mars kl Tirsdag 23. april kl Onsdag 22. mai kl Tirsdag 18. juni kl Tirsdag 17. september kl Tirsdag 29. oktober kl Tirsdag 26. november kl Tirsdag 17. desember kl FORMANNSKAP 26 PERSONER Tirsdag 12. februar kl Tirsdag 5. mars kl Tirsdag 16. april kl Tirsdag 7. mai kl Tirsdag 11. juni kl Tirsdag 10. september kl Tirsdag 15. oktober kl Tirsdag 5. november kl Tirsdag 12. november kl Tirsdag 10. desember kl BYSTYREKOMITEER 45 PERSONER Tirsdag 5. februar kl Tirsdag 5. mars kl Tirsdag 9. april kl Tirsdag 7. mai kl Tirsdag 4. juni kl Tirsdag 3. september kl Tirsdag 8. oktober kl Tirsdag 5. november kl Tirsdag 3. desember kl PARTSSAMMENSATT SAMARBEIDSUTVALG (PSU) 17 PERSONER Mandag 4. februar kl Mandag 11. mars kl Mandag 8. april kl Mandag 6. mai kl Mandag 10. juni kl September (dato kommer)

10 Mandag 14. oktober kl Mandag 11. november kl Mandag 9. desember kl ELDRERÅDET 13 PERSONER Onsdag 30. januar kl Mandag 4. mars kl Onsdag 3. april kl Tirsdag 30. april kl Onsdag 29. mai kl Onsdag 28. august kl Onsdag 25. september kl Onsdag 30. oktober kl Onsdag 27. november kl RÅDET FOR FUNKSJONSHEMMEDE 13 PERSONER Torsdag 31. januar kl Tirsdag 26. februar kl Torsdag 4. april kl Torsdag 2. mai kl Torsdag 30. mai kl Torsdag 29. august kl Torsdag 26. september kl Torsdag 31. oktober kl Torsdag 28. november kl UNGDOMSRÅDET 15 PERSONER Torsdag 31. januar kl MANDAG 4. mars kl Torsdag 4. april kl Torsdag 2. mai kl Torsdag 30. mai kl Torsdag 29. august kl Torsdag 26. september kl Torsdag 31. oktober kl Torsdag 28. november kl KLAGENEMDA 8 PERSONER Torsdag 24. januar kl Torsdag 21. februar kl Torsdag 21. mars kl Torsdag 25. april kl Torsdag 23. mai kl Torsdag 20. juni kl Torsdag 22. august kl Torsdag 19. september kl Torsdag 24. oktober kl Torsdag 21. november kl Torsdag 19. desember kl KONTAKTUTVALGET FOR NÆRINGSLIVET 25 PERSONER (CA 17 KOMMER PÅ MØTER) Mandag 18. mars kl

11 ONSDAG 22. mai kl Mandag 4. november kl