KRAVSPESIFIKASJON - 15HAV16 DRIFT AV KANTINETJENESTER.

Transkript

1 KRAVSPESIFIKASJON - 15HAV16 DRIFT AV KANTINETJENESTER. Kontraktens omfang: Oslo Havn KF skal inngå en 3-årig avtale, med opsjon for oppdragsgiver på ytterligere år (forlenges for ett år av gangen) på drift av kantiner inklusiv leveranse av mat til møter, daglig drift samt levering av frukt. Uavhengig av dette vil avtalen i kontraktsperioden kunne sies opp med en frist på 6 måneder. Kantinetjenesten gjelder drift av våre 2 kantiner dvs. i administrasjonsbygget i skur 38 på Vippetangen/Akershusstranda og i sentralgarasjens bygg i skur 84 på Sjursøya. Kantinene skal servere lunsj til ansatte og gjester samt møtemat. Vi ønsker å ha kantiner med stabil drift og høy kvalitet. Tilbudet i kantinene skal oppleves som noe positivt både for de ansatte Oslo Havn KF og gjester fra andre firmaer. Oppstart av kontrakt Dagens avtale løper ut og den nye kantinedriften skal være operativ fra i begge kantiner. Det planlegges totalrehabilitering av hele Oslo Havn KFs administrasjonsbygg (skur 38) i avtaleperioden. Oppstartstidpunkt for dette arbeidet er ikke fastsatt, men tentativt oppstartstidspunkt antas å være 2. halvår 2017 med en antatt byggetid på 6-8 måneder. Mest sannsynlig vil kantinen ikke kunne driftes i denne byggeperioden. Kantineoperatøren må akseptere et driftsopphold i denne perioden og være innstilt på å igangsette kantinedriften igjen når rehabiliteringsperioden er fullført. Oppdragsgivers månedlige driftstilskudd og andre kjente kostnader i byggeperioden hvor kantinedriften ikke kan opprettholdes, vil ikke kunne faktureres oppdragsgiver av leverandøren. Vi ser imidlertid ikke bort fra at det i flytteperioden kan være behov for kantinetjenester et annet sted, og oppdragsgiver vil komme tilbake til dette ved behov. I så fall må det inngås en særskilt avtale for dette tidsrommet. Kantinen på Sjursøya skal være i drift hele avtaleperioden. Kantinedriftens omfang: Oppdragsgiver har pr ca. 90 ansatte. Av disse er ca. 60 personer i administrasjonsbygget (skur 38) og ca. 30 personer på Sjursøya. I tillegg til ansatte i Oslo Havn KF benytter ca. 35 personer i DFDS kantinen på Vippetangen. Noen øvrige personer benytter også kantinen slik at daglig kundebesøk pr er ca. 100 personer. Kundene i kantinen i skur 84 er oppdragsgivers egne ansatte, men også ansatte fra firmaer i nærheten har tilgang til/benytter kantinen. Daglig kundebesøk ca. 45 personer. Total omsetning på møtemat var i 2015 på kr ,-. Av dette utgjør kr kostnader ved julelunsj for ansatte, juletrefest og middager. Ved utarbeidelse av tilbud kan tilbydere anta at antall personer som benytter kantinene og at omfanget av møtemat er stabilt, men er ikke forpliktende for oppdragsgiver.

2 Kantinebidrag Oslo Havn KF og DFDS ønsker å subsidiere driften av personalkantinene med et årlig beløp på tilsammen kr ,-, jfr. pkt. 9 som et av flere tiltak for å redusere prisen som brukere av personalkantinene betaler for lunsjen. Bidraget til kantinen på Vippetangen er kr ,- mens beløpet på Sjursøya kr ,-. Dette beløpet skal blant annet brukes til å dekke kantineoperatørens lønnsutgifter. Kantinebidraget faktureres oppdragsgiver månedlig etterskuddsvis, jf. pkt. 11. Prissystem Kantinebidraget er ment å finansiere lønnskostnadene til kantinens ansatte slik at dette reflekteres i form av reduserte priser til ansatte i Oslo Havn KF og DFDS. I den grad det er nødvendig med ekstra ansatte for å håndtere møtematproduksjon eller andre gjester i kantinen enn ansatte fra Oslo Havn KF og DFDS, forutsettes det at slike økte kostnader dekkes gjennom høyere priser for møtemat og andre gjester. Oppdragsgiver har derfor ikke noe i mot om tilbyder velger å innføre et 2-pris system. Arrangementer Det inviteres årlig til julelunsj for alle ansatte i Oslo Havn KF i kantinen på Vippetangen. Julelunsjen består av tradisjonelt koldtbord og julemat. Etter jul arrangeres juletrefest for barn og barnebarn til ansatte. Kantineoperatøren må være forberedt på også å yte service til andre former for arrangementer som kan oppstå i løpet av året. I tillegg eier Oslo Havn KF et fyr som perioden mai september benyttes til ca lunsj og middagsarrangementer for opp til 15 personer. Kantineoperatøren må kunne tilby å tilberede og servere mat av restaurantkvalitet på dette stedet. På fyret er det kjøkken med ordinær komfyr, oppvaskmaskin og kjøleskap. Vare- og persontransport skjer med båt fra Vippetangen. Oslo Havn KF har ansvar for rengjøring av fyret. Lokaliteter/Utstyr i kantinene Oppdragsgiver stiller til rådighet for kantineoperatøren i begge kantinene: kantinekontor til kantineansvarlig lite lagerrom. eget toalett for kantinebetjeningen. Kantineoperatøren vil få «fri stasjon»; dvs. fri husleie og strøm. Oppdragsgiveren holder nødvendig utstyr for daglig drift av kantinen, men må selv skaffe dispensere til melk, juice, låsbart skap for mineralvann og yoghurt. Kantinekjøkkenet i skur 38 på Vippetangen er utstyrt med: Kjøle/fryseskap, oppvaskmaskin, kaffemaskin, kombidamper samt en liten kokeplatetopp (4 plater) Kantinekjøkkenet i skur 84 på Sjursøya er utstyrt med: Kjøle/fryseskap, oppvaskmaskin, kaffemaskin, kombidamper. Kantineoperatøren forplikter seg til å behandle utstyr og lokaler som er stilt til disposisjon på en forsvarlig måte, og skal erstatte skader eller tap som ikke skyldes normal bruk eller forringelse.

3 Dersom det er behov for å fornye/erstatte gammelt utstyr i kantina skal oppdragsgiver forespørres/godkjenne dette i forkant. Godkjente bestillinger bestilles via kantineoperatøren som fakturerer Oslo Havn KF. Oppdragsgiver kontaktes ved skade på utstyr eller behov for reparasjon/service, jf. pkt. 12. Kantineoperatøren må sette opp og drifte en mineralvannautomat, på angitte steder i både skur 38 og skur 84 og har ansvar for at denne til enhver tid ikke går tom. Ansatte i Oslo Havn KF kan disponere kantinelokalet til egne arrangementer som bursdagsfeiringer, konfirmasjoner mv. Ved bruk av kantinekjøkkenet skal mulighet for bruk av dette avtales på forhånd mellom kantineansvarlig i Oslo Havn KF. Kantineoperatøren må utarbeide retningslinjer for slik bruk slik at bruken ikke kommer i konflikt med Mattilsynets regler. Dersom en ansatt i Oslo Havn KF har behov for bistand fra kantinepersonalet til privat arrangement skal dette avtales på forhånd. Adgang til Oslo Havn KFs lokaler Kantinepersonalet skal forholde seg til oppdragsgivers alarmanlegg og sette seg inn i oppdragsgivers prosedyrer for brannsikkerhet og adgangskontroll. Kantinepersonalet får utlevert adgangskort til byggene som vedkommende skal kvittere for. Ved skifte av personell skal adgangskortet innleveres og kvitteres ut av ny person. Kantinekjøkkenet skal være låst utenom åpningstid. Oslo Havn KF har parkeringsmuligheter og kantinedriftspersonale vil ved behov kunne få parkeringstillatelse. Det tas forbehold om at dette kan bli endret i avtaleperioden. Renhold av lokalene Oppdragsgiver har egen avtale med et rengjøringsfirma om rengjøring av gulv og vinduer. Dette firmaet foretar daglig rengjøring av gulvene i kantinelokalet og kantinekjøkkenet.

4 1 Kvalitet og service Krav til maten i kantinene Ukemenyer Det utarbeides en variert ukemeny med minst et tilbud for varmmat samt suppe pr. dag. Menyene skal i hovedsak være like i begge kantiner. Menyene sendes kantineansvarlig i HAV og kontaktperson hos DFDS senest kl fredag uken før, slik at disse kan legges ut på respektive intranettsider. Varmmat All varmmat, skal serveres med grønnsaker/råkost. Kan selges etter vekt Buffet-lunsj Kantinen skal ha minimum 4 buffetserveringer i året. Salatbar: Kantinen skal ha et assortert og godt utvalg i salatbaren. Salatbaren skal fremstå som sunn og innbydende og grønnsakene skal være friske. I salatbaren skal ha det daglig variere mellom kjøtt/kylling/fisk. Det skal ikke benyttes restemat Det skal være sunne dressinger. Disse skal til dels være hjemmelagde. Disk Disken skal være innbydende og inneholde et assortert tilbud; både i form av ferdigsmurt og pålegg til å smøre egen mat. Brød og kaker Brødvarene skal være assorterte med vekt på grove og sunne bakervarer. Kantinen skal daglig tilby en Annet Det skal være minimal servering av frityrstekt mat. Buffeten skal både være et koldtbord og inneholde forskjellige varmretter. Hver buffet har eget «tema» f.eks. mat fra andre land. Oppdragsgiver og DFDS varsles om hvilke dager dette er planlagt i forkant

5 Møte- og selskapsmat type gjærbakst, kake eller vafler. Det skal tilbys mat til personer som er gluten og lactose intolerante. Oslo Havn KF ønsker en variert møtematmeny og en selskapsmeny for bruk ved spesielle arrangement. Kokk/serveringhjelp Timepris for bruk av kokk og serveringspersonell, utover ordinær arbeids tid skal spesifiseres Oslo kommune stiller krav om at det benyttes økologisk mat i stor grad og at det ukentlig minimum skal være et tilbud om vegetarmat som varmrett. Kaffe/te/juice Kaffe/te/juice som serveres skal enten være et Fairtradeprodukt eller sertifisert gjennom UTZ (økologisk dyrket kaffe.) Frukt og grønt Det skal 2 ganger daglig settes ut oppskåret friske grønnsaker og assortert utvalg av frukt (morgen og etter lunsj) 2 Kantinens betjening Kompetanse Språk Service Uniform Ekstrahjelp Ansatte i kantinene skal ha interesse for mat og minst en person i hver kantine bør ha kokkeutdannelse. Arbeidserfaring kan kompenseres med manglende formell utdannelse. Kantinepersonellet bør ha hatt ansvar for å drive kantine tidligere. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å godkjenne vedkommende som skal være kantineansatt. Kantinebetjeningen må kunne kommunisere skriftlig og muntlig på norsk Kantinebetjeningen skal yte god service mot brukerne av kantinen. Kantinebetjeningen skal være uniformerte Ved sykdom/ferieavvikling skal kantineoperatør stille med erfaren ekstrahjelp Møtemat skal i utgangspunktet være bestilt dagen før, men det må være rom for å kunne plukke noe spiselig raskt med seg til f.eks. uforutsette møter Jfr. prisskjema; vedlegg 3 Kaffe- og vannautomater er omfattet av sentral rammeavtale i Oslo kommune. Oppdragsgiver er forpliktet av denne. Det skal varieres med ulike typer grønnsaker og frukt gjennom hele året. Det legges vekt på om kantineleder og annet tilbudt personell har relevant kompetanse på håndtering og tilberedelse av mat, samt erfaring med ledelse av kantiner. Må kunne håndtere kassasystemet

6 Servering til møter Kantinepersonalet skal ved behov bringe mat til møterommene og rydde etter møteslutt 3 Miljøhensyn - kildesortering Kildesortering Ikke bruk av løsemidler Rengjørings-midler ISO Restemat Engangspakninger Kantineoperatøren må til enhver tid rettes seg etter oppdragsgivers regler for kildesortering. Det forventes at drift av kantinen legges opp på en slik måte at driften forurenser minst mulig og det skal for eksempel ikke benyttes løsemidler som forurenser unødvendig mye. Rengjørings- og oppvaskmidler og øvrig vaskemiddel/forbruksmateriell som den daglige kantinedriften krever (inkl. rensemiddel til ovn), bekostes av kantineoperatøren HAV er ISO sertifisert etter og stiller krav til oppfølging av relevante rettsregler som for eksempel produktforskriften skal etterleves. Spiselig mat bør i minst mulig grad kastes og bør gjenbrukes, men restemat skal ikke inngå i salatbar. Overskuddsmat kan likevel ikke benyttes flere dager enn en, eller etter normal holdbarhetstid er utløpt. Porsjonspakninger/emballasje skal benyttes i minst mulig grad. 4 Telefoni/datasystem Telefon Data Kantinekasse Kantineoperatør må selv ordne: telefon/ datautstyr/bankautomat kantinekasse/kassasystem Kantinekort Kantineoperatør må stille med kantinekort til ansatte i HAV og DFDS 5 Renhold Kantineoperatør er ansvarlig for at kantinen fremstår som ryddig og ren. Kantineoperatør har ansvar for daglig oppvask av service og bestikk samt Kantineoperatør skal besørge avfallsposer til vanlig avfall av miljøvennlig utgave og gjenvinningsbar utgave til matavfall. Kantinebetjeningen skal bære ut søppel/matavfall hver dag. Papp skal brettes og legges i angitte papirdunker. Hos oppdragsgiver er det mulig å koble seg opp mot trådløst nett. Ønsker minst mulig bruk av kontanter som betalingsmulighet. Oslo Havn KF har avtale med rengjøringsbyrå som

7 vask av disker, kjøkkenbenker. Kantineoperatør skal vaske bordene i kantinen og møterom Festningen (forlengelse av kantinelokalet) samt tørke av stolene daglig. Hovedrengjøring av kantinekjøkken gjøres årlig av kantineoperatør. 6 Automater/dispensere Dispensere Kantineoperatør må stille med melk/juice-dispensere. Brusskap i Kantineoperatør må stille med låsbart kantinelokalet skap for mineralvann/yoghurt osv. Brusautomat Kantineoperatør må stille med brusautomat til hver kantine slik at ansatte kan få kjøpt mineralvann etter stengetid. 7 Kantineoperatørs forsikringsselskap Forsikring Tilbydere må dokumentere hvilket forsikringsselskap de benytter når det gjelder ansvarforsikring. 8 Avvikling av ferie Åpningstider Kantinene skal i være åpen alle ukedager i tidspunktet kl. 10:30 13:30, bortsett fra på offentlige høytidsdager. Stenging av kantinen utenom dette for enkeltdager skal avtales på forhånd. 9 Kantinebidrag/prisjusteringer/priser Det ytes et årlig kantinebidrag på tilsammen kr ,- for begge kantinene Kantinebidraget justeres i avtaleperioden årlig i samsvar med siste års prosentvise endring i tarifflønnen til restaurantarbeider. Første gang i fra 1. mai i Prisene i kantinen kan justeres årlig i henhold til konsumprisindeksen. Første mulige gang 1. januar Alle priser skal oppgis inkl. mva. Kantinebidraget er uten mva. Oslo Havn KF subsidierer de ansatte med 30 % på kjøp i kantinen. (Forutsatt at de har kantinekort). DFDS har egen avtale med sine ansatte om % rabatt. 10 Fakturering Faktura Kantineoperatør sender Oppdragsgiver månedlige fakturaer på kantinebidraget vasker gulvet i kantinekjøkkenet og i kantinelokalet. Disse plasseres i henhold til avtale med oppdragsgiver. Av dette skal DFDS betale en avtalt andel for kantinen på Vippetangen. 30 % innbefatter ikke kjøp av sjokolade. Kantinebidraget som omfatter kantinen på Vippetangen deles 50/50

8 Kantineoperatør sender egen faktura på det kantinebidraget som skal faktureres DFDS Oppdragsgiver ønsker månedlig samlefaktura på kjøp av møtemat fordelt på kostnadssteder 11 Kantineutstyr Dersom det er behov for fornyelse av utstyret i kantinekjøkkenet skal evt. kjøp avklares med kantineansvarlig hos Oslo Havn KF før bestilling gjøres Prisene skal inneholde mva., inkludert frakt. Eventuell gebyrer skal ikke faktureres oppdragsgiver. Fakturering utstyr og rep. av utstyr gjøres gjennom kantineoperatøren mellom Oslo Havn KF og DFDS Møtemat bestilles på egne skjemaer Ingen innkjøp/bestillinger av utstyr/reparasjoner gjøres før dette er avtalt med oppdragsgiver i forkant.