Konkurransegrunnlag rådgivertjenester

Transkript

1 KOMMUNALTEKNIKK Konkurransegrunnlag rådgivertjenester Del II kontraktsgrunnlaget (oppdraget) Rammeavtale Usikkerhetsstyring/-analyser

2 Innhold A. GENERELL DEL 3 A.1 INNLEDNING 3 A.2 KONTRAKTSARBEIDET OMFANG OG ORGANISERING 3 A.3 OPPDRAGETS VARIGHET 3 B. OPPDRAGSBESKRIVELSE 4 B.1 TEKNISKE KRAV 4 B.2 KRAV TIL LEVERANDØR 4 B.3 YTELSER SOM INNGÅR I OPPDRAGET 4 B.4 LEVERANDØRENS LEVERANSER 4 B.5 DIGITALE DATA 4 C. ADMINISTRATIVE RUTINER 5 D. FRISTER OG DAGMULKT 6 VEDLEGG 1 7 Dato: Side 2 av 7

3 A. Generell del A.1 Innledning Trondheim kommune, Kommunalteknikk, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse om en rammeavtale innenfor området usikkerhetsstyring og usikkerhetsanalyser. Det skal inngås rammeavtale med én leverandør. Rammeavtalen skal bidra til å styrke oppdragsgivers prosjektgjennomføring innenfor bygg og anlegg. Informasjon om Trondheim kommune finnes på A.2 Kontraktsarbeidet omfang og organisering Tilbyder skal levere kompetanse og rådgivning knyttet til usikkerhetsstyring og usikkerhetsanalyser gjennom å tilby tilpasset opplæring når oppdragsgiver har behov for det. Tilbyder skal i tillegg bistå oppdragsgiver med metodikk, prosessledelse og verktøystøtte i prosjektfaser hvor det skal gjennomføres usikkerhetsanalyser. Det kan også bli aktuelt at tilbyder deltar i prosjektevaluering ved utvalgte prosjekters slutt for å vurdere kvaliteten av gjennomførte usikkerhetsanalyser. Det er vanskelig å anslå det samlede omfanget av de oppdrag som vil bli bestilt gjennom rammeavtalen, da dette vil avhenge av tilfang av prosjekter, framtidige bevilgninger og framtidig intern bemanningssituasjon. Anslag: Kompetansehevende tiltak Prosessledelse ved gjennomføring av usikkerhetsanalyser Evaluering av usikkerhetsanalysen i etterkant 1-2 kurs pr. år 2 5 usikkerhetsanalyser pr. år. 1 prosjekt pr. år Oppdragene under denne rammeavtalen vil variere både i innhold og omfang. Enkelte oppdrag kan gjelde korte avgrensede oppgaver, mens andre oppdrag kan være av lengre varighet. A.3 Oppdragets varighet Rammeavtalen inngås for en periode på to år med mulighet for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med inntil to år ( ) Dato: Side 3 av 7

4 B. Oppdragsbeskrivelse B.1 Tekniske krav Tilbyder skal tilby metodikk og støtteverktøy for gjennomføring av usikkerhetsstyring/-analyser som er anerkjent som beste praksis i markedet. Tilbyder må forholde seg til prinsipper og begreper i NS 3453, samt oppdragsgivers prosjektmodell, se vedlegg 1. B.2 Krav til leverandør Tilbyder må ha god erfaring i å gjennomføre opplæring. Kursholdere må ha meget god kunnskap og erfaring med usikkerhetsstyring/-analyser. Kursholdere må kunne kombinere teori og praksis med utgangspunkt i bygg og anlegg. Det vektlegges også at kursholdere har erfaring med prosjektledelse og beste praksis i prosjektstyring. Leverandør må ha nok kapasitet til å kunne delta i gjennomføring av usikkerhetsanalyser slik at oppdragsgiver får bistand innen rimelig tid. Oppdragsgiver definerer rimelig tid som 14 dager etter avrop. Prosessledere for gjennomføring av usikkerhetsanalyser må ha god erfaring i å lede gjennomføring av usikkerhetsanalyser med utgangspunkt i tilbudt metodikk. Prosessledere må kunne kombinere teori og praksis med utgangspunkt i bygg og anlegg. Leverandøren er ansvarlig for at oppdraget blir utført av de personene som er navngitt i tilbudsskjema. Dersom en angitt person slutter i sin stilling hos leverandøren, sykemeldes eller tas ut i permisjon i løpet av kontraktsperioden, plikter leverandøren å erstatte vedkommende med en annen med samme faglig kompetanse. Oppdragsgiver skal godkjenne endringen. Nødvendig opplæring av ny person, som kreves for at skiftet ikke skal innebære kvalitetsforringelse av tjenesten eller forsinkelse i henhold til avtalte fremdriftsplaner, bekostes av leverandøren. Med opplæring forstås også den tid som går med til å sette seg inn i arbeidet. B.3 Ytelser som inngår i oppdraget Følgende ytelser inngår i rammeavtalen: - Etablere opplæringspakke omfang og innhold - i samarbeid med oppdragsgiver. - Gjennomføre opplæring etter oppdragsgivers behov. Opplæring forutsettes gjennomført i oppdragsgivers lokaler i Trondheim. - Tilby en generisk metode for gjennomføring av usikkerhetsanalyser og håndtering av usikkerhetsstyring i prosjektets levetid. - Etablere en veileder evt. krav til oppdragsgivers forberedelser før usikkerhetsanalyser gjennomføres. - Prosessledelse ved gjennomføring av usikkerhetsanalyser etter oppdragsgivers behov. - Bistå med å gjennomføre evaluering i etterkant av prosjekter der usikkerhetsanalyser har vært gjennomført. B.4 Leverandørens leveranser Følgende leveranser skal leveres i prosjektet: - Kursdokumentasjon gjennomføring av usikkerhetsanalyser og /-styring - Veileder forberedelse til gjennomføring av usikkerhetsanalyser - Usikkerhetsanalyser (rapporter) B.5 Digitale data Alt skriftlig materiale som tilbyder produserer i henhold til kontrakten skal også leveres som digitale dokument, og være mulig å lese i standard Microsoft Office programvare. Dato: Side 4 av 7

5 C. Administrative rutiner Avrop på rammeavtalen Før avrop på rammeavtalen skal behov og omfang beskrives av oppdragsgiver. Tilbyder skal estimere og angi en sannsynlig honorarramme for det enkelte oppdrag med utgangspunkt i beskrevet omfang og avtalte timepriser. Alle avrop fra rammeavtalen skal signeres av begge parter på eget avtaleformular. Faktureringsrutiner og faktura Faktura skal være i norske kroner. Betalingsvilkår: Netto pr. 30 dager. Det skal faktureres pr. avrop. Kuttdato for fakturering er første dag i måneden, dersom et avrop går over flere måneder. Avregning av endrings- og tilleggsordrer og regningsarbeider skal spesifiseres på egne fakturaer. Faktura skal angi om det er en ordinær faktura eller kreditnota. Hvis det er beregnet og belastet merverdiavgift knyttet til leverte varer/tjenester gjelder følgende tilleggskrav: Spesifikasjon av merverdiavgiftsbeløpene, fordelt på hver enkelt sats Registreringsnummer i merverdiavgiftsregisteret med bokstavene "MVA" bak registreringsnummeret. Fakturaadresse: Trondheim kommune fakturamottak Tkorgkode: Referanse: Knut Helge Togstad Sentralt fakturamottak 7004 TRONDHEIM EHF-faktura (elektronisk faktura) Trondheim kommune krever at fakturaer og kreditnotaer fra leverandører leveres som e-faktura. Trondheim kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra sine leverandører i det offentlige standardformatet Elektronisk HandelsFormat (EHF). Ved sending av elektroniske faktura er det ekstra viktig at enhetene oppgir korrekt kode, ettersom den leses maskinelt og det ikke er rom for tolking av fakturaen. TK org.koden skal være 6-sifret og eventuell tekst skal komme etter koden. Vedlegg til EHF-faktura Som vedlegg til faktura skal det leveres en statusrapport. Det vises til eget skjema fra Trondheim kommune for rapportering av status vedlagt avtaledokumentet. Trondheim kommune ønsker en vedlagt PDF-fil eller TIFF-fil i selve EHF-transen med en referanse mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF-formatet. Vedlegg i andre formater enn pdf og tiff blir ikke akseptert. Dato: Side 5 av 7

6 Forsikring Se avtaledokument. Kvalitetssikring Rådgiveren skal etablere et kvalitetssikringssystem for prosjektet. Språkkrav All kommunikasjon med oppdragsgiver og andre involverte, alle møter og lignende skal foregå på norsk. Alle skriftlige leveranser skal være på norsk. Informasjon om tredjepartskontroll Normalt gjennomføres det ikke tredjepartskontroll, men ved større prosjekt vil det vurderes av oppdragsgiver. Uttalelser til media Det er kun oppdragsgiver som skal uttale seg til media hvis ikke annet avtaltes med oppdragsgiveren. D. Frister og dagmulkt Dagmulkt Regler iht. angitt Norsk Standard legges til grunn (NS 8402). Se for øvrig avtaledokument. Frister Frister avtales for hvert enkelt avrop. Dato: Side 6 av 7

7 Vedlegg 1