Vedlegg 4 Kontrakt. Kontrakt. mellom

Transkript

1 Ringsaker kommune Org.nr: Vedlegg 4 Kontrakt Kontrakt mellom og heretter benevnt leverandøren 1. Avtalen omfatter levering av Byggmestertjenester og totalentreprenør 2. Avtaleperiode Oppdragsgiver har en ensidig rett til å forlenge avtalen med år med samme vilkår. 3. Oppdragsfordeling i avtaleperioden Ringsaker kommunes parallelle rammeavtale på tjeneste- og vareområdet byggmestertjenester og prosjektkoordinator/minientreprenør har følgende fordeling mellom tre leverandører: 1/3 til hver. Leverandørens andel: 1/3 4. Følgende betingelser gjelder for avtalen: Leveringstid produkter Spesielle avtalevilkår og alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune Leveringsbetingelser Spesielle avtalevilkår og alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune Betalingsbetingelser Spesielle avtalevilkår og alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune 5. Avtalen består av denne underskrevne side og følgende vedlegg (rekkefølge viser dokumentrang): A. Spesielle avtalevilkår og alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune B. Konkurransegrunnlaget C. Leverandørens tilbud 6. Kontaktperson hos leverandøren: Navn, tlf:, e-post:, adr:. 7. Kontaktperson for leveransen hos leverandør Navn, tlf:, e-post:, adr:. 8. Kontaktperson for avtalen hos Ringsaker kommune: Ann Marit Holumsnes, innkjøpsrådgiver, tlf: , e-post: anho@ringsaker.kommune.no, adr: Postboks 13, 2381 Brumunddal. 9. Kontaktperson for oppdrag hos Ringsaker kommune: Lars Rostad, avdelingsleder ved enheten bygg og eiendom drift, tlf: , epost: lars.rostad@ringsaker.kommune.no, adr: Åsmarkvegen 3, 2390 Moelv. 10. Faktura Fakturaene skal sendes elektronisk (PDF-format eller i EHF-elektronisk handelsformat) til Ringsaker kommune. Kontaktperson for EHF-format er Ole Peder Jensen, regnskapssjef, tlf

2 Merking av fakturaer For Ringsaker kommune skal fakturaen merkes med oppdragets ordrenummer, et 6 sifret referansenummer, fullt navn og initialene til bestilleren. 11. Underskrift For Ringsaker kommune Brumunddal, den For.., den Espen Hvalby Assisterende rådmann 2

3 Vedlegg A: Spesielle avtalevilkår og viktige avtalemomenter Nr og krav 1.1 Personell hos leverandør Arbeidsteam/tilbudt personell Det kreves at leverandør tilbyr et arbeidsteam for Ringsaker kommune. a) Tilbudt personell skal være tilgjengelige for Ringsaker kommune i avtaleperioden. b) Eventuelle endringer i arbeidsteamet skal varsles minimum 2 måneder før endring inntrer. c) Kompetansen på arbeidsteamet skal opprettholdes gjennom hele perioden Kontaktperson a) Oppdragsgivers hovedkontakt hos leverandør for avrop på rammeavtalen skal være den person som koordinerer firmaets aktiviteter innenfor rammeavtalen. b) Hovedkontakten har myndighet til ressursplanlegging og kontraktsinngåelse Ved samarbeid bruk av underleverandører Ringsaker ønsker å forholde seg til en leverandør ved samarbeid. Ringsaker vil kun skrive kontrakt med avtaleansvarlig og kreve at det foreligger en samarbeidskontrakt mellom samarbeidspartnerne innen kontrakten underskrives. Hovedleverandør/kontraktspart er ansvarlig for arbeid gjort av underleverandører/samarbeidspartnere. Forpliktelseserklæring skal vedlegges tilbudet jf. pkt Bestilling og ordrebekreftelse Elektronisk handel Det kreves at leverandøren er villig til å motta bestillinger av oppdrag gjennom kommunenes innkjøpssystem og kommunens byggforvaltningssystem. Kommunen benytter ikke i dag systemene, men det vil bli aktuelt i avtaleperioden Bestillingsmaler Det kreves at leverandøren er villig til å bidra til utarbeidelse av bestillingsmaler samt motta bestillinger på denne malen. Kommunen benytter ikke i dag maler på alle bestillinger, men det vil bli aktuelt i avtaleperioden Endringsskjema Det kreves at endringsskjema skal benyttes for oppdrag når oppdragsgiver ønsker det. I de tilfeller endringen medfører en kostnadsendring skal denne endringen merkes spesielt på fakturaen. 3

4 1.2.4 Egne kontrakter ved større avrop på rammeavtalen Det kreves at leverandør aksepterer at oppdragsgiver vil benytte norsk standard sine kontrakter ved større avrop på rammeavtalen. Vilkårene i avropsavtaler skal aldri gi dårligere vilkår enn kontraktgjennomføringskravene eller de alminnelige innkjøpsvilkårene for Ringsaker kommune Ordrebekreftelse a) Det kreves at leverandør skal oversende en ordrebekreftelse elektronisk ved alle bestillinger senest 48 timer etter bestilling. b) Ordrebekreftelsen skal inneholde et unikt ordrenummer for oppdraget. Ved bruk av kommunens innkjøpssystem skal ordrebekreftelsen inneholde kommunens ordrenummer. c) Ordrebekreftelsen skal minimum inneholde forventet leveringstidspunkt der dette ikke er avtalt ved bestilling, navn på kontaktperson hos leverandør og et prisanslag. d) Hvis leverandøren ikke kan utføre oppdraget innen den frist som oppdragsgiver angir, skal leverandør uavkortet gi tilbakemelding om dette til bestiller. e) Hvis oppdraget ikke kan utføres innen den frist som oppdragsgiver angir, står kommunen fritt til å benytte seg av andre leverandører. f) Det kreves at leverandør ved oppdrag over en uke leverer en komplett ordrebekreftelse som inkluderer alle kostnader som Ringsaker kommune vil bli belastet før oppstart av oppdrag. g) Ordrebekreftelsen skal sendes pr epost iht. en oversikt som oppdragsgiver utarbeider ved kontraktinngåelse. 1.3 Kvalitet og dokumentasjon Kvalitet Det kreves at alle oppdrag skal være prosjektert og utført iht. siste gjeldene forskrifter, regelverk og direktiver. Kravet inkluderer bruk av SHA planer. Leverandør/kontraktspart er ansvarlig for at eventuelle underleverandørers arbeider er utført i henhold til kravene over Sertifiseringer og godkjenninger a) Det kreves at leverandøren opprettholder alle sertifiseringer og godkjenninger i avtaleperioden. b) Ved endringer i grunnlaget for sertifiseringer eller godkjenninger, forplikter leverandøren seg til å kvalifisere seg til de nyeste standardene for sertifiseringer eller godkjenninger til enhver tid. 4

5 1.3.3 Bidrag til SHA planer Det kreves at leverandør bidrar til utvikling og oppfølging av SHA planer Feil eller mangler Det kreves at dersom arbeid/oppdrag er prosjektert og/eller utført med dårlig/feil kvalitet, plikter leverandør uten opphold å rette opp feil og mangler uten kostnader for Ringsaker kommune. Det er oppdragsgiver eller omforent tredjepart som vurderer om arbeid er utført med tilfredsstillende kvalitet. Dette er likevel ingen aksept for skjulte feil eller mangler som avdekkes på et seinere tidspunkt FDV- dokumentasjon Det kreves at leverandør skal levere komplett FDV-dokumentasjon iht. siste gjeldene versjon av NS 3456 til Ringsaker kommune etter endt oppdrag. Dokumentasjonen skal inneholde alle nødvendige opplysninger for å kunne drifte og vedlikeholde anleggene optimalt. Det kreves at dokumentasjonen for hvert oppdrag må minimum inneholde: 1) Funksjonsbeskrivelser. 2) Detaljtegninger av installasjon. 3) Produktopplysninger. 4) Drift/vedlikeholdsinstrukser med intervaller for kontroll og vedlikehold av de tekniske installasjonene. 5) Hvordan kontrollen og ettersynet skal utføres. 6) Eventuelle HMS-krav. Dersom byggverket endres gjennom oppgradering eller ombygning, for eksempel ved at andre produkter og nye materialer kommer inn i byggverket enn de som er beskrevet i sluttdokumentasjonen, skal FDV-dokumentasjonen oppdateres iht. de endringer som er gjort. FDV-dokumentasjonen skal sendes pr epost iht. en oversikt som oppdragsgiver utarbeider ved kontraktinngåelse Dokumenter/materiale Det kreves at leverandøren skal kunne levere: a) All dokumentasjon digitalt samt i papirformat der hvor det er ønskelig. b) Tegninger i DWG og PDF, gjelder også på detaljnivå. c) Alle tegninger i farger og ha en symbolbruk som gjør disse leselig også i sort/hvit-utgave. d) All dokumentasjon skal ivareta gjeldene lover, forskrifter, vedtekter, direktiver, retningslinjer og bransjenormer innenfor gjeldene område. e) Det kreves at alt materiale som utarbeides eller innhentes er, dersom ikke annet avtales, oppdragsgivers eiendom med alle rettigheter. Dokumentene skal sendes pr epost iht. en oversikt som oppdragsgiver utarbeider ved kontraktinngåelse. 5

6 1.3.7 Rent bygg Det kreves at leverandør skal gjennomføre oppdrag etter prinsippet om rent bygg. Dette vil si at det til enhver tid skal være ryddig og at leverandør skal ta med seg avfall/restmateriell underveis og etter endt oppdrag Kontroll og meldingsplikt Det kreves at leverandør gjennomfører enkel kontroll på oppdragsstedet samt melder tilbake til oppdragsgiver ved avdekte mangler ved brannvern, vann-inntrengning, skadedyr eller annen risiko for liv og helse og eiendom. Hvis avvik oppdages skal dette meldes inn elektronisk til oppdragsgiver umiddelbart. 1.4 Fakturering Elektronisk faktura/kreditnota Det kreves at leverandøren forplikter seg til å sende fakturaer og kreditnotaer elektronisk i EHF format. 6

7 1.4.2 Fakturering Det kreves at leverandør benytter følgende regler ved fakturering: a) Ved oppdrag starter fakturerbar arbeidstid ved frammøte og avsluttes ved avreise fra oppdragssted. b) Timelister skal alltid vedlegges. c) Hvis ikke annet avtales skal overtid ikke godtgjøres utover timesatsene. d) Det faktureres etter en timepris som samsvarer med den kompetanse som kreves for det respektive arbeidet. e) Det forutsettes at oppdrag blir gjennomført innenfor ordinær arbeidstid. Oppdrag utenom ordinær arbeidstid skal avklares med oppdragsgiver på forhånd. Eventuelle konsekvenser skal oppgis under samtalen. f) Ved oppdrag over en uke skal samkjøring prioriteres og dokumenteres i ordrebekreftelsen. g) Det kreves at leverandør sender en faktura for hvert oppdrag. h) Endringsskjema skal vedlegges fakturaen samt spesifiseres som eget punkt, jf. pkt i) Miljøgebyr skal spesifiseres på fakturaen. j) Garantibevis skal vedlegges fakturaen som eget vedlegg. k) Kampanjepriser som er rimeligere enn avtaleprisene skal komme Ringsaker kommune til gode. I de tilfeller leverandør er definert som totalentreprenør gjelder i tillegg følgende tilleggsregel: l) Underleverandørs/samarbeidsparts faktura med tilhørende vedlegg skal alltid vedlegges fakturaen Viderefakturering Ringsaker kommune aksepterer ingen form for påslag eller gebyrer ved viderefakturering av underleverandørers arbeid. Kontraktsparts tilbudspriser skal gjelde for underentreprenører/samarbeidspartnere Viderefakturering når leverandør er definert som totalentreprenør Ringsaker kommune aksepterer for denne rammeavtalen en fast påslagsprosent på 10 % på underleverandørs arbeid i de tilfeller leverandør er definert som totalentreprenør på et oppdrag Akonto/forskuddsfakturering Ringsaker kommune aksepterer kun akonto/forskuddsfakturering i de tilfeller dette er skriftlig avtalt ved bestillingstidspunktet eller i en omforent endringsmelding. Bestillingen eller den omforente endringsmeldingen må inneholde en plan og merking for akonto/forskuddsfaktureringen. 7

8 1.4.6 Fakturakontroll Leverandør plikter ved kontroll av rammeavtalens priser å dokumentere netto innkjøpspriser på materiell og utstyr i form av fakturakopi fra grossist evt. grossist avtale. Dette gjelder også ved bruk av underentreprenører/samarbeidspartnere Prisregulering Prisregulering av timepriser Alle timepriser skal være fast i rammeavtalens grunnperiode (1 år). Deretter kan prisene årlig reguleres. Indeksregulering gjøres i henhold til SSB sin lønnsindeks for bygge- og anleggsvirksomhet. Tidspunkt som legges til grunn for reguleringen er ett år før grunnperiodens utløp. Prisjusteringer skal varsles iht. alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune. Regulering av påslagsprosent på materiell Påslagsprosenten på materiell, jf. vedlegg 6 Sammenligningsgrunnlag, er fast i rammeavtalens grunnperiode (1 år), men det åpnes for at påslagsprosenten på materiell kan reguleres maksimalt +/- 1 % ved en eventuell forlengelse av rammeavtalen. Regulering av påslagsprosenten skal varsles iht. alminnelige innkjøpsvilkår. 1.5 Avtalemessige forhold Opplæring Det kreves at leverandør etter endt oppdrag gjennomfører opplæring av personell i Ringsaker kommune i de tilfeller hvor oppdragsgiver ønsker dette Implementering av avtalen Det kreves at leverandør gjennomfører oppstartsdag i samarbeid med oppdragsgiver. Målet for disse dagene er at bestillerne skal bli kjent med tilbudt personell og avtalen Taushetserklæring Det kreves at personell som skal gjennomføre oppdrag på denne avtalen må underskrive taushetserklæring. Vedlegg 3 Taushetserklæring underskrives ved avtaleinngåelse, samt løpende i avtaleperioden ved endring i tilbudt personell Evalueringsmøter Tilbyder forplikter seg til å gjennomføre evalueringsmøter med oppdragsgiver der målsettingen er utvikling av avtalen. Skjema for leverandørsamtaler skal benyttes som grunnlag for møtet. Møtefrekvens: minimum 1 gang pr. år Statistikk Det kreves at leverandør leverer statistikk minimum 1 gang i året i forkant av leverandørsamtalen. Statistikken sendes til avtaleansvarlig. Statistikken skal som minimum inneholde bestillingsenhet, ordrenummer, periode, totalpris varer og totalpris timesatser inkludert fordeling på de ulike timeprisene. 8

9 1.5.6 Lønns- og arbeidsvilkår Det kreves at leverandør følger norske bestemmelser i forhold til lønns- og arbeidsvilkår. Leverandør er ansvarlig for eventuelle underentreprenører/samarbeidspartnere som benyttes på oppdrag for Ringsaker kommune. Leverandør skal ved kontroll dokumentere at bestemmelsene overholdes Forsikringer Det kreves at leverandør til enhver tid følger de lovpålagte kravene til forsikringer Språkkrav Det kreves at all formell kommunikasjon under avtaleperioden skal skje på norsk. Det kreves at minst en av arbeidstakerne på det enkelte arbeidslag kan kommunisere slik at vedkommende forstår og kan gjøre seg forstått på norsk i tillegg til eventuelle andre språk hos øvrige medarbeidere på arbeidslaget. Tilsvarende gjelder også for de som utfører arbeid alene på arbeidsstedet Prøvetid Det kreves at leverandør aksepterer en prøvetid på 6 måneder(utvidelse i forhold til pkt 2.3 i alminnelige innkjøpsvilkår). Anser oppdragsgiver at leveringene ikke svarer til tilbudet, kan avtalen sies opp med umiddelbar virkning. Forlenget prøvetid kan også være en mulig løsning Mangler og reklamasjon Oppdragsgiver anser følgende punkter som mangler utover beskrevne punkter i pkt 2.9 i alminnelige innkjøpsvilkår: 1. Manglende oppfølging av SHA-planen for oppdragsstedet 2. Manglende ordrebekreftelse 3. Forsinkelser på oppstarts- og ferdigstillingsdato Sanksjoner knyttet til mangler Dersom leverandørens dokumentasjon til oppdragsgiver er mangelfull, og leverandøren ikke framskaffer den avtalte dokumentasjonen innen 14 dager etter å ha blitt gjort oppmerksom på forholdet, ilegges leverandøren en mulkt på kr pr. hverdag for hvert forhold inntil dokumentasjonen foreligger. Leverandør/avtalepart, vil bli holdt ansvarlig for eventuelle mangler for samarbeidspartnere og underleverandører. 9

10 Vedlegg B: Konkurransegrunnlaget (Se egne dokumenter) 10

11 Vedlegg C: Leverandørens tilbud (Se egne dokumenter) 11