Konkurransegrunnlagets del II

Transkript

1 Konkurransegrunnlagets del II Oppdraget for Kjøp av planleggings- og prosjekteringstjenester 2-årig rammeavtale med opsjon 1+1 år for mindre veg- og gatetiltak Dato:

2 1 Innledning Trondheim kommune, kommunalteknikk innbyr til åpen tilbudskonkurranse for å få på plass en 2-årig rammeavtale med opsjon i forbindelse med planlegging og prosjektering av mindre veg- og gatetiltak i Trondheim kommune. Rådgiver skal bistå oppdragsgiver med utredninger og tilrettelegging av prosjekter som planlegges gjennomført. Det planlegges å opprette parallelle rammeavtaler med inntil 3 foretak. Tilbudet skal baseres på dette konkurransegrunnlaget del I og del II med vedlegg. 2 Anskaffelsens formål og omfang Trondheim kommune har behov for å få på plass en rammeavtale slik at vi forenkler prosessen med innkjøp av konsulenthjelp. Vi trenger bistand til å utarbeide byggeplaner og utredninger for mindre veg- og gatetiltak. Rammeavtalene vil gjelde i 2 år og med ensidig opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med 1+1 år. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå rammeavtale med inntil 3 leverandører i prioritert rekkefølge. Ved mindre oppdrag, der antatt oppdragsstørrelse er opp til ca ,- eks. mva., vil oppdrag tildeles (avrop) gjennom den prioriterte listen. Ved kapasitetsmangel hos den første leverandør på listen, skal en følge den prioriterte listen til neste leverandør som har kapasitet for oppdraget. Oppdraget mellom 0,1 0,5 mill. eks. mva. vil alle leverandørene bli forespurt om pristilbud på enkeltoppdrag gjennom minikonkurranser. Det henvises til tildelingskriterier for minikonkurranser i konkurransegrunnlagets del I. Pr. år er totalt omfang av konsulenttjenester fra denne rammekontrakten estimert mellom 0,5 1,5 mill. eks. mva. Volumet er veiledende over avtaleperioden og oppdragsgiver kan ikke gi noen garanti når det gjelder oppdragsvolum. Spesielle større selvstendige prosjekt omfattes ikke av avtalen, men vil utlyses separat i hvert tilfelle. Oppdragsgiver ser for seg oppstart av oppdraget i mai/juni Beskrivelse av oppdraget Prosjektet omfatter mindre veg- og gatetiltak i Trondheim kommune. Eksempler på prosjekt kan være mindre veganlegg, sykkelparkering, el-prosjektering for gatelys, gang-sykkelanlegg, holdeplasser, overvannsløsning, opphøyde gangfelt, kryssoppstramninger, gatevarme, små konstruksjoner/støttemurer, tilhørende grøntanlegg, etc. Dersom tiltaket er søknadspliktig i henhold til Plan- og bygningsloven, skal konsulenten inneha funksjonen som ansvarlig søker og ansvarlig prosjekterende.

3 4 Kravspesifikasjon 4.1 Krav til prosess og organisering Prosjekteringsleder hos leverandør skal koordinere og lede gjennomføringen av oppdraget. Han skal se til at interessene til oppdraget blir tatt vare på i det løpende arbeidet med prosjekteringen. Foruten det som er beskrevet, skal prosjektansvarlig: Lede arbeidet med prosjektering innen avtalte rammer Formidle nødvendig kommunikasjon mellom oppdragsgiver og prosjekterende, herunder bistand til avklaring av forhold vedrørende offentlige godkjenninger, framdrift, økonomi, materialbruk, kvalitetsnivå m.v Følge opp prosjekteringen i henhold til Plan og bygningsloven, TEK (Forskrift om krav til byggverk og produkter til byggverk og andre lover og forskrifter) og andre aktuelle lover og forskrifter. Være initiativtaker og pådriver i å foreslå å lage løsninger, materialvalg o.l for vurdering og avgjørelse hos oppdragsgiveren. Rappotere til oppdragsgiver om teknisk, økonomisk og framdriftsmessig utvikling. Samarbeide med oppdragsgiver, andre leverandører og andre etater. Ivareta sikkerhet, helse og arbeidsmiljø i prosjekteringsfasen. Leverandøren er ansvarlig for at oppdraget blir utført av de personene som er tilbudt. Dersom en tilbudt person slutter i sin stilling hos leverandøren, sykemeldes eller tas ut i permisjon i løpet av kontraktsperioden, plikter leverandøren straks å erstatte vedkommende med en annen med samme faglig kompetanse. Oppdragsgiver kan avvise bruk av ny person som ikke anses egnet til å utføre oppdraget. Nødvendig opplæring av ny person, som kreves for at skiftet ikke skal innebære kvalitetsforringelse av tjenesten eller forsinkelse i henhold til avtalte fremdriftsplaner, bekostes av leverandøren og belastes ikke oppdragsgiver. Med opplæring forstås også den tid som går med til å sette seg inn i arbeidet. Oppdraget skal inkludere nødvendige befaringer for å gjøre seg kjent i planområdet og med alle tekniske spesifikasjoner. Det forutsettes at alt nøkkelpersonell har vært på befaring. 4.2 Leveranse Følgende leveranser kan bli aktuelt fra leverandøren: Forberedende arbeider Styring av oppdrag. Kvalitetsplanlegging Møtevirksomhet (interne og eksterne møter). Nødvendig brev og notater for å løse oppgaven. Utarbeide SHA-plan basert på mal fra oppdragsgiver og være SHA-koordinator i prosjekteringsfasen. Utarbeide og følge opp prosjektets miljøplan i henhold til oppdragsgivers mal for Miljøplan.

4 Utarbeide nødvendig byggesøknad, rammesøknad og søknad om igangsettingstillatelse. Konsulenten skal være ansvarlig søker og ansvarlig for prosjekteringen. Innhenting og bearbeiding av grunnlagsdata (terrengmodell) Befaringer og markarbeid Nødvendig innmåling for å sikre god tilslutning til eksisterende situasjon, kantstein, sluk, innganger etc. Registrering av eksisterende situasjon Innhente detaljerte opplysninger om kabler og ledninger, samt koordinering mot og samarbeid med kabelselskaper. Utarbeidelse av kostnadsoverslag. Detaljprosjekt/byggeplaner Utarbeide konkurransegrunnlag (komplette anbudsdokumenter). Anbudsbeskrivelsen utarbeides i hht. NS3420 siste utgave og i tråd med Trondheim kommunes generelle beskrivelse for utforming av anbudsdokumenter. Anbudstegninger for de etterspurte fagområdene i henhold til kommunens normtegninger og i henhold til håndbok R700 Tegningsgrunnlag fra Statens vegvesen. Utarbeide grunnervervstegninger. Foreta lysberegninger inkl. varmekabler/gatevarme. Forprosjekt/utredninger/skisseprosjekt Øvrige ytelser/byggeplanmateriale Kunngjøring av anbudskonkurransen i Doffin. Kontrollregning og vurdering av tilbud. Utarbeidelse av arbeidstegninger. Nødvendige suppleringer med nye arbeidstegninger/detaljer og endringslister skal inngå. Utarbeidelse av tegningsliste og distribusjonliste. Utarbeidelse av stikningsdata. Utarbeide som bygget tegninger. Oppfølging i anleggsfasen og deltagelse på byggemøter etter behov. Bistå ved godkjenning av entreprenørens FDV- og sluttdokumentasjon. Komplett anbudsgrunnlag skal inneholde: Generell beskrivelse Mengdebeskrivelse Anbudstegninger SHA-plan Miljøplan Miljøerklæring Evt. Andre dokumenter som har betydning for gjennomføring av anlegget. Anbudstegningene presenteres i eget tegningshefte i A3-format med forside og tegningsliste. Generell beskrivelse og mengdebeskrivelse presenteres i eget hefte i A4-format.

5 4.3 Møter og kommunikasjon All kommunikasjon med oppdragsgiver og andre involverte, alle møter og lignende skal foregå på norsk. Alle skiftlige leveranser skal være på norsk. Arbeidet vil foregå i tett samarbeid med oppdragsgiver. I prosjekteringsmøter fremlegges status av arbeidet og løsninger og vurderinger diskuteres. Utkast til løsninger oversendes for grunnlag til diskusjon i forkant av møtene. Møtene antas en varighet på 2 timer og oppdragsgiver skriver referat. 4.4 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av kontraktsbestemmelsene i henhold til NS8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid med de presiseringer som følger av Trondheim kommune, Kommunalteknikks avtaledokument. Se vedlegg 2.1 Avtaledokument. 4.5 Betaling Arbeidet godgjøres etter medgått tid innenfor avtalt honorabudsjett. Her skal inngå alt nødvendig arbeid som beskrevet (avtalt) i konkurransegrunnlagets del I og II med vedlegg. Timepriser for alle aktuelle medarbeidere skal være fast innenfor kontraktens tidsplan. Dette gjelder ikke ved uttak av evt. opsjon, der timeprisene indeksreguleres etter konsumindeksen ved uttak av opsjonen. Alle prosjekterings- og evt. byggemøter skal avholdes i Trondheim. Eventuell reisetid/- utgifter skal innkalkuleres i honoraret. Plotteutgifter som følger med produksjon av original for tegninger som er bestilt skal også innkalkuleres i prisen for oppdraget. Mangfoldiggjøring av tegninger og anbudsmateriell etc. som sendes ut i forbindelse med oppdraget, godtgjøres særskilt etter gjeldende markedspris for kopiering, plotting, bretting, innbinding etc. 4.6 Krav til faktura Oppdragiver stiller følgende krav til fakturaadresse og innhold. Fakturaadresse: Trondheim kommune Tkorgkode: Sentralt fakturamottak 7004 TRONDHEIM Som vedlegg til faktura skal det hver gang leveres en statusrapport som viser hvordan påløpte kostnader og øvre prisramme stiller seg i forhold til utført del av oppdraget. Det vises til eget skjema fra Trondheim kommune for rapportering av status, som skal følge hver faktura. Den prosjekterende skal foreta månedsvis fakturering for utført arbeid.

6 4.7 Rutiner ved endring og tillegg Hvis det er grunn til å anta at honorarbudsjettet vil bli overskredet eller at rimelig framdrift ikke kan holdes, skal Rådgiver varsle Oppdragsgiver skriftlig uten ugrunnet opphold. Varsel om overskridelse av honorarbudsjett skal skje skriftlig i vedlagte skjema (gul farge) B2-Rådgivers varsel om overskridelse av tidsfrist/honorarbudsjett (NS 8402). Oppdragsgiver ved enhetsleder må gi sitt samtykke i vedlagte skjema (blå farge) A3- Oppdragsgivers svar på Rådgivers varsel (NS 8402) før forholdet/arbeidet igangsettes. 4.8 Forsikring Den prosjekterende skal tegne ansvarsforsikring. Forsikringen skal dekke ansvar innenfor de beløpsgrenser som er angitt i NS8402 pkt Den prosjekterende skal fremlegge forsikringsbevis før inngåelse av kontrakt. 4.9 Digitale data/sluttdokumentasjon Alt skriftlig materiale som leverandøren produserer i henhold til kontrakten, som notater, møtereferater, rapporter, teksthefter m.m., skal også leveres som digitalt dokument, og være mulig å lese i standard Microsoft Office programvare. Alle tegninger som overleveres på elektronisk format til oppdragsgiver, skal utarbeides i dwg- og pdf-format. Digitale plandata skal være utarbeidet i samsvar med den til enhver tid gjeldende versjon av PROF- standarden og Håndbok 139. Leverandøren skal benytte vegvesenets, arkformat, pennoppsett, tegneregler, navnsetting og lagringsstruktur. Nødvendig dokumentasjon kan lastes ned fra Vegdata skal leveres ihht veileder for sluttdokumentasjon Leveres på gjeldene sosi og fkb-veg versjon. Alle data skal leveres med høydeverdi NN Hvis ikke annet er avtalt skal alle digitale data avleveres ferdig organisert etter PROFstandarden på CD/DVD ved prosjektets avslutning Utveksling/Overlevering av tegninger til oppdragsgiver Ved tegningsproduksjon skal tegningene gjøres fortløpende tilgjengelig for oppdragsgiver i pdf-format. Tegningsfiler skal være tilgjengelig for oppdragsgiver ved følgende faser i et prosjekt, dwgformat; - ved behov i prosjekteringsfasen

7 - ved utsendelse anbudstegninger - ved behov i byggeperioden - ved oppdatert som-bygget Vedlegg Vedlegg 2.1 Vedlegg 2.2 Avtaledokument med vedlegg Avtaledokument avrop