Troms fylkeskommune ønsker tilbud på levering av vikarbyråtjenester. Tilbud skal være basert på følgende kravspesifikasjon gitt i dette vedlegg.

Transkript

1 1 INNLEDNING Troms fylkeskommune ønsker tilbud på levering av vikarbyråtjenester. Tilbud skal være basert på følgende kravspesifikasjon gitt i dette vedlegg. Generelt Vedlegg 1 beskriver oppdragsgivers krav samt grunnleggende forhold som må være tilstede for at tilbudet skal komme i betraktning. All dokumentasjon og beskrivelse skal settes inn under tilbudets skilleark 3 med tydelig henvisning til hvilke punkter det gjelder. Dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler i kravspesifikasjonen som kan få konsekvenser for den praktiske gjennomføringen av avtalen skal oppdragsgiver gjøres oppmerksom på dette i utlysningsfasen. 2 KRAV TIL LEVERANSEN 2.1 Beskrivelse av behovet Begrepet vikartjeneste og vikarer har i denne sammenheng ingen tilknytning til stillingshjemler. Vikartjenestene kan derfor benyttes både som vikariater i eksisterende stillingshjemler ved fravær og for å løse oppgaver utenfor stillingshjemler som oppdragsgiver av ulike grunner i perioder ikke har kapasitet til å ta selv. Oppdragsgivers behov er inndelt i to stillingsgrupper 1. Administrasjon 2. Drift, kantine og renhold. Den enkelte stillingsgruppe er igjen inndelt i stillingskategorier. Se nærmere beskrivelse i tabell 1. Leverandør trenger ikke å tilby samtlige stillingsgrupper, men må tilbys samtlige stillingskategorier innenfor den stillingsgruppe tilbudet gjelder. Stillingskategoriene må oppfylle minimumskravene til kvalifikasjoner beskrevet i tabell 1. Tilbudet kan gjelde et eller flere av de fire geografiske områdene: Region Nord-Troms, Region Midt-Troms, Region Sør-Troms og Region Tromsø med omland, som beskrevet i vedlegg 4 Leverandør skal bekrefte at minimumskravene til personalet, i tabell 1, er oppfylt. Vikarbyråtjenester Side 1 av 5

2 Tabell 1. Stillingsgruppe og Arbeidsoppgaver og Kvalifikasjoner Stillingskategori arbeidsområder (minimumskrav) Stillingsgruppe 1: Administrasjon Sekretær Konsulent - Arkivtjeneste Videregående skole og noe relevant ut- danning/kurs eller allsidig og god praksis. - Postmottak - Kontorstøttefunksjoner Kjennskap til aktuelle programvarer. - Faktura- og bilagsbehandling - Økonomi Programvarer som benyttes: - Lønn - MS Office, tekstbehandling, - Regnskap regneark - Skranketjeneste Fagsystemer, f.eks.: - Sentralbord - EDB Sak Arkiv - Fag- og timefordeling - Agresso/Regnskapssystem - Lønn og personalsystem Saksbehandling/utredning innen ulike typer fagområder Høyskole- /universitetsutdanning eller lang relevant praksis supplert med faglig oppdatering. Kjennskap til aktuelle programvarer. IT-konsulent Stillingsgruppe 2: Drift, kantine og renhold Vaktmester Kantinemedarbeider Renholder - Drift/vedlikehold - Nettverk - Serveroppgaver - Opplæring - Bygningsmessig, teknisk- og utvendig vedlikehold. - Generell bygningsdrift Oppgaver i forbindelse med drift av kantine Programvarer som benyttes: Samme som for sekretær Erfaring fra drift i større miljøer. Sertifiseringer. Relevant praksis. Helst fagbrev i et handverksfag eller vaktmesterskole Erfaring fra kantine. Selvstendige personer Erfaring fra kassafunksjon Relevant fagbrev - Daglig renhold Relevant erfaring Selvstendige personer - Hovedrenhold Fordel med førerkort for personbil, kl B Vikarbyråtjenester Side 2 av 5

3 Eventuelle andre stillinger leverandør ønsker å tilby legges ved tilbudet på et eget ark, klart merket med Ekstra tilbudte tjenester. Ekstra tilbudte tjenester vil ikke bli lagt til grunn i evaluering av tilbudene, og har derfor ingen konkurransemessig betydning. Hvis det i avtaleperioden oppstår behov for leie av vikarer på områder som ikke er spesifisert i tabell 1. og som ikke dekkes av eventuelle Ekstra tilbudte tjenester forbeholder oppdragsgiver seg retten til å be leverandøren om å få disse områdene priset på linje med områder beskrevet i vedlegg 2, prisskjema. Dersom leverandør ikke kan levere tjenester etter samme prisstruktur eller ikke kan levere vikarer står oppdragsgiver fritt til å kontakte andre vikarbyrå. 2.2 kvantum Behovet for vikartjenester påvirkes av flere forhold og varierer fra år til år. Det er derfor vanskelig å anslå hvordan behovet fordeler seg på de forskjellige stillingskategorier og hvilke behov oppdragsgiver samlet vil ha i avtaleperioden. Kostnader til vikarbyrå de siste 2 år, hos Troms fylkeskommune og Tromsø kommune. Tabell 2. År Troms fylkeskommune Tromsø kommune SUM Kilde: Regnskapssystemene hos Troms fylkeskommune og Tromsø kommune Det forutsettes at leverandør forholder seg til oppgitte kvanta kun som veiledende og ikke på noen måte som bindende for oppdragsgiver 2.3 Service og kvalitet Det stilles krav om at: a) Leverandør er tilgjengelig for mottak av bestilling mellom kl , mandag til fredag. b) Bestilling kan skje skriftlig, pr. brev, e-post, faks eller telefonisk c) Leverandør har gode rutiner for å håndtere en eventuell situasjon der oppdragsgiver mener en vikar ikke fungerer i arbeidssituasjonen. Det skal i tilbudet redegjøres for aktuelle prosedyrer i en slik situasjon. d) Leverandør overvåker og gir råd til oppdragsgiver for eksempel når oppdragets art, varighet og lignende kan komme i strid med lover og regler. e) Leverandør gjennomfører opplæring for de vikarer som tilbys oppdragsgiver på de mest vanlige systemer som oppdragsgiver benytter, se tabell 1. f) Hvis leverandøren benytter utenlandske vikarer for stillingsgruppen Drift, kantine og renhold, må de som minimum forstå og snakke engelsk. Vikarer som tilbys i stillingsgruppen Administrasjon skal snakke og skrive flytende norsk. Leverandør må legge ved en bekreftelse på at den oppfyller kravene ovenfor. Vikarbyråtjenester Side 3 av 5

4 2.4 Leveringsevne og leveringstid I de fleste tilfeller er det en fordel om samme person gjennomfører hele oppdraget. Andelen av oppdrag som løses av samme vikar forventes å være minimum 90 % - uavhengig av oppdragets lengde og forutsatt at behov er meldt senest 3 dager på forhånd. Dette gjelder både nye bestillinger og forespørsel om forlengelse av eksisterende oppdrag. I noen grad kan behovet for vikarer være akutt, spesielt for renholds- og kantinepersonell. Det er derfor ønskelig at leverandøren kan stille vikarer på kort varsel. 2.5 Arbeidsgiveransvar og forsikring Leverandør skal oppfylle sitt ansvar som arbeidsgiver. Med dette menes ansvar for å utbetale lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift, eventuell sykelønn og andre lovbestemte trekk. Leverandør skal sørge for at lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med norske tariffavtaler Personalet skal være forsikret med ansvars og underlagsforsikring samt yrkesskadeforsikring. Leverandør skal bekrefte sitt ansvar som arbeidsgiver og legge ved kopier av forsikringspoliser. 2.6 Ansvar i arbeidstiden, Arbeidstid og overtid Oppdragsgiver er ansvarlig for å lede vikarene i det daglige arbeidet, og skal påse at de følger gitte instrukser og arbeidsreglement. Vikaren skal følge den arbeidstid som gjelder hos oppdragsgiver. Vikaren vil ikke kunne benytte seg av en eventuell fleksitidsordning. Overtid for vikaren skal være pålagt av oppdraggiver og følge samme regler som for tilsvarende stillinger hos oppdragsgiver. Ved pålagt overtid beregnes overtidstillegg av avtalt timepris for den aktuelle vikaren Vikarbyråtjenester Side 4 av 5

5 Vikarbyråtjenester Side 5 av 5