Saksbehandler: Arne Enger Arkiv: 061 Arkivsaksnr.: 99/ Dato: REKLAMEFINANSERING AV LESKUR OG BYMØBLER - TILBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Arne Enger Arkiv: 061 Arkivsaksnr.: 99/ Dato: REKLAMEFINANSERING AV LESKUR OG BYMØBLER - TILBUDSKONKURRANSE INNSTILLING TIL: Formannskapet Bystyret Administrasjonens innstilling: Bystyret slutter seg til prinsippet om reklamefinansiering av leskur og handikaptoalett utfra følgende rammer: 1. Det inngås avtale med JCDecaux om levering, oppstilling, drift og vedlikehold av 21 leskur, med 32 reklametavler, uten kostnader for Drammen kommune. 2. Drammen kommune sikres opsjon på vedlikehold og drift av 1 handikaptoalett med separat urinal plassert på nedre del av Bragernes torg, samt plassering av 8 frittstående reklametavler. Plassering av reklametavlene utredes. Avgjørelse om kjøp av handikaptoalettet og forholdet til eksisterende underjordiske avklares i tilknytning til behandling av 1. tertialrapport ev. rullering av økonomiplanen. Nils Fr Wisløff Rådmann Arild Eek Kommunaldirektør. 1

2 Saksutredning: SAMMENDRAG Drammen kommune har i flere omganger behandlet spørsmålet om reklamefinansierte bymøbler. Siste gang var i bystyret Det ble da fattet prinsippbeslutning om at: "Det opptas forhandlinger med aktuelle leverandører om toalett-løsninger, heriblant også leverandører av bymøbler". I mellomtiden har reklamemarkedt vært nede i en dyp bølgedal, og saken har derfor blitt utsatt til nå. Etter interne vurderinger, og signaler fra markedet, ble tilbudet annonsert i EU markedet Innleveringsfrist for tilbud var 15. oktober Vi fikk bare svar fra de 2 store firmaene i markedet; J C Decaux Norge AS (JCD)og Clear Channel Adshel AS (CCA), og tilbudenes innhold var langt mindre omfattende enn det som var ønsket. Etter en avklarende forhandlingsrunde med de 2 firmaene foreligger det 4 forskjellige alternative tilbud. Det anbefales at Drammen kommune inngår forhandlinger med hensikt å inngå avtale med J C Decaux Norge AS om etablering av både 1 handikapptoalett og 21 leskur (ALTERNATIV 3). Handikaptoalettet kjøpes av Drammen kommune, mens drift og vedlikehold ivaretas av JCD. Løpetiden for avtalen foreslås satt til 15 år. Leskur etableres nå, mens hc-toalettet tas opp i forbindelse med budsjettjusteringen senere i år. FAKTA HENSIKTEN MED SAKEN Hensikten med saken er å legge fram et grunnlag for valg av et reklamebasert bymøbelalternativ. BAKGRUNN I drøftingen av spørsmålet om reklamefinansierte bymøbler i bystyret i møte , ble blant annet følgende vedtak fattet: "Følgende prinsipper anbefales lagt til grunn for reklamefinansiering av bymøbler og toalett: Ventehus for bussreisende Samarbeidsprosjektet for reklamefinansiering av bymøbler videreføres i samarbeid med Øvre og Nedre Eiker for ventehus for buss langs de mest attraktive busstrekningene. Kommunale informasjonstavler/bykart Kommunens behov for å sette opp bykart og sentral offentlig informasjon anbefales løst innenfor konseptet med reklamefinansiering." "Toalett For toalettbehovet foreslås løsningene i følgende priotriterte og trinnvise etappeløsninger: 1. En opprusting av den "underjordiske", som vil løse en del av toalettbehovet, på Bragernes siden. Behov for ytterligere toalett vurderes etter at det nye toalettet har vært i drift noen tid. 2

3 2. Dersom det ikke viser seg tilstrekkelig, foreslås innledet forhandlinger med aktuelle eiere av andre sentralt plasserte toalettanlegg, om å gi disse "offentlig" status. Aktuelle "kandidater" kan for eksempel være kinoen, og NSB. 3. Dersom behovet for toaletter "etter stengetid" fortsatt er tilstede foreslås en løsning med 2 reklamefinansierte handikaptoalett, plassert på henholdsvis nedre del av Bragernes torg, og på Strømsø torg. Leie av disse toalettene kan være et alternativ for å redusere reklamepresset på byen. 4. Dersom det ikke er akseptabelt med reklamefinansiering av toalett søkes bygd toalett i forbindelse med taxibu på Bragernes torg, og en tilsvarende løsning på Strømsøsiden." Det underjordiske toalettet er ferdig opprustet og har nå vært i drift noen tid (1). Det har ikke lykkes å finne noe fullgodt tilbud (døgnåpent og handikaptilgjengelig) innenfor eksisterende virksomheter rundt torgene (2). På denne bakgrunn er det nå innhentet tilbud på reklamefinansierte løsninger (3). INNKOMNE TILBUD. På grunn av markedssituasjonen ble tilbudsmaterialet slik utformet at det kunne gis tilbud på en fullstendig pakke, eller bare på deler av denne. Det som kom inn var bare tilbud på deler av det kommunen ønsket seg. Derfor omfatter ikke alle alternativene de samme delene. Etter en oppfølgende forhandlingsrunde mot begge tilbyderne foreligger nå følgende tilbud: J C DECAUX AS (JCD) Alternativ 1 21 leskur i sentrum på Bragernes siden. Leskurene vil ha 32 reklameflater, med integrert søppelbeholder. i tillegg kreves 8 frittstående reklametavler som har bykart på den ene siden og reklame på den andre. Utvikling av bykart, som fornyes hvert 5. år. Alternativ 2 1 handikapptoalett med separat pissoar, helautomatisk (avgiftsbelagt wc, gratis pissoir) på Bragernes torg. Finanisiert ved 18 frittstående 2-sidige reklametavler (dvs. 36 reklameflater) med innebygget søppelbeholder. Alternativ 3 21 leskur med totalt 32 reklameflater 8 frittstående reklametavler hvorav o 5 har automatikk for rullende reklame o 3 er standard (2 sidig fast reklame) o 6 har flate for kommunal informasjon eller bykart o 2 er tosidige reklametavler. 1 handikapptoalett på Bragernes torg, som kjøpes av Drammen kommune, men vedlikeholdes og driftes av JCD. o Det er ved dette alternativet lagt til grunn at Drammen kommune kjøper et nøkkelferdig toalett, det vil si ferdig utplassert og tilkoblet. Kommunen kan velge å betale hele beløpet i en sum ved overtagelse eller over x antall år, der forskjellige løsninger vedrørende antall år 3

4 kan tilbys. For de konkrete summene vises det til forslaget til avtale (Vedlegg 2. Unntatt offentlighet). Noen mindre tilleggskostnader forventes å påløpe for å tilrettelegge gatebelegget for god tilgjengelighet til toalettet. CLEAR CHANNEL ADSHEL AS (CCA) Tilbudet fra CCA er gitt under forutsetning av at de slipper det fortsatte økonomiske og driftsmessige ansvar for bysykkelordningen. De kan da tilby: 1 handikaptoalett med separat pissoar, helautomatisk (avgiftsbelagt WC, gratis pissoar) 60 City-90 leskur i valgfri farge og utforming, inkl infoskilt til ruteopplysninger og belyst (maks 3 seksjoner bred). Alle gravearbeider og søknadsprosess dekket 50 reklameflater på 25 frittstående reklamemontre i forbindelse med bysyklene blir stående som i dag, resten fjernes. I tillegg suppleres reklamevolumet med 60 flater i 30 vitriner som monteres i leskurene. Dette gir tilsammen 55 vitriner med reklame (reklamen vil virke som mindre enn i dag pga integrasjon i leskurene) Sykkelsystemet gis bort uten vederlag til kommunen, og kan om ønskelig reduseres i omfang. På "tomme" plasser etter bysykkelsystemet kan vanlige stativer monteres etter ønske begrenset oppad til halvparten av stativpunktene. MARKEDET Fra de 2 reklamefirmaene som har levert tilbud er det påpekt en del forhold omkring reklamemarkedet i dag: Det er allerede etablert mye reklame i Drammen Det er andre og større byer ute i markedet samtidig Markedet er ikke hva det engang var. Det er Clear Channel som dominerer markedet i Drammen i dag gjennom: Bysykkelordningen, avtale med Drammen kommune Mange og store boards og plakatsøyler på private eiendommer. Boards på idrettsaneleggene, etter avtale med Idrettens fellesråd. Spesialavtaler for leskur på Strømsø torg og den nye busstasjonen, etter direkte avtale med Drammen kommune. J C Decaux er kun representert på kjøpesentrene i dag. FORHOLDET TIL KOMMUNENS VEDTEKT FOR SKILT OG REKLAME Drammen kommune har vedtatt egne vedtekter for skilt og reklamet til plan- og bygningslovens 107. Disse ble vedtatt av Drammen bystyre Vedtektene har blant annet et eget punkt vedr. reklametavler (boards) og frittstående reklame: I sentrum tillates ellers ikke reklametavler eller frittstående reklameinnretninger. Hittil har denne bestemmelsen blitt håndhevet på den måten at reklametavlene er etablert som del av det bymøbel det skal finansiere, for eksempel sykkelstativ eller leskur. I tilfellet handikapptoalett er dette ikke mulig på grunn av det store antallet reklameflater som trengs. Derfor er reklametavlen foreslått kombinert med et annet bymøbel som også er etterspurt i tilbudsmaterialet. I denne sammenheng er det blitt enten 4

5 sammen med en søppelbeholder eller sammen med et bykart/byinfo. Andre kombinasjoner kan også tenkes, for eksempel kan det være et alternativ å etablere vanlige sykkelstativ i tilknytning til reklametavlene, da det er stort behov for dette i sentrum. VURDERING HVA HAR HØYEST PRIORITET? I prosjektgruppa som forberedte tilbudsutsendelsen var det enighet om at følgende prioritering av møbler og utstyr skulle legges til grunn: 1. Handikapptoalett 2. Leskur 3. Søppeldunker 4. Plakateringssøyler (dvs. søyler for oppsetting av plakater fra foreninger med mer) 5. Sykkelstativ 6. Bykart 7. Kommunale informasjonsvitriner. Etter at tilbudene var innkommet måtte det vurderes om handikaptoalett fortsatt var det formål som burde prioriteres høyest. TPT (Trafikk, Parkering, Torg) som i dag drifter det underjordiske toalettet, har stadig pågang ang. handikapptilbudet og et døgnåpent tilbud, så de er svært interessert i at et slik kommer. Handikapptoalettet ville også inneholde et separat pissoir, som vanligvis er langt mer benyttet enn toalettet. Dagens underjordiske toalett har høye driftskostnader. Ved et nytt toalettilbud kan det underjordiske gjøres om til et arrangementstoalett (World Cup, 17. mai, Elvefestivalen mm) og derved redusere driftskostnadene med ca pr.år. Dette anlegget er rustet opp til god standard og bemannet på dagtid (10-17) mandag til lørdag, men har ikke handikapptilgjengelighet. Besøket til toalettet varierer med hvor mye folk det er i byen: 1.kvartal i år var besøket gjennomsnittlig 51 personer pr. uke; (8-9 pr. dag.) I tillegg kom Word Cup uka som det var 365 besøkende. 2.kvartal var gjennomsnittsbesøket ca 113 pr uke; (18-19 pr dag) med tillegg av 17. mai uka med 394 besøkende. 3.kvartal (uke 28-38) var gjennomsnittsbesøket ca 193 pr uke; (32-33 pr dag) med tillegg av Elvefestivaluka med 1252 besøkende. Det relativt beskjedne besøket til anlegget i vanlige uker tilsier at et automatisk handikaptoalett med pissoir plassert på nedre del av Bragernes torg burde kunne erstatte dette tilbudet. Det har vært kontakt med kinoen om bruk av deres toalett, men de var ikke interessert, og dessuten ville det ikke gi noe døgnåpent tilbud. På Strømsøsiden er det i tillegg til toalettet på stasjonen etablert et hc toalett på den nye busstasjonen, men det stenger kl. 23 når Narvesen stenger kiosken sin. Drammen er midt inne i en omfattende kollektivsatsing gjennom arbeidet med ny kollektivtrafikkplan for Drammens regionen, ny busstasjon, Unibus prosjektet, og mange nye leskur. Leskurene som nå settes opp er finansiert hovedsakelig med statlige midler. Det mangler foreløpig budsjettmessig dekning for drift og vedlikehold av leskurene, noe som nå påhviler Drammen kommune (PIV). Utfra kollektivsatsingen er en ordning med reklamfinansiert leskur som driftes og vedlikeholdes av reklamefirmaene av stor interesse. 5

6 TILBUDENE Clear Channel Adshel (CCA) Tilbudet har som forutsetning at de slipper det videre ansvar for bysykkelordningen. Godtas en slik forutsetning er deres tilbud opplagt det beste. Dersom denne forutsetningen ikke kan imøtekommes har de ikke noe å tilby, da de anser reklamemarkedet i Drammen for fullt utnyttet. Dersom CCA skal gi fra seg ansvaret for drift og vedlikehold av bysyklene betyr det at Drammen kommune (eller noen de utpeker) må overta dette. Ansvaret består i drift og vedlikehold av både sykler og stativer. Drift innebærer også transport av sykler fra mye brukte stativer til tomme stativer. Til dette følger det med en tilpasset liten lastebil. CCA ser for seg at noen av sykkelstativene tas ned og at disse følger med anlegget, slik at det ville bli rikelig med reservedeler både for stativene og for syklene. Det er "Sykkelhjørnet" som drifter dette anlegget i dag når det gjelder sykler og stativer, mens dataprogrammet driftes fra Adshel sentralt i Oslo. Selve systemet som registrerer/styrer sykkelene er et belgisk produkt som kommunen også måtte overta ansvaret for å drifte for å betjene bysyklene. Både syklene og datasystemet er på vei ut, da Adshel nå har utviklet sitt eget datasystem og andre sykler som benyttes blant annet i Oslo. Bysykkelordningen var et pionerprosjekt da det ble etablert i Drammen. Til tross for mye hærverk i perioder, og en del tekniske problemer med kortsystemet må det kunne sies å ha fungert iht. sin hensikt. Det har vært et viktig symbolanlegg i Drammens sykkelsatsing. Statistikken som føres for bysykkelene viser en markert nedgang i bruken av syklene. Første sesongen var antallet sykkelturer ca 25000, mens det i 2004 har sunket til ca Avtalen for bysyklene løper fra , og i 10 år, det vil si fram til jubileumsåret Administrasjonen mener det ville være et dårlig signal å legge ned bysykkelordningen nå etter så kort tid (4 sesonger). Vi kan heller ikke se at kommunen er skikket til å drifte en såpass spesiell ordning selv. Alternativt måtte det innhentes anbud på videre drift, og kostnadene dekkes av kommunen. Størrelsen på det anbudet man da ville få er det vanskelig å ha noen klar formening om. På denne bakgrunn anbefaler administrasjonen at man lar bysykkelavtalen løpe avtaletiden ut. Dette innebærer i realiteten at CCA ikke har noe tilbud til Drammen idag. J C Decaux (JCD) JCD tilbyr 3 forskjellige alternativer (kfr. INNKOMNE TILBUD) 1. 1 handikapptoalett leskur 3. Begge deler, forutsatt at kommunen betaler etableringen av toalettet. Hovedvurderingene her blir å ta stilling til hva som er mest ønsket, toalett eller leskur, eller alternativt om kommunen er villig til å investere i toalettet for å få begge deler. ESTETISK VURDERING Reklametavler 6

7 Det er ikke mulig å gi noe eksakt tall for hvor mange reklameflater Drammen tåler, uten at bysentrum blir plagsomt dominert av dette. De reklameflater som er forutsatt i det innhentede tilbudet (Eurosize 120x180 cm) er langt mindre fremtredende i bybildet enn de forskjellige boards som også er satt opp i byen. Generelt kan også sies at reklame i leskurene fremtrer mindre dominerende enn frittstående reklametavler, noe vi hittil har søkt å unngå. Denne typen frittstående reklame har man søkt å unngå tidligere ved å knytte den til bymøbelet som skulle finansieres. Det vil bli laget en samlet plan for hele anlegget. Det har lenge vært et ønske om å redusere antallet store boards i byen, på grunn av den svært dominerende virkning som disse har i bybildet. Det har dessverre ikke vært mulig å prioritere dette arbeidet tilstrekkelig høyt hittil, men de har til hensikt å ta tak i saken så snart som mulig. Antallet boards har stadig økt de senere årene. Hoveddelen av disse er ulovlig oppsatt, på private eiendommer. Bymøblene Begge reklamefirmaene har i dag et variert tilbud av utstyr og bymøbler. Det ansees derfor ikke å være noe stort problem å finne typer som kan innpasses i bymiljøet i Drammen. Handikaptoalett Handikaptoalettene er helautomatiske og rengjøres etter hver gang det benyttes. Det vil bli innkrevd en liten betaling ved bruk. Pissoar har separat inngang og er gratis å benytte. De er tilgjengelige for alle brukergrupper. Begge selskapene har utviklet egne typer med utvendige vegger i belyste glasspaneler, som har et relativt nøytralt design som også bør kunne innpasses på nedre del av Bragernes torg. Jf.vedlegg 1: Illustrasjoner Den mest aktuelle plassering synes å være langs nedre torgs østside, midt i trerekka. Med noe enkel tilrettelegging av belegget vil en plassering her kunne fungere både i nåværende situasjon og i en framtidig situasjon med et opprustet nedre torg (etter Øvre Sund bru). En ny drosjebu kunne da få en tilsvarende plassering vis a vis. Jf. vedlegg 1: Illustrasjoner Leskur Også for leskur finnes det mange modeller å velge mellom som kan benyttes. De 2 modellene som foreslås er vist i vedlegg 1: Illustrasjoner ALTERNATIVENE Med bakgrunn i de innkomne tilbudene har vi utformet forslag til 4 alternativer til vedtak: Alternativ 1 Drammen kommune inngår forhandlinger med hensikt å inngå avtale med J C Decaux Norge AS om etablering av: 1 handikapptoalett med separat pissoir (avgiftsbelagt WC, gratis pissoar), på nedre del av Bragernes torg. finansiert gjennom 18 frittstående reklametavler (120x180cm) med 2-sidig reklame og integrert søppelbøtter med rutiner for avfallshåndtering for disse. Alternativ 2 Drammen kommune inngår forhandlinger med hensikt å inngå avtale med J C Decaux Norge AS om etablering av: 7

8 21 leskur i området Bragernes med Brubakken 21 søppelbøtter i tilknytning til leskurene, samt rutiner for avfallshåndtering for disse Utvikling av bykart, samt oppdatering hvert 5. år 8 plasser for bykart, alternativt kommunal informasjon 8 frittstående reklametavler med plass for bykart på en side, og reklame på den andre siden. Alternativ 3 Drammen kommune inngår forhandlinger med hensikt å inngå avtale med J C Decaux Norge AS om etablering av: 1 handikapptoalett på Bragernes torg, som kjøpes av Drammen kommune, men vedlikeholdes og driftes av JCD. 21 leskur med totalt 32 reklameflater 8 frittstående reklametavler hvorav o 5 har automatikk for rullende reklame o 3 er standard (2 sidig fast reklame) o 6 har flate for kommunal informasjon eller bykart o 2 er tosidige reklametavler. Alternativ 4 Drammen kommune inngår forhandlinger med hensikt å inngå avtale med Clear Channel Adshel AS om: Ett handikaptoalett med separat pissoar, helautomatisk (avgiftsbelagt WC, gratis pissoar) 60 City-90 leskur i valgfri farge og utforming, inkl infoskilt til ruteopplysninger og belyst (maks 3 seksjoner bred). Alle gravearbeider og søknadsprosess dekket 50 reklameflater på 25 frittstående reklamemontre i forbindelse med bysyklene blir stående som i dag, resten fjernes. I tillegg suppleres reklamevolumet med 60 flater i 30 vitriner som monteres i leskurene. Dette gir tilsammen 55 vitriner med reklame (reklamen vil virke som mindre enn i dag pga integrasjon i leskurene) Sykkelsystemet gis bort uten vederlag til kommunen, og kan om ønskelig reduseres i omfang. På "tomme" plasser etter bysykkelsystemet kan vanlige stativer monteres etter ønske begrenset oppad til halvparten av stativpunktene. OPPSUMMERING Ved å velge et handikaptoalett løses dette behovet, og besparelser kan gjøres på driften av det underjordiske toalettanlegget (anslått til ca. kr pr år). Disse kostnadene er imidlertid ikke innarbeidet i budsjettet for 2005, og kan derfor tidligst utløses i forbindelse med budsjettjusteringene ved 1. tertial rapportering (ca. juni 2005). Velges leskur ville kommunen kunne få tilgang på nye leskur på de viktigste holdeplassene i sentrum, som driftes og holdes vedlike uten kostnad for kommunen. Reklamen ville også i stor grad bli integrert i leskurene, og derfor ikke gjøre så mye av seg i bybildet. Kommunen har hittil vært heldig og fått tilgang på noen statlige midler til innkjøp av leskur, men det er foreløpig ikke budsjettert med utgifter til drift. Overtakelse av bysykkelordningen anbefales ikke, da det fortsatt ansees ønskelig å opprettholde dette tilbudet i Drammen, og fordi det ansees lite ønskelig at kommunen skal bli sittende med driftsansvaret og de utgifter det medfører. 8

9 I valget mellom leskur og døgnåpent handikaptoalett/pissoir, har det siste lenge vært høyest prioritert, og dette bør derfor inngå. Det er også sterkt ønskelig å bedre forholdene for reisende ved bedre leskur. Administrajonen anbefaler på denne bakgrunn ALTERNATIV 3, hvor begge behov kan dekkes til en viss grad. For å få dette til må Drammen kommune bære investeringskostnadene med å etablere toalettet. JCDecaux har bekreftet at det er akesptabelt for dem å dele opp tilbudet i 2 faser, slik at det forberedende arbeidet for oppsetting av leskurene kan startet opp umiddelbart, og ytterligere tidstap unngås, mens etableringen av toalettet og de frittstående reklametavlene avventer utfallet av den politiske behandling av økonomien i prosjektet. De er også inneforstått med at denne behanlingen kan føre til at det ikke blir grunnlag for å etablere handikaptoalettet i det hele tatt, og at bare leskurene blir stående. Det vises for til forslag til avtale med tilhørende opsjoner (vedlegg 2. Unntatt offentlighet). ANBEFALING Formannskapet gir administrasjonen fullmakt til å slutte kontrakt med JCDecaux om ALTERNATIV 3 oppdelt på følgende måte: 1. Det inngås avtale med JCDecaux om levering, oppstilling, drift og vedlikehold av 21 leskur, med 32 reklametavler, uten kostnader for Drammen kommune. 2. Drammen kommune sikres opsjon på vedlikehold og drift av 1 handikaptoalett med separat urinal plassert på nedre del av Bragernes torg, samt plassering av 8 frittstående reklametavler. Plassering av reklametavlene utredes. Spørsmålet om kjøp av handikaptoalettet avklares i forbindelse med kommende budsjettjustering ev rullering av økonomiplanen. 3. Forhold til eksisterende underjordiske toalett utredes. Vedlegg: 1.Illustrasjoner 2.Avtale med opsjoner (unntatt offentlighet). 9