Til: Seksjon Tekniske tjenester Kopi til: Samferdselsetaten. Dato: 25. mai 2004

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Byutvikling/Samferdselsetaten Notat Saksnr.: Emnekode: BBY-5629 Saksbeh: OBJ Til: Seksjon Tekniske tjenester Kopi til: Fra: Samferdselsetaten Dato: 25. mai 2004 Reklamefinansiering av byromsmøbler og vegutstyr i Bergen Rapport av mai 2004 fra prosjektstyret. Hva saken gjelder: Bergen kommune, Statens vegvesen Hordaland og Hordaland Fylkeskommune har opprettet et prosjektstyre med oppgave å innhente tilbud på reklamefinansierte busskur og byromsmøbler. Rapport med nødvendige planavklaringer foreligger nå og vil danne grunnlag for tilbudsforespørsel i EØS - markedet. Byrådet behandlet saken i møte sak og fattet følgende vedtak: 1. Byrådet tar prosjektorganiseringen og prosjektstyrets mandat og fullmakter til orientering. 2. Byrådet forutsetter at Hordaland Fylkeskommunen og Statens vegvesen Hordaland også gir sin tilslutning til saken. 3. Byrådet forutsetter at plan for og leveranse av gatemøbler blir behandlet etter Bergen kommunes skiltvedtekter og etter Vegloven. 4. For å sikre tilstrekkelig konkurranse i leverandørmarkedet forutsetter Byrådet at administrasjonen treffer nødvendige tiltak for at prøveprosjektet med bysykler opphører i henhold til kontrakten, men ser det som ønskelig at eksisterende avtale prolongeres for en tilpasset periode. 5. Det fremmes ny sak for byrådet/bystyret når godkjent plan for plassering av reklamemøblene foreligger, og før utlysning av oppdraget foretas. Som oppfølging av pkt. 5 i Byrådets vedtak vedlegges rapport av mai 2004 fra prosjektstyret. Rapporten er også oversendt de to øvrige oppdragsgivere, Statens vegvesen og Hordaland Fylkeskommune. 1

2 Som det vil fremgå av rapporten er det gjennomført viktige planvurderinger, men ikke gjennomført behandlinger etter Plan-og bygningsloven i denne fasen. Det meste av slike formalbehandlinger forutsettes tatt når det foreligger avtale med leverandør. Pr. i dag følger prosjektutviklingen den oppsatte fremdriftsplanen. Anbefalt forslag fra Samferdselsetaten Byrådet tar rapport av mai 2004 til etterretning. Ove Foldnes Samferdselsdirektør 2

3 Saksutredning: Reklamefinansiering av byromsmøbler og vegutstyr Bergen Rapport pr mai 2004 fra prosjektstyret 3

4 Statens vegvesen, Hordaland fylkeskommune og Bergen kommune har sammen etablert en prosjektorganisasjon for gjennomføring av prosjektet Reklamefinansiering av byromsmøbler og vegutstyr i Bergen MANDAT Følgende er bl.a. gitt som delegert mandat: ORGANISERING Til å lede gjennomføringen av oppgaven etableres en prosjektorganisasjon. Prosjektstyret skal ved oppstart ha følgende personsammensetning: Ove Bjørkhaug, Bergen kommune, styreleder Laila Rosseland, Bergen kommune Erling Hodneland, Statens vegvesen Nils Egil Grude, Hordaland fylkeskommune Svein Bollingberg, Bergen kommune, skal være prosjektstyrets sekretær og prosjektkoordinator. FULLMAKTER Innenfor gitte budsjettrammer delegeres prosjektstyret nødvendige fullmakter til å: -organisere prosjektetgjennomføringen -være oppdragsgiver for plan- og prosjekteringsprosesser frem til avtaleinngåelse -utarbeide beskrivelser/kravspesifikasjoner -inngå avtaler om tjenestekjøp og leveringer frem til avtaleinngåelse -forestå utbetalinger Prosjektstyrets leder delegeres anvisningsmyndighet. FREMDRIFT Arbeidet med oppgaven startes opp så snart dette mandatet er gitt. Det skal tilstrebes følgende fremdrift: -hovedplan ferdig godkjent innen avtale om leveringer inngått innen etableringer gjennomført innen

5 Status pr mai FREMDRIFT Basert på viktige milepæler i mandatet, har prosjektstyret lagt tilgrunn følgende tid- /periodeplan: -planavklaringer, kontrahering av konsulenttjenester planavklaringer, oppstart planarbeidet plandokumenter. ferdig til presentasjon utarbeiding av tilbudsdokumenter annonsering i EØS-markedet kjøp etter forhandlinger utlevering av tilbudsdokumenter tilbudsfrist bearbeiding av tilbud og forhandlinger evaluering og innstilling av leverandør leveringskontrakt innen Pr dato er prosjektutviklingen helt i samsvar med denne fremdriftsplanen. Perioden frem til den forutsatte annonsering i EØS-markedet er imidlertid veldig sårbar. For å spare viktig tid med tanke på kontraktstidspunktet, er det nemlig forutsatt at EØS-fristen på minimum 52 dager løper i sommerferietiden. Kjøp av konsulenttjenester Etter prekvalifisering og nasjonal annonsering ble det pr skrevet kontrakt med firma Norconsult AS om levering av tjenester i forbindelse med viktige planavklaringer. Prosjektorganisasjonens arbeid Prosjektstyret har holdt 7 styremøter i 2004 og for øvrig hatt observatører i følgende seminarer: -oppstartingsseminar erfaringsseminar med representanter fra Trondheim og Stavanger hørings-/og informasjonsseminar Prosjektadministrasjonen har gjennomført flere avklaringsmøter med andre kommuner (kfr. nærmere om det nedenfor) der også medlemmer av prosjektstyret har deltatt. Prosjektadmistrasjonen og prosjektstyret har på tilsvarende måte satt dagsorden og gjennomført utviklingsmøter med to aktuelle leverandører. Dette har vært ansett som særdeles viktig for å kunne utvikle et mest mulig realistisk tilbudsgrunnlag. 5

6 Prosjektadminstrasjonen har tilrettelagt og gjennomført informasjonstiltak til organisasjoner en mener bør kjenne prosjektet i denne fasen og også invitert til konstruktiv medvirkning fra disse. Særlig har det vært viktig, på denne måten, å ha med busselskapene GAIA og HSD og våre egne fagavdelinger Plan- og miljøetaten, Byantikvaren og Byggesak og private planer og Grønn avdeling. ANDRE KOMMUNER I mandatet til prosjektstyret er det formulert følgende: Andre kommuner og organisasjoner kan, etter avtale, inkluderes i prosjektet. Representanter for Os, Voss, Lindås og Askøy ble i januar orientert om vårt mandat, om aktuelt prosjektinnhold og om de prinsippene som ligger til grunn i denne form for reklamefinansiering. Disse kommunene har hver for seg et for lavt, lokalt markedspotensiale i reklamesalg for å kunne oppnå fulldekkende reklamefinansiering av interessant størrelse. Dette må også relateres til at det kan bli forholdsvis kostbart for et reklamefirma å etablere drifts-og vedlikeholdsrutiner lokalt på disse stedene. Os, Voss og Lindås har formelt avklart at de kan akseptere prinippene i reklamefinansieringskonseptet og at de ønsker å få mulighetene og betingelsene nærmere konkretisert i vår tilbudsrunde. De har også medelt hvilke type utstyr og i hvilke områder det kan bli aktuelt med installasjoner. Prosjektstyret har således avtalt at vi formulerer deres spesifikasjoner inn i vår tilbudsbeskrivelse som frittstående opsjoner. Da får vi vite hvordan leverandørene priser deres situasjoner hver for seg med størrelsorden på eventuelle mellomværende med Bergensprosjektet. Med utgangspunkt i innholdet i de tilbudte opsjonene, må disse kommunene selv velge om de vil inngå avtaler. Askøy kommune har medelt at de ikke kan godta prinsippene. 6

7 Planavklaringer GENERELT Prosjektstyret har lagt tilgrunn at det er særdeles viktig å få avklart mest mulig av avgjørende planspørsmål for å ha dette som underlagsmateriale i tilbudsbeskrivelsen. Mest mulig riktige og forutsigbare planforutsetninger har vært målet med dette arbeidet. Det vil både oppdragsgiver, leverandør og plan- og byggesaksmyndigheter ha mye vinne på. Det har således ikke vært forutsetningen, på noen måte, å formalbehandle resultatene i dette utredningsarbeidet med hjemler for eksempel i Plan-og bygningsloven og i Veglovgivningen. Det må komme i senere faser. Målet med avveiningene i denne utredningsfasen har vært å klarlegge realistiske muligheter konkretisert eller illustrert med mengdetall og lokaliseringer og gjort i lys av følgende resonnement: hva som er markedsmessig interessant mot det som er byplanmessig ønskelig og mulig og trafikksikkerhetsmessig forsvarlig PRIORITERINGER De er viktig å ha klart for seg at anskaffelser, drift og vedlikehold av alle typer reklamefinansierte installasjoner skal finansieres med reklameflater og at hele pakken dessuten skal gi opereatøren et rimelig dekningsbidrag. Noe forenklet sagt vil suksessen som kan oppnås gjennom kontraheringsprosessen, ligge i å oppnå flest mulig ønskelige installasjoner betalt med et akseptabelt antall reklameflater. Hovedmålet for reklamefinansieringen i Bergen har vært å forbedre standarden for de kollektivreisende. Prosjektstyret har derfor lagt tilgrunn følgende prioritering: leskur terminalanlegg 7

8 Andre norske kommuner har benyttet anledningen til samtidig å installere noen offentlige toaletter med høy standard. Prosjektstyret har derfor gitt høy prioritet til å avklare installering av offentlige toaletter i Bergen sentrum Det er viktig å være klar over at toalettene er kostbare og at et komplett toalettanlegg kan koste leskur, alt etter standard. Det er kunngjort for operatøren at prøveordningen med bysykler skal opphøre innen 1.september d.å. og at installasjonene skal være fjernet snarest mulig etter den datoen. Prosjektstyret har lagt tilgrunn at en ordning med reklamefinansiering av bysykler ikke videreføres gjennom dette prosjeket. Dette begrunnes med følgende: -en bysykkelordning vil gå på bekostning av mange leskur - gratis bybussordningen har løst mye av interne forflytningsbehov i sentrum -bysyklene er lite benyttet og bruksfrekvensen har gått ned -reklamevetrinene ved bysykkelstasjonene har høy betalingsverdi Det er i dag vel 300 frittstående bosspann i Sentrum. Et reklamefirma har avtale om oppsetting, drift og vedlikehold av disse mot å kunne selge reklame plassert direkte på spannene. Tømmingen bekostes av kommunen. Nåværende avtale løper ut Leverandører har gitt klart uttrykk for at de gjerne kan ta de fysiske innstallasjonene,drift og vedlikehold av frittstående bosspann inn i de samlede pakken. De vil imidlertid ikke benytte reklame på bosspannene og heller ikke selv ta seg av tømming. Prosjektstyret har derfor vurdert det slik at en bosspannordning vil gå for mye på bekostning av de prioriterte installasjonene og lagt tilgrunn at frittstående bosspann ikke tas med i dette prosjektet Parkmessig utstyr, som for eksempel benker, er hittil ikke vurdert i plansammenheng. Prosjektstyret ser det imidlertid som ønskelig å få mulighetene nærmere vurdert i den videre prosessen og at parkmøbler tas inn som opsjon i tilbudsbeskrivelsen. 8

9 Sammenfatning av planavklaringene Norconsult AS var i hovetrekk ferdig med sitt oppdrag innen den avtalte fristen Arbeidsprossene og deres vurderinger og anbefalinger fremgår av rapporten Planarbeid for reklamefinansierte byromsmøbler og vegutstyr av 19. mai Følgende kan sammenfattes fra rapporten: LESKUR 56 vei-/rutestrekninger er vurdert. Det foreslås 387 nye leskur, 300 av disse med reklameflater. Samlet antall reklameflater på leskur kan bli ca holdeplasser med leskur skal vurderes nærmere. Frittstående reklame- og informasjonsmontre Det er vurdert som forsvarlig å kunne plassere inntil 31 montre i sentrum. (Bysykkelordningen har i dag 20 montre-som skal tas ned). BUSSTERMINALER Følgende terminaler foreslås tatt med under tilbudsinnhentingen: Laksevåg ved Storavannet Birkeland Nesttun Oasen: Åsane Loddefjord OFFENTLIGE TOALETTER Det forslås plassering av nye toaletter på følgende steder: Festplassen Torget Ved Nordnesparken Bradbenken 9