HMS-strategi SØ Statusrapport pr

Transkript

1 1 / 8 HMS-strategi SØ Statusrapport pr Fotomontasje: kommunikasjonsavdelingen v/nina Charlotte Bjerke og Berit Louise Palm Helse, Miljø og Sikkerhet for medarbeidere, ledere, pasienter og besøkende

2 2 / 8 STATUSRAPPORT HMS PR HMS-strategien 1 ble vedtatt i administrerende direktørs ledermøte , arbeidsmiljøutvalget og behandlet i styret Det ble fattet vedtak om halvårlig rapportering på realisering av mål og tiltak. Vi mottar gjerne innspill på rapportens form og innhold for å utvikle et godt styringsverktøy. Sarpsborg, Trond Smogeli/s. direktør FM 2 Terje Engvik/s. HMS-sjef Innhold 1 RAPPORTENS FORMÅL MÅL OG RESULTATOPPNÅELSE PRIORITERTE HMS MÅL-INDIKATORER SYSTEMATISK HMS-ARBEID - ANDEL ENHETER MED AKTIV ELEKTRONISK HMS HANDLINGSPLAN HELSE UTVIKLING I SYKEFRAVÆR YTRE MILJØ - AVFALLSSORTERINGSGRAD JOBBSIKKERHET - PÅFØRTE VOLDSSKADER PÅ ANSATTE IVERKSATTE TILTAK I STRATEGISKE INNSATSOMRÅDER FRA HMS-STRATEGIEN - IVERKSATTE TILTAK EVALUERING AV HMS GRUNNKURS, HMS MINIKURS OG HMS AKSJONSMØTE VEDLEGG MÅLEKART UNDER UTARBEIDELSE FRAM MOT HMS ÅRSRAPPORT FOR Saksgang: Organ Leder Stilling Dato Ledermøte Just Ebbesen Administrerende direktør Arbeidsmiljøutvalget Just Ebbesen Administrerende direktør Foretakstillitsvalgte Just Ebbesen Administrerende direktør Styret Peder Olsen Styreleder En strategi (plan)kan være å beslutte hva en vil oppnå (mål), prioritere hva en vil gjøre (fokus og tiltak), hvem som skal gjøre det, når man skal gjøre det, hva det vil koste, hvordan måle ønskede resultater» (Grønhaug, Hellesøy og Kaufmann, 2006). 2 FM: divisjon Facility Management (HMS-avdeling, Eiendomsavdeling, Sykehusservice (renhold, mat, internt servicesenter, portørtjeneste))

3 3 / 8 1 RAPPORTENS FORMÅL Å informere styrende og partssammensatte organer for å realisere mål, strategier og tiltak i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS). Å kunne overvåke og vurdere om det systematiske HMS-arbeidet ved Sykehuset Østfold er i tråd med myndighetskrav og interne prosedyrer. HMS-strategi SØ finner du i elektronisk kvalitetssystem (EK) her og på styrets sider her under sak fra styremøte MÅL OG RESULTATOPPNÅELSE 2.1 Prioriterte HMS mål-indikatorer I HMS-strategien ble det utformet et målekart med 11 målindikatorer. I realisering av strategien har vi sett behov for et bredere målekart, også på bakgrunn av føringer fra Helse Sør-øst. Vedlegg 1 viser oversikt over et målekart med målindikatorer som utvikles fram mot «HMS årsrapport 2015» i februar Det betyr en revidering av målekartet i strategiplanen. I løpende rapportering ut over årsrapport anbefales følgende prioriterte målindikatorer: - Systematisk HMS-arbeid: andel enheter med aktive HMS handlingsplaner med riktig kvalitet. - Helse med med målindikator sykefravær på foretaks- og avdelingsnivå. - Ytre miljø med målindikator sorteringsgrad for kildesortering av avfall. - Jobbsikkerhet med målindikator antall «påførte voldsskader på ansatte». 2.2 Systematisk HMS-arbeid - andel enheter med aktiv elektronisk HMS handlingsplan I tråd med internkontrollforskrift for helse, miljø og sikkerhet og intern prosedyre (D03607), skal avdelinger og seksjoner ha aktive HMS handlingsplaner med prioriterte mål og tiltak i det systematiske HMS-arbeidet. Det skal angis problemstilling, kostnad, ansvar, frist, effekt og status for tiltak samt involvering av verneombud. Til grunn ligger kartlegging av arbeidsmiljøet gjennom vernerunde, medarbeiderundersøkelsen, medarbeidersamtaler, risikovurderinger og evt. uønskede hendelser. Status Det gjøres mye godt HMS-arbeid i SØ. En kvalitativ gjennomgang av HMS handlingsplaner pr viser dog at anslagsvis 60 % av enhetene har aktive HMS handlingsplaner. Tabell 1: HMS handlingsplaner pr Kilde: ansvarskontoplan/hms handlingsplaner på intranett Nivå Antall enheter %-vis andel Mål 2015 Ca % Status: God eller meget god kvalitet Ca % Svak/har ikke handlingsplan Ca % Tiltak - Det tas høyde for at enkelte seksjoner er så små at de inngår i avdelingssjefens HMS handlingsplan. Dette søkes korrigert til neste rapportering gjennom dialog med avdelingssjefene. - Gjennomgangen viser at SØ pr dato ikke er innenfor de krav som stilles i internkontrollforskriften, arbeidsmiljøloven og i intern prosedyre ved å sette mål, foreta risikovurdering og ha en plan med tiltak det systematiske HMS-arbeidet. Til tross for stort fokus på HMS handlingsplan med tilbud om bistand og opplæring har det i begrenset grad skjedd en positiv utvikling i Det anbefales tiltak for måloppnåelse innen I seksjoner hvor leder har bedt om bistand fra HMS-stab, viser erfaringe7r at leder og verneombud utarbeider en HMS handlingsplan med god kvalitet gjennom 1-2 timers veiledning. Deretter kan handlingsplanen benyttes aktivt i det systematiske HMS-arbeidet ved bruk i ledermøter, personalmøter og i partssammensatte møter mellom leder, verneombud og tillitsvalgte.

4 4 / 8 Enkelte avdelingssjefer har gjennomført HMS aksjonsmøte for egen ledergruppe hvor opplæring i bruk av HMS handlingsplan inngår. Temaet er også en viktig del av månedlig HMS minikurs. - Det anbefales at avdelingssjefer med seksjoner uten HMS handlingsplan, setter av tid til informasjon og veiledning fra HMS-sjef eller HR-rådgiver i ledergruppen. - Alternativt kan avdelingssjef bestille 2-timers HMS-aksjonsmøte for ledergruppen og verneombud, eller be aktuelle ledere delta på HMS minikurs. 2.3 Helse utvikling i sykefravær Tabell 2: Sykefravær i % på foretaksnivå mnd. Total 8,7 7,7 8,2 8,4 7,5 7,3 Korttid < 16 d - 2,1 2,3 2,2 2,0 2,1 Langtid >16 d - 5,6 5,9 6,2 5,5 5,2 Status - Vi ser en gledelig positiv trend. - Mange avdelinger jobber godt med nærværsarbeid og nærværsprosjekter. - Rydding og holdningsarbeid gir meget gode resultater. Slipper man fokuset går det lett tilbake. - Stor fremgang , dog med stagnering siste to måneder vs Det er en utfordring for mange seksjonsledere å utøve relasjonell ledelse (stort kontrollspenn). SØs mål i 2016 er en reduksjon fra 7,5 % i 2014 til 6,5 % sykefravær hvilket betyr ca 50 flere årsverk på jobb i SØ. Alle avdelinger og seksjoner skal i tråd med intern prosedyre sette mål for sykefraværet. Tiltak - Fortsett det gode arbeidet for å nå mål i egen enhet. - Følge utviklingen nøye på foretaks, avdelings- og seksjonsnivå. - HMS og nærvær/sykefravær på agendaen i ledermøte og kontaktmøte med verneombud og tillitsvalgte (partssamarbeid). - Bistand fra HMS-stab, intern IA-rådgivere, bedriftshelsetjenesten og NAVs IA-rådgivere. - Iverksette nærværsprosjekter ved høyt fravær. - Tilby et møtested for seksjonsledere for læring på tvers? Drøftes i AMU. 2.4 Ytre miljø - avfallssorteringsgrad Tabell 3: avfallssorteringsgrad i % Avfallssorteringsgrad 41 % 45 % 43 % Status SØ ble ISO miljøsertifisert i desember Sorteringsgraden forteller hvor stor andel av avfallet som sorteres i avfallstyper og ikke blir restavfall. Målet er en sorteringsgrad på over 50 % for hele Riktig avfallssortering gir økt andel materialgjenvinning hvilket er positivt miljømessig og økonomisk. Tiltak Et mål på over 50 % synes å være ambisiøst. HMS-avdelingen er ikke kjent med sykehus som har oppnådd høyere sorteringsgrad enn 45 %. - Målet revurderes fra Ved ibruktakelse på Kalnes og i hele SØ tilbys alle enheter besøk av miljøvert eller miljøingeniør for opplæring i kildesortering. - Plast anbefales kildesortert kun hvor det er større volumer (Senter for laboratoriemedisin, renhold, kjøkken, kafe, dialysen og servicegård). - Norsk Gjenvinning AS er ny leverandør av avfallstjenester fra (Kalnes). Sammen med leverandør skal SØ drive kontinuerlig forbedring av kvalitet, service og effektivitet i hele verdikjeden fra avfallet produseres fram til materialgjenvinning, forbrenning eller deponi.

5 5 / Jobbsikkerhet - påførte voldsskader på ansatte Arbeidsmiljøet skal i tråd med arbeidsmiljølovens 1-1 gi full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger. Uttak fra Synergi viser følgende tall: Tabell 4: Påførte voldsskader på ansatte i SØ Påførte voldsskader Kategorier: Bitt, spytting, bruk av gjenstand, lugging/slag/spark/kloring, strupe/kvelertak, annet Tabell 5: Påførte voldsskader på ansatte i SØ - pr kvartal 2014 og kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Status Målet er null påførte voldsskader på ansatte. Fra var det en nedgang på 29 % i antall registrerte «påførte voldsskader» på ansatte. De fleste voldsskader er rapportert innen Psykisk helsevern og omfatter både fysiske og psykiske skader. Ledere, verneombud og medarbeider har fokus på å forhindre voldsepisoder. Ledelsen for psykiatrisk avdeling og voksenhabilitering mener at det er en underrapportering og reelt mange flere hendelser enn det som er registrert i Synergi. Rapporteringen antas å være unyansert. Enkelte verneombud gir samme tilbakemelding. Ledere og medarbeidere ved avdelingen har gjennomgått opplæring i konflikthåndtering før ibruktakelse på Kalnes. Det har etter ibruktakelse vært alvorlige hendelser hvor medarbeider er påført skader. Ledelsen ved en av DPSene har meldt om alvorlig voldsskade og ønsker dialog på temaet. Gjennom internrevisjoner for HMS melder medarbeidere og ledere i ambulansetjenesten om et økende antall utagerende pasienter, uten at dette er dokumentert. Tiltak: Sykehuset Østfold skal utføre pasientbehandling med høy kvalitet og pasientsikkerhet. Tiltak anbefales for å sikre en trygg arbeidssituasjon for alle og å redusere risiko for påført voldsskade: 1. Iverksatte tiltak gjennom HMS-strategien: 1. Medarbeidere og ledere ved Avdeling for rusbehandling, Prehospital avdeling og en seksjon i Kirurgisk avdeling tilbys opplæring i konflikthåndtering i Et opplegg med faste kurs i konflikthåndtering (teori og praktiske øvelser) fra 2016 er under utarbeidelse. Målgruppe: medarbeidere og ledere fra kliniske og administrative enheter. Kursledere er medarbeidere fra sikkerhetsseksjonen på Kalnes. 2. Nytt tiltak som anbefales fra 4. kvartal 2015: 1. Avdelingssjefer, seksjonsledere og verneombud innen psykisk helsevern, prehospital avdeling og somatisk akuttmottak inviteres til et møte med følgende formål: å sikre at det gjennomføres tilstrekkelig med risikovurderinger. å sikre at medarbeidere og ledere gis opplæring i forhold til hva de er eksponert for av arbeidsmiljø og helserisiko, jf. arbeidsmiljølovens å bidra til ensartet melde- og registreringspraksis i Synergi for å overvåke utviklingen. Det bør vurderes å registrere skade som fører til fravær. 2. Å drøfte behov for årlig møteplass med kunnskapsdeling som grunnlag for nye tiltak. 3. Å innhente erfaringer fra andre sykehus. 3. Hovedverneombud, koordinerende verneombud og bedriftshelsetjenesten anbefales invitert i arbeidet samt relevante ressurser fra HMS-stab.

6 6 / 8 3 IVERKSATTE TILTAK I strategiske innsatsområder fra HMS-strategien - iverksatte tiltak Strategisk innsatsområde 1. Styrket mål- og resultatoppfølging for ledere på alle nivåer innen HMS 2. HMS integrert i virksomhetsstyring og virksomhetskultur 3. Styrket kompetanseutvikling for ledere, medarbeidere, verneombud (VO) og tillitsvalgte (TV) 4. Styrket samordning, tilgjengelighet og kundevennlighet fra HMS stab og støttesystemer Tabell 6: Iverksatte tiltak Iverksatte tiltak 1. HMS-måleindikator integreres i lederavtaler. 1. HMS-måleindikator integreres i lederavtaler. 2. HMS-mål og status settes på dagsorden på administrerende direktørs ledermøter, AMU, FTV-møte og i styret. 1. Revidert 3-dagers obligatorisk HMS grunnkurs for ledere, verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalget 2. Tilbud om 2 timers HMS aksjonsmøte til alle avdelinger (avdelingssjef, seksjonsledere, verneombud, tillitsvalgt). Gjennomført 3 pilotmøter og 6 møter 3. Månedlig tilbud om 3-timers HMS minikurs for ledere, verneombud og tillitsvalgte. 50 deltakere 4. Tilbud om HMS miniseminar i «Arbeidsglede på jobben». Bestilt av 4 seksjoner 5. Kurs i forebygging og håndtering av vold- og trusselhendelser for Avdeling for rusbehandling, Prehospital avdeling (november 2015) og en seksjon ved Kirurgisk avdeling (september 2015) 6. Åpent kurs for medarbeidere og ledere fra 2016 i forebygging og håndtering av vold- og trusselhendelser er under planlegging 7. Proaktivt tilbud om lederstøtte og veiledning 1. HMS fagdag for ledere og medarbeidere innen HMS-stab og samarbeidspartnere 2. Opprettelse av HMS serviceavtale for enkeltroller/enheter. 3. Revidert sjekkliste for utsjekk og risikovurdering av HMS-faktorer for vernerunde o.a. 4. Utforming av helhetlig struktur og innhold for HMS på intranett for ledere, verneombud 5. Utforming av helhetlig struktur og innhold for HMS på intranett for ledere, verneombud 5. Styrket ivaretakelse av HMS ved endring og omstilling 6. Ivaretakelse av ytre miljø 1. HMS sjekkliste gjennomgås og signeres av avdelingssjef og verneombud i KIB 2. Formål: lov- og prosedyrehjemlet risikovurdering og ivaretakelse av HMS ved omstilling 2. Risikovurdering er sentralt tema på månedlig HMS minikurs 1. Ny leverandør av avfallstjenester (Norsk Gjenvinning) fra Sikre best mulig løsning for avfallshåndtering og kildesortering på Kalnes basert på avfallsstrategi og logistikkrapport (logistikk, rolleansvar, utstyr, opplæring, informasjon, avviksoppfølging) 3. Periodisk revisjon fra av SØs miljøstyringssystem ISO fra DNV GL i uke 35 Enkelte tiltak fullføres i 2015, andre vil gå inn i 2016.

7 7 / Evaluering av HMS grunnkurs, HMS minikurs og HMS aksjonsmøte Tabell 7: Evaluering av HMS grunnkurs og HMS minikurs Tiltak Formål Antall ledere, VO og TV Lovhjemlet opplæring Styrke HMS-kompetansen 1 HMS grunnkurs for ledere, verneombud og AMUs medlemmer 3 HMS minikurs for ledere, verneombud, tillitsvalgte Styrke HMS-kompetansen Faglig innhold 4 ledere 21 verneombud - 47 totalt Nytteverdi jobbsituasjon 5,0 5,0 Kurset som helhet 5,0 5,0 5,2 5,5 5,4 Grad av fornøydhet fra deltakere på skala 1-6 med 6 som beste score. Evalueringen er oppsummert av fag- og kompetanseavdelingen v/martine Hemstad Lyslid og Thor Hoff. Tabell 8: Evaluering av 7 HMS aksjonsmøter Tiltak Formål Ledere, VO og TV 7 HMS aksjonsmøter for avdelingens ledergruppe med VO og TV deltakelse Styrke HMSkompetanse Forbedringsprosess i utvalgte seksjoner Snitt 49 ledere 10 VO, 3 TV Totalt sett fornøyd Oppfølging fra HMS-stab etter møtet Anbefale tilbudet til kolleger Egen innsats etter møtet 4,8 4,8 5,0 3,8 Grad av fornøydhet fra deltakere på skala 1-6 med 6 som beste score. Evalueringen fremgår av rapport fra Quest back spørreundersøkelse utført av Bjørn Kristian Bjercke i divisjon FM.

8 8 / 8 4 VEDLEGG 4.1 Målekart under utarbeidelse fram mot HMS årsrapport for 2015 Prioriterte målindikatorer jf. rapportens punkt 2.1 er uthevet. HMS målindikatorer foretaksnivå Nr 1 Andel enheter m/aktiv HMS handlingsplan Nr 2 Sykefravær Nr 3 Arbeidsrelatert fravær Nr 4 Antall uføre og uføregrad Nr 5 Jobbtilfredshet i medarbeiderundersøkelsen Nr 6 Svarprosent i medarbeiderundersøkelsen Nr 7 Andel ansatte involvert i medarbeiderundersøkelsen Nr 8 Avfallsmengde i tonn Nr 9 Avfallssorteringsgrad i % Nr 10 Matavfall - tonn Nr 11 Energiforbruk megawattimer Nr 12 Transportkilometer (person og vare) Nr 13 Samlet vannforbruk Nr 14 Trusler om vold mot ansatte Nr 15 Påført voldsskade på ansatte Nr 16 Smitteeksponering (inkl smittevern) Nr 17 Psykososialt - arbeidsbelastning og tidspress Nr 18 Psykososialt - mobbing og trakassering Nr 19 Brannsikkerhet - meldte avvik Synergi Nr 20 Beredskapsplaner oppdatert Nr 21 Beredskapsplaner kjent for ledere Nr 22 Lederes brukertilfredshet med HMS-stab